Załącznik nr 11 Procedury Odbioru I. OGÓLNE POSTANOWIENIA DOTYCZĄCE ODBIORÓW... 2 II. PROCEDURA ODBIORU FAZY 1... 2 III. PROCEDURA ODBIORU FAZY II I III... 2 IV. PROCEDURA ODBIORU DOKUMENTÓW - FAZA IV... 3 V. PROCEDURA ODBIORU ILOŚCIOWEGO SPRZĘTU I OPROGRAMOWANIA... 4 VI. PROCEDURA ODBIORU INSTALACJI SPRZĘTU... 5 VII. PROCEDURA ODBIORU TESTÓW AKCEPTACYJNYCH... 6 VIII. PROCEDURA ODBIORU PRZESZKOLENIA... 7 IX. PROCEDURA ODBIORU ASYSTY TECHNICZNEJ... 7
I. Ogólne postanowienia dotyczące Odbiorów 1. Odebranie wszystkich Produktów oraz innych prac przewidzianych w danej Fazie warunkuje akceptację danej Fazy przez Zamawiającego i umożliwia jej zamknięcie. 2. Zamawiający dokonywać będzie Odbiorów wykonanych Produktów oraz innych prac oddzielnie dla: 2.1. poszczególnych Produktów będących dokumentami, na zasadach określonych w Procedurze Odbioru Dokumentów, 2.2. Projektu, na zasadach określonych w Procedurze Odbioru, 2.3. dostaw Sprzętu i Oprogramowania, na zasadach określonych w Procedurze Odbioru Ilościowego Sprzętu i Oprogramowania, 2.4. instalacji i konfiguracji Sprzętu, Oprogramowania oraz wdrożonych Systemów Infrastrukturalnych, na zasadach określonych w Procedurze Odbioru Testów Akceptacyjnych, 2.5. budowy Infrastruktury Teleinformatycznej, na zasadach określonych w Procedurze Odbioru, 3. Z każdego Odbioru sporządzany będzie właściwy Protokół Odbioru. 4. Wzory Protokołów stanowią Załączniki do Umowy. 5. Wszystkie Odbiory będą realizowane z udziałem Nadzorującego. 6. Produkty przedstawiane przez Wykonawcę do Odbioru będą weryfikowane przez Nadzorującego pod kątem zgodności ze specyfikacją określoną w Umowie. II. Procedura Odbioru Fazy I 1. Faza I zostanie odebrana niezwłocznie po odebraniu wszystkich Produktów (dokumentów) wchodzących w skład Projektu zgodnie z Listą Produktów zawartych w Załączniku nr 1 do Umowy (Punkt 1.2.2). 2. Produkty Fazy I odbierane będą zgodnie z Procedurą Odbioru Dokumentów. 3. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca - przed Odbiorem Fazy I przez Zamawiającego - zobowiązany będzie dokonać prezentacji Projektu. 4. Odbiór Fazy I zostanie potwierdzony podpisaniem przez wyznaczone osoby w Stron Protokołu Odbioru Fazy I Umowy III. Procedura Odbioru Fazy II i III 1. Dostawy Sprzętu i Oprogramowania dokonywane w trakcie realizacji Fazy II i III Umowy podlegają Odbiorowi zgodnie z Procedurą Odbioru Ilościowego Sprzętu i Oprogramowania. 2. Instalacja i konfiguracja Sprzętu wraz z Oprogramowaniem oraz rozbudowywanych/wdrożonych Systemów wraz z integracją ze środowiskiem Zamawiającego podlegają Odbiorowi zgodnie z Procedurą Odbioru Testów Akceptacyjnych.
