G K-I.431.1.10.2014 PROTOKOŁ KONTROLI PROBLEMOWEJ Podstawa prawna: Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 193, poz. 1287 z późn. zm.). Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 sierpnia 2001 r. w sprawie kontroli urzędów, instytucji publicznych i przedsiębiorców w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących geodezji i kartografii (Dz. U. Nr 101, poz. 1090). Roczny plan kontroli Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego na 2014 r. Organ zarządzający kontrolę: Podkarpacki Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego. Nazwa i siedziba jednostki kontrolowanej: Starostwo Powiatowe w Stalowej Woli ul. Podleśna 15 37-450 Stalowa Wola Kierownik jednostki kontrolowanej: Pan Robert Fila - Starosta Stalowowolski, na zajmowanym stanowisku od dnia 02.12.2010 r. Informacji i wyjaśnień w toku kontroli udzielali: Pan Andrzej Winiarczyk - Naczelnik Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami - Geodeta Powiatowy oraz pracownicy prowadzący poszczególne zadania objęte kontrolą. Kontrolę przeprowadzono w dniach: 05.06.2014 r., 06.06.2014 r., 11.06.2014 r., 13.06.2014 r., 25.06.2014 r. Przedmiot kontroli: Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków.
Kontrolę przeprowadzili: Andrzej Kluz - kierownik zespołu - starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Katastru Nieruchomości w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie na podstawie upoważnienia nr GK-I.431.1.10.2014 z dnia 20.05.2014 r. udzielonego przez Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego (k. 3 akt kontroli) Witold Klimowicz - starszy specjalista w Oddziale Katastru Nieruchomości w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie na podstawie upoważnienia nr GK-I.431.1.10.2014 z dnia 20.05.2014 r. udzielonego przez Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego (k. 4 akt kontroli) Kontrolą został objęty okres: od 01.01.2013 r. do 05.06.2014 r. Obowiązujące przepisy: 1. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst. jedn. Dz.U. 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) 2. Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. Nr 193, poz. 1287 z późn. zm.), 3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U. 2013 r. poz. 267 z późn. zm.), 4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 17 stycznia 2013 r. w sprawie zintegrowanego systemu informacji o nieruchomościach (Dz. U. z 2013 r. poz. 249) 5. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 września 2012 r. w sprawie gleboznawczej klasyfikacji gruntów (Dz.U. z 2012 r. poz. 1246) 6. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 stycznia 2012 r. w sprawie państwowego rejestru granic i powierzchni jednostek podziałów terytorialnych kraju (Dz.U. z 2012 r. poz. 199) 7. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67), 8. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni (Dz.U. Nr 249, poz. 2498) 9. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych 10. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5, poz. 46), 11. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 sierpnia 2001 r. w sprawie kontroli urzędów, instytucji publicznych i przedsiębiorców w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących geodezji i kartografii (Dz. U. Nr 101, poz. 1090), 12. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454 z późn. zm.). GK-I.431.1.10.2014 Strona 2 z 12
