Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej Działanie V.2 Trasy Rowerowe Zarys modelu przygotowania i realizacji projektów w ramach Działania V.2 PO RPW Opracowanie wykonane przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości Instytucję Pośredniczącą PO RPW Grudzień 2008 Strona 1 z 15
Spis Treści Wykaz wykorzystywanych skrótów... 2 1. Wprowadzenie... 3 2. Wykaz dokumentów stanowiących podstawę realizacji Działania... 3 3. Katalog kosztów kwalifikowalnych... 4 4. Wskaźniki dla Działania V.2 PO RPW... 5 5. Źródła finansowania... 5 6. Standardy Techniczne... 6 7. Sposób wdrażania Działania V.2 PO RPW... 6 7.1 Przygotowanie Działania do realizacji... 6 7.2 Przygotowanie projektów do realizacji... 7 7.3 Ocena projektów i decyzja o dofinansowaniu... 7 7.4 Realizacja projektów i reguły przekazywania płatności... 8 8. Działania informacyjne i promocyjne w tym konsultacje społeczne... 11 8.1 Działania informacyjne i promocyjne... 11 8.2 Plan konsultacji społecznych... 11 9. Harmonogram przygotowania i realizacji Działania... 13 10. Podsumowanie... 15 Wykaz wykorzystywanych skrótów W opracowaniu stosuje się niżej wymienione skróty zamiennie z ich pełnymi odpowiednikami: PO RPW Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013. IZ PO RPW Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Rozwój Polski Wschodniej. IP PO RPW Instytucja Pośrednicząca w Programie Operacyjnym Rozwój Polski Wschodniej. MRR Ministerstwo Rozwoju Regionalnego będące IZ PO RPW. PARP Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości będąca IP PO RPW. Beneficjent Urząd Marszałkowski województw: warmińsko-mazurskiego, podlaskiego, lubelskiego, podkarpackiego, świętokrzyskiego. Partnerzy jednostki współpracujące z Beneficjentem w ramach projektu. Grupa Robocza Grupa Robocza ds. Wdrażania Działania V.2 PO RPW. Ciało konsultacyjne, wspomagające proces decyzyjny w instytucjach zaangażowanych w przygotowanie i realizację projektów w ramach Działania V.2 PO RPW; w składzie stałym Grupy znajdują się przedstawiciele Beneficjentów (Urzędy Marszałkowskie), Instytucji Zarządzającej (MRR), Instytucji Pośredniczącej (PARP). Model Model przygotowania i realizacji projektów w ramach Działania V.2 PO RPW. Standardy Techniczne dokument określający docelowe standardy techniczne budowy i oznakowania tras rowerowych, jak również wymogi dotyczące lokalizacji trasy i infrastruktury towarzyszącej. GPS (ang. Global Positioning System) system nawigacji satelitarnej wykorzystywanej do informacji i promocji trasy rowerowej, głównie poprzez portal internetowy poświęcony trasie rowerowej Polski Wschodniej zawierający moduł GPS, który umożliwi wprowadzenie map i śladów wycieczek; zakłada się, że system definicji punktów podróży pozwoli na przeszukiwanie bazy proponowanych wycieczek, wygenerowanie mapy i profilu planowanej trasy. Strona 2 z 15
1. Wprowadzenie Niniejsze opracowanie stanowi zbiór podstawowych informacji na temat przygotowania i realizacji projektów w ramach Działania V.2 PO RPW. Każdy z opisanych niżej elementów zostanie przeanalizowany i precyzyjnie opisany na etapie Studium Wykonalności. Zarys modelu przygotowania i realizacji projektów jest bieżącym (na 31 grudnia 2008 r.) obrazem koncepcji wdrażania Działania V.2 PO RPW. Obraz ten będzie ulegał zmianom lub uszczegółowieniu w oparciu o wnioski i rekomendacje Wykonawcy Studium Wykonalności płynące z analizy krajowych i wspólnotowych aktów prawnych oraz dokumentów stanowiących podstawę realizacji Działania. Każda zmiana kluczowych elementów Modelu podlega weryfikacji IP PO RPW oraz decyzji IZ PO RPW. 2. Wykaz dokumentów stanowiących podstawę realizacji Działania Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Szczegółowy opis osi priorytetowych Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Wytyczne w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych Wytyczne w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód Wytyczne w zakresie sprawozdawczości w ramach PO RPW Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 Zasady promocji projektów w ramach Programu Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Plan komunikacji Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Kryteria Wyboru Projektów dla Działania V.2 PO RPW oraz aktualne wytyczne horyzontalne dostępne na stronie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego pod adresem: http://www.mrr.gov.pl/dokumenty%20oficjalne/okres%20programowania%202007-2013/wytyczne%20mrr/ Horyzontalne%20obowiazujace/Strony/wytyczne%20horyzontalne%20obowiazujace.aspx Na etapie Studium Wykonalności opracowany zostanie szczegółowy wykaz obowiązujących aktów prawnych (prawo krajowe i wspólnotowe) wraz z określeniem ich wpływu na realizację Działania V.2 PO RPW. Określony i szczegółowo opisany zostanie również zestaw dokumentów wymaganych prawem oraz decyzji i pozwoleń, niezbędnych do realizacji projektów. Strona 3 z 15
