KOMISJA EUROPEJSKA DYREKCJA GENERALNA DS. PODATKÓW I UNII CELNEJ Polityka celna Zarządzanie ryzykiem, bezpieczeństwo i kontrole szczególne Bruksela, dnia 29 czerwca 2007 r. TAXUD/2006/1450 UPOWAŻNIENI PRZEDSIĘBIORCY WYTYCZNE
SPIS TREŚCI SPIS TREŚCI...2 CZĘŚĆ 1, SEKCJA I...5 Wprowadzenie...5 I.1 Jak używać niniejszych wytycznych?...6 I.2 AEO uproszczenia celne:...7 I.3 AEO bezpieczeństwo i ochrona:...7 I.4 AEO uproszczenia celne / bezpieczeństwo i ochrona:...8 I.5 Kto może zostać AEO?...8 CZĘŚĆ 1, SEKCJA II...9 Jak przeprowadzać audyt...9 II.1 Kwestie ogólne...9 II.2 MŚP...10 II.3 Czynniki usprawniające proces wydawania pozwoleń...11 II.3.1 Istniejące pozwolenia celne...12 II.3.2 Zaświadczenia i wnioski przedstawiane przez specjalistów...12 II.3.3 Spółki dominujące/zależne ze wspólnymi systemami/procedurami...13 CZĘŚĆ 1, sekcja III...14 Korzyści AEO...14 III.1 Mniejsza liczba kontroli fizycznych i kontroli dokumentów...14 III.2 Priorytetowe traktowanie przesyłki w przypadku wytypowania do kontroli...14 III.3 Wybór miejsca przeprowadzenia kontroli...15 III.4 Łatwiejszy dostęp do uproszczeń celnych...15 III.5 Mniejsza ilość danych na potrzeby deklaracji skróconej...15 III.6 Uprzednie powiadomienie...16 III.7 Dodatkowe korzyści...16 III.8 Poprawa stosunków z organami celnymi...17 III.9 Uznanie za bezpiecznego i zapewniającego ochronę partnera handlowego...17 III.10 Wzajemne uznanie...17 CZĘŚĆ 1, sekcja IV...19 Międzynarodowy łańcuch dostaw oraz koncepcja bezpieczeństwa...19 IV.1 Partnerzy handlowi...19 IV.2 Wymogi bezpieczeństwa dla partnerów handlowych...19 IV.3 Zainteresowane strony w międzynarodowym łańcuchu dostaw...23 IV.3.1 Producent...24 IV.3.2 Eksporter...24 IV.3.3 Spedytor...24 IV.3.4 Prowadzący skład...25 IV.3.5 Agent celny...25 IV.3.6 Przewoźnik...26 IV.3.7 Importer...26 IV.4 Warunki dostawy (INCOTERMS 2000) w związku z bezpieczeństwem łańcucha dostaw...27 CZĘŚĆ 1, sekcja V...28 2
Określenie właściwego państwa członkowskiego do złożenia wniosku o wydanie świadectwa AEO...28 V.1 Kwestie ogólne...28 V.2 Spółki wielonarodowe: spółki zależne...28 V.3 Spółki wielonarodowe lub duże: oddziały...29 V.4 Dostępność dokumentacji odnoszącej się do czynności celnych...30 CZĘŚĆ 1, sekcja VI...32 Monitoring...32 VI.1 Wstęp...32 VI.2 Plany audytu zarządzania w sytuacjach zagrożenia...32 CZĘŚĆ 2, sekcja I...34 I.1 Kryteria...34 I.2 Ryzyko i aspekty, na które należy zwrócić uwagę...36 I.2.1 Sekcja I: Informacje o przedsiębiorstwie...36 I.2.1.1 Podsekcja 1 Wielkość działalności przedsiębiorstwa...36 I.2.1.2 Podsekcja 2 Statystyka celna...38 I.2.2 Sekcja II Dotychczasowe przestrzeganie wymogów celnych...41 I.2.2.1 Podsekcja 1 Dotychczasowe przestrzeganie wymogów celnych w odniesieniu do organów celnych i innych istotnych organów administracji rządowej 42 I.2.1.2 Podsekcja 2 Informacje służb wywiadowczych...43 I.2.3 Sekcja III System księgowy i logistyczny wnioskodawcy...44 I.2.3.1 Podsekcja 1 Ścieżka audytu...46 I.2.3.2 Podsekcja 2 System księgowy...47 I.2.3.3 Podsekcja 3 System kontroli wewnętrznej...50 I.2.3.4 Podsekcja 4 Przepływ towarów...52 I.2.3.5 Podsekcja 5 Standardowe procedury celne...55 I.2.3.6 Podsekcja 6 Procedury dotyczące tworzenia kopii zapasowych, odzyskiwania informacji, archiwizacji i opcji rezerwowych...56 I.2.3.7 Podsekcja 7 Bezpieczeństwo informacji ochrona systemów