ZARZĄDZENIE NR OL-12/0021-45 /Z/12 NACZELNIKA URZĘDU SKARBOWEGO W JAWORZNIE Z DNIA 05.11.2012 R. zawodowego pracowników Na podstawie 14 Regulaminu Organizacyjnego stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia Naczelnika Nr OL-12/0021-04/Z/11 z dnia 18 września 2011 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego, zarządzam co następuje: 1 1. Wprowadzam do realizacji Politykę kadrową i rozwoju zawodowego pracowników stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2 1. Zobowiązuję wszystkich kierowników komórek organizacyjnych do bezwzględnego przestrzegania zasad zawartych w dokumencie o którym mowa w 1. 3 1. Traci moc Decyzja Nr Ol-12/0021-18/D/11 Naczelnika z dnia 27 kwietnia 2011 r. w sprawie polityki kadrowej w Urzędzie Skarbowym w Jaworznie. 1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 4 ROZDZIELNIK: Lp. Egzemplarz Adresat 1. Oryginał Referat Organizacyjno Administracyjny, Kadr i Szkoleń (OL-12) 2. Kopia użytkowa wersja elektroniczna Pracownicy realizujący zadania na wszystkich stanowiskach pracy Strona 1 z 13
Naczelnika z dnia 05.11.2012 r. w sprawie w sprawie ustanowienia i wprowadzenia Polityki kadrowej i rozwoju zawodowego pracowników POLITYKA KADROWA I ROZWOJU ZAWODOWEGO PRACOWNIKÓW URZĘDU SKARBOWEGO W JAWORZNIE Jaworzno, 2012 r. Strona 2 z 13
Naczelnika z dnia 05.11.2012 r. zawodowego pracowników I. POLITYKA KADROWA. A. Cele polityki kadrowej Stworzenie korpusu kadry wykształconej, kompetentnej i stabilnej oraz racjonalny rozdział kadry. B. Strategiczne obszary działania na rzecz zbudowania korpusu kadry to: dobór kadry, doskonalenie kadry, stabilizacja kadry, analiza ilości i jakości kadry C. Narzędzia prawne: ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. 2008 Nr 227, poz. 1505 z późn. zm.), ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j.: Dz. U. Nr 21, z 1998 r., poz. 94 z późn.zm.), inne przepisy. D. Czynniki osiągnięcia celu to: Doskonalenie istniejących zasad oraz sposobów doboru, szkolenia, stabilizacji i rozdziału kadry poprzez m.in.: wnikliwą selekcję kandydatów wyłonionych w drodze zewnętrznego, jak i wewnętrznego otwartego konkurencyjnego naboru, właściwy proces adaptacji nowego pracownika, tworzenie odpowiednich warunków lokalowych i narzędziowych, wprowadzenie odpowiednich warunków i standardów obsługi stron, tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji zawodowych, Strona 3 z 13
tworzenie warunków motywacyjnych, Naczelnika z dnia 05.11.2012 r. zawodowego pracowników system oceny i awansowania, system analizy obciążeń i potrzeb kadrowych. E Zasady i instrumenty realizacji polityki kadrowej 1. Zasady doboru kadry: 1) Dobór kadry wg kryterium wykształcenia, kwalifikacji i doświadczenia z wykorzystaniem: a) źródeł zewnętrznych - z uwagi na otwartość i konkurencyjność naboru do służby cywilnej upowszechnianie ogłoszeń o posiadanych wolnych stanowiskach pracy i list kandydatów zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o służbie cywilnej, b) źródeł wewnętrznych - pozyskiwanie pracowników w ramach rotacji z innych urzędów w administracji skarbowej lub celnej, a w szczególności z Urzędów Skarbowych, co umożliwi bardzo dobrym pracownikom z tych urzędów uzyskanie kolejnego szczebla rozwoju zawodowego, poprzez awans do wyższej jednostki w trybie art. 64 ustawy o służbie cywilnej. 2. Ostateczną decyzję o zatrudnieniu pracownika podejmuje Dyrektor Izby Skarbowej lub Naczelnik Urzędu Skarbowego uwzględniając wyniki postępowania dotyczące otwartego naboru. F. Zasady doboru kadry w ramach naborów zewnętrznych 1. Powyższe postępowanie przeprowadza komisja ds. zatrudnienia na podstawie przepisów ustawy o służbie cywilnej oraz przy uwzględnieniu zasad zawartych w Poradniku dobrej praktyki naboru do korpusu służby cywilnej". 2. W skład komisji wchodzą: Z-ca Naczelnika - jako przewodniczący komisji, Kierownik Komórki Organizacyjnej, Strona 4 z 13
