Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Działanie 8.1 Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej Ocena merytoryczna obligatoryjna w kontekście najczęściej popełnianych błędów Katarzyna Buczek RIF Mazowsze
Kryterium 1 Przedmiot projektu jest zgodny z celami PO IG oraz działania 8.1 PO IG Przedmiot projektu zgodny z celem i zakresem merytorycznym Działania zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2008 r. oraz SzOP PO IG na lata 2007-2013 Realizacja celów strategicznych - stymulowanie podaży e-usług i dostępu do produktów cyfrowych; - wykształcenie grupy specjalistów Zgodność z prawem - zgodność z prawem polskim oraz wszystkich innych krajów, w których przewiduje się świadczenie e-usługi - w przypadku działalności reglamentowanej posiadanie stosownych uprawnień - projekt nie narusza norm etycznych i zasad współżycia społecznego Innowacyjność na poziomie przedsiębiorstwa lub w odniesieniu do przedsiębiorców będących grupą docelową - Innowacja produktowa, procesowa, marketingowa, organizacyjna. - Poziom innowacyjności: lokalny, regionalny, krajowy, europejski, międzynarodowy. Zgodność tematyczna - zawarty w Rozporządzeniu katalog usług NIE podlegający możliwości dofinansowania Komercyjność - Dofinansowaniu NIE podlegają projekty nie mające charakteru komercyjnego lub marginalizujące cel biznesowy
Kryterium 1 Przedmiot projektu jest zgodny z celami PO IG oraz działania 8.1 PO IG Najczęściej popełniane błędy: Wskazanie jedynie innowacyjności organizacyjnej; Brak odniesienia w opisie projektu co do jego zgodności z obowiązującym prawem na wszystkich zidentyfikowanych rynkach docelowych; Projekt zakłada obrót handlowy produktami cyfrowymi; Brak szczegółowego uzasadnienia odnoszącego się do zadeklarowanego poziomu innowacyjności (niespójność pomiędzy pkt. 7, a pkt. 15.a wniosku).
Kryterium 2 Przedstawiony opis modelu biznesowego uwiarygodnia powodzenie rynkowe projektu Wysoka jakość modelu biznesowego uwiarygodnia kalkulacje rentowności oraz efektywność kosztowej projektu. Kalkulacja przychodów w czasie wynika z przeprowadzonej analizy rynku. Źródła przychodów w trakcie realizacji projektu są wiarygodne, a kalkulacja poprawna. Projekt ma szansę osiągnąć zakładany wolumen obrotów. Strategia markietingowa Analiza SWOT Analiza konkurencji Kalkulacja przychodów Model biznesowy i analiza rynku Źródła przychodów Koncepcja promocji Analiza grupy docelowej
Kryterium 2 Przedstawiony opis modelu biznesowego uwiarygodnia powodzenie rynkowe projektu Najczęściej popełniane błędy: Brak odniesień do jednego z elementów modelu biznesowego wymaganych Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie; Nieprecyzyjna analiza SWOT; Niekompletna analiza konkurencji (pominięcie konkurencji na rynkach zagranicznych); Brak jednostkowych wyliczeń lub brak kalkulacji przychodów w czasie; Brak uzasadnienia w opisie projektu dla przyjętych wyliczeń.
Kryterium 3 Projekt będzie rentowny w okresie trwałości Prognozy finansowe dla każdego z kolejnych 3 lat po zakończeniu realizacji projektu z osobna muszą wykazywać nadwyżkę przychodów nad wydatkami. Najczęściej popełniane błędy: Sztuczne zaniżenie kosztów w okresie trwałości; Brak przedstawienia kosztów stałych i zmiennych w projekcie, brak ich prawidłowego odzwierciedlenia w pkt. 25 odnoszącym się do przepływów finansowych.
Kryterium 4 W ramach projektu wnioskodawca będzie osiągał przychody przynajmniej z dwóch źródeł związanych ze świadczeniem e-usług W modelu biznesowym uwzględniono co najmniej dwa istotnie różne, niezależne, odrębne źródła przychodów w trakcie realizacji projektu oraz w okresie trwałości. Źródła przychodów związane są ze świadczeniem e-usługi będącej przedmiotem projektu. Suma przychodów generowanych przez największe (główne) źródło w okresie trwałości, stanowi nie więcej niż 80% sumy przychodów ze wszystkich źródeł w tym okresie.
