Zasady kontaktu z Teamem Marketingowym Spis treści SPIS TREŚCI... 1 TWORZENIE OFERTY PARTNERSKIEJ/SPONSORSKIEJ... 2 PROMOWANIE WYDARZENIA W MEDIACH... 3 UZYSKIWANIE PATRONATU... 4 ORGANIZACJA EVENTU W KLUBIE... 5 PUBLIKACJE NA STRONIE ODDZIAŁU I/LUB FANPAGE U... 6 KONTAKT Z GRAFIKIEM ODDZIAŁU... 7 KONTAKT Z FOTOGRAFEM ODDZIAŁU... 8 KONTAKT Z KOORDYNATOREM DS. RAPORTÓW... 9 Z PRZYMRUŻENIEM OKA... 10 1
TWORZENIE OFERTY PARTNERSKIEJ/SPONSORSKIEJ Jeżeli chcesz uzyskać pomoc w napisaniu oferty współpracy/sponsorskiej napisz do Wiceprezydenta Oddziału ds. Marketingu: Natalia Jainta tel.: +48 503 139 522 e-mail: vpe@slask.ifmsa.pl Twoje zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko kontakt (e-mail i nr telefonu) informację, jakiego wydarzenia dotyczy zgłoszenie (dokładna data z wyróżnionymi godzinami, dokładny adres!) informację, do jakiej firmy/organizacji chcesz napisać. Jeżeli posiadasz kontakt, prześlij go. Jeżeli nie masz pojęcia co z tym fantem zrobić napisz to. informację, o co Ci dokładnie chodzi. Co chcesz uzyskać? Pieniądze/barter (książki, przedmioty, pluszowe misie, cokolwiek innego), chcesz żeby organizacja coś Ci kupiła? A może, żeby dali, to co sami produkują? informację, czy posiadasz kosztorys. Jeżeli tak, załącz go w mailu. Jeżeli nie zastanów się, czy go potrzebujesz (Jeżeli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu kosztorysu napisz do SKARBNIKA skarbnik@slask.ifmsa.pl) Prosimy o wysyłanie zgłoszeń przynajmniej miesiąc przed planowanym wydarzeniem. Przygotowanie takiej oferty zajmie nam co najmniej tydzień, więc potem może być zbyt mało czasu na przygotowanie umów i zbieranie fantów. Im wcześniej napiszesz, tym lepiej! 2
PROMOWANIE WYDARZENIA W MEDIACH Jeżeli chcesz uzyskać pomoc w promowaniu wydarzenia w mediach napisz do Wiceprezydenta Oddziału ds. Marketingu: Natalia Jainta tel.: +48 503 139 522 e-mail: vpe@slask.ifmsa.pl Twoje zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko kontakt (e-mail i nr telefonu) informację, jakiego wydarzenia dotyczy zgłoszenie (dokładna data z wyróżnionymi godzinami, dokładny adres!) informację, czy posiadasz gotową notkę prasową dotyczącą wydarzenia (jeżeli tak, załącz ją w mailu w formacie.doc) informację, do jakich mediów chcesz się zwrócić (Internet, gazeta, radio, inne jakie?) informację, czy już zgłaszałeś się do mediów (jeżeli tak do jakich, czy otrzymałeś odpowiedź, jaką otrzymałeś odpowiedź) Prosimy o wysyłanie zgłoszeń przynajmniej 14 dni przed planowaną datą wydarzenia! Ostatecznie 10 dni wcześniej! 3
UZYSKIWANIE PATRONATU Jeśli chcesz uzyskać patronat, użyj Wzoru pisma o patronat, który znajduje się tutaj: http://slask.ifmsa.pl/pl/pliki/ Edytuj pismo zgodnie ze swoimi potrzebami. Nie zapomnij wpisać danych kontaktowych w stopce!!! Każde pismo oficjalne wychodzące z Oddziału powinno mieć sygnaturę, w celu osygnowania należy wysłać je w formacie.doc do Sekretarza Oddziału: sekretarz@slask.ifmsa.pl Sekretarz odeśle gotowe pismo. Dopiero teraz można przesłać je właściwej osobie. UWAGA! Również każde pismo zwrotne, które dostaniesz w odpowiedzi na pismo oficjalne musi być przesłane do Sekretarza. 4