komputerowych...58 I.2.3.8 Podsekcja 8 Bezpieczeństwo informacji bezpieczeństwo dokumentacji 60 I.2.4 Sekcja IV Wypłacalność finansowa...62 I.2.4.1 Podsekcja 1 Niewypłacalność...64 I.2.5 Sekcja V Wymogi dotyczące bezpieczeństwa i ochrony...65 I.2.5.1 Podsekcja 1 Ocena bezpieczeństwa dokonana przez danego przedsiębiorcę (samoocena)...65 I.2.5.2 Podsekcja 2 Wejście na teren przedsiębiorstwa i dostęp do niego...68 I.2.5.3 Podsekcja 3 Ochrona fizyczna...69 I.2.5.4 Podsekcja 4 Jednostki cargo...71 I.2.5.5 Podsekcja 5 Procesy logistyczne...73 I.2.5.6 Podsekcja 6 Wymogi niefiskalne...73 I.2.5.7 Podsekcja 7 Przyjmowanie towarów...74 I.2.5.8 Podsekcja 8 Składowanie towarów...76 I.2.5.9 Podsekcja 9 Produkcja towarów...77 I.2.5.10 Podsekcja 10 Załadunek towarów...78 3
I.2.5.11 Podsekcja 11 Wymogi bezpieczeństwa dotyczące partnerów handlowych...81 I.2.5.12 Podsekcja 12 Bezpieczeństwo personelu...82 I.2.5.13 Podsekcja 13 Usługi zewnętrzne...83 CZĘŚĆ 3...84 I.1. Tabela kryteriów dotyczących poszczególnych uczestników łańcucha dostaw 84 I.2. Skróty...92 4
CZĘŚĆ 1, SEKCJA I Wprowadzenie Jak określono w komunikacie Komisji w sprawie prostego elektronicznego środowiska dla urzędów celnych i handlu 1 oraz zgodnie z życzeniem przedstawicieli organów celnych z państw członkowskich, należy opracować wytyczne zarówno dla organów celnych, jak i dla przedsiębiorców w celu zapewnienia wspólnej interpretacji i jednolitego stosowania nowych przepisów celnych dotyczących upoważnionych przedsiębiorców (ang. Authorised Economic Operators AEO) oraz celem zagwarantowania przejrzystości i równego traktowania przedsiębiorców 2. Niniejsze Wytyczne nie stanowią prawnie wiążącego aktu i mają charakter wyjaśniający. Mają posłużyć za narzędzie ułatwiające prawidłowe stosowanie przez państwa członkowskie nowych przepisów prawnych dotyczących upoważnionych przedsiębiorców. Najnowsza wersja Wytycznych w sprawie AEO jest dostępna na stronie internetowej TAXUD poświęconej cłom i bezpieczeństwu: http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/policy_issues/customs_security/index_en.htm Po wejściu w życie przepisów dotyczących AEO niniejsze Wytyczne w sprawie AEO będą musiały zostać dodatkowo rozszerzone i opatrzone objaśnieniami zgodnie z najlepszymi praktykami. Wobec braku praktycznego doświadczenia oraz w obliczu bardzo specyficznej sytuacji, a w szczególności rozbieżności pomiędzy wielonarodowymi firmami i MŚP, na obecnym etapie trudno jest zapewnić więcej wskazówek. Najlepsze praktyki będzie można wprowadzić w przyszłości, gdy będziemy dysponować większym praktycznym doświadczeniem wynikającym ze stosowania Wytycznych w sprawie AEO 3. Niniejszy dokument wyjaśnia kryteria, które należy spełnić, aby otrzymać status upoważnionego przedsiębiorcy (AEO), zgodnie z art. 5a Wspólnotowego Kodeksu Celnego zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 648/2005 (dalej zwanego CC) oraz zgodnie z artykułami 14a-14q 1 Dz.U. C/2004/96 str. 10. 2 W celu zapewnienia podejścia wspólnotowego wskaźniki i opisy ryzyka w niniejszych Wytycznych opracowano na podstawie ram COMPACT, ustanawiających wspólnotową metodę najlepszej praktyki dla określania ryzyka w zakresie wdrażania przepisów celnych, w tym procedur uproszczonych. Ponadto do Części 2 niniejszych Wytycznych dodano nową sekcję poświęconą standardom bezpieczeństwa i ochrony. 3 Komitet Kodeksu Celnego sekcja ogólnych zasad celnych będzie stanowił forum w celu omawiania Wytycznych w sprawie AEO i wprowadzania do nich zmian. 5
