Wystąpienie pokontrolne

WOJEWODA WARM1ŃŚKO-MAZURSKI Marian Podziewski Olsztyn, dnia ^2 listopada 2012 r. PS-V.431.15.2012.HO Numer pisma: 98612/2012/P Szanowny Pan Grzegorz Nowaczyk Prezydent Elbląga ul. Łączności l 82-300 Elbląg Stosownie do art. 47 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, póz. 1092), zwanej dalej: ustawą o kontroli w administracji rządowej", przekazuje Panu Prezydentowi treść wystąpienia pokontrolnego. Wystąpienie pokontrolne Kontrolą przeprowadzono w Urzędzie Miejskim w Elblągu, ul. Łączności l, 82-300 Elbląg, REGON: 000595111, NIP: 5780007338, w siedzibie jednostki kontrolowanej oraz na terenie miasta w celu przeprowadzenia oględzin cmentarnych obiektów wojennych. W okresie objętym kontrolą oraz w okresie prowadzenia kontroli stanowiska pełnili: Grzegorz Nowaczyk Prezydent Miasta Elbląg wybrany w wyborach bezpośrednich 5 grudnia 2010 r., urząd objął w dniu 9 grudnia 2010 r., tj. z chwilą złożenia wobec Rady Miejskiej w Elblągu ślubowania. [Dowód: akta kontroli str.1-2] - Anna Kulik - Dyrektor Departamentu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miejskiego w Elblągu, na zajmowanym stanowisku od l stycznia 1993 r. (do dnia l czerwca 2011 r. Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska). - Irena Szlas-Zielińska - Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej w Departamencie Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miejskiego w Elblągu, na zajmowanym stanowisku od l stycznia 2003 r. (do dnia l czerwca 2011 r. Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej w Wydziale Gospodarki Środowiska). Kontrolę przeprowadził zespół pracowników Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, w składzie: Komunalnej i Ochrony Wydziału Polityki Społecznej Warmińsko- - Jan Kosiorek - Kierownik Oddziału Ochrony Dziedzictwa Narodowego i Rehabilitacji w Wydziale Polityki Społecznej Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie legitymacja służbowa nr 86/09 wydana przez Dyrektora Generalnego Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, pełniący funkcję

przewodniczącego zespołu, na podstawie pisemnego imiennego upoważnienia do kontroli nrfk-vt.0030.830.2012 z dnia 5 października 2012 r., wydanego przez Wojewodę Warmińsko-Mazurskiego. [Dowód: akta kontroli str. 3-4] Emilia Orzoł inspektor wojewódzki w Oddziale Ochrony Dziedzictwa Narodowego i Rehabilitacji w Wydziale Polityki Społecznej Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie - legitymacja służbowa nr 85/09 wydana przez Dyrektora Generalnego Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, na podstawie pisemnego imiennego upoważnienia do kontroli nr FK-VI.0030.831.2012 z dnia 5 października 2012 r., wydanego przez Wojewodę Warmińsko-Mazurskiego. [Dowód: akta kontroli str. 5-6] Termin kontroli: 11 października 2012 r. Kontrola została odnotowana w książce kontroli jednostki kontrolowanej pod pozycją nr 17 (2012). Zakres kontroli: - przedmiot kontroli: a) ocena realizacji zadań dotyczących obowiązku utrzymania grobów i cmentarzy wojennych w zakresie objętym Porozumieniem Nr PS-V.5230.20.5.2012 zawartym w dniu 9 lipca 2012 r. pomiędzy Wojewodą Warmińsko-Mazurskim a Gminą Miejską Elbląg, b) ocena realizacji zadań polegających na kontynuacji remontu nagrobków na cmentarzu Żołnierzy Armii Radzieckiej z II wojny światowej przy ul. Agrykola w Elblągu, objętych Porozumieniem Nr PS-V.5230.19.2.2012 zawartym w dniu 25 czerwca 2012 r. pomiędzy Wojewodą Warmińsko-Mazurskim a Gminą Miejską Elbląg. okres objęty kontrolą: Od dnia l stycznia 2012 r. do 11 października 2012 r. Kontrolę przeprowadzono