Opis przedmiotu Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i wykonanie obsługi plenerowej imprezy artystyczno rozrywkowej pn. Imieniny Nowego Sącza 2016" na terenie otwartym w Parku Strzeleckim przy ul. Ogrodowej w Nowym Sączu w dniach: 8 i 9 lipca 2016 rok, zwanej dalej Imprezą, w tym: przygotowanie sceny, wynajem nagłośnienia i oświetlenia wraz z obsługą techniczną oraz zapewnienia bezpieczeństwa wykonawcom i uczestnikom Imprezy. Integralną częścią imprezy jest program artystyczny, którego realizację Zamawiający powierzył innym podmiotom na postawie odrębnych umów. Wykonawca jest zobowiązany do współpracy z tymi podmiotami, niezbędnej dla prawidłowej realizacji przedmiotu umowy. Program imprezy - w dniu 8.07.2016 roku godz. 17.00 - Mirosław Witkowski godz. 18.00 - zespół LEVI godz. 19.00 zespół LINKAGE godz. 20.30 - zespół VIDEO godz. 22.00 - zakończenie imprezy - w dniu 9.07.2016 roku godz. 16.30 - zespół GDV Viborg Band z Danii godz. 17.00 - zespół ZGREDYBILLIES godz. 18.00 - zespół Tomasz Wolak Rock Band godz. 19.15 - zespół No Brothers z Kwartetem Galicyjskim godz. 20.30 - zespół PERFECT godz. 22.00 - zakończenie imprezy. Podczas trwania imprezy w dniu 9 lipca będą prowadzone zabawy dla dzieci. Wykonawca zapewni dodatkowy program wypełniający. Wymagania programowe po stronie Wykonawcy: 1. Przygotowanie i zorganizowane w dniu 8.07.2016 r. w trakcie trwania imprezy indywidualnego programu artystycznego dla dzieci na terenie Parku Strzeleckiego, w tym min. konkursy z nagrodami dla uczestników. Opracowanie Koncepcji całej imprezy pod względem artystycznym i rozrywkowym wraz z wykazem zaproponowanych przez Wykonawcę dodatkowych atrakcji wymienionych w pkt. 1 i 2 podczas trwania imprezy oraz propozycją programowo godzinową. Miejsce realizacji: Nowy Sącz, Amfiteatr w Parku Strzeleckim przy ul. Ogrodowej. Teren Amfiteatru jest ogrodzony. Na teren Amfiteatru istnieje swobodny dojazd od ul. Ogrodowej i od strony parku. Znajdują się 3 bramki wejściowe dla publiczności. Termin realizacji: 8.07.2016r. - 9.07.2016r. 1. Scena: Opis istniejącej sceny: scena konstrukcji betonowej z podłogą drewnianą o wymiarach: szerokość przód sceny - 11m a tył sceny 9m, głębokość sceny 13m. Zadaszenie wykonane
z metalu pokrytego plandeką. Scena zabezpieczona płotem metalowym połączonym słupami z cegły. Scena musi być konstrukcją posiadającą aktualne atesty - istniejąca scena w Parku Strzeleckim musi być odpowiednio dostosowana, w przypadku konstrukcji tymczasowej, minimalnym wymiarem jest: 10 x 12 m. Scena na potrzeby tej imprezy winna być : wypoziomowana, stabilna, powierzchnia sceny wykonana lub obita antypoślizgowym materiałem, scena i stanowisko realizatorów frontowych muszą być zadaszone i osłonięte z trzech stron czarnym materiałem (horyzont i boki sceny), na scenie zainstalowane podesty dla perkusistów z możliwością regulacji wysokości, zgodnie z wymogami Artystów (ridery), wyposażona w schody umożliwiające bezproblemowe wejście na scenę. zapewniony dojazdu samochodami do sceny w celu rozładunku instrumentów, FOH odpowiedni przygotowany, zadaszony i osłonięty od deszczu (wg riderów) scena i stanowisko realizatorów muszą być zabezpieczone płotkami barierkami uniemożliwiającymi wejście osób postronnych na scenę i zaplecze, ekrany LED z akcesoriami do wypuszczania wizualizacji, zapewnienie maszyn do wytwarzania dymu, zapewnienie konstrukcji do podwieszenia oświetlenia, wszystkie elementy winny posiadać atesty i być wykonane z obowiązującymi przepisami BHP, 2. Zapewnienie nagłośnienia i oświetlenia spełniającego wymagania wszystkich artystów, przy czym przez oświetlenie i nagłośnienie należy rozumieć dostarczenie sprzętu (transport na miejsce imprezy), jego zainstalowanie i obsługę (zapewnienie realizatora dźwięku i światła) przez cały okres trwania imprezy i prób oraz demontaż po zakończeniu imprezy: Uwaga!. Do obsługi koncertów ma być zapewniony DUŻY system dźwiękowy liniowy podwieszony na konstrukcjach o mocy odpowiedniej do wielkości obiektu i ilości publiczności, pokrywający dźwiękiem cały amfiteatr łącznie z bokami nie tylko front. Oświetlenie koncertów Artystów podczas imprezy w dniach 8 i 9 lipca 2016 ma być efektowne i profesjonalne zrealizowane przy użyciu różnych urządzeń oświetleniowych zgodnie ze sztuką oświetlenia estradowego koncertów muzycznych przy tego rodzaju imprezach plenerowych przy użyciu różnorodnego dostępnego na rynku sprzętu oświetleniowego w ilości i w taki sposób, by koncerty były widowiskiem na wysokim poziomie artystycznym. Sprzęt musi być zgodny z załączonymi riderami zespołów: LEVI, LINKAGE, VIDEO, ZGRYDYBILLIES, Tomasz Wolak Rock Band, NO BROTHERS z Kwartetem Galicyjskim i PERFECT. Wykonawca ma obowiązek konsultowania przygotowań do imprezy z przedstawicielami Artystów i Zamawiającego. 3. Zapewnienie energii elektrycznej Wykonawca musi zapewnić przyłącz energii lub agregat dla prawidłowej pracy urządzeń (niezmienne napięcie 220-230 V w czasie: od udostępnienia obiektu artystom, aż do końca imprezy) do zasilania nagłośnienia i oświetlenia podczas przygotowania i wykonania imprezy. Firma zapewniająca oświetlenie, nagłośnienie i zasilanie sprzętu odpowiada za bezpieczeństwo wykonawców, realizatorów i techniki zespołów podczas prób i koncertów oraz za ewentualne uszkodzenia sprzętu/instrumentów zespołów.
