Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 19 /11 Dyrektora Zarządu Budynków Mieszkalnych w Suwałkach z dnia 12.04.2011r. W sprawie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Zarządzie Budynków Mieszkalnych w Suwałkach. Na podstawie art. 69 ust. 1, pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U Nr 157, poz. 1240 z późn. zmn.), z a r z ą d z a m co n a s t ę p u j e: 1 Określam zasady organizacji i funkcjonowanie kontroli zarządczej w Zarządzie Budynków Mieszkalnych w Suwałkach, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników zajmujących samodzielne stanowiska pracy do dokonywania samooceny systemu kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej. 3 Wykonanie zarządzenia przekazuję uczestnikom kontroli zarządczej w rozumieniu 5 załącznika Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 19 /11 Dyrektora Zarządu Budynków Mieszkalny w Suwałkach z dnia 12.04.2011r. ZASADY ORGANIZACJI I FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ZARZĄDZIE BUDYNKÓW MIESZKALNYCH W SUWAŁKACH Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Ilekroć w treści niniejszego regulaminu jest mowa o: 1) Jednostce organizacyjnej należy przez to rozumieć Zarząd Budynków Mieszkalnych w Suwałkach. 2) Kierowniku jednostki należy przez to rozumieć Dyrektor Zarządu Budynków Mieszkalnych w Suwałkach. 3) Zastępcy Dyrektora należy przez to rozumieć Zastępca Dyrektora Zarządu Budynków Mieszkalnych w Suwałkach 4) Głównym Księgowym należy przez to rozumieć Główny Księgowy Zarządu Budynków Mieszkalnych w Suwałkach 5) Komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć dział oraz samodzielne stanowisko pracy w Zarządzie Budynków Mieszkalnych w Suwałkach 6) Kierowniku - należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej 7) Ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zmn.) 2 Za system kontroli zarządczej w Zarządzie Budynków Mieszkalnych w Suwałkach (I poziom kontroli zarządczej) odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki. 3 1. Źródło informacji o stanie kontroli zarządczej w jednostce organizacyjnej stanowią wyniki: 1) Kontroli instytucjonalnej, realizowanej przez Regionalną Izbę Obrachunkową, Najwyższą Izbę Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, 2) Audytu wewnętrznego ocena adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej, 3) Kontroli finansowej sprawowanej przez Głównego Księgowego, 4) Kontroli funkcjonalnej sprawowanej przez kierowników komórek organizacyjnych 5) Samokontroli pracowniczej.
2. Do obowiązków pracowników Zarządu Budynków Mieszkalnych w Suwałkach należy aktywny udział w realizowanych procesach kontroli zarządczej. 4 1. Kontrolę zarządczą wewnętrzną sprawowaną przez Dyrektora ZBM wykonują: 1) Zastępca Dyrektora, 2) Główny Księgowy, 3) Kierownicy komórek organizacyjnych, 4) Pracownicy ZBM. 5 1. Uczestnikami systemu kontroli zarządczej są: 1) Dyrektor odpowiedzialny za wdrożenie i funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej (I poziom kontroli zarządczej), 2) Główny Księgowy odpowiedzialny za wstępną kontrolę zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczej i finansowej, 3) Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska realizujący powierzone zadania w ramach kontroli zarządczej, 4) Pozostali pracownicy jednostki. Rozdział 2 PODSTAWOWE FUNKCJE I CELE KONTROLI 6 1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań, które konieczne są dla zapewnienia realizacji celów i zadań przez poszczególne komórki organizacyjne, w sposób zgodny z prawem, skuteczny i efektywny oraz terminowy. 2. Za prawidłową, skuteczną i efektywną kontrolę zarządczą jest odpowiedzialny Dyrektor ZBM. 3. Najistotniejszym elementem kontroli zarządczej jest odpowiedni sposób wyznaczania celów i zadań w jednostce.