na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, póz. 1092) oraz art. 28 ust. l pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, póz. 206 ze zm.), w związku z 5 Porozumienia Nr PS-V.5230.20.5.2012 zawartego w dniu 9 lipca 2012 r. pomiędzy Wojewodą Warmińsko-Mazurskim a Gminą Miejską Elbląg w sprawie powierzenia Gminie prowadzenia zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, dotyczących obowiązku utrzymania grobów i cmentarzy wojennych oraz w związku z 5 Porozumienia Nr PS-V.523().19.2.2012 zawartego w dniu 25 czerwca 2012 r. pomiędzy Wojewodą Warmińsko-Mazurskim a Gminą Miejską Elbląg powierzającego Gminie realizację zadań polegających na kontynuacji remontu nagrobków na cmentarzu Żołnierzy Armii Radzieckiej z II wojny światowej przy ul. Agrykola w Elblągu, udzielaniu zamówienia, rozliczeniu oraz nadzorze nad ich wykonaniem.

Na podstawie ustaleń kontroli działalność Urzędu Miejskiego w Elblągu ocenia sic pozytywnie. W wyniku przeprowadzonych czynności ustalono, że w okresie objętym kontrolą zadania wynikające z przedmiotu kontroli, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Elblągu, stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 181/2012 Prezydenta Miasta Elbląg z dnia 31 maja 2012 r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Elblągu (ze zmianami), realizuje Departament Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska UM w Elblągu. Zadanie w brzmieniu: Utrzymywanie - z upoważnienia Wojewody - grobów i cmentarzy wojennych", ujęto w 26 ust. 3 cyt. Regulaminu. [Dowód: akta kontroli str. 7-9] Zadania i strukturę organizacyjną Departamentu GKiOS określa Zarządzenie Nr 222/2011 Prezydenta Miasta Elbląga z dnia 31 maja 2011 r., zgodnie z którym czynności wynikające 7 przedmiotu kontroli należą do zakresu działania Referatu Gospodarki Komunalnej. Wskazują na to w szczególności zapisy w l ust. 4 pkt 7 lit. a i b oraz pkt 8, którym nadano odpowiednio brzmienie: w przypadku przejęcia przez Miasto w drodze porozumienia z wojewodą: utrzymanie grobów i cmentarzy wojennych; remont grobów i cmentarzy wojennych"; wnioskowanie o środki finansowe na utrzymanie i wykonanie prac remontowych na cmentarzu wojennym ŻAR". [Dowód: akta kontroli str. 10-13] W oparciu o 3 ww. Zarządzenia Prezydenta Miasta Elbląga, Dyrektor Departamentu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska określił Regulamin Wewnętrzny tej komórki wraz z wykazem zadań realizowanych przez Departament GKiOS, stanowiącym załącznik nr 7 do Regulaminu. Zadania objęte niniejszą kontrolą wyszczególniono w części VII pkt 2 i 3 załącznika o treści: Dozór nad stanem grobów i cmentarzy wojennych - monitorowanie utrzymania czystości, porządku, stanu nagrobków i pomnika ŻAR. Utrzymywanie z upoważnienia Wojewody grobów i cmentarzy wojennych". [Dowód: akta kontroli str. 14-18] Zapis zadań wynikających z powyższych dokumentów organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Elblągu znalazł odzwierciedlenie w pkt 8 przydziału czynności oraz zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności Zofii Twardowskiej inspektora na stanowisku ds. utrzymania zieleni miejskiej, cmentarzy komunalnych, miejsc pamięci narodowej w Departamencie GKiOS UM w Elblągu. [Dowód: akta kontroli str. 19-20] Informacji i wyjaśnień udzielały kontrolującym: Anna Kulik Dyrektor Departamentu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miejskiego w Elblągu, Irena Szlas- Zielińska - Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej w Departamencie GKiOS oraz Zofia Twardowska - inspektor w Referacie Gospodarki Komunalnej, która ponadto udostępniała niezbędne dokumenty objęte przedmiotem kontroli.