Naczelnika z dnia 05.11.2012 r. zawodowego pracowników pracownik komórki kadrowej lub inne osoby wyznaczone przez Naczelnika Urzędu. 3. O terminie i miejscu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego należy każdorazowo, z 5-co dniowym wyprzedzeniem, zawiadomić Dyrektora Izby Skarbowej. 4. Etapy postępowania rekrutacyjnego: 1 etap: część pisemna, na którą może składać się: 1) Test zawierający do 30 pytań pobieranych z Informatycznej bazy pytań, obejmujący zagadnienia ogólno-ustrojowe oraz zawodowe. Uzyskanie przez kandydata co najmniej 60% z części testowej stanowi podstawę do przejścia do drugiego etapu tj. rozmowy kwalifikacyjnej z członkami komisji. Testu wiedzy nie przeprowadza się w stosunku do kandydatów, którzy mają uprawnienia lub wykonują zawody, co do których odpowiednie kwalifikacje wynikają z innych ustaw (np. audytorzy wewnętrzni, radcy prawni). Komisja prowadząca postępowanie kwalifikacyjne może, oprócz testu, rozszerzyć część pisemną o pytanie opisowe, za które przyznaje się maksymalnie 10 punktów. W takim przypadku za pytanie opisowe należy uzyskać minimum 6 punktów. 2) W uzasadnionych przypadkach praca pisemna na określony przez kierującego komórką temat. Minimalna liczba punktów, które można uzyskać za pracę pisemną wynosi 18 punktów, a maksymalna - 30 punktów; 2 etap: rozmowa kwalifikacyjna: 1) Maksymalna liczba punktów, które można uzyskać w wyniku przeprowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej wynosi 20 punktów. Punktowy system oceny rozmowy kwalifikacyjnej dotyczyć może np.: - umiejętności skutecznego komunikowania się (formułowanie jasnych i zrozumiałych wypowiedzi, przedstawianie swojego punktu widzenia w sposób przekonywujący dla innych) -do 10 punktów, - dążenia do osiągania rezultatów (wyznaczanie i osiąganie celów osobistych Strona 5 z 13
Naczelnika z dnia 05.11.2012 r. zawodowego pracowników i grupowych, walka z trudnościami i problemami, elastyczność, otwartość na nowe doświadczenia) - do 10 punktów, - umiejętności współpracy (budowanie pozytywnych relacji z innymi) -do 10 punktów, 5. Przed każdym postępowaniem przewodniczący komisji wybiera kryteria oceny oraz odpowiadającą im maksymalną liczbę punktów, które można uzyskać w przypadku ich spełnienia. 6. Przed każdym postępowaniem przewodniczący Komisji informuje uczestników naboru jednolitych dla wszystkich zasadach naboru, metodach i technikach stosowanych w naborze. 7. W trakcie prowadzonego naboru przewodniczący Komisji informuje kandydatów na równych zasadach o zakwalifikowaniu się do kolejnego etapu. 8. W toku naboru komisja wyłania nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu wymagania dodatkowe, których przedstawia Naczelnikowi Urzędu Skarbowego celem zatrudnienia. 9. Po przeprowadzeniu postępowania kwalifikacyjnego sporządza się protokół z listą nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, ze wskazaniem osób niepełnosprawnych. Do protokołu dołącza się dokumentację z naboru odzwierciedlającą wszystkie czynności mające wpływ na przebieg naboru, treść pytań lub zadań oraz kryteriów i ocen dokonanych w trakcie naboru. 10. Naczelnik Urzędu Skarbowego, może w celu wyboru kandydata najbardziej odpowiedniego na wskazane w ogłoszeniu o naborze stanowisko, przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną z kandydatami wskazanymi przez komisję. Pierwszeństwo w zatrudnieniu przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie wspomnianych powyżej kandydatów. G. Zasady doboru kadry w ramach naborów wewnętrznych 1. Postępowanie rekrutacyjne przeprowadza komisja w składzie: Z-ca Naczelnika - jako przewodniczący komisji, Kierownik Komórki Organizacyjnej, Strona 6 z 13