Podkarpacki Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego pismem z dnia 20.05.2014 r. nr GK-I.431.1.10.2014 (k. 1-2 akt kontroli) zawiadomił Kontrolowanego o rozpoczynającej się kontroli problemowej z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków. OPIS STANU FAKTYCZNEGO I STWIERDZONYCH NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Ustalenia formalno-organizacyjne. Funkcję Starosty Stalowowolskiego - Kierownika jednostki kontrolowanej pełni Pan Robert Fila na podstawie uchwały Nr 1/3/10 Rady Powiatu Stalowowolskiego z dnia 02.12.2010 r. (k. 6 akt kontroli). Starostwo Powiatowe w Stalowej Woli działa na podstawie następujących aktów prawnych: - ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jedn. Dz. U. z 200lr. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.), - ustawy z dnia 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej - w związku z reformą ustrojową państwa (Dz. U. Nr 106, poz. 668 z późn. zm.), - ustawy z dnia 13 października 1998 r. - Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz. U. Nr 133, poz. 87 z późn. zm.), - Statutu Powiatu Stalowowolskiego przyjętego uchwałą Nr XV/106/04 Rady Powiatu Stalowowolskiego z dnia 15.06.2004 r. (k. 17-31 akt kontroli), - Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli przyjętego uchwałą Nr XXXIX/282/2014 Rady Powiatu Stalowowolskiego z dnia 27.01.2014 r. (k. 8-16 akt kontroli). Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli w strukturze organizacyjnej Starostwa działa Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami o symbolu organizacyjnym GN. W myśl zarządzenia Nr 49/2013 Starosty Stalowowolskiego z dnia 23.12.2013 r. w sprawie organizacji wewnętrznej komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli (k. 32-47 akt kontroli), Wydziałem Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami kieruje Naczelnik Wydziału - Geodeta Powiatowy przy pomocy Kierownika Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej. W skład Wydziału wchodzą: 1) stanowisko pracy ds. geodezji i orzecznictwa w zakresie ewidencji gruntów i budynków, symbol GN I, 2) wieloosobowe stanowisko pracy ds. ewidencji gruntów i budynków, symbol GN II, 3) wieloosobowe stanowisko pracy ds. gospodarki nieruchomościami nierolnymi Skarbu Państwa, symbol GN III, 4) stanowisko pracy ds. nieruchomości rolnych, klasyfikacji gleboznawczej oraz ochrony gruntów rolnych i leśnych, symbol GN IV, 5) przewodniczący zespołu uzgadniania dokumentacji projektowej sieci uzbrojenia terenu, symbol GN V, 6) stanowisko pracy ds. obsługi techniczno-administracyjnej zespołu uzgadniania dokumentacji projektowej, symbol GN VI, 7) Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej Kartograficznej w skład którego wchodzą: GK-I.431.1.10.2014 Strona 3 z 12
a) kierownik Ośrodka, symbol GN VII, b) wieloosobowe stanowisko pracy do spraw odbioru i kontroli opracowań geodezyjnych oraz prowadzenia mapy w systemie numerycznym, symbol GN VIII, c) wieloosobowe stanowisko pracy do spraw udostępniania zasobu do użytku powszechnego i dla jednostek wykonawstwa geodezyjnego, symbol GN IX, d) stanowisko pracy do spraw prowadzenia zasobu w komputerowym systemie Ośrodek", symbol GN X, e) stanowisko pracy do spraw prowadzenia, udostępniania i archiwizacji zasobu w formie elektronicznej, symbol GN XI. Zadania Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami wymieniono w 27 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli. Wydziałem tym kieruje Naczelnik Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami - Geodeta Powiatowy podporządkowany bezpośrednio Wicestaroście Stalowowolskiemu. Zadania poszczególnych stanowisk pracy Wydziału zostały określone w Zakresie zadań stanowisk pracy w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli (k. 39-45 akt kontroli), będących Załącznikiem Nr 2 do Zarządzenia Nr 49/2013 Starosty Stalowowolskiego z dnia 23.12.2013 r. w sprawie organizacji wewnętrznej komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli oraz Zarządzenia Nr 21/2013 Starosty Stalowowolskiego