Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie

Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie 71-727 Szczecin, ul. Światowida 77 tel: 4 235 200, 4 235 202, 4 235 203, fax. 4 236 392 e-mail: szczecin@rio.gov.pl Szczecin, dnia 15 kwietnia 2004 r. RIO-WK-0913-621/5/K/2004 Szanowny Pan Krzysztof Sysko Wójt Gminy Grzmiąca Uprzejmie informuję Szanownego Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie, działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577, Nr 154, poz. 1800, z 2002 r. Nr 113, poz. 984 oraz z 2003 r. Nr 149, poz. 1454), przeprowadziła w okresie od 12.01. do 19.03.2004 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Gminy Grzmiąca. Kontrolą objęto lata 2002 i 2003. Protokół kontroli przekazano Zastępcy Wójta w dniu 19 marca 2004 r. Uchybienia i nieprawidłowości wykazane w protokole poprzedniej kontroli, przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Szczecinie, zostały wyeliminowane. Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą miały miejsce następujące nieprawidłowości i uchybienia: I. W zakresie spraw organizacyjnych 1. Urząd Gminy nie posiadał aktualnego wykazu aktów prawa miejscowego, co było niezgodne z art. 28 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz.U. Nr 62, poz. 718, z 2001 r. Nr 46, poz. 499, z 2002 r. Nr 74, poz. 676, Nr 113, poz. 984, z 2003 r. Nr 65, poz. 593), za co odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy strona 8 protokołu. 2. Kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy nie udzielono pisemnych pełnomocnictw do jednoosobowego działania, czym naruszono art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr

113, poz. 984, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568), za co odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy strona 13 protokołu. 3. Nie opracowano instrukcji gospodarowania pozostałymi środkami trwałymi (konto 013). Wymóg ten wynikał z zarządzenia Nr 5 Wójta Gminy z dnia 14 października 2002 r. w sprawie określenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy strona 11 protokołu. 4. W Zakładowym planie kont nie określono zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z 2003 r. Nr 60, poz. 535, Nr 139,poz. 1324), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy strona 11 protokołu. 5. Nie opracowano regulaminu pracy komisji przetargowej ds. zamówień publicznych, co było niezgodne z 1 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 1994 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz.U. Nr 82, poz. 743), za co odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy strona 125 protokołu. II. W zakresie spraw budżetowych, finansowych i sprawozdawczości 1. Łączna kwota przypadających do spłaty w 2003 r. rat kredytów i pożyczek oraz potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych poręczeń wraz z należnymi odsetkami od tych kredytów i pożyczek oraz należnych odsetek wynosiła 22,4% planowanych na rok budżetowy 2003 dochodów Gminy, czym naruszono art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, Nr 45, poz. 391, Nr 65, poz. 594, Nr 166, poz. 1611, Nr 189, poz. 1851), za co odpowiedzialność ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik strona 53 protokołu. 2. Z tytułu zabezpieczania spłaty pożyczki zaciągniętej w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, na podstawie umowy Nr 8/99/OW OT/P z dnia 15 lipca 1999 r., w kwocie 300.000,00 zł udzielono w 11 umowy nieodwołalnego pełnomocnictwa do dysponowania przez pożyczkodawcę rachunkiem bankowym Gminy. Przepisy cyt. ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych nie dają upoważnienia do udzielania pełnomocnictw innym podmiotom w zakresie dysponowania rachunkiem bankowym - za co odpowiedzialność ponoszą Wójt Gminy i Zastępca Wójta strona 55 protokołu. 3. W dniu 22.08.2002 r. Wójt i Zastępca Wójta Gminy podpisali z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej umowę poręczenia spłaty pożyczki w kwocie 60.000,00 zł, zaciągniętej przez Spółdzielnię Mieszkaniową Przyszłość w WFOŚiGW na modernizację osiedlowej sieci cieplnej, bez upoważnienia Rady Gminy, czym naruszono art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. i) cyt. ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Rada Gminy wyraziła zgodę na udzielenie ww. poręczenia w stosownej uchwale z dnia 12 września 2002 r. Ponadto poręczenia udzielono nieodwołalnie, bez określenia terminu jego obowiązywania, czym

