REGULAMIN KONKURSU NA WYBÓR OPERATORA ZAPLECZA GASTRONOMICZNEGO NA TERENIE SŁUPSKIEGO INKUBATORA TECHNOLOGICZNEGO Pomorska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Słupsku zwana dalej Organizatorem konkursu" - zaprasza do wzięcia udziału w konkursie na operatora zaplecza gastronomicznego na terenie Słupskiego Inkubatora Technologicznego Organizator konkursu: 1 Pomorska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Słupsku 76-200 Słupsk, ul. Obrońców Wybrzeża 2 właściciel i zarządzający Słupskim Inkubatorem Technologicznym. 2 Forma konkursu: 1. Konkurs nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 3 Przedmiot konkursu: 1. Celem konkursu jest wyłonienie najlepszego (zgodnie z przyjętymi kryteriami) operatora zaplecza gastronomicznego, który w proponowanym lokalu poprowadzi działalność gastronomiczną w formie bufetu. 2. Przedmiotem konkursu jest najem pomieszczenia o pow. 26,90 m2 łącznie z wyposażeniem (wykaz wyposażenia stanowi załącznik do Regulaminu) wraz z przylegającym pomieszczeniem o powierzchni 7,52 m 2 oraz części holu o wymiarach ok (2,5 m x 11 m=27,50m 2 ), które to pomieszczenia zwane zapleczem gastronomicznym, zlokalizowane są na piętrze budynku Słupskiego Inkubatora Technologicznego przy ulicy Portowej 13b. Rzut piętra budynku z zaznaczeniem wymienionych pomieszczeń stanowi załącznik do Regulaminu. 3. Okres najmu: 3 lata, 4. W celu uzyskania dodatkowych informacji i umówienia się na obejrzenie lokalu należy skontaktować się z Panem Marcinem Ingielewiczem od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30-15:30, tel. 59 846-81-03. 4 Podstawowe informacje: 1. Opis obiektu najmu: Słupski Inkubator Technologiczny jest nowoczesnym nowo wybudowanym obiektem biurowym o powierzchni 7056 m2, położonym w Słupsku na terenie Słupskiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej ul. Portowa 13b. Budynek posiada pomieszczenia biurowe i produkcyjne wynajmowane podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą. Dodatkowo w budynku mieści się nowoczesne Centrum Szkoleniowo- Konferencyjne dysponujące: - audytorium liczącym 295 miejsc - salą konferencyjną dla 100 osób - salą komputerową dla 16 osób Wg stanu na marzec 2013 r. w budynku w ciągu dnia przebywa 200 osób (pracownicy firm i podmiotów funkcjonujących w SIT). Liczba nie uwzględnia osób odwiedzających, gości i klientów. Pomieszczenia do wykorzystania na potrzeby prowadzenia bufetu znajdują się na pierwszym piętrze budynku. Na potrzeby zorganizowania miejsca do spożywania posiłków zostanie wynajęta część holu głównego na pierwszym piętrze budynku. Najemca na własny koszt zaaranżuje miejsce spożywania posiłków.
Koncepcja organizacji miejsca powinna charakteryzować się nowoczesnym wyglądem korespondującym z całokształtem wykończenia budynku oraz musi mieć możliwość łatwego złożenia w celu wykorzystania powierzchni holu do innych wydarzeń organizowanych w SIT. Koncepcja będzie podlegała zatwierdzeniu przez Organizatora Konkursu. Najemca zobowiązany będzie do przeprowadzenia na własny koszt prac remontowych mających na celu dostosowanie pomieszczenia gastronomicznego do wymogów sanitarnych i możliwości prowadzenia bufetu. Z tego powodu zaleca się, aby przed złożeniem oferty dokonać wizji na miejscu w celu przeanalizowania zakresu koniecznych prac. Na wyposażeniu pomieszczenia przeznaczonego na prowadzenie bufetu znajdują się: - chłodziarka (700 L.), - kuchenka gazowo-elektryczna 4-palnikowa, - stół ze stali nierdzewnej o wymiarach (2 sztuki), - szafa przelotowa ze stali nierdzewnej (1 szt.), - okap kuchenny, - suszarka do rąk, - kuchenka mikrofalowa, - zlew kuchenny, - czajnik bezprzewodowy, - wyposażenie meblowe, Wymienione sprzęty są nowe. Warunki najmu: 5 1. Najemca zobowiązany będzie do: 1.1. Pozyskania przed rozpoczęciem działalności w lokalu wszystkich niezbędnych pozwoleń i badań oraz przedłożenia ich do wglądu Administracji Słupskiego Inkubatora Technologicznego co najmniej na dzień przed planowanym rozpoczęciem działalności w lokalu. Najemca w okresie najmu jest zobowiązany do prowadzenia niezbędnych prac remontowych i konserwacji użytkowanych urządzeń, będących własnością Wynajmującego, bez prawa do zwrotu poniesionych nakładów. 