3. Katalog kosztów kwalifikowalnych Zgodnie ze Szczegółowym opisem osi priorytetowych PO RPW, w ramach Działania V.2 dofinansowanie może zostać udzielone na: wytyczanie i oznakowanie tras rowerowych oraz budowę i inne roboty budowlane w zakresie dróg (ścieżek) dla rowerów o utwardzonej nawierzchni, które umożliwią bezpieczne przemieszczanie się turysty rowerowego oraz połączą miejsca kluczowe z punktu widzenia ruchu rowerowego (dworce kolejowe, autobusowe, parkingi, atrakcje turystyczne); budowę i montaż podstawowej infrastruktury towarzyszącej, tj. stojaków na rowery, wiat postojowych, wiat widokowych, itp. oraz innych urządzeń niezbędnych do zapewnienia bezpiecznego przejazdu po drogach (ścieżkach) rowerowych realizowanych w ramach Programu. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 wydatkami kwalifikowalnymi w ramach Działania V.2 są w szczególności wydatki związane z: i. budową i oznakowaniem ścieżek rowerowych o utwardzonej nawierzchni (głównie na terenie miast); ii. wytyczeniem i oznakowaniem tras rowerowych na terenie pozamiejskim; iii. budową i montażem podstawowej infrastruktury towarzyszącej tj. stojaków na rowery, wiat postojowych, wiat widokowych, itp. oraz innych urządzeń niezbędnych do zapewnienia bezpiecznego przejazdu (mostki, kładki, wzmocnienie nawierzchni w punktach); iv. budową niezbędnych rurociągów kablowych wzdłuż ścieżek rowerowych (np. sygnalizacji świetlnej); v. niezbędnym nadzorem nad robotami budowlano-montażowymi; vi. obowiązkowym odszkodowaniem wynikającym z ustanowienia obszaru ograniczonego użytkowania; vii. zakupem nieruchomości niezabudowanej na potrzeby projektu, nieprzekraczające 10% całkowitych wydatków kwalifikowanych oraz z wydatkami związanymi z zakupem nieruchomości; viii. zakupem nieruchomości zabudowanej na potrzeby projektu oraz z wydatkami związanymi z zakupem nieruchomości; ix. opłatami za usunięcie drzew lub krzewów; x. opłatami za wyłączenie gruntu z produkcji leśnej lub rolnej: xi. opłatami administracyjnymi; xii. przygotowaniem niezbędnej dokumentacji; xiii. przygotowaniem i przeprowadzeniem procedur o udzielenie zamówień publicznych; xiv. podatkiem VAT, który nie może zostać odzyskany przez Beneficjenta w oparciu o obowiązujące przepisy krajowe; xv. promocją projektu oraz pozostałymi kategoriami, jeżeli wynikają bezpośrednio ze specyfiki danego projektu i zostały wskazane w umowie o dofinansowanie projektu oraz spełniają warunki kwalifikowalności określone w niniejszych Wytycznych. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach PO RPW wydatkiem kwalifikującym się do dofinansowania jest wydatek lub koszt poniesiony przez Beneficjenta w związku realizacją projektu w ramach PO RPW, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Wytycznych oraz w trybie określonym w umowie o dofinansowanie projektu. Strona 4 z 15
W wytycznych określono następujące limity: Koszty przygotowania dokumentacji projektowej, mogą stanowić maksymalnie 8% wartości całkowitej wydatków kwalifikowalnych projektu; Koszty zarządzania projektem nie mogą przekroczyć 3% wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu; Wydatek poniesiony na zakup nieruchomości niezabudowanej jest kwalifikowalny do 10 % kosztów całkowitych projektu. Szczegółowy katalog kosztów kwalifikowalnych opracowany zostanie na podstawie przeprowadzonych na etapie Studium Wykonalności analiz i inwentaryzacji. 4. Wskaźniki dla Działania V.2 PO RPW Dla prawidłowej oceny realizacji Działania V.2 PO RPW przygotowano komplet wskaźników: produktu, rezultatu i oddziaływania. Cel szczegółowy dla Osi Priorytetowej V PO RPW Zwiększenie roli zrównoważonej turystyki w gospodarczym rozwoju makro-regionu PRODUKTY REZULTATY ODDZIAŁYWANIE Nazwa wskaźnika Długość nowych utwardzonych ścieżek rowerowych Długość nowych wytyczonych i oznakowanych tras rowerowych Liczba udostępnionych atrakcji turystycznych Liczba przyjazdów turystycznych do Polski Wschodniej Jednostki Wartość w roku bazowym 2006 Wartość w roku docelowym 2010 2013 Częstotliwość pomiaru Źródło danych km 0 150 500 rocznie IZ km 0 600 2000 rocznie IZ szt. 0 60 200 rocznie Beneficjent osoby 0 X X Co dwa lata Ewaluacja / GUS 5. Źródła finansowania Wielkość dofinansowania w ramach Działania może wynosić do 95% wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem i jest udzielane pod warunkiem, że beneficjent nie będzie wykorzystywał infrastruktury wytworzonej w ramach projektu do wykonywania działalności gospodarczej w rozumieniu wspólnotowym przez okres co najmniej 10 lat od dnia udzielenia wsparcia, a projekt nie zostanie poddany znaczącej modyfikacji przez okres co najmniej 5 lat od daty zakończenia jego realizacji. Beneficjent przewiduje wkład