Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa tel. (22) 628 28 62; 628 78 42 e-mail: warszawa@warszawa.rio.gov.pl Warszawa, dn. 8 sierpnia 2013 r. WK.0920.42.2013 Pan Antoni Kręźlewicz Wójt Gminy ul. Gminna 6 05-152 Czosnów Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 03.07.2013 r. Wystąpienie pokontrolne Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 17.04.2013 r. do 02.07.2013 r. przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2012 r. do dnia 31.12.2012 r. i przeprowadzona została zgodnie z zatwierdzonym programem. W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne: I. Ustalenia ogólnoorganizacyjne 1. Stwierdzono: zasady (polityka) rachunkowości wprowadzone zarządzeniem Wójta Gminy Nr 74/2012 z dnia 31.07.2012 r. nie zawierają określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji (str. 2 protokołu kontroli). dokumentację opisującą przyjęte przez Urząd Gminy w Czosnowie zasady rachunkowości, dostosować do wymogów określonych w art. 10 ust.1 pkt 3 ppkt c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.). II. Księgowość i sprawozdawczość 2.Stwierdzono: do dnia 18.04.2013 r. nie dokonano zamknięcia ksiąg rachunkowych roku obrotowego 2011 (str. 7 protokołu kontroli).
księgi rachunkowe zamykać w terminie określonym w 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. Poz. 289 j. t.). Powyższej czynności dokonywać w sposób określony w art. 12 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 j. t.). 3.Stwierdzono: w 2012 r. zgodnie z decyzja sądu zapłacono odsetki w kwocie 4.184,53 zł z tytułu nieterminowej realizacji zobowiązania.(str.6 protokołu kontroli) przestrzegać art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 4.Stwierdzono: w poz. I sprawozdania rocznego Rb-ST sporządzonego na dzień 31.12.2012 r. wykazano stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego niezgodny z potwierdzeniem sald bankowych otrzymanym z banku. (str.11 protokołu kontroli) zgodnie z 15 załącznika Nr 39 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. (Dz. U. Nr 20, poz. 103). w sprawie sprawozdawczości budżetowej w sprawozdaniach rocznych Rb-ST wykazuje się stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego na podstawie dowodów bankowych, zgodnych z zapisami w księgowości banku. 5,Stwierdzono: w sprawozdaniu jednostkowym Urzędu Gminy Rb - N w poz. N.2.2.kol.13 nie została ujęta kwota 229,94 zł dochodów Urzędu Gminy wynikająca z konta 221-3 Dochody z tytułu najmu i dzierżaw.(str.11 protokołu kontroli) zgodnie z 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) kierownicy jednostek organizacyjnych sporządzają sprawozdania jednostkowe na podstawie ksiąg rachunkowych. 6.Stwierdzono: sprawozdania Rb-27 ZZ oraz Rb-50 przekazano do Regionalnej Izby Obrachunkowej do wiadomości po terminach określonych w rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości budżetowej.(str. 10, 11 protokołu kontroli) przestrzegać terminów przekazywania sprawozdań Rb-27ZZ i Rb-50 do Regionalnej Izby Obrachunkowej zgodnie z terminami podanymi w Załączniku Nr 44 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20, poz.103). 2
III. Budżet jednostki samorządu terytorialnego 7.Stwierdzono: prowadzona w księgach rachunkowych ewidencja wpłat poszczególnych rat podatku od nieruchomości, rolnego oraz leśnego nie odzwierciedla rzeczywistej daty wpłaty wynikającej z dowodów źródłowych (str. 17; 18; 19; 20 protokołu kontroli). księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie, stosownie do zasad określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.) w związku z 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 208, poz. 1375). 8.Stwierdzono: - nie naliczono i nie pobrano odsetek za zwłokę od nieterminowej wpłaty podatku od środków transportowych, - wpłata podatnika, który posiadał zaległość z tytułu podatku pobieranego w formie łącznego zobowiązania pieniężnego nie została zaliczona proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę (str. 19; 22 protokołu kontroli). odsetki naliczać zgodnie z art. 53 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. Poz. 749 j. t. z późn. zm.). Jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek stosownie do zapisów art. 55 2 ww. ustawy. 