Realizacja i rozliczanie zadań badawczych w ramach Działalności Statutowej (dotacja podmiotowa na utrzymanie potencjału badawczego) (podstawa prawna: art.18 ust. 1 Ustawy o zasadach finansowania nauki z 2010 r. Dz.U. nr 96, poz. 615)
Zadania w DS Oddzielny numer dla każdego Zadania (obecnie oddzielny numer dla każdej jednostki Instytutu, Katedry, Zakładu itd.) Propozycja: zredukować liczbę zadań tak, aby jedno zadanie przypadało na jedną jednostkę na Wydziale otrzymującą dotację na DS) Według obecnego algorytmu, liczba zadań NIE ma wpływu na wysokość dotacji
W związku z Ustawą o zasadach finansowania nauki z 2010 r. (Art. 18, ust. 1) zmieni się numeracja DS na UG Każdy poniesiony koszt realizacji każdego zadania będzie musiał być przyporządkowany do jednej z 7 kategorii wydatków określonych w Ustawie
Na Wydziale powinna istnieć procedura przyjmowania (odbioru) wykonania zadań w ramach DS. Odbiór merytoryczny 1. Cel badania 2. Opis najważniejszych osiągnięć 3. Wykorzystanie uzyskanych wyników Odbiór finansowy
Audyt zewnętrzny Zgodnie z art.34 Ustawy o finansowaniu nauki obowiązkowemu zewnętrznemu audytowi podlegają jednostki naukowe, które otrzymują środki finansowe na działalność statutową. Audyt przeprowadza się nie rzadziej niż co 4 lata.
Odbiór finansowy Każde zadanie wyodrębnione w ramach działalności statutowej powinno być odebrane pod względem finansowym. Przy odbiorze finansowym należy zwrócić uwagę na następujące rzeczy: dla każdego zadania przydzielone powinny być środki na jego realizację w trakcie realizacji zadania środki te są wykorzystywane zgodnie z przyjętym harmonogramem rzeczowo-finansowym zadania Okresowo wraz z odbiorem merytorycznym, nie rzadziej niż raz w roku, przedstawia się stopień zaawansowania zadania pod względem finansowym (porównanie planu z wykonaniem co pozwoli na bieżącą ocenę stopnia zaawansowania realizowanego zadania) koszty ponoszone w ramach danego zadania powinny być uzgadniane na bieżąco z Biurem Badań i Rozwoju Kadr Naukowych
Etapy realizacji i rozliczania zadań badawczych w ramach działalności statutowej Etap I wnioskowanie o środki na realizację zadania Etap II realizacja zadania Etap III sprawozdanie z realizacji zadania
Procedura nadawania numerów zadań każdy temat / zadanie na etapie składania wniosku o przyznanie środków w ramach dotacji na utrzymanie potencjału badawczego zostanie opatrzony numerem zadania z centralnego rejestru umów, po otrzymaniu decyzji o przyznaniu dotacji podmiotowej na utrzymanie potencjału badawczego wydział dokonuje weryfikacji zgłoszonych na etapie wnioskowania tematów/zadań, które ostatecznie będą realizowane oraz dokonuje podziału środków przeznaczonych na realizację konkretnego tematu/zadania, zweryfikowana lista tematów/zadań, które będą realizowane w ramach przyznanej dotacji zostaje przesłana do Samodzielnej Sekcji ds. Rozliczeń, gdzie ostatecznie przypisane zostaną numery zadań wraz z rokiem ich rozpoczęcia z centralnego rejestru umów, pod którym będą dokonywane zapisy w księgach UG co ułatwi identyfikację poniesionych wydatków w ramach konkretnego tematu/zadania po ostatecznym nadaniu numerów zadań dla realizowanych tematów w ramach przyznanej dotacji podmiotowej na utrzymanie potencjału badawczego pracownik Samodzielnej Sekcji ds. Rozliczeń przekazuje na wydział informację o przyporządkowanych numerach zadań z centralnego rejestru umów do realizowanych tematów/zadań
Zasady opracowywania dokumentów Niezbędne informacje w opracowaniu dokumentu do celów prawidłowego zaewidencjonowania kosztu zadania w ramach działalności statutowej: 1. Jednostka organizacyjna, której dotyczy koszt (wykaz symboli jednostek organizacyjnych dostępny jest na stronie UG) 2. Rodzaj poniesionego kosztu jeśli z informacji zawartych w fakturze jasno to nie wynika (można posiłkować się opisem kosztów rodzajowych wykazanych w Zakładowym Planie Kont) 3. Nazwa zadania, którego dotyczy koszt 4. Numer zadania wraz z rokiem jego rozpoczęcia, którego dany koszt dotyczy 5. Źródło finansowania kategoria wydatku określona w ustawie (wykaz w dalszej części materiałów)
Zasady opracowywania dokumentów Struktura konta księgowego: 530 jednostka organizacyjna koszt rodzajowy - numer zadania - rok rozpoczęcia zadania źródło finansowania Konto księgowe 530 działalność statutowa (dotacja podmiotowa na utrzymanie potencjału badawczego) Jednostka organizacyjna symbol jednostki zgodnie z wykazem symboli jednostek organizacyjnych UG Koszt rodzajowy kod rodzaju poniesionego kosztu zgodnie z Zakładowym Planem Kont