Naczelnika z dnia 05.11.2012 r. zawodowego pracowników pracownik komórki kadrowej lub inne osoby wyznaczone przez Naczelnika Urzędu. 2. Postępowanie kwalifikacyjne polega na przeprowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej. 3. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej oceniane jest doświadczenie zawodowe kandydata oraz inne umiejętności przydatne do wykonywania zadań na danym stanowisku. Maksymalna liczba punktów, które można uzyskać w wyniku przeprowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej wynosi 20. 4. Punktowy system oceny rozmowy kwalifikacyjnej dotyczyć może np.: -doświadczenia zawodowego i wiedzy merytorycznej do 5 punktów, -umiejętności skutecznego komunikowania się (formułowanie jasnych i zrozumiałych wypowiedzi, przedstawianie swojego punktu widzenia w sposób przekonywujący dla innych) do 5 punktów, -dążenia do osiągania rezultatów (wyznaczanie i osiąganie celów osobistych i grupowych, walka z trudnościami i problemami, elastyczność, otwartość na nowe doświadczenia) do 5 punktów, -umiejętności współpracy (budowanie pozytywnych relacji z innymi) do 5 punktów. 5. Przed każdym postępowaniem przewodniczący komisji wybiera kryteria oceny oraz odpowiadającą im maksymalną liczbę punktów, które można uzyskać w przypadku ich spełnienia. 6. Przed każdym postępowaniem przewodniczący Komisji informuje uczestników naboru o jednolitych dla wszystkich zasadach naboru, metodach i technikach stosowanych w naborze. 7. Po przeprowadzeniu naboru sporządzony zostaje protokół podpisany przez Przewodniczącego i wszystkich członków komisji rekrutacyjnej biorących udział w naborze. Do protokołu dołącza się dokumentację z naboru odzwierciedlającą wszystkie czynności mające wpływ na przebieg naboru. Strona 7 z 13
Naczelnika z dnia 05.11.2012 r. zawodowego pracowników 8. W toku naboru komisja wyłania najlepszego kandydata spełniającego wymagania niezbędne oraz w największym stopniu wymagania dodatkowe, którego przedstawia Naczelnikowi Urzędu Skarbowego. Naczelnik Urzędu Skarbowego, przed podjęciem decyzji o wyborze pracownika, może przeprowadzić rozmowę z kandydatem wskazanym przez komisję lub innymi biorącymi udział w naborze. H. Sposoby doskonalenia i motywowania kadry pracowniczej 1. Sposoby doskonalenia kadry: 1) Służba przygotowawcza, 2) Szkolenie bieżące na stanowisku pracy, 3) Samokształcenie kierowane, 4) Szkolenie w formach szkolnych i pozaszkolnych (szkolenia centralne, powszechne i specjalistyczne) oraz wewnętrzne, 5) Indywidualny program rozwoju zawodowego członka korpusu służby cywilnej, 6) Bieżąca wymiana doświadczeń - narady pracowników z poszczególnych komórek organizacyjnych, udział w naradach i konferencjach międzyurzędowych, szkolenia dla kierowników komórek organizacyjnych Urzędu z udziałem kierownictwa Urzędu Skarbowego nadzorującego pracę tych kierowników, 7) Zabezpieczenie komórek organizacyjnych w prasę i literaturę fachową. 2. Metody stabilizacji kadry: 1) Motywowanie zasady wynagradzania, oceniania, awansowania, 2) Doskonalenie warunków pracy, zabezpieczenie odpowiednich warunków socjalnych, 3) Zapewnienie pewnych i stabilnych warunków kariery zawodowej, 4) Pomoc pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe. I. Organizacja komórek kadrowych Strona 8 z 13
