WYTYCZNE DOTYCZĄCE OBIEGU PODAO STUDENCKICH W AKADEMII IGNATIANUM W KRAKOWIE

WYTYCZNE DOTYCZĄCE OBIEGU PODAO STUDENCKICH W AKADEMII IGNATIANUM W KRAKOWIE A. WYTYCZNE W SPRAWIE OBIEGU PODAO STUDENCKICH W REKTORACIE AKADEMII IGNATIANUM W KRAKOWIE I. Częśd ogólna 1. Każde podanie składane przez studenta/słuchacza/doktoranta w Rektoracie Ignatianum powinno zawierad pełne dane zatwierdzone we wzorze podania. 2. Wzory podao znajdują się na stronie internetowej Ignatianum w zakładce: studenci/rektorat/wzory dokumentów lub studenci/opłaty. 3. Każde podanie winno byd poprawnie zaadresowane do właściwego prorektora, opatrzone datą i własnoręcznym podpisem studenta. 4. Przy odbiorze decyzji student/doktorant jest zobowiązany do okazania legitymacji potwierdzającej jego status. 5. W przypadku, gdy decyzja nie jest odbierana przez studenta/słuchacza/doktoranta Ignatianum osobiście, wymagane jest jego pisemne upoważnienie dla osoby odbierającej pismo. 6. Upoważnienie powinno zawierad wskazane we wzorze dane. 7. Wzór upoważnienia znajduje się na stronie internetowej Ignatianum w zakładce: studenci/rektorat/wzory dokumentów. 8. Osoba trzecia odbierająca decyzję dla studenta/słuchacza/doktoranta winna posiadad dowód osobisty osoby upoważniającej oraz swój do okazania (jako osoby upoważnionej). Osobom, które nie będą spełniały powyższych wymogów, nie będą wydawane decyzje ani zaświadczenia dotyczące studentów/słuchaczy/doktorantów Akademii Ignatianum w Krakowie. 9. Podania są składane i odbierane w Rektoracie Uczelni w godzinach urzędowania i rejestrowane w rejestrze podao przez osobę przyjmującą podanie. 10. Przy rejestrowaniu podania składanego przez studenta/słuchacza/doktoranta w Rektoracie Uczelni, następuje weryfikacja danych studenta/słuchacza/doktoranta przez pracownika przyjmującego podanie. 11. Osoba składająca podanie wpisuje do rejestru wszystkie wymagane dane i potwierdza ich zgodnośd własnoręcznym czytelnym podpisem. 12. Pracownik Rektoratu przyjmujący podanie podpisuje się w rejestrze po uprzedniej weryfikacji poprawności danych wpisu do rejestru. 13. Pracownik Rektoratu przyjmujący podanie przybija na podaniu pieczątkę wpływu, wpisuje datę wpływu podania, kolejny numer według rejestru przyjętych podao studentów/słuchaczy/doktorantów i składa swój podpis, następnie wpisuje sprawę w elektronicznym spisie podao. 14. Podania zostają poddane rozpatrzeniu przez właściwego prorektora. 15. Student/słuchacz/doktorant zapoznaje się osobiście z decyzją, potwierdzając to własnoręcznym podpisem na decyzji i wpisaniem daty zapoznania się z decyzją. 16. Rozpatrzone podanie wraz z decyzją właściwego prorektora zostaje przekazane przez pracownika Rektoratu do właściwej jednostki, gdzie następuje dalszy proces związany 1

z wpisywaniem zmian w komputerowej bazie danych. 17. W razie nieodebrania decyzji w terminie 14 dni od złożenia podania decyzja wchodzi w życie z ostatnim dniem ww. terminu. II. Podania w sprawach opłat za studia 1. Podanie skierowane jest do Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni. 2. Wszystkie podania dotyczące spraw finansowych powinny posiadad uzasadnienie. 3. Prorektor ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni rozpatruje podanie umieszczając na podaniu swą decyzję wraz z uzasadnieniem. Istnieje możliwośd rozpatrywania decyzji przez osoby upoważnione przez Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni. 4. Student/słuchacz/doktorant zapoznaje się z decyzją osobiście w Rektoracie Uczelni w godzinach urzędowania Rektoratu w nieprzekraczalnym terminie do 14 dni od dnia złożenia podania. Z tym, że ostatni dzieo składania podao upływa odpowiednio 20 października dla semestru zimowego oraz 20 marca dla semestru letniego. Zapoznanie się z decyzją student/słuchacz/doktorant potwierdza na formularzu własnoręcznym podpisem wraz z datą. 5. Istnieje możliwośd przesłania decyzji drogą mailową przez uprawnionego pracownika Rektoratu. 