Zasady opracowywania dokumentów Numer zadania jest to numer zadania nadany przez Samodzielną Sekcję ds. Rozliczeń (numer zadania nadawany jest dla tematów / zadań wymienionych w składanym wniosku o przyznanie dotacji na działalność statutową) Rok rozpoczęcia zadania rok rozpoczęcia zadania jest zgodny z rokiem rozpoczęcia zadania wykazanego w składanym wniosku o przyznanie dotacji na działalność statutową Źródło finansowania kody zgodnie z kategorią wydatku w ramach działalności statutowej przedstawiono w dalszej części opracowania
Zasady opracowywania dokumentów kategorie wydatków Kategorie wydatków (kody źródeł finansowania): Przeznaczenie środków z dotacji na działalność statutową (art.18 ust.1 pkt.1) 1A - Działania niezbędne do rozwoju specjalności naukowych lub kierunków badawczych oraz rozwoju kadry naukowej, w tym badania naukowe lub prace rozwojowe ujęte w planie finansowym jednostek naukowych literatura naukowa usługi obce materiały ( w tym np. odczynniki, drobny, jednorazowy sprzęt laboratoryjny)
Zasady opracowywania dokumentów kategorie wydatków 1B - Utrzymanie infrastruktury badawczej, w tym bibliotek i archiwów import czasopism zagranicznych łączność komputerowa 1C - Zatrudnienie niezbędnej kadry naukowej i inżynieryjno-technicznej wynagrodzenia osobowe wynagrodzenia z bezosobowego funduszu płac 1D - Zakup lub wytworzenie aparatury naukowo-badawczej, związanej z realizacją zadań, o których mowa w pkt.1, niestanowiącej dużej infrastruktury badawczej aparatura naukowo-badawcza służąca realizacji zadań badawczych komputery z oprogramowaniem służące do realizacji zadań badawczych
Zasady opracowywania dokumentów kategorie wydatków 1E - Współpraca naukowa krajowa i zagraniczna, niezbędna do realizacji zadań, o których mowa w pkt.1 wymiana osobowa na podstawie umów międzyrządowych podróże służbowe krajowe i zagraniczne w ramach współpracy 1F - Upowszechnianie nauki dofinansowanie organizacji konferencji (bez kosztów wyżywienia) wydanie publikacji naukowych, materiałów pokonferencyjnych uczestnictwo w targach i konferencjach naukowych zgłoszenia patentowe 1G - Restrukturyzacja jednostek naukowych w zakresie zadań, o których mowa w pkt.1, 3-5 tylko w przypadku otrzymania takiej dotacji przez jednostkę
Środki z DS mogą być przeznaczane TYLKO na realizację zadań bezpośrednio lub pośrednio związanych z działalnością naukową NIE może być finansowana działalność dydaktyczna NIE może być finansowana działalność administracyjna NIE może być finansowana działalność niezwiązana z nauką, nawet jeśli koszty są częścią działania wspomagającego naukę (np. koszty uczestnictwa w konferencji naukowej, w tym podróży i zakwaterowania TAK, koszty druku materiałów konferencyjnych TAK, ale koszty wyżywienia uczestników konferencji organizowanej przez Wydział NIE)
Okres realizacji zadań Każda dotacja przyznana na finansowanie działalności statutowej musi być rozliczona w ciągu 2 lat.
Dodatkowe informacje: 1. W przypadku gdy zakupu dokonujemy poza granicami kraju bezwzględnie należy posługiwać się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) z przedrostkiem PL: PL 584-020-32-39 2. Przy dokonywaniu zakupów na terenie Unii Europejskiej należy uwzględnić podatek VAT naliczany w kraju, który zwiększa wartość dokonanego zakupu co oznacza, że należy również zarezerwować środki na podatek VAT 3. Do dokumentu potwierdzającego zakup odczynników poza granicami kraju należy dołączyć oświadczenie dla celów podatku VAT (wzór oświadczenia dostępny na stronie UG)
Dodatkowe informacje: 4. Wykaz sprawozdań z działalności statutowej sporządzanych przez Dział Księgowości Finansowej (w części finansowej): F01 / s sprawozdanie o przychodach, kosztach i wyniku finansowym szkół wyższych PNT01/s sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej w szkołach wyższych
Wykaz działów wspierających działalność naukową w UG Biuro Rozwoju Kadr i Badań Naukowych tel. (058) 523 20 04, 523 24 43, 523 24 48 Biuro Współpracy z Zagranicą tel. (058) 523 23 04, 523 24 60 Biuro Wymiany Zagranicznej Studentów tel. (058) 523 24 42 Biuro Programów Europejskich tel. (058) 523 23 60 Prorektor ds. Nauki tel. (058) 523 20 41 (sekretariat)
Dział Księgowości Finansowej Dane kontaktowe osoby wyznaczonej w Dziale Księgowości Finansowej do prowadzenia ewidencji kosztów w ramach działalności statutowej: Elżbieta Walaszczyk Rektorat II piętro, pok. 222 tel. (058) 523 24 63