Naczelnika z dnia 05.11.2012 r. zawodowego pracowników komórka kadrowa funkcjonuje w urzędzie skarbowym zgodnie z Zarządzeniem nr 39 Ministra Finansów z dnia 21 września 2010 r. w sprawie organizacji urzędów i izb skarbowych oraz nadania im statutów (Dz. Urz. MF z dnia 14.10.2010 r.) J. Wymagania wobec pracowników komórek kadrowych wykształcenie zgodne z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz.U. z 2009 r. Nr 211, poz. 1630 z późn. zm.), znajomość przepisów prawnych z zakresu ustawy o służbie cywilnej, prawa pracy oraz procedur administracyjno-kadrowych, zdolność analitycznego i syntetycznego myślenia, operatywność i samodzielność, łatwość w redagowaniu pism i wystąpień, doświadczenie zawodowe, bieżące pogłębianie wiedzy np. z zakresu prawa pracy, psychologii i innych, bezwzględne przestrzeganie tajemnicy służbowej, skarbowej i państwowej oraz ochrony danych osobowych, dokładność i systematyczność, umiejętność prowadzenia rozmów z pracownikami. K. Ocena efektów pracy komórek kadrowych - Ocena pracowników i efektów pracy komórki kadrowej Urzędu dokonywana jest przez Naczelnika Urzędu na podstawie własnej opinii oraz wyników kontroli przeprowadzanych przez pracowników Wydziału Kadr Izby skarbowej w Katowicach. - II. ŚCIEŻKA ROZWOJU ZAWODOWEGO PRACOWNIKÓW I ETAP - okres adaptacji zawodowej nowo zatrudnionego: 1. Umowa o pracę : Strona 9 z 13
Naczelnika z dnia 05.11.2012 r. zawodowego pracowników 1) Pracownik podejmuje zatrudnienie zgodnie ze swoimi kwalifikacjami i predyspozycjami, 2) Umowę o pracę zawiera się na czas nieokreślony lub na czas określony, 3) W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej umowę o pracę zawiera się na czas określony 12 miesięcy z możliwością wcześniejszego rozwiązania stosunku pracy za dwutygodniowym wypowiedzeniem. 2. Stanowisko i wynagrodzenie: 1) Nowo zatrudnionego pracownika wprowadza się do właściwej komórki organizacyjnej i zespołu. 2) Nowo zatrudnionemu pracownikowi ustala się stanowisko i wynagrodzenie odpowiednie do jego kwalifikacji i doświadczenia. 3. Zasady przygotowania zawodowego nowo zatrudnianych pracowników: 1) Pracownika podejmującego pracę zapoznaje się ze zbiorem przepisów dotyczących zatrudnienia w urzędzie państwowym (są to m. in. regulamin organizacyjny, regulamin pracy, przepisy dotyczące BHP, tajemnicy skarbowej, informacja o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych - sporządzona przez pracodawcę zgodnie z wymaganiami art. 29 3 kodeksu pracy), 2) Pracownik podejmujący po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej odbywa służbę przygotowawczą. Służba przygotowawcza trwa nie dłużej niż 4 miesiące i kończy się nie później niż z upływem 8 miesięcy od podjęcia pracy przez pracownika. Naczelnik Urzędu kieruje pracownika do odbycia służby przygotowawczej w okresie 30 dni od dnia nawiązania stosunku pracy. 4. Naczelnik Urzędu może zwolnić z obowiązku odbywania służby przygotowawczej pracownika, którego wiedza lub umiejętności umożliwiają należyte wykonywanie obowiązków służbowych. Zwolnienie z obowiązku odbywania służby przygotowawczej nie zwalnia pracownika z przystąpienia do egzaminu przed Komisją powołaną przez Naczelnika Urzędu Skarbowego. II ETAP - okres nabywania i doskonalenia praktycznych umiejętności wykonywania pracy w danej komórce organizacyjnej i na określonym stanowisku 1. Ustalenie zakresu czynności: Strona 10 z 13
Naczelnika z dnia 05.11.2012 r. zawodowego pracowników Pracownik otrzymuje zakres czynności, w którym określone są szczegółowe obowiązki służbowe na zajmowanym stanowisku pracy. 2. Szkolenie: W ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownik uczestniczy w różnego rodzaju szkoleniach: centralnych, powszechnych, specjalistycznych, wewnętrznych oraz wyznaczonych w ramach indywidualnego programu rozwoju członka korpusu służby cywilnej jak i w formach: samokształcenia, kształcenia bieżącego na stanowisku pracy i innych. 