Kryterium 4 W ramach projektu wnioskodawca będzie osiągał przychody przynajmniej z dwóch źródeł związanych ze świadczeniem e-usług Najczęściej popełniane błędy: Wskazanie jako źródła przychodu usług nieautomatycznych (np. przygotowywanie dodatkowych modułów do e-usługi na specjalne życzenie klienta ) lub off-line (np. help desk); Brak wskazania różnych (niezależnych, odrębnych) źródeł przychodów (np. abonament + prowizja za dodatkowe funkcjonalności z tej samej e-usługi to jedno źródło); Suma przychodów generowanych przez główne źródło w okresie trwałości stanowi więcej niż 80% przychodów ze wszystkich wskazanych źródeł w tym okresie; Ta sama e-usługa kierowana do różnych grup docelowych nie stanowi dwóch odrębnych źródeł przychodów.
Kryterium 5 Projekt jest zgodny ze zdefiniowanymi potrzebami zidentyfikowanej grupy odbiorców Segmentacja rynku oraz zdefiniowanie rynków docelowych i grup odbiorców. Identyfikacja i uzasadnienie potrzeb grup odbiorców w kontekście realizacji projektu. Uzasadnienie popytu na planowaną e-usługę. Przy analizie grupy docelowej należy zwrócić uwagę na: dostęp grupy docelowej do infrastruktury informatycznej kwestie mentalności danej grupy społecznej. Sprzężenie zwrotne pomiędzy omawianym kryterium, a kryterium dotyczącym koncepcji promocji e-usługi wśród potencjalnych odbiorców.
Kryterium 5 Projekt jest zgodny ze zdefiniowanymi potrzebami zidentyfikowanej grupy odbiorców Najczęściej popełniane błędy: Brak zidentyfikowania potrzeb grup odbiorców; Analiza potrzeb grupy docelowej nie uzasadnia celowości realizacji projektu; Brak metodologii zidentyfikowania odbiorców oraz segmentacji rynku; Brak liczebności zdefiniowanych grup odbiorców; Podana liczebność grupy docelowej nie oparta na danych obiektywnych; Brak identyfikacji i analizy potrzeb wszystkich potencjalnych grup odbiorców, w tym odbiorców z rynków zagranicznych.
Kryterium 6 Projekt polega na przygotowaniu, wdrożeniu i świadczeniu e-usług E-usługa: świadczona w sposób zautomatyzowany przez użycie technologii informacyjnych, za pomocą systemów teleinformatycznych, w publicznych sieciach telekomunikacyjnych, na indywidualne żądanie usługobiorcy, bez jednoczesnej obecności stron w tej samej lokalizacji. Przedmiotem projektu stworzenie przynajmniej jednej, nowej e-usługi. Wniosek zawiera szczegółowy opis funkcjonalny serwisu oferującego e-usługi. Każda usługa będące przedmiotem projektu spełnia przesłanki usługi elektronicznej (e-usługi). Świadczenie wszystkich e-usług nastąpi w okresie realizacji projektu. Projekt może obejmować wytworzenie produktów cyfrowych koniecznych do świadczenia e-usługi.
Kryterium 6 Projekt polega na przygotowaniu, wdrożeniu i świadczeniu e-usług Najczęściej popełniane błędy: Brak pełnego opisu wszystkich planowanych do wdrożenia w ramach projektu usług, co uniemożliwia ocenę zgodności z definicją e-usługi; Brak opisu sposobu świadczenia e-usługi; Braku automatyzacji usługi (np. tworzenie modułu na indywidualne zamówienie); Udział czynnika ludzkiego w procesie świadczenia usługi (interakcja potencjalny użytkownik- Wnioskodawca lub potencjalny użytkownik osoba trzecia po stronie Wnioskodawcy).
Kryterium 7 Przedstawiono koncepcję promocji e-usługi wśród potencjalnych odbiorców Promocja e-usługi wśród wszystkich zidentyfikowanych grup docelowych. Koncepcja promocji obejmuje wymagane działania związane z informacją o udziale Unii Europejskiej w finansowanym projekcie. Działania promocyjne muszą być adekwatne do rodzaju usługi oraz odbiorców (mając na uwadze zdefiniowane potrzeby zidentyfikowanych grup odbiorców). Najczęściej popełniane błędy: Narzędzia promocji nie adekwatne do specyfiki projektu; Brak związku opisanej koncepcji promocji z wydatkami przedstawionymi w harmonogramie rzeczowo finansowym; Brak opisu koncepcji promocji oraz brak sprecyzowanych działań promocyjnych na wszystkich zidentyfikowanych rynkach docelowych.
