Wymagania specyficzne dla dostawców Electropoli-Gawanotechnika Edycja 6 2015 1
1. Zastosowanie Niniejsze wymagania mają na celu sprecyzowanie wytycznych w zakresie przekazywania dokumentacji określonej odpowiednimi wymaganiami zawartymi w niniejszej specyfikacji oraz przekazywania wyrobów zgodnych do Electropoli- Galwanotechnika (oznaczonym dalej jako EGT) 2. Ogólne: Obowiązkiem dostawcy jest dostarczać produkty i usługi zgodnie z wymaganiami EGT i jego klientów. Do obowiązków dostawcy należy bieżące informowanie firmy o jakichkolwiek zmianach mających wpływ na jakość dostarczanego produktu/usługi lub na wymagania związane z BHP, OŚ i inne (w tym prawne). Korespondencja pomiędzy EGT a dostawcą jest poufna. Analiza wykonalności zlecenia Na podstawie zapytania dostawca sporządza analizę wykonalności zlecenia, którą należy przedłożyć wraz z ofertą. Dostawca jest zobowiązany do zebrania wszystkich istotnych informacji, które konieczne są do produkcji/opracowania zlecenia. 3. Wymagania i odpowiedzialność dostawcy Dostawca zobowiązany jest do przystosowania i przestrzegania pisemnych zobowiązań dotyczących zapewnienia jakości w przypadku wyrobów przeznaczonych dla Electropoli-Galwanotechnika określonych w rysunkach konstrukcyjnych, planach kontroli, specyfikacji materiałowych itp. Dostawcy zobowiązani są: każdorazowo, najpóźniej w dniu dostawy do magazynu EGT, dostarczać drogą mailową Certyfikat Jakości (Certyficate of Analisis COA) danej partii towaru dostarczać aktualne batch-panele oraz płytki wzorcowe w ilości wskazanej przez EGT(dotyczy dostawców wskazanych przez EGT) Dokumentacja dotycząca substancji zawartych w materiałach i/lub usługach dostarczanych do EGT Materiały / wyroby powinny być zgodne z krajowymi i międzynarodowymi przepisami w zakresie ekologii i ochrony środowiska. Dostawca w fazie ofertowej lub przed dostarczeniem próbek do zatwierdzenia musi dostarczyć dokumentację dotyczącą substancji chemicznych zawartych w surowcach stosowanych do produkcji wyrobu lub podlegającemu dalszemu rozwojowi oraz musi dostarczyć charakterystykę wyrobów w postaci Karty Bezpieczeństwa i Karty Charakterystyki w języku polskim. Electropoli-Galwanotechnika przesyła do dostawcy specyficzne informacje techniczne rysunki, normy (podlegające aktualizacji po stronie dostawcy). Dostawca jest zobowiązany przechowywać powyższą dokumentację techniczną wraz z ewentualnymi aktualizacjami i gwarantować dostęp do nich w trakcie i w miejscu gdzie odbywa się produkcja i kontrola jakości. Przekazane przez EGT dokumenty są objęte procedurą poufności i nie mogą być przekazywane osobom trzecim bez pisemnej zgody Electropoli-Galwanotechnika. Zdolność wykonawcza Dostawca nowych wyrobów / procesów powinien zapobiegawczo zagwarantować EGT swoją zdolność do realizacji wyrobu na zgodność ze wszystkimi specyfikacjami technicznymi i przewidywanym poziomem ilościowym, gwarantując wydajność procesów produkcyjnych dostarczanych wyrobów. Planowanie projektu Celem spełnienia wysokich wymogów jakościowych naszych klientów konieczne jest zastosowanie szerokiego zakresu planowania. Z tego też powodu systematyczne planowanie produkcji oparte na zamówieniach jest główną częścią Systemu Zarządzania Jakością. Celem zapewnienia odpowiedniej jakości produkcji oraz terminów dostaw nowych jak zmienionych produktów należy realizować plan projektu w ramach Systemu Zarządzania Projektem, który spełnia wymogi niniejszego podręcznika. Powyższe obowiązuje również zaangażowanych w projekt poddostawców. Dostawca jest zobowiązany do takiego zaplanowania procesów produkcyjnych aby osiągnąć wymaganą zdolność produkcyjną produkowanych / wytwarzanych