Regulamin udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro Załącznik nr 1 do Uchwały nr 01/05/2011 Zarządu Spółki z dnia 06 maja 2011r. Spis treści: I II Postanowienia ogólne Zasady udzielania zamówień Załączniki: 1 Zapytanie ofertowe 2 Protokół zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro 3 Rejestr udzielonych zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 15.000,00zł 4 Rejestr zamówień o wartości przekraczającej kwotę 15.000 zł, a nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro
I. Postanowienia ogólne: 1 1.Regulamin określa zasady i tryb udzielania przez Aqua-Sprint Sp. z o.o. w Siemianowicach Śl. (zwaną dalej także Spółką) zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, do udzielania których nie stosuje się przepisów ustawy prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. (t.j.dz.u. z 2010r. Nr.113, poz.759 z późn.zm.). 2. Regulaminu nie stosuje się do: a/ nabycia własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności dzierżawy i najmu, b/umów z zakresu prawa pracy, w tym umów zlecenia i umów o dzieło. 3. Podstawę do dokonania wydatków określonego rodzaju, o których mowa w regulaminie stanowi plan rzeczowo-finansowy Aqua-Sprint Sp. z o.o. na dany rok kalendarzowy, aktualny w dniu ustalania wartości szacunkowej danego rodzaju wydatków oraz rejestr planowanych na dany rok kalendarzowy zamówień o wartości poniżej 14 000 euro. 3.1.Rejestr planowanych na dany rok kalendarzowy zamówień o wartości poniżej 14 000 euro przygotowuje i prowadzi komórka zamówień publicznych na podstawie danych zawartych w wykazach przedłożonych przez komórki organizacyjne. 3.2.Jeżeli z ustaleń dokonanych przez komórkę zamówień publicznych wynika, że łączna wartość usług tej samej kategorii lub rodzaju albo dostaw tej samej grupy lub rodzaju jest równa lub przekracza u zamawiającego kwotę 14 000 euro, komórka zamówień publicznych informuje o powyższym właściwą komórkę organizacyjną podając informację o łącznej wartości usług tej samej kategorii lub rodzaju albo dostaw tej samej grupy lub rodzaju. W takim przypadku komórka organizacyjna jest zobowiązana do udzielania takich zamówień zgodnie z ustawą pzp lub regulaminem udzielania zamówień sektorowych podprogowych obowiązującym w Aqua- Sprint Sp. z o.o. 3.3. Brak informacji z komórki zamówień publicznych o konkretnych usługach lub dostawach w terminie 14 dni, licząc od dnia ostatecznego terminu wyznaczonego do składania wykazu planowanych zamówień o wartości poniżej 14 000 euro należy traktować jako możliwość udzielenia tego zamówienia zgodnie z postanowieniami niniejszego regulaminu. 3.4.Jeżeli w ciągu roku kalendarzowego wystąpi konieczność udzielenia zamówienia, które nie zostało zawarte w wykazie przekazanym do komórki zamówień publicznych, należy przed wszczęciem postępowania zgłosić ten fakt do komórki zamówień publicznych celem sprawdzenia czy przedmiotowe zamówienie podlega sumowaniu. 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) awarii - należy przez to rozumieć nagłe, nieprzewidziane zdarzenie, polegające na uszkodzeniu, zepsuciu się maszyny lub urządzenia mechanicznego, energetycznego, technologicznego, a także sieci wodociągowej lub kanalizacyjnej, powodujące uniemożliwienie lub ograniczenie ich użytkowania albo zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi bądź mienia, które wymaga natychmiastowego lub pilnego podjęcia działań w celu usunięcia jego skutków. Nie stanowi usunięcia awarii zaplanowany przez Aqua-Sprint sp. z o.o. w Siemianowicach Śląskich remont, konserwacja lub przegląd, a także usuwanie skutków zdarzeń, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, jeżeli w momencie ich zajścia nie zaszła konieczność natychmiastowego lub pilnego podjęcia działań w tym celu. 2