własny i zabezpiecza na ten cel środki o wysokości co najmniej 5% kosztów kwalifikowalnych projektu oraz 100% kosztów niekwalifikowanych, przy czym wartość ta zostanie ustalona na etapie Studium Wykonalności oraz po jego aktualizacji na etapie gotowości projektu do realizacji (po przygotowaniu dokumentacji technicznej i uzyskaniu wszystkich decyzji i pozwoleń). Po podpisaniu Umowy o Dofinansowanie projektu Beneficjent otrzymuje zapewnienie pokrycia do 85% kosztów kwalifikowalnych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz 10% z budżetu państwa. Beneficjent na pokrycie wkładu własnego zabezpiecza środki w ramach swojego budżetu lub zobowiązuje do tego Partnerów. Środki na pokrycie wkładu własnego mają być ujęte w Wieloletnim Planie Inwestycyjnym jednostki w przypadku gdy inwestycja realizowana będzie w kolejnym roku budżetowym, a w przypadku realizacji kosztów w roku podpisania umowy o dofinansowanie w Uchwale Budżetowej. Beneficjent dostarcza zbiorcze zestawienie wskazujące na zabezpieczenie całości środków wraz z kopiami dokumentów potwierdzającymi ich zabezpieczenie. Strona 5 z 15
W ramach Działania V.2 przyjęto następujące założenia względem źródeł finansowania: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (85% kosztów kwalifikowalnych) 42 500 000 EUR Dotacja rozwojowa z budżetu państwa (10% kosztów kwalifikowalnych) 5 000 000 EUR Wkład własny Beneficjenta min. 2 500 000 EUR ( min. 5% kosztów kwalifikowalnych) W ramach PO RPW przyjęto również algorytm podziału środków na poszczególne województwa. W ramach Działania V.2 ustalono wartości przedstawione w poniższej tabeli: Województwo Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego [EUR] Dotacja rozwojowa z budżetu państwa [EUR] Minimalny wkład własny Beneficjenta [EUR] warmińsko-mazurskie 8 620 452,36 1 014 170,87 507 085,43 10 141 708,66 podlaskie 7 454 513,13 877 001,54 438 500,77 8 770 015,45 lubelskie 9 799 814,52 1 152 919,36 576 459,68 11 529 193,56 świętokrzyskie 7 231 862,55 850 807,36 425 403,68 8 508 073,59 podkarpackie 9 393 357,43 1 105 100,87 552 550,44 11 051 008,75 suma 42 500 000,00 5 000 000,00 2 500 000,00 50 000 000,00 6. Standardy Techniczne Wykonana w wyniku realizacji projektów trasa rowerowa musi spełniać restrykcyjne wymogi określone w Standardach technicznych budowy i oznakowania tras rowerowych w ramach Działania V.2 Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. Do czasu przygotowania pełnej wersji dokumentu obowiązują Zalecenia dotyczące Standardów technicznych budowy i oznakowania tras rowerowych w ramach Działania V.2 PO RPW. Ze względu na skalę przedsięwzięcia oraz ograniczony budżet Działania V.2 PO RPW, dojście do wymaganych standardów przewiduje się w kilku etapach: w ramach realizacji poszczególnych projektów; w ramach działań komplementarnych realizowanych lub planowanych do realizacji w perspektywie finansowej 2007-2013 przez samorządy w ramach innych funduszy pomocowych lub środków własnych; w ramach działań dodatkowych deklarowanych w ramach rozwoju sieci tras rowerowych przez samorządy w ramach inicjatyw własnych lub prywatnych określonych w dokumentach strategicznych lub porozumieniach partnerskich. 7. Sposób wdrażania Działania V.2 PO RPW Niniejszy rozdział opisuje w sposób syntetyczny przyjętą metodę wdrażania Działania oraz podział ról i kompetencji w systemie realizacji projektów, w tym zakres odpowiedzialności Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej oraz Beneficjenta i Partnerów. 7.1 Przygotowanie Działania do realizacji Przygotowanie Działania do realizacji odbywa się na mocy Porozumienia w sprawie podziału kompetencji we wdrażaniu Działania V.2 PO RPW. Działanie przygotowywane jest również w duchu poszanowania społecznego zaangażowania w proces przygotowania projektów, dlatego też cały proces przygotowania Działania do realizacji jest konsultowany w ramach dialogu społecznego opisanego w rozdziale 7.2 (Plan konsultacji społecznych). W ramach ustaleń pomiędzy stronami zaangażowanymi w realizację Działania powołana została Grupa Robocza do spraw wdrażania Działania V.2 PO RPW. Organizację wewnętrzną i sposób działania Grupy precyzuje Regulamin Organizacyjny. Grupa Robocza jest ciałem roboczym, której zadaniem jest bieżące konsultowanie i wymiana opinii na temat podejmowanych działań. Prace Grupy suma Strona 6 z 15
