02-676 Warszawa, ul. Postępu 9 tel. (22) 549 97 04; e-mail: certyfikacja@icimb.pl; www.icimb.pl Jednostka Notyfikowana Nr 1487 INFORMATOR Zasady prowadzenia procesów oceny zgodności u producentów wyrobów budowlanych w odniesieniu do działalności objętej Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 305/2011 (CPR) Zatwierdzam Dyrektor dr hab. inż. Adam Witek, prof. Warszawa,
Strona 2/14 Spis treści 1. Informacje ogólne 1.1 Podstawy prawne i normatywne 1.2 Obowiązki producentów wprowadzających wyroby budowlane do obrotu wg Rozporządzenia CPR 1.3 Deklaracja stałości właściwości użytkowych 1.4 Oznakowanie CE 1.5 Rodzaje certyfikacji prowadzonych przez Jednostkę Certyfikującą 2. Tryb postępowania w procesach certyfikacji 2.1 Wniosek o certyfikację 2.2 Przegląd wniosku 2.3 Umowa o certyfikację 2.4 Ocena właściwości użytkowych wyrobu 2.5 Ocena (wstępna inspekcja zakładu i zakładowej kontroli produkcji) 2.6 Ocena wykonania działań korygujących 2.7 Przegląd wyników procesu certyfikacji 2.8 Decyzja w sprawie certyfikacji 2.9 Przerwanie procesu certyfikacji 3. Nadzór, ocena i ewaluacja zakładowej kontroli produkcji 3.1 Zasady ogólne 3.2 Inspekcja systemu ZKP 3.3 Decyzje w procesach nadzoru 3.4 Utrzymanie certyfikatu 3.5 Zawieszenie certyfikatu 3.6 Cofnięcie certyfikatu 3.7 Rozszerzenie zakresu certyfikatu 3.8 Przeniesienie certyfikacji oraz dokonywanie zmian w certyfikacie 4. Odwołania i skargi 4.1 Odwołania 4.2 Skargi 5. Opłaty za certyfikację i nadzór 6. Poufność 7. Publikacje
Strona 3/14 1 INFORMACJE OGÓLNE 1.1 Wymagania prawne i normatywne Jednostka Certyfikująca w Warszawie prowadzi procesy certyfikacji wyrobów budowlanych kierując się wymaganiami określonymi w: o Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 305/2011 z dnia 9 marca 2011 r. ustanawiającym zharmonizowane warunki wprowadzania do obrotu wyrobów budowlanych i uchylającym dyrektywę Rady 89/106/EWG (CPR) wraz z późniejszymi zmianami wprowadzonymi przez : Rozporządzenie Delegowane Komisji (UE) Nr 157/2014 z dnia 30 października 2013r Rozporządzenie Delegowane Komisji (UE) Nr 568/2014 z dnia 18 lutego 2014 r. Rozporządzenie Delegowane Komisji (UE) Nr 574/2011 z dnia 21 lutego 2014 r. o Ustawie z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności wraz ze zmianami o Ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o wyrobach budowlanych wraz ze zmianami o Ustawie z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane wraz ze zmianami o Normie PN-EN 45011:2000, Wymagania ogólne dotyczące jednostek prowadzących systemy certyfikacji wyrobów z uwzględnieniem specyficznych wymagań określonych w normach zharmonizowanych [hen] i europejskich ocenach technicznych [EOT] Od dnia 01.07.2013 r. Producentów wyrobów budowlanych, którzy na wytwarzane wyroby budowlane nanoszą oznakowanie CE obowiązują powyższe wymagania. Uwaga: Certyfikaty WE wydane przed 01.07.2013r. zachowują swoją ważność na warunkach określonych w certyfikacie i stanowią podstawę do wydania przez Producenta deklaracji stałości właściwości użytkowych zgodnie z Rozporządzeniem CPR. Oznakowanie CE powinno być jedynym oznakowaniem potwierdzającym zgodność wyrobu budowlanego z deklarowanymi właściwościami użytkowymi i z mającymi zastosowanie wymaganiami związanymi z prawodawstwem harmonizacyjnym Unii. Poprzez umieszczenie lub zlecenie umieszczenia oznakowania CE na wyrobie budowlanym producent powinien wskazać, że bierze na siebie odpowiedzialność za zgodność tego wyrobu z deklarowanymi właściwościami użytkowymi. Przy wprowadzaniu wyrobu