Przepisów Wykonawczych do Wspólnotowego Kodeksu Celnego zmienionych rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1875/2006 (dalej zwanych CCIP). Przedsiębiorców nie obowiązuje uzyskanie statusu AEO. Jest to kwestią wyboru samych przedsiębiorców, w zależności od ich konkretnej sytuacji. Podobnie AEO nie są zobowiązane do wymagania od swoich partnerów handlowych, by również posiadali status AEO. 4 Upoważniony przedsiębiorca może zostać zdefiniowany jako przedsiębiorca, który jest wiarygodny w całej Wspólnocie w zakresie swoich operacji celnych i w związku z tym przysługuje mu prawo do uzyskania korzyści na obszarze Wspólnoty. Świadectwo AEO, jak stwierdzono w artykule 14b CCIP, zapewnia łatwiejszy dostęp do uproszczeń celnych lub też uprawnia jego posiadacza do uzyskania ułatwień w zakresie kontroli bezpieczeństwa i ochrony. Ponadto istnieją korzyści dostępne dla AEO wszystkich kategorii, takie jak m.in. mniejsza liczba kontroli fizycznych i kontroli dokumentów (chyba że inne przepisy wspólnotowe zalecą stałą liczbę takich kontroli). Przedsiębiorcy mogą także ubiegać się o połączone świadectwo ( uproszczenia celne oraz bezpieczeństwo i ochrona ), zawierające wszystkie wspomniane wyżej korzyści. I.1 Jak używać niniejszych wytycznych? Część 1 niniejszych Wytycznych zawiera wyjaśnienia i przykłady, które mogą stanowić pomoc zarówno dla organów celnych, jak i dla przedsiębiorców w procesie decyzyjnym AEO. Część 2 niniejszych Wytycznych zawiera kwestionariusz z listą aspektów, na które należy zwrócić uwagę, tak by wspomóc zarówno organy celne, jak i przedsiebiorcówe w oszacowaniu, czy kryteria AEO zostały spełnione. Istnieje więcej niż jeden sposób udzielania odpowiedzi na pytania kwestionariusza, te same wymogi mogą zostać spełnione przy użyciu różnych metod i sposobów. W ogólnym ujęciu Część 2 niniejszych Wytycznych zawiera następującą metodę pracy, którą można stosować wraz z modelem AEO COMPACT 5 opisującym metodologię oceny ryzyka dla przedsiębiorców składających wniosek o status AEO: Celem jest dokonanie oceny istniejących zagrożeń w odniesieniu do indywidualnego wnioskodawcy zgodnie z tabelą zamieszczoną w końcowej części niniejszych Wytycznych. Oznacza to, że szczególny nacisk został położony wyłącznie na istotne zagrożenia i istotne aspekty, na które należy zwrócić uwagę; wnioskodawcy nie powinni udzielać odpowiedzi na każde pytanie, jeśli informacje są już znane organowi 4 Patrz dalsze wyjaśnienia w Części 1, sekcja IV. 5 http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/policy_issues/customs_security/index_en.htm#auth_eco 6
celnemu lub jeśli dane pytanie nie ma znaczenia dla specyficznej sytuacji wnioskodawcy. Wszystkie wskaźniki ryzyka w Części 2 niniejszych Wytycznych są powiązane z opisem ryzyka oraz z jednym lub wieloma aspektami, na które należy zwrócić uwagę. Opisy ryzyka wyjaśniają, czy dany wskaźnik ma istotne znaczenie. Aspekty, na które należy zwrócić uwagę, można wykorzystać w celu stwierdzenia, czy zagrożenia rzeczywiście mają znaczenie dla określonego indywidualnego podmiotu oraz dla zbadania, jakie środki zostały podjęte przez dany podmiot w celu uporania się z takimi zagrożeniami. I.2 AEO uproszczenia