z dnia 11.06.2013 r. w sprawie podziału zadań pomiędzy Wydziałami Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli w celu realizacji zadań określonych ustawą z 10.04.2003 r. o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych (k. 48-50 akt kontroli). Funkcję Naczelnika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami oraz Geodety Powiatowego pełni Pan Andrzej Winiarczyk. Pan Andrzej Winiarczyk posiada wykształcenie wyższe geodezyjne oraz uprawnienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii nr 10574 z dnia 14.03.1998 r. (k. 62 akt kontroli) z zakresów: - geodezyjne pomiary sytuacyjno-wysokościowe, realizacyjne i inwentaryzacyjne, - rozgraniczanie i podziały nieruchomości (gruntów) oraz sporządzanie dokumentacji do celów prawnych, - geodezyjna obsługa inwestycji. Starosta Stalowowolski upoważnieniem Nr 136/06 z dnia 14.12.2006 r. upoważnił Pana Andrzeja Winiarczyka do załatwiania spraw wynikających z zakresu działań Wydziału, w tym do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej (k. 61 akt kontroli). Funkcję Kierownika PODGiK w Stalowej Woli pełni Pan Tomasz Grobel. Pan Tomasz Grobel posiada wykształcenie wyższe geodezyjne oraz uprawienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii nr 19101 (k. 63-63a akt kontroli) w następujących zakresach: - geodezyjne pomiary sytuacyjno-wysokościowe, realizacyjne i inwentaryzacyjne, - rozgraniczanie i podziały nieruchomości (gruntów) oraz sporządzanie dokumentacji do celów prawnych. GK-I.431.1.10.2014 Strona 4 z 12
Starosta Stalowowolski upoważnieniem Nr 1/11 z dnia 03.01.2011 r. (k. 74 akt kontroli) upoważnił Pana Tomasza Grobela do gromadzenia i prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, kontroli opracowań przyjmowanych do zasobu oraz udostępniania tego zasobu zainteresowanym jednostkom oraz osobom prawnym i fizycznym. W trakcie kontroli ustalono stan zatrudnienia, wykształcenia oraz uprawnienia zawodowe pracowników realizujących zadania z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków (k. 64 akt kontroli). Ponadto ustalono zakres obowiązków poszczególnych pracowników Wydziału oraz posiadane przez nich upoważnienia (k. 65-134 akt kontroli). 2. Ustalenia szczegółowe - prowadzenie ewidencji gruntów i budynków 2.1 Utrzymywanie systemu informatycznego obsługującego bazy danych ewidencyjnych w ciągłej gotowości operacyjnej Kontrolujący ustalili, że zadania związane z prowadzeniem ewidencji gruntów i budynków realizowane są przy wykorzystaniu systemów EWMAPA FB v. 10 oraz EWOPIS 5 (kopie licencji - k. 135-137 akt kontroli). Systemy te nie są ze sobą zintegrowane. Dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych, w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli opracowano Politykę Bezpieczeństwa Informacji oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym Do Przetwarzania Danych Osobowych, stanowiące załączniki nr 1 i 2 do Zarządzenia Starosty Stalowowolskiego Nr 47/2008 z dnia 15.12.2008 r. (k. 138-162 akt kontroli). Integralną częścią jest Instrukcja Postępowania w Przypadku Naruszenia Danych Osobowych. Ww. dokumenty określają ogólne zasady i tryb postępowania administratora danych, osób wyznaczonych przez niego oraz wszystkich pracowników Urzędu, a w szczególności: - nadawanie uprawnień do przetwarzania danych, - rejestrowanie i wyrejestrowywanie uprawnień do przetwarzania danych, - procedury rozpoczęcia i zakończenia pracy w systemie, - tworzenie i przechowywanie kopii awaryjnych, - ochrona systemu informatycznego przed wirusami komputerowymi, - przechowywanie nośników informacji w tym kopii informatycznych i wydruków, - przeglądy i konserwacje systemów oraz nośników informacji służących do przetwarzania danych osobowych, - postępowanie w zakresie komunikacji w sieci komputerowej. 