UMOWA Nr DFE/ / zawarta w Warszawie, w dniu... 2014 r. pomiędzy: Skarbem Państwa Ministerstwem Środowiska z siedzibą w Warszawie, przy ul. Wawelskiej 52/54, kod pocztowy 00-922, NIP 526 16 47 453, w imieniu i na rzecz którego działa.departamentu Funduszy Europejskich, na podstawie pełnomocnictwa nr.. Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska z dnia r., zwanym dalej Zamawiającym, a.z siedzibą w, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem, posiadającą NIP, reprezentowanym/ą przez. zgodnie z wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego, zwanym dalej Wykonawcą, zwana dalej Umową o następującej treści: 1. 1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie usług eksperckich w zakresie przeglądu, oszacowania ilości dokumentacji archiwalnej i przygotowania projektu Opisu Przedmiotu Zamówienia i kryteriów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne na kompleksową usługę archiwizacyjną dokumentacji Instytucji Pośredniczącej Programu Operacyjnego Infrastruktura i w Ministerstwie Środowiska. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Zamówienia zgodnie ze Szczegółowym Opisem Usługi stanowiącym załącznik nr. 2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać Zamówienie w następujących etapach: 1) Etap A - oszacowanie ilości dokumentacji archiwalnej kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnej kategorii B wytworzonej w Instytucji Pośredniczącej POIiŚ, a także skalkulowanie rocznej ilości dokumentów przeznaczonych do archiwizacji w kolejnych latach, opracowanie praktycznej koncepcji i harmonogramu prac w zakresie przygotowania zamówienia na kompleksową usługę archiwizacyjną, 2) Etap B - oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia na kompleksową obsługę archiwizacyjną. Przygotowanie projektu Opisu Przedmiotu Zamówienia oraz kryteriów dla kompleksowej usługi archiwizacyjnej dla Instytucji Pośredniczącej POIiŚ.
2. 1. Strony oświadczają, że Umowa zostaje zawarta w wyniku udzielenia zamówienia publicznego w trybie zapytania ofertowego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny. 2. Zamawiający oświadcza, że niniejsze zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i. 3. 1. Za wykonanie Zamówienia Strony ustalają wynagrodzenie w wysokości 25 000,00 złotych brutto (słownie złotych: dwadzieścia pięć tysięcy). 2. Zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, nastąpi przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze przez Wykonawcę, w terminie 21 dni kalendarzowych od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Podstawą wystawienia faktury VAT jest podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego po każdym etapie wykonania Zamówienia bez zastrzeżeń. 3. Adresem doręczenia Zamawiającemu faktury VAT jest: Ministerstwo Środowiska, Departament Funduszy Europejskich, ul. Wawelska 52/54, 00-922 Warszawa. 4. Jako dzień zapłaty Strony ustalają dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego. 4. 1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania łącznie etapu A i B Zamówienia w terminie 16 tygodni od dnia podpisania umowy. 1) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje sposobu przeprowadzenia i projekt harmonogramu prac archiwizacyjnych. 2) Wykonawca maksymalnie w terminie tygodnia od otrzymania opinii Zamawiającego uwzględni poprawki Zamawiającego. 3) Po uzgodnieniu treści dokumentu z Zamawiającym zostaje podpisany protokół zdawczoodbiorczy z realizacji etapu A (kończący etap A). 2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania etapu B Zamówienia po odebraniu przez Zamawiającego realizacji etapu A, ale nie później niż 16 tygodni od dnia podpisania umowy. 1) W wyniku realizacji etapu B wykonawca przedstawi dokumentację zawierającą wartość szacunkową zamówienia, dokumentację SIWZ oraz OPZ pozwalające na wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2) Wykonawca maksymalnie w terminie tygodnia od otrzymania opinii Zamawiającego uwzględni ewentualne poprawki Zamawiającego. 3) Uzgodnienie treści dokumentu z Zamawiającym oraz podpisanie protokołu zdawczoodbiorczego z realizacji etapu B (kończący etap B) następuje nie później niż 16 tygodni od dnia podpisania umowy. 4) Podpisanie protokołu zdawczo - odbiorczego łącznie z realizacji etapów A i B stanowi warunek konieczny do wypłaty wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust. 1. 5.
1. Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z Zamawiającym na każdym etapie wykonania Zamówienia. 2. W trakcie realizacji Umowy Wykonawca i Zamawiający, w zależności od potrzeb, będą kontaktować się telefonicznie, za pomocą poczty elektronicznej, w formie pisemnej lub na spotkaniach roboczych w siedzibie Zamawiającego. 3. W ramach wynagrodzenia, określonego w 3 ust. 1, Wykonawca jest zobowiązany do przedstawiania postępów prac w wyznaczonych przez Zamawiającego terminach i miejscach. 4. Zamawiający zobowiązuje się poinformować Wykonawcę z wyprzedzeniem minimum 4 dni roboczych w drodze bieżącej komunikacji roboczej, w szczególności z zastosowaniem środków komunikacji elektronicznej, o wyznaczonym terminie i miejscu przedstawienia postępów prac, o których mowa w ust. 3. 5. W przypadku niewywiązania się Wykonawcy z obowiązku przedstawiania postępów prac, o którym mowa w ust. 3, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 1 % wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust. 1, za każde nieprzedstawienie prac zgodnie z żądaniem zgłoszonym przez Zamawiającego, w sposób określony w ust. 4. 6. Wykonawca zobowiązuje się do udzielania, na każde żądanie Zamawiającego, pełnej informacji na temat stanu wykonania zamówienia. 7. Wykonawca jest zobowiązany informować niezwłocznie Zamawiającego o wszelkich trudnościach i przeszkodach w realizacji Zamówienia. 8. Zamawiający jest uprawniony do kontroli działań Wykonawcy w trakcie realizacji zamówienia na każdym etapie. 9. Osobami upoważnionymi do kontaktu w sprawie niniejszego zamówienia są: 1) ze strony Wykonawcy:. 2) ze strony Zamawiającego:. 6. 1. Wykonawca zobowiązuje się, że Zamówienie zostanie wykonane przez Ekspertów, o których mowa w Zapytaniu Ofertowym. 2. Skład Zespołu Ekspertów może być zmieniony w trakcie realizacji umowy po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego, po uprzednim przedstawieniu propozycji zmian wraz z uzasadnieniem. 3. Zmiana składu osobowego Zespołu Ekspertów nie wymaga zawarcia aneksu do Umowy. 4. Wykonawca odpowiada za działania lub zaniechania osób wchodzących w skład Zespołu Ekspertów jak za działania i zaniechania własne. 7. 1. Z chwilą zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust. 1, Wykonawca przenosi na Zamawiającego prawo własności do dokumentów, o których mowa w 1 ust. 1 i 2, a także
autorskie prawa majątkowe, w tym prawo do korzystania i rozpowszechniania, w całości i we fragmentach, jako utworów odrębnych lub wspólnie z innym utworem lub innymi utworami Wykonawcy lub innych twórców, na cały okres ochrony autorskich praw majątkowych w kraju i za granicą, na wszystkich polach eksploatacji, na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.). 2. Wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz udzielenie zgody, o której mowa w ust. 1, zawiera się w wynagrodzeniu, o którym mowa w 3 ust.1. 3. Zamawiający jest uprawniony do wykonywania zależnego prawa autorskiego w stosunku do opracowanych dokumentów. 4. Wykonawca zobowiązuje się, że wykonując zamówienie nie naruszy praw osób trzecich i przekaże Zamawiającemu wyniki prac w stanie wolnym od obciążeń prawnych. 5. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady prawne dokumentacji, a w szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw własności intelektualnej, w tym za nieprzestrzeganie przepisów ustawy, o której mowa w ust. 1, w związku z wykonywaniem Zamówienia. 8. 1. Wykonawca zapewni niezbędny personel oraz narzędzia dla właściwego i terminowego wykonania Zamówienia. 2. Wykonawca zapewnia, że czynności związane z przygotowaniem, organizacją i realizacją zamówienia nie naruszają zasad ochrony środowiska. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ogólną i techniczną kontrolę nad wykonaniem Zamówienia określonego w umowie. 4. Wykonawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za nadzór nad osobami wykonującymi Zamówienie oraz zobowiązany jest do wypełnienia wszystkich prawnych zobowiązań związanych z osobami wykonującymi Zamówienie. 5. Wykonawca oświadcza, że posiada doświadczenie i kwalifikacje niezbędne do należytego wykonania zamówienia. 6. 9. 1. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy lub jednego z jej Etapów Zamawiający może: 1) odstąpić od Umowy i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust. 1, 2) wyznaczyć dodatkowy termin na wykonanie Umowy i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 0,2 % wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust. 1, za każdy dzień opóźnienia, a w przypadku niewykonania Umowy w terminie skorzystać z uprawnienia przewidzianego w pkt 1. 2. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania etapu Umowy lub jego części, Zamawiający może: 1) odstąpić od etapu Umowy i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 10%