celne: Świadectwo AEO uproszczenia celne wydaje się każdemu przedsiębiorcy posiadającemu siedzibę we Wspólnocie, który spełnia kryteria w zakresie zgodności z wymogami celnymi oraz z odpowiednimi standardami ewidencjonowania i wypłacalności finansowej. Wspomniane kryteria zostały bardziej szczegółowo opisane w sekcjach II, III i IV niniejszych Wytycznych. Posiadacz omawianego świadectwa jest uprawniony do: - łatwiejszego dostępu do uproszczeń celnych wyszczególnionych w artykule 14b ust. 1 CCIP; - mniejszej liczby kontroli fizycznych i kontroli dokumentów; - priorytetowego traktowania w przypadku wytypowania do kontroli; - składanie wniosku o określone miejsce przeprowadzenia takiej kontroli; I.3 AEO bezpieczeństwo i ochrona: Świadectwo AEO bezpieczeństwo i ochrona wydaje się każdemu przedsiębiorcy posiadającemu siedzibę we Wspólnocie 6, który spełnia kryteria w zakresie zgodności z wymogami celnymi oraz z odpowiednimi standardami ewidencjonowania i wypłacalności finansowej, a także utrzymuje odpowiednie standardy bezpieczeństwa i ochrony. Standardy bezpieczeństwa i ochrony opisano w sekcji V. Posiadacz omawianego świadectwa jest uprawniony do: - możliwości uprzedniego powiadomienia zgodnie z tym, co określono w artykule 14b ust. 2 CCIP; 6 Wyjątek od ogólnej zasady posiadania siedziby we Wspólnocie przedstawiono w artykułach 14g i 14k ust. 2 CCIP. Wyjątek ten odnosi się wyłącznie do świadectwa AEO bezpieczeństwo i ochrona. 7
- mniejszej ilości danych na potrzeby deklaracji skróconej zgodnie z artykułem 14b ust. 3 CCIP; - mniejszej liczby kontroli fizycznych i kontroli dokumentów; - priorytetowego traktowania w przypadku wytypowania do kontroli; - składania wniosku o określone miejsce przeprowadzenia takiej kontroli Podczas opracowywania wymogów świadectwa AEO bezpieczeństwo i ochrona zbadano oraz włączono, o ile było to możliwe, ramy WCO SAFE, istniejące standardy bezpieczeństwa dotyczące transportu morskiego i lotniczego oraz normę ISO/PAS 28001. Włączenie ram WCO SAFE było niezwykle istotne, ponieważ bez globalnie uznawanej wspólnej bazy niemożliwe byłoby zapewnienie wzajemnego uznania bezpiecznego statusu AEO. Ponadto w celu uniknięcia niepotrzebnego powielenia wymogów prawnych dotyczących uznanych międzynarodowych i europejskich świadectw bezpieczeństwa lub świadectw ochrony w zakresie transportu towarowego morskiego, lotniczego i powierzchniowego ściśle współpracowały ze sobą odpowiednie służby Komisji. W ten sposób wymogi mogą być ze sobą zgodne, tak by umożliwić odpowiednim organom wzajemne uznawanie świadectw bezpieczeństwa. I.4 AEO uproszczenia celne / bezpieczeństwo i ochrona: Świadectwo AEO uproszczenia celne / bezpieczeństwo i ochrona wydaje się każdemu przedsiębiorcy posiadającemu siedzibę we Wspólnocie, który spełnia kryteria w zakresie zgodności z wymogami celnymi oraz z odpowiednimi standardami ewidencjonowania i wypłacalności finansowej, a także utrzymuje odpowiednie standardy bezpieczeństwa i ochrony i pragnie osiągnąć korzyści wynikające ze statusu AEO. Posiadacz omawianego świadectwa jest uprawniony do wszelkich korzyści wyszczególnionych w sekcjach I.2 i I.3 powyżej I.5 Kto może zostać AEO? Wnioski o przyznanie statusu AEO mogą być przyjmowane jedynie od przedsiębiorców zgodnych z definicją w artykule 1.12 CCIP, zgodnie z którą: Przedsiębiorca oznacza: osobę, która w ramach prowadzonej działalności gospodarczej jest włączona w czynności określone przepisami prawa celnego. Na podstawie tej definicji dostawca posiadający swoją siedzibę w UE i nieprowadzący działalności związanej z cłami, który dostarcza surowce znajdujące się w wolnym obrocie do posiadającego siedzibę w UE producenta lub eksportera może nie kwalifikować się do składania wniosku o przyznanie statusu AEO. Podobnie, w tym przypadku, przewoźnik transportujący jedynie towary w wolnym obrocie na obszarze celnym Wspólnoty 7 może nie kwalifikować się do składania wniosku o przyznanie statusu AEO. 7 Zakłada się, że nie jest on również włączony w stwierdzanie statusu wspólnotowego transportowanych towarów zgodnie z art. 313 CCIP. 8
Definicja przedsiębiorcy nie ogranicza pojęcia włączenie w czynności określone przepisami prawa celnego jedynie do bezpośredniego włączenia. Producent wytwarzający towary przeznaczone do wywozu może złożyć wniosek o status AEO, nawet jeżeli formalności wywozowe są realizowane przez inną osobę. Pojęcie AEO bezpieczeństwo i ochrona jest związane z zarządzaniem łańcuchem dostaw. Przedsiębiorcy, którzy zajmują się towarami podlegającymi dozorowi celnemu lub danymi związanymi z tymi towarami mogą składać wnioski o świadectwo AEO bezpieczeństwo i ochrona. CZĘŚĆ 1, SEKCJA II Jak przeprowadzać audyt II.1 Kwestie ogólne Liczba godzin niezbędnych do przeprowadzenia audytu AEO będzie różna w zależności od szeregu czynników, takich jak: - rozmiar i złożoność działalności wnioskodawców; - ich przygotowanie i ewidencja; - istniejące informacje i pozwolenia w posiadaniu organów celnych (patrz II.3.2); - jakakolwiek potrzeba konsultacji pomiędzy organami celnymi; - potrzeba konsultacji z innymi organami rządowymi, w stosownych przypadkach. W wielu przypadkach organy celne będą miały bezpośredni dostęp do wielu posiadanych już przez nie informacji dotyczących wnioskodawcy, takich jak: - informacje zebrane, kiedy przedsiębiorca składał wniosek o pozwolenia celne; - informacje z audytów celnych; oraz - informacje zawarte w skomputeryzowanych systemach celnych dotyczące codziennego stosowania procedur celnych przez przedsiębiorców. Organy celne powinny wykorzystywać te informacje w maksymalnym stopniu w trakcie procesu wydawania pozwoleń dla AEO, aby ponownie skorzystać z posiadanych już danych. Pozwoli to na sprawne przeprowadzenie procesu wydawania pozwoleń. Jeśli wnioskodawca posiadający siedzibę we Wspólnocie jest posiadaczem pozwolenia na uproszczenie procedury, część kryteriów AEO została już zbadana przy wydawaniu takiego pozwolenia upraszczającego. Fakt ten powinien zostać uwzględniony podczas przygotowywania audytu. 9
Organy celne uzyskają również dostęp do wielu informacji na temat wnioskodawcy zawartych w jego wniosku. Wyjaśnienia dotyczące uzupełniania formularza wniosku zamieszczone w załączniku 1C do CCIP zawierają wykaz ogólnych informacji, które wnioskodawca powinien dostarczyć wraz ze swoim wnioskiem. Zgodnie z oczekiwaniami i zaleceniami wnioskodawcy powinni również poczynić odpowiednie przygotowania przed rozpoczęciem audytu. Kluczową kwestią jest, aby przedsiębiorca zapewnił płynny i skoordynowany przepływ informacji pomiędzy swoimi odpowiednimi działami w celu umożliwienia sprawnego przeprowadzenia procesu audytu. II.2 MŚP Małe i średnie przedsiębiorstwa