wyrobów / usług. Opracowanie danych materiałowych Opracowanie danych materiałowych jest częścią składową wykonania wzoru. Podanie danych następuje na podstawie Międzynarodowego Systemu Danych Materiałowych (IMDS). Dostawca potwierdza zgodność wyrobów chemicznych (lakiery, rozpuszczalniki, środki ochronne, mastyki itp.) pod względem bezpieczeństwa i higieny pracy, ekologii i ochrony środowiska przekazując do Electropoli-Galwanotechnika oświadczenie o substancjach występujących w wyrobie, podając kompletny skład chemiczny. Proces produkcyjny i zatwierdzenie produktu 2
Proces produkcyjny i zatwierdzenie produktu odbywa się na podstawie wewnętrznego druku o numerze DPW1-07 na podstawie procedur klienta docelowego, aktualnych w momencie odbioru produktu. Dostawy seryjne mogą nastąpić po uprzednim zatwierdzeniu wyrobu przez Electropoli-Galwanotechnika. Dopuszczenie produktu wiąże się z zatwierdzeniem pierwowzoru wyrobu. Dostawca zobowiązuje się na żądanie wykonać serię badań produktu i udostępnić EGT jej wyniki. Zmiany w produkcie lub procesie produkcyjnym Zmiany w produkcie lub procesie produkcyjnym podlegają obowiązkowi zatwierdzenia przez EGT i formy pisemnej. Należy je również udokumentować w metryce wyrobu lub procesu produkcyjnego. Poddostawcy Dostawca ma obowiązek zapewnić, że postanowienia wytycznych niniejszego podręcznika w zakresie kontroli jakości obowiązują również jego poddostawców, który wykonują dla niego zlecenia i są przez nich wypełniane. W przypadku zmiany poddostawcy należy przeprowadzić procedurę zatwierdzenia procesu produkcyjnego i produktu (zgodnie PPAP lub wymaganiami klienta docelowego). Electropoli-Galwanotechnika zachowuje sobie prawo do audytu poddostawców, dostawca nie jest jednak zwolniony od odpowiedzialności za poddostawcę w stosunku do EGT. 4. Wymagania jakościowe EGT działa zgodnie z obecną i aktualną normą ISO/TS 16949 Dostawca ma obowiązek ustanowić, utrzymywać i ciągle doskonalić system jakości zgodnie z obecnie aktualną, obowiązującą wersją normy ISO 9001. Celem rozwoju systemu jest certyfikowanie systemu na zgodność z obecnie aktualną, obowiązująca wersją ISO/TS 16949. Działanie Systemu Zarządzania Jakością ma odzwierciedlać się w: rzeczowym i terminowym opracowaniu zleceń, skuteczności i prędkości we wprowadzaniu działań korygujących, zapewnieniu dostaw, ilości oraz terminu dostaw, jakości dostaw komunikacji na wszystkich szczeblach kontynuacji i ulepszania dokumentacji procesów produkcyjnych, działań i produktów. Dzięki Systemowi Zarządzania Jakością powinien zostać osiągnięty wspólny cel jakim jest całkowity brak błędów. EGT zachowuje sobie prawo do przeprowadzania lub zlecenia dokonywania audytu Systemu Zrządzania Jakością, procesów produkcyjnych oraz produktów dostawcy przez audytorów Electropoli-Galwanotechnika lub jednostki zewnętrzne. Działanie w przypadku zakłóceń w świadczeniu usługi Jeśli dostawca nie świadczy terminowo usług czy też ich części, bądź usługa lub też jej część jest wadliwa, jest on zobowiązany zareagować w ciągu 24 godzin od spóźnienia lub stwierdzenia wady przez Electropoli-Galwanotechnika w formie strukturalnego 8 stopniowego postępowania rozwiązującego problem (G8D). Pełny raport prezentujący analizę problemu wraz z podjętymi długoterminowymi działaniami, należy przedstawić EGT do 7 dni. EGT rezerwuje sobie prawo do zwrócenie wadliwych dostaw oraz obciążenia dostawcy wszystkimi kosztami związanymi z wystawioną reklamacją. Każdorazowe otrzymanie zasadnej reklamacji wiąże się z obciążeniami dostawcy kosztami administracyjnymi w wysokości 500 zł. W przypadku kiedy podjęte działania nie dały oczekiwanej poprawy