naruszono art. 52 ust. 2 cyt. ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, za co odpowiedzialność ponoszą Wójt Gminy i Zastępca Wójta strona 56 protokołu. 4. Nie przestrzegano przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz.U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543, z 2001 r. Nr 129, poz. 1447, Nr 154, poz. 1800, z 2002 r. Nr 25, poz. 253, Nr 74, poz. 676, Nr 113, poz. 984, Nr 126, poz. 1070, Nr 130, poz. 1112, Nr 200, poz. 1682, Nr 240, poz. 2058, z 2003 r. Nr 1, poz. 15, Nr 80, poz. 720 i poz. 721, Nr 162, poz. 1568) w następującym zakresie: - wszystkie objęte kontrolą wykazy nieruchomości przeznaczone do sprzedaży nie zawierały informacji wymaganych art. 35 ust. 2, - wszystkie objęte kontrolą ogłoszenia o przetargach na zbycie nieruchomości nie zawierały informacji określonych w art. 38 ust. 2, - pięć przetargów na sprzedaż nieruchomości ogłoszono przed upływem terminu określonego w art. 38 ust. 2, - informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży nie podawano do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej (art. 35 ust. 1), za co odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy strony 95-98 protokołu. 5. W dwóch ogłoszeniach o przetargach na sprzedaż nieruchomości ustalono postąpienia niższe niż 1% ceny wywoławczej, co było niezgodne z 13 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. Nr 9, poz. 30, z 2003 r. Nr 7, poz. 80). Ponadto ogłoszono II przetarg na zbycie działki zabudowanej Nr 28/2 w miejscowości Przystawy przed upływem terminu określonego 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia z dnia 13 stycznia 1998 r., za co odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy strony 95, 99 protokołu. 6. W dniu 28.11.2003 r. aktem notarialnym Nr 8925/2003 sprzedano działkę zabudowaną Nr 28/2 o pow. 6 429 m2 za cenę 10.000,00 zł. Wartość nieruchomości ustalono w drodze negocjacji, po dwóch bezskutecznych przetargach. W protokole rokowań, ustalono, iż nabywca zapłaci cenę w dwóch ratach, pierwszą przed podpisaniem aktu notarialnego, drugą do dnia 31.08.2004 r. Rozkładając na raty ww. należność, naruszono art. 70 ust. 1 cyt. ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, za co odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy strona 99 protokołu. 7. Nieprawidłowo naliczono i wypłacono wynagrodzenie Wójta Gminy w okresie od 01.03.2003 r. do 31.01.2004 r., stosując stawkę dodatku funkcyjnego w kwocie 1.029,30 zł, zamiast 1.000,00 zł i dodatku specjalnego w kwocie 845,86 zł, zamiast 840,00 zł. Łącznie zawyżono wynagrodzenie za ww. okres o 389,16 zł, czym naruszono 1 uchwały Nr V/31/2003 Rady Gminy z dnia 29 stycznia 2003 r. w sprawie ustalenia wynagrodzenia Wójta, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy strona 107 protokołu. 8. W latach 2002 2003 uzyskano dochody z tytułu opłaty eksploatacyjnej w kwocie 5.856,00 zł, które zaewidencjonowano jako przychody Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, czym naruszono art. 3

pkt 2 lit. b) ustawy z dnia 28 listopada 1998 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 150, poz. 983, Nr 162, poz. 1119, z 2000 r. Nr 95, poz. 1041, z 2001 r. Nr 39, poz. 459, Nr 55, poz. 574, Nr 145, poz. 1623, z 2002 r. Nr 216, poz. 1826, z 2003 r. Nr 177, poz. 1725), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy strona 116 protokołu. 9. W 2002 r. ze środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wydatkowano 2.023,90 zł na cele inne niż określone w planie przychodów i wydatków Funduszu, zatwierdzonym uchwałą Nr XXXIV/209/2001 Rady Gminy z dnia 20 grudnia 2001 r., za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy strona 115 protokołu. 