Kontrola zarządcza GOPS Milanów 1. Ryzyko zadaniowe Rejestr celów, ryzyk i reakcji na ryzyko na 2015r. Umożliwienie osobom i rodzinom przezwyciężenia trudnych sytuacji życiowych, których nie są w stanie pokonać, przy wykorzystaniu własnych zasobów i możliwości oraz przeciwdziałanie powstawaniu takich sytuacji poprzez realizację zadań: - rozbudowa infrastruktury socjalnej, - realizowanie świadczeń społecznych, - działalność pracowników socjalnych w terenie. - trudna sytuacja na rynku pracy, - niezadowalający poziom usług społecznych wynikający z niedoinwestowania sfery społecznej, - szeroki zakres ubóstwa obejmujący wiele grup społecznych, - mała aktywność środowiska lokalnego i uzależnianie się od korzystania ze świadczeń. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka: średnie - wzrost liczby osób wymagających wsparcia, - konieczność zaangażowania większych środków finansowych. - szkolenia pracowników, - narady instruktażowe.
2. Ryzyko zasobów ludzkich Realizacja zadań przewidzianych przepisami prawa dla Ośrodka Pomocy Społecznej z zakresu pomocy społecznej oraz świadczeń rodzinnych przy zachowaniu bezpieczeństwa w środowisku pracy. - brak wykwalifikowanej kadry, - zbyt mała obsada kadrowa w stosunku do wykonywanych zadań, - wypalenie zawodowe, - konflikty interpersonalne, - zagrożenia w środowisku pracy - niepełna lub niewłaściwa realizacja zadań przewidzianych ustawami, - absencje chorobowe pracowników, - nieprzyjazna atmosfera w pracy. - bieżący nadzór w ramach hierarchii służbowej, - ponawianie ogłoszeń o naborze, - techniki relaksacyjne, - gratyfikacje adekwatne do efektów pracy, - poszerzenie możliwości rozwoju zawodowego, - jasno wyznaczane cele do realizacji, - sprecyzowanie obowiązków i uprawnień dla poszczególnych pracowników w dokumentach wewnętrznych jednostki: regulamin organizacyjny, zakresy uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności, - narady instruktażowe, - zwrot kosztów przejazdów,
- dodatkowy urlop wypoczynkowy dla pracowników socjalnych, - korzystanie z funduszu socjalnego oraz innych przysługujących uprawnień, - szkolenia bhp, - zachowanie należytego bezpieczeństwa, - ubezpieczenie osób i mienia, - karty oceny ryzyka na stanowisku pracy. 3. Ryzyko prawne Realizacja zadań jednostki w oparciu o przepisy prawa powszechnie obowiązującego i zasad ogólnych. - skomplikowanie i zmiany przepisów prawnych, - niejednolite orzecznictwo i interpretacje prawne. - nieprawidłowa realizacja zadań, - nieprawidłowe rozstrzygnięcia w procesie wydawania decyzji i postanowień. - bieżące śledzenie zmian w przepisach, - konsultacje z radcami prawnymi, - śledzenie orzecznictwa, - oczekiwanie na nowe interpretacje, - aktualizacje statutu, regulaminu organizacyjnego oraz zarządzeń wewnętrznych.
4. Ryzyko finansowe Prawidłowa realizacja zadań wynikających z przepisów prawa dot. zasad prowadzenia księgowości i gospodarki budżetem. - brak należytego planowania wydatków, - nieterminowe spływanie środków finansowych, - nieadekwatne dokonywanie wydatków do zaplanowanych potrzeb. - naruszenie dyscypliny finansów publicznych, - brak środków na realizację zaplanowanych zadań. - wydawanie zarządzeń kierownika w sprawie planowania budżetu oraz dokonywania zmian w budżecie, - ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte zasady /politykę/ rachunkowości, - oczekiwanie na polepszenie sytuacji ekonomicznej kraju, - rozsądne i racjonalne gospodarowanie budżetem, - ulepszenie obiegu informacji i komunikacji z jednostkami zewnętrznymi, - prowadzenie polityki oszczędnościowej w jednostce, - określenie terminów wypłat w dokumentach /decyzje, postanowienia, wezwania do zapłaty, stosowanie trybów egzekucji administracyjnej w szczególnych przypadkach, regulaminy/.
5. Ryzyko systemów informatycznych Realizacja zadań jednostki przy wykorzystaniu systemów informatycznych do tworzenia bazy danych, przetwarzania bazy danych, generowania sprawozdań i informacji. - brak ochrony danych, - dostęp osób nieuprawnionych. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka: małe - przekroczenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych poprzez ujawnienie danych chronionych. - wdrożenie polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz instrukcji zarządzania systemami informatycznymi, - wprowadzenie instrukcji przechowywania i archiwizacji dokumentacji, - polepszenie systemu zabezpieczeń systemów informatycznych, - ustanowienie administratora bezpieczeństwa informacji, - zabezpieczenie pomieszczeń, - instalacja programów zabezpieczających przed utratą bądź ujawnieniem danych.
6. Ryzyko procesu zarządzania jednostką Realizacja zadań jednostki w oparciu przepisy prawa powszechnie obowiązującego i zasad ogólnych przy wykorzystaniu zasobów ludzkich, tj. zatrudnionych pracowników. - brak wewnętrznych regulacji, - brak prowadzonych kontroli, - nieskuteczne mechanizmy kontrolne, - brak jasnego przydziału obowiązków. - dezorganizacja pracy, - nieterminowe rozpatrywanie spraw. - wydanie stosownych regulacji wewnętrznych /regulaminy, polityki, instrukcje, zarządzenia/, - sprecyzowanie obowiązków i uprawnień dla poszczególnych pracowników, - podnoszenie kwalifikacji poprzez udział w szkoleniach, - samokształcenie i samokontrola na stanowiskach pracy, - zwiększenie efektywności pracy.
Prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka: - Małe - Średnie - Wysokie Ocena zidentyfikowanych ryzyk. Zidentyfikowano sześć ryzyk: zadaniowe, zasobów ludzkich, prawne, finansowe, systemów informatycznych oraz procesu zarządzania jednostką. Prawdopodobieństwo wystąpienia pięciu ryzyk oszacowano jako małe, jedno ryzyko /zadaniowe/ oszacowano jako średnie.