3. Ocena pracownika: 1) Pierwsza ocena w służbie cywilnej: a) pierwsza ocena w służbie cywilnej jest dokonywana nie wcześniej niż po upływie 8 miesięcy od nawiązania stosunku pracy i nie później niż miesiąc przed upływem okresu, na który została zawarta umowa o pracę ocenianego, b) pierwszej oceny w służbie cywilnej dokonuje bezpośredni przełożony ocenianego w porozumieniu z kierującym komórką organizacyjną w której pracownik jest zatrudniony, uwzględniając wynik egzaminu ze służby przygotowawczej oraz sprawozdanie sporządzone przez ocenianego pracownika dotyczące zadań przez niego realizowanych w trakcie przepracowanego okresu, c) po dokonaniu oceny kierujący komórką organizacyjną przedkłada Naczelnikowi Urzędu zaopiniowany przez Zastępcę Naczelnika lub kierującego samodzielną komórką organizacyjną wniosek o: -zawarcie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony w przypadku przyznania oceny pozytywnej, -niezawieranie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony albo o rozwiązanie umowy na czas określony w przypadku przyznania oceny negatywnej. 2) Ocena okresowa członka korpusu: a) urzędnik służby cywilnej oraz pracownik służby cywilnej zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony podlega ocenie okresowej dokonywanej przez bezpośredniego przełożonego, Strona 11 z 13
Naczelnika z dnia 05.11.2012 r. zawodowego pracowników b) ocenę, dotyczącą wykonywania obowiązków wynikających z opisu zajmowanego przez ocenianego stanowiska pracy sporządza się co 24 miesiące. Ocena stanowi podstawę do przyznania urzędnikowi służby cywilnej wyższego stopnia służbowego, awansowania bądź pozostawienia członka korpusu służby cywilnej na obecnym stanowisku, c) w razie uzyskania negatywnej oceny okresowej członek korpusu służby cywilnej podlega ponownej ocenie po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną. 4. Awansowanie: Awansowanie pracownika służby cywilnej, jak i urzędnika na wyższe stanowisko uzależnione jest od jego wyników pracy i może być dokonane tylko na umotywowany wniosek bezpośredniego przełożonego III ETAP - przebiegu kariery zawodowej pracowników. 1. W zależności od wykonywania zadań i zaangażowania pracowników rozróżnia się dwie grupy pracowników: 1) Pierwsza grupa to pracownicy bardzo aktywni, wyróżniający się w pracy, dążący do stałego poszerzania i doskonalenia wiedzy (nie tylko w zakresie wykonywania obowiązków swojej komórki), kompetentni, kreatywni, niebojący się odpowiedzialności to potencjalni kandydaci na wakujące stanowiska kierownicze, które obsadzane są w drodze konkursu. Na stanowiska kierownicze w Urzędzie Skarbowym ogłaszany jest konkurs ofert połączony z rozmową kwalifikacyjną. Konkurs na stanowisko zastępcy naczelnika urzędu skarbowego odbywa się przy współudziale pracowników Izby Skarbowej. Przed awansowaniem pracownika na stanowisko kierownicze powierza się mu pełnienie obowiązków kierownika/z-cy naczelnika na okres 6 miesięcy. Postępowania konkursowego nie przeprowadza się, jeżeli istnieje możliwość obsadzenia stanowiska kierowniczego przez osobę zajmującą stanowisko równorzędne lub wyższe w Urzędzie Skarbowym. 2) Druga grupa to pracownicy mniej aktywni, choć przygotowani pod względem merytorycznym i chętni do pracy, którzy mają mniejsze możliwości awansu. 2. Zakwalifikowanie się do jednej z powyższych grup w dużej mierze zależy od samego pracownika. Strona 12 z 13
III ROZWIĄZANIE STOSUNKU PRACY Naczelnika z dnia 05.11.2012 r. zawodowego pracowników 1. Komórki kadrowe udzielają wsparcia kierującym komórkami organizacyjnymi, z których odchodzą pracownicy, informując o obowiązujących w tym zakresie przepisach oraz udzielają wsparcia odchodzącym pracownikom, w tym w szczególności: 1) informują pracowników o przysługujących im uprawnieniach, 2 )udzielają niezbędnych wyjaśnień z zakresu prawa pracy. 2. Osoby kierujące pracownikami: 1) zapewniają odpowiedni sposób przekazywania prowadzonych spraw i dokumentów przez odchodzących pracowników w celu maksymalnego zabezpieczenia interesów urzędu, 2) podejmują działania zapewniające ciągłość pracy na wakującym stanowisku pracy (nabór, zmiana podziału zadań). Strona 13 z 13