ORGANIZACJA EVENTU W KLUBIE Jeżeli chcesz uzyskać pomoc w organizacji wydarzenia w klubie, napisz do Wiceprezydenta Oddziału ds. Marketingu: Natalia Jainta tel.: +48 503 139 522 e-mail: vpe@slask.ifmsa.pl Twoje zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko kontakt (e-mail i nr telefonu) datę, kiedy chcesz zorganizować imprezę wybrany klub (najlepiej link do strony internetowej), jeżeli nie wybrałeś żadnej miejscówki napisz nam o tym! przewidywany zasięg wydarzenia (ile osób przyjdzie?) informację, czy podczas imprezy będzie odbywała się edukacja. Jeżeli tak, to czego będzie dotyczyła! informację, czy chcesz uzyskać jakieś gratisy od klubu Prosimy o przesyłanie maili przynajmniej 3 tygodnie przed planowaną datą wydarzenia. Negocjacje z klubem zajmą nam przynajmniej tydzień, a jeszcze trzeba stworzyć plakat i powiedzieć wszystkim znajomym, że trzeba przyjść. Im wcześniej napiszesz, tym lepiej dla Ciebie i Twojego wydarzenia! 5
PUBLIKACJE NA STRONIE ODDZIAŁU I/LUB FANPAGE U Jeśli chcesz opublikować artykuł na naszej stronie internetowej lub fanpage'u, napisz maila na adres: publikacje@slask.ifmsa.pl Co powinien zawierać Twój mail? imię i nazwisko autora tekstu tytuł artykułu treść artykułu zdjęcia (nie akceptujemy zdjęć,,do ściągnięcia" z facebooka, można załączyć link do folderu na google drive lub innego źródła, skąd można je pobrać WSZYSTKIE RAZEM) Zastrzegamy sobie prawo do korekty otrzymanego tekstu i polecamy przed jego nadesłaniem skonsultować się ze Słownikiem Języka Polskiego i/lub Słownikiem Poprawnej Polszczyzny i/lub Słownikiem Ortograficznym. UWAGA! Team Marketingowy nie tworzy artykułów/tekstów de novo. Leży to w gestii KLP lub osoby przez niego wyznaczonej. Wynika to z faktu, że osoby bezpośrednio zaangażowane w projekt znają go lepiej i są merytorycznie przygotowane do stworzenia takiej publikacji. My natomiast każdy tekst chętnie poddamy korekcie. 6
KONTAKT Z GRAFIKIEM ODDZIAŁU Jeśli potrzebujesz grafiki dla swojego projektu, skontaktuj się z naszym Grafikiem Oddziałowym: Weronika Smieszek tel.: +48 697 025 512 e-mail: ventus@onet.eu Co powinien zawierać Twój mail? dokładny opis grafiki ze wszystkimi niezbędnymi szczegółami o jeśli przygotowujesz plakat dot. jakiegoś wydarzenia, nie zapomnij o tak istotnych szczegółach jak data, godzina, czy miejsce wydarzenia! informacje o logach partnerów, które chcesz umieścić na grafice załącz je! (jeśli dotyczy) o nie zapomnij o logo IFMSA-Poland! wymiary grafiki (w centymetrach) lub jej format (np. A3, A4) datę, na kiedy potrzebujesz dany projekt adres mailowy, na który należy wysłać gotową grafikę UWAGA! Osoba rozliczająca daną akcję ma za zadanie rozliczyć także Grafika, gdyż nie dostaje on punktów za funkcję pełnioną w Oddziale. Obowiązkiem samego Grafika jest zaś sprawdzanie w akcjach na swoim koncie, czy na bieżąco pojawiają się projekty, w których brał udział. 7
