REKOMENDACJE W SPRAWIE PROWADZENIA KONSULTACJI SPOŁECZNYCH PRZEZ UM WROCŁAWIA Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI W NASTĘPUJACYCH OBSZARACH:

Transkrypt

1 MATERIAŁY WYPRACOWANE PRZEZ UCZESTNIKÓW WARSZTATÓW KONSULTACYJNYCH GRUDZIEŃ 2013 MARZEC 2014 (wersja skrócona) REKOMENDACJE W SPRAWIE PROWADZENIA KONSULTACJI SPOŁECZNYCH PRZEZ UM WROCŁAWIA Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI W NASTĘPUJACYCH OBSZARACH: 1. PRZYGOTOWANIE DO KONSULTACJI SPOŁECZNYCH I ORGANIZACJA PROCESU KONSULTACJI WYBÓR ZESPOŁU OPDOWIEDZIALNEGO ZA REALIZACJĘ KONSULTACJI SPOŁ. (przedst. BWO, NGO, JST, RDPP) I/ LUB KOORDYNATORA PROCESU KONSULTACJI SPOŁ. ROZPOZNANIE POTRZEB NGO W SPRAWIE KONSULTACJI SPOŁ.: np. ankieta skierowaną do NGO (pytania o formę i narzędzia konsultacji, w tym o: termin i miejsce spotkania, harmonogram spotkania, ocenę dokumentu, co dodać, co zmienić, sposób zawiadamiania o konsultacjach). PODZIAŁ NA GRUPY BRANŻOWE zgodnie z potrzebami NGO. UZGODNIENIE Z NGO I PODANIE DO WIADOMOŚCI HARMONOGRAMU KONSULTACJI (kiedy się rozpoczynają, jak długo będą trwały, jakie formy zasięgania opinii, jak można przekazywać uwagi do UM Wrocławia; harmonogram musi uwzględniać czas na odpowiedzi na zebrane uwagi, na naniesienie zmian w dokumencie po konsultacjach oraz czas na zatwierdzenie zmian przez Komisję Rady Miasta) - rozesłanie informacji do NGO z informacją o konsultacjach: co, kiedy, gdzie i jak z załączonym programem współpracy (projektem lub obowiązującym), możliwie najwcześniej - określenie celu/ tematu/ adresatów konsultacji, - wskazanie osoby/ koordynatora w UM Wrocławia, - wskazanie wykonawcy procesu konsultacji, - udział osoby decyzyjnej z urzędu w konsultacjach społecznych, - określenie budżetu konsultacji społ. SPOTKANIA KONSULTACYJNE (dogodne, wskazane w ankietach miejsce lub uniwersalny Sektor 3, czas do południa i po południu) - atrakcyjna forma zaproszenia na konsultacje (plakat, bardziej), - przesłanie informacji najpóźniej 2 tygodnie przed spotkaniem konsultacyjnym, - ustawienie sali w formie okręgu/ półokręgu, - przygotowanie ankiety dotyczacej oceny przebiegu spotkania konsultacyjnego. KONKURS NA PRZEPROWADZENIE KONSULTACJI podjęcie decyzji kto ocenia oferty? Może być jedna, może być ich kilka? - ustalenie harmonogramu procesu konsultacji punktem wyjścia jest obecny program współpracy z NGO, - określenie budżetu dla NGO na realizację konkursu (ramy konkursu). 1

2 2. INFORMOWANIE O KONSULTACJACH SPOŁ. TEMAT KONSULTACJI (wyrazisty, krótki, zapadajacy w pamięć). INFORMOWANIE 30 DNI PRZED KONSULTACJAMI (gotowa informacja i materiały co najmniej na dwa tygodnie przed spotkaniem). PRZYPOMNIENIE 7 DNI PRZED KONSULTACJAMI. WYKORZYSTANIE WSZYSTKICH MOŻLIWYCH ŹRÓDEŁ, KANAŁÓW INFORMACJI. Informowanie poprzez: stronę www, miasta zaproszenie mailowe (z prośbą o przekazanie informacji dalej, lokalne media: radio, gazety, parafie, szkoły, plakaty w uczęszczanych miejscach np. UTW, WCS, CIRS, Sektor 3, fora internetowe). - połączenie informacji o konsultacjach społecznych na stronie miasta i umieszczenie ich w jednym miejscu (teraz są dwa), - mailing, BWO wysyła zaproszenie do NGO i prosi o rozsyłanie i potwierdzenie, - informacja NGO NGO, - na stronie internetowej urzędu, - na stronach portali dla NGO, - prosty język, - informacja w lokalnych rozgłośniach radiowych, - edukacja mieszkańców, - promocja konsultacji społecznych. INFORMACJA W JAKIEJ FORMIE ODBĘDĄ SIĘ KONSULTACJE (NP. SPOTKANIE, KWESTIONARIUSZ ON LINE). 3. ZASIĘGANIE OPINII (wybór techniki zależny od grupy interesariuszy) SPOTKANIA OTWARTE, - bezstronny moderator spotkań, - harmonogram spotkań i wspólne ustalenie dogodnych godzin, - plan spotkania, - wprowadzenie nieformalnego charakteru spotkania, - grupa tworzy opinie, ale może też tworzyć narzędzia konsultacji i prowadzić proces konsultacji społ., - termin zasięgania opinii od stycznia do czerwca, - praca z modelem współpracy z organizacjami pozarządowymi, - zachęcanie do zadawania pytań, do aktywnego udziału, - redakcja własnej wersji programu, - wykorzystanie grup dialogu społ. 2