10. Wójt Gminy podpisał w dniu 18.07.2003 r. umowę Nr 2/2003 na wykonanie zadania inwestycyjnego pn. Dobudowa sali lekcyjnej przy Szkole Podstawowej w Iwinie. W umowie ustalono wynagrodzenie wykonawcy w kwocie 64.200,00 zł brutto. W dniu zawarcia umowy, w budżecie Gminy zabezpieczono na ten cel środki w wysokości 50.500,00 zł. Zaciągając zobowiązanie, przekroczono określony w budżecie limit wydatków o 13.700,00 zł, czym naruszono art. 60 ust. 2 pkt 1 cyt. ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, za co odpowiedzialność ponoszą Wójt i Skarbnik Gminy. Wydatki na ww. realizację zadania inwestycyjnego zwiększono do kwoty 66.640,00 zł uchwałą Nr X/51/2003 z dnia 9 września 2003 r. strona 121 protokołu. 11. W ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym o wartości poniżej 30.000 EURO, na pełnienie funkcji inspektora nadzoru nad zadaniem inwestycyjnym pn. Budowa kanalizacji sanitarnej z infrastrukturą towarzyszącą, ustalono termin otwarcia ofert na dzień następny - po terminie składania ofert, czym naruszono art. 43 ust. 1a ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664, Nr 113, poz. 984, Nr 197, poz. 1661, z 2003 r. Nr 2, poz. 16, Nr 130, poz. 1188, Nr 165, poz. 1591), za co odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy strona 124 protokołu. 12. W 2003 r. przeprowadzono przetarg nieograniczony o wartości poniżej 30.000 EURO na zadanie inwestycyjne pn. Dobudowa sali lekcyjnej przy Szkole Podstawowej w miejscowości Iwin. W toku postępowania o zamówienie publiczne naruszono przepisy ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych, i tak: - do dnia podpisania umowy wykonawca nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy w kwocie 6.000,00 zł. Wymóg ten wynikał ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art. 75 ust. 1 i art. 72 ust. 3), - nie unieważniono postępowania, mimo iż cena najkorzystniejszej oferty przewyższała kwotę, którą zamawiający mógł przeznaczyć na finansowanie zamówienia (art. 27 b ust. 1 pkt 2), - nie przekazano Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania o zamówienie publiczne i kopii oferty najkorzystniejszej (art. 25 ust. 4), - na dodatkowe i zamienne roboty budowlane o wartości 2.761,66 zł nie sporządzono umowy pisemnej (art. 74),

za co odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy strony 121 123 protokołu. 13. Środki pieniężne, wniesione jako zabezpieczenie należytego wykonania umów w łącznej kwocie 31.200,00 zł przekazywano na nieoprocentowany rachunek, zamiast na wyodrębniony, oprocentowany rachunek bankowy, czym naruszono art. 75 ust. 5 cyt. ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy strony 122, 123 protokołu. 14. Wykonawcę robót geodezyjnych i kartograficznych oraz inwentaryzacji i wycen nieruchomości na terenie Gminy Grzmiąca o wartości poniżej 30 000 EURO wyłoniono w trybie przetargu nieograniczonego. Ogłoszenie o przetargu nie zawierało pożądanego lub wymaganego terminu realizacji zamówienia, czym naruszono art. 30 pkt 3 cyt. ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych, za co odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy strona 68 protokołu. 15. W 2002 r. udzielono zamówienia publicznego o wartości poniżej 30.000 EURO w trybie zapytania o cenę na wykonanie projektu budowlanego dla sieci wodociągowej w miejscowości Nosibądy. Telefonicznie uzyskanych informacji cenowych oferent nie potwierdził na piśmie, co było niezgodne z art. 21 ust. 2 cyt. ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych, za co odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy strona 67 protokołu. 16. Zakończonych i odebranych protokołami końcowymi z dnia 29.08.2003 r. i z dnia 30.09.2003 r. dwóch inwestycji o wartościach odpowiednio 70.121,66 zł i 1.958.742,00 zł, do dnia zakończenia kontroli (19.03.2004 r.) nie wprowadzono na stan ewidencji środków trwałych (konto 011), czym naruszono art. 35 ust. 1 cyt. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości w związku z art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, Nr 60, poz. 700 i poz. 703, Nr 86, poz. 958, Nr 103, poz. 1100, Nr 117, poz. 1128, Nr 122, poz. 1315 i poz. 1324, z 2001 r. Nr 106, poz. 1150, Nr 110, poz. 1190, z 2002 r. Nr 25, poz. 253, Nr 74, poz. 676, Nr 93, poz. 820, Nr 141, poz. 1179, Nr 169, poz. 1384, Nr 199, poz. 1672, Nr 200, poz. 1684, Nr 230, poz. 1922, z 2003 r. Nr 45, poz. 391, Nr 137, poz. 1302, Nr 180, poz. 1759), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy strony 122, 127 protokołu. 17. Wartość początkową dwóch środków trwałych, uzyskanych w wyniku zrealizowanych inwestycji, zaniżono odpowiednio o 3.657,84 zł i o 43.050,00 zł z powodu nieuwzględnienia wszystkich rzeczywiście poniesionych nakładów, czym naruszono art. 28 ust. 1 cyt. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy strony 122, 127 protokołu. 18. W 2003 r. - 23 podatników dokonało wpłat podatków łącznie 639.915,47 zł po terminie ustawowym, których nie zaliczano na poczet kwot zaległości podatkowych oraz odsetek za zwłokę, czym naruszono art. 55 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. Nr 137, poz. 926, Nr 160, poz. 1083, z 1998 r. Nr 106, poz. 668, z 1999 r. Nr 11, poz. 95, Nr 28, poz. 434, z 2000 r. Nr 24, poz. 509, Nr 94, poz. 1037, Nr 116, poz. 1216,

Nr 120, poz. 1268, Nr 122, poz. 1315, z 2001 r. Nr 16, poz. 166, Nr 27, poz. 446, Nr 39, poz. 459, Nr 42, poz. 475, Nr 110, poz. 1189, Nr 125, poz. 1368, Nr 130, poz. 1452, z 2002 r. Nr 89, poz. 804, Nr 113, poz. 984, Nr 169, poz. 1387, z 2003 r. Nr 130, poz. 1188, Nr 137, poz. 1302, Nr 170, poz. 1660). W wyniku nieprawidłowych rozliczeń wpłat zaległości podatkowych zaniżono należne odsetki o 807,30 zł, za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. podatków strony 75 76, 78 80, 81 82 protokołu. 19. Podatnikom zalegającym z wpłatami podatków, przesyłano w 2003 r. upomnienia. Kosztami upomnień w łącznej kwocie 237,60 zł nie obciążono podatników, czym naruszono art. 15 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz.U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968, Nr 127, poz. 1090, Nr 113, poz. 984, Nr 141, poz. 1178, Nr 153, poz. 1271, Nr 169, poz. 1387, Nr 199, poz. 1672, Nr 200, poz. 1679, Nr 216, poz. 1824), za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. podatków strona 74 protokołu. 20. W czterech przypadkach, od wniosków i załączników do wniosków nie pobrano należnej opłaty skarbowej w znakach o łącznej wartości 33,00 zł. Ponadto nie pobrano w formie bezgotówkowej opłaty skarbowej w kwocie 280,00 zł od czynności urzędowych, podjętych na wnioski złożone w sprawie ustalenia warunków zabudowy i zagospodarowania przestrzennego. Zobowiązanych nie wezwano do wniesienia stosownej opłaty, co było niezgodne z 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 grudnia 2000 r. w sprawie sposobu pobierania, zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej oraz prowadzenia rejestrów tej opłaty (Dz.U. Nr 110, poz. 1176, z 2002 r. Nr 207, poz. 1758, z 2003 r. Nr 143, poz. 1392), za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. budownictwa strony 91 i 92 protokołu. 21. Na siedmiu decyzjach Wójta Gminy, wydanych w 2003 r. w sprawie określenia warunków zabudowy i zagospodarowania terenu, nie umieszczono adnotacji o wniesieniu opłaty skarbowej, a na siedmiu nie podlegających tej opłacie adnotacji ze wskazaniem podstawy prawnej zwolnienia z tej opłaty, czym naruszono 6 ust. 2 oraz 9 ust. 1 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 grudnia 2000 r. w sprawie sposobu pobierania, zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej oraz prowadzenia rejestrów tej opłaty, za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. budownictwa strona 92 protokołu. 22. Do dnia 31.05.2003 r. odprowadzono 70,95% należnego odpisu na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, czym naruszono art. 6 ust. 2 cyt. ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, za co odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy strona 109 protokołu. 23. W sprawozdaniu jednostkowym Rb-Z za 2003 r. Urzędu Gminy wykazano: - zobowiązania z tytułu pożyczek w łącznej kwocie 870.000,00 zł, zaciągniętych przez Gminę, - zobowiązania wymagalne Urzędu Gminy z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie 32.671,00 zł, tj. o 100,00 zł niższej od wynikającej z ewidencji księgowej, czym naruszono ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 stycznia 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279,