zostały zdefiniowane w zaleceniu Komisji z dnia 6 maja 2003 r. w sprawie definicji mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw 8, zgodnie z którym: 1. Do kategorii mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) należą przedsiębiorstwa zatrudniające mniej niż 250 pracowników i których roczny obrót nie przekracza 50 milionów EUR lub całkowity bilans roczny nie przekracza 43 milionów EUR. 2. W ramach kategorii MŚP małe przedsiębiorstwo jest zdefiniowane jako przedsiębiorstwo zatrudniające mniej niż 50 osób i którego roczny obrót lub całkowity bilans roczny nie przekracza 7 mln EUR. 3. W kategorii MŚP mikroprzedsiębiorstwo definiuje się jako przedsiębiorstwo zatrudniające mniej niż 10 pracowników i którego roczny obrót lub całkowity bilans roczny nie przekracza 2 milionów EUR. Artykuł 14a ust. 2 CCIP ustanawia prawne zobowiązanie w następującym brzmieniu: organy celne uwzględniają w odpowiedni sposób szczególne cechy przedsiębiorców, w szczególności odnoszące się do małych i średnich przedsiębiorstw. Kryteria AEO odnoszą się do wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od ich rozmiaru. Jednakże sposoby osiągnięcia zgodności będą różne i bezpośrednio związane z zakresem i złożonością prowadzonej działalności gospodarczej, rodzajem towarów itd. Na przykład, wszyscy wnioskodawcy ubiegający się o świadectwo AEO - bezpieczeństwo i ochrona będą musieli dowieść wystarczalności fizycznego bezpieczeństwa swoich obiektów. Może to obejmować: dużego producenta z ogrodzeniem w postaci muru lub płotu, strażnikami, kamerami telewizji przemysłowej CCTV, itd.; 8 Dz.U. L 124 z 20.5.2003 10
agenta celnego prowadzącego działalność w jednym pomieszczeniu w budynku z zamkami na drzwiach, oknach i szafkach na dokumenty; Przykładowo MŚP mogą realizować wymóg określania tożsamości uprawnionych osób (pracowników, gości) w inny sposób niż przez używanie plakietek. Inny przykład, związany z wymogiem dotyczącym ewidencjonowania, może być następujący: wszyscy wnioskodawcy ubiegający się o świadectwo AEO uproszczenia celne będą musieli wykazać się dobrym systemem ewidencjonowania usprawniającym kontrole celne oparte na audycie. Może to obejmować: dużego wnioskodawcę posiadającego zintegrowany elektroniczny system ewidencjonowania, który jest bezpośrednim ułatwieniem dla organów celnych w przypadku audytu; MŚP posiadające jedynie uproszczony system ewidencjonowania w formie papierowej. Dalsze przykłady znaleźć można w: - Części 1, sekcja IV.2 - Części 2, sekcja III, przypis 18 - Wprowadzeniu do Sekcji IV II.3 Czynniki usprawniające proces wydawania pozwoleń W celu przyspieszenia rozpatrywania wniosków organy celne powinny korzystać, jeśli to tylko możliwe, z posiadanych już informacji dotyczących wnioskodawców o status AEO, aby w ten sposób skrócić czas potrzebny na audyt wstępny. Obejmuje to informacje pochodzące z: poprzednich wniosków o pozwolenia celne; informacji przekazanych wcześniej organom celnym; audytów celnych; procedur celnych lub zgłoszeń celnych wnioskodawcy; samooceny przeprowadzonej przez wnioskodawcę przed złożeniem wniosku; obecnych standardów utrzymywanych przez wnioskodawcę; oraz istniejących wniosków właściwych specjalistów zgodnie z artykułem 14n ust. 2 CCIP. Jednakże może zaistnieć konieczność ponownego sprawdzenia przez organy celne już spełnionych kryteriów w celu potwierdzenia ich aktualności. Ponadto organy celne uwzględnią pewne uznane międzynarodowe standardy odnoszące się do pozwolenia AEO, które wnioskodawca uzyskał i o których je powiadomił. (Do kwestionariusza dołączono specjalną kolumnę na możliwe powiązane standardy jako wskazówkę dla organów celnych. Lista standardów nie jest wyczerpująca.) 11
