REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w RZESZOWIE 35-064 Rzeszów, ul. Mickiewicza 10 WK.610-24/5/2008 Rzeszów, dnia 6 sierpnia 2008 r. Pan Janusz Chodorowski Prezydent Miasta Mielca WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie w dniach 14 maja 2008 r. do 7 lipca 2008 r. przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Miasta Mielec. Wyniki kontroli zawarte zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 7 lipca 2008 r. Przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości szczególnie w zakresie: realizacji dochodów, udzielania i rozliczania dotacji, w tym dotacji celowych udzielonych podmiotom spoza sektora finansów publicznych, oraz w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej. Do przyczyn powstania tych nieprawidłowości należy zaliczyć niestosowanie i nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, oraz przypadki zaniedbania w wykonywaniu obowiązków służbowych przez pracowników Urzędu Miejskiego w Mielcu. W oparciu o zapisy protokołu kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie, działając na podstawie art. 9 ust. 2 powołanej na wstępie ustawy, wskazuje najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli, osoby za nie odpowiedzialne, oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności. W zakresie kontroli wewnętrznej Nieprzeprowadzanie w okresie 2006 i 2007 roku kontroli przestrzegania realizacji procedur w zakresie zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, we wszystkich jednostkach organizacyjnych Miasta Mielca. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Prezydent Miasta Mielca Pan Janusz Chodorowski. Wniosek nr 1. Kontrolować we wszystkich podległych jednostkach organizacyjnych Miasta Mielec, przestrzeganie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, obejmując w każdym roku kontrolą co najmniej 5% wydatków tych jednostek, zgodnie z przepisem art. 187 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).
2 W zakresie sprawozdawczości budżetowej i rachunkowości Niesporządzanie sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej miasta Mielca. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Prezydent Miasta, oraz Pani Barbara Wójcik Skarbnik Miasta, której Prezydent Miasta powierzył prowadzenie rachunkowości. Wniosek nr 2. Sprawozdania kwartalne Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej miasta Mielca sporządzać zgodnie z 4 pkt 2 lit. c rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.). Przypadki niezamieszczania na sprawozdaniach budżetowych składanych przez jednostki organizacyjne podległe Prezydentowi daty wpływu do Urzędu Miasta. Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponoszą pracownicy Wydziału Organizacyjno Administracyjnego Urzędu Miejskiego, do którego zadań należy obsługa kancelaryjna Urzędu Miejskiego zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Urzędu Miejskiego. Wniosek nr 3. Na sprawozdaniach budżetowych przedkładanych do Prezydenta Miasta zamieszczać datę ich otrzymania, zgodnie z 6 pkt 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). Przypadki nieprzeprowadzania kontroli kasy Urzędu Miejskiego, co najmniej jeden raz w miesiącu. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Skarbnik Miasta Mielca oraz Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego, tytułu nadzoru Prezydent Miasta Mielca. Wniosek nr 4. Przeprowadzać kontrole kasy Urzędu Miejskiego, co najmniej jeden raz w miesiącu, zgodnie z pkt 10 lit. g Instrukcji gospodarki kasowej. Nieobjęcie inwentaryzacją na koniec 2006 i 2007roku bloczków mandatowych będących drukami ścisłego zarachowania. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi komisja powołana przez Prezydenta Miasta do przeprowadzenia inwentaryzacji, oraz z tytułu nadzoru Prezydent Miasta. Wniosek nr 5. W trakcie rocznych inwentaryzacji dokonywać spisu i rozliczenia stanu bloczków mandatowych będących drukami ścisłego zarachowania, zgodnie z 10 Instrukcji gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Nieterminowe odprowadzenie składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych za marzec 2006 roku. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor Urzędu Miejskiego, któremu zakresem czynności zlecono terminowe odprowadzanie składek na PFRON, oraz z tytułu nadzoru Skarbnik Miasta. Wniosek nr 6. Składki na PFRON przekazywać w terminach określonych w art. 49 ust. 2 i art. 21 ust. 2f stawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej, oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity: Dz. U z 2008 r. Nr 14, poz. 92).