do obrotu producent sporządza deklarację właściwości użytkowych w odniesieniu do zasadniczych charakterystyk wyrobu określonych w mającej zastosowanie zharmonizowanej specyfikacji technicznej oraz umieszcza na wyrobie oznakowanie CE. 1.2 Obowiązki producentów wprowadzających wyroby budowlane do obrotu wg Rozporządzenia CPR o ustalenie dokumentu odniesienia dla wyrobu aktualna zharmonizowana norma (hen), obowiązująca ETA lub EOT, o ustalenie systemu oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych, o opracowanie dokumentacji technicznej - zawierającej wszystkie elementy wymagane przez dokumenty odniesienia oraz związane z wymaganym systemem oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych, o wdrożenie systemu ZKP, o ustalenie typu wyrobu (w systemie 1 konieczny jest udział jednostki notyfikowanej),
Strona 4/14 o uzyskanie certyfikatu (jeżeli jest wymagany), o sporządzenie deklaracji stałości właściwości użytkowych, o umieszczenie oznakowania CE, o dołączenie do wyrobu wszystkich niezbędnych informacji wg CPR. 1.3 Deklaracja stałości właściwości użytkowych (DoP) Producent sporządza deklarację stałości właściwości użytkowych i określa typ wyrobu na podstawie ocen i weryfikacji stałości właściwości użytkowych przeprowadzonych w ramach ustalonych systemów. Ustalono pięć systemów oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych, oznaczonych są symbolami 1, 1+, 2+, 3 i 4. W każdym systemie określono zadania dla producenta i jednostek notyfikowanych biorących udział w ocenie. Deklarację właściwości użytkowych przy wprowadzaniu wyrobu do obrotu sporządza Producent stosując wzór przedstawiony w załączniku III do CPR (Rozporządzenie Delegowane 574/2014). Przez sporządzenie deklaracji stałości właściwości użytkowych producent przyjmuje na siebie odpowiedzialność za zgodność wyrobu budowlanego z zadeklarowanymi w ten sposób właściwościami użytkowymi. O ile brak obiektywnych wskazań, że jest inaczej, państwa członkowskie przyjmują, że deklaracja stałości właściwości użytkowych sporządzona przez producenta jest dokładna i wiarygodna. Deklaracja stałości właściwości użytkowych [DoP] wyraża właściwości użytkowe wyrobów w odniesieniu do zasadniczych charakterystyk tych wyrobów, zgodnie z odpowiednimi zharmonizowanymi specyfikacjami technicznymi, z uwzględnieniem przepisów odnoszących się do zamierzonego zastosowania w miejscu, gdzie producent zamierza udostępnić wyrób na rynku. Dopuszczalne jest zastosowanie opcji NPD (właściwość użytkowa nie ustalona), którą producent może zastosować, jeżeli dana cecha dla podanego zamierzonego zastosowania, nie jest istotna ze względu na spełnienie wymagań określonych w przepisach w danym państwie, na którego rynek wyrób jest przeznaczony. Deklaracja dostarczana jest dla każdego wyrobu na zasadach określonych w Rozporządzeniu Delegowanym Komisji Nr 157/2014. Producent przechowuje deklarację właściwości użytkowych przez okres 10 lat od momentu wprowadzenia wyrobu budowlanego do obrotu i na uzasadnione żądanie właściwego organu krajowego dostarcza wszelkie informacje i dokumentację, niezbędne do wykazania zgodności danego wyrobu budowlanego z deklaracją właściwości użytkowych i z innymi mającymi zastosowanie wymaganiami określonymi w CPR. 1.4 Oznakowanie CE Oznakowanie CE umieszcza się na wyrobach budowlanych, dla których producent sporządził deklarację właściwości użytkowych Poprzez umieszczenie lub zlecenie umieszczenia oznakowania CE producent wskazuje, że bierze na siebie odpowiedzialność za zgodność wyrobu budowlanego