Z okazanej inspektorom dokumentacji wynika, że w kontrolowanej komórce jest prowadzona teczka z korespondencją zgromadzoną w latach 2011-2012, oznaczona zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt (jrwa), tj. symbolem 414 i hasłem Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci" (kat. A"). Teczka zawiera m.in. korespondencję prowadzoną z Wydziałem Polityki Społecznej Warmińsko Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie związaną z przejęciem zadań z zakresu administracji rządowej dotyczących obowiązku utrzymania grobów i cmentarzy wojennych oraz zadań polegających na kontynuacji remontu nagrobków na cmentarzu Żołnierzy Armii Radzieckiej z II wojny światowej przy ul. Agrykola w Elblągu, Uchwałę RM Elbląga, Porozumienia zawarte pomiędzy Gminą Miejską Elbląg a Wojewodą Warmińsko- Mazur s kim powierzające Gminie realizację tych zadań, rozliczenie częściowe realizacji zadania dotyczące utrzymania grobów i cmentarzy wojennych w 2012 r., rozliczenie prac remontowych za 2012 r., wnioski o wpis do imiennej ewidencji żołnierzy Armii Radzieckiej, wniosek o nadanie medalu Opiekuna Miejsc Pamięci Narodowej. Kontrolującym okazano również ewidencję grobów i cmentarzy wojennych położonych na terenie miasta, prowadzoną w formie kart ewidencyjnych obiektów, wydzielonych w osobny zbiór oznaczony zgodnie z j rwa, tj. symbolem 7041 i hasłem Ewidencja cmentarzy na terenie jednostki samorządu/cmentarze wojenne". Według przedłożonej ewidencją grobów i cmentarzy wojennych na terenie miasta Elbląga znajdują się następujące obiekty: kwatera poległych żołnierzy z okresu II wojny światowej i okresu powojennego, zlokalizowana w kwaterze V na terenie cmentarza komunalnego Ary koła", mogiła zbiorowa jeńców polskich z okresu II wojny światowej, zlokalizowana w kwaterze nr III na terenie cmentarza komunalnego Agrykola", cmentarz żołnierzy Armii Radzieckiej z II wojny światowej, ul. Agrykola. Nie są one objęte ochroną konserwatorską na podstawie wpisu do rejestru zabytków. W związku z prowadzoną od kilu lat inwestycją dotyczącą remontu nagrobków na cmentarzu żołnierzy AR, pracownika UM pouczono o konieczności aktualizowania karty ewidencyjnej dotyczącej tego obiektu, poprzez dokonywanie stosownych opisów oraz dołączanie fotografii. Ponadto na stanowisku pracy jest prowadzona księga pochowanych Żołnierzy Radzieckich z II wojny światowej na cmentarzu wojennym w Elblągu. Wpisy do księgi są dokonywane pismem odręcznym, w następującym układzie: lp., nazwisko i imię, imię ojca, pseudonim, data i miejsce urodzenia i zgonu, kto pochowany: żołnierz, jeniec, ofiara terroru, stopień wojskowy, przynależność do jednostki wojskowej, nr mogiły na cmentarzu/kwaterze, pierwotne miejsce pochowania w przypadku ekshumacji (miejscowość), uwagi. Dane żołnierzy są umieszczane w księdze w kolejności wpływoi wniosków z Zarządu Głównego PCK, za pośrednictwem W-M Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie. Na dzień kontroli do księgi pochowanych wpisano 311 nazwisk, spośród 2731 ogółem pochowanych na tym cmentarzu wojennym. Sprawdzono poprawność dokonywanych wpisów na wniosek Wydziału Polityki Społecznej W-M UW w Olsztynie na przykładzie: gw. st. sierżant Sziewieliew Zachar Prokopowicz, urodzony w 1907, poległy 24 stycznia 1945 r. Dane

