Łobez 19.12.2005 r. Protokół Kontroli Na podstawie upoważnienia Starosty Łobeskiego Nr OA.JB/0114-78/05 z dnia 28.11.2005 r. przeprowadzono kontrolę bieżącą w Zarządzie Dróg Powiatowych w Łobzie. Jednostka kontrolowana: Zarząd Dróg Powiatowych 73-150 Łobez ul. Niepodległości 35 Zakres kontroli: 1). Wydatki w 2005 roku. a). Prawidłowość ewidencjonowania wydatków i udzielania zamówień publicznych. b). Wydatki bieżące. 2). Stosowanie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r- Prawo Zamówień Publicznych od początku roku do 31.10.2005 roku. Termin przeprowadzonej kontroli: od 30 listopada do 14 grudnia 2005 roku. Informacji w czasie kontroli udzielali i byli obecni: Po. Dyrektora zakładu Ryszard Korbutowicz; Główna księgowa zakładu Alicja Orzechowska; Starszy specjalista zakładu Grzegorz Romański; W wyniku czynności kontrolnych ustalono: Wydatki w 2005 roku. Sprawdzono wszystkie faktury VAT i rachunki do 31 października 2005 roku. Poniżej przedstawiono przykładowo sprawdzone faktury VAT i rachunki: Faktura VAT - 106/MAG/05 z dn. 31.08.2005 Faktura VAT ZPCHr Nr 692/05 z dn. 31.08.2005 r. przelew 14.09.2005. wpłynęło 30.08.2005 Faktura VAT WZ FWZ/240/2005 z dn. 31.08.2005 Faktura VAT 1247/05 z dn. 24.08.2005, wpłynęło 30.08.2005 Faktura VAT - FM 19194 z dn. 11.08.05, termin zapłaty 01.09.2005. wpłynęło- 12.08 Faktura VAT 1116/05 z dn.09.08.2005, przelew 23.08.2005, wpłynęło 17.08.2005 Faktura VAT 14/03/05 z dn. 7.03.2005, przelew - wpłynęło 8.03.2005 Faktura VAT 15/03/05 z dn. 7.03.2005, przelew wpłynęło 8.03.2005 1
Faktura VAT 13.03.2005 z dn. 7.03.2005, przelew wpłynęło 8.03.2005 Faktura VAT 00002/273/08331600/P/0305 z dn. 03.03.2005 Faktura VAT ZPCHr 020/05 z dn. 31.01.2005 przelew wpłynęło 31.01.2005 Faktura VAT 141/05 z dn. 25,01.2005, przelew wpłynęło 25.01.2005 Faktura VAT 00142/1/05 z dn. 24.01.2005, przelew wpłynęło 24.01.2005 Faktura VAT 00002/05 z dn. 11.01.2005, przelew wpłynęło 12.01.2005 Faktura VAT 104/05 z dn. 31.03.2005, wpłynęło 01.04.2005, przelew 14.04.2005 Faktura VAT - ZPCHr 512/05 z dn. 30.06.2005 r., wpłynęło 30.06.2005 r., zapłacono 01.07.2005 r. Faktura VAT ZPCHr 511/05 z dn. 30.06.2005 r. wpłynęło 30.06.2005 r., przelano 01.07.2005 r. Faktura VAT ZPCHr 510/05 z dn.30.06.2005 r., wpłynęło 30.06.2005 r. Faktura VAT 55/ MAG/05 z dn. 07.06.2005.r., wpłynęło 09.06.2005 r. przelew 13.06.2005 r. Faktura VAT 57/ST/2005 z dn. 06.16.2005 r., przelew do 23.06.2005 r., przelano 23.06.2005 r. Skontrolowane faktury są prawidłowe pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym. Każda faktura jest podpisana przez osoby odpowiedzialne za prawidłowe funkcjonowanie kontrolowanej jednostki. Nie stwierdziłem przekroczenia terminów zapłaty za pobrany towar lub wykonaną usługę.. Zgodnie z Ustawą z dnia 29 listopada 1998 r. o finansach publicznych Art.28b.pkt 2 sprawdzono wydatki za okres od początku roku do 24.11.2005 roku. Sprawdzono wydatki: 4210; zakup materiałów i wyposażenia. Zarząd Dróg Powiatowych wg planu finansowego na rok 2005 otrzymał na prawidłowe funkcjonowanie jednostki kwotę 1086389,00 złotych- zał nr. 1. Skontrolowana kwota to 169336,51 złotych, co stanowi 15,58% skontrolowanych wydatków. Stosowanie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r- Prawo Zamówień Publicznych od początku roku do 31 października 2005 roku. Dyrekcja Zarządu Dróg Powiatowych w Łobzie nie prowadzi szczegółowego Rejestru Zleceń udzielonych w trybie art. 4 pkt.8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29.01.2004 r. Analizując przedstawiony plan realizacji budżetu w 2005 roku sprawdzono realizację budżetu szczegółowo w paragrafie 4210. W skład paragrafu 4210 wchodzą następujące pozycje: a) paliwo; b) części zam. ogum. do samochodów; c) wyposażenie; d) materiały budowlane; e) odzież ochronna, robocza, obuwie; f) materiały biurowe, druki; g) środki czystości; h) materiały do remontu dróg; 2
