KOREKTA PLANU AUDYTU AKREDYTACYJNEGO NR 57/3243/CRZL

KOREKTA PLANU AUDYTU AKREDYTACYJNEGO NR 57/3243/CRZL I. Nazwa i adres audytowanego ośrodka Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej LIDER: Fundacja Pomocy Wzajemnej Barka ul. Św. Wincentego 6/9 61-003 Poznań PARTNER/ZY(jeśli dotyczy): 1.Związek Organizacji Sieć Współpracy Barka 2.Wielkopolska Rada Koordynacyjna - Związek Organizacji Pozarządowych II. Numer wniosku akredytacyjnego 64_AKSES_2015 III. Data przeprowadzenia audytu 28-29.05.2015r. IV. Miejsce audytu OWES ul. Św. Wincentego 6/9 61-003 Poznań V. Podmiot przeprowadzający audyt Konsorcjum w składzie: Grupa Gumułka Euroedukacja Sp. z o.o. oraz Grupa Gumułka Audyt Sp. z o.o. na zlecenie Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich. VI. Skład zespołu audytorskiego 1. Tomasz Ciechanowicz audytor wiodący 2. Anna Kierzek-Janiak ekspert w obszarze ekonomii społecznej Cel audytu: Audyt stanowi element procedury akredytacji. W ramach audytu zweryfikowane zostanie, czy Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej spełnia standardy opracowane w ramach Projektu Zintegrowany system wsparcia ekonomii społecznej, tj.: - standard formalno organizacyjny, - standard etyczny, - standard usług animacji lokalnej, - standard realizacji usług rozwoju ekonomii społecznej, - standard realizacji usług wsparcia przedsiębiorstw społecznych, - standard instrumentów wsparcia,

w określonych dla tych standardów obszarach 1. Schemat przeprowadzenia audytu: Etap audytu akredytacyjnego Osoby uczestniczące w etapie audytu Godzina realizacji etapu DZIEŃ PIERWSZY 1. Spotkanie otwierające służące omówieniu celu i przebiegu audytu. 2. Analiza dokumentów, pozwalająca na ocenę spełnienia standardów w zakresie wskazanym w Karcie audytu oraz metodologii pomiaru standardów efektywnościowych. W załączniku nr 1 do planu audytu przedstawiamy wykaz dokumentów jakie będą podlegały audytowi. Prosimy o przygotowanie i udostępnienie audytorom wskazanej dokumentacji. W spotkaniu weźmie udział kadra zarządzająca oraz konsultanci OWES, a także zespół audytorski oraz ewentualnie obserwator z ramienia Komisji Akredytacyjnej. Analizę dokumentów przeprowadzi audytor wiodący oraz ekspert ekonomii społecznej. W etapie analizy dokumentów uczestniczyć będą również przedstawiciele OWES proszeni o ewentualne wyjaśnienia. Dobór próby do analizy dokumentów nastąpi zgodnie z Kartą audyt. 9:00 9:30 9.30 15:00 3. Przeprowadzenie wywiadów osobistych. Wywiady zostaną przeprowadzone z: Kierownikiem OWES oraz przedstawicielem partnera; Przedstawicielami kluczowej kadry OWES. Wywiady zostaną przeprowadzone przez eksperta ekonomii społecznej z przedstawicielami wskazanymi w załączniku nr 2 do planu audytu. 10:00 12:00 12:15 14:30 4. Przeprowadzenie wywiadów telefonicznych. Wywiady zostaną przeprowadzone z: Przedstawicielem jednostki organizacyjnej pomocy społecznej oraz instytucji rynku pracy; Klientami OWES (dobór próby: przebadanych zostanie 10% Klientów OWES, ale nie mniej niż 2 wywiady Klienci wybrani losowo). Wywiady telefoniczne przeprowadzi ekspert ekonomii społecznej. W zależności od dostępności rozmówców. 1 Uszczegółowienie obszarów wchodzących w skład standardów znajduje się w Karcie audytu oraz metodologii pomiaru standardów efektywnościowych, dostępnych na www.akses.crzl.gov.pl.