1.2. Opłacania czynszu W Wyznaczonym terminie tj. do 10 dnia każdego miesiąca. 1.3. Wpłacenia kaucji w wysokości 2-miesięcznego czynszu. 1.4. Rozliczenia za świadczenia dodatkowe będą dokonywane w następujący sposób: - koszty pobieranej energii elektrycznej ponosi Najemca wg wskazań podlicznika, - opłaty za wodę i ścieki płaci Najemca Wg wskazań wodomierza zamontowanego w pomieszczeniu przeznaczonym do prowadzenia bufetu, - opłata za ogrzewanie na podstawie ryczałtu zgodnie ze stawką obowiązującą w SIT. - Najemca zobowiązany jest we własnym zakresie do wywozu nieczystości wyprodukowanych w ramach swojej działalności prowadzonej w pomieszczeniach SIT. 1.5. Prowadzenia bufetu zgodnie Z Wymogami sanitarnymi, BHP i ppoż., 1.6. Zapewnienia porządku i bezpieczeństwa w najmowanych pomieszczeniach i obszarach przyległych. 1.7. Aranżacji miejsca spożywania posiłku na własny koszt (Wystrój wnętrza przed realizacją wymaga akceptacji Organizatora Konkursu). 1.8. Zapewnienia odpowiedniego personelu do obsługi wszystkich powierzchni gdzie świadczone będą usługi.
1.9. Prowadzenia bufetu w taki sposób, by jej funkcjonowanie nie zakłócało statutowej działalności SIT. 6 Informacja o wymaganiach jakie muszą spełniać uczestnicy konkursu oraz o wymaganych oświadczeniach i dokumentach. 1. Uczestnikiem konkursu może być osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub spółka osobowa, a także podmioty te występujące wspólnie, o ile spełniają warunki określone W Regulaminie. 2. Warunkiem udziału w konkursie jest złożenie następujących dokumentów: 2.1. Oferty przygotowanej zgodnie z zapisami 7, 2.3. Aktualnego (z ostatnich 3 miesięcy) Wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub wpisu do ewidencji działalności gospodarczej uczestnika konkursu w zależności od formy prawnej uczestnika konkursu); 3. Wszystkie dokumenty, o których mowa powyżej muszą być sporządzone w języku polskim. 4. Dokumenty sporządzone przez Uczestników konkursu (wykazy, oświadczenia itp.) muszą być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy, a w przypadku podmiotów występujących wspólnie, przez ustanowionego w konkursie pełnomocnika. 5. Dokumenty mogą być przedstawiane w formie oryginałów albo poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii. Zgodność z oryginałem kopii dokumentów musi być potwierdzona przez Uczestnika konkursu lub osobę upoważnioną do jego reprezentowania poprzez złożenie podpisu wraz z klauzulą,,za zgodność" na każdej zapisanej stronie kopii. 6. W przypadku podmiotów występujących wspólnie, wniosek musi zawierać pełnomocnictwo dla osoby reprezentującej podmioty występujące wspólnie, które zawierać będzie nazwę konkursu, wskazanie podmiotów biorących wspólnie udział w konkursie, wskazanie ustanowionego w konkursie pełnomocnika oraz zakres jego umocowania, podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania każdego z podmiotów biorących wspólnie udział w konkursie; 7 Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferta musi być opracowana zgodnie z niniejszym Regulaminem. 2. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. 3. Oferta powinna zawierać: 3.1. nazwę i dane firmy (adres, telefon, NIP), a w przypadku osób fizycznych: imię, nazwisko, adres i pozostałe dane, 3.2. Proponowaną stawkę czynszu w PLN/miesiąc, 3.3. Opis proponowanego charakteru bufetu, w tym dni i godziny otwarcia lokalu, 3.4. Koncepcję aranżacji wykonania miejsca konsumpcji. (Każdy z oferentów winien dołączyć do oferty opis aranżacji miejsca konsumpcji wraz z co najmniej 3 kolorowymi rysunkami przedstawiającymi aranżację miejsca konsumpcji) 3.5. Ofertę kulinarną zawierającą propozycje potraw, napojów wraz z podaniem cen po jakich będą sprzedawane. 3.6. Opis sposobu wydawania i podania potraw/ nie dopuszcza się serwowania posiłków na jednorazowych naczyniach/ 3.7. Opis doświadczenia uczestnika konkursu w prowadzeniu działalności gastronomicznej w tym doświadczenie w obsłudze cateringowej szkoleń oraz konferencji dla co najmniej 100 osób. 3.8. Opis prac planowanych do wykonania w celu dostosowania pomieszczenia do prowadzenia działalności gospodarczej. 4. Oferta winna być przygotowana w sposób umożliwiający dokonanie jej oceny zgodnie z kryteriami 10 Regulaminu.