i) znaki drogowe, oznaczenia, farby; j) materiały- zimowe utrzymanie; k) program komputerowy; Analizując operacje finansowe jakie dokonano w kontrolowanym paragrafie 4210 a dotyczące Ustawy z 29 stycznia 2004 roku- Prawo Zamówień Publicznych Art.4. pkt.8 stwierdzam, iż nie naruszono Ustawy w cytowanym artykule- zał. nr.2. Od początku roku do 31.10.2005 r. Dyrekcja Zarządu Dróg Powiatowych w Łobzie zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych organizuje przetargi powyżej 6000 w następujących trybach udzielania zamówień: a) przetarg nieograniczony; b) negocjacja bez ogłoszenia; c) zamówienie z wolnej ręki; Do dnia rozpoczęcia kontroli Dyrekcja Zarządu Dróg Powiatowych w Łobzie zorganizowała 13 przetargów z czego 4 zostały zgodnie z Ustawą- Prawo Zamówień Publicznych unieważnione. 1. Umowa nr 3/P/UD/2005 z dn. 08.03.2005 r. Wycinka drzew rosnących w pasach dróg powiatowych na terenie gm. Łobez, Węgorzyno, Radowo, Resko, Dobra. Przetarg nieograniczony 5 ofert. Wartość na 99200,22 zł, co stanowi 24513,25 2. Umowa nr 4/P/UD/2005 z dn. 29.03.2005 r. Dostawa emulsji asfaltowej K-65 wraz z transportem do siedziby zamawiającego. 3 oferty; przetarg nieograniczony 3. Umowa nr 5/P/UM/2005 z dn. 04.04.2005 r. Projekt budowlano- wykonawczy przebudowy mostu przez rzekę Regę w ciągu drogi powiatowej nr 08552 ul. J. Narodowej Resko. 2 oferty; przetarg nieograniczony 4. Umowa nr 6/P/UP/2005. Projekt budowy na chodnik na drodze powiatowej nr 08552 Resko Ostrzyca, ul. S. Żeromskiego, Resko. 1 oferta; przetarg nieograniczony 5. Umowa nr 7/UD/P/2005 z dn. 31.05.2005 r. Na wykonanie mechanicznego i ręcznego koszenia poboczy dróg powiatowych na terenie Powiatu Łobeskiego, 2 oferty; przetarg nieograniczony 6. Umowa ZDP-PR/345/11/2005 z dn. 05.07.2005 r. utrzymanie zimowe dróg Powiatu, pozawiejskich na terenie gm. Łobez, 0 ofert; przetarg nieograniczony. Znak sprawy ZDP-PR/345/12/2005 7. Umowa nr 8/B2/P/2005. Na dostawę materiałów drogowych, zawarto w dniu 21.09.2005 r. 1 oferta; przetarg nieograniczony Zarząd Dróg Powiatowych pod nadzorem Starostwa Powiatowego przystąpił do przetargu Pełnienie Funkcji Inżyniera Kontraktu, przy realizacji inwestycji pt.: Budowa drogi powiatowej 0914 Z Resko- Węgorzyno km. 10+000 22+795 wraz z przebudową skrzyżowań z drogą wojewódzką Nr 146 Dobra Łobez 3
Wpłynęła 1 oferta : Dom Inżynierski Promis S.A., ul. Stoisława 2, 70-223 Szczecin 1) Przetarg nieograniczony- Unieważniony na podstawie art. 93 ust.1 pkt.4 Dyrekcja Zarządu Dróg powiatowych w dniu26.01.2005 r. otrzymana pismo od Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi, iż nie otrzyma środków na realizację tego zadania. 2) Przetarg nieograniczony. Liczba ofert 2. Przetarg został unieważniony (Prawo Zamówień Publicznych - art.93 ust.1.) Ogłoszenie wyników postępowania: PBTK TRAKT, ul. Energetyków 9 Szczecin ąrt. 89 ust.1, pkt. 2 SIWZ pkt. 10.3 ust.1, ze względu na brak wskazanego w ofercie inspektora nadzoru inwestorskiego uprawnień do kierowania robotami drogowymi. 3) Przetarg nieograniczony. Liczba ofert 3, odrzucone 2. Unieważniono na podstawie art.93 ust. 1, pkt.4 4). Zgodnie z art. 63.1 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych jednostka wszczęła tryb udzielania zamówienia negocjacje bez ogłoszenia. Wpłynęły 3 oferty. 