2.2 Utrzymanie operatu ewidencji gruntów i budynków w stanie aktualności tj. zgodności z dostępnymi dla organu dokumentami i materiałami źródłowymi oraz terminowość i poprawność zawiadamiania o dokonanych zmianach Na podstawie oświadczenia Naczelnika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami ustalono, że dokumenty związane z prowadzeniem ewidencji gruntów i budynków wpływają do kancelarii ogólnej Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli (z wyjątkiem dokumentacji technicznej powstałej w wyniku realizacji prac geodezyjnych) i tam są rejestrowane. Dekretacji dokumentów dokonuje Naczelnik Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami. Każdy obręb ewidencyjny posiada teczkę dowodów zmian założoną GK-I.431.1.10.2014 Strona 5 z 12
w układzie rocznym. Dokumenty rejestrowane są w teczkach na poszczególnych stanowiskach pracy. Kontrolą objęto losowo wybrane dowody zmian zarejestrowanych w dzienniku zgłoszeń zmian w latach 2013 i 2014 (do dnia 05.06.2014 r.). Wyniki kontroli zastawiono w tabeli nr 1 (k. 266-275 akt kontroli). Zestawienie ilości wprowadzonych zmian w roku 2013 oraz w okresie 01.01.2014 r. - 05.06.2014 r. przedstawiono w tabeli (k. 163-164 akt kontroli) w rozbiciu na poszczególne obręby ewidencyjne. Nie stwierdzono opóźnień we wprowadzaniu zmian - we wszystkich kontrolowanych przypadkach termin wprowadzenia zmiany nie przekraczał miesiąca. Kontrolujący dokonali oceny poprawności wprowadzenia zmian i stwierdzili, że dane zawarte w dokumentach stanowiących podstawę wprowadzenia zmian zostały w sposób poprawny ujawnione w operacie ewidencji gruntów i budynków. Kontrolujący ustalili, że nie we wszystkich zbadanych przypadkach zawiadomione zostały podmioty wymienione w 49 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków: - w niektórych przypadkach brak zawiadomienia wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego - w wypadku zmian danych objętych działem 1 ksiąg wieczystych, - w niektórych przypadkach brak zawiadomienia właściwych podmiotów ewidencyjnych oraz osób, jednostek organizacyjnych i organów, o których mowa w 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków (dotyczy 2014 r.). Ponadto kontrolujący ustalili, że treść zawiadomień o dokonanych zmianach nie zawiera wszystkich informacji wymienionych w 49 ust. 2 tego rozporządzenia poprzez brak wyszczególnienia organów i jednostek organizacyjnych, do których przekazane zostało zawiadomienie. 2.3 Archiwizacja dokumentów ewidencyjnych, które utraciły przydatność użytkową Kontrolujący ustalili, że zgłoszenia, kopie dokumentów i innych akt, które utraciły przydatność użytkową są archiwizowane na poszczególnych stanowiskach pracy w teczkach prowadzonych w układzie obrębowym w cyklu rocznym. Ze względu na ograniczone możliwości lokalowe dokumenty z lat wcześniejszych przechowywane są w archiwum PODGiK w odrębnym zabezpieczonym pomieszczeniu (oświadczenie Naczelnika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, k. 165 akt kontroli). 2.4 Udostępnianie danych ewidencyjnych (podmioty, klauzule, pieczęcie) Podczas kontroli ustalono, że dane ewidencyjne zawierające dane osobowe udostępniane są uprawnionym podmiotom zgodnie z art. 24 ust. 5 ustawy - Prawo geodezyjne i kartograficzne. Kontrolujący dokonali oceny treści i formy wypisów oraz wyrysów udostępnianych z operatu ewidencyjnego oraz klauzul związanych z ich uwierzytelnieniem, poprzez zbadanie zgodności przykładowych dokumentów przedłożonych kontrolującym przez Geodetę Powiatowego z 52 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków (k. 167-200 akt kontroli). Ponadto kontrolujący ustalili, że na wydawanych dokumentach zawierających dane ewidencyjne niespełniające wymagań rozporządzenia i obowiązujących standardów technicznych zamieszczana jest stosowna informacja w postaci pieczątki. GK-I.431.1.10.2014 Strona 6 z 12
