Regulamin Punktu Obsługi Interesanta w Sądzie Okręgowym w Opolu Załącznik do Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego w Opolu z dnia 19 października 2012r. 1 Zasady ogólne 1. Punkt Obsługi Interesanta (POI) znajduje się w pomieszczeniu nr 1 w budynku Sądu Okręgowego w Opolu przy Placu I. Daszyńskiego 1. 2. POI działa w ramach Oddziału Administracyjnego. 3. W skład POI wchodzi Czytelnia Akt. 4. W POI znajdują się: - stanowiska do udzielania informacji oraz wydawania dokumentów - stanowiska do odsłuchu nagrań - stanowiska do odczytu akt sądowych - urządzenia zapewniające interesantom dostęp do stron internetowych Ministerstwa Sprawiedliwości, sądów, Nowej Księgi Wieczystej i Krajowego Rejestru Sądowego oraz zawierające podstawowe informacje o działalności sądu. 5. Koordynację i nadzór nad pracą POI zapewnia koordynator POI. 6. POI zapewnia obsługę wszystkich wydziałów Sądu Okręgowego w Opolu. 7. Zadaniem POI jest profesjonalna obsługa stron postępowań sądowych, pełnomocników, prokuratorów oraz pozostałych osób związanych z prowadzonymi postępowaniami z zachowaniem reguły jak najkrótszego oczekiwania interesanta. 8. POI nie udziela porad prawnych. 9. POI nie sporządza projektów pism procesowych. 10. Kierownicy sekretariatów wydziałów zobowiązani są do: - współpracy z POI; - zapewnienia bieŝącego uzupełniania danych w systemie Currenda, w tym równieŝ jak najwcześniejszego udostępniania wokand w systemie SWOR; - przygotowywania dokumentów wydawanych przez POI; - wyznaczenia osób odpowiedzialnych za dostarczenie do POI akt sądowych.
11. Skargi dotyczące pracy POI rozpoznaje kierownik Oddziału Administracyjnego. 12. W przypadku jednoczesnej nieobecności pracowników POI dyŝur pełnią osoby wyznaczone przez kierowników sekretariatów. 2 Przyjmowanie interesantów 1. Przyjmowanie interesantów odbywa się w poniedziałki od godz.7.30 18.00, a od wtorku do piątku w godzinach 7.30 15.30. 2. Obsługa interesantów odbywa się bezpośrednio przy oznaczonych stanowiskach POI, telefonicznie pod numerem telefonu 77-54-18-105 oraz poprzez pocztę elektroniczną pod adresem poi@opole.so.gov.pl 3 Szczegółowe zadania POI: 1. Przyjmowanie poczty elektronicznej pod adresem e-mail poi@opole.so.gov.pl i przekazywanie jej do właściwych komórek organizacyjnych. 2. Informowanie o stanie postępowań spraw toczących się we wszystkich wydziałach Sądu Okręgowego w Opolu (np. terminy i miejsce rozpraw, na jakim etapie jest dana sprawa, jakie czynności zostały podjęte w sprawie itp. ). 3. Informowanie o sposobach wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach, które naleŝy złoŝyć przy wnoszeniu sprawy do sądu. 4. Informowanie o kosztach sądowych, opłatach kancelaryjnych, sposobie ich uiszczania, sposobie ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych, numerach rachunków bankowych sądu. 5. Informowanie o przesłankach udzielenia pomocy prawnej z urzędu (ustanowienia adwokata lub radcy prawnego). 6. Informowanie o rodzajach środków odwoławczych i terminach do ich wniesienia. 7. Informowanie o właściwości miejscowej i rzeczowej wszystkich sądów okręgu opolskiego. 8. Informowanie o rodzajach spraw rozpoznawanych przez sądy w okręgu opolskim. 9. Wydawanie stronom postępowania i ich pełnomocnikom odpisów orzeczeń, tytułów wykonawczych, uwierzytelnionych odpisów, zaświadczeń, kserokopii z akt sprawy