3 W zakresie dochodów podatkowych. Nieprzeprowadzanie w 2006 roku kontroli podatkowych w zakresie rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania bezpośrednio u osób fizycznych i prawnych podatników podatku od nieruchomości. Wniosek nr 7. Kontrole podatkowe, mające na celu sprawdzanie poprawności wywiązywania się podatników z obowiązków prawa podatkowego, przeprowadzać zgodnie z art. 281 1 i 2, oraz art. 282 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze późn. zm.). Przypadki nieegzekwowania od osób fizycznych podatników podatku od nieruchomości obowiązku przedłożenia organowi podatkowemu informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych. Wniosek nr 8. Od osób fizycznych podatników podatku od nieruchomości egzekwować obowiązek składania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, zgodnie z art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844 z późn. zm.). Niezamieszczenie na deklaracjach podatkowych podatku od nieruchomości od osób fizycznych i podatku rolnego od osób prawnych, przedkładanych do organu podatkowego daty wpływu, co uniemożliwia ustalenie terminowości ich złożenia. Wniosek 9. Na deklaracjach podatkowych, przekazywanych do Urzędu Miasta, zamieszczać datę wpływu stosownie do przepisu 6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). Przypadki niedokonywania czynności mających na celu sprawdzenie terminowości i formalnej poprawności składanych przez osoby prawne korekt deklaracji podatkowych w sprawie podatku od nieruchomości. Wniosek 10. Dokonywać czynności mających na celu sprawdzenie terminowości i formalnej poprawności składanych deklaracji podatkowych stosownie do przepisu art. 272 Ordynacji podatkowej. Przypadki nieegzekwowania od podatników podatku od środków transportowych obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych. Wniosek nr 11. Od podatników podatku od środków transportowych egzekwować obowiązek składania deklaracji podatkowych w terminie, określonym w art. 9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Niepodejmowanie w 2006 r. czynności zmierzających do wyegzekwowania należnych miastu podatków od podatników zalegających z zapłatą podatku od środków transportowych. Wniosek nr 12. Podejmować działania egzekucyjne należności podatkowych podatku od środków transportowych, na podstawie art. 6 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.), oraz 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
4 Nieegzekwowanie od inkasentów opłaty targowej obowiązku terminowego rozliczania się z zainkasowanych opłat. Wniosek nr 13. Od inkasentów opłaty targowej egzekwować obowiązek rozliczania kwot inkasa zgodnie z terminami określonymi w art. 47 4a Ordynacji podatkowej. Przypadek naliczenia opłaty za wydane zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych w kwocie zawyżonej o 180,52 zł. Wniosek nr 14. Opłaty z tytułu wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych ustalać zgodnie z art. 11 ust. 8 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz.473 z późn. zm.). Odpowiedzialność za nieprawidłowości dotyczące pozyskiwania dochodów podatkowych Miasta ponoszą pracownicy zatrudnieni na stanowiskach Inspektorów ds. wymiaru podatków i opłat oraz ds. księgowości podatkowej, a z tytułu nadzoru Naczelnik Wydziału Finansowego, oraz Prezydent Miasta, jako organ podatkowy. Odpowiedzialność w zakresie naliczania opłaty za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych ponosi pracownik zatrudniony na stanowisku Inspektora w Wydziale Gospodarczym UM w Mielcu. W zakresie udzielania dotacji na realizację zadań publicznych Nieprawidłowości dotyczące udokumentowania rozliczenia dotacji przekazanej z budżetu miasta dla Lekkoatletycznego Klubu Sportowego Mielec, polegające na dokonywaniu rozliczenia dotacji na podstawie dokumentów niespełniających wymogów dowodów księgowych, a w szczególności: - nie zamieszczanie na dowodach księgowych informacji, z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta sfinansowana, - brak informacji jakie było przeznaczenie zakupionych towarów bądź usług. Wniosek nr 15. Od podmiotów rozliczających dotację na realizację zadań publicznych egzekwować obowiązek przedkładania dokumentów spełniających wymogi dowodów księgowych określone w ustawie o rachunkowości, sporządzone zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania ( Dz. U. Nr 264, poz. 2207). Nieterminowe przekazywanie środków dotacji dla Lekkoatletycznego Klubu Sportowego Mielec. Wniosek nr 16. Kwoty dotacji na realizację zadań publicznych przekazywać podmiotom realizującym te zadania zgodnie z terminami określonymi w umowie o dotację. Odpowiedzialność w zakresie rozliczania dotacji ponosi Inspektor Urzędu Miejskiego w Mielcu, do którego obowiązków należy prowadzenie spraw dotacji dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych wykonujących zadania publiczne, oraz z tytułu nadzoru Prezydent Miasta Mielca. W zakresie gospodarki mieniem komunalnym Niesporządzenie i niepodanie do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości miejskich, wymienionych w protokole kontroli, przeznaczonych do dzierżawy.