6. Każda decyzje nabiera mocy prawnej dopiero w chwili jej odbioru i podpisania przez studenta/słuchacza. W przypadku nieodebrania przez studenta/słuchacza/doktoranta decyzji w wyznaczonym czasie, uznaje się, że decyzja weszła w życie w terminie wskazanym w p. 4 terminu niniejszego paragrafu. 7. Termin wszelkich rozliczeo finansowych wobec Uczelni upływa z dniem ostatecznego terminu dokonania opłat za semestr (w przypadku studiów stacjonarnych i niestacjonarnych jest to 31 października oraz 31 marca, w przypadku studiów podyplomowych odpowiednio terminy dokonywania opłat semestralnych). 8. Podanie studenta/słuchacza/doktoranta wraz z decyzją Prorektora jest przekazane do Kasy Uczelni (Dział Księgowo-Finansowy) w celu dalszych czynności związanych z naniesieniem zmiany w komputerowej bazie danych. III. Podania studenckie w pozostałych sprawach 1. Podania studenta/słuchacza/doktoranta, które są składane w rektoracie Uczelni w pozostałych sprawach, zarówno przez indywidualnych studentów, jak i organizacje studenckie/koła naukowe, powinny byd składane w sposób zgodny z ogólnymi wymogami (Rozdz. I) i powinny zawierad wszelkie dane zawarte we wzorach podao. 2. Podania są rozpatrywane przez właściwych prorektorów bądź przez Dyrektora administracyjnego. 3. Odpowiedzi na podania są przekazywane w następujących formach: a) odpowiedzi pisemne dostarczane zainteresowanej stronie pocztą za potwierdzeniem odbioru, bądź do odbioru osobiście w Rektoracie, b) w wyjątkowych sytuacjach następuje przesyłanie zeskanowanego podania wraz z odpowiedzią właściwego prorektora na adres elektroniczny zainteresowanego za pośrednictwem poczty elektronicznej. 4. W przypadku, gdy decyzja nie jest odbierana osobiście, obowiązują ustalenia rozdz. I. p. 5-8 2

lub rozdz. III p. 4. B. WYTYCZNE DOTYCZĄCE OBIEGU PODAO STUDENTÓW/SŁUCHACZY/DOKTORANTÓW W SEKRETARIATACH WYDZIAŁÓW AKADEMII IGNATIANUM W KRAKOWIE 1. Każde podanie składane przez studentów/doktorantów i słuchaczy powinno zawierad pełne dane zgodnie z zatwierdzonymi wzorami podao, które znajdują się na stronie internetowej Uczelni. 2. Każde podanie winno byd opatrzone datą oraz własnoręcznym podpisem studenta/słuchacza/doktoranta. 3. Każdy student/słuchacz/doktorant zobowiązany jest osobiście zapoznad się z podjętą decyzją Dziekana/Osoby upoważnionej w Sekretariacie Wydziału w terminie do 14 dni roboczych licząc od dnia złożenia podania. Potwierdzeniem tego jest własnoręczny podpis na podaniu wraz z wpisaniem bieżącej daty. W przypadku niezapoznania się z decyzją w wyżej wymienionym terminie uznaje się, że zapoznanie się z decyzją nastąpiło w ostatnim dniu wyżej wskazanego terminu. Tryb składania i rozpatrywania podao przedstawia się następująco: 1. Podania należy składad i rejestrowad w rejestrze przyjętych podao w odpowiednim Sekretariacie Wydziału w godzinach jego urzędowania. 2. Pracownik Sekretariatu weryfikuje druk podania oraz poprawnośd jego wypełnienia. 3. Osoba składająca podanie wpisuje w rejestrze wszystkie wymagane dane oraz potwierdza ich poprawnośd własnoręcznym czytelnym podpisem. 4. Pracownik Sekretariatu przyjmujący podanie podpisuje się w rejestrze po uprzedniej weryfikacji poprawności wpisu do rejestru. 