wprowadzone do imiennej ewidencji pochowanych są zgodne z pismem nr PS-V.5230.33.2012.EO z dnia 8 czerwca 2012 r. (pozycja w księdze nr 311) oraz z danymi umieszczonymi na nagrobku (mogiła nr 36). [Dowód: akta kontroli str. 21-23] /adania określone w Porozumieniu nr PS-V.5230.20.5.2012 zawartym w dniu 9 lipca 2012 r. z Wojewodą Warmińsko-Mazurskim w sprawie powierzenia Gminie prowadzenia zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, dotyczących obowiązku utrzymania grobów i cmentarzy wojennych, Gmina Miejska Elbląg przyjęła na mocy Uchwały nr XII/335/2012 Rady Miejskiej w Elblągu z dnia 14 lutego 2012 r. w sprawie wyrażenia zgody na zawarcie porozumienia z Wojewodą Warrmńsko- Mazurskim dotyczącego utrzymania grobów i cmentarzy wojennych na terenie Elbląga. Wpływ określonych w ww. Porozumieniu środków finansowych w kwocie 12.000 zł na konto Urzędu Miejskiego w Elblągu w dniu 31 lipca 2012 r. potwierdza wyciąg bankowy. [Dowód: akta kontroli str. 24-25] Wykonanie zadań określonych w przedmiotowym Porozumieniu zlecono Miejskiemu Przedsiębiorstwu Oczyszczania Sp. z o.o. w Elblągu, z którym w dniu 20 lipca 2012 r. Gmina Miejska Elbląg zawarła Umowę Nr 31/RGK/2012. Stosownie do zapisów ww. Urnowy, wykonawca zobowiązał się do czterokrotnego (w okresie od 20 lipca 2012 r. do 20 listopada 2012 r.) wykonania prac porządkowych związanych z bieżącym utrzymaniem czystości i porządku na terenie Cmentarza Żołnierzy Armii Radzieckiej przy ul. Agrykola w Elblągu, w terminie każdorazowo wskazanym na piśmie przez zamawiającego. Za wykonanie przedmiotu Umowy ustalono wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 12.000 zł brutto, płatne w czterech równych ratach po 3.000 zł. [Dowód: akta kontroli str. 26-27] Dyrektor Departamentu GKiOS pismem nr DGKiOŚ-RGK.271.30.2012.ZT z dnia 23 lipca 2012 r. wyznaczyła Miejskiemu Przedsiębiorstwu Oczyszczania Sp. z o.o. w Elblągu pierwszy termin wykonania prac porządkowych na cmentarzu wojennym żołnierzy AR do dnia 3 sierpnia 2012 r. Rozliczenie nastąpiło na podstawie protokołu odbioru z wykonania prac spisanego w dniu l sierpnia 2012 r. przez komisję złożoną z przedstawiciela zamawiającego oraz przedstawiciela wykonawcy. Wobec braku zastrzeżeń do wykonanych robót, należność wynikająca z faktury VAT Nr GO0001/08/12 z dnia 12 sierpnia 2012 r., przedłożonej przez wykonawcę na kwotę 3.000 zł, została uregulowana w dniu 6 września 2012 r. [Dowód: akta kontroli str. 28-34] Wykonanie do dnia 3 września 2012 r. kolejnych prac porządkowych na cmentarzu żołnierzy AR, o których mowa w ww. Umowie, zlecono wykonawcy pismem nr DGKiOS- RGK.271.30.2012.ZT z dnia 23 sierpnia 2012 r. Podstawą opłacenia w dniu 13 września 2012 r. faktury VAT nr GO0004/09/12 wystawionej w dniu 12 września 2012 r. przez wykonawcę na kwotę 3.000 zł, był spisany w dniu 4 września 2012 r. protokół odbioru prac. [Dowód: akta kontroli str. 35-42]

Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Sp. z o.o. w Elblągu zostało zobowiązane po raz trzeci do wykonania przedmiotu Umowy w terminie do dnia 3 października 2012 r. pismem nr DGKiOS-RGK.271.30.2012.ZT z dnia 24 września 2012 r. Komisyjny odbiór prac nastąpił w dniu 2 października 2012 r., na okoliczność którego spisano protokół. Na dzień kontroli nie rozliczono należności za wykonaną usługę. [Dowód: akta kontroli str. 43-44] Zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi inspektorom, prace na pozostałych cmentarnych obiektach wojennych, położonych na terenie cmentarza komunalnego Agrykola" w Elblągu, wykonuje Zarząd Zieleni Miejskiej w Elblągu jednostka budżetowa, którego przedmiotem działania jest m.in. zarządzanie cmentarzami komunalnymi oraz zarządzanie terenami zieleni miejskiej obejmujące miejsca pamięci narodowej. Prace związane z bieżącym utrzymaniem zieleni są prowadzone przez ZZM w Elblągu również na obszarze cmentarza żołnierzy Armii Radzieckiej z okresu Agrykola". II wojny światowej, który sąsiaduje z cmentarzem komunalnym Dodatkowo w 2012 r., na wniosek Prezydenta Miasta Elbląga, Prezydium Rady Ochrony Pamięci Walk i Męczeństwa w Warszawie oraz Wojewoda Warmińsko-Mazurski podjęli decyzję o współ finansowaniu zadania polegającego na kontynuacji remontu nagrobków na cmentarzu Żołnierzy Armii Radzieckiej z II wojny światowej przy ul. Agrykola w Elblągu. Łączna wysokość dotacji przyznanej na ten cel w bieżącym roku wynosi 25.000 zł, z tego: - Rada Ochrony Pamięci Walk i Męczeństwa w Warszawie 20.000 zł, - Wojewoda Warmirisko-Mazurski 5.000 zł. Wojewoda, działając w imieniu własnym i Rady OPWiM na mocy zawartego pomiędzy nimi w dniu 3 kwietnia 2012 r. Porozumienia Nr 15/124/2012 w sprawie realizacji wspólnego zamówienia oraz zasad rozliczania środków finansowych przekazanych na powyższy cel, powierzył Gminie Miasto Elbląg realizację ww. zadań w drodze Porozumienia Nr PS-Y.5230.19.2.2012 zawartego w dniu 25 czerwca 2012 r. Środki finansowe z budżetu Wojewody w wysokości 5.000 zł zostały przelane na wskazany w Porozumieniu rachunek Urzędu Miejskiego w Elblągu w dniu 2 lipca 2012 r. [Dowód: akta kontroli str. 45-46] Natomiast przekazanie dotacji przyznanej przez Radę OPWiM następuje bezpośrednio na konto bankowe wykonawcy robót, na podstawie wystawionej przez niego faktury na Radę, z terminem płatności 30 dni oraz na kwotę nie wyższą niż wynikającą z zobowiązania Rady OPWiM, tj. do 20.000 zł. Wykonanie prac renowacyjnych na cmentarzu żołnierzy AR, Gmina Miasto Elbląg, reprezentowana przez Prezydenta Miasta Elbląg, zleciła Krzysztofowi Semeniukowi prowadzącemu działalność gospodarczą pn. Usługi Budowlane we Fromborku. Zgodnie z zapisami Umowy Nr 32/RGK/2012 zawartej pomiędzy stronami w dniu 30 lipca 2012 r., wykonawca przyjął do realizacji zamówienie pn. remont 42 pomników (nagrobków) na terenie Cmentarza Żołnierzy Armii Radzieckiej przy ul. Agrykola w Elblągu" w terminie do dnia 10 września 2012 r. Za wykonanie przedmiotu umowy przysługiwało wynagrodzenie