z deklarowanymi właściwościami użytkowymi oraz za jego zgodność ze wszystkimi mającymi zastosowanie wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu CPR. Dla każdego wyrobu budowlanego objętego normą zharmonizowaną lub dla którego wydana została europejska ocena techniczna oznakowanie CE jest jedynym oznakowaniem potwierdzającym zgodność wyrobu budowlanego z deklarowanymi właściwościami użytkowymi w odniesieniu do jego zasadniczych charakterystyk, objętych tą normą zharmonizowaną lub europejską oceną techniczną. 1.5 Rodzaje certyfikacji prowadzonych przez Jednostkę Certyfikującą
Strona 5/14 Jednostka Certyfikująca prowadzi następujące procesy oceny dla wyrobów objętych zakresem akredytacji PCA (AC 008) i notyfikacji (1487): o system 1 certyfikacja stałości właściwości użytkowych dla wyrobów objętych hen, z bezterminowym okresem ważności certyfikacja stałości właściwości użytkowych dla wyrobów objętych EOT, do czasu ważności EOT o system 2+ certyfikacja systemu ZKP dla wyrobów objętych hen, z bezterminowym okresem ważności certyfikacja systemu ZKP dla wyrobów objętych EOT, do czasu ważności EOT Zakresy zadań dla uczestników procesu oceny w poszczególnych systemach określone wg Załącznika V Rozporządzenia 305/2011 (CPR) nowelizacja z dnia 18 lutego 2014r. w procesach certyfikacji i nadzoru przedstawione są poniżej: System 1 a) Producent przeprowadza: o zakładową kontrolę produkcji; o dalsze badania próbek pobranych w zakładzie produkcyjnym przez producenta zgodnie z ustalonym planem badań; b) Notyfikowana jednostka certyfikująca wyrób podejmuje decyzję w sprawie wydania, ograniczenia, zawieszenia lub wycofania certyfikatu stałości właściwości użytkowych wyrobu budowlanego na podstawie wyników następujących ocen i weryfikacji przeprowadzonych przez tę jednostkę: o oceny stałości właściwości użytkowych wyrobu budowlanego na podstawie badań (w tym pobierania próbek), obliczeń, tabelarycznych wartości lub opisowej dokumentacji wyrobu; o wstępnej inspekcji zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji; o kontynuacji nadzoru, oceny i ewaluacji zakładowej kontroli produkcji. System 2+ a) Producent przeprowadza: o ocenę stałości właściwości użytkowych wyrobu budowlanego na podstawie badań (w tym pobierania próbek), obliczeń, tabelarycznych wartości lub opisowej dokumentacji tego wyrobu; o zakładową kontrolę produkcji; o badania próbek pobranych w zakładzie produkcyjnym przez producenta zgodnie z ustalonym planem badań. b) Notyfikowana jednostka certyfikująca zakładową kontrolę produkcji podejmuje decyzję w sprawie wydania, ograniczenia, zawieszenia lub wycofania certyfikatu zgodności zakładowej kontroli produkcji na podstawie wyników następujących ocen i weryfikacji przeprowadzonych przez tę jednostkę: o wstępnej inspekcji zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji; o kontynuacji nadzoru, oceny i ewaluacji zakładowej kontroli produkcji Prowadzone procesy certyfikacji są w równym stopniu dostępne dla wszystkich organizacji. Procedury certyfikacji stosowane są jednolicie, zgodnie z określonym systemem oceny i
Strona 6/14 weryfikacji stałości właściwości użytkowych, z uwzględnieniem wielkości przedsiębiorstwa, stopnia złożoności technologii produkcji oraz roli, jaką odgrywa wyrób w spełnieniu wymagań podstawowych. Możliwość przeprowadzenia certyfikacji uzależniona jest od zakresu notyfikacji jednostki certyfikującej. 2 TRYB POSTĘPOWANIA W PROCESACH I NADZORU Poniżej, w formie schematu blokowego, przedstawiono przebieg procesu certyfikacji i nadzoru