Etap audytu akredytacyjnego Osoby uczestniczące w etapie audytu Godzina realizacji etapu 5. Przeprowadzenie obserwacji w miejscu świadczenia usług przez OWES. Obserwacje przeprowadzi audytor wiodący oraz ekspert ekonomii społecznej. Z obserwacji zgromadzona zostanie dokumentacja fotograficzna (dot. Lidera i partnerów). 15:00 15:30 6. Spotkanie podsumowujące pierwszy dzień audytu akredytacyjnego. 1. Analiza dokumentów, pozwalająca na ocenę spełnienia standardów w zakresie wskazanym w Karcie audytu oraz metodologii pomiaru standardów efektywnościowych. 2. Spotkanie zamykające służące podsumowaniu przeprowadzonego audytu akredytacyjnego. W spotkaniu weźmie udział kadra zarządzająca oraz konsultanci OWES, a także zespół audytorski oraz ewentualnie obserwator z ramienia Komisji Akredytacyjnej. DZIEŃ DRUGI Analizę dokumentów przeprowadzi audytor wiodący oraz ekspert ekonomii społecznej. W etapie analizy dokumentów uczestniczyć będą również przedstawiciele OWES proszeni o ewentualne wyjaśnienia. W spotkaniu weźmie udział kadra zarządzająca oraz dostępni konsultanci OWES, a także zespół audytorski oraz ewentualnie obserwator z ramienia Komisji Akredytacyjnej. 15:30 16:00 9.00 15:30 15:30 16:00 Załączniki: 1. Wykaz dokumentów podlegających audytowi akredytacyjnemu. 2. Wykaz przedstawicieli OWES, z którymi przeprowadzone zostaną wywiady osobiste.

Załącznik nr 1. Wykaz dokumentów podlegających audytowi akredytacyjnemu 1. Oświadczenie osoby/osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu/podmiotów wnioskujących o akredytację (nt. tego, czy: którykolwiek z członków organu zarządzającego podmiotu został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; którykolwiek z członków organu zarządzającego tego podmiotu został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo popełnione w związku z próbą pozyskania środków publicznych lub w związku z gospodarowaniem takimi środkami przez okres 3 lat od dnia uprawomocnienia się wyroku; podmiot posiada zaległości z tytułu należności publiczno-prawnych wyszczególnionych w ustawie o restrukturyzacji niektórych należności publicznoprawnych od przedsiębiorców (np. PIT, CIT, VAT, podatek akcyzowy, należności celne, składki ZUS); podmiot wykorzystał środki publiczne niezgodnie z przeznaczeniem, powodując niezrealizowanie pełnego zakresu rzeczowego projektu i został wykluczony z możliwości ubiegania się o środki publiczne przez okres 3 lat zgodnie z obowiązującymi zapisami ustawy o finansach publicznych). 2. Regulamin udzielania wsparcia przez OWES. 3. Regionalny program rozwoju ekonomii społecznej właściwy dla obszaru, w którym OWES deklaruje prowadzenie działalności. 4. Inne (niż wskazany w powyższym) dokumenty dotyczące planów w zakresie rozwoju sektora ekonomii społecznej dla obszaru, w którym OWES deklaruje prowadzenie działalności (np. wyciąg z projektu Regionalnego Programu Operacyjnego). 5. Dokumenty zarządzania operacyjnego (np. harmonogramy realizacji działań). 6. Zapisy dotyczące sposobu komunikacji w ramach partnerstwa (zawarte w umowie lub odpowiednich dokumentach). 7. Wzór umowy pomiędzy OWES a odbiorcą usługi. 8. Rejestr świadczonych usług OWES. 9. Dokumenty zawierające opis mierzalnych celów oraz wyniki monitoringu i oceny stopnia ich osiągnięcia. W przypadku braku systematycznego prowadzenia monitoringu i oceny opis sposobu dokonywania monitoringu i oceny (procedura). 10. Dokumentacja monitoringu (karty monitoringu PES, raporty z monitoringu badań klientów, ankiety, inne dokumenty). 11. Dane z systemu monitorowania OWES. 12. Raport ewaluacyjny (pod kątem osiągania celów wyznaczonych przez dany OWES).

13. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze działań informacyjno-promocyjnych w obszarze ekonomii społecznej (linki do portali społecznościowych/ branżowych na których zamieszczano informacje). 14. Dokumenty poświadczające, że w ramach działań informacyjnych OWES angażuje się w różnorodne działania: prowadzenie działań na poziomie regionalnym i subregionalnym, dotyczących zatrudnienia, integracji społecznej, rozwoju gospodarczego, przedsiębiorczości i rozwoju lokalnego, informując o potencjale ekonomii społecznej; wymianę informacji z instytucjami regionalnymi i lokalnymi: Urząd Marszałkowski, WUP, ROPS, LGD, ODR itp./ innymi OWES z województwa). 15. Zbiór zasad etycznych/ Kodeks etyki OWES. 16. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze animacji (listy klientów). 17. Oświadczenie kierownika OWES nt. dysponowania przez OWES kluczowymi doradcami. 18. Wzór umowy lub innego dokumentu określającego zasady współpracy pomiędzy OWES a osobami i grupami inicjatywnymi chcącymi założyć PS lub ekonomizować PES. 19. Procedury zindywidualizowanego wsparcia zgodnie z potrzebami klientów. 20. Lista instytucji, z którymi współpracuje OWES (UG, UM, PUP, PCPR, OPS, US, ZUS). 21. Lista podmiotów i instytucji rynku pracy oraz instytucji pomocy i integracji społecznej, z którymi OWES deklaruje nawiązanie współpracy. 22. Dokumenty poświadczające współpracę i wymianę informacji OWES z podmiotami i instytucjami rynku pracy oraz instytucjami pomocy i integracji społecznej/ innymi OWES. 23. Wyniki badań satysfakcji klientów, prowadzone przez OWES. 24. Dokumenty opisujące sposób zapewniania jakości pracy kluczowych doradców. 25. Dokumenty związane z organizacją szkoleń (np. lista przeprowadzonych szkoleń). 26. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze szkoleń dla PES (lista szkoleń). 27. CV trenerów. 28. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług doradczych ogólnych (listy klientów). 29. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług doradczych specjalistycznych (listy klientów). 30. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług doradczych biznesowych (listy klientów). 31. Oświadczenie kierownika OWES dot.: doradztwo ogólne udzielane jest przez kluczowego doradcę (w wyjątkowych przypadkach wymagających pogłębionych usług doradczych doradztwa udziela odrębny doradca). 32. Lista kluczowych doradców biznesowych, którymi dysponuje OWES. 33. Lista mentorów/tutorów, z którymi OWES nawiązał stałą współpracę dla potrzeb wspierania procesu doradczego dla przedsiębiorstw społecznych.

34. Regulamin udzielania wsparcia finansowego. 35. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług dla PES (listy klientów). 36. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług dla JST (listy klientów). 37. Statut, inny dokument normujący funkcjonowanie OWES (w przypadku partnerstwa/ konsorcjum wszystkich podmiotów tworzących OWES). 38. W przypadku partnerstw/ konsorcjów umowa partnerska, umowa konsorcjum. 39. Schemat lub projekt schematu organizacyjnego OWES. 40. Podsumowanie dotychczasowego działania OWES w obszarze wsparcia ekonomii społecznej, ze wskazaniem osiągniętych rezultatów w ciągu ostatnich dwóch lat (nie więcej niż 2 strony maszynopisu). 41. Informacja o działalności od 1 stycznia 2011 r. do 30 września 2014 r. wg podziału wskazanego w regulaminie akredytacji. 42. Curriculum vitae kadry kluczowej OWES (osób pełniących funkcję animatorów, kluczowych doradców, kluczowych doradców biznesowych, pracowników wspierających doradców, pracowników monitorujących działania PES, pracowników odpowiedzialnych za działania partnerskie) w formie tabelarycznej. 43. Plan działania na okres do końca 2017 dla obszaru, w którym OWES deklaruje prowadzenie działalności (w przypadku braku informacji o dostępnych źródłach finansowania OWES przygotowuje plan przy następujących założeniach: roczny budżet na działalność OWES 1 mln zł, zakres działania OWES jeden subregion). 44. Regulamin opisujący kluczowe funkcje OWES, z podziałem na zakresy odpowiedzialności i stanowiska pracy / Regulamin organizacyjny/ Regulamin OWES. 45. Opinia regionalnego ośrodka polityki społecznej, właściwego ze względu na deklarowaną działalność OWES (dot. co najmniej następujących obszarów: włączanie się OWES w działania dotyczące ekonomii społecznej na poziomie regionalnym; współpracy z instytucjami regionalnymi i innymi OWES; oceny jakości i skuteczności prowadzonych przez OWES działań). 46. Dokumenty wymagane ustawą o rachunkowości oraz wymagane ze względu na formę prawną podmiotów wnioskujących o akredytację (polityka rachunkowości, sprawozdawczość finansowa, sprawozdawczość merytoryczna). 47. Umowy z odbiorcami wsparcia. 48. Dokumenty wymagane przepisami prawa* w zakresie ochrony danych osobowych (o klientach i pracownikach OWES). * Komplet dokumentów obejmuje wiele ich rodzajów, w tym między innymi: Politykę Bezpieczeństwa Informacji (wymóg ustawowy) Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym do Przetwarzania Danych Osobowych (wymóg ustawowy) Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych (wymóg ustawowy)