Kryterium 8 Wnioskodawca zapewnia trwałość rezultatów projektu przez okres minimum 3 lat od zakończenia projektu. Podpisanie deklaracji - Wnioskodawca zobowiązuje się do: Kontynuowania i rozwijania działalności co najmniej w skali wynikającej z zadeklarowanych wskaźników rezultatu projektu; Nie zbywania nabytych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych przez okres minimum 3 lat od daty zakończenia projektu zawartej w umowie. Koncepcja rozwoju działalności w okresie trwałości zawiera: Opis cyklu życia produktu, wizję ewolucji serwisu i e-usługi; Strategię reakcji na działania obecnej i przyszłej konkurencji. Uwzględniono kalkulację kosztów w okresie trwałości: koszty stałe i zmienne. Opisano zasoby i inwestycje odtworzeniowe niezbędne do kontynuowania świadczenia e-usługi.
Kryterium 8 Wnioskodawca zapewnia trwałość rezultatów projektu przez okres minimum 3 lat od zakończenia projektu. Najczęściej popełniane błędy: Brak zaprezentowania koncepcji (wizji) rozwoju serwisu i zaplanowanych e-usług po ustaniu finansowania ze środków europejskich; Brak istotnych informacji odnoszących się do cyklu życia produktu; Brak kalkulacji kosztów prowadzenia działalności w 3 letnim okresie trwałości.
Kryterium 9 Planowane wydatki są kwalifikowalne w ramach Działania, uzasadnione, racjonalne i adekwatne do zakresu i celów projektu Co to jest wydatek kwalifikowany? Określony w rozporządzeniu; Faktycznie poniesiony i udokumentowany; Związany z projektem i niezbędny do jego realizacji; Poniesiony po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie do dnia określonego w umowie o udzielenie wsparcia, jednak nie dłużej niż przez okres 24 miesięcy; Poniesiony i udokumentowany w sposób wskazany we wzorze Umowy o dofinansowanie; Pomniejszony o naliczony podatek od towarów i usług z wyjątkiem, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami beneficjentowi nie przysługuje prawo do jego zwrotu lub odliczenia od należnego podatku od towarów i usług.
Kryterium 9 Planowane wydatki są kwalifikowalne w ramach Działania, uzasadnione, racjonalne i adekwatne do zakresu i celów projektu WYDATKI kwalifikowalne uzasadnione szczegółowy opis uzasadniający wysokość wydatku oraz konieczność jego poniesienia racjonalne kwoty powinny odpowiadać przeciętnym cenom rynkowym adekwatne do zakresu i celów projektu
Kryterium 9 Planowane wydatki są kwalifikowalne w ramach Działania, uzasadnione, racjonalne i adekwatne do zakresu i celów projektu Najczęściej popełniane błędy: Brak uzasadnienia dla wysokości poszczególnych wydatków przewidzianych w projekcie; Brak szczegółowego opisu konieczności ponoszenia wskazanych wydatków; Brak opisu dla wszystkich wydatków przewidzianych w harmonogramie rzeczowo finansowym; Brak szczegółowego opisu wydatków, szczególnie w odniesieniu do kosztów wynagrodzeń, promocji oraz zakupu środków trwałych.
Kryterium 10 Środki będą wykorzystane w sposób efektywny (relacja nakład/rezultat) Wydatki przewidziane w projekcie zostaną wykorzystane w najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów; Środki będą wydatkowane w sposób celowy ukierunkowane na osiągnięcie określonych efektów; Spójny z prognozami termin zwrotu nakładów na projekt; poszczególne wydatki Zgodnie z oświadczeniem Wnioskodawcy odnośnie powiązań z innymi projektami w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia, 2007-2013, podmioty powiązane kapitałowo lub osobowo z Wnioskodawcą nie mogą realizować projektów obniżających efektywność biznesową projektu i poszczególnych działań w nim przewidzianych.
Kryterium 10 Środki będą wykorzystane w sposób efektywny (relacja nakład/rezultat) Najczęściej popełniane błędy: Brak uzasadnienia dla ponoszenia wydatków brak wskazania ich niezbędności i celowości w procesie realizacji projektu; Zbyt niska efektywność, czyli przeszacowanie wydatków i wykorzystanie niezgodnie z zasadami gospodarki finansowej.
