Biuro Rachunkowe Anna Gembicka ul. Warszawska 5/1, 10-081 Olsztyn zaprasza do złożenia oferty na: ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1: ROZBUDOWA SIECI KOMPUTEROWEJ w ramach projektu Internetowe Biuro Rachunkowe Anna Gembicka dofinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 w ramach działania RPWM.01.04.03 Technologie informacyjno-komunikacyjne w działalności MŚP Do niniejszego zamówienia nie ma zastosowania ustawa Prawo zamówień publicznych. Warunki udziału: w postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy dysponujący odpowiednią wiedzą, potencjałem technicznym i zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 Opis przedmiotu zamówienia Wymagania funkcjonalne i techniczne. Istotne postanowienia umowy znajdują się w załączniku nr 2 Umowa (wzór). Oferty należy składać na załączonym formularzu ofertowym (załącznik nr 3) w terminie do 11 października 2016 r. do godziny 13:00: w formie pisemnej: w siedzibie Zamawiającego, osobiście lub przesyłką pocztową lub kurierską, w formie elektronicznej: faksem na numer 89 527 54 39 lub przesłać pocztą elektroniczną (skan z podpisami, w formacie PDF) na adres: biuro@biuro-ag.pl. Termin wykonania przedmiotu umowy nie może być dłuższy niż 30 dni. Pytania dotyczące niniejszego zapytania ofertowego należy przesyłać pocztą elektroniczną na adres biuro@biuro-ag.pl Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który zaoferuje spełnienie wymogów i parametrów oraz najniższą cenę brutto za całość zamówienia. W przypadku wpłynięcia mniej niż dwóch ofert, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który złożył jedyną ważną ofertę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez wyboru którejkolwiek z ofert lub ponowienia zapytania ofertowego. Olsztyn, 4 października 2016 r. Zatwierdził: Strona 1
Załącznik nr 1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wymagania funkcjonalne i techniczne Wszystkie urządzenia i ich podzespoły dostarczone w ramach zamówienia muszą być fabrycznie nowe oraz posiadać gwarancję producenta. Wykonawca może zaoferować sprzęt lub podzespoły równoważne do podanych w poniższych tabelach. Uzasadnienie równoważności leży po stronie Wykonawcy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji i akceptacji parametrów sprzętu lub podzespołów równoważnych, które może skutkować odrzuceniem oferty Wykonawcy. Rozbudowa sieci komputerowej Przedmiotem zamówienia jest rozbudowa istniejącej sieci komputerowej, w tym budowa nowych jej odcinków w pomieszczeniach biurowych w siedzibie Zamawiającego (Olsztyn, ul. Warszawska 5/1) w celu uzyskania stabilnego i wydajnego działania sieci i podłączonych do niej urządzeń. Pomieszczenia objęte zamówieniem znajdują się na dwóch poziomach budynku biurowego, przy czym szafa krosownicza może być zainstalowana w pomieszczeniu archiwum (piwnica). Docelowo sieć ma mieć łącznie 48 punktów logicznych. Zamawiający szacuje, że do zbudowania sieci może zostać użyte około: 1500 metrów kabla typu skrętka UTP 25 szt. kanałów montażowych 60x40 mm 120 szt. listew montażowych 50x18 mm Minimalna wymagana kategoria sieci: 5e z obsługą połączeń o prędkości 1 Gb/s. Na ścianach w pobliżu urządzeń komputerowych muszą zostać zainstalowane zostaną gniazda sieciowe pojedyncze i podwójne z gniazdami RJ-45. Urządzenia zostaną podłączone kablami patchcord o długości 2-5 m (w zależności od potrzeb). Zamawiający przed złożeniem oferty zaleca przeprowadzenie przez Oferenta wizji lokalnej w siedzibie Zamawiającego w celu oceny zakresu wymaganych prac przy budowie sieci. W przypadku niewystarczającego opisu przedmiotu zamówienia po złożeniu oferty ewentualne niedoprecyzowania będą rozstrzygane na korzyść Zamawiającego. W ramach zamówienia ma zostać dostarczona i zainstalowana szafa krosownicza wraz z zainstalowanym niezbędnym osprzętem, w tym co najmniej: patchpanel 24x RJ45 2 szt. organizery kabli 2 szt. listwa zasilająca 230V min. 5 gniazd 1 szt. przełącznik sieciowy 1 szt. zasilacz awaryjny UPS 