2) cenie - należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. l pkt. l ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach (t.j. Dz.U. z 2001r. Nr 97, poz. 1050 z późn.zm.), 3) dostawach należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu, 4)kierowniku komórki organizacyjnej należy przez to rozumieć dyrektora/ kierownika lub pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku, 5) kierowniku zamawiającego należy przez to rozumieć Zarząd Aqua-Sprint Sp. z o.o. w Siemianowicach Śląskich, 6)Kodeksie cywilnym należy przez to rozumieć ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.); 7)komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Aqua-Sprint sp. z o.o. w Siemianowicach Śląskich (dział/komórkę/samodzielne stanowisko) odpowiedzialną za udzielenie zamówienia 8) najkorzystniejszej ofercie należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia albo ofertę z najniższą ceną, 9) robotach budowlanych należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 7 lipca1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 z późn.zm.),a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego, 10) stanie zagrożenia awarią należy przez to rozumieć nieprzewidziane zdarzenie, powodujące, że według aktualnego stanu wiedzy oraz doświadczenia, bardzo prawdopodobne jest wystąpienie awarii, w rozumieniu pkt 1, wymagające natychmiastowego lub pilnego podjęcia działań w celu jej uniknięcia; 11) usługach należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, 12) ustawie pzp należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j.dz.u. z 2010r. Nr.113, poz.759 z późn.zm.). 13) wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia, 14) wartości zamówienia należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług (VAT) ustalone z należytą starannością; 15) wartości 14 000 euro - należy przez to rozumieć wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro, o której mowa w art.4 pkt.8 pzp, przy czym średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówienia określa się zgodnie z postanowieniami rozporządzenia wydanego na podstawie art.35 ust.3 ustawy pzp, 16) zamówieniu należy przez to rozumieć odpłatne zakupy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, dokonywane na podstawie faktury, zlecenia lub umowy, zawierane między zamawiającym a wykonawcą, 17) zamawiającym - należy przez to rozumieć Aqua-Sprint Sp. z o.o. w Siemianowicach Śląskich. 3
II ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ 3 Ustalenie wartości zamówienia 1.Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia może nastąpić po określeniu przedmiotu zamówienia oraz oszacowaniu jego wartości. 2.Ustalenia wartości zamówienia dokonuje z należytą starannością pracownik zamawiającego odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, na podstawie ustnego polecenia służbowego kierownika komórki organizacyjnej. 3.Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą staranności. 4.Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. 5. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie przed wszczęciem postępowania dokonuje się zmiany wartości zamówienia. 6.Jeżeli zamówienie obejmuje równocześnie roboty budowlane, dostawy i usługi, to zamówienia należy udzielić na ten zakup, którego wartościowy udział w danym zamówieniu jest największy. 7.Jeżeli zamówienie obejmuje dostawę i instalację danego dobra lub rzeczy, to zamówienia należy udzielić na dostawę. 8.Jeżeli zamówienie obejmuje roboty budowlane i dostawy, które są niezbędne do ich wykonania, to zamówienia należy udzielić na roboty budowlane. 9.Jeżeli zamówienie obejmuje usługi i roboty budowlane niezbędne do ich wykonania, to zamówienia należy udzielić na usługę. 10.Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia, należy dokonać analizy kilku przesłanek, do których poza wartością zamówienia należy zaliczyć: rodzaj zamówienia, powtarzalność w skali danego roku kalendarzowego, inne okoliczności warunkujące zasadność wyłączenia wydatku środków finansowych, jako zamówienie o wartości do 14. 000 euro. Oznacza to, że wartość zamówienia nie stanowi jedynego i wystarczającego uzasadnienia wyłączenia, a zamawiający powinien wykazać, iż jego działanie wynikające np. ze względów organizacyjnych czy ekonomicznych, nie narusza art. 32 ust. 2 ustawy pzp, dotyczącego zakazu dzielenia zamówienia na części oraz zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy pzp. 11.Do określenia wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane podstawę stanowi aktualny kosztorys inwestorski lub wstępna wycena robót. 12.Przy wycenie wartości szacunkowej usług można wykorzystać ceny jednostkowe, np. ceny roboczogodziny, ceny wozokilometra, lub porównać planowane zamówienie do wykonanych już zamówień o podobnym zakresie. 4 Zamówienia, których wartość nie przekracza 15.000,00 zł 1.Postępowanie w sprawie wyboru wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej 15.000,00 zł prowadzi pracownik zamawiającego odpowiedzialny za udzielenie zamówienia na podstawie ustnego polecenia służbowego kierownika komórki organizacyjnej. 4