Dokumenty Ocena dodatkowa Uzupełnienia ZAKŁAD Strona 7/14 Wniosek i załączniki Przegląd Wniosku Akceptacja NIE TAK Wyznaczenie zespołu inspektorów Przygotowanie umowy Propozycja składu zespołu i terminu Ustalenie typu wyrobu Akceptacja składu zespołu i terminu? Plan oceny TAK NIE Przegląd wdrożenia ZKP Weryfikacja dokumentacji technicznej ocena ewaluacji ZKP stosowanie warunków umowy Raport z oceny Ocena merytoryczna dokumentacji Analiza materiałów Akceptacja? TAK NIE Sposób weryfikacji Uzupełnienie do raportu DECYZJA NIE Odmowa wydania/ zawieszenie/ cofnięcie certyfikacji TAK Wydanie/utrzymanie certyfikatu
Strona 8/14 2.1 Wniosek o certyfikację Klient występując o certyfikację stałości właściwości użytkowych wyrobu lub certyfikację zgodności zakładowej kontroli produkcji powinien złożyć wypełniony formularz właściwego wniosku o dokonanie certyfikacji wraz z załącznikami wymienionymi na formularzu. Formularze dostępne są na stronie www.icimb.pl (zakładka certyfikacja). Do wypełnionego Wniosku należy dołączyć wymagane załączniki: o dokumentację systemu zakładowej kontroli produkcji, uwzględniającą wymagania dokumentu odniesienia (dopuszcza się możliwość zapoznania się z dokumentacja systemu zkp w trakcie inspekcji u Klienta). o dokument odniesienia (w przypadku, gdy dokumentem odniesienia jest EOT lub ETA o dokumenty potwierdzające prowadzenie działalności gospodarczej przez Producenta (np. kopia KRS oraz dokonać opłaty wstępnej w wysokości 1000 zł. Opłata podlega rozliczeniu w fakturze końcowej za postępowanie certyfikacyjne. W przypadku odstąpienia od certyfikacji opłata wstępna nie podlega zwrotowi. 2.2 Przegląd wniosku Przegląd wniosku dokonywany jest w terminie 14 dni roboczych od daty jego wpływu, przez wyznaczonego pracownika. Przegląd polega na formalnej i merytorycznej ocenie, tj. sprawdzeniu kompletności dokumentów i poprawności wypełnienia zgłoszenia oraz analizie zgłoszonego zakresu, w celu oceny możliwości przeprowadzenia przez Zakład Certyfikacji procesu oceny. W przypadku braku załączników, błędnych lub niepełnych informacji prowadzone są uzgodnienia telefoniczne a w uzasadnionych przypadkach zostaje sporządzony i przekazany Organizacji wykaz niezgodności. Brak uzupełnienia w uzgodnionym terminie, skutkuje odesłaniem wniosku bez dalszego rozpatrywania. Wniosek prawidłowo wypełniony i z kompletem załączników zostaje zarejestrowany w Ewidencji wniosków z datą wpływu. Rejestracja wniosku, który wymagał uzupełnienia następuje z datą usunięcia nieprawidłowości. 2.3 Umowa o certyfikację Po zarejestrowaniu wniosku, zostaje sporządzana umowa o przeprowadzenie procesu certyfikacji. Koszt ustalany jest na podstawie cennika obowiązującego w Zakładzie Certyfikacji. Umowa sporządzana jest w 2 egzemplarzach. Po podpisaniu przez Dyrektora lub uprawnioną osobę, umowa zostaje przesłana Dostawcy. Nie odesłanie podpisanej umowy w terminie 30 dni skutkuje przerwaniem procesu certyfikacji. 2.4 Ocena właściwości użytkowych wyrobu System 1 Zakład Certyfikacji pobiera próbkę wyrobu i ustala typ wyrobu na podstawie badań typu wyrobu wykonanych na zlecenie w laboratorium o potwierdzonych (przez akredytację i/lub notyfikację) kompetencjach, z którym zawarta zostało Porozumienie o współpracy. Ocena właściwości użytkowych wyrobu przeprowadzana jest w zakresie ustalonym w zharmonizowanej specyfikacji technicznej. Prowadzona i na bieżąco aktualizowana jest lista laboratoriów uprawnionych do wykonywania badań na potrzeby procesów realizowanych przez Zakładu Certyfikacji.