zamówionych do osobistego odbioru. Zamówione a nieodebrane w ciągu 14 dni odpisy i orzeczenia zwracane są do sekretariatu wydziału celem przesłania drogą pocztową. 10. Udostępnianie adresów kancelarii adwokackich, radcowskich, notarialnych i komorniczych, listy tłumaczy przysięgłych, mediatorów, lekarzy sądowych i biegłych sądowych oraz instytucji udzielających bezpłatnych porad prawnych. 11. Udostępnianie adresów innych instytucji pozasądowych m.in. Ministerstwa Sprawiedliwości, Rzecznika Praw Obywatelskich, Rzecznika Praw Dziecka, jednostek policji, organizacji pozarządowych itp. 12. Udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism sądowych. 13. Informacje o sprawie rozpoznawanej przed sądem udostępniane są stronie, oskarŝonemu lub pokrzywdzonemu po wskazaniu danych osobowych oraz sprawdzeniu dowodu toŝsamości. 14. W ramach POI prowadzona jest dokumentacja: - kontrolka zamawianych i przekazanych z sekretariatów wydziałów akt sądowych, - wykaz akt udostępnionych do wglądu w czytelni osoba, której udostępniane są akta potwierdza ich odbiór oraz akceptację regulaminu własnoręcznym podpisem. W przypadku odmowy pracownik POI w rubryce Uwagi dokonuje właściwej wzmianki. Wykaz prowadzony jest zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, - kontrolka dokumentów wydanych w POI, - wykaz korespondencji otrzymanej drogą elektroniczną. Wykaz moŝe być prowadzony w formie elektronicznej. Otrzymana korespondencja przekazywana jest do właściwych komórek drogą elektroniczną. 4 Regulamin w zakresie przeglądania akt 1. Czytelnia akt stanowi integralną część Punktu Obsługi Interesanta Sądu Okręgowego w Opolu. 2. W ramach czytelni akt nie wykonuje się kserokopii z akt sprawy. 3. Przeglądanie akt spraw sądowych przez osoby do tego uprawnione odbywa się w czytelni akt mieszczącej się pomieszczeniu nr 1 w budynku Sądu Okręgowego w Opolu przy Placu I. Daszyńskiego 1 w zakresie spraw karnych oraz spraw cywilnych.
4. Czytelnia akt przyjmuje interesantów w poniedziałki od godz. 7.30 17.00, a od wtorku do piątku w godzinach 7.30 14.30. z zastrzeŝeniem, Ŝe ostatnie akta udostępniane są uprawnionym na godzinę przed zamknięciem czytelni. 5. Czytelnia akt nie udostępnia materiałów objętych klauzulą tajności. Sposób ich udostępniania przez kancelarię tajną regulują odrębne przepisy. 6. Akta do czytelni akt mogą być zamawiane przez osoby zainteresowane osobiście w Punkcie Obsługi Interesanta, jak równieŝ telefonicznie pod numerem 77-54-18-105 lub drogą elektroniczną na adres e-mail poi@opole.so.gov.pl, ze wskazaniem konkretnego dnia, w którym akta mają być udostępnione. 7. Zamówienie składane drogą telefoniczną lub elektroniczną jest rejestrowane w grafiku POI, po uprzednim ustaleniu z interesantem daty i godziny przeglądania akt. Informacje te przekazywane są kierownikowi sekretariatu wydziału, który zabezpiecza akta celem ich udostępnienia interesantowi. W przypadku braku moŝliwości udostępnienia akt z przyczyn niezaleŝnych od pracownika POI, naleŝy powiadomić o tym fakcie interesanta. 8. Akta zamówione do przeglądania zostają w tym samym dniu zwrócone do Sekretariatu Wydziału. 9. Składając zamówienie, naleŝy podać: - imię i nazwisko zamawiającego oraz status w sprawie, - sygnaturę sprawy, - oznaczenie wydziału, - nazwiska stron/ uczestników lub nazwę podmiotu biorących udział w sprawie, - w przypadku sprawy wielotomowej równieŝ numer tomu akt, - proponowany termin i godzinę przeglądania akt, - dane kontaktowe. 10. Akta przekazywane są do czytelni po stwierdzeniu przez kierownika właściwego sekretariatu wydziału czy osoba zamawiająca ma prawo wglądu do akt i czy akta mogą być udostępnione interesantowi. Ustalenia w tym zakresie naleŝą do pracownika POI, a następnie sporządzana jest adnotacja będąca równocześnie zamówieniem akt. Po weryfikacji danych Kierownik sekretariatu wydaje akta - zszyte i ponumerowane - do Czytelni co jest równoznaczne z udostępnieniem akt interesantowi do wglądu. 11. Interesant zobowiązany jest do potwierdzenia faktu przeglądania akt przynajmniej na dzień przed terminem ich udostępnienia.