3. Dokumenty wykonane w ramach Etapu Dokumentacji Fazy II i III Umowy podlegają Odbiorowi zgodnie z Procedurą Odbioru Dokumentów. 4. Raport z Wykonanego Wdrożenia, tworzony na zakończenie Etapu Przekazania do Eksploatacji CPD MF, podlega Odbiorowi zgodnie z Procedurą Odbioru Dokumentów. Akceptacja przez Zamawiającego Raportu z Wykonanego Wdrożenia warunkuje podpisanie Protokołu Przekazania do Eksploatacji CPD MF, którego wzór został zawarty w Załączniku do Umowy. 5. Odbiór wszystkich Etapów dla danego Fazy II i III jest równoznaczny z Odbiorem danego Kroku (wdrożenia Systemu). 6. Odbiór wszystkich (wdrożenia wszystkich Systemów) w ramach Fazy II i III warunkuje podpisanie przez wyznaczone osoby Stron Protokołu Odbioru Fazy II i III, wzór którego został zawarty w Załączniku do Umowy. IV. Procedura Odbioru Dokumentów - Faza IV 1. Procedura poniższa ma zastosowanie do wszystkich dokumentów powstałych w wyniku wykonywania przedmiotu Umowy, 2. W terminie przewidzianym w Harmonogram budowy/rozbudowy Systemu wyznaczona osoba po stronie Wykonawcy przekazuje wyznaczonej osobie po stronie Zamawiającego, za pokwitowaniem, dokument przeznaczony do Odbioru. 3. W terminie 5 Dni Roboczych (dla dokumentu maksymalnie 300 stron) od przekazania dokumentu wyznaczona osoba ze strony Zamawiającego przekazuje wyznaczonej osobie ze strony Wykonawcy podpisany przez osobę wskazaną przez Zamawiającego Protokół Odbioru Dokumentu, w którym Zamawiający: 3.1. odbiera dokument bez zastrzeżeń, 3.2. odbiera dokument z uwagami, 3.3. odrzuca dokument w całości. 4. W przypadku dokumentów większych niż 300 stron termin Odbioru dokumentu będzie ustalany przez Strony i może trwać dłużej niż przewidziano w ust. 3. 5. Wykonawca musi optymalne zaplanować dostawy dokumentacji do odbioru. 6. Wzór Protokołu Odbioru Dokumentu został zawarty w Załączniku nr 21 do Umowy. 7. W przypadku odebrania dokumentu z uwagami Zamawiający dołącza do Protokołu Odbioru Dokumentu wykaz uwag, a w przypadku odrzucenia dokumentu w całości - pisemne uzasadnienie decyzji z przytoczeniem jej powodu bądź powodów. 8. Powodem odrzucenia dokumentu w całości mogą być w szczególności: 8.1. braki w zawartości dokumentu w stosunku do Umowy lub poczynionych uzgodnień, 8.2. błędy merytoryczne, 8.3. inne odstępstwa od poczynionych uzgodnień. 9. Data zgłoszenia dokumentu do Odbioru jest datą zakończenia prac projektowych nad dokumentem (datą Odbioru), o ile dokument ten został odebrany przez Zamawiającego w jego pierwotnym kształcie. Jeżeli Zamawiający odrzucił dokument, datą Odbioru jest data podpisania Protokołu Odbioru Dokumentu.
10. W przypadku Odbioru dokumentu z uwagami lub odrzucenia dokumentu w całości Wykonawca, w terminie 5 Dni Roboczych od daty przekazania Protokołu Odbioru Dokumentu przez Zamawiającego, jest zobowiązany do poprawienia dokumentu i ponownego przedstawienia go do Odbioru. W przypadku dokumentów większych niż 300 stron termin będzie ustalany na zasadach opisanych w ust. 4. 11. Jeżeli w terminie 5 Dni Roboczych od daty ponownego przekazania dokumentu do Odbioru, z zastrzeżeniem ust. 4, Zamawiający ponownie odbierze dokument z uwagami lub odrzuci dokument, sprawa zostanie przekazana do rozstrzygnięcia osobom wskazanym przez Strony w Umowie do dokonywania uzgodnień i czynności wynikających lub mogących wynikać w związku z wykonaniem Umowy oraz nadzoru nad jej realizacją. V. Procedura Odbioru Ilościowego Sprzętu i Oprogramowania 1. Strony ustalają, że dostawy Sprzętu i Oprogramowania (Dostawy) rozpoczną się po Odbiorze Fazy I i będą odbywać się w Dni Robocze, zgodnie z Harmonogram Budowy/Rozbudowy Systemu, przy czym Wykonawca, na 5 Dni Roboczych przed terminem każdej Dostawy, zobowiązany jest uprzedzić Zamawiającego o planowanej Dostawie, wskazując dodatkowo przewidywaną godzinę Dostawy, dane osób realizujących Dostawę, samochody, którymi będzie realizowana Dostawa. 