5 Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Naczelnik Wydziału Urbanistyki, Gospodarki Gruntami i Geodezji UM w Mielcu. Wniosek nr 17. Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywieszać na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informacje o wywieszeniu wykazu podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej, oraz w inny zwyczajowo przyjęty sposób, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.). W zakresie realizacji zadań zleconych i powierzonych w ramach porozumień oraz rozliczeń finansowych z jednostkami organizacyjnych. Nieopracowanie planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych. Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponoszą Prezydent Miasta oraz Skarbnik Miasta Mielca. Wniosek nr 18. Plan finansowy zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych obejmujący kwoty: - dochodów z tytułu przyznanych dotacji celowych na realizację zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych, - wydatków, - dochodów związanych z realizacją tych zadań, opracowywać zgodnie z 4 ust. 2, 3 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135, poz. 955). Wypłata zryczałtowanych diet członkom obwodowych komisji wyborczych bez posiadania pisemnego potwierdzenia udziału w czynnościach związanych z przeprowadzaniem głosowania oraz ustaleniem wyników głosowania i wyborów. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą Pani Władysława Kozak Sekretarz Miasta Mielca, oraz Skarbnik Miasta. Wniosek nr 19. Zryczałtowane diety wypłacać członkom obwodowych komisji wyborczych na podstawie pisemnego potwierdzenie udziału w czynnościach związanych z przeprowadzeniem głosowania oraz ustaleniem wyników głosowania i wyborów wystawionego przez przewodniczącego albo, z jego upoważnienia, przez zastępcę przewodniczącego komisji, zgodnie z 6 ust. 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 6 września 2004 r. w sprawie należności pieniężnych przysługujących członkom komisji wyborczych w wyborach do Sejmu i do Senatu oraz trybu udzielania im dni wolnych od pracy (Dz. U. Nr 202, poz. 2076 z późn. zm.). Nieprawidłowości dotyczące realizacji porozumienia z dnia 14 czerwca 2007 roku zawartego z Ministrem Edukacji Narodowej o dotację w wysokości 5.150,00 zł, na realizację Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce, polegające na: - realizacji części zadania, sfinansowanej kwotą 2.865,14 zł, po terminie określonym w ww. porozumieniu,
6 - przekazaniu Ministerstwu Edukacji Narodowej sprawozdania z realizacji zadania obejmującego rozliczenie z wykorzystania dotacji po terminie określonym w porozumieniu. Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponosi Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 3 w Mielcu, który realizował zakupy finansowane dotacją, oraz Prezydent Miasta Mielca. Wniosek nr 20. Realizacji porozumień o dotację, oraz rozliczania wykorzystanych dotacji dokonywać zgodnie z zasadami i terminami określonymi w umowach o dotacje. Przypadki nieterminowego przekazywania dochodów budżetu państwa, pobieranych przez Urząd Miasta, związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej, na rachunek bankowy Podkarpackiego Urzędu Wojewódzkiego. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu Miejskiego, któremu zakresem czynności zlecono zadania dotyczące terminowego przekazywania dochodów rządowych, oraz z tytułu nadzoru Skarbnik Miasta. Wniosek nr 21. Pobrane dochody budżetowe związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej przekazywać na rachunek bieżący subkonto dochodów dysponenta części budżetowej przekazującego dotację, według stanu środków na dzień 10 i 20 danego miesiąca, w terminie odpowiednio do 15 i 25 dnia danego miesiąca zgodnie z 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135, poz. 955). Nieprawidłowości w zakresie porozumienia z dnia 30 listopada 2005 r. zawartego z Gminą Radomyśl Wielki o przekazanie dotacji na wspólne realizowanie zadania z zakresu zaspokajania zbiorowych potrzeb wspólnoty w dziedzinie kultury, polegające na: - zawarciu ww. porozumienia bez uzyskania zgody Rady Miejskiej, - nieokreśleniu w porozumieniu sposobu rozliczenia się z przekazanej dotacji. Odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości ponosi Prezydent Miasta Mielca oraz Skarbnik Miasta, który kontrasygnował porozumienie. Wniosek nr 22. Porozumienia w sprawach współdziałania z innymi gminami zawierać po wcześniejszym uzyskaniu zgody Rady Miejskiej zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Wniosek nr 23. Określać w porozumieniach, na których podstawie udzielana jest dotacja z budżetu Miasta, zasady rozliczenia tej dotacji w przypadku gdy odrębne przepisy lub umowa międzynarodowa nie określają tych zasad zgodnie z art. 130 w związku z art. 189a ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). Nieprawidłowości w zakresie dotacji celowej przekazanej w 2007 r. Samorządowemu Centrum Kultury w Mielcu na inwestycje w wysokości 156.084,36 zł, polegające na: - udzieleniu wymienionej dotacji bez zawarcia umowy dotacji, - przyjęciu kwoty 156.084,36 zł jako rozliczenia z wykorzystania dotacji, uwzględniającej 28.146,36 zł podatku VAT nie będącego kosztem działalności Samorządowego Centrum Kultury (podatek VAT został przez SCK w całości odliczony).
7 Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponoszą Prezydent oraz Skarbnik Miasta. Wniosek nr 24. Przy udzielaniu dotacji celowej z budżetu Miasta, w przypadku gdy odrębne przepisy nie określają trybu i zasad udzielania lub rozliczania tej dotacji, zawierać umowę zawierającą: - wysokość dotacji, cel lub opis zakresu rzeczowego zadania, na którego realizację środki dotacji są przekazywane, - termin wykorzystania dotacji, - termin i sposób rozliczenia udzielonej dotacji oraz termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji celowej, z tym że termin ten nie może być dłuższy niż 15 dni od określonego w umowie dnia wykonania zadania, zgodnie z art. 130, w związku z art. 189a ustawy o finansach publicznych. Wniosek nr 25. Wyegzekwować od Samorządowego Centrum Kultury kwotę 28.146,36 zł wraz z odsetkami, uwzględnioną bezpodstawnie w rozliczeniu dotacji celowej na inwestycje, nie będącą kosztem działalności Samorządowego Centrum Kultury, zgodnie z art. 145 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 190 ustawy o finansach publicznych. Wniosek nr 26. W rozliczeniu dotacji udzielonych Samorządowemu Centrum Kultury uwzględniać kwoty stanowiące koszty działalności SCK zgodnie z art. 32 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 13, poz. 123 z późn. zm.). Wniosek nr 27. Usunąć pozostałe nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli. Przedstawiając powyższe wnioski, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie wnosi o wykorzystanie przedstawionych sposobów usunięcia nieprawidłowości. Jednocześnie, na podstawie art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy, Izba oczekuje przedłożenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania. Do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby, za pośrednictwem Izby, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Do wiadomości: Rada Miejska w Mielcu