5. Ofertę (wraz z dokumentami) należy przedstawić w formie papierowej. Wzór oferty stanowi załącznik do Regulaminu 6. Ofertę należy umieścić zapieczętowanej lub w inny trwały sposób zabezpieczonej kopercie, oznaczonej opisem:,,oferta - Konkurs na operatora zaplecza gastronomicznego w Słupskim Inkubatorze Technologicznym" 8 Miejsce i termin składania ofert 1. Oferty winny zostać złożone w siedzibie Słupskiego Inkubatora Technologicznego ul. Portowa 13b w Recepcji zlokalizowanej na holu głównym budynku na parterze do dnia 29.05.2013r do godziny 12:00 2. Oferty złożone po terminie określonym nie będą oceniane. 3. Niedopuszczalne jest dokonywanie zmian w ofertach już złożonych. 4. Jeżeli nie zostanie złożona żadna oferta Komisja Konkursowa unieważni Konkurs. Opis przebiegu Konkursu 9 1. Komisja konkursowa dokona oceny ofert pod względem formalnym i dokona ich oceny zgodnie z przyjętymi kryteriami opisanymi w 10 w ciągu 5 dni roboczych od momentu otwarcia ofert. Komisja ma prawo wezwać Oferentów do uzupełnienia dokumentów lub złożenia wyjaśnień. 3. Organizator konkursu dopuszcza możliwość zmiany termin oceny ofert. 4. Podmioty zainteresowane Konkursem mogą zwracać się o wyjaśnienia treści Regulaminu. Wszelkie pytania, wnioski muszą zostać przekazane pisemnie. Dopuszcza się możliwość przekazywania zapytań i wniosków faxem na nr 59 848-81-01. Pytania, które wpłyną wraz z odpowiedziami będą publikowane na stronie internetowej, na której umieszczono dokumenty konkursowe - www.sit.slupsk.pl oraz www.parr.slupsk.pl 10 Kryteria oceny ofert 1. Oferty spełniające warunki konkursu zostaną ocenione według następujących kryteriów: 1.1. Proponowany czynsz w PLN/ miesiąc: najwyższa cena - 70 punktów, 1.2. Koncepcja aranżacji miejsca konsumpcji, jej estetyka i funkcjonalność: 15 punktów, 1.3. Doświadczenie oferenta w prowadzeniu działalności gastronomicznej i organizacji cateringu w czasie szkoleń oraz konferencji dla co najmniej 100 osób 15 punktów,. Sposób oceny ofert: Kryterium nr 1 Proponowana stawka czynszu W kryterium tym oferta z najwyższą ceną otrzymuje 70 punktów, każda następna oferta będzie przeliczana proporcjonalnie w stosunku do oferty z ceną najwyższą wg wzoru: Pc = (Cn: Co) x 100 gdzie: Pc - ilość punktów za cenę (max. 70) Cn - cena najwyższa wśród ofert w PLN Co - cena danego Wykonawcy w PLN Kryterium nr 2 - Koncepcja aranżacji miejsca konsumpcji, estetyka i funkcjonalność: Oferty oceniane będą na podstawie przedstawionej koncepcji aranżacji miejsca konsumpcji. Każdy z oferentów winien dołączyć do oferty opis aranżacji miejsca konsumpcji wraz z co najmniej 3 kolorowymi rysunkami przedstawiającymi aranżację miejsca.