5. Pracownik Sekretariatu przyjmujący podanie przybija na podaniu pieczątkę wpływu, wpisuje datę wpływu podania, kolejny numer według rejestru przyjętych podao i składa swój podpis. 6. Następnie podanie zostaje rozpatrzone przez Dziekana/Osobę upoważnioną wraz z uzasadnieniem w przypadku wydania decyzji negatywnej. 7. Podjęta decyzja zostaje wprowadzona do zakładki studenta/słuchacza/doktoranta w bazie komputerowej. 8. Podanie zostaje umieszczone w teczce osobowej studenta/słuchacza/doktoranta. 9. Każde podanie studenta/słuchacza/doktoranta zostaje wpisane do spisu dokumentów w teczce studenta/słuchacza. 10. Każdy student/słuchacz/doktoranta zobowiązany jest osobiście zapoznad się z podjętą decyzją Dziekana/Osoby upoważnionej w Sekretariacie Wydziału w terminie wskazanym powyżej. 11. Fakt zapoznania się z decyzją jest odnotowany w bazie komputerowej. IV. Podania do Prorektora ds. Dydaktycznych, Naukowych i Studenckich w sprawie reaktywacji na listę studentów/słuchaczy 1. Podanie składane jest w Sekretariacie Wydziału jako odwołanie od decyzji skreślenia z listy studentów/słuchaczy tylko i wyłącznie w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji. Po przekroczeniu tego terminu podanie składa się do dziekanów wydziałów lub osób 3

upoważnionych przez dziekanów. 2. Do podania student/słuchacz zobowiązany jest dołączyd kserokopię decyzji Dziekana Wydziału/ Osoby Upoważnionej o skreśleniu go z listy studentów/słuchaczy. 3. Osoba składająca podanie wpisuje w rejestrze przyjętych podao wszystkie wymagane dane oraz potwierdza ich poprawnośd własnoręcznym czytelnym podpisem. 4. Pracownik Sekretariatu przyjmujący podanie podpisuje się w rejestrze po uprzedniej weryfikacji druku podania, poprawności jego wypełnienia oraz poprawności wpisu do rejestru. 5. Pracownik przyjmujący podanie przybija na podaniu pieczątkę wpływu, wpisuje datę wpływu podania, kolejny numer według rejestru przyjętych podao i składa swój podpis. 6. Dziekan/Osoba upoważniona umieszcza na podaniu swoją adnotację w danej sprawie. 7. Zaopiniowane podanie zostaje przekazane przez pracownika Sekretariatu do Rektoratu. 8. Prorektor ds. Dydaktycznych, Naukowych i Studenckich wydaje decyzje wraz z uzasadnieniem. 9. Student/słuchacz jest zobowiązany osobiście zapoznad się z decyzją w Rektoracie Uczelni w terminie do 14 dni roboczych licząc od dnia złożenia podania. W przypadku niezapoznania się z decyzją w ww. terminie uznaje się, że zapoznanie nastąpiło w ostatnim dniu ww. terminu. 10. Student/słuchacz jest zobowiązany do wniesienia należnej opłaty zgodnie z Regulaminem Odpłatności Akademii Ignatianum w Krakowie. 11. Po zapoznaniu się studenta/słuchacza z decyzją Prorektora ds. Dydaktycznych, Naukowych i Studenckich, lub po otrzymaniu z Kancelarii Uczelni potwierdzenia odbioru decyzji pracownik Rektoratu dostarcza decyzję do właściwego Sekretariatu. 12. Pracownik Sekretariatu wprowadza decyzję Prorektora w zakładce studenta/słuchacza w bazie komputerowej i umieszczona w teczce osobowej studenta/słuchacza po uprzednim wpisaniu do spisu dokumentów w teczce studenta/słuchacza. V. Rejestracja składanych podao studentów/słuchaczy przedstawia się następująco: 1. Wydział Filozoficzny numer porządkowy/rok kalendarzowy 2. Wydział Pedagogiczny Studia pierwszego stopnia kierunek pedagogika numer porządkowy/pl/rok kalendarzowy Studia pierwszego stopnia kierunek praca socjalna numer porządkowy /PPs/rok kalendarzowy Studia pierwszego i drugiego stopnia kierunek politologia oraz studia pierwszego stopnia kierunek administracja i polityka publiczna, numer porządkowy /PP/rok kalendarzowy Studia magisterskie kierunek pedagogika numer porządkowy /M/ rok kalendarzowy Studia podyplomowe kierunek pedagogika numer porządkowy /PD/ rok kalendarzowy PL oznacza studia pierwszego stopnia kierunek pedagogika PPs oznacza studia pierwszego stopnia kierunek praca socjalna 4

