Majątek ten powinien być odpowiednio ewidencjonowany zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości oraz w rozporządzeniach regulujących gospodarkę finansową jednostek budżetowych. Zgodnie z ustawą o finansach publicznych, za całość gospodarki finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny kierownik jednostki, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Szeroko rozumiana kontrola finansowa dotyczy m.in. procesów związanych z gospodarowaniem mieniem jednostki. Majątek jednostek sektora finansów publicznych powinien być odpowiednio ewidencjonowany zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości oraz w rozporządzeniach regulujących gospodarkę finansową jednostek budżetowych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Do środków trwałych zaliczamy: - nieruchomości - w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, - maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, - ulepszenia w obcych środkach trwałych, - inwentarz żywy, oraz - środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, w stosunku do których jednostka wykonuje uprawnienia właścicielskie, niezależnie od sposobu ich wykorzystania. W jednostkach sektora finansów publicznych majątek rzeczowy ewidencjonuje się na kontach 011 - Środki trwałe oraz 013 - Pozostałe środki trwałe w korespondencji odpowiednio z kontami: 071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i 072 - Umorzenie 1 / 7
pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach 013, 014, 016 i 017. Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach 011, 014, 016 i 017, wydanych do używania na potrzeby działalności podstawowej jednostki lub działalności finansowo wyodrębnionej, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę. Wszystkie środki trwałe powinny być objęte ewidencją ilościowo-wartościową umożliwiającą ustalenie ich wartości początkowej, miejsc ich użytkowania oraz osób za nie odpowiedzialnych. Oprócz ewidencji syntetycznej należy dodatkowo prowadzić ewidencję analityczną. Urządzeniami służącymi do ewidencji analitycznej są: księgi inwentarzowe, indywidualne karty obiektów inwentarzowych oraz tabele amortyzacyjne. Przepisy ustawy o rachunkowości nie zawierają żadnej granicy wartościowej wyznaczającej możliwość zaliczenia rzeczowych składników majątkowych do środków trwałych. Kryteriami zaliczenia do środków trwałych są: przewidywany okres ekonomicznej użyteczności dłuższy niż rok, kompletność środka i zdatność do użytkowania, przeznaczenie na potrzeby jednostki. Również rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. zawiera odesłanie do definicji środków trwałych zawartej w ustawie o rachunkowości. Kryterium wartości środka trwałego odnosi się do zasad umarzania. Środki trwałe umarza się i amortyzuje z zastosowaniem stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych albo stawek określonych przez dysponenta części budżetowej lub zarząd jednostki samorządu terytorialnego. Jednostki zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych mogą umarzać i amortyzować środki trwałe jednorazowo za okres całego roku. 2 / 7
Jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania umarza się: 1. książki i inne zbiory biblioteczne, 2. środki dydaktyczne, w tym także środki transportu, służące do nauczania i wychowania w szkołach i placówkach oświatowych, 3. odzież i umundurowanie, 4. meble i dywany, 5. inwentarz żywy, 6. pozostałe środki trwałe (wyposażenie) oraz wartości niematerialne i prawne, o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania. Kwota 3500 zł, od której uzależniony jest sposób umarzania, determinuje bilansowe kryterium podziału środków trwałych, tj. ewidencję na koncie 011 - Środki trwałe lub 013 - Pozostałe środki trwałe. Podstawową formą kontroli nad majątkiem w każdej jednostce jest inwentaryzacja. Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównanie go ze stanem ewidencyjnym oraz wyjaśnienie ewentualnych różnic pomiędzy tymi stanami. Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: - doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, - rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, - dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku jednostki, 3 / 7
- przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki. Ustawa o rachunkowości zobowiązuje do tego, aby fakt przeprowadzenia inwentaryzacji oraz jej wyniki zostały odpowiednio udokumentowane, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych - wyjaśnione, rozliczone i zaewidencjonowane w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji, zaniechanie inwentaryzacji czy też rozliczenie jej w sposób niezgodny z przepisami o rachunkowości skutkuje odpowiedzialnością kierownika jednostki. Dodatkowe obowiązki w zakresie kontroli mienia, które można wykonywać przy okazji inwentaryzacji, nakłada na kierowników jednostek rozporządzenie Rady Ministrów z 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom pomocniczymi gospodarstwom pomocniczym. Rozporządzenie wskazuje procedury dotyczące mienia stanowiącego własność Skarbu Państwa, czyli te, które głównie są stosowane w państwowych jednostkach i zakładach budżetowych, a także gospodarstwach pomocniczych. Wskazane tam procedury mają zapewnić: - wykorzystywanie składników majątku przez jednostki sektora finansów publicznych w sposób oszczędny i racjonalny, - utrzymanie majątku w stanie niepogorszonym, - zapewnienie właściwego nadzoru nad powierzonym majątkiem. 4 / 7
Zgodnie z 3 tego rozporządzenia, jednostka sektora budżetowego powinna na bieżąco analizować stan majątku ruchomego pod względem stanu technicznego oraz przydatności do dalszego użytkowania. Kierownik jednostki może dokonać oceny stanu majątku w toku bieżącej działalności jednostki bądź w czasie inwentaryzacji. Jeżeli stwierdzi, że w jednostce występują składniki majątku ruchomego, które nie są wykorzystywane w realizacji zadań jednostki lub znajdują się w złym stanie technicznym, powołuje komisję, której zadaniem jest dokonanie oceny przydatności tego majątku. Komisja powinna składać się co najmniej z trzech pracowników. Komisja dokonuje oceny składników majątku ruchomego i sporządza z niej protokół zawierający wykaz zużytych i zbędnych składników mienia ruchomego oraz propozycję co do sposobu zagospodarowania tego mienia. Ostateczna decyzja o uznaniu danego składnika majątku za zbędny lub zużyty oraz o sposobie jego zagospodarowania należy do kierownika jednostki. Rada Ministrów szczegółowo określiła, jaki majątek może być uznany za zbędny, a jaki za zużyty. I tak, za zbędne składniki majątku uznaje się takie, które posiadają jedną z trzech wymienionych cech: - nie są i nie będą mogły być wykorzystane w realizacji zadań związanych z działalnością jednostki, - nie nadają się do dalszego użytku ze względu na zły stan techniczny, a ich naprawa byłaby nieopłacalna, - nie nadają się do współpracy za sprzętem używanym w jednostce, a ich przystosowanie byłoby technicznie i ekonomicznie nieuzasadnione. 5 / 7
Natomiast za zużyte można uznać takie składniki majątku ruchomego, które: - posiadają wady lub uszkodzenia, których naprawa byłaby nieopłacalna, - zagrażają bezpieczeństwu użytkowników lub najbliższego otoczenia, - całkowicie utraciły wartość użytkową, - są technicznie przestarzałe, a ich naprawa lub remont byłyby ekonomicznie nieuzasadnione. Zbędne lub zużyte składniki majątku ruchomego powierzonego jednostce mogą być przedmiotem sprzedaży, oddania w najem lub dzierżawę, nieodpłatnego przekazania innej jednostce oraz darowizny. Zużyte składniki majątku, które nie zostaną zagospodarowane w żaden z powyższych sposobów, mogą być zlikwidowane. Przed wybraniem jednego ze sposobów zagospodarowania majątku kierownik musi określić wartość rynkową poszczególnych jego składników, a także umieścić na stronie internetowej jednostki (a w przypadku gdy takiej strony nie posiada - na stronie organu nadzorującego) wykaz mienia zużytego i wykaz mienia zbędnego. Rozporządzenie w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego szczegółowo określiło i ujednoliciło zasady postępowania z majątkiem, rozwiało wątpliwości co do zasad likwidacji zużytego majątku oraz wskazało sposób pozyskania mienia jednostkom, na którego zakup nie mają środków. Podsumowując, wymóg dbałości o mienie państwowe i samorządowe narzuca potrzebę wprowadzenia postanowień i unormowań, które określą gospodarkę majątkiem trwałym, inwentaryzację tego majątku oraz zasady odpowiedzialności za powierzone mienie. 6 / 7
Akty prawne: 1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), 2. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), 3. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.), 4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020), 5. Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształceniu w inną formę organizacyjno- prawną (Dz. U. z 2006r. Nr 116, poz. 783), 6. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz. U. z 2004 r. Nr 191, poz. 1957). 7 / 7