Załącznik nr 7 do Zarządzenia Nr 53/2013 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 12 grudnia 2013 r. Regulamin zamieszczania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku 1. I. Postanowienia ogólne 1. Niniejszy regulamin określa zasady umieszczania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, zwanym dalej Regulaminem BIP. 2. Dostęp do BIP UMWP uzyskuje się poprzez wpisanie do przeglądarki internetowej adresu: http://bip.umwp.wrotapodlasia.pl/wojewodztwo/ 2. II. Słownik Użyte w Regulaminie BIP określenia oznaczają: 1) redaktorzy BIP UMWP - pracownicy Urzędu, umieszczający informacje publiczne, na stronie BIP UMWP oznaczeni jako Wprowadził, 2) recenzenci BIP UMWP pracownicy Urzędu, sprawdzający informacje wstawione przez redaktorów BIP UMWP, 3) moderator BIP UMWP - wyznaczony pracownik Urzędu, publikujący informacje na stronie BIP UMWP, będący zarazem, administratorem strony podmiotowej BIP, oznaczony jako: Opublikował, 4) vicemoderator BIP UMWP funkcja ustawiona w zastępstwie za moderatora BIP UMWP, 5) użytkownik BIP UMWP osoba korzystająca z dowolniej przeglądarki internetowej do przeglądania stron serwisu BIP UMWP, 6) CMS BIP UMWP system zarządzania treścią BIP UMWP, umożliwiający tworzenie stron, edycje stron oraz zarządzanie stronami BIP UMWP. 1
3. III. Opis zasad i sposobu publikowania danych 1. Publikowanie danych w BIP UWMP odbywa się poprzez dowolną przeglądarkę internetową po zalogowaniu do CMS BIP UMWP przez redaktora BIP UMWP, recenzenta BIP UMWP, moderatora BIP UMWP. 2. Informacja publiczna na stronach BIP UMWP pochodzi bezpośrednio od pracownika Urzędu. 3. Zakres i sposób publikowania informacji departamentów określa się na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, oraz rozporządzeń Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej, a także aktualnie obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, oraz innych przepisów prawa, stosowanych przez merytoryczne departamenty/komórki organizacyjne Urzędu, które nakładają na nie obowiązek publikacji informacji. 4. Departament obowiązany jest do publikacji wszelkich informacji dotyczących jego pracy z wyłączeniem informacji prawnie chronionych. Okoliczności ograniczenia dostępu lub wyłączenia jawności całej lub części informacji zaznacza się w treści informacji. 5. Akceptacja publikowanej treści w BIP UMWP jest trzystopniowa: 1) redaktor BIP UMWP opracowuje informacje wg zakresu treści podlegającej publikacji w BIP UMWP przesyła informację do sprawdzenia i zatwierdzenia wybranemu recenzentowi BIP UMWP, 2) recenzent BIP UMWP sprawdza i zatwierdza treść informacji przygotowywanej do publikacji w BIP UMWP przez redaktora, w uzasadnionych przypadkach ingeruje w treść informacji lub odsyła do poprawy dla redaktora, decyduje o dopuszczeniu do publikacji poprzez przesyłanie zamieszczonej informacji moderatorowi BIP UMWP, recenzent posiada także zakres funkcji odpowiadającej redaktorowi BIP UMWP; recenzent może przesłać informacje innemu recenzentowi BIP UMWP do konsultacji, sprawdzenia i zatwierdzenia, 3) moderator BIP UMWP publikuje w BIP UMWP zatwierdzone przez recenzenta BIP UMWP informacje; jeśli treść informacji czy jej zakres nie będzie odpowiadała merytorycznie publikacji w BIP UMWP lub będzie budził wątpliwości co do formy i sposobu zamieszczenia, a także miejsca zamieszczenia informacji odrzuca informacje lub przesyła do recenzji do wybranego recenzenta BIP UMWP, moderator posiada także zakres funkcji odpowiadającej recenzentowi i redaktorowi BIP UMWP. 6. Każda strona WWW BIP UMWP zawiera informację o autorze informacji tj. osobie, która ją wytworzyła lub odpowiada za jej treść, osobie, która wprowadziła informację do BIP UMWP, oraz która ją opublikowała. 2