PP oznacza studia pierwszego i drugiego stopnia kierunek politologia oraz studia pierwszego stopnia kierunek administracja i polityka publiczna M oznacza studia magisterskie kierunek pedagogika PD oznacza studia podyplomowe kierunek pedagogika VI. Podania związane z odpłatnościami 1. Wytyczne dotyczą procedury postępowania w sytuacjach, w których zmiana w toku studiów skutkuje koniecznością wniesienia należnych opłat w Kasie Uczelni zgodnie z Regulaminem Opłat Akademii Ignatianum w Krakowie (dotyczy studentów rozpoczynających studia od roku akademickiego 2012/2013): a. powtarzanie przedmiotu b. powtarzanie roku c. indywidualny tok studiów d. drugi kierunek (realizowany w Ignatianum) e. druga specjalnośd f. przedmiot wykraczający ponad limit punktów ECTS g. dodatkowy lektorat h. urlop przedmioty z możliwością realizacji przedmiotów Adn. a, b, c : powtarzanie przedmiotu, powtarzanie roku, ITS, urlop przedmioty Student/słuchacz/doktorant po złożeniu wniosku i otrzymaniu odpowiedzi zobowiązany jest osobiście zapoznad się z decyzją dziekana/osoby upoważnionej w sekretariacie wydziału w terminie 14 dni od daty złożenia podania. W sytuacji uzyskania zgody w sprawach określonych w punktach; a, b, c i h - student/słuchacz oraz w sytuacji c - doktorant udaje się do Kasy Uczelni z kserokopią decyzji (kserokopię robi sekretariat). Pracownik Kasy narzuca opłaty zgodnie z decyzją, wydaje dowód wpłaty i potwierdza dokonanie opłaty na zał. nr 1. Student dostarcza do sekretariatu wykaz przedmiotów (zał. 1) na którym pracownik Kasy potwierdził dokonanie opłaty za przedmioty. W sekretariacie wydziału pozostaje oryginał decyzji oraz oryginalny wykaz przedmiotów. Na podstawie decyzji i dostarczonego załącznika pracownik sekretariatu zapisuje studenta na zajęcia. Opłaty należy regulowad w terminie do 14 dni roboczych od daty zapoznania się z decyzją zgodnie z Regulaminem Odpłatności w Akademii Ignatianum w Krakowie. Jeśli student wnosi o możliwośd uiszczenia opłat w systemie ratalnym, pracownik rektoratu otrzymuje adnotację z Sekretariatu o zgodności danych zawartych w podaniu studenta ze stanem faktycznym (przedmioty, punkty ECTS). Adn. d: drugi kierunek Student składa podanie o drugi kierunek. Po otrzymaniu odpowiedzi student zobowiązany jest osobiście zapoznad się z decyzją dziekana/osoby upoważnionej w sekretariacie wydziału w terminie 14 dni od daty złożenia podania. 5

W sytuacji uzyskania zgody na drugi kierunek student udaje się do Kasy Uczelni z kserokopią decyzji oraz sporządzonym przez siebie wykazem przedmiotów z dodatkowego kierunku na pierwszy semestr zgodnie z programem studiów (wzór wykazu stanowi załącznik nr 1 do niniejszych wytycznych). Pracownik Kasy narzuca opłaty zgodnie z decyzją i wykazem przedmiotów, wydaje dowód wpłaty i potwierdza dokonania opłaty na wykazie przedmiotów. Student udaje się do sekretariatu, gdzie pozostawia wykaz przedmiotów z adnotacją Kasy o dokonaniu opłaty za przedmioty. w sekretariacie Wydziału pozostaje oryginał pozytywnej decyzji i oryginalny wykaz przedmiotów. Pracownik sekretariatu na podstawie pozytywnej decyzji, wykazu przedmiotów zapisuje studenta na