Roboczej wspomagają proces decyzyjny w instytucjach zaangażowanych w przygotowanie i realizację projektów w Działania V.2 PO RPW. W skład stały Grupy Roboczej weszli przedstawiciele Beneficjentów (Urzędy Marszałkowskie), Instytucji Zarządzającej (MRR), Instytucji Pośredniczącej (PARP). W pierwszym etapie (etap zakończony we wrześniu 2008 r.) przygotowania Działania Beneficjenci zobowiązani zostali do przygotowania propozycji przebiegu korytarza trasy głównej po przeprowadzeniu: analizy istniejących planów i strategii wojewódzkich, inwentaryzacji atrakcji turystycznych, inwentaryzacji istniejących tras, konsultacji na szczeblu samorządowym. W drugim etapie (etap zakończony w grudniu 2008 r.) IP PO RPW zebrała i opracowała materiały dotyczące propozycji przebiegu trasy i zaprezentowała je opinii publicznej podczas ogólnopolskiej konferencji, która miała miejsce 7 listopada 2008 r. Konferencja stała się jednocześnie pierwszym dniem drugiego etapu konsultacji społecznych z udziałem ogólnopolskich organizacji pozarządowych. Opinie i sugestie pozyskane w ramach konsultacji społecznych zostały przeanalizowane przez firmę zewnętrzną, która przygotowała Studium przebiegu korytarza głównego Trasy Rowerowej realizowanej w ramach Działania V.2 PO RPW wraz z opracowaniem wniosków z konsultacji. W trzecim etapie Ministerstwo Rozwoju Regionalnego ogłosi przetarg na przygotowanie Studium Wykonalności, w ramach którego przeprowadzona będzie między innymi szczegółowa analiza instytucjonalno-prawna realizacji inwestycji oraz analiza wariantowa przebiegu trasy. W szczególności przeprowadzona zostanie analiza ekonomiczna, techniczna i środowiskowa oraz analiza finansowych możliwości wykonania inwestycji zgodnie z Zaleceniami dotyczącymi standardów technicznych. Na tym etapie przeprowadzony zostanie również trzeci etap konsultacji społecznych na poziomie lokalnego przebiegu trasy i podpisane zostaną porozumienia pomiędzy Beneficjentem a Partnerami. 7.2 Przygotowanie projektów do realizacji Po przygotowaniu elementów Studium Wykonalności, które wskażą na zakres i terminy przygotowania dokumentacji technicznych oraz niezbędnych pozwoleń i decyzji, IP PO RWP podpisze z Beneficjentami umowy na przygotowanie projektów. Od tej pory Beneficjent zgodnie z zadeklarowanym terminem zobowiązany będzie do wyboru wykonawcy, który przygotuje dokumentację techniczną i ewentualnie dokumenty niezbędne do pozyskania decyzji i pozwoleń. Beneficjent podejmuje również decyzję o wyborze Inwestora Zastępczego, który będzie odpowiadał zarówno za proces przygotowania jak i realizacji projektu. Od tego etapu Beneficjent zaczyna współpracować z Partnerami zgodnie z podpisanymi porozumieniami. Po dostarczeniu niezbędnych dokumentów IZ PO RPW zleci aktualizację Studium Wykonalności, które będzie podstawą do przygotowania i złożenia przez Beneficjenta Wniosku o Dofinansowanie Projektu. 7.3 Ocena projektów i decyzja o dofinansowaniu Ocena złożonego projektu dokonywana jest w ramach kompetencji IP PO RPW. Decyzję o dofinansowaniu projektu podejmuje Komitet Monitorujący. Umowę o Dofinansowanie Projektu podpisuje IP PO RPW i Beneficjent. W ramach Działania V.2 PO RPW dofinansowanie otrzymają projekty, które spełnią wymagania określone w Kryteriach Wyboru Projektów dla Działania V.2 PO RPW. W dokumencie znajduje się osiem głównych grup kryteriów: Strona 7 z 15
1) Stopień wpływu realizacji projektu na cele Programu oraz na cele osi priorytetowej, mierzony stopniem wpływu projektu na osiąganie wskaźników Programu oraz wskaźników danej osi; 2) Wartość dodana projektu, w szczególności korzyści społeczno gospodarcze dla regionu i społeczności lokalnej; 3) Efektywność projektu; 4) Poprawność i kompletność opisu projektu oraz uzasadnienia jego realizacji w kontekście celów danej osi priorytetowej; 5) Wpływ realizacji projektu na osiągnięcie efektów ponadregionalnych; 6) Komplementarność z innymi przedsięwzięciami realizowanymi zarówno w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej jak i projektami realizowanymi w ramach innych programów lub strategii; 7) Spełnianie wymogów ochrony środowiska; 8) Gotowość organizacyjno - instytucjonalna projektu i Beneficjenta. Kryteria wyboru projektów dla Działania V.2 PO RPW zakładają ocenę projektów w ośmiu kategoriach tematycznych. Maksymalna liczba punktów jaką może zdobyć projekt to 199. Projekt zostanie zaakceptowany wyłącznie wtedy, gdy otrzyma co najmniej 60% możliwych do zdobycia punktów rankingowych. W ramach Studium Wykonalności przeprowadzona zostanie szczegółowa analiza kryteriów i możliwości ich wypełnienia przez każdy z przygotowywanych projektów. 7.4 Realizacja projektów i reguły przekazywania płatności 7.4.1 Realizacja projektów Na podstawie Umowy o Dofinansowanie Projektu Beneficjent ogłasza przetarg na wyłonienie Wykonawcy odpowiedzialnego za wytyczenie i oznakowanie trasy, a także robót budowlanych i dostawy infrastruktury towarzyszącej. W ramach podpisanych kontraktów Wykonawca realizuje zadanie pod nadzorem inwestorskim Beneficjenta. IP PO RPW realizuje czynności kontrolne i przeprowadza wizyty monitorujące zgodnie z przyjętym planem oraz ad hoc. Po zakończeniu realizacji projektów za monitorowanie stanu nawierzchni i oznakowania trasy oraz konserwację i ewentualne naprawy nawierzchni i infrastruktury towarzyszącej odpowiadają Beneficjent i Partnerzy zgodnie z treścią podpisanych porozumień. 