Standardy te określono w takich obszarach, jak: środowisko wewnętrzne, zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja, monitorowanie i ocena. W świetle art. 47 ust. 3 znowelizowanej ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, kierownik jednostki ustalając procedury kontroli finansowej, o których mowa w art. 47 ust. 2 tej ustawy, powinien wziąć pod uwagę Standardy kontroli finansowej. Obowiązujące Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych ogłoszono na podstawie art. 63 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Treść tych standardów zawiera załącznik do komunikatu nr 13 Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. Kontrola finansowa to część systemu kontroli wewnętrznej w danej jednostce, dotycząca procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Celami kontroli jest: 1. efektywność i wydajność operacji - odnosi się do podstawowych celów gospodarczych jednostki, włączając w to cele działalności i zyskowności oraz ochronę zasobów. 2. rzetelność wewnętrznych i zewnętrznych raportów (wiarygodność sprawozdawczości finansowej ) - dotyczy przygotowania wiarygodnych sprawozdań finansowych, włączając w to okresowe i skrócone sprawozdania finansowe oraz wybrane dane finansowe czerpane z tych sprawozdań, 3. zgodność z przepisami prawa i regulacjami - dotyczy zgodności z tymi przepisami i regulacjami, które dotyczą danej jednostki. System kontroli finansowej: 1 / 6
- powinien być wbudowany w strukturę jednostki, ponieważ skuteczność kontroli finansowej wymaga, aby zadania z nią związane dotyczyły bieżącej działalności jednostki. tj. stanowiły część codziennych zadań wykonywanych przez pracowników na wszystkich szczeblach organizacyjnych, - nie zamyka się wyłącznie w procedurach, instrukcjach czy zarządzeniach kierownictwa, ponieważ skuteczność kontroli finansowej zależy od sposobu, w jaki kierownictwo i pracownicy jednostki pełnią związane z nią obowiązki. Departament Koordynacji Kontroli Finansowej i Audytu Wewnętrznego Ministerstwa Finansów opracował w maju 2007 r. Wytyczne do samooceny kontroli finansowej w jednostce sektora finansów publicznych". Wytyczne te stanowią narzędzie, które może być pomocne w projektowaniu i ocenie systemu kontroli finansowej w jednostce. Zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Finansów, Wytyczne powinny być traktowane jako podstawa, którą można i należy modyfikować lub uzupełniać w celu dostosowania ich do specyficznych celów i zadań danej jednostki oraz warunków, w jakich ona działa. Wytyczne mogą posłużyć jako pomoc w opracowaniu np. list kontrolnych, kwestionariuszy kontroli wewnętrznej czy innych dokumentów roboczych. Standardy kontroli finansowej przedstawiono w pięciu obszarach odpowiadających pięciu podstawowym elementom systemu kontroli wewnętrznej, tj: 1. środowisko wewnętrzne, 2. zarządzanie ryzykiem, 3. mechanizmy kontroli, 4. informacja i komunikacja, 5. monitorowanie i ocena. 2 / 6
Do podstawowych czynników środowiska kontroli należą: - uczciwość i wartości etyczne, - kompetencje pracowników, - filozofia i styl operacyjny zarządzania, - sposób, w jaki zarząd przydziela uprawnienia i odpowiedzialność, - sposób, w jaki zarząd organizuje i dba o rozwój pracowników oraz ukierunkowanie w powyższych kwestiach ze strony kierownictwa. Wszystkie czynniki środowiska kontroli są istotne, ale stopień ich zastosowania będzie zróżnicowany w zależności od jednostki. Zgodnie ze Standardami kontroli finansowej, osiąganie celów każdej jednostki wiąże się z ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów jednostki. Zarządzanie ryzykiem powinno zawierać następujące, niezbędne elementy: - określenie celów i monitorowanie realizacji zadań, - identyfikacja ryzyka, - analiza ryzyka, - reakcja na ryzyko i działania zaradcze. Ogólne mechanizmy kontroli finansowej obejmują: 3 / 6
- dokumentowanie systemu kontroli finansowej, - dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, - zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych, - podział obowiązków, - weryfikacje, - nadzór, - rejestrowanie odstępstw, - ciągłość działalności, - ochronę zasobów. Standardy w obszarze informacji i komunikacji dotyczą zapewnienia wszystkim pracownikom jednostki dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków, w szczególności związanych z kontrolą finansową, a także zapewnienia efektywnego systemu komunikacji, zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej. System komunikacji powinien umożliwić przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym, jak i poziomym. System efektywny to taki, który zapewnia nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców. Standardy w tym zakresie dotyczą: - bieżącej informacji, - komunikacji wewnętrznej, - komunikacji zewnętrznej. Informacje winny być: odpowiednie (zakres informacji powinien być adekwatny do wykonywanych zadań ), aktualne (umożliwiające podjęcie odpowiednich działań we właściwym czasie ), rzetelne (zgodne z rzeczywistością), kompletne (zawierające wszystkie potrzebne dane i szczegóły) w odpowiednim stopniu szczegółowości, odpowiednio agregowane i prezentowane. Kierownictwo na bieżąco powinno monitorować jakość informacji, a w jednostce winien funkcjonować mechanizm identyfikacji nowych potrzeb informacyjnych. 4 / 6
Efektywny system komunikacji wewnętrznej powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji do odpowiednich osób, ale także prawidłowe zrozumienie tych informacji przez odbiorców. Oprócz komunikacji wewnętrznej, w jednostce musi również istnieć efektywna komunikacja kierownictwa z podmiotami zewnętrznymi, które mają istotny wpływ na funkcjonowanie jednostki i osiągnięcie przez nią jej celów, a także działalności jednostki dotyczącej w szczególności wydawania i gromadzenia środków publicznych. Standardy kontroli finansowej wprowadzają zasadę ciągłej oceny systemu kontroli finansowej funkcjonującej w jednostce. Za dokonanie oceny odpowiedzialny jest kierownik jednostki, który może być w tym zakresie wspierany przez audyt wewnętrzny dokonujący niezależnej i obiektywnej oceny tego systemu. System kontroli powinien być oceniany pod względem: - skuteczności jego działania, - możliwości jego ulepszenia, - przydatności w zapobieganiu nieprawidłowościom, stratom lub złemu zarządzaniu. Bardzo istotnym czynnikiem w odniesieniu do analizowanych elementów systemu kontroli jest oddzielenie funkcji osób odpowiedzialnych za monitoring na różnych szczeblach organizacji od funkcji operacyjnych będących przedmiotem monitoringu, czyli od czynności kontrolnych. Brak takiego rozdzielenia jest jedną z podstawowych przyczyn nieprawidłowości i braku efektywności systemu kontroli. Przykładowy audyt wewnętrzny, prowadząc badanie w zakresie przestrzegania podstawowych zasad rachunkowości, dokona oceny, czy jednostka stosuje odpowiednie środki kontroli w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej w celu zapewnienia zgodności z przepisami i 5 / 6
uregulowaniami wewnętrznymi. Podstawę sprawnego systemu ewidencji księgowej stanowi zakładowy plan kont. Bada się również prawidłowość oraz terminowość tworzenia raportów i sprawozdań budżetowych. Zasadą powinno być niezwłoczne usuwanie nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie audytu. 6 / 6