ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNIKA JEDNOSTKI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO ZA FUNKCJONOWANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ

Podobne dokumenty
Zarządzenie Nr 1152/2014 Prezydenta Miasta Sopotu z dnia 24 stycznia 2014 r.

Zarządzenie Nr 1697/2011. Prezydenta Miasta Radomia

Zarządzenie Nr 12/ 2018 Burmistrza Reszla z dnia 26 stycznia 2018 roku

Jak sobie radzić z ryzykiem w szkole

Zarządzenie Nr 4854/2014 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 18 marca 2014 r. w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Radomiu.

SAMOOCENA SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ

zarządzam co następuje

Regulamin organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnobrzegu

Rozdział I Postanowienia ogólne

1. 1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Z 2013 r. Poz. 885, z późn. zm.).

Zarządzenie Nr 5 / 2011 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipnie z dnia 27 kwietnia 2011 roku

Kontrola zarządcza w szkołach i placówkach oświatowych. Ewa Halska, Andrzej Jasiński, OSKKO

GP-0050/1613/2011 ZARZĄDZENIE NR 1613/2011 PREZYDENTA MIASTA STOŁECZNEGO WARSZAWY z dnia 11 października 2011 r.

sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w SOSW oraz zasad jej koordynacji

ZARZĄDZENIE NR 483/14 PREZYDENTA MIASTA ZDUŃSKA WOLA z dnia 22 grudnia 2014 r.

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIASTA MIĘDZYRZEC PODLASKI ORAZ ZASADY JEJ KOORDYNACJI

ORGANIZACJA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIEJSKIM W SANDOMIERZU ORAZ ZASADY JEJ KOORDYNACJI

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej. Wójt Gminy Biesiekierz

Standardy kontroli zarządczej

ZARZĄDZENIE Nr 13/2018. STAROSTY NOWODWORSKIEGO z dnia 16 marca 2018 r.

Zarządzenie Nr 21/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Machowinie z dnia r.

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W PRZEDSZKOLU PUBLICZNYM W ŚLEMIENIU

Zarządzenie NR 4/2013 Dyrektora Tarnowskiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej i Wsparcia Ofiar Przemocy w Tarnowie, z dnia 7 stycznia 2013 r.

Zarządzenie Nr 26/2011 Starosty Węgorzewskiego z dnia 27 września 2011 r.

ZARZĄDZENIE Nr 21/11 MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO z dnia 10 marca 2011 r.

Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 3/2011

ZARZĄDZENIE NR 18/11 BURMISTRZA MIASTA KOŚCIERZYNA. z dnia 17 stycznia 2011 r.

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE GMINY DĘBOWA KŁODA I JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH GMINY DĘBOWA KŁODA ORAZ ZASADY JEJ KOORDYNACJI

Powiązania norm ISO z Krajowymi Ramami Interoperacyjności i kontrolą zarządczą

Zarządzenie Nr ZEAS /2010 Dyrektora Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół w Sandomierzu z dnia 28 kwietnia 2010 roku

KONTROLA ZARZĄDCZA w jednostkach sektora finansów publicznych. Prowadzący: Artur Przyszło

SYSTEM KONTROLI ZARZĄDCZEJ W UCZELNI PUBLICZNEJ NA PRZYKŁADZIE UNIWERSYTETU EKONOMICZNEGO W POZNANIU

ZARZĄDZENIE Nr 128/2012 BURMISTRZA ŻNINA. z dnia 25 września 2012 r.

AGATA PISZKO. Kontrola zarządcza w szkołach i placówkach oświatowych

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ DLA ZACHODNIOPOMORSKIEGO CENTRUM DOKONALENIA NAUCZYCIELI. Postanowienia ogólne

ZARZĄDZENIE NR 9/2010/2011 DYREKTORA SZKOŁY PODSTAWOWEJ IM. STANISŁAWY GRELLI WE WROCANCE z dnia 22 grudnia 2010 r.

Zasady funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Lublin i jednostkach organizacyjnych miasta Lublin akceptowalny poziom ryzyka

Zarządzenie Nr 15/2015 Burmistrza Miasta Łańcuta z dnia 21 stycznia 2015 r.

REGULAMIN FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZADCZEJ W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W GIśYCKU. Postanowienia ogólne

ZARZĄDZENIE NR 3/2011 Wójta Gminy Jaktorów z dnia 26 stycznia 2011r.