ryczałtowe w wysokości 25.000 zł, płatne na podstawie dwóch wystawionych rachunków (na Radę OPWiM na kwotę 20.000 zł oraz na Gminę Miasto Elbłąg na kwotę 5.000 zł), po końcowym odbiorze robót. [Dowód: akta kontroli str. 47-49] W dniu l O września 2012 r. komisja z łożona przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy, przy udziale inspektora nadzoru robót budowlanych, spisała protokół odbioru robót i na tej podstawie w dniu 13 września br. przelano na konto Krzysztofa Semeniuka należność wynikającą z rachunku Nr 2/2012 z dnia 10 września 2012 r. na kwotę 5.000 zł. Z kolei rachunek Nr 1/2012 z dnia 10 września 2012 r. na kwotę 20.000 zł został wystawiony przez wykonawcę bezpośrednio na płatnika, tj. Radę Ochrony Pamięci Walk i Męczeństwa w Warszawie. [Dowód: akta kontroli str. 50-55] Na podstawie przedłożonych dokumentów ustalono, że z przyznanych 2 budżetu Wojewody środków finansowych w ogólnej wysokości 17.000 zł, z tego: 12.000 zł-na realizację zadań wyszczególnionych w Porozumieniu nr PS-Y.5230.20.5.2012 z dnia 9 lipca 2012 r., 5.000 zł - na realizację zadań określonych w Porozumieniu nr PS-Y.5230.19.2.2012 z dnia 25 czerwca 2012 r., które zawarto pomiędzy Wojewodą Warmińsko-Mazurskim a Gminą Miejską Elbląg, na dzień kontroli wydatkowano ogółem 11.000 zł, czyli odpowiednio 6.000 zł (50% dotacji) oraz 5.000 zł (100%). Stan utrzymania cmentarza żołnierzy Armii Radzieckiej z II wojny światowej przy ul. Agrykola, kwatery poległych żołnierzy z okresu II wojny światowej i okresu powojennego oraz mogiły zbiorowej jeńców polskich z okresu II wojny światowej, zlokalizowanych na terenie cmentarza komunalnego "Arykola", jest monitorowany przez Zofię Twardowską - inspektora w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miejskiego w Elblągu, dokumentującą dozór poprzez wypełnienie Kwestionariusza kontroli do merytorycznego nadzoru nad terenami zielonymi". [Dowód: akta kontroli str. 56] W obecności pracownika w dniu kontroli przeprowadzono oględziny obiektów cmentarnictwa wojennego i na tej podstawie ustalono, że opieka nad nimi nie budzi zastrzeżeń. Na uwagę zasługuje sposób urządzenia i pielęgnacji zieleni na cmentarzu żołnierzy Armii Radzieckiej z II wojny światowej, która stanowi całoroczną ozdobę tego miejsca. Estetykę cmentarza podnosi również, realizowana od kilku lat, renowacja pomników nagrobkowych, na którą Gmina Miasto Elbląg pozyskuje dodatkowe dofinansowanie. Efekty tych działań są pozytywnie oceniane przez zagranicznych turystów i oficjalne delegacje rosyjskie odwiedzające groby żołnierzy. Kontrolujących poinformowano, że cmentarne obiekty wojenne nie są dewastowane, a mieszkańcy Elbląga wspierają Zarząd Zieleni Miejskiej w Elblągu dekorując okolicznościowo miejsca pamięci zniczami i wiązankami kwiatów. [Dowód: akta kontroli str. 57-62]

Do ustaleń kontroli nie zostały wniesione zastrzeżenia. Wobec nie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w zakresie objętym przedmiotową kontrolą, odstępuje się od formułowania zaleceń pokontrolnych. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej, od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. WOJEWODA. WARMIŃSKA