9.Stwierdzono: nie podejmowano czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych wobec podatników nie regulujących zobowiązań podatkowych terminowo - po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniach nie wystawiono tytułów wykonawczych (str. 19; 22 protokołu kontroli). w przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązań pieniężnych podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wystawiając upomnienia stosownie do 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541 z późń. zm.) oraz po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu, na podstawie 5 ust. 1 wymienionego rozporządzenia wystawić tytuły wykonawcze i niezwłocznie przesłać je do właściwego urzędu skarbowego. 10.Stwierdzono: przypisu podatku od środków transportowych dokonano niezgodnie z deklaracją złożoną przez podatnika (str. 22 protokołu kontroli). przestrzegać zasad określonych w 4, ust. 1, pkt. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r., Nr 208, poz. 1375) zgodnie z którym do udokumentowania przypisów służą deklaracje w rozumieniu art. 3 pkt 5 3
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (j. t. Dz. U. z 2012 r. Poz. 749 j. t. z późn. zm.), z których wynika zobowiązanie podatkowe. 11.Stwierdzono: w decyzjach nr: 65/Z/2012; 53/Z/2012; 49/Z/2012; 45/Z/2012; 41/Z/2012; 27/Z/2012; 69/U/2012; 42/U/2012; 59/U/2012; 55/U/2012, termin uiszczenia opłaty za zajęcie pasa drogowego ustalono przed upływem 14 dni od terminu w którym decyzje stały się ostateczne (str. 29 protokołu kontroli). przestrzegać zasad określonych w art. 40 ust. 13 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (j. t. Dz. U. z 2013 r. Poz. 260) zgodnie z którym termin uiszczenia opłaty za zajęcie pasa drogowego wynosi 14 dni od dnia, w którym decyzja ustalająca jej wysokość stała się ostateczna. 12.Stwierdzono: w przypadku decyzji o nr 59/U/2012; 55/U/2012; 69/U/2012; 42/U/2012 dotyczących umieszczenia w pasie drogowym urządzeń infrastruktury technicznej opłatę za 2012 r. obliczano za okres krótszy niż liczba dni umieszczenia urządzenia w pasie drogowym (str. 29 protokołu kontroli). za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń infrastruktury techniczne przez okres krótszy niż rok opłatę obliczać proporcjonalnie do liczby dni umieszczenia urządzenia w pasie drogowym stosowanie do art. 40 ust 5 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (j. t. Dz. U. z 2013 r. Poz. 260) 13.Stwierdzono: w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dotyczącej postępowania pn.: - przebudowa budynku Szkoły Podstawowej w Kazuniu Nowym wraz z rozbudową o kuchnię i przedszkole 3 oddziałowe przetarg nieograniczony (nr sprawy BI.271.6.2012), - przebudowa dróg gminnych nawierzchnia z tłucznia kamiennego oraz nawierzchnie żwirowe (z pospółki) - przetarg ograniczony (nr sprawy BI.271.4.2012), - dostawa całodziennego wyżywienia dla dzieci Przedszkola w Zespole Szkolno Przedszkolnym w Kaliszkach - przetarg nieograniczony (nr sprawy BI.271.18A.2012), - usługi przewozu publicznego w ramach komunikacji wewnątrz gminnej na obszarze gminy Czosnów w okresie od 01.01.2013 r. do 31.12.2013 r. przetarg nieograniczony (nr sprawy BI.271.16.2012), zamieszczono numery telefonów, osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami. (str. 42 protokołu kontroli). przestrzegać art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (j. t. Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) zgodnie, z którym w postępowaniach o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. 14.Stwierdzono: przekroczenie planu wydatków finansowych na dzień 25.09.2012 r. według klasyfikacji budżetowej dz.010, rozdz.01010, 6057 o kwotę 114.253,02 zł.(str. 29 protokołu kontroli). 4
stosować art. 254 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którym, w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązuje zasada dokonywania wydatków, w granicach kwot określonych w planie finansowym z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. 15.Stwierdzono: zastosowano nieprawidłową klasyfikację budżetową dochodów i wydatków (str.33, 55 protokołu kontroli) przestrzegać stosowania obowiązującej klasyfikacji budżetowej wydatków zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych( Dz.U. Nr 38, poz. 207 z późn.zm.) V. Gospodarka mieniem 16.Stwierdzono: nieterminowe wprowadzanie zmian w stanie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. (str. 51 oraz 58 protokołu kontroli) przestrzegać zapisów art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialny jest: - Wójt - Skarbnik Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Otrzymują: 1/ adresat 2/ a/a Zastępca Prezesa /-/ mgr Teresa Gołębiewska 5