7.4.2 Reguły przekazywania płatności 1 Dofinansowanie jest przekazywane Beneficjentowi przez Instytucję Pośredniczącą przelewem na rachunek bankowy Beneficjenta w formie: 1) zaliczki wypłacanej w kwartalnych transzach, w postaci płatności zaliczkowej; 2) refundacji poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowalnych na realizację Projektu, w postaci płatności pośrednich i płatności końcowej. Płatności są przekazywane na podstawie złożonego przez Beneficjenta do Instytucji Pośredniczącej wniosku o płatność, w terminach i wysokościach określonych w harmonogramie płatności (załącznik do Umowy o Dofinansowanie Projektu). Beneficjent składa wniosek o płatność nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, w formie pisemnej i w wersji elektronicznej. Pierwszy wniosek o płatność Beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie do 90 dni kalendarzowych od dnia podpisania Umowy. Beneficjent zobowiązuje się do przekazywania do Instytucji Pośredniczącej wniosku o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji Projektu, spełniającego funkcję sprawozdania 1 Opracowanie na podstawie wzoru Umowy o Dofinansowanie Projektu może ulec zmianie w przypadku zmian zapisów samej umowy. Strona 8 z 15
z przebiegu realizacji Projektu. Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji Projektu. Łączne dofinansowanie przekazane Beneficjentowi w formie zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyć 90% łącznej kwoty dofinansowania. Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana Beneficjentowi w formie płatności końcowej. W przypadku płatności zaliczkowych, rozliczenie przekazanych środków odbywa się na następujących warunkach: 1) pierwsza transza zaliczki wypłacana jest w wysokości określonej w harmonogramie płatności; 2) wypłata kolejnej transzy dofinansowania jest uzależniona od rozliczenia co najmniej 70 % łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz; 3) Beneficjent zobowiązany jest do wydania zaplanowanych i pobranych środków w danym roku kalendarzowym, rozliczenia się z poniesionych wydatków oraz zwrotu środków niewykorzystanych wraz z należnymi odsetkami do dnia 15 stycznia roku następnego, niezależnie od liczby pobranych transz. W przypadku, gdy Beneficjent ponosił wydatki z wykorzystaniem środków, które nie pochodziły z wypłaconej transzy zaliczki, refundacja wydatków następuje w formie płatności pośrednich lub płatności końcowej. Rozliczenie pobranych środków następuje poprzez złożenie wniosku o płatność i wypełnienie odpowiedniej jego części, służącej rozliczeniu kwoty przekazanego dofinansowania. W przypadku nie zachowania warunków rozliczenia pobranych zaliczek następuje wstrzymanie przekazywania płatności. Przekazanie płatności następuje w terminie do 30 dni od dnia złożenia przez Beneficjenta do Instytucji Pośredniczącej kompletnego i poprawnie wypełnionego wniosku o płatność. Realizacja płatności, w postaci płatności pośredniej i płatności końcowej oraz rozliczenie płatności wypłaconych w formie płatności zaliczkowej dokonywane są do limitu nominalnego dofinansowania i zgodnie z procentowym udziałem w wydatkach kwalifikowalnych. Wniosek o płatność końcową należy złożyć w ciągu 30 dni od dokonania ostatniej płatności w Projekcie i nie później niż w dniu zakończenia realizacji Projektu, określonym w umowie o dofinansowanie Projektu. Płatność końcowa zostanie przekazana Beneficjentowi po: 1) zatwierdzeniu przez Instytucję Pośredniczącą ostatniego wniosku o płatność; 2) przeprowadzeniu przez Instytucję Pośredniczącą kontroli na miejscu realizacji Projektu w celu zbadania, czy Projekt został zrealizowany zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie oraz czy zakładane wskaźniki produktu zostały osiągnięte; 3) potwierdzeniu przez Instytucję Pośredniczącą w informacji pokontrolnej prawidłowej realizacji Projektu lub usunięciu ewentualnych nieprawidłowości. Warunkiem przekazania Beneficjentowi środków jest: 1) dostępność środków na rachunku Instytucji Pośredniczącej. W przypadku, gdy Instytucja Pośrednicząca nie dysponuje środkami umożliwiającymi przekazanie dofinansowania we wnioskowanej kwocie, może przekazać środki w wysokości niższej niż kwota wnioskowana, wraz z pisemnym uzasadnieniem. Różnica pomiędzy kwotą wnioskowaną, a kwotą wypłaconą, bądź cała kwota wnioskowana, zostanie przekazana w możliwie najkrótszym terminie. 2) złożenie przez Beneficjenta do Instytucji Pośredniczącej spełniającego wymogi formalne i merytoryczne, zgodnie z Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej, wniosku o płatność, z zastrzeżeniem pierwszej płatności zaliczkowej, wraz z następującymi załącznikami, oznaczonymi datą i potwierdzonymi za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta: Strona 9 z 15
