PROCEDURA PRZEPŁYWU INFORMACJI I OBIEGU DOKUMENTÓW W ZESPOLE SZKOLNO PRZEDSZKOLNYM NR 8 W RYBNIKU
PROCEDURA PRZEPŁYWU INFORMACJI I OBIEGU DOKUMENTÓW I. Podstawa prawna: 1. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.), 2. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 października 2009 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (Dz. U. z 2009 r. Nr 168, pozycja 1324) II. Cele nadrzędne 1. Sprawne i skuteczne zarządzanie placówką. 2. Podniesienie poziomu pracy dydaktyczno wychowawczej opiekuńczej. 3. Wdrażanie zaplanowanych projektów, programów i inicjatyw. 4. Usystematyzowanie informacji między wszystkimi podmiotami działającymi i współdziałającymi ze szkołą. III. Zakres 1. Obieg informacji wewnętrznej pomiędzy dyrektorem szkoły, pracownikami, rodzicami i uczniami. 2. Etapy obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz informacji w postaci: listu, faksu, e-maila, telefonu, notatki ze spotkania i innych różnych informacji. IV. Osoby odpowiedzialne 1. Dyrektor i pracownicy szkoły V. Opis działań Przekaz informacji: dyrektor nauczyciel, pracownik szkoły 1. Informacje, komunikaty, zarządzenia Dyrektora szkoły przekazywane są nauczycielom i pracownikom w następujących formach: a. wydając Zarządzenia Dyrektora (księga zarządzeń lub BIP) b. na posiedzeniach Rad Pedagogicznych, szkoleniach, itp. c. informacji na tablicy ogłoszeń w pokoju nauczycielskim, d. rozmów indywidualnych i konsultacji, e. spotkań organizowanych ad hoc między lekcjami z grupą nauczycieli, f. telefonicznie, g. pocztą elektroniczną z opcją potwierdzenie. 2. Zapoznanie się z informacjami zawartymi w Księdze zarządzeń nauczyciel potwierdza podpisem w księdze. Przekaz informacji: nauczyciel nauczyciel 1. Informacje, komunikaty nauczycieli przekazywane są innym nauczycielom w formie: a. informacji na tablicy ogłoszeń, b. na posiedzeniach Rad Pedagogicznych, szkoleniach, itp.
c. spotkań zespołów, d. rozmów indywidualnych. Przekaz informacji: nauczyciel/dyrektor uczeń 1. Informacje, komunikaty nauczycieli przekazywane są uczniom w formie: a. wiadomości pisemnych w zeszycie przedmiotowym, zeszytach kontaktów, b. godzin wychowawczych, zajęć lekcyjnych, c. rozmów indywidualnych, d. apeli szkolnych, porządkowych, e. radiowęzeł szkolny, f. informacji na tablicach ogłoszeń na korytarzach szkolnych, g. informacji na stronie internetowej szkoły. 2. Na początku roku szkolnego, nauczyciele poszczególnych przedmiotów zapoznają uczniów z przedmiotowymi systemami oceniania, przekazują uczniom informacje o wymaganiach edukacyjnych, a na bieżąco o ich osiągnięciach edukacyjnych. Powyższy fakt należy odnotować w dzienniku lekcyjnym i w zeszycie przedmiotowym ucznia. 3. Na początku roku szkolnego wychowawcy klas zapoznają uczniów z dokumentami szkoły: Statutem Zespołu Szkolno - Przedszkolnego, Wewnątrzszkolnym Systemem Oceniania, Programem Wychowawczym. 