z 2003 r. Dz. U. Nr 125, poz. 1160), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy strona 43 protokołu. 24. W sprawozdaniu zbiorczym Rb Z Gminy za 2003 r. nie wykazano wartości poręczenia spłaty pożyczki, zaciągniętej przez Spółdzielnię Mieszkaniową Przyszłość w Grzmiącej w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska na podstawie umowy pożyczki Nr 17/2002/OA-PO/P z dnia 22.08.2002 r., co było niezgodne z 13 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 2 do cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 stycznia 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy strony 44 i 45 protokołu. 25. Na dzień 31.12.2003 r., drogą uzyskania pisemnego potwierdzenia sald, nie przeprowadzono inwentaryzacji zobowiązań Urzędu Gminy w łącznej kwocie 61.959,51 zł wobec 15 kontrahentów, co było niezgodne z pkt 11 załącznika Nr 1 do Instrukcji w sprawie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, wprowadzonej zarządzeniem Nr 1/97 Wójta Gminy w Grzmiącej z dnia 27 stycznia 1997 r., za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy strona 49 protokołu. 26. Ostatnią inwentaryzację składników majątkowych Gminy przeprowadzono na dzień 31.12.1999 r. Do dnia zakończenia kontroli (19.03.2004 r.) nie przeprowadzono inwentaryzacji drogą spisu z natury wg stanu na dzień 31.12.2003 r. środków trwałych, środków trwałych w użytkowaniu oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ponadto nie przeprowadzono inwentaryzacji materiałów wg stanu na dzień 31.12.2001 r. i na dzień 31.12.2003 r., czym naruszono art. 26 cyt. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy strona 131 protokołu. 27. Jednostka kontrolowana nie przestrzegała obowiązujących zasad rachunkowości, określonych w cyt. ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, i tak: - numery identyfikacyjne dowodów nie pozwalały na ich powiązanie z zapisami w księgach rachunkowych (art. 24 ust. 4 pkt 1), - dowody księgowe dotyczące wydatków GFOŚiGW nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania ich do ujęcia w księgach rachunkowych oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania (art. 21 ust. 1 pkt 6), za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. księgowości strona 15, 115 protokołu. 28. Nie przestrzegano zasad funkcjonowania kont określonych w Zakładowym planie kont, i tak: - pożyczki ewidencjonowano na koncie 134 Kredyty bankowe, zamiast na koncie 260 Zobowiązania finansowe, - operacje gospodarcze dotyczące funduszu pomocowego SAPARD ewidencjonowano na koncie 139 Inne rachunki bankowe, zamiast na koncie 137 Rachunki środków funduszy pomocowych,

- środki trwałe, uzyskane w wyniku zrealizowanych inwestycji, ewidencjonowano wyłącznie na koncie 080, bez przeksięgowania na konto 011, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy strony 11,53 55, 122 protokołu. 29. Nieprawidłowo stosowano klasyfikację dochodów i wydatków budżetowych, i tak: - wpływy z tytułu opłat skarbowych, pobranych w formie bezgotówkowej za wydanie decyzji w sprawie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu, zaewidencjonowano w 069 Wpływy z różnych opłat, zamiast w 041 Wpływy z opłaty skarbowej, - wpływy z tytułu opłat stałych, pobranych od wniosków o wpis do ewidencji działalności gospodarczej oraz o dokonanie zmian, ewidencjonowano w 041 Wpływy z opłaty skarbowej, zamiast w 069 Wpływy z różnych opłat, - wydatki na budowę sieci wodociągowej i kanalizacyjnej klasyfikowano w rozdziałach 70095 Pozostała działalność i 90001 Gospodarka ściekowa i ochrona wód, zamiast w rozdziale 01010 