Strona 9/14 System 2+ W systemie oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych 2+ odpowiedzialność za ustalenie typu wyrobu na podstawie badań typu (w tym pobierania próbek), obliczeń typu, tabelarycznych wartości lub opisowej dokumentacji wyrobu ponosi producent. 2.5 Ocena (wstępna inspekcja zakładu i zakładowej kontroli produkcji) Plan oceny Po zakończeniu spraw formalnych związanych z przeprowadzeniem procesu certyfikacji przesyłana jest do Klienta propozycja terminu inspekcji oraz skład zespołu powołanego do przeprowadzenia inspekcji. W przypadku sprzeciwu wyznaczany jest nowy skład zespołu. Zgłoszenie sprzeciwu wymaga pisemnego uzasadnienia. Po uzyskaniu akceptacji Klienta przesyłany jest Plan inspekcji. Inspekcja Inspekcja zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji przeprowadzana jest w terminie uzgodnionym z wnioskodawcą. Zakres inspekcji i oceny ZKP obejmuje wszystkie wymagania zawarte w zharmonizowanej specyfikacji technicznej oraz w dokumentacji producenta. Podczas wstępnej inspekcji oceniana jest: o dokumentacja techniczna klienta pod kątem spełnienia wymagań zawartych w specyfikacji technicznej, wymagań prawnych o zakres i stopień wdrożenia oraz stosowania procedur ZKP zawartych w dokumentacji, we wszystkich obszarach zakładu produkcyjnego związanych z produkcją, badaniami, magazynowaniem wyrobów i nadzorem nad wyrobem niezgodnym na podstawie obserwacji działań, prowadzenia rozmów z personelem oraz weryfikacji prowadzonych zapisów. o weryfikowana jest również prawidłowość prowadzonych przez klienta ocen wyrobu gotowego w odniesieniu do wymagań specyfikacji technicznej oraz parametrów deklarowanych. Wyniki inspekcji wraz z wnioskiem końcowym Inspektor przedstawia w Raporcie z inspekcji, który po zatwierdzeniu w Zakładzie Certyfikacji przekazywany jest Klientowi. Producent ma możliwość przekazać swoje stanowisko odnośnie zapisów zawartych w raporcie i przebiegu inspekcji. 2.6 Ocena wykonania działań korygujących W przypadku stwierdzenia podczas inspekcji niespełnienia określonych wymagań wystawiana jest Karta niezgodności, w której oceniana organizacja deklaruje zakres działań korekcyjnych i korygujących wraz z terminem ich wdrożenia. Zaopiniowana przez inspektora Karta przekazywana jest do Jednostki Certyfikującej gdzie podejmowana jest decyzja dotycząca formy oceny skuteczności zaproponowanych przez Organizację działań. W zależności od wagi niegodności ocena może być dokonana na podstawie: o przeglądu dokumentów i zapisów dostarczonych przez Producenta, o dodatkowej inspekcji. Akceptacja przeprowadzonych przez Producenta korekcji i planu działań korygujących jest podstawą zamknięcia niezgodności. Przy braku akceptacji działań uzgadniane są dodatkowe działania konieczne do przeprowadzenia przez Organizację.
Strona 10/14 2.7 Przegląd wyników procesu certyfikacji Na podstawie kompletu materiałów dotyczących prowadzonego procesu certyfikacji, dokonywana jest ocena podsumowująca i formułowany wniosek do podejmującego decyzję w sprawie wyniku certyfikacji. 2.8 Decyzja w sprawie certyfikacji Materiały związane z prowadzonym procesem certyfikacji kompletowane są, oddzielnie dla każdego procesu. Po zakończeniu działań związanych z oceną systemu Dostawcy (w systemie 1, 2+), określony komplet materiałów przekazywany jest do Kierownika Sekcji PCB /Kierownika Sekcji PCC, który samodzielnie dokonuje analizy zebranych dokumentów w celu podjęcia decyzji lub kieruje do zaopiniowania do eksperta członka Komitetu Technicznego. Na podstawie analizy materiałów zebranych w trakcie procesu certyfikacyjnego oraz uzyskaniu ewentualnej opinii eksperta lub właściwego Komitetu Technicznego podejmowana jest decyzja w sprawie udzielenia bądź odmowie udzielenia certyfikacji. Decyzja jest dokumentowana. Dokumentem potwierdzającym udzielenie certyfikacji jest certyfikat, który podpisywany jest przez Kierownika Zakładu Certyfikacji i Dyrektora. Okres ważności certyfikatu rozpoczyna się od daty podjęcia decyzji. Klient zawiadamiany jest pisemnie o zakończeniu procesu certyfikacji. Przekazanie certyfikatu Organizacji następuje po dokonaniu uregulowaniu zobowiązań finansowych oraz o podpisaniu umowy o nadzór nad wydanym certyfikatem Decyzja o odmowie wydania certyfikatu przekazywana jest Klientowi pisemnie, wraz z uzasadnieniem. 