4. Dopilnowanie, aby osoby zatrudnione przez Wykonawcę przy imprezie były oznakowane przepustkami - identyfikatorami i tylko one będą mogły przebywać na zapleczu podczas imprezy. 5. Zapewnienie obsługi technicznej na miejscu imprezy: w szczególności w trakcie prób i koncertów, upoważnionych do działania przedstawicieli Wykonawcy: elektryka i doświadczonej ekipy technicznej odpowiedzialnej za aparaturę nagłaśniającą oraz oświetleniową. Obsługa techniczna zapewniona przez Wykonawcę winna współpracować z obsługą techniczną Artystów w celu szybkiego, bezpiecznego montażu: świateł, nagłośnienia, sprzętu backline, przeprowadzenia profesjonalnych prób i dla pełnego komfortu pracy Artystów podczas koncertów, zgodnie z programem. 6. Zapewnie 4 osób do pomocy w rozładunku oraz załadunku sprzętu i instrumentów Zespołów. 7. Zapewnienie możliwości przeprowadzenia prób na scenie przez Zespoły w dniach koncertów przed występami w godzinach ustalonych z przedstawicielami Artystów. 8. Wykonanie identyfikatorów (zalaminowanych i zawieszonych na smyczy) około 150 sztuk, projekt i treść do akceptacji Zamawiającego. 9. Wykonanie i druk plakatów 100 sztuk projekt i treść do uzgodnienia z Zamawiającym. II. Przygotowanie wyposażenia do garderób, posiłków i noclegów. - garderoby będą stanowić namioty o wymiarach 4m x 3m i 3m x 3m znajdujące się w bezpośrednim sąsiedztwie sceny, przy każdej z garderób (po jednym ochroniarzu), każda garderoba opisana Zespół., - w pobliżu garderób ma być toaleta przeznaczona tylko dla Zespołów posprzątana z wodą bieżącą, zaopatrzona w mydło w dozowniku, ręczniki i papier toaletowy oraz zamykana, Garderoby mają być gotowe na przyjazd Artystów (przed próbami) wyposażone w lustra, krzesła, stoliki, gniazdka 220V, światło, naczynia jednorazowe, toi toi w pobliżu garderoby, papier toaletowy, ręczniki frotte lub ręczniki papierowe, kosz na śmieci, W dniu 8 lipca 2016 roku 1. Dla Zespołu Mirosława Witkowskiego 1 garderoba, 2. Dla Zespołu LEVI 1 garderoba dla 5 osób, 3. Dla Zespołu LINKAGE garderoba dla 5 osób, 4. Dla Zespołu VIDEO 2 garderoby dla 12 osób, W dniu 9 lipca 2016 roku 1. Dla Duńskiego Zespołu Regionalnego 1 garderoba, 2. Dla Zespołu ZGREDYBILLIES 1 garderoba 3. Dla Tomasza Wolaka ROCK BAND 1 garderoba 4. Dla Zespołu NO BRATHERS z Kwartetem Galicyjskim 1 garderoba 5. Dla Zespołu PERFECT 2 garderoby, 9 lipca 2016 Dla Firmy ART. CINEMA 1 garderoba. Zapewnienia cateringu do garderób dla zespołów i (obiad/kolacja) dla około 35 osób - zespołów do ustalenia, Zarezerwowania i opłacenia pokoi hotelowych z łazienkami, TV i śniadaniem dla około 30 osób (listy hotelowe będą dostarczone przez Agencje przed planowanymi koncertami) oraz opłacenia parkingu strzeżonego samochodów Artystów i Agencji (najbliższej okolicy maksymalnie do 10 km) Agencje zastrzegają sobie prawo akceptacji hotelu (w tym czasie na terenie hotelu i w jego najbliższej okolicy nie może odbywać się wesele, ani inna uroczystość wiążąca się z dużym hałasem do późnych godzin nocnych).