2.Ustalenie wartości zamówienia może nastąpić na podstawie rozeznania cen rynkowych dokonanego telefonicznie lub z wykorzystaniem katalogów, cenników, folderów i stron internetowych. 3.Zamówienia o wartości do 15.000,00 zł mogą być realizowane po negocjacjach z jednym wykonawcą. 4.Nie jest konieczna forma pisemna dokonania zamówienia, jeżeli zamówienie dotyczy dostaw. Podstawą udokumentowania zamówienia będzie faktura opisana przez pracownika zamawiającego odpowiedzialnego za udzielenie tego zamówienia. 5.Jeżeli zamówienie będzie dotyczyć wykonania usługi lub roboty budowlanej, podstawą udokumentowania udzielenia zamówienia będzie zlecenie na podstawie którego wykonawca wystawi fakturę. 5 Zamówienia, których wartość przekracza kwotę 15.000 zł, a nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro 1.Postępowanie w sprawie wyboru wykonawcy zamówienia o wartości przekraczającej kwotę 15.000 zł, a nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro prowadzi pracownik zamawiającego odpowiedzialny za udzielenie zamówienia na podstawie ustnego polecenia służbowego kierownika komórki organizacyjnej. 2.Pracownik wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia zapraszając do składania ofert handlowych taką liczbę wykonawców (co najmniej trzech), prowadzących działalność stanowiącą przedmiot zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty. Wymogu powyższego nie stosuje się w przypadku kiedy dane zamówienia może zrealizować tylko jeden wykonawca. 2.1. Przed wszczęciem postępowania pracownik, po uprzednim zaakceptowaniu przez swojego bezpośredniego przełożonego, przedkłada notatkę z ustalenia wartości szacunkowej zamówienia, listę wykonawców oraz projekt zapytania ofertowego do wglądu kierownikowi zamawiającego. 3.Ustalenie wartości zamówienia może nastąpić po rozeznaniu cen rynkowych telefonicznie lub wykorzystując katalogi, cenniki, foldery i strony internetowe a dla robót budowlanych przez sporządzenie wstępnej wyceny robót lub kosztorysu inwestorskiego. 4.Zapytanie ofertowe zamawiający kieruje na piśmie, drogą pocztową, pocztą elektroniczną, za pomocą faxu lub w drodze bezpośredniego doręczenia (wzór zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu). Wykonawcy składają oferty w formie pisemnej. 5.Zapytanie ofertowe i oferty załącza się do protokołu zamówienia. 6.Dopuszcza się możliwość negocjacji ceny oferty. 7.Za ofertę najkorzystniejszą uważa się ofertę z najniższą ceną lub przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych wymagań ( kryteriów) opisanych w zapytaniu ofertowym. 8.Pracownik prowadzący postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości przekraczającej kwotę 15.000,00 zł, a nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro sporządza każdorazowo protokół zamówienia, który po wyborze oferty najkorzystniejszej, lecz przed podpisaniem umowy z wykonawcą przedstawia wraz z załącznikami swojemu bezpośredniemu przełożonemu celem zatwierdzenia (wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu). 9.Niezwłocznie po zaakceptowaniu protokołu zamówienia przez bezpośredniego przełożonego, a przed podpisaniem umowy z wykonawcą, pracownik przedkłada w/w protokół do wglądu kierownikowi zamawiającego. 10.Podstawą udokumentowania udzielenia zamówienia na usługi, roboty budowlane lub dostawy jest umowa, podpisana pomiędzy zamawiającym i wykonawcą, którego oferta została wybrana za najkorzystniejszą. 5