1. Dom Inżynierski Promis S.A, ul. Stoisława 2 70-223 Szczecin 2. Przedsiębiorstwo Obsługi Inwestycji sp. z o.o. ul. W. Polskiego 119, 73-110 Szczecin 3. Przedsiębiorstwo Usług Inwestycyjnych Powiernik sp. z o.o., ul. Racławicka 13 75-620 Koszalin Po ogłoszeniu wyników przez Komisję Przetargową wpłyną protest od jednego z oferentów. Komisja Przetargowa po ponownym przeanalizowaniu dokumentów uwzględniła protestznak sprawy ZDP- PR/345/8/2005 zał. nr.3. 5). Zgodnie z art. 66 Ustawy- Prawo Zamówień Publicznych Komisja Przetargowa dokonała trybu dzielenia zamówienia z wolnej ręki. Do wykonania usługi zostało wybrane: Przedsiębiorstwo Usług Inwestycyjnych,,POWIERNIK sp. z o o. ul. Racławicka 13 ; 75-620 Koszalin Umowa Nr 7/UD/W/2005. Wszystkie ogłoszenia o planowanych przetargach, były wywieszane na tablicy ogłoszeń znajdującej się na terenie siedziby Dyrekcji ZDP w Łobzie i na stronie internetowej pod adresem www. zdp. lobez.ibip.pl Tryby udzielania zamówień zostały określone prawidłowo. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie podlegały wyłączeniu zgodnie z art. 17 ust.1 upzp oraz złożyły pisemne oświadczenia braku lub istnieniu okoliczności o których mowa w art.17. ust.1. 4
Komisja przetargowa działała w następującym składzie osobowym: Grzegorz Wasilewicz- Przewodniczący; Marlena Olszewska- Zastępca przewodniczącego; Ryszard Korbutowicz- Sekretarz; Marek Umiastowski- Członek; Renata Nowak- Członek; Przyczyną wniesienia odwołań przez oferentów w przetargu na wyłonienie Inżyniera Kontraktu była nie dokładnie napisana i zrozumiała dla oferenta Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia /swiz/. Art.29 ust.1 pzp stanowi, ze taki opis ma być jednoznaczny i wyczerpujący, wykonany za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, ma też uwzględniać wszystkie wymagania i okoliczności wpływające na przygotowanie oferty. Na zamawiającym spoczywa obowiązek jasnego i precyzyjnego określenia przedmiotu zamówienia, a co za tym idzie- wykorzystania do jego opisania standartowych określeń technicznych, które są używane w danej dziedzinie, zrozumiałe dla wszystkich osób trudniących się działalnością w danej branży. W 2005 roku w kontrolowanej jednostce następowały zmiany na stanowiskach pracy: Główna księgowa- Alicja Orzechowskaurlop macierzyński od 01.05.2005 r do 20.08.2005 r; urlop wypoczynkowy od 22.08.2005 r do 04.10.2005 r; zwolnienie lekarskie od 17.10.2005r do 07.11.2005r; Obowiązki głównej księgowej powierzono pani Teresie Jaremko- Umowa zlecenie od 01.05.2005 r do 04.10.2005 r i od 26.10.2005 r do 09.11.2005 r. Za przeprowadzanie przetargów odpowiadał pan Grzegorz Romańskizwolnienie lekarskie od 20.12.2004 r do 15.09.2005 r; zastępstwo pani Renat Nowak od 20.12.2004 r do 28.02.2005 r; zastępstwo pan Ryszard Onufrijuk od 01.03.2005 r do 15.09.2005 r; Dyrektor Zakładu pan Aleksander Kotwickizwolnienie lekarskie od 11.08.2005 roku; Pełnienie obowiązków dyrektora zakładu powierzono panu Ryszardowi Korbutowiczowi- Uchwała nr 423/05 Zarządu Powiatu w Łobzie z dnia 30.08.2005 roku. Kontrolowany może w ciągu 7 dni wnieść zastrzeżenia do protokołu kontroli. 5
Wnioski 1. Dyrekcja Zarządu Dróg Powiatowych w Łobzie winna prowadzić szczegółowy Rejestr Zleceń i Ofert do 6000 udzielonych w trybie Art.4 pkt 8 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z 21.01.2004 r. 2. Dyrekcja Zarządu Dróg Powiatowych w Łobzie winna prowadzić Rejestr Zamówień Publicznych powyżej 6000. 3. Dyrekcja Zarządu Dróg Powiatowych w Łobzie winna prowadzić szczegółowy Rejestr Umów. 4. Dyrekcja Zarządu Dróg Powiatowych w Łobzie i powołana komisja Przetargowa winni dokładniej opracowywać Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia /swiz/. Inspektor ds. kontroli wewnętrznej Józef Błyszko Po.Dyrektora ZDP w Łobzie Główna księgowa zakładu Ryszard Korbutowicz Alicja Orzechowska 6