Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 313/2013 Prezydenta Miasta Bełchatowa z dnia 30 grudnia 2013 r. KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIASTA BEŁCHATOWA ZA ROK Cel: Jako kierujący komórką organizacyjną jest Pani/Pan odpowiedzialny za procesy realizowane w Pani/Pana komórce, stosowanie procedur kontroli zarządczej oraz ich monitorowanie. Formularz samooceny został opracowany celem uzyskania informacji zwrotnej niezbędnej do dokonania oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w obszarze działania Pani/Pana komórki, który posłuży określeniu stopnia zapewnienia kontroli zarządczej. Data: Osoba wypełniająca kwestionariusz: Komórka organizacyjna: Udzielając odpowiedzi na poniższe pytania, zaznaczamy jedną odpowiedź, stawiając znak X L.p. PYTANIE TAK NIE NIE DOTYCZY UWAGI A. ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE (patrz: spełnienie standardów kontroli zarządczej wymienionych 7 Regulaminu Kontroli Zarządczej) I. Przestrzeganie wartości etycznych w podejmowanych działaniach 1. Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania? 2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Urzędzie? 3. Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej przy wykonywaniu powierzonych im zadań prezentują wartości etyczne? 4. Czy kwestie uczciwego i etycznego postępowania poruszane są na naradach z pracownikami? II. Zapewnienie właściwych kompetencji zawodowych 5. Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania?
6. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? 7. Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy pracowników z Pani/Pana komórki organizacyjnej? 8. Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań? 9. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? III. Planowanie, kształtowanie i dostosowywanie struktury organizacyjnej do celów Urzędu 10. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? 11. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? 12. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? 13. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki? IV. Delegowanie uprawnień zgodnie w wewnętrznymi uregulowaniami prawnymi 14. Czy przekazanie zadań i obowiązków pracownikom w Pani/Pana komórce organizacyjnej następuje w drodze pisemnej? 15. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej?
16. Czy przyjęcie uprawnień lub obowiązków przez pracownika jest potwierdzone jego podpisem? I. Misja B. CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM (patrz: spełnienie standardów kontroli zarządczej wymienionych w 8 Regulaminu Kontroli Zarządczej) 17. Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z misją dla Miasta Bełchatowa określoną w strategii oraz z celami dla Urzędu zawartymi w Polityce Jakości? 18. Czy pracownicy znają cele ogólne Miasta Bełchatów oraz cele szczegółowe swojej komórki organizacyjnej i rozumieją, w jaki sposób ich obowiązki wpływają na realizację tych celów? 19. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny czy statut (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? II. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji 20. Czy cele i zadania w Pani/Pana komórce organizacyjnej na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? 21. Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? III. Identyfikacja ryzyka 22. Czy co najmniej raz w roku dokonywana jest identyfikacja ryzyk w odniesieniu do celów i zadań realizowanych przez Pani/Pana komórkę organizacyjną? 23. Czy proces identyfikacji ryzyk jest dokumentowany w Pani/Pana komórce organizacyjnej?
IV. Analiza ryzyka 24. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? 25. Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować? V. Reakcja na ryzyko 26. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? 27. Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka został określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko)? C. MECHANIZMY KONTROLI (patrz: spełnienie standardów kontroli zarządczej wymienionych w 9 Regulaminu Kontroli Zarządczej) I. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 28. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Urzędzie (np. poprzez wewnętrzną sieć)? 29. Czy wszystkie te dokumenty są dostępne dla Pani/Pana w wymaganym zakresie? II. Nadzór 30. Czy w Urzędzie prowadzony jest właściwy nadzór w ramach hierarchii służbowej, którego celem jest upewnienie się, że zadania są realizowane? 31. Czy pracownicy w Pana/Pani komórce organizacyjnej są na bieżąco rozliczani z zakresu zadań przypisanych im do realizacji?
III. Ciągłość działalności 32. Czy w Urzędzie zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek np. pożaru, powodzi, poważnej awarii serwerów? 33. Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii? 34. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? IV. Ochrona zasobów 35. Czy mienie Miasta Bełchatów, będące w dyspozycji Pani/Pana komórki organizacyjnej jest należycie zabezpieczone i wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem? 36. Czy w Urzędzie wprowadzono zasady dostępu do budynku i pomieszczeń zapewniające ochronę przed nieuprawnionym działaniem osób trzecich i skutkom zjawisk przyrodniczych itp.? V. Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych 37. Czy wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, realizowane przez Pana/Pani komórkę organizacyjną są rzetelnie dokumentowane? 38. Czy w Pana/Pani komórce organizacyjnej tylko uprawnieni pracownicy zatwierdzają operacje finansowe i gospodarcze? 39. Czy kluczowe obowiązki dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń są rozdzielone pomiędzy różne osoby? 40. Czy operacje finansowe i gospodarcze są weryfikowane przed i po ich wykonaniu.
VI. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych 41. Czy funkcjonujący w Urzędzie system bezpieczeństwa informatycznego, zapewnia ciągłość działania, bezpieczeństwo danych itp. (np. przed ich utratą, kradzieżą ) w Pani/Pana komórce organizacyjnej? 42. Czy pracownikom w Pana/Pani komórce organizacyjnej znane są procedury dotyczące bezpieczeństwa informatycznego dot. ich stanowiska pracy? D. INFORMACJA I KOMUNIKACJA (patrz: spełnienie standardów kontroli zarządczej wymienionych w 10 Regulaminu Kontroli Zarządczej) I. Bieżąca informacja 43. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? 44. Czy zachęca Pani/Pan pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań? 45. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Urzędzie? II. Komunikacja wewnętrzna 46. Czy funkcjonuje dobra komunikacja pomiędzy komórkami i osobami, których działalność jest ze sobą powiązana z Pani/Pana komórką organizacyjną? 47. Czy funkcjonują mechanizmy łatwego przepływu informacji wewnątrz jednostki zarówno w kierunku pionowym w dół i w górę struktury organizacyjnej jak i poziomym? III. Komunikacja zewnętrzna 48. Czy w Urzędzie funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? 49. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)?
50. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w Urzędzie w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)? E. MONITOROWANIE I OCENA (patrz: spełnienie standardów kontroli zarządczej wymienionych w 11 Regulaminu Kontroli Zarządczej) I. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej 51. Czy skargi klientów, dostawców, usługodawców i oferentów na niewłaściwe postępowanie pracowników Pani/Pana komórki organizacyjnej są badane? 52. Czy mechanizmy kontrolne dotyczące skarg, które powinny wykryć powstałe problemy, a nie funkcjonują właściwie, są poddawane ocenie? 53. Czy Pani/Pan jako kierujący komórką organizacyjną, analizuje wszelkie uwagi kierowane przez organy nadzorujące lub kontrolne mogące wskazywać na niedoskonałości systemu kontroli zarządczej? Pieczątka i podpis osoby dokonującej samooceny