6 1 W przypadku udzielania zamówień, których przedmiotem są: a/ usługi hotelarskie lub restauracyjne, b/ usługi transportu kolejowego, lotniczego, morskiego, c/ usługi prawnicze, d/usługi prasowe, e/ usługi rekrutacji lub pozyskania personelu, f/ usługi szkoleniowe lub edukacyjne, g/ usługi zdrowotne, h/ usługi w zakresie kultury, sportu lub rekreacji. i/ usługi ubezpieczeniowe, j/ usługi pocztowe, k/ usługi związane z telekomunikacją zamawiający może udzielić zamówienia z pominięciem zasad opisanych w 5, po negocjacjach z jednym wykonawcą. 7 Dopuszcza się możliwość odstąpienia za pisemną zgodą kierownika zamawiającego od zasad opisanych w 5 ust.2 i udzielenia zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą (np.: awaria, stan zagrożenia awarią, zadania o specjalistycznym charakterze, ograniczona liczba wykonawców). 8 1.W przypadku, gdy w ciągu danego roku kalendarzowego wystąpi konieczność udzielenia zamówienia, które nie zostało ujęte rejestrze planowanych na dany rok kalendarzowy zamówień o wartości poniżej 14 000 euro, komórka organizacyjna sprawdza czy przedmiotowe zamówienie podlega, czy nie podlega sumowaniu. 2.Komórka organizacyjna zobowiązana jest do prowadzenia rejestru udzielonych zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 15.000,00zł (wzór rejestru stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu). 3.Rejestr udzielonych zamówień o wartości przekraczającej kwotę 15.000 zł, a nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro (wzór rejestru stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu) prowadzi komórka zamówień publicznych. 6
. pieczęć zamawiającego Załącznik nr 1 do Regulamin udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro Zapytanie ofertowe Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty handlowej na zadanie pn.:.... Postępowanie prowadzone jest zgodnie z obowiązującym w Aqua-Sprint Sp. z o.o. w Siemianowicach Śląskich Regulaminem udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro. I. Nazwa oraz adres Zamawiającego Aqua-Sprint Sp. z o.o. ul. 27-go Stycznia 1 41-100 Siemianowice Śląskie NIP 643 17 32 248 REGON 241018588 II. Opis przedmiotu zapytania ofertowego.. KOD CPV III. Termin wykonania zamówienia. IV. Kryterium oceny.. V. Sposób obliczenia ceny... VI. /inne/ VII. Miejsce oraz termin składania oferty handlowej 1.Ofertę należy sporządzić według formularza ofertowego (Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania) 2.Ofertę należy złożyć w Aqua-Sprint Sp. z o.o. ul. 27-go Stycznia 1, 41-100 Siemianowice Śląskie, pokój nr 007 (Biuro Podawcze) w nieprzekraczalnym terminie do dnia..r. do godz...... (podpis osoby prowadzącej postępowanie) 7
Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego OFERTA Aqua-Sprint Sp. z o.o. ul. 27-go Stycznia 1 41-100 Siemianowice Śląskie Nazwa Wykonawcy:... Adres Wykonawcy.. Nr. tel.... Nr. faks:... Adres mailowy.. Przedmiot zamówienia:.. 1.Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie objętym Zapytaniem ofertowym, za łączną kwotę: brutto (w tym obowiązujący podatek VAT)...zł (słownie...) netto.zł (słownie...) 2. Oświadczamy, iż w przypadku wyboru naszej oferty wykonamy zamówienie zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia. 3.Termin realizacji zamówienia. 4.Oświadczamy, że cena oferty uwzględnia wszelkie koszty związane z realizację zamówienia,w szczególności: oraz podatek VAT. 5.. /inne/... Dnia... podpis osoby/ osób uprawnionej/ uprawnionych do występowania w imieniu Wykonawcy 8
Załącznik nr 2 do Regulamin udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro PROTOKÓŁ ZAMÓWIENIA którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro 1 Opis przedmiotu zamówienia:...... Kod CPV 2.Wartość zamówienia oszacowano w dniu... na kwotę... co stanowi równowartość...euro (1euro =...zł) na podstawie...... 3. W dniu... zwrócono się do... niżej wymienionych wykonawców/wykonawcy *) z zapytaniem ofertowym: 1.... 2.... 3.... Zapytanie skierowano faksem, mailem, pocztą, w drodze bezpośredniego doręczenia *) 4. Uzyskano następujące oferty/ofertę *) na realizację zamówienia (cena oraz inne istotne elementy ofert): 1.... 2.... 3.... 4.... 5. W wyniku analizy ofert przedmiotowe zamówienie udzielone zostanie:.... za cenę... 6. Uzasadnienie wyboru: 7. Postępowanie prowadził:... *) niepotrzebne skreślić Zatwierdzam.. /Bezpośredni przełożony osoby prowadzącej postępowanie/ 9