SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

znak sprawy: PI 13/ 84/2014 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA w postępowaniu o udzielenie zamówienia odrębnego prowadzonego na podstawie przepisów wewnętrznych Zamawiającego Przedmiot zamówienia: Organizacja imprezy sportowo rekreacyjnej o charakterze pikniku w Krakowie Z A T W I E R D Z A M (JW/JM) Kierownik Działu Obsługi Kadrowo - Socjalnej ElŜbieta Wnęk - Boroń Kraków, dnia 15 lipca 2014 roku Z A T W I E R D Z A M (JP) Kierownik Wydziału Zakupów Marta Garzeł Kraków, dnia 16 lipca 2014 roku

ROZDZIAŁ I INFORMACJE OGÓLNE 1. Jednostka organizacyjna Poczty Polskiej S.A. prowadząca przedmiotowe postępowanie Postępowanie prowadzone jest przez : Poczta Polska S.A. 00-940 Warszawa ul. Stawki 2 NIP: 525-000-73-13 REGON: 010684960 Adres strony internetowej: - www.poczta-polska.pl Jednostka prowadząca postępowanie zw. dalej Zamawiającym: Pion Infrastruktury Wydział Zakupów w Krakowie z siedzibą: ul. Westerplatte 20 pok. 408, 31-045 Kraków tel./fax. 12 422-21-53 2. Sposób porozumiewania się Zamawiającego i Wykonawców 1) Wszystkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną z zastrzeŝeniem, Ŝe Oferta Wykonawcy pod rygorem niewaŝności musi być złoŝona wyłącznie na piśmie. W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji drogą faksową lub elektroniczną, kaŝda ze Stron postępowania na Ŝądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. PowyŜsze dokumenty powinny być sporządzone w formie pisemnej, podpisanej przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktualnym dokumentem rejestrowym lub pełnomocnictwem, pod rygorem niewaŝności takiego dokumentu. 2) Wszystkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje mogą być przekazywane do Zamawiającego: a) pisemnie na adres: Poczta Polska S.A. Pion Infrastruktury Wydział Zakupów w Krakowie ul. Westerplatte 20, 31-045 Kraków; b) faksem na numer: 12 422-21-53 c) drogą elektroniczną muszą być zeskanowane po ich podpisaniu przez uprawnioną/e osobę/y a następnie przesłane na następujący adres e-mailowy: zakupy.pi@krakow.poczta-polska.pl 3) Komunikacja z Wykonawcami będzie prowadzona równieŝ poprzez zamieszczanie istotnych informacji dotyczących postępowania na stronie internetowej Poczty Polskiej S.A. pod adresem: http://przetargi.poczta-polska.pl/ 4) Wszelkie informacje, zawiadomienia, i inne pisma sporządzone przez Zamawiającego w niniejszym postępowaniu, Zamawiający uprawniony jest do przekazywania Wykonawcy pisemnie, faksem, drogą elektroniczną na adresy i numery wskazane w ofercie Wykonawcy, zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ Wykonawca bezwzględnie w swojej ofercie zobowiązany jest wskazać adres pocztowy do korespondencji, numer faksu jak równieŝ adres e-mailowy. 5) Osoby uprawnione do kontaktu z Wykonawcami: Magdalena Kurdziel tel. 12 422-21-53 3. Sposób prowadzenia przedmiotowego postępowania Irena śuchowicz tel. 12 421 27 63 1) Przedmiotowe postępowanie jest zamówieniem odrębnym, prowadzenie którego nie regulują 2

przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). Postępowanie prowadzone jest na podstawie niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) oraz wewnętrznych przepisów Zamawiającego. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają równieŝ przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U Nr 16, poz. 93, z późn. zm.). 2) Postępowanie prowadzone jest w sposób niejawny. Informacje o sposobach oceny lub Ofertach innych Wykonawców mogą być ujawniane tylko w przypadkach szczególnie uzasadnionych biznesowo za zgodą Zamawiającego. Zamawiający ujawnia następujący zakres informacji na niŝej określonych warunkach: a) zawiadomienie o przyjęciu oferty do realizacji i zamiarze zawarcia umowy tylko do wiadomości Wykonawcy, którego ofertę wybrano (któremu zostanie udzielone zamówienie) b) informacja o zakończeniu postępowania (terminie w którym zawarto umowę) do wiadomości wszystkich Wykonawców uczestniczących w postępowaniu c) informacja o zamknięciu postępowania albo jego części bez wyboru oferty oraz informacja o uniewaŝnieniu postępowania do wszystkich wykonawców uczestniczących w postępowaniu. 