2.5 Wykonanie obowiązków związanych z zabezpieczeniem danych ewidencyjnych przed zniszczeniem, utratą i nieuprawnioną modyfikacją zawartych w nich danych oraz dostępem osób nieuprawnionych Kontrolujący ustalili, że zbiór danych osobowych o nazwie Ewidencja gruntów i budynków, zgłoszony przez Powiat Stalowa Wola, został zarejestrowany przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w dniu 24 października 2000 r. (zaświadczenie Biura GIODO - k. 201 akt kontroli). Ustalono również, że wszyscy pracownicy zatrudnieni w Wydziale Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, przetwarzający dane osobowe posiadają stosowne upoważnienia administratora danych - Starosty Stalowowolskiego (kopie upoważnień - k. 205-222 akt kontroli). Kontrolujący ustalili, że w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli wdrożona została Polityka Bezpieczeństwa Informacji (k. 138-148 akt kontroli), Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym Do Przetwarzania Danych Osobowych (k. 149-162 akt kontroli) oraz Instrukcja Postępowania w Przypadku Naruszenia Danych Osobowych. Przetwarzanie danych osobowych związane z prowadzeniem ewidencji gruntów i budynków odbywa się zgodnie z ww. dokumentami. Kontrolujący ustalili na podstawie przedłożonych dokumentów, że przekazywanie przez Starostę Stalowowolskiego kopii zabezpieczających bazy danych wchodzących w skład krajowego systemu informacji o terenie, w tym kopii baz danych ewidencji gruntów i budynków Podkarpackiemu Wojewódzkiemu Inspektorowi Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w kontrolowanym okresie odbywało się w dniach: 24.10.2012 r., 28.08.2013 r. oraz 28.02.2014 r. (k. 223-225 akt kontroli). 2.6 Informacja dotycząca przeprowadzanych okresowych weryfikacji danych ewidencyjnych Kontrolujący ustalili, że okresowa weryfikacja danych ewidencyjnych w zakresie ich zgodności z treścią dokumentów źródłowych stanowiących podstawę wpisu do ewidencji została zaplanowana na lata 2014-2015 w dwóch obrębach miasta Stalowa Wola - 1-Charzewice oraz 2-Rozwadów. W następnej kolejności poddane zostaną weryfikacji kolejne obręby miasta Stalowa Wola (lata 2015-2016). Harmonogram weryfikacji obrębów wiejskich zostanie opracowany po zakończeniu prac modernizacyjnych (oświadczenie Naczelnika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami - k. 166 akt kontroli). 2.7 Informacja dotycząca przeprowadzonej modernizacji, bądź przeprowadzonych działań modernizacyjnych, o których mowa w 56 rozporządzenia w sprawie EGiB Kontrolujący ustalili, że Starosta Stalowowolski realizuje prace modernizacyjne w miarę posiadanych środków finansowych (oświadczenie Naczelnika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami - k. 165 akt kontroli). W 2013 r. przeprowadzono i zakończono modernizację w obrębach Brandwica, Chłopska Wola, Kłyżów i Studzieniec, gm. Pysznica. W 2014 r. zakończono modernizację obrębu Jastkowice, gm. Pysznica. W ramach projektu Zintegrowany System Informacji o Nieruchomościach (ZSIN) planowana jest modernizacja w latach 2014-2015 następujących obrębów: - Chwałowice, Radomyśl nad Sanem, Wola Rzeczycka, Żabno - gm. Radomyśl nad Sanem, - Kępie Zaleszańskie, Kotowa Wola, Pilchów, Turbia - gm. Zaleszany, GK-I.431.1.10.2014 Strona 7 z 12