II.3.1 Istniejące pozwolenia celne W momencie składanie przez przedsiębiorcę wniosku o wydanie świadectwa AOE należy uwzględnić ocenę kryteriów sprawdzonych wcześniej przy okazji innych pozwoleń celnych. Pozwoli to skrócić czas potrzebny na audyt. Jednakże może zaistnieć konieczność sprawdzenia już spełnionych kryteriów w celu potwierdzenia ich aktualności. II.3.2 Zaświadczenia i wnioski przedstawiane przez specjalistów Przepisy zakładają automatyczne uznanie standardów bezpieczeństwa i ochrony zarejestrowanych agentów [artykuł 14k ust. 3 CCIP]. Takie automatyczne uznanie odnosi się do tej siedziby wnioskodawcy, dla której przyznano mu status zarejestrowanego agenta. Zgodnie z postanowieniem artykułu 14k ust. 4 CCIP kryteria bezpieczeństwa i ochrony zostaną również uznane za spełnione, o ile kryteria wydania świadectwa są identyczne lub równorzędne z kryteriami ustanowionymi w CCIP, jeśli wnioskodawca posiadający siedzibę we Wspólnocie dysponuje jednym z poniższych dokumentów: uznane międzynarodowe świadectwo bezpieczeństwa lub świadectwo ochrony wydane na podstawie konwencji międzynarodowych; europejskie świadectwo bezpieczeństwa lub świadectwo ochrony wydane na podstawie prawodawstwa wspólnotowego; świadectwo standardów międzynarodowych wydane przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną; świadectwo standardów europejskich wydane przez Europejską Organizację Normalizacyjną. Odnosi się to wyłącznie do świadectw wystawianych przez podmioty posiadające międzynarodowe uprawnienia do wydawania świadectw 9 lub przez właściwe organy krajowe. Świadectwa wydane przez inne podmioty mogą zostać wzięte pod uwagę, w stosownych przypadkach, zgodnie z artykułem 14n ust. 2 CCIP. Niniejsze Wytyczne uzupełniono zatem o kolumnę przeznaczoną na istniejące standardy międzynarodowe. (Jednakże, z racji braku praktycznego doświadczenia, wykaz ten nie jest wyczerpujący). Oznaczałoby to, że audyt zajmie mniej czasu, a przedsiębiorcy, który osiągnął już zgodność, łatwiej będzie określić, przed złożeniem wniosku, że spełnia te spośród kryteriów, które są identyczne lub porównywalne, w zakresie, w jakim występują podobieństwa pomiędzy kryteriami świadectw międzynarodowych i świadectw AEO. 9 MLA (Multilateral Recognition Arrangement) lub MRA (Mutual Recognition Arrangement). Zobacz także www.european-accreditation.org 12
Do najważniejszych dotychczas określonych standardów należy szereg norm ISO (np.: ISO 9001, 14001, 20858, 28000, 28001, 28004) oraz Kodeks ISPS 10. Fakt posiadania określonego certyfikatu ISO nie oznacza automatycznie, że spełnione zostały szczegółowe kryteria AEO. Czasami określony certyfikat ISO jest rzeczywiście zgodny z kryteriami AEO; w innych przypadkach nie jest z nimi całkowicie zgodny i wnioskodawca musi spełnić dodatkowe wymagania. Możliwa do zweryfikowania zgodność z wymogami i standardami bezpieczeństwa wyznaczonymi przez organizacje międzyrządowe, takie jak IMO, UNECE czy ICAO, może również oznaczać częściową lub całkowitą zgodność z kryteriami bezpieczeństwa, o ile wymogi te są identyczne lub porównywalne. Ponadto organy celne mogą, zgodnie z artykułem 14n ust. 2 CCIP, przyjąć wnioski przedstawione przez specjalistę w dziedzinie ewidencjonowania, wypłacalności finansowej lub standardów bezpieczeństwa i ochrony. II.3.3 Spółki dominujące/zależne ze wspólnymi systemami/procedurami Każda spółka zależna pragnąca ubiegać się o status AEO musi wypełnić oddzielny formularz wniosku. 