Kryterium 11 Projekt jest wykonalny technicznie i finansowo, a jego przebieg rzeczowo-finansowy jest czytelny, szczegółowy i realny do wykonania Opis projektu precyzyjnie określa logicznie ułożony plan działań prowadzących do osiągnięcia założonych celów. Przebieg rzeczowo-finansowy opisany jednoznacznie i precyzyjnie, odzwierciedla opis planu działań. Zostały określone i przewidziane zasoby (techniczne, osobowe, lokalowe itp.) niezbędne dla przygotowania, wdrożenia i świadczenia e-usług. Wykazano istnienie i dostępność technologii gwarantujących wykonanie projektu. Wskazano i opisano wiarygodne źródła finansowania projektu na poszczególnych etapach jego realizacji.
Kryterium 11 Projekt jest wykonalny technicznie i finansowo, a jego przebieg rzeczowo-finansowy jest czytelny, szczegółowy i realny do wykonania Najczęściej popełniane błędy: Brak montażu finansowego dla każdego z etapów realizacji projektu (pkt. 18.a spójny z pkt. 23 oraz z pkt. 25); Brak spójności pomiędzy okresami realizacji projektu wskazanymi w części opisowej w pkt. 18.a, a tymi ujętymi w przebiegu rzeczowo finansowym projektu (pkt. 21); Treść części opisowych wniosku nie potwierdza wykonalności technicznej projektu, np. brak wskazanej technologii; Brak chronologicznego opisu realizacji działań wskazującego na logiczne następstwo zdarzeń; Opis planowanych działań (pkt. 18.a) nie koresponduje z przebiegiem rzeczowo finansowym (pkt. 21)
Kryterium 12 Wskaźniki produktu i rezultatu są: obiektywnie weryfikowalne, odzwierciedlają założone cele projektu, adekwatne dla danego rodzaju projektu, realne do osiągnięcia. Wskaźniki projektu Obiektywnie weryfikowalne wskazanie obiektywnych źródeł danych dla wartości wskaźników Odzwierciedlają założone cele projektu liczbowa ilustracja konkretnego celu realizacji projektu Adekwatne dla danego rodzaju projektu dobór wskaźników do charakteru projektu oraz prezentacja wskaźników wskazanych jako obligatoryjne Realne do osiągnięcia wskazane wartości wskaźników muszą korespondować z opisami zawartymi we wniosku
Kryterium 12 Wskaźniki produktu i rezultatu są: obiektywnie weryfikowalne, odzwierciedlają założone cele projektu, adekwatne dla danego rodzaju projektu, realne do osiągnięcia. Najczęściej popełniane błędy: Brak metod weryfikacji podanych wartości wskaźników produktu oraz rezultatu (pkt. 15.c oraz 18.c wniosku); Brak przeniesienia parametrów cech e-usług w postaci wskaźników produktu zdefiniowanych w pkt. 15.c do tabeli w pkt. 20; Niespójność pomiędzy pkt.18.c, a 20 wniosku w zakresie podanych wartości wskaźników rezultatu; Wartości docelowe wskaźników nie są realne do osiągnięcia; Cele projektu nie odzwierciedlone w postaci wskaźnika/wskaźników efektów biznesowych dla każdego z rynków docelowych
Kryterium 13 Projekt ma co najmniej neutralny wpływ na polityki horyzontalne UE wymienione w art. 16 i 17 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 Projekt musi wykazywać co najmniej neutralny wpływ na polityki horyzontalne UE (równość szans kobiet i mężczyzn, niedyskryminacja i zrównoważony rozwój). Projekt mający negatywny wpływ na którąkolwiek z wymienionych polityk horyzontalnych NIE uzyska dofinansowania. Deklaracja Wnioskodawcy, iż projekt ma co najmniej neutralny wpływ na określone polityki horyzontalne UE oraz podane uzasadnienie musi mieć rzeczywiste odzwierciedlenie w opisach i danych odnoszących się do realizacji planowanego projektu.
Dziękuję za uwagę. Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Ul. Smocza 27 01-048 Warszawa Pierwszy Wydział ds. Kontraktowania Telefon: 22 838 32 11 e-mail: biuro@fund.org.pl www.fund.org.pl