Każdy z członków Komisji Konkursowej indywidualnie i samodzielnie (bez jakichkolwiek konsultacji z innymi członkami oraz osobami trzecimi) przydzieli punkty za następujące elementy podlegające ocenie: 1. wrażenie estetyczne miejsca konsumpcji od 1 do 5 punktów, 2. korespondencja z wykończeniem budynku, zastosowanie materiałów od 1 do 5 punktów, 3. funkcjonalność i możliwość szybkiego demontażu od 1 do 5 punktów. Podczas dokonywania oceny członkowie komisji przetargowej będą posługiwali się kartami oceny ofert: KARTA OCENY OFERTY Numer oferty: Oceniany element. Przyznane punkty od 1 do 5 Uzasadnienie. Wrażenie estetyczne. korespondencja z wykończeniem budynku, zastosowanie materiałów funkcjonalność i możliwość szybkiego demontażu PUNKTY RAZEM: Przyznane przez poszczególnych członków Komisji przetargowej punkty zostaną do siebie dodane, a następnie podzielone przez ilość osób biorących udział w ocenie. Kryterium nr 3 - Doświadczenie oferenta w organizacji cateringu w czasie szkoleń oraz konferencji dla co najmniej 100 osób. Za 15 i więcej zorganizowanych cateringów w czasie konferencji, szkoleń dla co najmniej 100 osób - 15 punktów Za 10-14 zorganizowanych cateringów w czasie konferencji, szkoleń dla co najmniej 100 osób - 10 punktów Za 5-9 zorganizowanych cateringów w czasie konferencji, szkoleń dla co najmniej 100 osób - 5 punktów Za 1-4 zorganizowanych cateringów w czasie konferencji, szkoleń dla co najmniej 100 osób 1 punkt Poniżej 1 zorganizowanych cateringów w czasie konferencji, szkoleń dla co najmniej 100 osób 0 punków
Otrzymane w poszczególnych kryteriach oceny ofert punkty, po zsumowaniu będą stanowiły ocenę oferty. Oferta, która będzie odpowiadała wymaganiom określonym w Regulaminie i uzyska najwyższą ilość punktów w kryterium oceny ofert zostanie uznana za najkorzystniejszą. 3. W przypadku uzyskania takiej samej liczby punktów przez dwie lub więcej ofert, decyduje głos przewodniczącego Komisji Konkursowej. 4. Organizator Konkursu w trakcie oceny ofert może zadawać pytania i prosić o wyjaśnienia treści złożonych ofert. 4. Powiadomienie o wynikach konkursu nastąpi na stronie internetowej organizatora konkursu. W informacji organizator konkursu poda imię i nazwisko albo nazwę (firmę) oraz adres i miejsce zamieszkania (siedzibę) zwycięzcy. Organizator konkursu nie przewiduje zwrotu kosztów przygotowanych ofert. 11 Zawarcie umowy 1. Zawarcie umowy z wybranym oferentem i wydanie lokalu nastąpi nie później niż 30 dni od dnia rozstrzygnięcia konkursu. Zmiana terminu zawarcia umowy może nastąpić jedynie za zgodą obu stron. 2. Warunkami zawarcia umowy z oferentem, który wygra konkurs są: 2.1. Wpłata kaucji zabezpieczającej w wysokości 2-krotnej miesięcznej stawki czynszu, określonej w w wyniku rozstrzygnięcia konkursu. Kaucja podlega zwrotowi bez odsetek w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu po rozwiązaniu umowy, odpowiednio do formy w jakiej została wniesiona. Kaucja nie podlega zwrotowi w przypadku naruszenia warunków umowy przez Najemcę. 3. Niestawienie się strony w miejscu i terminie określonym w zawiadomieniu, celem podpisania umowy, odmowa wpłacenia kaucji lub odmowa protokolarnego przejęcia lokalu będzie uznane za odstąpienie od umowy. W przypadku zaistnienia sytuacji określonej w pkt. 3 umowa może być zawarta z kolejnym oferentem, który zdobył największą ilość punktów po oferencie wygrywającym konkurs. 12 Postanowienia końcowe Organizator konkursu zastrzega sobie możliwości unieważnienia niniejszego konkursu bez podania Przyczyny Wykaz załączników: 1. Rzut piętra budynku z zaznaczeniem lokalizacji pomieszczeń przeznaczonych do wynajmu 2. Wykaz wyposażenia znajdującego się w pomieszczeniu przeznaczonym do wynajmu 3. Wzór umowy 4. Wzór formularza ofertowego
Załącznik nr 2 Wykaz wyposażenia znajdującego się w pomieszczeniu przeznaczonym do wynajmu - chłodziarka (700 L.), - kuchenka gazowo-elektryczna 4-palnikowa, - stół ze stali nierdzewnej o wymiarach (2 sztuki), - szafa przelotowa ze stali nierdzewnej (1 szt.), - okap kuchenny, - suszarka do rąk, - kuchenka mikrofalowa, - zlew kuchenny, - czajnik bezprzewodowy, - wyposażenie meblowe, Wymienione sprzęty są nowe.