7. Osoba, która jest autorem informacji nie musi być tożsama z osobą, która ją wprowadziła do BIP UMWP. Osoba wprowadzająca informacje do BIP UMWP obowiązana jest każdorazowo podać imię i nazwisko oraz departament/komórkę organizacyjną autora informacji 8. Każda publikowana w BIP UMWP strona WWW zawiera informacje o dacie wprowadzenia i publikacji w BIP UMWP oraz o dacie modyfikacji informacji, informację o dacie wytworzenia informacji i udostępnienia informacji, a także zawiera wersje archiwalne strony rejestr zmian. 9. Informacja, w której dokonano ograniczenia dostępu lub wyłączenia jawności musi zawierać informację o zakresie ograniczenia dostępu lub wyłączenia jawności, podstawę prawną ograniczenia dostępu lub wyłączenia jasności oraz informację o osobie, która ograniczyła dostęp lub wyłączyła jawność. 10. Usunięcia informacji ze stron BIP UMWP może dokonać moderator BIP UMWP na wniosek merytorycznego departamentu w następujących przypadkach: 1) informacja została błędnie wprowadzona, 2) informacja została wprowadzona powtórnie, 3) w wyniku obowiązujących przepisów prawnych. 11. Każda zmiana dokonywana na stronach WWW BIP UMWP dla użytkownika BIP UMWP odnotowywana jest automatycznie w Rejestrze zmian poprzednie wersje, który oprócz informacji określonych w ust 6-9 zawiera informację: 1) o okresie obowiązywania informacji, 2) osobie, która wprowadziła informację, 3) zakresie zmian. 12. Każda zmiana dokonywana na stronie BIP UMWP odnotowywana jest w systemowym dzienniku zmian i widoczna jest dla moderatora BIP UMWP. 13. Każda operacja systemowa dokonywana na stronie BIP UMWP, w tym logowanie, nieuprawnione logowanie odnotowywana jest w systemowym dzienniku zmian i widoczna jest dla moderatora BIP UMWP. 14. Moderator BIP UMWP posiada dostęp do systemowego dziennika zmian w trybie edycyjnym po zalogowaniu się do systemu. Dziennik zmian może być wydrukowany. 15. Awarie funkcjonowania strony BIP UMWP należy zgłaszać niezwłocznie do moderatora BIP UMWP lub departamentu odpowiedzialnego za techniczne funkcjonowanie serwerów BIP UMWP. 3
4. IV. Zadania dyrektorów 1. Dyrektor departamentu odpowiada za umieszczanie informacji publicznej w BIP UMWP w zakresie spraw prowadzonych przez departament oraz za publikowanie informacji, a także za zamieszczanie informacji o powstałych zmianach. 2. Dyrektor odpowiada za zapoznanie wszystkich pracowników departamentu z powyższym Regulaminem BIP. 3. Dyrektor odpowiada za prawidłową treść publikacji przygotowaną przez redaktorów oraz za aktualność treści informacji w BIP UMWP. 4. Dyrektor sprawuje nadzór formalny i merytoryczny nad wprowadzaniem i publikowaniem treści w BIP UMWP. 5. Dyrektor wyznacza co najmniej jednego redaktora BIP UMWP z każdej komórki organizacyjnej/referatu, któremu przydzielone zostaje hasło i login do CMS BIP UMWP. Wzór wniosku o przydzielenie dostępu do CMS BIP UMWP stanowi załącznik C do niniejszego Regulaminu BIP. 6. Dyrektor wyznacza co najmniej dwóch recenzentów BIP UMWP z departamentu, którym udzielone zostają hasło i login CMS BIP UMWP. Wzór wniosku o przydzielenie dostępu do CMS BIP UMWP stanowi załącznik C do niniejszego Regulaminu BIP. 7. Dyrektor odpowiada za określenie czasu ważności opublikowanej strony WWW w BIP UMWP, a także za zakres ograniczenia dostępu lub wyłączenia jawności w publikowanej w BIP UMWP informacji. Jeśli nie zostanie określony okres ważności publikowanej informacji przyjmuje się, iż opublikowanie informacji nie jest ograniczona czasowo. 