zajęcia pierwszego semestru. Na kolejne semestry student zapisuje się już sam w wirtualnej uczelni. W sytuacji rozpoczęcia studiów na drugim kierunku należne opłaty za przedmioty pierwszego semestru drugiego kierunku należy uregulowad w terminie do 14 dni roboczych od daty zapoznania się z decyzją zgodnie z Regulaminem Odpłatności w Akademii Ignatianum w Krakowie, natomiast opłaty za przedmioty każdego kolejnego semestru drugiego kierunku studiów należy uiścid w Kasie Uczelni w terminach 31 marca semestr letni oraz 31 października semestr zimowy. Istnieje możliwośd wpłacania ratalnego wspomnianych opłat na podstawie podania skierowanego do Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni za pośrednictwem upoważnionego pracownika Rektoratu. Adn. e: druga specjalnośd Student składa podanie o drugą specjalnośd. Po otrzymaniu odpowiedzi student zobowiązany jest osobiście zapoznad się z decyzją dziekana/osoby upoważnionej w sekretariacie wydziału. W sytuacji uzyskania zgody na realizację drugiej specjalności student udaje się do Kasy Uczelni z kserokopią decyzji oraz sporządzonym przez siebie wykazem przedmiotów z dodatkowej specjalności na pierwszy semestr zgodnie z programem studiów (wzór wykazu stanowi załącznik nr 1 do niniejszych wytycznych). Pracownik Kasy narzuca opłaty zgodnie z decyzją i wykazem przedmiotów, wydaje dowód wpłaty i potwierdza dokonania opłaty na wykazie przedmiotów. Student udaje się do sekretariatu, gdzie pozostawia wykaz przedmiotów z adnotacją Kasy o dokonaniu opłaty za przedmioty. W sekretariacie wydziału pozostaje oryginał pozytywnej decyzji, oryginalny wykaz przedmiotów. Pracownik sekretariatu na podstawie pozytywnej decyzji, wykazu przedmiotów zapisuje studenta na zajęcia pierwszego semestru. Na kolejne semestry student zapisuje się już sam w wirtualnej uczelni. W sytuacji rozpoczęcia studiów na drugiej specjalności należne opłaty za przedmioty pierwszego semestru drugiej specjalności należy uregulowad w terminie do 14 dni roboczych od daty zapoznania się z decyzją zgodnie z Regulaminem Odpłatności w Akademii Ignatianum w Krakowie, natomiast opłaty za przedmioty każdego kolejnego semestru drugiej specjalności studiów należy uiścid w Kasie Uczelni w terminach 31 marca semestr letni oraz 31 października semestr zimowy. 6

Adn. f: Przedmiot wykraczający ponad limit punktów ECTS Opłaty za przedmioty wykraczające ponad limit punktów ECTS będą rozliczane na koocu toku studiów. Student przed złożeniem pracy dyplomowej w sekretariacie Wydziału zobowiązany jest podbid kartę obiegową w Kasie Uczelni. Pracownik Kasy przed podbiciem karty weryfikuje w systemie komputerowym nadwyżkę punktów ECTS i pobiera należne opłaty. Pracownik Kasy na karcie obiegowej podpisuje się wraz z datą i wbija pieczęd imienną jako potwierdzenie wypełnienia wszelkich zobowiązao finansowych studenta względem uczelni. Osoby realizujące drugą specjalnośd lub drugi kierunek z nadwyżki punktów rozliczane są indywidualnie. Adn. g: Dodatkowy lektorat Student składa podanie do Kierownika MSJO Po uzyskaniu pozytywnej decyzji dokonuje opłaty za dodatkowy lektorat w Kasie uczelni Student dostarcza dowód wpłaty do Kierownika MSJO. Kraków, dnia 1 października 2012 r. Wytyczne dotyczące obiegu podao studenckich Akademii Ignatianum w Krakowie zostały zatwierdzone Zarządzeniem nr 3/2012/2013 Rektora Akademii Ignatianum w Krakowie z dnia 1 października 2012 roku w sprawie aktualizacji wytycznych oraz instrukcji dotyczących obiegu dokumentów w Akademii Ignatianum w Krakowie (załącznik nr 2). 7