a) kopiami faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, b) kopiami dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac, c) w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane kopiami protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania, d) kopiami wyciągów bankowych z rachunku Beneficjenta potwierdzającymi poniesienie wydatków; w przypadku, gdy wyciąg bankowy nie zawiera informacji z numerem rachunku bankowego, na który zostały przekazane środki w ramach zapłaty za fakturę/inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej, należy dodatkowo przedstawić polecenie przelewu wskazujące dokonanie płatności na konto wystawcy faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, e) kopiami innych dokumentów potwierdzających prawidłową realizację Projektu, o ile wymaga tego Instytucja Pośrednicząca. Uproszczony schemat relacji PARP, Beneficjent Wiodący, Partnerzy w zakresie współfinansowania projektu Dostępność środków Weryfikacja harmonogramu płatności Weryfikacja wniosku o płatność wraz z częścią sprawozdawczą Zaliczki: - sprawdzenie zgodności wnioskowanej zaliczki z harmonogramem płatności - weryfikacja wysokości zaliczki w oparciu o zaplanowane w danym okresie wydatki - wypłata zaliczki PARP Refundacje poniesionych wydatków: - weryfikacja kwalifikowalności wydatków - weryfikacja dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków - weryfikacja poprawności montażu finansowego i wysokości poniesionych wydatków w stosunku do wysokości pobranej zaliczki - dokonywanie płatności pośredniej na rzecz Beneficjenta Sporządzenie harmonogramu płatności na podstawie zgłoszeń Partnerów uczestniczących w projekcie Sporządzanie wniosków o płatność (zaliczka i/lub refundacja) wraz z częścią sprawozdawczą w zakresie części wydatków podlegających dofinansowaniu (EFRR+BP) Przekazywanie Partnerom informacji o płatnościach podlegających ich współfinansowaniu Płatności na rzecz Wykonawców i przekazywanie wymaganych do wniosku o płatność dokumentów poświadczających wydatki Beneficjent Współpraca z Beneficjentem w zakresie koordynacji prac wykonawców i nadzoru nad pracami budowlanymi Współfinansowanie inwestycji w zakresie wkładu własnego Partnerzy Strona 10 z 15
8. Działania informacyjne i promocyjne w tym konsultacje społeczne 8.1 Działania informacyjne i promocyjne Wszelkie działania promocyjne w ramach Działania V.2 PO RPW mają być zgodne z Zasadami promocji projektów w ramach Programu Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013. W podręczniku przedstawiono zasady dotyczące jednolitego sposobu oznaczania wszystkich projektów realizowanych w ramach PO RPW, a także sposobów oznaczania wszystkich działań promocyjnych i informacyjnych związanych z projektem. Stosowanie zasad i rozwiązań przyjętych w tym dokumencie jest obligatoryjne dla Beneficjentów PO RPW. Podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych (w tym PO RPW) określa Strategia komunikacji Funduszy Europejskich na lata 2007-2013 oraz Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2007 r. w zakresie informacji i promocji, wydane na podstawie ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2006 r., nr 227, poz. 1658, z późn. zm.). Szczegółowe omówienie zasad informowania o PO RPW zostało zawarte w Planie komunikacji Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013. Dodatkowo w ramach Działania V.2 PO RPW założono dodatkowe działania promocyjne: przestrzeganie, w okresie przygotowania projektu, Planu konsultacji społecznych Działania V.2 Trasy rowerowe PO RPW; przygotowanie przez IP PO RPW portalu internetowego poświęconego Trasie Rowerowej w Polsce Wschodniej (zgodnie ze wstępnymi Założeniami do projektu portalu internetowego), w ramach którego udostępnione będą między innymi mapy, przewodniki oraz propozycje wycieczek zgłaszanych przez użytkowników; wydanie tradycyjnych map/przewodników na poziomie gmin, powiatów, województw i całego szlaku; zaproszenie do współpracy organizacji pozarządowych oraz organizacji turystycznych (na szczeblu lokalnym, regionalnym i ogólnopolskim), tak aby informacje na temat trasy i poszczególnych atrakcji znajdowały się w wydawanych informatorach i innych działaniach promocyjnych; umiejscowienie trasy rowerowej Polski Wschodniej w sieci tras krajowych i europejskich oraz promocja projektu na zewnątrz; aktywne działania promocyjne na zakończenie realizacji projektu, w tym organizacja imprez masowych. 8.2 Plan konsultacji społecznych Wytyczenie i stworzenie spójnej trasy rowerowej biegnącej przez pięć województw jest przedsięwzięciem niosącym w sobie potencjał dużego zaangażowania społecznego. Dlatego w ramach realizacji działania planowane jest przeprowadzenie szeroko zakrojonych konsultacji społecznych, tak by na temat inwestycji mogli wypowiedzieć się zarówno przedstawiciele władz lokalnych, organizacji ekologicznych i turystycznych, jak i mieszkańcy Polski Wschodniej oraz pasjonaci turystyki rowerowej. Działania podzielić można na trzy zasadnicze etapy: I. Konsultacje na etapie wstępnego planowania korytarza przebiegu trasy II. Konsultacje na etapie wyboru wariantu korytarza przebiegu trasy III. Konsultacje na etapie studium wykonalności oraz analizy oddziaływania projektu na środowisko Strona 11 z 15