- Lipa, Zdziechowice Drugie - gm. Zaklików. 2.8 Terminowość sporządzania i przekazywania rocznych zestawień zbiorczych Kontrolujący ustalili na podstawie przedłożonych dokumentów (k. 228-229 akt kontroli), że powiatowe zestawienia zbiorcze danych objętych ewidencją gruntów i budynków: sporządzone na dzień 1 stycznia 2013 r. zostały przekazane Marszałkowi Województwa Podkarpackiego (do WODGiK) pismem z dnia 12.02.2013 r., sporządzone na dzień 1 stycznia 2014 r. zostały przekazane Marszałkowi Województwa Podkarpackiego (do WODGiK) pismem z dnia 10.02.2014 r. i doręczone w dniu 14.02.2013 r. z zachowaniem wymaganego przepisami terminu ( 44 pkt 7 i 76 ust. 1 rozporządzenia w sprawie egib). 2.9 Przekazywanie Głównemu Geodecie Kraju przez starostę danych określających przebieg granic jednostek ewidencyjnych i obrębów ewidencyjnych, dla których ustalone zostały nowe punkty graniczne lub zmienione zostały współrzędne określające położenie dotychczasowych punktów granicznych Kontrolujący ustalili, że z dniem 01.01.2014 r. w powiecie stalowowolskim wprowadzono zmiany terytorialne w zakresie PRG. Zmiany zostały wprowadzone rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 06.12.2013 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 1585). Dotyczyły one utworzenia miasta Zaklików w powiecie stalowowolskim, a co za tym idzie utworzono nową jednostkę ewidencyjną miasto Zaklików w gminie miejsko-wiejskiej. W związku z powyższym Starosta Stalowowolski przekazał dane dotyczące tworzonej jednostki ewidencyjnej w formie plików w formacie SWDE przesyłając je pocztą elektroniczną w dniu 03.01.2014 r. do Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego (k. 249 akt kontroli). Następnie dane te wraz z innymi (z terenu woj. podkarpackiego) zostały przesłane przez PWINGiK w dniu 10.01.2014 r. na adres FTP Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii (k. 251 akt kontroli). Powyższy tryb aktualizacji PRG w 2014 r. odbył się zgodnie z zaleceniami Głównego Geodety Kraju zawartymi w piśmie znak KN-PRG.530.156.2013 z dnia 19.12.2013 r. (k. 250 akt kontroli). Ponadto Starosta Stalowowolski jest w trakcie usuwania rozbieżności, wykrytych w ramach projektu TERYT2, dotyczących przebiegu granic jednostek ewidencyjnych i obrębów ewidencyjnych powiatu stalowowolskiego. W związku z prowadzonym nadzorem nad usuwaniem wykrytych rozbieżności Starosta Stalowowolski przesyłał do PWINGiK informacje o postępie prac mających na celu usunięcie rozbieżności, a także od września 2013 roku co miesiąc przekazuje pliki w formacie SWDE zawierające przebieg granic jednostek ewidencyjnych i obrębów ewidencyjnych. GK-I.431.1.10.2014 Strona 8 z 12
2.10 Obowiązek utworzenia metadanych dla zbiorów danych objętych bazą danych ewidencji gruntów i budynków oraz obowiązek zgłoszenia zbiorów i usług danych przestrzennych do ewidencji zbiorów i usług danych przestrzennych Kontrolujący ustalili, że metadane dla zbiorów danych objętych bazą danych ewidencji gruntów i budynków dla Powiatu Stalowowolskiego zostały opublikowane poprzez edytor metadanych udostępniony przez GUGiK (k. 232-234 akt kontroli). Na podstawie informacji udostępnionej na stronie http://geoportal.gov.pl oraz kopii zgłoszenia do ewidencji danych przestrzennych infrastruktury informacji przestrzennej (k. 230-231 akt kontroli) ustalono, że zbiory i usługi danych przestrzennych dotyczące ewidencji gruntów i budynków z terenu Powiatu Stalowowolskiego zostały zgłoszone do ewidencji zbiorów i usług danych przestrzennych przez Starostę Stalowowolskiego w dniu 03.12.2010 r. 2.11 Stan modernizacji ewidencji gruntów i budynków w powiecie Kontrolujący ustalili, że powiat stalowowolski obejmuje 63 obrębów, z których: - do dnia kontroli zmodernizowanych zostało 20 obrębów, - 10 obrębów planowanych jest do realizacji w latach 2014-2015, w ramach projektu ZSIN - prace związane modernizacją ewidencji gruntów i budynków na terenie powiatu Stalowowolskiego nie zostały zakończone - do zmodernizowania pozostało 43 obręby, tj. 68%. Szczegółowe informacje, dotyczące stanu modernizacji ewidencji gruntów i ewidencji budynków przedstawiono w tabelach (k. 227 i 235 akt kontroli). 