3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji na kaŝdym etapie postępowania. Negocjacje zostaną, przeprowadzone z wybranymi Wykonawcami zaproszonymi do danego etapu postępowania. 4) Zamawiający zastrzega sobie prawo do swobodnego wyboru Oferty lub Ofert na kaŝdym etapie postępowania 5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty bez podania przyczyny. 6) Zamawiający zastrzega sobie prawo do uniewaŝnienia postępowania w następujących przypadkach: a) nie wpłynęła Ŝadna waŝna oferta, b) wystąpiły okoliczności, w których udzielenie zamówienie nie leŝy w interesie PP. c) nie ma moŝliwości finansowania zamówienia, w szczególności najkorzystniejsza oferta przewyŝsza kwotę przeznaczoną na zakup i nie przyznano dodatkowych środków finansowych, d) postępowanie o zamówienie doprowadziłoby do zawarcia umowy dotkniętej niewaŝnością w całości lub części. 7) Wykonawcom oraz podmiotom trzecim, za wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem, nie są udostępniane jakiekolwiek dokumenty wewnętrzne Poczty Polskiej S.A. związane z niniejszym postępowaniem. 8) Jedynym sposobem przyjęcia Oferty jest zawarcie umowy. śadna informacja i deklaracja ze strony Zamawiającego przekazana na etapie przygotowania i prowadzenia postępowania nie stanowi obietnicy lub zobowiązania do zawarcia umowy. 9) Zamawiający zastrzega sobie w trakcie postępowania moŝliwość doprecyzowania lub zmienienia wymagań technicznych i jakościowych dotyczących przedmiotu zamówienia oraz warunków jego realizacji. 10) Inne wskazówki dla Wykonawców dotyczące przedmiotowego postępowania: Wykonawcy na I etapie postępowania składają oferty dotyczące przedmiotu zamówienia zgodne z wymaganiami określonymi w niniejszej SIWZ. Spośród Wykonawców, którzy złoŝyli kompletne i merytorycznie poprawne oferty, do II etapu postępowania Zamawiający zaprosi wszystkich lub wybranych Wykonawców, których oferty uzna za atrakcyjne cenowo i merytorycznie. Dla wszystkich etapów postępowania pkt 3 stosuje się. 3

4. Opis przedmiotu zamówienia 1) Przedmiotem zamówienia jest organizacja przez Wykonawcę w dniu 06.09.2014r., w godz. od 14.00 do 22.00 w Krakowie, imprezy rekreacyjno sportowej w formie pikniku, zwanej dalej imprezą, dla 2500 osób + 2 osoby gratis. Sposób oraz warunki realizacji zamówienia określone zostały szczegółowo w Załączniku Nr 1 do projektu umowy. 2) Wykonawca zapewni transport autokarowy (logistyka do ostatecznego uzgodnienia z Wykonawcą). Autokary sprawne technicznie - klasy turystycznej. Wyjazd/ przejazd z/do miejsca imprezy: Kraków/ Tarnów ok. 300 osób, Brzesko-Bochnia ok. 100, Krynica ok. 50 osób, Nowy Sącz ok. 100 osób, Limanowa ok. 50 osób, Zakopane-Nowy Targ ok. 50 osób, Raba WyŜna ok. 50 osób, Krościenko-Stary Sącz ok. 50 osób, Gorlice około 100 osób. 3) Zamawiający zastrzega moŝliwość zmniejszenia ilości osób - uczestników imprezy maksymalnie o 40%, co nie stanowi zmiany umowy i nie moŝe być podstawą roszczeń odszkodowawczych ze strony Wykonawcy z tytułu niezrealizowania umowy. Ostateczna liczba osób - uczestników imprezy, zostanie podana w terminie 5 dni roboczych przed datą przeprowadzenia imprezy. 4) KaŜdy uczestnik imprezy musi zostać objęty ubezpieczeniem od NNW na koszt Wykonawcy. 5) Wykonawca oświadcza, Ŝe posiada stosowne doświadczenie i umiejętności dla właściwej realizacji powierzonych zadań. 6) Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty autorski scenariusz imprezy (opracowany przez wykonawcę) zawierający: - mapkę sytuacyjną wraz z opisem miejsca organizacji imprezy, - harmonogram zaplanowanych na czas trwania imprezy wydarzeń sportowo rekreacyjnych wraz z opisem poszczególnych punktów programu. - opis rozszerzonego menu wedle uznania wykonawcy. Menu wzbogacone o pozycje wykraczające poza wymagania Zamawiającego określone zał. nr 1 do projektu umowy będzie stanowiło dodatkowy atut złoŝonej przez Wykonawcę oferty. - opis sposobu organizacji zawodów sportowych i konkursów, o których mowa w pkt 4 lit. u x załącznika nr 1 do projektu umowy. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy wykazania się pomysłowością w organizacji i przeprowadzeniu zawodów lub konkurencji sportowo-rekreacyjnych oraz konkursów dla uczestników imprezy (dzieci i dorosłych). Autorski scenariusz imprezy powinien zostać opisany wyczerpująco i szeroko. Powinien zawierać szczegółowy harmonogram (przybliŝona godzina rozpoczęcia i zakończenia) poszczególnych atrakcji imprezy, oraz wszystkie wyŝej wymienione elementy. Atrakcyjność scenariusza wykonawcy brana będzie pod uwagę przy wyborze oferty. 7) Załącznik nr 2 do SIWZ (projekt umowy) stanowi uzupełnienie opisu przedmiotu zamówienia oraz innych postanowień nie ujętych w ust. 4 8) Termin realizacji zamówienia: 06.09.2014 r. 5. Informacja o moŝliwości składania Ofert częściowych Zamawiający nie dopuszcza moŝliwości składania Ofert częściowych. 6. Informacja o moŝliwości składania Ofert wariantowych Zamawiający nie dopuszcza moŝliwości składania Ofert wariantowych. 7. Udział podwykonawców Zamawiający dopuszcza udział podwykonawców w realizacji zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany umieścić w składanej Ofercie informację o części zamówienia, które zamierza powierzyć podwykonawcom. 4

ROZDZIAŁ II INFORMACJE DOTYCZĄCE WARUNKÓW UCZESTNICTWA, SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY I ZAWARCIA UMOWY 1. Warunki uczestnictwa w postępowaniu Warunkiem uczestnictwa w przedmiotowym postępowaniu jest posiadanie wiedzy i doświadczenia warunek zostanie uznany za spełniony, jeŝeli Wykonawca ubiegający się o udzielenie przedmiotowego zamówienia wykaŝe się naleŝytym wykonaniem usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania Ofert, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie tj. co najmniej 2 usługi organizacji zamkniętych imprez sportowo rekreacyjnych w plenerze tzn. na wolnym powietrzu, dla co najmniej 1 000 osób o wartości co najmniej 90 000,00 zł brutto w zakresie kaŝdej z wymienionych usług. 2. Wykaz dokumentów jakie naleŝy złoŝyć wraz z Ofertą: Ubiegając się o udzielenie zamówienia Wykonawca powinien wraz z Ofertą złoŝyć następujące dokumenty: 1) aktualny odpis z właściwego rejestru, jeŝeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru (dokument winien być wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania Ofert), a w stosunku do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą wydruk potwierdzający wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; 2) oryginał pełnomocnictwa osób podpisujących Ofertę, o ile nie wynika to z innych dokumentów załączonych przez wykonawcę do Oferty, a w przypadku dołączenia kserokopii pełnomocnictwa musi być ono poświadczone przez upowaŝnioną osobę; 3) wykaz usług (sporządzony zgodnie z wytycznymi zawartymi w załączniku 4 do SIWZ), z podaniem ich rodzaju, terminu realizacji, wartości i podmiotu na rzecz którego je realizowano oraz dokumenty poświadczające, Ŝe usługi te zostały wykonane z naleŝytą starannością w celu potwierdzenia spełniania warunku uczestnictwa w postępowaniu, o którym mowa w ust. 1 niniejszego rozdziału. 3. Wadium Zamawiający nie Ŝąda wniesienia wadium. 4. Wyjaśnienia dotyczące zapisów SIWZ 1) Wykonawca ma prawo do zadawania pytań dotyczących treści SIWZ i warunków przedmiotu zamówienia oraz do zgłaszania zastrzeŝeń do wymagań SIWZ dyskryminujących jednego lub grupę wykonawców w formie określonej w niniejszej SIWZ na co najmniej 3 dni przed upływem terminu składania Ofert. 2) JeŜeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w pkt 1, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający moŝe udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 3) Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami, Zamawiający bez ujawniania źródła zapytania zamieszcza na stronie internetowej: http://przetargi.poczta-polska.pl/ 4) W sytuacji, gdy odpowiedź nie powoduje zmian w SIWZ lub jest nieistotna, Zamawiający udziela odpowiedzi jedynie Wykonawcy, który złoŝył zapytanie. 5) Nie przewiduje się zebrania wszystkich Wykonawców. 5. Zmiany do SIWZ 1) Zamawiający przed upływem terminu składania Ofert, ma prawo dokonania zmian treści SIWZ w ramach odpowiedzi udzielonych Wykonawcy lub z własnej inicjatywy. 5

2) W takim przypadku przekazuje treść zmian wszystkim Wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu oraz umieszcza je na stronie internetowej Poczty Polskiej S.A.. 3) JeŜeli zmiana treści SIWZ jest istotna, termin składania Ofert moŝe zostać przedłuŝony o czas niezbędny do wprowadzenia zmian. 6. Opis sposobu przygotowania Oferty 1) Oferta powinna zawierać : a) Wypełniony i podpisany Formularz ofertowy; b) Formularz cenowy załącznik nr 3 do siwz c) Autorski scenariusz wykonawcy wraz z mapką sytuacyjną oraz opisem miejsca organizacji imprezy - szczegółowo opisane w Rozdziale I ust. 4 pkt 5; d) Dokumenty wymienione w ust. 2 niniejszego rozdziału 2) Ofertę naleŝy złoŝyć pod rygorem niewaŝności w formie pisemnej. 3) Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Za osoby uprawnione uznaje się: a) osoby wskazane w dokumentach rejestrowych; b) umocowane osoby, legitymujące się pełnomocnictwem udzielonym przez osoby, o których mowa w lit. a. 4) Wszelkie podpisy powinny być sporządzone w sposób umoŝliwiający ich identyfikację (np wraz z imienną pieczątką osoby podpisującej), w celu umoŝliwienia jednoznacznej identyfikacji osoby podpisującej. 5) Dokumenty wymienione w ust. 2 pkt 1, 2 niniejszego Rozdziału naleŝy złoŝyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem'' przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Oferta (formularz ofertowy oraz formularz cenowy) oraz dokumenty wymienione w ust. 2 pkt 3 muszą być złoŝone w formie pisemnej w oryginale (za wyjątkiem dokumentów potwierdzających naleŝyte wykonanie usług, które równieŝ mogą stanowić kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem). 6) W przypadku, gdy Ofertę składać będzie kilku przedsiębiorców prowadzących działalność w formie spółki cywilnej, a Oferta nie będzie podpisana przez wszystkich wspólników, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do Oferty odpowiednie pełnomocnictwo udzielone przez pozostałych wspólników (oryginał lub kopia potwierdzona przez upowaŝnioną osobę). 7) Wykonawca moŝe złoŝyć Ofertę samodzielnie lub w konsorcjum z innymi podmiotami, zwanymi dalej Wykonawcą. 8) W przypadku, gdy Ofertę składa konsorcjum, naleŝy wskazać jednego reprezentanta do którego będzie kierowana korespondencja. 9) Ofertę naleŝy złoŝyć w opakowaniu gwarantującym zachowanie poufności i nienaruszalności Oferty do terminu składania Ofert. Opakowanie naleŝy oznakować w niŝej podany sposób: POCZTA POLSKA S.A. Pion Infrastruktury Wydział Zakupów w Krakowie ul. Westerplatte 20, pok. 408, 31-045 Kraków Oferta w postępowaniu o udzielnie zamówienia odrębnego pn. Organizacja imprezy sportowo rekreacyjnej o charakterze pikniku w Krakowie składanie ofert do dnia 28.07.2014 roku do godz. 10:00 Koperta poza powyŝszym oznakowaniem powinna być oznaczona nazwą i adresem Wykonawcy. 10) Wszelkie poprawki (zmiany) w tekście Oferty muszą być parafowane przez osoby podpisujące Ofertę w sposób umoŝliwiający identyfikację osoby parafującej. 11) Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być składane przez Wykonawców wraz z ich tłumaczeniem na język polski i parafowane przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem. 6