7 1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) Zgodności działalności z przepisami obowiązującego prawa oraz przepisami i procedurami wewnętrznymi, 2) Skuteczności i efektywności działania przy wypełnianiu obowiązków służbowych przez pracowników jednostki, 3) Wiarygodności sprawozdań i informacji dotyczących wszystkich rodzajów zadań realizowanych przez jednostkę w tym sytuacji finansowej, 4) Ochrony wszelkich zasobów jednostki, wykorzystywanych przez pracowników w związku z wykonywaniem zadań, 5) Przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, w tym wynikających z Kodeksu etyki pracowników jednostki, 6) Skuteczności i efektywności przepływu informacji wewnątrz jednostki, polegające na bieżącym monitorowaniu i przekazywaniu jej w niezbędnym zakresie do realizacji celów jednostki, 7) Zarządzaniu ryzykiem czyli skuteczne ograniczanie prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzeń, które uniemożliwiały by odpowiednią realizacje zadań i osiągnięcie zamierzonych celów. Rozdział 3 ZASADY I TRYB WYZNACZANIA CELÓW JEDNOSTKI, OKREŚLANIA MIERNIKÓW ICH REALIZACJI ORAZ ZASAD MONITOROWANIA ICH OSIĄGNIĘĆ 8 1. Na prawidłowe funkcjonowanie środowiska wewnętrznego, które odpowiednio oddziaływuje na jakość kontroli zarządczej mają wpływ: 1) Przestrzeganie wartości etycznych, 2) Kompetencje zawodowe pracowników, 3) Struktura organizacyjna jednostki 4) Właściwe delegowanie uprawnień. 2. Przestrzeganie wartości etycznych polega na zapewnieniu świadomości wartości etycznych przyjętych w jednostce i ich przestrzeganiu w codziennym wykonywaniu powierzonych obowiązków służbowych przez kierownictwo i pozostałych pracowników. W jednostce akceptowane jest tylko takie zachowanie pracownika wobec innego pracownika, interesanta, sytuacji, które są nienaganne oraz oceniane jako etyczne w powszechnej opinii. Standardy zachowań w tym obszarze określa obowiązujący w jednostce Kodeks etyki pracownika. Odpowiedzialność za przestrzeganie zasad etycznych ciąży przede wszystkim na kierownictwie jednostki, gdyż to pomaga oddziaływać na etyczne zachowanie pozostałych pracowników. 3. Kompetencje zawodowe polegają na tym, że osoby zarządzające oraz pozostali pracownicy posiadają odpowiednią wiedzę, umiejętności i doświadczenie zawodowe umożliwiające prawidłowe wykonywanie powierzonych obowiązków. W celu
ugruntowania i poszerzenia wiedzy, pracownicy biorą udział w szkoleniach zewnętrznych, naradach tematycznych, a ponadto otrzymują fachową literaturę związaną z zakresem i przedmiotem działania jednostki. 4. Struktura organizacyjna jest odzwierciedleniem wykonywanych zadań przez jednostkę. Regulamin organizacyjny w sposób jasny określa zakres zadań i kompetencji poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki. 5. Delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji o charakterze bieżącym nadawane są przez Dyrektora. W Zarządzie Budynków Mieszkalnych w Suwałkach delegowanie uprawnień dokonuje się w formie zarządzeń, upoważnień oraz pełnomocnictw. Powierzenie obowiązków i uprawnień dla każdego pracownika dokonywane jest w formie pisemnej, a ich przyjecie dla swej ważności i skuteczności potwierdzane jest podpisem przyjmującego obowiązki służbowe. Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za aktualizację zakresów czynności nadzorowanych pracowników. 9 1. Podstawowe funkcje czyli cele określa 3 i 4 statut jednostki przyjęty uchwałą Nr XXIII/170/96 Rady Miejskiej w Suwałkach z dnia 29 kwietnia 1996r. w sprawie nadania statutu Zarządowi Budynków Mieszkalnych w Suwałkach. Cele te są osiągane poprzez realizację zadań w sposób sprawny, kompetentny i w terminach określonych przepisami prawa oraz aktów wewnętrznych. 2. System monitorowania celów i zadań polega na wyznaczaniu określonych obowiązków poszczególnym działom ZBM zgodnie z obowiązującym regulaminem organizacyjnym, który jest ściśle powiązany z funkcjami i zadaniami jednostki. 3. Funkcje stałe podlegają corocznej weryfikacji pod względem zwiększenia prawdopodobieństwa osiągania założonych celów i poziomu realizacji zadań. 4. Kierownik każdej z komórek organizacyjnych odpowiada za realizację zadań należących do obowiązków danej komórki. 5. W sytuacji gdy przy realizacji danego zadania bierze udział kilka komórek organizacyjnych, Dyrektor ZBM może wyznaczyć koordynatora realizacji zadania. 10 1. Kierownik każdej komórki organizacyjnej przedstawia w terminie do końca stycznia danego roku propozycję celów szczegółowych służących realizacji zadania lub zadań, należących do danego działu. 2. Dyrektor ZBM analizuje przedstawione propozycje i zatwierdza plan realizacji zadań i celów na każdy kolejny rok budżetowy. 3. Plan realizacji zadań i celów jest aktualizowany po ostatecznym zatwierdzeniu planu finansowego oraz po każdej późniejszej zmianie planu finansowego, jeżeli ma to wpływ na zakres realizowanych zadań. 4. Kierownicy komórek organizacyjnych zapoznają podległych pracowników z przyjętym planem realizacji zadań i monitorują każde z zadań i celów oraz wskazują osoby odpowiedzialne za monitorowanie osiągania wyników.
11 1. Kierownicy komórek organizacyjnych sporządzają na koniec półrocza sprawozdanie z realizacji zadań i celów i przedkładają je Dyrektorowi ZBM do dnia 31 lipca danego roku. 2. Sprawozdanie powinno wskazywać poziom osiągniętych mierników w odniesieniu do poziomu zakładanego oraz ewentualne przyczyny nieosiągnięcia zakładanych mierników (wskaźnik określający jakość, wielkość) i propozycje rozwiązań. 3. Dyrektor ZBM po przeanalizowaniu sprawozdań podejmuje decyzję o ewentualnej zmianie planu realizacji celów szczegółowych na dany rok budżetowy, nie później niż do dnia 31 sierpnia danego roku.