3 DEBATY (części debaty poprzedzone krótką prelekcją eksperta), PANEL EKSPERTÓW, WYWIADY INDYWIDUALNE (wywiady swobodne pogłębione) Z EKSPERTAMI ZE ŚRODOWISKA NGO, WYBÓR NIETYPOWEJ FORMY ZASIĘGANIA OPINII, PRACA W GRUPACH ROBOCZYCH BRANŻOWYCH, - większe sprzężenie tych grup z wydziałami UMWro, np. stały uczestnik danego wydziału w procesie/ spotkaniach. PRZY OKAZJI RÓŻNYCH WYDARZEŃ, HAPPENINGÓW, SONDAŻE, W FORMIE PISEMNEJ (Formularze wrzucamy na stronę www, jak i też do odbioru osobistego, do ogólnej informacji i dalszych komentarzy, media społecznościowe, kartki pocztowe zwrotne), DOCIERANIE DO GRUP BEZPOŚREDNIO ZAANGAŻOWANYCH I DOTKNIETYCH PROBLEMEM. 4. INFORMOWANIE ZWROTNE BRANIE POD UWAGĘ WSZYSTKICH PODNIESIONYCH KWESTII PODCZAS KONSULTACJI (tworzenie protokołu ze spotkania, główne tematy dyskusji, ważne wnioski, liczba uczestników spotkania, liczba uczestników dyskusji, forma spotkania, czas trwania spotkania, protokół z konsultacji społ.), PRZEKAZYWANIE INFORMACJI ZWROTNEJ/ WYNIKÓW KONSULTACJI W SPOSÓB CZYTELNY, ZROZUMIAŁY I DOSTĘPNY DLA WSZYSTKICH: - temat, termin, czas - liczba osób / organizacji, uczestniczacych w konsultacjach, - liczba zgłoszonych uwag, - osoba odpowiedzialna, która odpowie na pytania i sposób kontaktu z nią ( ), - lista uwag przyjetych i odrzuconych na stronie www i wyjaśnienie dlaczego przyjęto lub odrzucono - przesłanie listy wyników uczestnikom konsultacji na maila - spotkanie informacyjne jako podsumowanie, uświęcenie wyników i procesu konsultacji - dbałość o relacje z aktywnymi uczestnikami konsultacji - kontakt mailowy możliwość zadawania pytań i otwartość na udzielanie odpowiedzi - kontakt telefoniczny (stwarza możliwość doprecyzowania) - wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontakt/ informowanie/ atmosferę współpracy (+ zastępstwo) - podkreślenie wspólnej pracy, sukcesu: my, nasze, czyli wspólne konsultacje (NGO i JST) i tego, co się udało, - zbiorcze zestawienie wg zgłoszonych uwag przez NGO, - zbiorcze zestawienie do uwag do poszczególnych części / pozycji dokumentu - odpowiedź indywidualna mailingowa. 3