Polityka kontroli zarządczej w Bibliotece Publicznej im. Jana Pawła II w Dzielnicy Rembertów m.st. Warszawy

S Y S T E M K O N T R O L I Z A R Z Ą D C Z E J W U NI WE RSYTECIE JANA KO CHANOWS KIE GO W KIE LCACH

Regulamin stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Dyrektor. mgr inż. Jerzy Bryś

Zarządzenie Nr 51/2010

Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 19 /11. Dyrektora Zarządu Budynków Mieszkalnych w Suwałkach z dnia r.

ZARZĄDZENIE Nr 52/14 BURMISTRZA SZYDŁOWCA z dnia 12 maja 2014 roku

Kontrola zarządcza w jednostkach samorządu terytorialnego z perspektywy Ministerstwa Finansów

RAPORT Z AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU GMINY TRĄBKI WIELKIE

ZARZĄDZENIE NR 214/B/10 BURMISTRZA STRZEGOMIA. z dnia 3 września 2010 r.

Zarządzenie Nr 24/2011 Wójta Gminy Świercze z dnia 2 czerwca 2011r.

Zarządzenie nr 28/2014 z dnia 21 października 2014 roku Dyrektora Młodzieżowego Ośrodka Wychowawczego w Jaworku

R /11. Zobowiązuję wszystkich pracowników do zapoznania się z treścią zarządzenia. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

2 Użyte w niniejszym dokumencie określenia oznaczają: 1. Procedura Procedura kontroli zarządczej obowiązująca w Miejskiej Bibliotece

Zarządzenie Nr 508 / 2016 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 9 września 2016 r.

WYKŁAD. Temat: KONTROLA ZARZĄDCZA W SEKTORZE FINANSÓW PUBLICZNYCH. 3. Pojęcie kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych

Wójta Gminy Lipnica. z dnia

ZARZĄDZENIE NR 85/2011 WÓJTA GMINY KOBYLNICA z dnia 29 kwietnia 2011 roku

2. Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom Szkoły Muzycznej. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Podpis dyrektora szkoły

KONTROLA ZARZĄDCZA. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz.

Procedura Systemu Zarządzania Jakością wg PN-EN ISO 9001:2009 Kontrola zarządcza w jednostkach organizacyjnych Gminy Wólka poziom II

Kontrola zarządcza w przedszkolu najważniejsze informacje

Zasady kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Damasławek

Koncepcja oceny kontroli zarządczej w jednostce samorządu. ElŜbieta Paliga Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego - Urząd Miejski w Dąbrowie Górniczej

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ZESPOLE SZKÓŁ Nr 3 W PŁOŃSKU

Wprowadzam w życie zasady prowadzenia w Zespole szkół im. ks. Jana Twardowskiego w Mokrem, zwanym dalej szkołą, kontroli zarządczej.

w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Sądzie Rejonowym dla Warszawy Pragi-Północ w Warszawie

ZARZĄDZENIE Nr 26 / 2011 WÓJTA GMINY GROMNIK. z dnia 29 kwietnia 2011 roku

Zarządzenie Dyrektora Szkoły Podstawowej im.t.j.działyńskich w Plewiskach z dnia 14 stycznia 2011r. w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej

Załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora nr 15/2010 z dnia 8 marca 2010 r.

Zarządzenie Nr 32/2013 Dyrektora Tarnowskiego Organizatora Komunalnego z dnia 12 listopada 2013 roku

Zarządzenie Nr... Dyrektora Szkoły Podstawowej nr... w... z dnia...

Samoocena w systemie kontroli zarządczej z perspektywy audytora wewnętrznego

ZARZĄDZENIE NR 1/2016 STAROSTY POLKOWICKIEGO. z dnia 11 stycznia 2016 r.

SYSTEM KONTROLI ZARZĄDCZEJ W SZKOLE WYŻSZEJ

Regulamin kontroli zarządczej

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ

PROCEDURY KONTROLI ZARZĄDCZEJ

Organizacja Kontroli Zarządczej

Zarządzenie Nr 38/2015 Wójta Gminy Michałowice z dnia 24 lutego 2015 roku w sprawie ustalenia wytycznych kontroli zarządczej.