Infrastruktura wodociągowa i sanitarna wsi, - wydatki na zakup usług i materiałów przeznaczonych na remonty klasyfikowano w 6050 Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych, zamiast w 421 Zakup materiałów i wyposażenia oraz w 430 Zakup usług pozostałych, czym naruszono przepisy załączników Nr 3 i 4 do rozporządzeń Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 59, poz. 688, z 2001 r., Nr 47, poz. 501, z 2002 r. Nr 46, poz. 436, Nr 93, poz. 836, Nr 156, poz. 1300) oraz z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 68, poz. 634, Nr 137, poz. 1307), za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. księgowości strony 92 i 104 protokołu. Oprócz wyżej wymienionych nieprawidłowości w trakcie kontroli ustalono inne drobniejsze uchybienia, które zostały wskazane w protokole kontroli, ale nie ujęte w niniejszym wystąpieniu z uwagi na ich mniejszy ciężar gatunkowy. W celu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w protokole kontroli oraz usprawnienia pracy Urzędu Gminy niezbędne jest podjęcie następujących działań: I. W zakresie spraw organizacyjnych 1. Sporządzenie aktualnego wykazu aktów prawa miejscowego. 2. Opracowanie instrukcji gospodarowania pozostałymi środkami trwałymi (konto 013), zgodnie z zarządzeniem Nr 5 Wójta Gminy z dnia 14 października 2002 r.

3. Określenie w Zakładowym planie kont zasad klasyfikacji zdarzeń oraz zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej. 4. Opracowanie regulaminu pracy powołanej komisji przetargowej ds. zamówień publicznych. II. W zakresie spraw budżetowych, finansowych i sprawozdawczości 1. Przestrzeganie przepisów art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych. 2. Nieudzielanie pożyczkodawcom pełnomocnictw do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy. 3. Poręczanie spłat kredytów do kwot określonych w uchwałach budżetowych. 4. Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. 5. Stosowanie w przetargach na sprzedaż nieruchomości postąpień nie niższych niż 1% ceny wywoławczej. 6. Nierozkładanie na raty należności z tytułu sprzedaży nieruchomości w drodze przetargów nieograniczonych. 7. Naliczanie i wypłacanie wynagrodzeń Wójta w wysokości określonej w stosownych uchwałach Rady Gminy. 8. Ujmowanie w budżecie dochodów z tytułów opłaty eksploatacyjnej. 9. Wydatkowanie środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej na cele wskazane w planie finansowym Funduszu, zatwierdzonym przez Radę Gminy. 10. Zaciąganie zobowiązań w granicach kwot określonych w budżecie Gminy. 11. Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych. 12. Egzekwowanie zabezpieczenia należytego wykonania umów we właściwych terminach i kwotach. 13. Przekazywanie wnoszonych w gotówce zabezpieczeń należytego wykonania umowy na oprocentowany rachunek bankowy. 14. Rozliczanie wpłat zaległości podatkowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami. 15. Obciążanie podatników kosztami upomnień. 16. Prawidłowe pobieranie opłat skarbowych. 17. Umieszczanie na podaniach i decyzjach adnotacji o wniesieniu opłaty skarbowej oraz wskazywanie podstawy prawnej w przypadkach zwolnienia z tej opłaty. 18. Terminowe odprowadzanie na rachunek bankowy ZFŚS równowartości dokonanych odpisów. 19. Wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych, wynikających z ewidencji księgowej. 20. Przeprowadzanie inwentaryzacji składników majątkowych Gminy, z zachowaniem ustawowych terminów. 21. Przestrzeganie obowiązujących przepisów rachunkowości oraz zasad funkcjonowania kont.

0 Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy pracy Gminy. Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych, dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia. Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych byłbym wdzięczny za powiadomienie mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń lub o przyczynach ich niewykonania. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie: Józef Chodarcewicz Do wiadomości: Szanowny Pan Zdzisław Kalupa Przewodniczący Rady Gminy Grzmiąca