1 szt. router DSL VPN 1 szt. Wielkość szafy musi umożliwiać umieszczenie w niej serwera w obudowie typu mini/miditower (max. wysokość 5U, głębokość do 60 cm, bez szyn rack) na półce wysuwanej o nośności min. 30 kg, mocowanej w czterech punktach. Szafa musi zapewniać odpowiednią wentylację (wymuszony obieg powierza) urządzeń wewnątrz. Szafa musi mieć możliwość szybkiego demontowania paneli bocznych oraz przednie drzwi szklane z zamkiem. Połączenia w szafie krosowniczej mają zostać wykonane krótkimi kablami patchcord. Wszystkie porty sieciowe i odpowiadające im porty w patchpanelach muszą być po obu stronach jednoznacznie oznaczone (ten sam symbol na porcie patchpanelu w szafie oraz porcie w gnieździe przy urządzeniu). Internetowe Biuro Rachunkowe Anna Gembicka Załącznik nr 1 Zapytanie ofertowe nr 1 Strona 1 Opis Przedmiotu Zamówienia
Niedopuszczalne jest łączenie kabli sieciowych ze sobą (dowolną metodą), wszystkie połączenia muszą być wykonane od szafy krosowniczej do punktu końcowego. Kable sieciowe mają być prowadzone w korytach kablowych oraz w miarę możliwości z wykorzystaniem sufitu podwieszanego. Wykonawca może wykonywać prace w godzinach pracy Zamawiającego (8-16) w dni robocze lub po uzgodnieniu poza tymi godzinami. Prace Wykonawcy nie mogą w istotny sposób zakłócać działania Zamawiającego, a ewentualne przerwy w dostępie do sieci muszą być wcześniej uzgadniane. Po zbudowaniu sieci muszą zostać wykonane testy potwierdzające prawidłowość działania każdego odcinka sieci. Po zakończeniu prac Wykonawca dostarczy schemat wybudowanej sieci (trasy kablowe) oraz inną niezbędną dokumentację wykonanych prac. Na poprawność działania wybudowanej sieci Wykonawca udzieli minimum 10-letniej gwarancji. Przełącznik sieciowy zarządzalny 1 komplet Urządzenie o parametrach minimalnych: Podzespół / składnik Ilość portów Obudowa Prędkość magistrali Rozmiar tablicy MAC Funkcjonalność Zarządzanie POE Zasilacz Gwarancja Parametry wymagane Min. 48 portów 1 Gb/s Min. 2 sloty SFP Typu rack 19, w komplecie uchwyty do montażu w szafie komputerowej Min. full duplex dla wszystkich portów Min. 16 000 adresów Mirroring i agregacja portów Min. 16 VLAN QOS Przez przeglądarkę (wbudowany serwer www) oraz CLI Nie 230V wbudowany Min. 5 lat w serwisie producenta Przełącznik ma być dostarczony do siedziby Zamawiającego i zainstalowany w szafie krosowniczej (niezbędne okablowanie w komplecie). Zasilacz awaryjny UPS 1 komplet Urządzenie o parametrach minimalnych: Podzespół / składnik Parametry wymagane Technologia Line interactive, czysta sinusoida na wyjściu Obudowa Typu rack 19, w komplecie uchwyty do montażu w szafie komputerowej Napięcie wejściowe 230V ±20% Moc nominalna 2000 VA Funkcjonalność AVR, zimny start, alarmy dźwiękowe Wyświetlacz LCD na panelu przednim Gniazda wyjściowe Min. 4 szt. Port komunikacyjny USB Oprogramowanie Dla systemów Windows Server, z funkcją raportowania na e-mail Akumulatory Wbudowane, z możliwością wymiany Gwarancja Min. 2 lata Internetowe Biuro Rachunkowe Anna Gembicka Załącznik nr 1 Zapytanie ofertowe nr 1 Strona 2 Opis Przedmiotu Zamówienia
Zasilacz ma być dostarczony do siedziby Zamawiającego i zainstalowany w szafie krosowniczej (niezbędne okablowanie w komplecie). Router DSL VPN 1 komplet Urządzenie o parametrach minimalnych: Podzespół / składnik Technologia WAN Porty Obsługa VPN Funkcjonalność Zarządzanie Obudowa Zasilacz Gwarancja Parametry wymagane xdsl Min. 2x WAN RJ-45 1 Gb/s z obsługą Multi-WAN Min 2x LAN RJ-45 1 Gb/s Tryb klient Tryb serwer z obsługą systemów Windows 7/8/10, do 5 tuneli NAT, QOS, serwer DHCP, firewall z zabezpieczeniami, port-forwarding, DMZ Przez przeglądarkę (wbudowany serwer www) Wolnostojąca (półka do szafy w komplecie) lub rack 19 (mocowania w komplecie 230V Min. 2 lata Router ma być dostarczony do siedziby Zamawiającego i zainstalowany w szafie krosowniczej (niezbędne okablowanie w komplecie). W zakres zamówienia wchodzi konfiguracja urządzeń sieciowych do pracy w nowo wybudowanej sieci (komputery i drukarki, szacunkowo 16 godzin). (Koniec załącznika nr 1) Internetowe Biuro Rachunkowe Anna Gembicka Załącznik nr 1 Zapytanie ofertowe nr 1 Strona 3 Opis Przedmiotu Zamówienia