Zarządzenie Nr 333/10 Wójta Gminy Sieroszewice z dnia 21 kwietnia 2010 roku

ZARZĄDZENIE Nr Or BURMISTRZA KOLONOWSKIEGO. z dnia 20 listopada 2014 r.

SKZ System Kontroli Zarządczej

Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1241)

ZARZĄDZENIE Nr 33/14 PROKURATORA GENERALNEGO

Zasady sprawowania kontroli finansowej

ZARZĄDZENIE NR 558/2010 PREZYDENTA MIASTA KIELCE. z dnia 31 grudnia 2010 r.

Zarządzenie nr 8/2010/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej w Czekanowie z dnia 13 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Zarządczej

ZARZĄDZENIE NR WÓJTA GMINY PIĄTNICA. z dnia 16 stycznia 2017 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w Gminie Piątnica

ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej

PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDZCZEJ. Szkoły Podstawowej w Ligocie Małej

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ Zespołu Szkół Nr 92 w Warszawie POSTANOWIENIA OGÓLNE

I. Postanowienia ogólne.

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Starosty Radomszczańskiego za rok 2016

ZARZĄDZENIE NR BURMISTRZA TYCZYNA z dnia 12 kwietnia 2016 r. w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Tyczyn

Regulamin Kontroli Zarządczej

Zarządzenie Nr 82/2010 Burmistrza Miasta Mikołajki z dnia 31 sierpnia 2010 roku

Zarządzenie Nr OR OR Burmistrza Gminy i Miasta Lwówek Śląski z dnia 30 lipca 2012r.

PROCEDURA zarządzania ryzykiem w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Świdwinie

Zarządzenie Nr 4 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 2 w Łobzie im. Mikołaja Kopernika z dnia r.

Transkrypt:

ZESZYTY NAUKOWE UNIWERSYTETU SZCZECIŃSKIEGO NR 669 FINANSE, RYNKI FINANSOWE, UBEZPIECZENIA NR 42 2011 MARZENA RYDZEWSKA-WŁODARCZYK Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNIKA JEDNOSTKI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO ZA FUNKCJONOWANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ Wprowadzenie Kontrola jest nieodłącznym elementem zarządzania każdą organizacją. Jej istotą jest zapewnienie prawidłowego funkcjonowania jednostki. Za określenie w jednostce zasad kontroli oraz jej sprawowanie i/lub nadzór nad wykonywaniem procedur kontroli jest odpowiedzialny jej kierownik. Przepisy regulujące zasady funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego (JST) zobowiązują kierownika do wdrożenia w JST procedur kontroli zarządczej. Kontrola ta ma na celu zapewnienie zgodności działalności jednostki z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi regulującymi jej działalność. U podstaw wdrożenia w JST procedur kontroli zarządczej leży dążenie do realizacji celów i zadań publicznych w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. W związku z tym jest konieczne identyfikowanie zagrożeń i zabezpieczenie realizacji założonych celów i zadań przed tymi zagrożeniami. Przeciwdziałanie zagrożeniom wymaga wdrożenia w jednostce procedur zarządzania ryzykiem. System zarządzania ryzykiem w JST stanowi zatem element systemu zarządzania JST, a tym samym należy do sfery zarządzania. Przypisane kierownikowi jednostki zadania z zakresu sprawowana kontroli zarządczej i jej koordynowania są szersze od zadań stawianych przed kierownikami innych jednostek sektora finansów publicznych. Kierownik JST jest zarówno