2.9 Przerwanie procesu certyfikacji Proces certyfikacji może być przerwany w następujących przypadkach: o na życzenie Organizacji; o nie spełni warunków wymienionych w umowie o przeprowadzenie certyfikacji, o nie przekaże w wymaganym terminie dokumentów uzupełniających, niezbędnych do kontynuowania procesu, o nie zapewni możliwości przeprowadzenia inspekcji w zakładzie, Decyzja wraz z uzasadnieniem przekazywana jest Organizacji. Przerwanie procesu certyfikacji skutkuje unieważnieniem rejestracji wniosku i anulowaniem umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji. Wznowienie procesu certyfikacyjnego wymaga ponownego złożenia wniosku. 3 NADZÓR, OCENA I EWALUACJA ZAKŁADOWEJ KONTROLI PRODUKCJI 3.1 Zasady ogólne W okresie ważności certyfikatu JC sprawuje nadzór nad Dostawcą, który uzyskał ten dokument. Nadzór, ocena i ewaluacja ZKP realizowane są poprzez: o inspekcje planowane zakładowej kontroli produkcji; o sprawdzenie sposobu stosowania certyfikatów. o inspekcje specjalne, które przeprowadza się: po wprowadzeniu znaczących zmian w systemie zakładowej kontroli produkcji, w procesie produkcji lub w wyrobie; w ramach postępowania dla wznowienia certyfikatu, po jego zawieszeniu;
Strona 11/14 w przypadku niezgodności stwierdzonych podczas inspekcji planowanych, których usunięcie wymaga sprawdzenia przez notyfikowaną jednostkę certyfikującą; w przypadkach uzasadnionych skargami zgłaszanymi do jednostki. Inspekcje zakładowej kontroli produkcji odbywają się zgodnie z częstotliwością określoną w dokumencie odniesienia lub przy braku takiego określenia, w odstępach nie przekraczających 12 miesięcy. Termin pierwszej inspekcji w nadzorze wyznaczany jest na etapie podjęcia decyzji o udzieleniu certyfikacji i dokumentowany jest w Decyzji (p.4.9). Informacja o terminie inspekcji oraz o zasadach ustalania kolejnych terminów w nadzorze zawarta jest we właściwej umowie o nadzór. Termin kolejnej inspekcji wyznaczany jest z uwzględnieniem wyników inspekcji kontrolnej. Informacja przekazywana jest pisemnie wraz z przesyłanym do Organizacji raportem z inspekcji. 3.2 Inspekcja systemu ZKP Inspekcja ZKP w procesie nadzoru obejmuje m.in. sprawdzenie i ocenę: o spełniania przez posiadacza certyfikatu kryteriów oceny, stanowiących podstawę certyfikacji; o funkcjonowania systemu zakładowej kontroli produkcji w tym przegląd i ocena zmian w systemie ZKP wprowadzonych od ostatniej oceny lub nadzoru, o stałości właściwości użytkowych w odniesieniu do zasadniczych charakterystyk zadeklarowanych przez producenta w DoP; o sposobu powoływania się na posiadaną certyfikację (podawanie nazwy i numeru identyfikacyjnego jednostki notyfikowanej) w deklaracjach stałości właściwości użytkowych oraz w oznakowaniu CE; o postępowanie z reklamacjami klientów, dotyczącymi wyrobów objętych certyfikatem; o działań doskonalących podjętych w odniesieniu do niezgodności i spostrzeżeń stwierdzonych podczas poprzedniej inspekcji ZKP, 3.3 Decyzje w procesach nadzoru W wyniku działań nadzoru nad wydanym certyfikatem, notyfikowana jednostka certyfikująca może podejmować decyzje w sprawie: o utrzymania certyfikatu; o zawieszenia certyfikatu; o cofnięcia certyfikatu; o dokonania zmiany zharmonizowanej specyfikacji technicznej lub nazwy wyrobu w certyfikacie; o wznowienia certyfikacji po zawieszeniu. 3.4 Utrzymanie certyfikatu Podstawą do utrzymania certyfikatu są pozytywne wyniki inspekcji zakładu produkcyjnego i oceny ZKP oraz zapewnienie stałości właściwości użytkowych wyrobu określonych w DoP. Jeżeli podczas inspekcji stwierdzono niezgodności i/lub sformułowano uwagi, powinny być one skutecznie usunięte, w terminie uzgodnionym z notyfikowaną jednostką certyfikującą. Niezgodności, które stwarzają ryzyko wprowadzenia na rynek wyrobów niespełniających wymagań określonych w deklaracji właściwości użytkowych, powinny być usunięte w ciągu 3 tygodni. Dla pozostałych niezgodności termin wprowadzenia działań korygujących nie powinien przekraczać 6 tygodni. Termin wdrożenia działań zapobiegawczych w odniesieniu do sformułowanych uwag wynosi zazwyczaj 1 rok.