Pisemne upoważnienia na przetwarzanie danych osobowych (wymóg ustawowy) Pisemne zobowiązania osób przetwarzających dane osobowe Dokumenty zapewniające wiedzę o tym kto, jakie dane i kiedy wprowadził do zbiorów (wymóg ustawowy) Pełna dokumentacja, którą musi prowadzić Administrator Danych dotycząca sposobu przetwarzania danych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ich ochronę (wymóg ustawowy) Dokumenty opisujące zbiory danych i ich zgodność z wymogami prawnymi (wymogi rozporządzenia do ustawy) Dokumenty opisujące miejsca i sposoby przetwarzania danych osobowych, przepływu danych między systemami itp. (wymogi rozporządzenia do ustawy) Dokumenty odnotowujące udostępnianie danych osobowych (wymogi rozporządzenia do ustawy) wzory umów powierzenia przetwarzania danych osobowych z innymi podmiotami. Weryfikacja urządzeń, elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe oraz systemu informatycznego lokalizacja sprzętu oraz zastosowane środki zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności danych, zapewnienie funkcjonalności systemów informatycznych). 49. Teczki osobowe (portfolio) kluczowej kadry OWES (opis zakresu zadań i opis stanowiska danej osoby, dokumenty poświadczające posiadane kompetencje: dyplomy lub inne dokumenty, potwierdzające nabycie kompetencji, opis doświadczenia osoby, potwierdzający posiadanie przez tą osobę odpowiednich kompetencji; dokumenty poświadczające posiadane kompetencje a w przypadku braku takich dokumentów opisy konkretnych zadań zawodowych, zrealizowanych przez daną osobę, w których osoba ta wykorzystywała konkretne kompetencje). 50. Portfolio kierownika OWES. 51. Umowy lub porozumienia regulujące relacje między OWES a kluczowymi doradcami. 52. Dokumenty potwierdzające porozumienie o współpracy z doradcami biznesowymi. 53. Dokumenty potwierdzające nawiązanie stałej współpracy z mentorami/tutorami. 54. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze działań informacyjno-promocyjnych w obszarze ekonomii społecznej (dokumentacja fotograficzna, materiały informacyjno-promocyjne, notatki i sprawozdania dot. promocji produktów i usług PES m.in. w formie organizacji targów, przygotowania narzędzi promujących te produkty i usługi, strona internetowa, linki do portali społecznościowych/ branżowych na których zamieszczano informacje). 55. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze animacji (dokumentacja w tym porozumienia, listy intencyjne, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania). 56. Dokumenty poświadczające współpracę i wymianę informacji OWES z podmiotami i instytucjami rynku pracy oraz instytucjami pomocy i integracji społecznej/ innymi OWES. 57. Wyniki badań satysfakcji klientów, prowadzone przez OWES. 58. Dokumenty opisujące sposób zapewniania jakości pracy kluczowych doradców. 59. Dokumenty związane z organizacją szkoleń (np. programy, lista przeprowadzonych