2.12 Prowadzenie rejestru cen i wartości nieruchomości Kontrolujący ustalili, że Starosta Stalowowolski prowadzi rejestr cen i wartości nieruchomości w programie Rejestr Cen i Wartości Nieruchomości wersja 2.13 firmy Geobid. W rejestrze tym wprowadzane są ceny nieruchomości wykazywane w aktach notarialnych wpływających do urzędu oraz wartości nieruchomości wynikające z wyciągów z operatów szacunkowych przekazywanych przez rzeczoznawców majątkowych. Starosta Stalowowolski prowadzi monitoring wyciągów z operatów szacunkowych przekazywanych przez rzeczoznawców majątkowych, dla których wydane zostały informacje i materiały z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Z rejestru cen i wartości nieruchomości wydawane były wypisy w formie numerycznej. W przypadku braku wpływu wyciągu z operatu szacunkowego rzeczoznawcy majątkowi informowani są, że zostaną obciążeni różnicą wynikającą z wysokości opłat za udostępnianie materiałów z zasobu (k. 237 akt kontroli). Akty notarialne wpływające do Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli rejestrowane są w dzienniku podawczym kancelarii ogólnej, a następnie przekazywane są do Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, gdzie są rejestrowane w teczkach dowodów zmian. Teczki założone są w układzie rocznym, oddzielnie dla każdego obrębu ewidencyjnego. Natomiast wyciągi z operatów szacunkowych przechowywane są w oddzielnym segregatorze znajdującym się w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Stalowej Woli. Liczbę cen i wartości zarejestrowanych w bazie danych RCiWN zestawiono w tabeli (k. 236 akt kontroli). GK-I.431.1.10.2014 Strona 9 z 12
Na podstawie przykładowych wydruków z rejestru cen i wartości (k. 243-248 akt kontroli) kontrolujący sprawdzili, czy zakres rejestrowanych informacji jest zgodny z przepisem 74 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków. Stwierdzono, że rejestr zawiera wszystkie informacje wymienione w ww. przepisie. 3. Załatwianie wniosków stron oraz orzecznictwo w przedmiocie zmian w ewidencji gruntów i budynków. Sprawy związane z orzecznictwem z zakresu ewidencji gruntów i budynków prowadzone są w teczkach oznaczonych symbolem GN.I.6620.1. nr sprawy, rok. Zestawienie ilości wydanych rozstrzygnięć w sprawach związanych z ewidencją gruntów i budynków zawarte zostało w oświadczeniu Geodety Powiatowego (k. 252 akt kontroli). W celu kontroli sposobu załatwienia wniosków stron oraz prawidłowości prowadzenia postępowania administracyjnego w przedmiocie zmian w operacie ewidencji gruntów i budynków kontrolujący sprawdzili losowo wybrane sprawy. Wyniki kontroli przedstawiono w tabeli (k. 276-278 akt kontroli). Kontrolujący nie stwierdzili nieprawidłowości w sprawach związanych z orzecznictwem dotyczącym ewidencji gruntów i budynków. 4. Orzecznictwo w przedmiocie gleboznawczej klasyfikacji gruntów Kontrolujący ustalili, że w kontrolowanym okresie były prowadzone dwa postępowania w sprawach dotyczących gleboznawczej klasyfikacji gruntów (oświadczenie Geodety Powiatowego - k. 253 akt kontroli), zakończone decyzjami o zmianach w gleboznawczej klasyfikacji gruntów. Wyniki kontroli ww. postępowań przedstawiono w tabeli (k. 279 akt kontroli). Kontrolujący nie stwierdzili nieprawidłowości w przedmiotowych postępowaniach. 