12. W przypadku stwierdzenia braku uprawnienia interesanta do wglądu do akt kierownik sekretariatu wydziału informuje o tym pracownika POI. 13. Osoby oczekujące na akta przebywają poza pomieszczeniem POI (czytelni akt). 14. Przed skorzystaniem z czytelni akt interesanci maja obowiązek: a) pozostawić okrycia wierzchnie w szatni, która znajduje się przy punkcie Ochrony Budynku; okazać pracownikowi POI dowód toŝsamości; b) złoŝyć czytelny podpis w wykazie osób przeglądających akta sądowe (wpis ten jest jednocześnie zobowiązaniem do przestrzegania niniejszego regulaminu); c) stosować się do wskazówek porządkowych pracowników POI; d) zabrania się umieszczania na blatach stanowisk do czytania akt rzeczy osobistych tj. torebek, teczek itp. 15. Akta spraw, których udostepnienie w danym momencie nie jest moŝliwe udostępniane są w terminie ustalonym przez pracownika POI z właściwym sekretariatem wydziału. 16. Osoby zainteresowane przeglądaniem akt w czytelni maja prawo do zamówienia więcej niŝ jednych akt, jeśli istnieje taka potrzeba, mogą jednak zapoznawać się jednorazowo tylko z jednymi aktami z jednego wydziału. W celu przejrzenia kolejnych akt interesant obowiązany jest zwrócić akta dotychczas przeglądane. 17. W czytelni moŝna korzystać z własnych materiałów i sprzętu technicznego po wyraŝeniu zgody przez pracownika POI. 18. Zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek czynności w aktach sądowych poza ich przeglądaniem, a w szczególności ich niszczenie, uszkadzanie, czynienie w nich adnotacji (podkreśleń, zakreśleń ) oraz wynoszenie akt poza czytelnie akt. 19. Wszelkie zauwaŝone uszkodzenia winny być niezwłocznie zgłoszone pracownikowi POI. 20. Osoby czytające akta zobowiązane są do zachowania ciszy i niezakłócania pracy innych osób. 21. Na terenie czytelni akt zabronione jest korzystanie z telefonów komórkowych oraz spoŝywanie posiłków i napojów. 22. Osoby czytające akta maja obowiązek stosowania się do niniejszego regulaminu oraz zaleceń i uwag pracownika POI. 5 Regulamin w zakresie odsłuchu nagrań
1. Na stanowiskach komputerowych pracowników POI zainstalowana jest aplikacja Recourt słuŝąca do udostępniania nagrań dla stron. 2. Pracownik POI za pomocą aplikacji Recourt, po wcześniejszej weryfikacji czy dana osoba upowaŝniona jest do zapoznania się z nagraniem, udostępnia nagranie na wybranej stacji roboczej słuŝącej do odsłuchu. 3. Utrwalanie dźwięku z nagrania moŝna uzyskać po wypełnieniu odpowiedniego wniosku, uiszczenia opłaty sądowej i uzyskaniu zgody Przewodniczącego Wydziału. 4. Pracownik POI udziela stronom podstawowych informacji w zakresie obsługi aplikacji Recourt. 5. Po odsłuchaniu nagrania pracownik POI zobowiązany jest do usunięcia go z danej stacji roboczej.