8.2.1 Konsultacje na etapie wstępnego planowania korytarza przebiegu trasy Konsultacje na tym etapie, prowadzone przez Urzędy Marszałkowskie zainteresowanych województw, obejmują: 1. Zaprezentowanie społeczeństwu założeń i idei Działania V.2 PO RPW oraz podanie do publicznej wiadomości założeń projektu, w tym propozycji przebiegu trasy (korytarze). 2. Zorganizowanie konferencji/spotkań z udziałem samorządów i organizacji pozarządowych aktywnie działających na terenie województwa w celu konsultacji wariantów przebiegu korytarza trasy. 3. Zebranie uwag i opinii na temat planowanego przebiegu trasy. 4. Przekazanie do PARP Zgłoszenia wstępnego przebiegu szlaku rowerowego. Istotnym elementem tego etapu konsultacji jest przedstawienie założeń dotyczących przygotowania Działania V.2 PO RPW oraz uświadomienie stronom, jakie są możliwości finansowe, ograniczenia administracyjno-prawne oraz inne uwarunkowania realizacji projektu. Etap I konsultacji społecznych ma na celu zidentyfikowanie zainteresowanych realizacją projektu jednostek oraz zasygnalizowanie możliwości uczestniczenia w przygotowaniu projektu od początku jego realizacji. 8.2.2 Konsultacje na etapie wyboru wariantu przebiegu korytarza trasy Konsultacje na tym etapie związane są z procesem przygotowania Studium Przebiegu Korytarza Głównego Trasy Rowerowej, a za jego przeprowadzenie odpowiada IP PO RPW. Konsultacje dotyczą uzgodnienia przebiegu korytarza trasy i obejmują następujące działania: 1. Weryfikacja i analiza dostarczonych przez poszczególne województwa dokumentów bazowych (w tym: proponowane przebiegi korytarza trasy, inwentaryzacja obiektów turystycznych, tras rowerowych, terenów Natura 2000) oraz opracowanie kompleksowych materiałów informacyjnopromocyjnych. 2. Organizacja ogólnopolskiej konferencji podsumowującej efekt dotychczasowych prac przygotowawczych i uwarunkowań realizacji projektów oraz prezentującej propozycję przebiegu korytarza trasy głównej. 3. Rozpoczęcie konsultacji społecznych, w ramach których oczekuje się zebrania kompleksowych opinii, uwag i wniosków zainteresowanych stron. 4. Zaprezentowanie przebiegu korytarza trasy dla wszystkich województw po konsultacjach wraz z przedstawieniem listy uwag i wniosków złożonych w trakcie konsultacji oraz sposobem ich wykorzystania w ramach Studium Przebiegu Korytarza Głównego Trasy Rowerowej realizowanej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. Celem głównym Etapu II jest szerokie zaprezentowanie opinii publicznej założeń realizacji Działania oraz zaangażowanie zainteresowanych organizacji w proces konsultacji społecznych. Wiedza i doświadczenia potencjalnych partnerów winny przyczynić się do wyznaczenia optymalnego przebiegu korytarza trasy, w wyniku czego uzyskana zostanie możliwie pełna i powszechna akceptacja społeczna dla realizacji projektu. 8.2.3 Konsultacje na etapie Studium Wykonalności oraz analizy oddziaływania projektu na środowisko Działanie to związane jest z przygotowywaniem Studium Wykonalności projektu oraz Raportu oddziaływania projektu na środowisko. W ramach konsultacji przewiduje się organizację regionalnych spotkań konsultacyjnych w celu ustalenia szczegółowego przebiegu trasy głównej. Etap III konsultacji społecznych ma zapewnić, w sposób zgodny z dobrymi praktykami, udział społeczeństwa w procesie Strona 12 z 15
przygotowania projektu do realizacji. Zalecenia wynikające z Raportu OOŚ, w tym pochodzące z konsultacji społecznych, stanowić będą podstawę do realizacji projektu. 8.2.4 Cel Konsultacji społecznych w ramach Działania Konsultacje społeczne są istotnym elementem procesu inwestycyjnego. Uwzględniając szczególny charakter projektu, kluczowe na etapie przygotowania inwestycji są opinie wszystkich zainteresowanych realizacją projektu, w szczególności organizacji pozarządowych działających aktywnie w obszarze turystyki rowerowej oraz w zakresie ochrony środowiska. Konsultacje społeczne dadzą niepowtarzalną szansę wszystkim stronom na wypracowanie takiego produktu, który będzie satysfakcjonował maksymalnie szeroką grupę społeczną. 9. Harmonogram przygotowania i realizacji Działania 2 I. Przygotowanie Działania V.2 I.1 Przygotowanie propozycji przebiegu korytarza trasy głównej: Analiza istniejących planów i strategii wojewódzkich Inwentaryzacja atrakcji turystycznych Inwentaryzacja istniejących tras Konsultacje na szczeblu samorządowym Termin zakończenia etapu: sierpień/wrzesień 2008 Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: Beneficjent I.2 Opracowanie materiałów i zaprezentowanie opinii publicznej Termin zakończenia etapu: listopad 2008 Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: IP PO RPW I.3 Konsultacje społeczne z udziałem ogólnopolskich organizacji pozarządowych Termin zakończenia etapu: listopad /grudzień 2008 Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: IP PO RPW 2 Stan na dzień 31 grudnia 2008 r. Strona 13 z 15
