Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie (0-10-22) 628-28-62, 628-78-42, Fax. RIO 628-31-16 Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Wydz. Kontroli (0-10..-22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29 RIO - II 0913/47/2010 Warszawa, dn. 15.01.2010 r. Burmistrz Miasta Ostrów Mazowiecka ul. 3 Maja 66 07-300 Ostrów Mazowiecka Dotyczy: protokółu z kontroli kompleksowej, podpisanego w dniu 16 grudnia 2009 r. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. z 2004 r. Nr 167, poz. 1747) - przeprowadzona została w dniach od 12 października do 16 grudnia 2009 r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r., zgodnie z programem kontroli. Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy wnioskuję, co następuje: W zakresie spraw ogólno- organizacyjnych 1. Stwierdzono: W dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, nie opisano wszystkich kont syntetycznych, wykazanych w zakładowym planie kont, tj.: w planie kont dla budŝetu Miasta Ostrów Mazowiecka nie określono zasad funkcjonowania kont bilansowych o symbolach: 257 NaleŜności z tytułu prefinansowania oraz 268 Zobowiązania z tytułu prefinansowania, natomiast w planie kont dla Urzędu Miasta Ostrów Maz. nie określono zasad funkcjonowania konta o symbolu 224 Rozliczenie udzielonych dotacji budŝetowych str. 4, pkt 2.5.1. prot. kontr. Opracować dokumentację zasad rachunkowości w taki sposób, aby zawarte w niej uregulowania były zgodne min. z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 1
2. Stwierdzono: Sporządzone przez specjalistę ds. kontroli wewnętrznych: plany pracy (z dnia 29.12.2007 r. i z dnia 1.07.2008 r.), protokóły z kontroli przeprowadzonych w 2008 r. oraz wystąpienia pokontrolne, nie odpowiadały wymogom wzorców, określonych odpowiednio w załącznikach Nr 1, Nr 8 i Nr 9 do Regulaminu Kontroli ( ) str. 7, pkt. 3.2.1. ppkt1 i 2 prot. kontr. Sporządzając dokumentację z przeprowadzonych kontroli wewnętrznych, stosować procedury przewidziane w Regulaminie Kontroli w Urzędzie Miasta w Ostrowi Maz. i miejskich jednostkach organizacyjnych, wprowadzonym zarządzeniem Nr 26/05 Burmistrza Miasta Ostrowi Maz. z dnia 24 maja 2005 r. 3. Stwierdzono: W 2008 r., w 10 jednostkach podległych Miastu Ostrów Maz. nie przeprowadzono kontroli wymaganej przepisami ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) str. 7-8, pkt. 3.2.2. prot. kontr. W zakresie kontroli podległych jednostek przestrzegać przepisów zawartych w rozdz. 6 pn. Kontrola zarządcza oraz koordynacja kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), obowiązującej od dnia 1.01.2010 r. 4. Stwierdzono: W Mieście Ostrów Maz. nie przeprowadzano audytu wewnętrznego, mimo Ŝe w myśl art. 4 ust 1 pkt 2 i art. 49 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie kwot, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 112 poz. 763) Miasto Ostrów Maz. jest jednostką sektora finansów publicznych zobowiązaną do prowadzenia audytu wewnętrznego str. 8, pkt. 3.3. prot. kontr. W przedmiotowym zakresie przestrzegać regulacji, obowiązujących od dnia 1.01.2010 r., zawartych w dziale VI pn. Audyt wewnętrzny oraz koordynacja audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych nowej ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240). 5. Stwierdzono: W zarządzeniu Nr 14/2006 Burmistrza Miasta Ostrów Maz. z dnia 26 listopada 2006 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla budŝetu i Urzędu Miasta Ostrów Maz., w dziale pn. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania nie ustalono zasad gospodarowania czekami, mimo Ŝe tego rodzaju druki ścisłego zarachowania w Mieście Ostrowi Maz. funkcjonują str. 15, pkt. 2.2.2. prot. kontr. Mając na uwadze postanowienia art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w uregulowaniach wewnętrznych dotyczących gospodarki drukami ścisłego zarachowania ustalić zasady gospodarki czekami, aby zapewnić zgodność działalności prowadzonej przez Urząd Miasta z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi. W zakresie księgowości i sprawozdawczości budŝetowej 2