150 Marzena Rydzewska-Włodarczyk odpowiedzialny za funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w urzędzie JST, jak i stanowi drugi stopień kontroli zarządczej w podległych mu jednostkach organizacyjnych i tych, które nadzoruje. Celem artykułu jest analiza obowiązków i odpowiedzialności kierownika w zakresie wdrożenia kontroli zarządczej w jednostce samorządu terytorialnego. 1. Pojęcie i istota kontroli zarządczej Kontrola jest procesem przypisanym do wszystkich dziedzin aktywności człowieka, w tym także do aktywności w sferze zarządzania jednostką. Definiując termin kontrola zarządcza, można zatem posłużyć się ogólną definicją słowa kontrola. Pochodzi ono od francuskiego contrôle i potocznie oznacza 1 : Kontrolę zarządczą w jednostkach samorządu terytorialnego można określić jako ogół działań podejmowanych w celu zapewnienia realizacji przez daną JST wyznaczonych celów i zadań publicznych w sposób zgodny z prawem, skuteczny i efektywny, oszczędny i terminowy 2. W związku z powyższym można zatem stwierdzić, że w myśl przepisów kontrola zarządcza w JST to podstawa sprawnego, opartego na regule 3 E 3, zarządzania, a więc: efektywnego, czyli celowego, skutecznego, ekonomicznego, to jest korzystnego i oszczędnego, etycznego zgodnego z uznawanymi wartościami. Kontrola jest utożsamiana przede wszystkim z instytucją lub osobą sprawującą nad czymś/kimś nadzór, sprawdzającą coś 4. Działania kontrolne mogą być natomiast podejmowane zarówno w ramach kontroli zewnętrznej, jak i wewnętrznej. Kontrolę zewnętrzną sprawują jednostki nadrzędne lub inne powołane w tym celu organa (instytucje) zewnętrzne w stosunku do kontrolowanego podmiotu. Kontrola wewnętrzna jest natomiast przeprowadzana przez kierownictwo jednostki lub w jego imieniu przez pracowników lub odpowiednią komórkę kontroli 1 Słownik wyrazów obcych, PWN, Warszawa 1999, s. 593. 2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, Dz.U. nr 157, poz. 1240, ze zm., art. 68 ust. 1 (dalej: ustawa o finansach publicznych). 3 W. Kieżun: Sprawne zarządzanie organizacjami, SGH, Warszawa 1998. 4 Z tego terminu wywodzą się pojęcia: kontroler, które oznacza osobę kontrolującą, sprawdzającą coś, oraz kontrolować, czyli sprawdzać, badać coś, a także mieć nadzór nad kimś lub nad czymś. Słownik wyrazów obcych..., s. 593.

Odpowiedzialność kierownika jednostki samorządu terytorialnego... 151 wewnętrznej. Kontrola zarządcza we wszystkich jednostkach sektora finansów publicznych jest rodzajem systemu kontroli wewnętrznej. Kontrola wewnętrzna według definicji Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli/Audytu (INTOSAI) jest integralnym procesem, na który ma wpływ zarząd jednostki oraz jej personel. Jest ona tak zorganizowana, aby odnosić się do ryzyka i dawać zapewnienie, że działania jednostki skierowane na wypełnienie jej misji pomagają również w osiągnięciu następujących celów ogólnych: prowadzenie działalności uporządkowanej, etycznej, gospodarnej, skutecznej i wydajnej, wypełnienie obowiązków związanych z odpowiedzialnością, zgodność z prawem, ochrona zasobów przed utratą, zniszczeniem i niewłaściwym wykorzystaniem 5. Ponieważ kontrola zarządcza jest postrzegana jako element procesu zarządzania, to przepisy regulujące zasady funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego zadania z zakresu organizacji i wykonywania kontroli zarządczej bezpośrednio powierzyły 6 : 1) wójtowi, burmistrzowi lub prezydentowi miasta, 2) przewodniczącemu zarządu jednostki samorządu terytorialnego, to jest staroście w samorządzie powiatowym i marszałkowi województwa w samorządzie wojewódzkim. Warto jednak podkreślić, że w przypadku kontroli zarządczej sprawowanej przez kierownika JST jest to zarówno kontrola wewnętrzna, jak i zewnętrzna. Kontrola wykonywana przez kierownika JST obejmuje bowiem kontrolę zarządczą: 1) sprawowaną w urzędzie JST i jest wówczas utożsamiana z kontrolą wewnętrzną, 2) przeprowadzaną w jednostkach organizacyjnie podległych JST i stanowi wówczas kontrolę zewnętrzną. W związku z tym należy stwierdzić, że system kontroli zarządczej w JST musi być tworzony i realizowany na dwóch poziomach, co przedstawiono w tabeli 1. 5 K. Puchacz: Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora fi nansów publicznych. Omówienie i propozycje wzorcowych rozwiązań. ODDK, Gdańsk 2010, s. 7. 6 Ustawa o finansach publicznych..., art. 69 ust. 1 pkt 2.