Zamawiający dopuszcza wykonanie usługi przez podwykonawców. W przypadku zamiaru wykonania przedmiotu zamówienia przy udziale podwykonawców, Wykonawca jest zobowiązany podać jaka część zamówienia będzie realizowana przez podwykonawców (podwykonawcę). Wykonawca będzie musiał przedstawić Zamawiającemu umowy przedwstępne. III. Wymagania organizacyjne dotyczą wszystkich elementów imprezy organizowanej w dniach 8 i 9 lipca 2016 roku na terenie Amfiteatru w Parku Strzeleckim w Nowym Sączu, tj. realizowanych przez Wykonawcę jak i inne podmioty - Artystów na podstawie umów z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest zorganizować strefę imprezy masowej zgodnie z wszelkimi wymogami Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20 marca 2009 roku (Dz. U. z 2015 r., poz. 2139). Szacowana liczba uczestników imprezy wynosi 5000 osób. Wykonawca, który zostanie wybrany w toku niniejszego postępowania będzie Organizatorem imprezy masowej w rozumieniu przepisów w/w ustawy. Wykonawca zobowiązany jest do Posiadania i przedłożenia ubezpieczenia od OC i NW w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia oraz: 1. uzyskania wszelkich niezbędnych zezwoleń na zorganizowanie i przeprowadzenie imprezy masowej, w tym w szczególności zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej wydanego w drodze decyzji Prezydenta miasta Nowego Sącza, najpóźniej na 7 dni przed imprezą, 2. wydzielenia (ogrodzenia) w ramach imprezy Imieniny Nowego Sącza 2016 strefy imprezy masowej obejmującej scenę i teren przed sceną (ławki miejsca siedzące i stojące, łącznie 5000 miejsc dla osób (3000 miejsc siedzących ławki + 1000m2), które mogą być obecne na imprezie, 3. wyznaczenia kierownika do spraw bezpieczeństwa, któremu podlegać będą służby porządkowe i informacyjne, 4. opracowania i udostępnienia uczestnikom regulaminu terenu i regulaminu imprezy masowej zawierającego warunki uczestnictwa i zasady zachowania się uczestników imprezy, w szczególności zakaz wnoszenia na imprezę i posiadania broni, niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów łatwopalnych, napojów alkoholowych, środków odurzających, substancji psychoaktywnych, 5. zapewnienia bezpieczeństwa osobom uczestniczącym w imprezie, ochrony porządku publicznego, w tym: zabezpieczenia pod względem medycznym (karetka z pełnym wyposażeniem), 6. spełnienie wymogów sanitarnych (zapewnienie minimum 20 toalet, w tym 1 toaletę dla niepełnosprawnych) i zabezpieczenie przeciwpożarowe (wóz strażacki), 7. zabezpieczenia imprezy pod względem ochrony będzie realizowane przez służby porządkowe i służby informacyjne, liczebność (minimum 60 pracowników ochrony, w tym 12 służby porządkowej), oznakowanie, łączność uprawnienia i pozostałe wymagania zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych),
8. zabezpieczenia Artystów, ochrony sceny, sprzętu oświetleniowego, nagłośnieniowego i wszelkich instalacji technicznych na terenie imprezy w czasie montażu, w trakcie trwania prób i imprezy oraz po jej zakończeniu do czasu demontażu urządzeń, 9. opracowanie graficznego planu terenu wraz z opisem wyznaczenia dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji, 10. opracowanie szczegółowej instrukcji postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu przeprowadzania imprezy, 11. opracowanie informacji o przewidywanych zagrożeniach bezpieczeństwa i porządku publicznego, 12. wykupienia ubezpieczenia OC imprezy Imieniny Nowego Sącza 2016, wynikającego z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, na minimalną sumę gwarancyjną 250.000,- zł (słownie: dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych), 13. uzyskanie opinii: Komendanta Policji Miejskiej, Komendanta Państwowej Straży Pożarnej, Państwowego Inspektora Sanitarnego i Dysponenta Zespołu Ratownictwa Medycznego, 14. sprzątanie terenu Amfiteatru w Parku Strzeleckim, na którym będzie zorganizowana i przeprowadzona impreza kosze naśmieci. Wykonawca nie dopuści do rejestrowania dźwięku lub obrazu przez jakiekolwiek osoby. W tym celu należy umieścić w widocznych miejscach informację o zakazie filmowania i nagrywania koncertów. Uwaga! Miasto Nowy Sącz jako współorganizator imprezy zapewni nieodpłatnie: - Konferansjera - prowadzenie imprezy, - udostępnienie Amfiteatru w Parku Strzeleckim - terenu i sceny na przygotowanie przeprowadzenie imprezy Imieniny Nowego Sącza 2016 (montaż sprzętu, oraz demontaż sprzętu po zakończeniu), - 7 namiotów z przeznaczeniem na garderoby o wymiarach 3 x 4m lub 3 x 3m,