4. Informują uczniów o warunkach i trybie uzyskania wyższej niż przewidywana rocznej oceny klasyfikacyjnej z obowiązkowych i dodatkowych zajęć edukacyjnych, o zasadach oceniania zachowania oraz o warunkach i trybie uzyskania wyższej niż przewidywana rocznej oceny klasyfikacyjnej zachowania, o przewidywanych, śródrocznych i rocznych, ocenach klasyfikacyjnych z poszczególnych przedmiotów oraz ocenie zachowania, zgodnie z wewnątrzszkolnymi zasadami oceniania. Powyższy fakt należy odnotować w dzienniku lekcyjnym. Przekaz informacji: nauczyciel/dyrektor rodzic (prawny opiekun) 1. Informacje, komunikaty nauczycieli, dyrektora przekazywane są rodzicom (prawnym opiekunom) w formie: a. wiadomości pisemnych w zeszycie kontaktów i przedmiotowym, b. informacji na tablicy ogłoszeń dla rodziców, c. wywiadówek, konsultacji d. zebrań ogólnych z rodzicami, szkoleń, e. spotkań indywidualnych, f. korespondencji, g. informacji na stronie internetowej szkoły, h. rozmów telefonicznych, i. wizyt domowych. 2. Na początku roku szkolnego wychowawcy klas zapoznają rodziców (prawnych opiekunów) z dokumentami szkoły: Statutem Zespołu Szkolno Przedszkolnego, Wewnątrzszkolnym Systemem Oceniania, Programem Wychowawczym, Programem Profilaktyki, procedurami szkolnymi. Informują o warunkach i trybie uzyskania wyższej niż przewidywana rocznej oceny klasyfikacyjnej z obowiązkowych i
dodatkowych zajęć edukacyjnych, o zasadach oceniania zachowania oraz o warunkach i trybie uzyskania wyższej niż przewidywana rocznej oceny klasyfikacyjnej zachowania, nauczyciele poszczególnych przedmiotów informują rodziców (prawnych opiekunów) o wymaganiach edukacyjnych. Powyższy fakt należy odnotować w dzienniku lekcyjnym/ protokole zebrań z rodzicami. 3. Na wywiadówkach wychowawcy przekazują rodzicom (prawnym opiekunom) pisemną informację o bieżących osiągnięciach wyrażonych w postaci stopni szkolnych. 4. Wychowawcy pisemnie informują rodziców (prawnych opiekunów) o przewidywanych, śródrocznych i rocznych, ocenach klasyfikacyjnych z poszczególnych przedmiotów oraz ocenie zachowania, zgodnie z zapisami w WSO. 5. Informację o zapoznaniu rodziców (prawnych opiekunów) z przewidywanymi ocenami z przedmiotów i ocenie zachowania wychowawcy potwierdzają zapisem w dzienniku lekcyjnym. 6. O zagrożeniu ucznia oceną niedostateczną (śródroczną, roczną) i obniżoną oceną zachowania lub nieklasyfikowaniu, wychowawca klasy co najmniej na miesiąc przed klasyfikacyjnym posiedzeniem Rady Pedagogicznej zawiadamia rodzica (prawnego opiekuna) w formie : a. pisemnej, b. ustnej, lecz rodzic (prawny opiekun) podjętą informację potwierdza własnoręcznym podpisem w dzienniku lekcyjnym. 7. W przypadku niezgłoszenia się do wychowawcy (na zebranie lub przed nim) rodzica ucznia (prawnego opiekuna) zagrożonego oceną niedostateczną (śródroczną, roczną) lub obniżoną oceną zachowania, wychowawca jest zobowiązany do poinformowania rodziców (prawnych opiekunów) listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. 8. Po zakończeniu I okresu nauki dane z klasyfikacji śródrocznej podawane są do wiadomości uczniów (prawnych opiekunów) przez nauczycieli uczących danych przedmiotów lub wychowawcę, a rodzicom (prawnym opiekunom) na wywiadówce. 9. Wyniki zatwierdzonej klasyfikacji rocznej i końcowej umieszczane są na świadectwie szkolnym. Przepływ informacji z sekretariatu 1. Koordynowanie przepływu informacji sekretarz szkoły. 