6. Stwierdzono: Ustalone salda końcowe na dzień kończący rok obrotowy 2007 i 2008, w księgach rachunkowych budŝetu Miasta oraz w księgach rachunkowych Urzędu Miasta, zostały wprowadzone na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, odpowiednio 2008 i 2009 roku, w innych wysokościach str. 9-10, pkt. 1.1.3.1., ppkt 1 prot. kontr. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia, stany aktywów i pasywów ujmować w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych, zgodnie z postanowieniami art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 7. Stwierdzono: Zapisy w dziennikach, prowadzonych w okresie sprawozdawczym od dnia 1.01.2008 r. do dnia 31.12.2008 r., w formie wydruków komputerowych pn.: UM w Ostrowi Maz. - Organ oraz Miasto Ostrów Maz. JST, nie były kolejno numerowane - str. 9-10, pkt. 1.1.3.1., ppkt 2 prot. kontr. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przestrzegać postanowień art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym, zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane. 8. Stwierdzono: W księgach rachunkowych prowadzonych dla jednostki budŝetowej Urząd Miasta, funkcjonowały konta rozrachunkowe o symbolach: 241 Pozostałe rozrachunki, 243 Rozrachunki z tytułu poŝyczek z ZFŚS, oraz 245 Rozrachunki z tytułu kaucji, mimo Ŝe ww. konta nie zostały przewidziane ani w Planie kont dla Urzędu Miasta Ostrów Maz. określonym w załączniku Nr 2 do zarządzenia Nr 14/2006 Burmistrza Miasta Ostrów Maz. z dnia 26 listopada 2006 r., ani w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.) - str. 9-10, pkt. 1.1.3.1., ppkt 3 prot. kontr. Prowadząc księgi rachunkowe dla jednostki budŝetowej Urząd Miasta, stosować tylko te konta, które zostały przewidziane w Planie kont dla Urzędu Miasta Ostrów Maz., zgodnie z zasadą wyraŝoną w art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, Ŝe jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. 9. Stwierdzono: Prowadząc w 2008 r. księgi rachunkowe jednostki budŝetowej Urząd Miasta, składające się z 3 dzienników częściowych, nie sporządzano zestawienia obrotów tych dzienników str. 9-10, pkt 1.1.3.1., ppkt 4 prot. kontr. Przestrzegać postanowień art. 14 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) który stanowi, Ŝe jeŝeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to naleŝy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. 10. Stwierdzono: Faktury VAT, ujęte w dzienniku pn. Dziennik zapisów księgowych na kontach bilansowych za miesiąc Październik w roku 2008, pod poz. : 1/10 44/10, 59/10 67/10, 74/10-81/10, 3
109/10 110/10, 161/10 172/10 i 182/10, tj. 76 faktur, nie były księgowane systematycznie str. 11, pkt 2.2., ppkt 2 prot. kontr. Przestrzegać postanowień art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. 11. Stwierdzono: W 2008 r., w księgach rachunkowych budŝetu Miasta nie prowadzono kont pozabilansowych o symbolach 991 Planowane dochody budŝetu i 992 Planowane wydatki budŝetu, przewidzianych w Planie kont dla budŝetu Miasta Ostrów Maz. str. 12, pkt. 3.2.1. ppkt 1 prot. kontr. Prowadząc księgi rachunkowe budŝetu Miasta stosować konta przewidziane w Planie kont dla budŝetu Miasta Ostrów Maz., przyjętym zarządzeniem Nr 14/2006 Burmistrza Miasta Ostrów Maz. z dnia 26 listopada 2006 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla budŝetu i Urzędu Miasta Ostrów Maz. 12. Stwierdzono: Naliczenie umorzenia środków trwałych w miesiącu grudniu 2008 r. oraz pokrycie amortyzacji środków trwałych objęto ewidencją niewłaściwych kont, tj.: - naliczenie umorzenia środków trwałych: Wn 800 Fundusz jednostki i Ma 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zamiast Wn 401 i Ma 071, - pokrycie amortyzacji środków trwałych: Wn 401 Amortyzacja i Ma 761-1 Pokrycie amortyzacji, zamiast Wn 800 i Ma 761 str. 72, pkt. 2.1.4.1. prot. kontr. Umorzenie środków trwałych oraz pokrycie amortyzacji tych środków ewidencjonować zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r., Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.). W zakresie gospodarki pienięŝnej i rozrachunków 13. Stwierdzono: Na kontach o symbolach: 222 Rozliczenia dochodów