Załącznik nr 2 UMOWA (WZÓR) Niniejszy wzór umowy zawiera istotne postanowienia, które muszą wystąpić w umowie, przy czym umowa może zostać rozbudowana i uzgodniona między stronami. zawarta w dniu... pomiędzy: Anną Gembicką, prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą Biuro Rachunkowe Anna Gembicka, zarejestrowaną w CEDG, z siedzibą 10-081 Olsztyn Al. Warszawska 5/1, REGON 519477631, NIP 7393304610 zwaną dalej Zamawiającym, a..., reprezentowanym przez..., zwanym dalej Wykonawcą o następującej treści: 1. Przedmiot Umowy 1. Przedmiotem umowy jest rozbudowa sieci komputerowej opisana w załączniku nr 1 Opis Przedmiotu Zamówienia, zgodnie z ofertą złożoną przez Wykonawcę. 2. Wykonawca oświadcza, że przed złożeniem oferty zapoznał się z przedmiotem umowy i określił zakres wymaganych prac. 3. Wykonawca oświadcza, że posiada kwalifikacje lub uprawnienia, wiedzę i doświadczenie oraz środki materialne i urządzenia niezbędne do realizacji umowy. 4. Wykonawca może powierzyć wykonanie części umowy podwykonawcom, po uzgodnieniu z Zamawiającym oraz uzyskaniu pisemnej akceptacji Podwykonawcy. Podwykonawcy będą spełniali wymagania określone w ust. 2 w zakresie odpowiadających im prac. Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania Podwykonawcy jak za działania i zaniechania własne. 5. Wykonawca oświadcza, że dostarczone w ramach zamówienia urządzenia i licencje będą wolne od wad prawnych. 2. Termin i sposób realizacji 1. Wykonawca wykona przedmiot umowy w terminie dni od podpisania umowy. 2. Strony wyznaczają przedstawicieli upoważnionych do współpracy i uzgodnień w realizacji przedmiotu zamówienia, bez prawa zaciągania dodatkowych zobowiązań, w osobach: a) ze strony Zamawiającego:, tel., e-mail:, b) ze strony Wykonawcy:, tel., e-mail:, 3. Wszelkie uzgodnienia w zakresie realizacji umowy będą realizowane pocztą elektroniczną lub w formie pisemnej. W przypadku uzgodnień ustnych lub telefonicznych będą one niezwłocznie potwierdzane w jednej z uprzednio wymienionych form. 4. Zamawiający udostępni Wykonawcy dostęp do pomieszczeń w celu realizacji zamówienia. 5. Po zakończeniu wdrożenia systemu Wykonawca zgłosi Zamawiającemu przedmiot zamówienia do odbioru. Odbiór odbędzie się niezwłocznie (w ustalonym terminie) z udziałem obu stron. Strony sporządzą pisemny protokół odbioru, przy czym mogą być sporządzane protokoły odrębnie dla każdej Internetowe Biuro Rachunkowe Anna Gembicka Załącznik nr 2 Zapytanie ofertowe nr 1 Strona 1 Umowa (wzór)
z lokalizacji. Jeśli w trakcie odbioru zostaną stwierdzone usterki lub nieprawidłowości w wykonaniu zamówienia, będą one odnotowane w protokole, a jednocześnie strony uzgodnią sposób i termin ich usunięcia. W razie potrzeby zostanie dokonany powtórny odbiór zamówienia. Zamówienie będzie uznane za wykonane, jeśli protokół odbioru nie będzie zawierał stwierdzenia usterek lub nieprawidłowości. 6. Po odbiorze zamówienia Wykonawca niezwłocznie dostarczy Zamawiającemu na piśmie dokumentację sieci i wykonanych prac (np. schemat tras kablowych, konfigurację systemu, dane dostępowe itp.) 3. Gwarancja 1. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na wykonaną w ramach zamówienia sieć komputerową i urządzenia, licząc od dnia następnego po dacie protokołu odbioru, podpisanego przez obie Strony bez zastrzeżeń. 2. W okresie gwarancji Wykonawca będzie realizował zgłoszenia gwarancyjne Zamawiającego bez żadnych kosztów ze strony Zamawiającego. 3. Zamawiający ma prawo do zgłaszania nieprawidłowego działania systemu 24 godziny na dobę w formie pisemnej lub elektronicznej (zostanie uzgodnione między stronami przed podpisaniem umowy). Zgłoszenia muszą zawierać możliwie pełny opis nieprawidłowości, uwzględniający okoliczności ich wystąpienia oraz sposób odtworzenia. Okno serwisowe Wykonawcy na potrzeby niniejszej umowy określa się na dni robocze w godzinach 8-16. 