152 Marzena Rydzewska-Włodarczyk Tabela 1 Poziomy kontroli zarządczej w jednostkach samorządu terytorialnego Obszary kontroli zarządczej w podsektorze samorządowym Urząd gminy (miasta), starostwo powiatowe, urząd marszałkowski Jednostki podległe organizacyjnie w ramach struktury organizacyjnej JST Źródło: opracowanie własne. Poziom kontroli zarządczej I poziom (wewnętrzna kontrola zarządcza) Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa Kierownik jednostki organizacyjnej podległej JST II poziom (zewnętrzna kontrola zarządcza) Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa Jak wynika z informacji przedstawionych w tabeli 1, kontrola zarządcza sprawowana w urzędzie JST jest elementem kontroli wewnętrznej tego urzędu. Ma ona szczególnie istotne znaczenie z punktu widzenia ochrony finansów publicznych oraz efektywnego i zgodnego z prawem zarządzania środkami publicznymi. 2. Obowiązki i odpowiedzialność kierownika JST w zakresie kontroli zarządczej Przepisy zobowiązują kierownika JST do zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Oznacza to, że: 1) kontrola zarządcza powinna być prowadzona w JST zgodnie z zasadami określonymi w aktach prawnych oraz regulaminie określającym zasady jej przeprowadzania odpowiednio do potrzeb i celów kontroli, 2) postępowanie kontrolne powinno zakończyć wydanie zaleceń lub wniosków pokontrolnych, 3) kontrola zarządcza powinna powodować osiągnięcie założonych celów kontroli, to jest na przykład doprowadzić do zidentyfikowania nieprawidłowości, jej usunięcia, i doprowadzić do podjęcia działań zapobiegających wystąpieniu tych nieprawidłowości w przyszłości. Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce samorządu terytorialnego wyznacza jej definicja. Kontrola zarządcza ma w szczególności na celu zapewnienie 7 : 7 Ustawy o finansach publicznych..., art. 68 ust. 2.

Odpowiedzialność kierownika jednostki samorządu terytorialnego... 153 zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem. Charakterystykę wymienionych celów kontroli zarządczej przedstawiono w tabeli 2. Cele kontroli zarządczej w JST Tabela 2 Cel kontroli zarządczej 1) zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi 2) skuteczność i efektywność działania Charakterystyka Celem kontroli jest zapewnienie zgodności podejmowanych przez JST działań z przepisami prawa i wewnętrznymi regulacjami dotyczącymi zarówno kwestii finansowych, jak i okołofinansowych. Przedmiotem sprawdzenia powinna być zgodność postępowania urzędników w stosunku do zasad określonych w każdym z wewnętrznych regulaminów, instrukcji, procedur itp. Kontrola powinna zapewnić, że wydatki JST są dokonywane w sposób oszczędny i celowy przy zachowaniu zasady: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących do realizacji założonych celów 3) wiarygodność sprawozdań Przedmiotem sprawdzenia są wszystkie sporządzane przez JST i jednostki jej podległe sprawozdania, zarówno sprawozdania finansowe, jak i budżetowe 4) ochrona zasobów Przedmiotem kontroli jest wprowadzenie wewnętrznych procedur gospodarowania mieniem JST, w tym zasad inwentaryzacji zasobów 5) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania 6) efektywność i skuteczność przepływu informacji Oznacza działanie mające na celu nastawienie pracy jednostki na zadowolenie petenta. Kierownicy JST w tym celu wprowadzają kodeksy etyczne pracowników samorządowych, dążą do uzyskania certyfikatów jakości według norm ISO Kontrola powinna zapewniać doskonalenie systemu przepływu informacji w jednostce i dążyć do eliminowania zakłóceń tego procesu 7) zarządzanie ryzykiem Oznacza dążenie do minimalizacji ryzyk w funkcjonowaniu jednostki. Element łączący kontrolę zarządczą z audytem wewnętrznym Źródło: opracowanie własne na podstawie: M. Sola: Kontrola zarządcza w administracji samorządowej, Municipium SA, Warszawa 2009, s. 78 80.