dostawca jest zobowiązany do całkowitej 100% kontroli końcowej następnych trzech dostaw po zawiadomieniu przez Electropoli-Galwanotechnika o powstałych wadach, która dokonywana będzie przez wskazaną przez nią niezależną jednostkę w siedzibie dostawcy. Zezwolenie na odchylenia w produkcji/wyrobie W przypadku odchyleń od specyfikacji przed wysyłką należy postarać się o sporządzenie aneksu dotyczącego odchyleń w charakterystykach wyrobu. W przypadku już wysłanych produktów należy niezwłocznie poinformować EGT o wysłaniu takiego wyrobu. Dalsze postępowanie w takim przypadku zostanie ustalone. Pismo proszę kierować do: egtproblem@electropoli.pl Bez zgody EGT dostawca nie może wysłać wyrobów niezgodnych lub mających jakikolwiek odchylenia od zatwierdzonych standardów. Po zatwierdzenie przez EGT wyrobów odbiegających od wytyczonych standardów, dostawca ma obowiązek oznaczyć je wg wytycznych EGT. Identyfikacja Po stronie dostawcy jest zapewnienie, aby części/ materiały zostały przetransportowane do klienta bez uszkodzeń zewnętrznych dyskwalifikujących wyroby. Dostawca jest zobowiązany do opracowania instrukcji pakowania i uzyskanie zatwierdzenia ze strony Klienta. W uzasadnionych przypadkach, instrukcja pakowania może być przekazana przez Klienta Po stronie dostawcy jest zapewnienie jakościowe i ilościowe wysyłanych wyrobów. Identyfikacją opakowania powinna przynajmniej zawierać: ilość części w opakowaniu, całkowitą masę opakowania, datę produkcji, datę przydatności (jeśli ma zastosowanie) 3
numer wyrobu, nazwę wyrobu Etykieta powinna być umieszczona na każdym opakowaniu w widocznym miejscu Dostawca musi dysponować systemem identyfikacji wyrobu, który gwarantuje: identyfikację materiałów będących we własnych magazynach, identyfikację/status wyrobów zgodny / niezgodny w każdej fazie cyklu produkcyjnego identyfikację wyrobu gotowego i zwolnionego / zgodnego. Dostawca musi zagwarantować, że wszystkie pojemniki mają odpowiednią etykietę identyfikacyjną, czytelnie i poprawnie wypełnioną w taki sposób aby na jej podstawie można prześledzić historię wyrobu oraz aby jasno wynikał okres trwałości (w przypadku gdy ma zastosowanie). Dostawca musi się upewnić, że pojemniki wysyłkowe nie mają innych etykiet mogących wpłynąć na jednoznaczność identyfikacji. Ocena dostawcy seryjnego Dostawy seryjni są oceniani w/g kryteriów jakości świadczonych usług, dotrzymywania terminów dostaw, ilości oraz świadczonych usług. Z tego tytułu został utworzony system oceny punktowej dostawców. Do oceny dostawców służy druk DPW1 04 INSTRUKCJA OCENY DOSTAWCÓW EGT EGT dzieli dostawców na 3 grupy: GRUPA I - Bezpośrednio produkcyjni Których wyroby, usługi mają bezpośredni wpływ na wyrób finalny lub proces produkcyjny GRUPA II - Pośrednio produkcyjni Których wyroby, usługi mają pośredni wpływ na wyrób finalny lub proces produkcyjny GRUPA III - Nieprodukcyjni Których wyroby, usługi nie mają wpływu na wyrób finalny i proces produkcyjny Dostawcy grupy 1 i 2 oceniani są cyklicznie co miesiąc (w ostatnim dniu pracującym danego miesiąca) Dostawca dostaję informację o ocenie w momencie jej obniżenia jej brak oznacza klasyfikację się w grupie A. Ocena zgodnie z Arkuszem oceny dostawcy EGT DPW1_04_001. Niezależnie od powyższego, oceny dla dostawców EGT są dostępne na życzenie. GRUPA I Dostawcy bezpośrednio produkcyjni Dla dostawców bezpośrednio produkcyjnych wymaganą oceną jest A. W razie otrzymania oceny B, dostawca jest zobowiązany przedstawić działania korygujące w okresie do 2 tygodni od momentu otrzymania informacji o ocenie. W przypadku otrzymania oceny B u dostawcy Grupy I przeprowadzany jest audyt specjalny, chyba że dostawca