5. Przyjmowanie i załatwianie skarg oraz wniosków z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków. Kontrolujący ustalili, że informacja o sposobie załatwiania skarg i wniosków znajduje się w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli (www.stalowowolski.pl) oraz na tablicy ogłoszeń przy kancelarii ogólnej oraz przy sekretariacie Starosty. Stosowne zapisy dotyczące przyjmowania skarg i wniosków znajdują się w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli oraz w Zarządzeniu Nr 46/10 Starosty Stalowowolskiego z dnia 14.12.2010 r. w sprawie organizacji, przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli (k. 254-256 akt kontroli). Rejestr skarg i wniosków (w formie teczki - segregatora) prowadzony jest przez Wydział Organizacji i Zarządzania Kryzysowego, stanowisko ds. organizacyjnych. W okresie objętym kontrolą nie wpłynęły skargi (w formie ustnej i pisemnej) dotyczące spraw z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków. Dotyczy to również skarg anonimowych (k. 260-265 akt kontroli). GK-1.431.1.10.2014 Strona 10 z 12
WNIOSKI Z KONTROLI Podczas przeprowadzonej w Wydziale Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami kontroli stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zadań objętych kontrolą, dotyczące zawiadomień o dokonanych zmianach w ewidencji gruntów i budynków. Kontrolujący ustalili, że nie we wszystkich zbadanych przypadkach zawiadomione zostały podmioty wymienione w 49 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków: - w niektórych przypadkach brak zawiadomienia wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego o zmianach danych objętych działem I ksiąg wieczystych, - w niektórych przypadkach brak zawiadomienia właściwych podmiotów ewidencyjnych oraz osób, jednostek organizacyjnych i organów, o których mowa w 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków (dotyczy 2014 r.). Ponadto kontrolujący ustalili, że treść zawiadomień o dokonanych zmianach nie zawiera wszystkich informacji wymienionych w 49 ust. 2 tego rozporządzenia (brak wyszczególnienia organów i jednostek organizacyjnych, do których przekazane zostało zawiadomienie). Na tym protokół zakończono. W trakcie przeprowadzonej kontroli udzielono pracownikom stosownego instruktażu. Wyniki kontroli zostały omówione z: - Starostą Stalowowolskim - Kierownikiem jednostki kontrolowanej, - Naczelnikiem Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami - Geodetą Powiatowym Zgodnie z 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 sierpnia 2001 r. w sprawie kontroli urzędów, instytucji publicznych i przedsiębiorców w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących geodezji i kartografii, kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pełniąca jego obowiązki może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania, wyjaśnienie przyczyn tej odmowy. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do podpisania go przez kontrolującego i realizacji ustaleń kontroli. Od ustaleń protokołu służy prawo złożenia zastrzeżeń do organu zarządzającego kontrolę w ciągu 7 dni od dnia doręczenia protokołu jednostce kontrolowanej. Kontrolę odnotowano w dniu 05.06.2014 r. w książce kontroli prowadzonej przez Starostwo Powiatowe w Stalowej Woli. GK-I.431.1.10.2014 Strona 11 z 12
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wręczono kierownikowi jednostki kontrolowanej w dniu. A.?..-....2014 r. Kontrolujący: starszy inspektor wojewódzki w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie mer ini. Andrzej Kiuz starszy specjalista w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej /WRzeszowie Stalowa Wola, d n i a.... ^ 7. 5? :... 2014 r. inf/w Itold Klimojtfcz Kierownik jednostki kontrolowanej: Stalowa Wola, dnia. 2014 r. Z up. STA Ep^TY SfrtyTś WICi; STAROSTA* Potwierdzam odbiór protokołu kontroli do zapoznania się i podpisania w dniu....2014 r. Kierownik jednostki kontrolowanej: u p. STAROSTY Mariusz\Sóbtys WICESTAROSTA \ y > / /i r arfln GK-I.431.1.10.2014 Strona 12 z 12