4 4. WYKORZYSTANIE WYNIKÓW PODKREŚLENIE TEGO, CO SIĘ UDAŁO I EWALUACJA TEGO, CO SIĘ NIE UDAŁO Z NASTAWIENIEM NA ROZWIĄZANIE - Ustalenie co z uzgodnionych kwestii udało się wprowadzić w życie. PR JAKO ZACHĘTA MIESZKAŃCÓW DO UCZESTNICTWA W KONSULTACJACH, WYKORZYSTANIE WYNIKÓW DLA UDOSKONALENIA PROCESU KOLEJNYCH KONSULTACJI SPOŁ., SPOŻYTKOWANIE WIEDZY NABYTEJ W KONSULTACJACH DO POLEPSZENIA WSPÓŁPRACY MIASTA NGO, WYKORZYSTANIE WYNIKÓW DLA UZASADNIENIA PARTNERSTWA PUBLICZNO SPOŁECZNEGO, POKAZANIE CZY URZĄD PRZY PODEJMOWANIU DECYZJI KIEROWAŁ SIĘ WYNIKAMI KONSULTACJI (WYJAŚNIENIE), CZY W PRZYSZŁYCH DECYZJACH URZĄD BĘDZIE KIEROWAŁ SIĘ NIEUWZGLĘDNIONYMI PROPOZYCJAMI Z KONSULTACJI, POWSTANIE I UAKTUALNIANIE BAZY POMYSŁÓW (OCZEKIWAŃ, ROZWIĄZAŃ PROBLEMÓW) Z PRZEPROWADZONYCH KONSULTACJI, WPISANIE W PROCEDURĘ KONSULTACJI: SPRAWDZANIE BAZY POMYSŁÓW Z KONSULTACJI CZY JUŻ TAKI TEMAT Z ROZWIĄZANIEM ISTNIEJE. 5. EWALUACJA PROCESU KONSULTACJI ZGODA NA EWALUACJĘ I WDROŻENIE JEJ WYNIKÓW PO STRONIE ORGANIZATORÓW I UCZESTNIKÓW KONSULTACJI, - ewaluacja prowadzona przez podmiot zewnętrzny (jednorazowo), - ocena procesu konsultacji i efektów, - wskaźniki konsultacji na start (frekwencja itp.), - samodoskonalenie procedury konsultacji, - ocena przydatności wyników konsultacji przez urząd, - docelowo ewaluacja zostanie wpisana w proces konsultacji, - opublikowanie wyniku ewaluacji, - poddanie konsultacjom zmian wynikających z ewaluacji. 6. PROMOCJA PROCESU KONSULTACJI PLAN PROMOCJI rozpisany na 12 miesięcy i opublikowany na stronie miasta, sprzężony z pracami nad budżetem miasta oraz sprawozdaniem z realizacji programu współpracy, WYKORZYTSANIE POTENCJAŁU URZĘDU MIASTA WROCŁAWIA, JEGO JEDNOSTEK ORGANIZ. (CIRS) ORAZ NGO, ZAKŁADKA KONSULTACJE SPOŁECZNE NA SRONIE (dotychczasowa zakładka nieaktualna, trudny dostęp do informacji nt. NGO na stronie UM, w tej zakładce informacje o osobie/ osobach odpowiedzialnych za konsultacje (imię i nazwisko, mail, telefon), 4

5 HARMONOGRAM KONSULTACJI, WYKORZYSTANIE MEDIÓW, W TYM INTERNETOWYCH (STRONA URZĘDU MIASTA, FACEBOOK, STRONY ORGANIZACJI PARASOLOWYCH, ITP.) DO ZAMIESZCZENIA INFORMACJI O KONSULTACJACH, OPRACOWANIE I ROZSYŁANIE NEWSLETTERA O AKTUALNYM STANIE REALIZOWANYCH KONSULTACJI, URUCHOMIENIE FORUM POD DOKUMENTEM, UMOŻLIWIAJĄCYM ZAPOZNAWANIE SIĘ Z WSZYSTKIMI ZGŁOSZONYMI UWAGAMI KONKURS DLA NGO UCZESTNICZĄCYCH W PROCESIE, ULOTKA / PLAKAT. 7. PODSUMOWANIE PRZEBIEGU KONSULTACJI FORMA TABELARYCZNA CZYTELNIA DLA WSZYSTKICH, ZAWIERAJĄCA WSZYSTKIE ELEMENTY PROCESU TEMAT KONSULTACJI LICZBA UCZESTNIKÓW, LICZBA SPOTKAŃ, LICZBA UWAG, UWZGLĘDNIONYCH I ODRZUCONYCH, WNIESIONE UWAGI WRAZ Z UZASADNIENIEM, PROCEDURA ODPOWIEDZI NA UWAGI, ZINDYWIDUALIZOWANE MAILOWE ODPOWIEDZI DLA OSÓB, KTÓRE UCZESTNICZYŁY W KONSULTACJACH, ZGŁOSIŁY UWAGI I WSKAZAŁY ADRES MAILOWY. PYTANIA do BWO w sprawie konsultacji społecznych gminy Wrocław z NGO Czy BWO widzi partnerów po stronie NGO do przeprowadzenia konsultacji? Kiedy nastąpi zmiana strony UM? Ważne jest aby zakładka o NGO i zakładka poświęcona Konsultacjom społecznym były widoczne, czy mogą sięznaleźć na stronie głównej? Kto jest odpowiedzialny za ewaluację procesu konsultacji? Im bardziej szczegółowy problem tym bardziej ograniczony? Czy program może zawierać informację, które zadania realizowane są w formie wsparcia, a które powierzenia? Od kogo zależy przekazywanie nowych zadań gminy Wrocław do realizacji NGO? Kto ma zająć się w urzędzie organizacją konsultacji społecznych z NGO/ konsultacjami programu współpracy? Jaki budżet mamy na konsultacje? Skąd wziąć takie środki? Jak wykorzystamy wyniki ewaluacji procesu konsultacji? 5

6 6