I.4 Przygotowanie Studium Wykonalności: Analiza instytucjonalno-prawna realizacji inwestycji Analiza wariantowa przebiegu trasy w tym analiza ekonomiczna, techniczna i środowiskowa oraz analiza finansowych możliwości wykonania inwestycji Konsultacje społeczne na poziomie lokalnego przebiegu trasy Podpisanie porozumień pomiędzy Beneficjentem a Partnerami Orientacyjny termin zakończenia etapu: marzec/kwiecień 2010 Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: IZ PO RPW, IP PO RPW II. Przygotowanie Projektów II.1 Podpisanie umów na przygotowanie projektów (IP PO RPW/Beneficjent) Orientacyjny termin zakończenia etapu: kwiecień 2010 Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: IP PO RPW, Beneficjent II.2 Przygotowanie dokumentacji technicznej: Przetarg na wyłonienie Wykonawcy Przygotowanie dokumentacji technicznej Weryfikacja i odbiór Orientacyjny termin zakończenia etapu: październik 2010 Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: Beneficjent, Partnerzy II.3 Uzyskanie niezbędnych pozwoleń i decyzji, ew. wykup gruntów Orientacyjny termin zakończenia etapu: październik/listopad 2010 Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: Beneficjent, Partnerzy II.4 Aktualizacja Studium Wykonalności Orientacyjny termin zakończenia etapu: październik/listopad 2010 Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: IP PO RPW II.5 Przygotowanie i złożenie Wniosku o Dofinansowanie Projektu Orientacyjny termin zakończenia etapu: listopad 2010 Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: Beneficjent II.6 Podpisanie Umowy o Dofinansowanie Projektu Orientacyjny termin zakończenia etapu: grudzień 2010 Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: IP PO RPW, Beneficjent III. Realizacja Projektu zgodnie z Umową o Dofinansowanie Projektu III.1 Przeprowadzenie postępowań przetargowych Przetarg na wyłonienie Wykonawcy odpowiedzialnego za wytyczenie i oznakowanie trasy oraz robót budowlanych i dostawy infrastruktury towarzyszącej Strona 14 z 15
Podpisanie Umowy z Wykonawcą / Umów z Wykonawcami Orientacyjny termin zakończenia etapu: marzec 2011 Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: Beneficjent III.2 Realizacja rzeczowa projektu Wytyczanie i oznakowanie trasy w terenie Roboty budowlane i montaż infrastruktury towarzyszącej Odbiory częściowe i końcowy Termin zakończenia etapu: kwiecień 2012 Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: Beneficjent, Wykonawca IV. Informacja i Promocja IV.1 Kampania informacyjna i edukacyjna Realizacja etapu: przez cały okres realizacji projektu Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: IP PO RPW, Beneficjent, Partnerzy IV.2 Aktywne działania promocyjne na zakończenie realizacji projektu w tym organizacja imprez masowych Realizacja etapu: maj-sierpień 2012 Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: IP PO RPW, Beneficjent, Partnerzy V. Zapewnienie trwałości projektu V.1 Utrzymanie infrastruktury wytworzonej w ramach projektu: monitorowanie stanu nawierzchni i oznakowania trasy konserwacja i ewentualne naprawy nawierzchni i infrastruktury towarzyszącej Realizacja etapu: przez pięć lat od zakończenia realizacji projektu Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: Beneficjent, Partnerzy V.2 Rozwój oferty turystycznej i bazy usługowej Realizacja etapu: najpóźniej od zakończenia realizacji projektu Podmiot odpowiedzialny za realizację etapu: Beneficjent, Partnerzy, podmioty prywatne 10. Podsumowanie W ramach Studium Wykonalności przygotowane zostanie szczegółowe opracowanie modelu wdrażania Działania V.2 PO RPW wraz z analizą formalno-prawną przygotowania i realizacji projektów w poszczególnych województwach z uwzględnieniem ich uwarunkowań i dokumentów strategicznych. Ustalone zostaną wszelkie działania jakie będą podejmowane oraz szczegółowe rozwiązania formalno-prawne dotyczące optymalizacji procesów w czasie. Precyzyjnie opisane zostaną role poszczególnych instytucji w projekcie, z uwzględnieniem uwarunkowań instytucjonalnoprawnych. Model będzie zawierał graficzny opis procesów i działań rozpisanych w czasie realizacji Działania i w okresie trwałości projektów. Strona 15 z 15