8. Dyrektor odpowiada za ograniczenie dostępu do informacji publicznej w całości lub jej części mającej charakter danych osobowych, o których mowa w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. (Dz.U. z 2002r., Nr 101 poz. 926, ze zm.) 9. Dyrektor odpowiada za terminowe wprowadzanie danych do BIP UMWP. 10. Dyrektor odpowiada za zapoznanie wszystkich pracowników departamentu z zasadami publikowania danych w BIP UMWP oraz z powyższym Regulaminem BIP. 11. Dyrektor powinien zgłaszać moderatorowi BIP UMWP wnioski o modyfikację struktury BIP UMWP o ile zachodzi taka potrzeba. 12. Dyrektor przyjmuje wszystkie uwagi, wnioski dotyczące konieczności tworzenia nowych układów stron w BIP UMWP wynikających z ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej oraz rozporządzeń Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej i innych przepisów prawa oraz przekazuje je moderatorowi BIP UMWP. 13. Dyrektor może: 4
1) cofnąć upoważnienie redaktorowi oraz recenzentowi BIP UMWP, 2) zmienić rolę redaktorowi i recenzentowi BIP UMWP. Wzór wniosku w przypadkach opisanych w pkt. 1) i 2) stanowi załącznik C do niniejszego Regulaminu BIP. 14. W przypadku przejścia redaktora lub recenzenta BIP UMWP do innej komórki organizacyjnej w tym samym departamencie dyrektor zobowiązuje osobę zmieniającą stanowisko pracy do dokonania zmiany swoich danych w CMS BIP UMWP. 15. W przypadku odejścia pracownika z pracy lub przejścia do innego departamentu dyrektor niezwłocznie powiadamia o tym moderatora BIP UMWP i wnioskuje o cofnięcie dostępu do CMS BIP UMWP. Wzór wniosku o cofnięcie dostępu do CMS BIP UMWP stanowi załącznik C do niniejszego Regulaminu BIP. 5. V. Zadania redaktorów BIP UMWP 1. Redaktor BIP UMWP odpowiada za publikację informacji publicznej w BIP UMWP z zakresu działania referatu/komórki organizacyjnej. 2. Redaktor BIP UMWP przygotowuje dane do publikacji poprzez wypełnienie przyznanych mu edycyjnych stron WWW po uprzednim zalogowaniu do CMS BIP UMWP. 3. Redaktor BIP UMWP zobowiązany jest do dokonywania poprawek treści tych stron, które zostały wskazane do poprawy przez recenzenta BIP UMWP lub moderatora BIP UMWP oraz zobowiązany ponownie wysyłać je do zatwierdzenia dla recenzenta BIP UMWP. 4. Redaktor BIP UMWP zobowiązany jest przynajmniej raz dziennie logować się do systemu, celem sprawdzenia informacji bieżących skierowanych do niego przez recenzenta BIP UMWP i moderatora BIP UMWP. 5. Redaktor BIP UMWP odpowiedzialny jest za przygotowywanie aktualizacji publikowanych informacji oraz za stałe wprowadzanie informacji o stanie realizacji procedur urzędowych, które wykonuje komórka organizacyjna. 6. Redaktor BIP UMWP jest obowiązany stosować się do zaleceń moderatora BIP UMWP przekazywanych za pomocą systemu CMS BIP UMWP oraz poczty elektronicznej. 7. Redaktor BIP UMWP dysponuje możliwością określenia czasu obowiązywania publikacji strony WWW w BIP UMWP. 8. Redaktor BIP UMWP odpowiada za właściwe formatowanie tekstów publikowanych informacji zgodne z wytycznymi moderatora BIP UMWP. 9. W przypadku wystąpienia uwag i wniosków dotyczących konieczności tworzenia nowych układów stron w BIP UMWP wynikających z ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej oraz rozporządzeń Ministra Spraw Wewnętrznych 5