KONTAKT Z FOTOGRAFEM ODDZIAŁU Jeśli potrzebujesz Fotografa na swoją akcję, skontaktuj się z następującymi osobami: Fotograf - Katowice Alexander Suchodolski tel.: +48 501 191 741 e-mail: alex.suchodolski@gmail.com Fotograf - Zabrze Klaudia Kosek tel.: +48 788 319 942 e-mail: klaudiakosek@gmail.com Co powinien zawierać Twój mail? datę i miejsce akcji, w której ma wziąć udział Fotograf ewentualne szczegóły dotyczące fotorelacji np. jeśli na zdjęciach mają być szczególnie wyeksponowane materiały od któregoś z partnerów napisz to! przewidywaną ilość godzin akcji kontakt telefoniczny do organizatora akcji Jeśli Fotograf przypisany do Twojego miasta nie jest dostępny w danym terminie, napisz do drugiej osoby. Może zdarzyć się tak, że żaden z Fotografów nie będzie w danym terminie dostępny, wtedy obowiązek znalezienia Fotografa leży po stronie KLP. Mamy również do dyspozycji DRONA. Jeśli chcesz go na swojej akcji, kontaktuj się od razu z Alexem. UWAGA! Osoba rozliczająca daną akcję ma za zadanie rozliczyć także Fotografa (gdyż nie dostaje on punktów za funkcję pełnioną w Oddziale), a dostanie on punkty tylko wtedy, gdy w opisie zadań będzie podany link do fotorelacji. Należy zaznaczyć ilość godzin przy udziale w akcji oraz wykonanie fotorelacji. Obowiązkiem samego Fotografa jest sprawdzanie w akcjach na swoim koncie, czy na bieżąco pojawiają się projekty, w których brał udział. 8
KONTAKT Z KOORDYNATOREM DS. RAPORTÓW Bardzo istotną częścią pracy VPE LC jest raportowanie akcji, które skupia się na dwóch aspektach: gromadzeniu krótkich fotorelacji (max. 10-15 zdjęć) z realizacji projektów tworzeniu bazy kontaktowej sponsorów i partnerów lokalnych poszczególnych projektów, która będzie służyć przyszłym KLP i VPE LC Dlatego też obowiązkiem Koordynatora Lokalnego Projektu jest: 1. Przesłanie wspomnianej fotorelacji Koordynatorowi ds. Raportów najpóźniej 7 dni po zakończeniu akcji: Alexander Suchodolski tel.: +48 501 191 741 e-mail: alex.suchodolski@gmail.com Co powinna zawierać wiadomość? nazwę projektu nazwę programu stałego, pod który podlega projekt datę przeprowadzenia projektu zdjęcia załączone w wiadomości lub link do nich na dysku google lub do innego miejsca, z którego można pobrać je WSZYSTKIE NARAZ 2. Uzupełnienie danych kontaktowych partnerów akcji: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ko_h3ad4pdsru9z2thgqjiyr_0rv3rzo QkMZ8Pzl-xY/edit?usp=sharing Należy wybrać odpowiedni Arkusz w zależności od Programu Stałego i uzupełnić WSZYSTKIE kolumny! W przypadku niedotrzymania terminu Koordynator ds. Raportów będzie o sobie przypominał :), brak współpracy KLP będzie zgłoszony Koordynatorowi Programu Stałego lub Wiceprezydentowi Oddziału ds. Marketingu. 9
Z PRZYMRUŻENIEM OKA 10
Jeżeli nie odnalazłeś interesującej Cię formy pomocy wyżej, napisz maila na adres: vpe@slask.ifmsa.pl lub izuzet@gmail.com. Napisz jak się nazywasz, jakiego wydarzenia dotyczy Twoje zgłoszenie i co byś chciał od nas uzyskać. Prosimy o formowanie wypowiedzi w punktach, wtedy istnieje większe prawdopodobieństwo że zrozumiemy od razu i będziemy w stanie szybciej Ci odpowiedzieć. Z wyrazami szacunku, Natalia Jainta Wiceprezydent Oddziału ds. Marketingu tel. 503 139 522 e-mail: vpe@slask.ifmsa.pl Izabela Zgardzińska Asystent Wiceprezydenta Oddziału ds. Marketingu tel. 501 761 725 e-mail: izuzet@gmail.com 11