budŝetowych i 224 Rozrachunki budŝetu, w księgach rachunkowych prowadzonych dla budŝetu Miasta, ewidencję rozliczeń prowadzono w ten sposób, Ŝe salda Wn i salda Ma kont nie oznaczały stanu naleŝności i zobowiązań, lecz były per saldami - str. 16-17, pkt 3.1.1.1., ppkt 1 i 3 prot. kontr. Księgi rachunkowe prowadzić w taki sposób, aby w przypadku wystąpienia na kontach rozliczeniowych sald naleŝności i zobowiązań, konta te wykazywały rzeczywisty stan naleŝności i zobowiązań, zgodnie z zasadami funkcjonowania kont rozrachunkowych określonymi w załączniku Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r., Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.). 14. Stwierdzono: Zobowiązania wobec kontrahentów, wynikające z faktur VAT: Nr 0002/04/2008/RSD z dnia 27.02.2008 r., Nr WS/2008/00016 z dnia 31.01.2008 r., Nr 170/2008 z dnia 16.09.2008 r., i 4
oraz rachunków: Nr 6/M/08 z dnia 13.03.2008 r. oraz z dnia 28.02.2008 r. i z dnia 15.04.2008 r., zostały uregulowane po terminach płatności str. 44, pkt 3.1.2.1.2.1., str. 46-47, pkt 3.1.2.1.4.1. i str. 60 pkt 3.2.1.1.1. prot. kontr. Wydatków publicznych dokonywać w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, zgodnie z postanowieniami art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. W zakresie dochodów i przychodów 15. Stwierdzono: Podatnicy podatku rolnego składali informacje o gruntach, sporządzone na formularzach według wzoru określonego dla informacji w sprawie podatku od nieruchomości - str. 29, pkt 1.2.2.6.2. ppkt 1 prot. kontr. Na podstawie kontroli dokumentów dotyczących 10 podatników podatku leśnego od osób fizycznych ustalono, Ŝe 2 podatników tego podatku zadeklarowało powierzchnię lasów na formularzu według wzoru określonego dla informacji w sprawie podatku od nieruchomości, razem z informacjami o nieruchomościach i obiektach budowlanych str. 32, pkt 1.2.3.5.1., ppkt 1 prot. kontr. Podatnik, który w 2008 r. złoŝył deklarację na podatek leśny od osób prawnych zastosował własny formularz - str. 31, pkt 1.2.3.4.2. prot. kontr. Ustalono, Ŝe Organ podatkowy nie wzywał podatników do składania odpowiednich informacji według wzorów określonych w uchwałach Rady Miasta Ostrów Maz.: Nr III/14/2002 z dnia 12 grudnia 2002 r. w sprawie wzoru deklaracji na podatek rolny oraz wzoru informacji o gruntach oraz Nr III/15/2002 z dnia 12 grudnia 2002 r. w sprawie wzoru deklaracji na podatek leśny oraz wzoru informacji o lasach. Egzekwować od podatników podatku rolnego i leśnego składanie informacji oraz deklaracji, sporządzanych według ustalonego wzoru, stosownie do postanowień odpowiednio art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz.U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.) oraz art. 6 ust. 2 i ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym(dz. U. z 2002 r., Nr 200, poz. 1628 z późn. zm.). Ponadto przestrzegać postanowień art. 274 a 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), zgodnie z którym Organ podatkowy moŝe wezwać podatnika do złoŝenia deklaracji, jeŝeli deklaracja nie została złoŝona mimo takiego obowiązku. 16. Stwierdzono: W 2008 r. Organ podatkowy nie wystawił Ŝadnych tytułów wykonawczych osobom prawnym, będącym podatnikami podatku od nieruchomości, mimo bezskutecznego upływu terminów do uregulowania zobowiązań podatkowych przez te osoby - str. 32-33, pkt 1.2.4. prot. kontr. Przestrzegać postanowień 2, 3 ust 1 i 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.), zgodnie z którymi wierzyciel zobowiązany jest do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pienięŝnych, a gdy naleŝność nie zostanie zapłacona w terminie, wierzyciel wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagroŝeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od 5
dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wystawia tytuł wykonawczy. W zakresie wydatków i rozchodów 17. Stwierdzono : Na podstawie szczegółowej kontroli 10 decyzji Burmistrza Miasta przyznających dodatki mieszkaniowe, stwierdzono Ŝe we wszystkich decyzjach objętych badaniem do podstawy obliczania dodatków przyjmowano wydatki, o których mowa w uchylonym w dniu 18 maja 2006 r. paragrafie 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dodatków mieszkaniowych, w wysokości 90% naliczonych i ponoszonych wydatków, w związku z czym 6 beneficjentom tych decyzji zaniŝono wysokość dodatków mieszkaniowych, na łączną kwotę 703,74 zł str. 50-52 pkt 3.1.2.4.4.1. prot. kontr. Wysokość dodatków mieszkaniowych obliczać na podstawie obowiązujących przepisów ustawy dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71, poz. 734 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2001 r. w sprawie dodatków mieszkaniowych (Dz. U. Nr 156, poz. 1817 z późn. zm.). Stwierdzone w tym zakresie nieprawidłowości wyeliminować poprzez doprowadzenie wypłat dodatków mieszkaniowych do stanu zgodnego z prawem. 18. Stwierdzono : Ogłoszenia otwartego konkursu ofert, w treści ustalonej zarządzeniami Burmistrza Miasta, o numerach: 26/2008 i 27/2008 z dnia 3.04.2008 r., zamieszczone w dzienniku o zasięgu lokalnym, w BIP, na stronie internetowej UM oraz na tablicy ogłoszeń, nie zawierały informacji o których mowa w art. 13 ust. 2 pkt. 7 ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie, tj. informacji o zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami. W ogłoszeniu zamieszczonym w dzienniku o zasięgu lokalnym brak było informacji, o których mowa w art. 13 ust. 2 pkt 2-7 ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie str. 54, pkt 3.1.2.5.3.1. prot. kontr. Przestrzegać, aby ogłoszenia otwartego konkursu ofert, sporządzane w ramach stosowania ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) wypełniały dyspozycję art. 13 ust. 2 ww. ustawy. W zakresie mienia komunalnego: 19. Stwierdzono: Prowadząc przetarg ustny ograniczony udziałów w komunalnej nieruchomości gruntowej, połoŝonej w Ostrowi Maz. przy ul. Lubiejewskiej nie dokonano wstępnej weryfikacji oferentów, o której mowa w 15 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości str. 66-67, pkt. 1.3.2.1., ppkt 2 prot. kontr. Przy sprzedaŝy mienia komunalnego w drodze przetargu ograniczonego przestrzegać procedur przewidzianych w rozdz. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108). 6
20. Stwierdzono: PodwyŜszając stawkę bazową czynszu, przysługującego od najemcy części lokalu przy ul. 11 Listopada 7, zgodnie zawartą z nim umową z dnia 1.01.2008 r., pomyłkowo zastosowano wskaźnik wzrostu czynszu w wysokości 2,05 %, zamiast zgodnie z Komunikatem Prezesa GUS z dnia 15 stycznia 2008 r. w sprawie średniorocznego wskaźnika cen i usług konsumpcyjnych ogółem w 2007 r. (M.P. Nr 5, poz. 65) w wysokości 2,5 % - str. 70, pkt. 1.6.4.1.1. ppkt 1 prot. kontr. Od najemców lokali komunalnych, pobierać czynsz naliczony zgodnie z postanowieniami zawartych umów. W zakresie zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień 21. Stwierdzono: Środki na dofinansowanie zakupu dwóch cięŝkich motocykli słuŝbowych w policyjnej wersji, dla potrzeb Komendy Powiatowej Policji w Ostrowi Maz. zostały przekazane po terminie wynikającym z zawartego z Komendą Wojewódzką Policji zs. w Radomiu porozumienia Nr 93/T/2008 z dnia 19.06.2008 r. str. 79, pkt. 3.1.1. prot. kontr. Udzielając dotacji na zadania publiczne przestrzegać zawartych w umowach postanowień, w tym. m.in. postanowień w zakresie terminów przekazywania środków pienięŝnych. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Burmistrz (Kierownik Urzędu - Organ Podatkowy), - Skarbnik Miasta. Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie za pośrednictwem Zespołu w Ostrołęce oczekuje (2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyŝsze, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliŝszej sesji Rady Miasta. Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy jw. do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Burmistrzowi prawo zgłoszenia zastrzeŝenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeŝenia moŝe być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe jego zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Do wiadomości: Rada Miasta Ostrów Mazowiecka Z-ca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej /-/ mgr Stanisław Stępień 7