Strona 12/14 3.5 Zawieszenie certyfikatu Zawieszenie certyfikatu następuje w przypadku: o nie usunięcia w uzgodnionym terminie, stwierdzonych podczas inspekcji niezgodności, o zgłoszenia przez wnioskodawcę czasowej rezygnacji z certyfikatu, o uniemożliwienia przeprowadzenia inspekcji, o nadużycia uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu, o nie spełniania zobowiązań finansowych wobec, o nie wprowadzenia w uzgodnionym terminie zmian w systemie zakładowej kontroli produkcji, wynikających ze zmian kryteriów certyfikacji, Decyzja o zawieszeniu certyfikatu z podaniem przyczyny zawieszenia i okresu zawieszenia przekazywana jest do Producenta. W okresie zawieszenia Producent nie ma prawa posługiwać się certyfikatem. Okres zawieszenia, ustalany jest przez Jednostkę Certyfikującą na postawie analizy i nie powinien on być dłuższy niż 6 miesięcy (w wyjątkowych przypadkach, na wniosek Producenta może być wydłużony do 9 miesięcy).jeżeli przyczyna zawieszenia certyfikatu nie zostanie w tym czasie usunięta, po upływie okresu zawieszenia certyfikat zostaje cofnięty. Prawo do stosowania certyfikatu zostaje przywrócone, w wyniku: o powiadomienia Jednostki Certyfikującej o usunięciu przyczyn będących podstawą zawieszenia ważności certyfikatu i przedstawieniu dowodów wykonanych działań,lub o zgłoszenia gotowość poddania ocenie zakładu produkcyjnego i ZKP. Przywrócenie ważności certyfikatu następuje po pozytywnej ocenie spełnieniu warunków określonych w decyzji o zawieszeniu. 3.6 Cofnięcie certyfikatu Cofnięcie certyfikatu następuje w przypadku: o rażącego naruszenia przez posiadacza certyfikatu wymagań stawianych przy certyfikacji, o niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu certyfikatu, o zgłoszenia przez Producenta rezygnacji z certyfikatu, o wydania nowego certyfikatu w wyniku przeniesienia certyfikacji. Decyzja o cofnięciu certyfikatu przekazywana jest w formie pisemnej. Po cofnięciu certyfikatu Producent zobowiązany jest do zaprzestania stosowania certyfikatu. 3.7 Rozszerzenie zakresu certyfikatu Rozszerzenie może dotyczyć nowych zamierzonych zastosowań wyrobów, odmian wyrobów lub nowych wyrobów, w ramach tej samej zharmonizowanej specyfikacji technicznej. Proces rozszerzenia prowadzony jest w trybie właściwym dla procesu certyfikacji. Potrzeba przeprowadzenia ponownej inspekcji zakładowej kontroli produkcji oceniana jest indywidualnie, w zależności od rodzaju wyrobu, wyników poprzedniej inspekcji. Istnieje możliwość rozszerzenia zakresu certyfikatu na podstawie analizy dostarczonych przez Klienta dokumentacji, której zakres ustalany jest indywidualnie przez Jednostkę Certyfikującą
Strona 13/14 3.8 Przeniesienie certyfikacji oraz dokonywanie zmian w certyfikacie Przeniesienie certyfikacji może mieć miejsce w przypadku: o zmiany nazwy i / lub adresu organizacji, dla której wydano certyfikat; o zmiany statusu prawnego lub stosunków właścicielskich organizacji, dla której wydano certyfikat. Procesy te prowadzone są na pisemny wniosek Klienta. Zakres wymaganej dokumentacji, która powinna być dołączona do wniosku zależy od rodzaju wnioskowanych zmian i jest ustalany indywidualnie przez Jednostkę Certyfikującą. 