2. W ciągu 2 Dni Roboczych od dnia Dostawy i w miejscu Dostawy Zamawiający dokona, przy udziale przedstawiciela Wykonawcy, Odbioru ilościowego Sprzętu i dostarczonego Oprogramowania. 3. Odbiór ilościowy będzie polegał na sprawdzeniu ilościowym elementów Dostawy, sprawdzeniu kompletności i stwierdzeniu braków, uszkodzeń mechanicznych, a także sprawdzeniu zgodności Dostawy z terminem realizacji Umowy wskazanym w Harmonogram Budowy/Rozbudowy Systemu, co zostanie potwierdzone Protokołem Odbioru Ilościowego Sprzętu i Oprogramowania podpisanym przez upoważnionych przedstawicieli Stron. Wzór Protokołu Odbioru Ilościowego Sprzętu i Oprogramowania został zawarty w Załączniku do Umowy. 4. Zamawiający przekaże Wykonawcy podpisany Protokół Odbioru Ilościowego Sprzętu i Oprogramowania, w którym Zamawiający odbiera Dostawę bez zastrzeżeń, odbiera Dostawę z uwagami lub też odrzuca Dostawę w całości. W przypadku Odbioru Dostawy z zastrzeżeniami Zamawiający dołącza do Protokołu Odbioru Ilościowego Sprzętu i
Oprogramowania wykaz uwag, a w przypadku odrzucenia Dostawy w całości - pisemne uzasadnienie wskazujące powody odrzucenia Dostawy. 5. Protokół Odbioru Ilościowego Sprzętu i Oprogramowania musi potwierdzać Dostawę do właściwego miejsca oraz zawierać ilości i dane identyfikacyjne Sprzętu oraz Oprogramowania. 6. Powodem odrzucenia Dostawy w całości mogą być: 6.1. brak zachowania należytej staranności przy wykonywaniu Dostawy (m.in. uszkodzenia opakowania, uszkodzenia czujników przechyłu, niezachowanie zaleceń transportowych producenta), 6.2. niezgodność Dostawy z Wykazem Ilościowym Sprzętu i Oprogramowania zawartym w Załączniku do Umowy, 6.3. widoczne uszkodzenia Sprzętu lub nośników z Oprogramowaniem. 7. W przypadku odrzucenia Dostawy w całości przez Zamawiającego Wykonawca, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, zobowiązany jest dokonać ponownej Dostawy Sprzętu i Oprogramowania z tym, że przy ponownym dokonywaniu Dostawy Wykonawca jest w opóźnieniu. 8. W przypadku dokonania przez Zamawiającego Odbioru Ilościowego Sprzętu i Oprogramowania z uwagami Wykonawca zobowiązany jest w ciągu 10 Dni Roboczych od Dostawy dokonać Dostawy uzupełniającej brakującego lub uszkodzonego Sprzętu i Oprogramowania. Jeżeli w tym terminie Wykonawca, w ramach Dostawy uzupełniającej, dostarczy Zamawiającemu brakującą część Sprzętu oraz Oprogramowania objętego daną Dostawą i zostanie ona odebrana bez zastrzeżeń, Dostawę uznaje się za dokonaną w terminie Dostawy. VI. Procedura Odbioru Instalacji Sprzętu 1. Strony ustalają, że odbiór instalacji Sprzętu rozpocznie się po zrealizowaniu wszystkich dostaw i odbiorów Ilościowych Sprzętu i Oprogramowania. 2. Wykonawca po zakończeniu instalacji Sprzętu zgłasza Zamawiającemu gotowość do przeprowadzenia odbioru instalacji Sprzętu. 3. Zamawiający w terminie 2 Dni Roboczych od ww. zgłoszenia poinformuje Wykonawcę o terminie przystąpienia do odbioru instalacji Sprzętu. Termin ten nie będzie dłuższy niż 5 Dni Roboczych od ww. zgłoszenia. 4. Odbiór instalacji Sprzętu będzie polegał na sprawdzeniu przez Wykonawcę w obecności Zamawiającego poprawności działania zainstalowanego Sprzętu poprzez przeprowadzenie standardowych testów zalecanych przez producenta Sprzętu, co zostanie potwierdzone Protokołem Odbioru Instalacji Sprzętu podpisanym przez upoważnionych przedstawicieli Stron. Wzór Protokołu Odbioru Instalacji Sprzętu został zawarty w Załączniku do Umowy.