4. Wykonawca zrealizuje działania wynikające z gwarancji w zależności od ich rodzaju: a) dla awarii krytycznych, powodujących brak działania lub nieprawidłowe działanie przedmiotu zamówienia: podjęcie działań do 8 godzin od zgłoszenia, usunięcie awarii do 3 dni roboczych od zgłoszenia, b) dla problemów mało istotnych, nie powodujących braku działania systemu: podjęcie działań do 5 dni roboczych po dniu zgłoszenia, usunięcie nieprawidłowości do 21 dni roboczych od dnia zgłoszenia. 5. Wykonawca ma prawo do wdrożenia rozwiązania zastępczego, które umożliwi tymczasowe rozwiązanie problemu, a zostanie zaakceptowane przez Zamawiającego. W zależności od rodzaju awarii lub nieprawidłowości i zakresu działań niezbędnych do przywrócenia lub uzupełnienia funkcjonalności, strony mogą uzgodnić inny termin realizacji danego działania gwarancyjnego. 6. Jeśli podczas realizacji działań gwarancyjnych przez Wykonawcę okaże się, że awaria lub usterka została spowodowana: a) używaniem sprzętu lub sieci przez pracowników Zamawiającego w sposób nieprawidłowy lub niezgodny z przeznaczeniem, b) używaniem sprzętu lub sieci przez nieuprawnionych lub nieprzeszkolonych użytkowników Zamawiającego, c) aktualizacjami lub zmianami środowiska teleinformatycznego po stronie Zamawiającego, nie uzgodnionych z Wykonawcą, d) problemami lub awariami sprzętu teleinformatycznego Zamawiającego, e) innymi działaniami, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, w szczególności wystąpienia siły wyższej to Wykonawca powiadomi pisemnie Zamawiającego, a dalsze działania zostaną uzgodnione między stronami. Jednocześnie nie mają zastosowania terminy określone w ust. 4. W przypadku konieczności wykonania dodatkowych prac przez Wykonawcę koszt 1 godziny prac nie może być wyższy niż 100 zł brutto, a przed podjęciem działań Wykonawca musi uzyskać pisemną akceptację Zamawiającego. 7. Uprawnienia wynikające z udzielonej gwarancji nie wyłączają możliwości dochodzenia przez Zamawiającego uprawnień z rękojmi wynikającej za wady fizyczne i prawne. Internetowe Biuro Rachunkowe Anna Gembicka Załącznik nr 2 Zapytanie ofertowe nr 1 Strona 2 Umowa (wzór)
4. Wynagrodzenie i zasady płatności 1. Za wykonanie przedmiotu Umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie brutto w wysokości zł (słownie złotych: ), w tym podatek VAT w kwocie. (słownie złotych: ). 2. Kwota określona w ust. 1 wynikająca z oferty jest ostateczna i obejmuje wszystkie koszty, jakie powstaną w związku z realizacją przedmiotu Umowy, w tym np. licencji, koszty usług, transportu, opłat celnych, podatkowych, ubezpieczeniowych, koszty opłat pośrednich i podatku VAT, gwarancji. 3. Wynagrodzenie płatne będzie po wykonaniu przedmiotu zamówienia, w terminie do 14 dni od daty wpływu do Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. 4. Płatności będą realizowane na rachunek bankowy Wykonawcy o numerze.. 5. Za termin zapłaty faktury przyjmuje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego. 5. Kary umowne 1. W przypadku opóźnienia Wykonawcy w wykonaniu przedmiotu niniejszej Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,8% wartości wynagrodzenia brutto określonego w 4 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia ponad termin wskazany w 2 ust. 1 niniejszej Umowy; maksymalnie 30% wynagrodzenia umownego brutto. 2. Naliczenie kar umownych wynikających z faktu opóźnienia w realizacji umowy nie zwalnia Wykonawcy od wykonania przedmiotu Umowy. 3. W przypadku, gdy suma kar umownych przekroczy 30% wynagrodzenia brutto określonego w ust. 1, Zamawiający może od umowy odstąpić w trybie natychmiastowym. 4. W przypadku przekroczenia terminów, o których mowa w 3 ust. 4, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości: a) dla ppkt a): 100 złotych (słownie: sto złotych), b) dla ppkt b): 50 złotych (słownie: pięćdziesiąt złotych) za każdy pełny dzień opóźnienia. 