był audytowany w ostatnim półroczu z wynikiem pozytywnym. Dla dostawców tej grupy dopuszczalne jest otrzymanie oceny B, pod warunkiem, że wykazuje działania korygujące, a wyniki z przeprowadzonych u niego audytów są pozytywne. Brak przedstawienia działań korygujących, brak ich wdrożenia lub otrzymanie oceny niższej niż B, powoduje wykluczenie dostawcy z grupy B, a tym samym z grona dostawców EGT. U dostawców tej grupy przewidziany jest audyt według wewnętrznego planu audytów EGT. O planowanym audycie dostawcy informowani są minimum 2 tygodnie przed przewidzianą datą audytu. GRUPA II Dostawcy pośrednio produkcyjni Dla tej grupy dostawców oczekiwaną oceną jest A. Dostawcy tej grupy mogą otrzymać ocenę B, pod warunkiem, że wykazują działania i plany rozwoju mające na celu przejście do grupy A. 4
Brak przedstawienia działań korygujących lub brak ich wdrożenia, jak również otrzymanie oceny niższej niż B, powoduje wykluczenie dostawcy z grona dostawców EGT. U dostawców tej grupy, których nie obejmuje żaden certyfikowany system, przewidziany jest audyt wg wewnętrznego planu audytów. O planowanym audycie dostawcy informowani są minimum 2 tygodnie przed przewidzianą datą audytu. GRUPA III Dostawcy nieprodukcyjni Dostawcy tej grupy w związku z brakiem wpływu ich produktów lub usług na wyrób finalny i proces produkcyjny, nie są oceniani i klasyfikowani. Dla tej grupy utworzona jest matryca dostawców alternatywnych, z której EGT może skorzystać w razie wystąpienia problemów z dostawcą. 5. Wymagania środowiskowe. Wymagania środowiskowe muszą być zgodne ze standardami ISO 14001 stosowanymi przez Electropoli-Galwanotechnikę oraz ogólne wymogi ochrony środowiska dla dostawców. Electropoli-Galwanotechnika Sp. z o.o. wdrożyła i stosuje Systemem Zarządzania Środowiskowego wg normy ISO 14001 i wymaga, aby świadczący usługi dla EGT przestrzegali procedur obowiązujących w tym zakresie w EGT, w szczególności: segregacji odpadów (śmieci) - należy je umieszczać wyłącznie w odpowiednio oznaczonych pojemnikach na odpady rozmieszczonych w hali zakładu, wszystkie inne odpady powstałe w wyniku prac wykonywanych na terenie EGT. przez firmy zewnętrzne nie mogą być pozostawione na terenie EGT, lecz muszą być zabrane przez wykonawcę tych prac w celu utylizacji lub innego zagospodarowania, zakaz wylewania jakichkolwiek substancji do kanalizacji, używane na terenie EGT pojazdy mechaniczne muszą być sprawne technicznie aby nie powodować zagrożenia dla środowiska, w czasie postoju silniki tych pojazdów muszą być wyłączone, zapewnienie porządku podczas wykonywania prac na terenie EGT, natychmiastowe reagowanie tj. zgłaszanie pracownikowi nadzoru EGT w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości takich jak dym, wycieki, nie zabezpieczone pojemniki z materiałami niebezpiecznymi, itp. wszystkie prace wykonywane przez firmy zewnętrzne na terenie EGT muszą być wykonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami BHP, przedstawiciel wykonawców jest zobowiązany zapoznać swoich pracowników z zasadami bezpieczeństwa na terenie EGT oraz z rozmieszczeniem dróg ewakuacyjnych. Dostawca (jeśli odnosi się to do dostarczanych materiałów), jest zobowiązany do spełnienia wszystkich wymagań zawartych w rozporządzeniu REACH. Niniejsze ogólne wymogi stanowią obligatoryjny załącznik do umów z dostawcą lub wykonawcą. Nie stosowanie się do powyższych wymogów skutkować może przerwaniem prac wykonywanych na terenie EGT, zerwaniem umowy, oraz ewentualnym wyciągnięciem konsekwencji Edyta Tomszak Kierownik Zakupów i SQA Małgorzata Rytwińska-Żaczek Kierownik Jakości/Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością 5