154 Marzena Rydzewska-Włodarczyk Wykaz czynności niezbędnych do realizacji celów kontroli zarządczej przedstawiono w tabeli 3. Cele kontroli zarządczej i czynności podejmowane do ich realizacji Tabela 3 Cel kontroli zarządczej Czynności prowadzące do osiągnięcia celów Zapewnienie: 1) zgodności działalności Analiza funkcji, celów i podstaw funkcjonowania jednostki na podstawie weryfikacji przepisów prawa ogólnie obowiązujących, aktów z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi prawa międzynarodowego i stworzonych na ich podstawie aktów prawa miejscowego. Jako uzupełnienie ocena wprowadzonych w jednostce wewnętrznych aktów normatywnych, takich jak: zarządzenia, instrukcje, wytyczne, procedury, polecenia służbowe 2) skuteczności i efektywności działania 1. Ocena poziomu realizacji wykonywanych celów i zadań w powiązaniu z kosztami ich osiągnięcia (osiągnięcie efektów przy minimalizacji kosztów). 2. Zastosowanie mierników poszczególnych celów działalności podstawowej i uzupełniającej. 3. Wdrażanie działań oszczędnościowych. 4. Opracowanie systemu reagowania na stwierdzone nieprawidłowości 3) wiarygodności sprawozdań 1. Porównanie zapisów w księgach rachunkowych z informacjami prezentowanymi w sprawozdaniach finansowych i budżetowych. 2. Kontrola, w szczególności merytoryczna i rachunkowa, dokumentów źródłowych jako podstawy do sporządzenia sprawozdań 4) ochrony zasobów 1. Klasyfikacja zasobów i ustalenie zasad ich ochrony, w tym przechowywania. 2. Wprowadzenie procedur bezpieczeństwa generowanych w jednostce informacji i analiza skuteczności systemu bezpieczeństwa. 3. Weryfikacja przestrzegania w bieżącej działalności reguł oraz przepisów o poufności, przystępności i wyłączności danych w zależności od ich przeznaczenia 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji 1. Ustalenie i wdrożenie w życie kodeksu etyki. 2. Propagowanie celów z obszaru etyki i działań mających na nią wpływ 1. Ocena aktualnie funkcjonującego w jednostce systemu informacyjnego i jego wykorzystywania do osiągnięcia ustalonych celów. Wprowadzenie działań naprawczych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości. 2. Weryfikacja przepływu informacji między poszczególnymi komórkami jednostki i jej efektywności w działalności jednostki 7) zarządzania ryzykiem 1. Zdefiniowanie wszystkich obszarów ryzyka w jednostce. 2. Wdrożenie procedur zapobiegania nieprawidłowościom w działalności jednostki. 3. Monitorowanie sprawności działania systemu zarządzania ryzykiem Źródło: opracowanie własne na podstawie: P. Walentynowicz: Nowy rodzaj kontroli kontrola zarządcza w jednostkach sektora fi nansów publicznych, Poradnik Rachunkowości Budżetowej 2010, nr 8, s. 6.

Odpowiedzialność kierownika jednostki samorządu terytorialnego... 155 Warto wskazać, że przedstawione w tabelach 2 i 3 cele kontroli zarządczej nie stanowią zamkniętego katalogu. Tworzą one jedynie grupę najważniejszych celów charakterystycznych dla każdej jednostki sektora finansów publicznych, w tym dla wszystkich JST. Każda jednostka powinna jednak mieć indywidualny, sprawny i zarazem efektywny system kontroli zarządczej. W każdej jednostce będzie to system unikatowy, ponieważ każda jednostka o ile nie realizuje różnych zadań, to te same zadania wykonuje w odmienny sposób, na innym obszarze, w innych uwarunkowaniach organizacyjnych, technicznych, ekonomicznych, społecznych, kulturowych itp. Na przykład inne będą zadania wykonywane przez gminne centrum dom kultury, a inne przez powiatowe centrum pomocy rodzinie. Priorytetem w działalności jednej gminy mogą być działania inwestycyjne w obszarze infrastruktury technicznej (np. drogowej, wodociągowej, kanalizacyjnej), podczas gdy w innej gminie, nawet zlokalizowanej na terenie tego samego powiatu, priorytetem będą wydatki na finansowanie zadań publicznych w zakresie oświaty, kultury fizycznej i sportu. W związku z tym, że działalność każdej JST ma indywidualny charakter, każda z tych jednostek musi charakteryzować się swoistym systemem kontroli zarządczej. Jak wspomniano, przepisy nakładają na kierowników JST obowiązek zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Jednocześnie przepisy prawa dają JST daleko idącą autonomię w korzystaniu ze środków i metod zapewniania prawidłowej kontroli zarządczej. Odmiennie niż ma to miejsce w odniesieniu do działów administracji rządowej dla jednostek podsektora samorządowego nie określono szczegółowych zasad wykonywania kontroli zarządczej. Przepisy nie przewidują również, w jakiej formie procedury kontroli zarządczej mają zostać przez JST określone. Kierownik JST wprowadza zatem wewnętrzne procedury kontrolne w drodze zarządzenia, mając na uwadze zasady techniki prawodawczej 8. Nośnikami norm prawnych są natomiast zwyczajowo stosowane w administracji: regulaminy, wytyczne, okólniki, zakresy obowiązków itp. Warto podkreślić, że ocena systemu kontroli zarządczej odbywać się ma nie przez pryzmat ilości i zawartości wprowadzanych regulacji wewnętrznych, ale efektu działania tego systemu. Inaczej mówiąc, jeżeli dana JST realizuje zakładane cele zgodnie z założeniami (miernikami), to system kontroli zarządczej należy uznać za właściwie funkcjo- 8 Zasady te wynikają z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie zasad techniki prawodawczej, Dz.U. nr 100, poz. 908.