5. W przypadku odstąpienia od zobowiązań objętych Umową z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 25% wartości wynagrodzenia brutto określonego w 5 ust. 1. 6. W przypadku odstąpienia od zobowiązań objętych Umową z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w wysokości 25% wartości wynagrodzenia brutto określonego w 5 ust. 1. 7. Kary umowne będą płatne w terminie 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania wezwania do zapłaty, z zastrzeżeniem ust. 8. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych, do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody, jak również zastrzega sobie prawo dochodzenia pełnego odszkodowania, jeżeli szkoda powstanie z przyczyn innych, niż te zastrzeżone w Umowie dla kar umownych. 6. Poufność 1. Wszystkie informacje przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w wyniku realizacji niniejszej Umowy pozostaną wyłączną własnością Zamawiającego. Wykonawca nie może używać informacji poza wypadkami określonymi w niniejszej Umowie. 2. Informacje chronione oznaczają wszelkie informacje związane z Zamawiającym, jego kontrahentami lub ich działalnością, które nie są znane powszechnie, które zostały uzyskane przez Wykonawcę w związku z realizacją niniejszej Umowy. Internetowe Biuro Rachunkowe Anna Gembicka Załącznik nr 2 Zapytanie ofertowe nr 1 Strona 3 Umowa (wzór)
3. Wykonawca zobowiązuje się do ochrony informacji uzyskanych w celu wykonania tej Umowy oraz do ich nie ujawniania komukolwiek poza pracownikami Wykonawcy lub Podwykonawcy, realizującymi Umowę. Powyższe zobowiązanie jest bezterminowe i pozostaje w mocy zarówno w czasie trwania Umowy, jak i po jej wygaśnięciu. 7. Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. Zakazuje się zmian postanowień niniejszej umowy, z wyjątkiem konieczności wprowadzenia zmian wynikających z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub gdy zmiany są korzystne dla Zamawiającego. Zmiany i uzupełnienia postanowień niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Przeniesienie uprawnień, obowiązków i wierzytelności z niniejszej umowy wymaga zgody drugiej strony. 3. Strony zobowiązują się do polubownego rozwiązywania wszelkich sporów powstałych w związku z realizacją postanowień Umowy i wykonywaniem przedmiotu umowy. Jeżeli Strony nie osiągną porozumienia, wówczas zaistniały spór będzie poddany rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 4. Umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy. 5. Załącznikami stanowiącymi integralną część Umowy są: a) Oferta Wykonawcy formularz z dnia. b).. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Internetowe Biuro Rachunkowe Anna Gembicka Załącznik nr 2 Zapytanie ofertowe nr 1 Strona 4 Umowa (wzór)
FORMULARZ OFERTOWY Załącznik nr 3 1. Dane Wykonawcy: Nazwa Adres siedziby Numer NIP Numer REGON Osoba kontaktowa Adres e-mail Numer telefonu 2. W odpowiedzi na Zapytanie ofertowe nr 1 w ramach projektu Internetowe Biuro Rachunkowe Anna Gembicka z dnia 4 października 2016 r. oferujemy wykonanie zamówienia zgodnie z załącznikami nr 1 i 2 do zapytania ofertowego za cenę brutto zł (słownie: zł) zgodnie z poniższym zestawieniem: Nazwa Ilość Wartość brutto Rozbudowa sieci komputerowej 1 kpl. Przełącznik sieciowy zarządzalny 1 kpl. Zasilacz UPS 1 kpl. Router DSL VPN (W tabeli powyżej proszę podać producenta i model urządzenia) 3. Cena podana w punkcie 2 jest ceną łączną za wykonanie przedmiotu zamówienia oraz zawiera wszystkie ewentualne podatki i opłaty, w tym podatek od towarów i usług VAT w wysokości 23% w kwocie zł (słownie: zł). 4. Oświadczamy, że akceptujemy warunki zawarte w załączonym do zapytania ofertowego wzorze umowy (załącznik nr 2 do Zapytania nr 1). 5. Uważamy się za związanych ofertą przez okres 14 dni, licząc od upływu terminu składania ofert. 6. Do oferty załączamy: a)... b)... Miejscowość i data Pieczęć i podpisy osób uprawnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy Internetowe Biuro Rachunkowe Anna Gembicka Załącznik nr 3 Zapytanie ofertowe nr 1 Strona 1 Formularz ofertowy