12) Wskazane jest aby wszystkie kartki Oferty były ponumerowane i spięte w sposób uniemoŝliwiający jej zdekompletowanie. 7. Sposób obliczenia ceny ofertowej 1) Wykonawca dokona kalkulacji ceny oferty, w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 3 do SIWZ. 2) Cenę oferty naleŝy określić w wysokości netto i brutto zgodnie z załącznikiem nr 3 do SIWZ. Wartości z wiersza Suma kol. 5, 7, 8 z załącznika nr 3 naleŝy przenieść w odpowiednie miejsca formularza oferty stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ. 3) Wszystkie ceny naleŝy określić z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku. 4) Cena powinna być wyliczona zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach (Dz. U Nr 97, poz. 1050 z późn. zm.). 5) Rozliczenia pomiędzy wykonawcą a zamawiającym będą dokonywane w złotych polskich. 6) Cena powinna uwzględniać wszelkie naleŝności i koszty Wykonawcy związane z realizacją przedmiotu zamówienia wynikające z projektu umowy a w szczególności z załącznika nr 1 do projektu umowy (m.in.: 2 osoby gratis, koszty transportu osób) 7) Wykonawca skalkuluje cenę wg stawek VAT obowiązujących w dniu otwarcia ofert. 8. Termin i miejsce składania Ofert 1) Termin składania Ofert upływa dnia 28.07.2014 roku o godz. 10:00. 2) Ofertę naleŝy przesłać lub dostarczyć do Zamawiającego na adres: POCZTA POLSKA S.A. Pion Infrastruktury Wydział Zakupów w Krakowie 31-045 Kraków ul. Westerplatte 20, pok. 408. 3) Wykonawca moŝe przed upływem terminu do składania Ofert, zmienić lub wycofać złoŝoną przez siebie Ofertę pod warunkiem, Ŝe Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wniosek o wycofaniu Oferty. 4) Powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu Oferty musi być oznaczone zgodnie z zapisem określonym w ust. 6 pkt 9 Rozdziału II SIWZ oraz dodatkowo opisane,,zmiana lub Wycofanie". 5) Termin związania Ofertą wynosi 60 dni. Bieg terminu związania Oferta rozpoczyna się wraz z upływem terminu złoŝenia Oferty ostatecznej. 9. Analiza Ofert i negocjacje warunków zamówienia 1) W trakcie postępowania, po otwarciu Ofert i dokonaniu ich wstępnej analizy i oceny, Zamawiający będzie prowadził negocjacje z wybranymi Wykonawcami. Negocjacjom mogą podlegać wszystkie warunki zamówienia. 2) W trakcie negocjacji Wykonawcy mogą zostać zobowiązani do złoŝenia kolejnych ofert wraz z właściwym formularzem cenowym. Postanowienia Rozdziału I ust. 3 pkt 10 stosuje się odpowiednio. 3) Składanie wyjaśnień i uzupełnianie dokumentów a) W toku analizy Ofert Zamawiający moŝe Ŝądać od Wykonawców złoŝenia w określonym terminie wyjaśnień dotyczących Oferty i pozostałych dokumentów, jak równieŝ do usunięcia błędów i uzupełnienia braków. Brak reakcji ze strony Wykonawcy, odmowa usunięcia błędów lub uzupełnienia braków moŝe stanowić podstawę do odrzucenia Oferty. b) W toku postępowania Zamawiający moŝe dokonać poprawienia oczywistych omyłek rachunkowych i pisarskich. 10. Zawarcie umowy 1) Wszelkie informacje od pracowników prowadzących postępowanie ze strony Poczty Polskiej S.A. w szczególności dotyczące oceny Oferty Wykonawcy, kwalifikacji do kolejnego etapu 7

postępowania, negocjacji nie stanowią obietnicy lub zobowiązania do zawarcia przez Zamawiającego umowy z Wykonawcą. 2) Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego Oferta zostanie przyjęta przez Zamawiającego i uznana jako najkorzystniejsza ekonomicznie. 3) Potwierdzeniem przyjęcia Oferty Wykonawcy jest zawarcie przez Strony umowy. 4) Przed zawarciem umowy wykonawca zobowiązany jest do przesłania Zamawiającemu kopii polisy odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności, z sumą gwarancyjną ubezpieczenia o równowartości minimum 150 tysięcy PLN 5) Umowa w sprawie zamówienia zostanie zawarta z uwzględnieniem postanowień SIWZ, Oferty Wykonawcy oraz ustaleń poczynionych w trakcie negocjacji między Stronami. 6) Wzór przyszłej umowy stanowi załącznik nr 2 do SIWZ. 11. Załączniki do SIWZ: 1) Załącznik nr 1 Formularz Oferty; 2) Załącznik nr 2 Projekt umowy wraz z załącznikami, 3) Załącznik nr 3 Formularz cenowy 4) Załącznik nr 4 Wykaz usług; 8