156 Marzena Rydzewska-Włodarczyk nujący niezależnie od ilości i jakości wprowadzonych zarządzeń, regulaminów, instrukcji itp. Warto podkreślić, że wszystkie mechanizmy i procedury kontroli powinny być maksymalnie proste 9. Prostsze procedury nie wymagają od pracowników znacznych nakładów pracy związanych z proceduralną formą ich przestrzegania, co pozwala na właściwe realizowanie podstawowych zadań. Z kolei skomplikowane mechanizmy stwarzają zwykle trudności w ich przestrzeganiu przez pracowników, co z kolei podważa funkcjonalność tych mechanizmów. Procedury nie powinny jednak łamać podstawowych standardów kontroli. Na przykład procedura kontroli nie może dopuszczać możliwości kompleksowego prowadzenia sprawy przez jednego urzędnika, począwszy od złożenia zamówienia, przez podjęcie decyzji o celowości wydatku aż do rozliczenia transakcji. Ponieważ przepisy nie precyzują zagadnień tworzenia procedur kontrolnych, narzędziem pomocniczym dla kierownika JST podczas tworzenia systemu kontroli zarządczej są wydane przez Ministerstwo Finansów standardy kontroli zarządczej 10. Nie stanowią one źródła prawa, a jedynie zbiór wytycznych, które wskazują kierownikowi jednostki ogólne założenia mające pomóc przy zorganizowaniu w jednostce systemu kontroli zarządczej. Równocześnie wprowadzenie standardów jako zasad wspólnych miało na celu promowanie wdrożenia w sektorze finansów publicznych spójnego, jednolitego modelu kontroli zarządczej. Jak wskazano, działania kontrolne powinny objąć całokształt działalności jednostki samorządu terytorialnego, a także wszystkie jednostki podległe danej JST. Z tego względu kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki, w tym zwłaszcza w zakresie bieżącej kontroli, wyznaczonym pracownikom samorządowym. Na przykład krąg osób funkcyjnych, którym wójt może powierzyć oddzielne zadania kontrolne, obejmuje skarbnika, głównego księgowego, sekretarza gminy, kierownika wydziału organizacyjno-administracyjnego, inspektora ds. kontroli. Warto podkreślić, że przepisy wskazują również na potrzebę koordynacji kontroli zarządczej. Koordynację może prowadzić samodzielnie wójt (burmistrz, prezydent, starosta, marszałek) lub wyznaczony przez niego pracownik. Koordynator sprawuje bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w urzędzie JST 9 Por. K. Puchacz: Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora fi nansów publicznych. Omówienie i propozycje wzorcowych rozwiązań, ODDK, Gdańsk 2010, s. 11. 10 Standardy kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych komunikat nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 9 grudnia 2009 r., Dz. Urz. Min. Fin. nr 15, poz. 84.