i Administracji w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej lub innych przepisów prawa redaktorzy BIP UMWP zobowiązani są przekazywać je recenzentowi BIP UMWP we własnym departamencie lub moderatorowi BIP UMWP. 6. VI. Zadania recenzentów BIP UMWP 1. Recenzent BIP UMWP jest odpowiedzialny za nadzór i zatwierdzanie treści informacji wstawionych do BIP UMWP z zakresu pracy departamentu przygotowywanych przez redaktorów BIP UMWP. 2. Zatwierdzenie treści stron w BIP UMWP w systemie CMS BIP UMWP odbywa się po zalogowaniu recenzenta BIP UMWP do systemu. 3. Recenzent podczas zatwierdzenia stron dysponuje następującymi możliwościami wyboru: 1) edycja informacji - może dokonać poprawy w treści informacji, 2) odrzucenie informacji - informacja skierowana jest do redaktora BIP UMWP do ponownego opracowania, w takim przypadku powinien podać dlaczego informacja została odrzucona, 3) przesłanie do recenzji informacja zostaje przesłana do innego recenzenta BIP UMWP, 4) przesłanie do moderatora BIP UMWP - informacja przesłana jest do opublikowania na stronie BIP UMWP. 4. Recenzent może także wstawiać informację do BIP UMWP realizuje wtedy zadania redaktora BIP UMWP określone w 5. 5. Recenzent BIP UMWP jest obowiązany stosować się do zaleceń moderatora BIP UMWP przekazywanych za pomocą systemu CMS BIP UMWP oraz poczty elektronicznej. 7. VII. Zadania moderatora BIP UMWP 1. Moderator BIP UMWP odpowiada za określenie struktury BIP UMWP. Na wniosek dyrektora departamentu merytorycznego może dokonać modyfikacji struktury. 2. Moderator BIP UMWP nie odpowiada za treści umieszczone w BIP UMWP przez redaktorów lub recenzentów BIP UMWP, chyba, że sam jest ich autorem. 3. Moderator BIP UMWP komunikuje się z redaktorami i recenzentami BIP UMWP wyłącznie za pomocą systemu CMS BIP UMWP oraz poczty elektronicznej. 6
4. Moderator BIP UMWP może wysyłać komunikaty do redaktorów i recenzentów BIP UMWP o konieczności aktualizacji BIP UMWP lub inne informacje związane z funkcjonowaniem BIP UMWP. 5. Moderator BIP UMWP w wyjątkowych sytuacjach może wstawiać informację do BIP UMWP, może też recenzować informację w BIP UMWP realizuje wtedy zadania redaktora UMWP określone w 5 i recenzenta UMWP określone w 6. 6. Moderator BIP UMWP w wyjątkowych sytuacjach może opublikować informację wysłaną do recenzji przez redaktora BIP UMWP. 7. Moderator BIP UMWP ustala zasady formatowania tekstu wprowadzanego do BIP UMWP. 8. Moderator BIP UMWP publikuje zatwierdzone przez Recenzenta BIP UMWP informacje w BIP UMWP. Moderator zwraca informację do ponownej edycji jeśli nie będzie ona odpowiadała zasadom formatowania tekstu przyjętym w BIP UMWP lub jej zakres nie będzie odpowiadał merytorycznie publikacji w BIP UMWP. 9. Moderator BIP UMWP nie powinien dokonywać zmian w treści informacji, chyba, że jest jej autorem. 10. Moderator BIP UMWP ostatecznie decyduje, w którym miejscu ma być opublikowana informacja w BIP UMWP, ma możliwość tworzenia nowego menu w BIP UWMP lub edycji menu istniejącego. 11. Moderator BIP UMWP odpowiada za administrowanie użytkownikami CMS BIP UMWP. Wniosek przydzielenia dostępu do CMS BIP UMWP stanowi załącznik C do niniejszego Regulaminu BIP. 12. Moderator BIP UMWP ustala prawa dostępu do edycji stron WWW BIP UMWP dla redaktorów i recenzentów BIP UMWP. 13. Moderator BIP UMWP celem weryfikacji uprawnień redaktorów i recenzentów BIP UMWP może zawiesić prawa dostępu do CMS BIP UMWP i poprosić o ponowne złożenie wniosków, o których mowa w 4 ust 5 i 6. 14. Moderator BIP UMWP przynajmniej raz dziennie loguje się do CMS BIP UMWP celem kontroli dziennika zmian w treści informacji, oraz publikacji informacji przesłanych przez redaktorów i recenzentów BIP UMWP. 15. Moderator BIP UMWP prowadzi konsultacje merytoryczne dla redaktorów i recenzentów BIP UMWP w zakresie kształtu BIP UMWP. 16. W zastępstwie za moderatora BIP UMWP funkcję moderatora pełni vice moderator BIP UMWP uprawniony do wykonywania wszystkich czynności określonych w punkcie 1-15. Zastępstwo określa moderator na załączniku D. 7