4 ODWOŁANIA I SKARGI Producenci posiadający certyfikat wystawiony przez JC mają prawo odwołania się od każdej decyzji wydanej w wyniku procesu certyfikacji i nadzoru, a także prawo wnoszenia skarg dotyczących przebiegu postępowania w procesie certyfikacji. Informacja o przysługującym Dostawcy prawie do złożenia odwołania zawarta jest w umowie o przeprowadzenie procesu certyfikacji, w umowie o nadzór oraz w każdej decyzji przekazywanej Dostawcy przez Jednostkę Certyfikującą. Złożenie odwołania lub skargi nie skutkuje żadnymi działaniami dyskryminującymi przeciwko składającemu. Odwołanie powinno być składane na piśmie w terminie 14 dni od doręczenia decyzji. 4.1 Odwołania Złożone odwołanie kierowane jest do Jednostki Certyfikującej. Po odnotowaniu w Rejestrze komplet dokumentów dotyczących przedmiotowej sprawy przekazywany jest do rozpatrzenia przez Pełnomocnika Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem, który może podjąć decyzję samodzielnie lub zasięgnąć opinii właściwego Komitetu. Ostateczną decyzję, obowiązującą Jednostkę Certyfikującą, podejmuje Pełnomocnik Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem. Jednostka w ciągu 14 dni przekazuje Dostawcy informację o sposobie załatwienia sprawy. 4.2 Skargi Skargi rozpatrywane są przez Pełnomocnik Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem przy współudziale Kierownika ZC (lub Z-cy Kierownika w przypadku zaangażowania Kierownika w sprawie), który ustala powody złożenia skargi. W uzasadnionych przypadkach sprawa może być skierowana do rozpatrzenia przez Komitet ds. Bezstronności. W przypadku uznania zasadności złożonej skargi-reklamacji, w Jednostce podejmowane są stosowne działania. Odpowiedź na skargę powinna być udzielona w ciągu 14 dni od daty jej wpłynięcia. Jeżeli odpowiedź nie może być udzielona w tym terminie, w ciągu 14 dni przekazywana jest informacja o podjętych działaniach wraz z określeniem przybliżonego terminu przesłania pełnej odpowiedzi. 5 OPŁATY ZA CERTYFIKACJĘ I NADZÓR Opłaty za proces certyfikacji określone są w Cenniku Jednostki Certyfikującej. Wniesienie opłaty jest jednym z warunków wydania i utrzymywania certyfikatu. 6 POUFNOŚĆ Jednostka Certyfikująca w Warszawie zobowiązuje się do zachowania poufności w odniesieniu do wszystkich informacji, uzyskanych w procesie certyfikacji i nadzoru, z wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem. Wszelkie informacje uzyskane w trakcie inspekcji będą chronione i wykorzystane tylko do oceny organizacji. Ujawnienie informacji chronionych może nastąpić wyłącznie w przypadkach uregulowanych odrębnymi przepisami.
Strona 14/14 W przypadku konieczności ujawniania informacji wymaganych prawem, wnioskodawca jest powiadamiany o treści ujawnionej informacji. Cały personel Jednostki Certyfikującej, w tym personel zewnętrzny, jest zobowiązany do zachowania poufności w odniesieniu do wszystkich informacji uzyskanych w procesie certyfikacji i nadzoru. Pracownicy zostali odpowiednio przeszkoleni i podpisali stosowne zobowiązanie. Zobowiązanie takie złożyli również członkowie komitetów. 7 PUBLIKACJE Jednostka Certyfikująca udostępnia wszystkim zainteresowanym informacje dotyczące udzielonych certyfikacji oraz publikuje wykaz zawieszonych i cofniętych certyfikatów na swojej stronie internetowej www.icimb.pl. Jednostka Certyfikująca. jako notyfikowana jednostka certyfikująca jest obowiązana informować organ notyfikujący o: o odmowie wydania, zawieszeniu lub wycofaniu certyfikatów; o wszelkich okolicznościach wpływających na zakres i warunki dotyczące notyfikacji.