Odpowiedzialność kierownika jednostki samorządu terytorialnego... 157 i podległych jednostkach organizacyjnych. Zadaniem koordynatora jest odbieranie informacji o występującym zagrożeniu w osiągnięciu celów i inicjowanie działań korygujących lub wspomagających 11. Oprócz obowiązków przepisy określają zakres odpowiedzialności kierownika jednostki za naruszenia wynikające z zaniechania kontroli lub zaniedbania w jej sprawowaniu 12. W szczególności naruszeniem przez kierownika JST dyscypliny finansów publicznych jest dopuszczenie, wskutek zaniedbania lub niewypełnienia obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, do: 1) uszczuplenia wpływów należnych Skarbowi Państwa, JST lub innej jednostce sektora finansów publicznych wskutek 13, 2) dokonania wydatku powodującego przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w rocznym planie finansowym jednostki 14, 3) niewykonania zobowiązania jednostki, którego termin płatności upłynął 15, 4) popełnienia naruszenia dyscypliny finansów publicznych, związanego z udzieleniem zamówienia publicznego 16, 5) popełnienia naruszenia dyscypliny finansów publicznych związanego z udzieleniem koncesji na roboty budowlane lub usługi 17. Jak wspomniano, kierownik JST jest zobowiązany do zapewnienia adekwatnej i skutecznej oraz efektywnej kontroli zarządczej. Warunkuje to monitorowanie funkcjonowania systemu kontroli i ocena prawidłowości funkcjonowania tego systemu. Jednym ze sposobów monitoringu jest samoocena kontroli zarządczej w jednostce. 11 M. Sola: Kontrola zarządcza..., s. 84. 12 Niewypełnienie lub niewłaściwa realizacja obowiązków w zakresie kontroli zarządczej objęta jest odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych na podstawie ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, Dz.U. z 2005 r., nr 14, poz. 1114, ze zm. 13 Por. ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny..., art. 5 ust. 2. 14 Ibidem, art. 11 ust. 2. 15 Ibidem, art. 16 ust. 2. 16 Ibidem, art. 17 ust. 7. 17 Ibidem, art. 17a ust. 5.

158 Marzena Rydzewska-Włodarczyk Uwagi końcowe Kontrola zarządcza jest systemem, który ma zapewniać prawidłowe funkcjonowanie jednostek samorządu terytorialnego, a przez to zapewniać realizację zasad efektywnego wykonywania zadań publicznych. Właściwie zorganizowana kontrola zarządcza powinna też stwarzać możliwość poprawy efektywności gospodarowania środkami publicznymi z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Kontrola zarządcza jest wreszcie narzędziem, za pomocą którego kierownik jednostki może sprawnie i prawidłowo zarządzać wszystkimi procesami zachodzącymi w jednostce, od procesów związanych z ochroną zasobów, poprzez generowanie wiarygodnych informacji do przeciwdziałania nieprawidłowościom w działaniu jednostki. Wskazany cel kontroli zarządczej uzasadnia podejmowanie przez jednostkę działań związanych z zarządzaniem ryzykiem. Kierownicy JST dysponują znaczną swobodą w kształtowaniu systemu kontroli zarządczej w swoich jednostkach. Powinni jednak dążyć do wpisania tego systemu w ramy określone przez standardy kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych. Literatura Kieżun W.: Sprawne zarządzanie organizacjami, SGH, Warszawa 1998. Puchacz K.: Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora fi nansów publicznych. Omówienie i propozycje wzorcowych rozwiązań, ODDK, Gdańsk 2010. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie zasad techniki prawodawczej, Dz.U. nr 100, poz. 908. Słownik wyrazów obcych, PWN, Warszawa 1999. Sola M.: Kontrola zarządcza w administracji samorządowej, Municipium SA, Warszawa 2009. Standardy kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych komunikat nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 9 grudnia 2009 r., Dz. Urz. Min. Fin. nr 15, poz. 84. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, Dz.U. z 2005 r., nr 14, poz. 1114, ze zm. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, Dz.U. nr 157, poz. 1240, ze zm. Walentynowicz P.: Nowy rodzaj kontroli kontrola zarządcza w jednostkach sektora fi nansów publicznych, Poradnik Rachunkowości Budżetowej 2010, nr 8.

Odpowiedzialność kierownika jednostki samorządu terytorialnego... 159 RESPONSIBILITY OF THE MANAGER LOCAL GOVERNMENT UNIT FOR CONTROL OF MANAGEMENT Summary The control of management concerns all of areas of activity of local government units. This type of control cannot be equated with financial control. Purpose of this type of control is to ensure that the local government unit operate in a manner consistent with the law, efficient, economical and timely. This article presents the duties and responsibilities of the manager local government unit in the control of management. Translated by Marzena Rydzewska-Włodarczyk