szkoleń, dokumentacja ze zrealizowanych szkoleń, materiały szkoleniowe). 60. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze szkoleń dla PES. 61. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES (dokumentacja w tym porozumienia, listy intencyjne, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania). 62. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług doradczych ogólnych (dokumentacja w tym porozumienia, listy intencyjne, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania). 63. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług doradczych specjalistycznych (dokumentacja w tym porozumienia, listy intencyjne, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania). 64. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług doradczych biznesowych (dokumentacja w tym porozumienia, listy intencyjne, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania). 65. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług dla PES (dokumentacja w tym karty usług, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania, karty monitoringu PES). 66. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług dla JST (dokumentacja w tym karty usług, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania, karty monitoringu PES). 67. Dokumenty poświadczające prowadzenie w ramach działań informacyjnych OWES różnorodnych działań na poziomie regionalnym i subregionalnym, dotyczących: zatrudnienia, integracji społecznej, rozwoju gospodarczego, przedsiębiorczości i rozwoju lokalnego, informując o potencjale ekonomii społecznej. 68. Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym środowiskiem (społeczności lokalne, grupy, instytucje), która doprowadziła do realizacji przedsięwzięcia (np. sprawozdania, dokumentacja fotograficzna itp.). 69. Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretną grupą osób i/lub instytucji, która doprowadziła do wypracowania założeń dotyczących utworzenia PES (np. projekt, biznesplan, wnioski rejestracyjne). 70. Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym PES, dokumenty potwierdzające zakup przez przedsiębiorców usług i produktów od PES (sprawozdania, informacje, oświadczenia itd.). 71. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług dla PES (m.in. karty usług, umowy, dokumenty potwierdzające powołanie organizacji: np. dokumenty rejestracyjne, karty monitoringu PES, listy referencyjne, podziękowania, listy klientów, notatki i sprawozdania, dokumenty potwierdzające stworzenie miejsca pracy zaświadczenia o zatrudnieniu, dokumenty związane z objęciem osoby zagrożonej wykluczeniem społecznym wsparciem, dokumenty potwierdzające udzielenie wsparcia, dokumenty potwierdzające otrzymanie wsparcia finansowego). 72. Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym JST oraz programy

współpracy opracowane przez dany JST, w których pojawiły się odniesienia do wsparcia PES. 73. Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym JST, dokumenty potwierdzające zakup przez JST usług użyteczności publicznej we wskazanych obszarach (np. sprawozdania z realizacji programu współpracy, oświadczenia, informacje pisemne itd.). 74. Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym JST, dokumenty potwierdzające zakup przez JST usług i produktów od PES (sprawozdania, informacje, oświadczenia itd.). 75. Dokumentacja monitoringu (karty monitoringu PES, raporty z monitoringu badań klientów, ankiety, inne dokumenty). 76. Uchwały regulujące sposób realizacji działalności pożytku publicznego i/lub działalności gospodarczej, dokumenty potwierdzające zatrudnienie (zaświadczenia o zatrudnieniu, karty monitoringu PS). 77. Dokumentacja fotograficzna z miejsca realizacji usługi (dotyczy Partnera/ów) w tym: zdjęcie budynku z zewnątrz (oznakowanie budynku), pomieszczenie/a, w którym świadczona jest usługa, udokumentowanie dostępności do usługi przez osoby niepełnosprawne (podjazdy, winda dla osób niepełnosprawnych, wciągniki itp.).

Załącznik nr 2. Wykaz przedstawicieli OWES, z którymi przeprowadzone zostaną wywiady osobiste. Lp. Imię i nazwisko Stanowisko 1. Lidia Węsierska-Chyc Kierownik 2. Piotr Szymański Animator 3. Bartosz Pawlak Doradca kluczowy 4. Maciej Małach Kluczowy doradca biznesowy 5. Jakub Kotnarowski Specjalista ds. monitoringu PES i PS 6. Barbara Sadowska Przedstawiciel partnera: Związek Organizacji Sieć Współpracy Barka (animator) 7. Justyna Ochędzan Przedstawiciel partnera: Wielkopolska Rada Koordynacyjna - Związek Organizacji Pozarządowych (animator)