wynagrodzenia za dany etap, 2) wyznaczyć dodatkowy termin na wykonanie etapu i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 0,2 % wynagrodzenia za dany etap, za każdy dzień opóźnienia, a w przypadku niewykonania etapu w terminie skorzystać z uprawnienia przewidzianego w pkt 1. 3. W przypadku naruszenia postanowień 6, Zamawiający może odstąpić od Umowy i żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości, określonej w ust. 1 pkt 1. 4. Kwoty kar umownych podlegają potrąceniu przez Zamawiającego z wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust. 1. 5. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowań przewyższających zastrzeżone na jego rzecz kary umowne. 10. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni kalendarzowych od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia proporcjonalnego za prace faktycznie zrealizowane do dnia odstąpienia Zamawiającego od umowy. 11. 1. Dopuszcza się zmianę Umowy za zgodą obu Stron w niżej wymienionych przypadkach: 1) zmiany obowiązujących przepisów, jeżeli zgodnie z nimi konieczne będzie dostosowanie treści umowy do aktualnego stanu prawnego, 2) wystąpienia siły wyższej, 3) zmiany składu Zespołu Ekspertów. 2. Zmiany, o których mowa w ust. 1, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Każda ze Stron może jednostronnie dokonać zmiany w zakresie adresów wskazanych w niniejszej umowie, zawiadamiając o tym niezwłocznie drugą Stronę w formie pisemnej. 12. 1. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z Polityką wą Zamawiającego, zamieszczoną na stronie internetowej www.mos.gov.pl (zakładka Ministerstwo/EMAS w MŚ) i że jest świadomy znaczenia zgodności z Polityką przy realizacji postanowień umowy. 2. Wykonawca zobowiązuje się do zagospodarowania odpadów, powstałych w wyniku realizacji umowy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 13. 1. Ewentualne spory powstałe na tle wykonania umowy Strony poddają rozstrzygnięciu sądu właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego..
14. 1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności i tajności wszystkich informacji i dokumentów przekazanych, ujawnionych, lub przygotowanych w trakcie i w związku z prowadzeniem zamówienia. Dane udostępnione Wykonawcy zostaną wykorzystane jedynie przez Zespół Ekspertów do celów realizacji zamówienia objętego umową i nie zostaną ujawnione osobom trzecim. 2. Wykonawca zobowiązuje się nie zatrzymywać kopii dokumentów przekazanych, ujawnionych lub przygotowanych w trakcie i w związku z prowadzeniem zamówienia, w szczególności objętych prawem autorskim. Wykonawca zwróci Zamawiającemu wszystkie otrzymane dokumenty w wersji papierowej lub na nośnikach danych, najpóźniej w momencie otrzymania wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust. 1. 3. Osoby wykonujące Zamówienie, w tym członkowie Zespołu Ekspertów, mający dostęp do materiałów wymienionych w ust. 1 i 2, zostaną zobowiązani do złożenia imiennych deklaracji poufności zgodnych ze wzorem stanowiących załącznik nr 4 do niniejszej umowy. 15. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. 16. Integralną częścią umowy są następujące załączniki: 1) Załącznik nr 1 Zapytanie ofertowe, 2) Załącznik nr 2 Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego, 3) Załącznik nr 3 Wymagania dla Ekspertów, 4) Załącznik nr 4 Deklaracja poufności ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załącznik nr. 2 Protokół zdawczo odbiorczy etapu A Dnia zostały przekazane, zgodnie ze Szczegółowym opisem usługi przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego, Ministerstwo Środowiska ul. Wawelska 52/54, Departament Funduszy Europejskich. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Protokół zdawczo odbiorczy etapu B Dnia zostały przekazane, zgodnie ze Szczegółowym opisem usługi przez Wykonawcę Dokumentacja ustalająca wartość szacunkową zamówienia, SIWZ OPZ przy czym przedstawiona łącznie dokumentacja umożliwia wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego. Wymienioną wyżej dokumentację przekazano do Zamawiającego, Ministerstwo Środowiska. ul. Wawelska 52/54, Departament Funduszy Europejskich. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załącznik nr 4 Deklaracja poufności Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności i tajności wszystkich informacji i dokumentów przekazanych, ujawnionych, lub przygotowanych w trakcie i w związku z prowadzeniem zamówienia. Dane udostępnione Wykonawcy zostaną wykorzystane jedynie przez Zespół Ekspertów do celów realizacji zamówienia objętego umową i nie zostaną ujawnione osobom trzecim. WYKONAWCA