5. Zamawiający przekaże Wykonawcy podpisany Protokół Odbioru Instalacji Sprzętu, w którym Zamawiający odbiera instalację bez zastrzeżeń, odbiera instalację z uwagami lub też odrzuca instalację w całości. W przypadku odbioru instalacji z zastrzeżeniami Zamawiający dołącza do Protokołu Odbioru Instalacji Sprzętu wykaz uwag, a w przypadku odrzucenia instalacji w całości - pisemne uzasadnienie wskazujące powody odrzucenia instalacji. 6. Protokół Odbioru Instalacji Sprzętu musi potwierdzać instalację Sprzętu we właściwym miejscu oraz zawierać ilości i dane identyfikacyjne Sprzętu. 7. Powodem odrzucenia instalacji Sprzętu w całości mogą być: 7.1. brak zachowania należytej staranności przy wykonywaniu instalacji, 7.2. niezgodność listy zainstalowanego Sprzętu z Wykazem Ilościowym Sprzętu i Oprogramowania zawartym w Załączniku do Umowy, 7.3. uszkodzenia Sprzętu. 8. W przypadku odrzucenia Dostawy w całości przez Zamawiającego Wykonawca, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, zobowiązany jest dokonać ponownego Odbioru Instalacji Sprzętu z tym, że przy ponownym dokonywaniu Odbioru Instalacji Sprzętu Wykonawca jest w opóźnieniu. 9. W przypadku dokonania przez Zamawiającego Odbioru Instalacji Sprzętu z uwagami Wykonawca zobowiązany jest w ciągu 10 Dni Roboczych ponownie zgłosić gotowość do Odbioru Instalacji Sprzętu. Jeżeli ponowny Odbiór Instalacji Sprzętu zostanie dokonany bez zastrzeżeń, instalację Sprzętu uznaje się za dokonaną w terminie. VII. Procedura Odbioru Testów Akceptacyjnych 1. Niezwłocznie po zakończeniu prac nad rozbudową/budową Systemu osoba upoważniona ze strony Wykonawcy powiadomi osobę upoważnioną ze strony Zamawiającego o gotowości do przeprowadzenia Testów Akceptacyjnych dla danego Systemu. 2. Testy Akceptacyjne dla danego Systemu przeprowadzane będą przez Zamawiającego z udziałem Wykonawcy, w terminie wskazanym w Harmonogramie Szczegółowym. 3. Testy akceptacyjne muszą być poprzedzone odbiorem przez Zamawiającego dokumentacji Oprogramowania Dedykowanego jeżeli zostało przygotowane dla danego Systemu, sporządzonej zgodnie z obowiązującym w resorcie finansów standardem dokumentowania procesu wytwórczego - Pakiet Kodów Źródłowych. 4. Pozytywne zakończenie Testów Akceptacyjnych, oznaczające pozytywny rezultat dla wszystkich przypadków testowych zdefiniowanych w zaakceptowanych scenariuszach Testów Akceptacyjnych, potwierdzone zostanie podpisaniem Protokołu Testów Akceptacyjnych przez upoważnionych przedstawicieli Stron. Wzór protokołu Testów Akceptacyjnych został zawarty w Załączniku do Umowy. 5. W przypadku negatywnego rezultatu Testów Akceptacyjnych Wykonawca, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, usunie Wady i ponownie zgłosi gotowość do przeprowadzenia Testów Akceptacyjnych.
6. W przypadku ponownego negatywnego rezultatu Testów Akceptacyjnych sprawa zostanie przekazana do rozstrzygnięcia osobom wskazanym przez Strony w Umowie do dokonywania uzgodnień i czynności wynikających lub mogących wynikać w związku z wykonaniem Umowy oraz nadzoru nad jej realizacją. VIII. Procedura Odbioru Przeszkolenia 1. Po zakończeniu każdego szkolenia Wykonawca i Zamawiający podpiszą Protokół Odbioru Przeszkolenia, którego wzór został zawarty w Załączniku do Umowy. 2. Warunkiem podpisania przez Zamawiającego Protokołu Odbioru Przeszkolenia jest załączenie przez Wykonawcę do protokołu listy obecności uczestników szkolenia i kopii imiennych certyfikatów/innych dokumentów poświadczających ukończenie przeszkolenia dla wszystkich uczestników. IX. Procedura Odbioru Asysty Technicznej 1. Po zgłoszeniu przez Wykonawcę Zamówienia do Odbioru Zamawiający przystąpi niezwłocznie do weryfikacji jego wykonania. 2. Odbiory danego Zamówienia przeprowadzane będą przez Zamawiającego, z udziałem Wykonawcy, w uzgodnionym przez Strony terminie. 3. Pozytywne zakończenie weryfikacji jakości Produktów, wykonanych / dostarczonych w ramach realizacji Zamówienia potwierdzone zostanie podpisaniem Protokołu Odbioru Dedykowane Asysty Technicznej przez upoważnionych przedstawicieli Stron. Wzór Protokołu Odbioru Dedykowanej Asysty Technicznej został zawarty w Załączniku do Umowy. 4. W przypadku negatywnego rezultatu weryfikacji jakości Produktów, o której mowa w ust. 3., Wykonawca, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, usunie Wady i ponownie zgłosi gotowość do Odbioru Zamówienia. 5. W przypadku ponownego negatywnego rezultatu weryfikacji jakości Produktów, o której mowa w ust. 3., sprawa zostanie przekazana do rozstrzygnięcia osobom wskazanym przez Strony w Umowie do dokonywania uzgodnień i czynności wynikających lub mogących wynikać w związku z wykonaniem Umowy oraz nadzoru nad jej realizacją. 6. Z chwilą dokonania Odbioru Zamówienia Wykonawca obejmie Produkty wykonane / dostarczone w ramach Zamówienia Gwarancją, bez zmiany wysokości wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy z tego tytułu.