2. Odbieranie listów, faksów, e-maili, telefonów, notatek ze spotkań, innych różnych informacji sekretarz szkoły. 3. Sposoby przekazywania informacji przez sekretarza szkoły: a. listy, faksy, e-maile, notatki, informacje - bezpośredni przekaz do adresata, b. telefoniczne bezpośredni przekaz do zainteresowanego lub sporządzenie krótkiej notatki 4. Pisma z dyspozycją Dyrektora - nauczyciel powinien potwierdzić podpisem przyjmując do wiadomości lub/i realizacji. 5. Podjętą przez sekretarza decyzję co do sposobu przetworzenia i przekazu informacji
zatwierdza Dyrektor szkoły: a. Wstępna weryfikacja dyrektor, sekretarz szkoły. b. Rejestracja przychodzących i wychodzących pism ze szkoły zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną sekretarz szkoły. c. Realizacja zadania przez osobę odpowiedzialną. d. Kontrola wykonania zadania dyrektor szkoły. e. Ewidencja dokumentacji sekretarz szkoły. f. Archiwizacja pism przychodzących i wychodzących ze szkoły zgodnie z przepisami prawa sekretarz szkoły. VI. Obieg korespondencji przychodzącej do szkoły 1. SEKRETARIAT ZESPOŁU SZKOLNO PRZEDSZKOLNEGO wpis do księgi korespondencji, rozdzielnik 2. DYREKTOR dyspozycje z datą poprzez Sekretariat do adresata, stosowne potwierdzenie 3. WICEDYREKTORZY : a) w ramach swoich uprawnień dyspozycje z datą poprzez Sekretariat do adresata, stosowne potwierdzenie, b) poza uprawnieniami po wcześniejszej pisemnej akceptacji Dyrektora. VII. Postępowanie w przypadku otrzymania przesyłki niewiadomego pochodzenia. 1. W przypadku otrzymania przesyłki niewiadomego pochodzenia, budzącej podejrzenia z jakiegokolwiek innego powodu np. a. braku nadawcy b. braku adresu nadawcy c. przesyłka pochodzi od nadawcy lub z miejsca, z którego nie spodziewamy się, należy: a. Nie otwierać przesyłki! b. Umieścić przesyłkę w grubym worku plastikowym, szczelnie zamknąć. c. Worek ten umieścić w drugim grubym plastikowym worku, szczelnie zamknąć: związać supeł i zakleić taśmą klejącą. d. W przypadku braku odpowiednich opakowań unikać poruszania i przemieszczania przesyłki. e. Nie przemieszczać paczki, pozostawić ją na miejscu. f. Powiadomić lokalny posterunek policji / nr tel. 997 lub z kom. 112, lub straż pożarną 998 /. g. Służby te podejmą wszystkie niezbędne kroki w celu bezpiecznego przejęcia przesyłki. 2. W przypadku, gdy podejrzana przesyłka została otwarta i zawiera jakąkolwiek podejrzaną zawartość w formie stałej / pył, kawałki, blok, galaretę, pianę/ lub płynnej, czy innej należy: a. Możliwie nie naruszać zawartości: nie rozsypywać, nie przenosić, nie dotykać, nie wąchać, nie powodować ruchu powietrza w pomieszczeniu / wyłączyć systemy wentylacji, zamknąć okna /. b. Całą zawartość umieścić w worku plastikowym, zamknąć go i zakleić taśmą lub plastrem. c. Dokładnie umyć ręce. d. Zaklejony worek umieścić w drugim worku, zamknąć go i zakleić.
e. Ponownie umyć ręce. f. W przypadku braku odpowiednich opakowań unikać poruszania i przemieszczania przesyłki. g. Bezzwłocznie powiadomić lokalny posterunek policji / nr tel. 997, lub kom. 112 / lub straż pożarną nr tel. 998. h. Po przybyciu właściwych służb należy bezwzględnie stosować się do ich zaleceń.