11 Jednakże jeśli spółki zależne stosują jednakowe standardy/procedury korporacyjne w zakresie swoich operacji celnych, wówczas kwestionariusz 12, znajdujący się w Części 2 niniejszych Wytycznych, może zostać wypełniony przez spółkę dominującą w imieniu wszystkich spółek zależnych, które złożyły swój wniosek. W takim przypadku organ celny otrzyma wiele formularzy wniosku, lecz tylko jeden wypełniony formularz obejmujący wszystkie wnioski w odniesieniu do kryteriów wspólnych dla wszystkich spółek zależnych, zwłaszcza tych zawartych w Części 2, sekcje 3 i 5. Takie rozwiązanie ma zastosowanie nie tylko w przypadkach, kiedy spółka dominująca i jej spółki zależne posiadają swoje siedziby w tym samym państwie członkowskim. Można je również stosować w sytuacjach, w których spółka dominująca posiada spółki zależne w innych państwach członkowskich. Krajowe organy celne powinny, w stosownych przypadkach, zorganizować swoje procedury wydawania świadectw AEO, w tym procedury konsultacji, w porozumieniu z innymi organami celnymi. Jest to szczególnie zalecane w sytuacjach, kiedy spółka dominującą i jej spółki zależne są już posiadaczami jednolitego pozwolenia europejskiego. 10 Takie standardy można uznać za świadectwa bezpieczeństwa i ochrony, zgodnie z art. 14k ust. 4 i art. 14k ust. 2 ostatni akapit oraz jako wnioski specjalisty, zgodnie z art. 14n ust. 2, jeśli są związane z ewidencjonowaniem. 11 Zobacz także objaśnienie w Części 1, sekcja V.1. Definicję spółki zależnej znaleźć można w dyrektywie Rady 90/435/EWG, a także w prawodawstwie krajowym. 12 Sposób używania kwestionariusza został wyjaśniony w sekcji I.1. 13
CZĘŚĆ 1, SEKCJA III Korzyści AEO Należy tutaj zauważyć, że świadectwo AEO wydawane jest wnioskodawcy, a nie jego klientom. W związku z tym korzyści mogą odnosić wyłącznie AEO. Jest to ogólna zasada, mająca zastosowanie do wszelkiego rodzaju przedsiębiorców działających w międzynarodowym łańcuchu dostaw. Poniżej opisano korzyści odnoszone przez AEO według rodzajów świadectw. 13 III.1 Mniejsza liczba kontroli fizycznych i kontroli dokumentów Niniejsza korzyść obowiązywać będzie od dnia 1 stycznia 2008 r. i ma zastosowanie do wszystkich kategorii AEO. Art. 14b ust. 4 CCIP stanowi, że posiadacz świadectwa AEO podlega mniejszej liczbie kontroli fizycznych i kontroli dokumentów niż inni przedsiębiorcy. Oznacza to, że AEO posiada niższą punktację ryzyka i korzysta z szybszej odprawy granicznej (odpowiednio do rodzaju świadectwa). Posiadacz świadectwa AEO ma niższą punktację ryzyka we wszystkich państwach członkowskich, ponieważ status ten jest uznawany we wszystkich państwach członkowskich na mocy postanowień art. 5a Wspólnotowego Kodeksu Celnego. Niższą punktację ryzyka należy wprowadzić do wszystkich systemów zarządzania ryzykiem oraz ruchu celnego w celu umożliwienia AEO osiągnięcie korzyści w codziennej działalności. III.2 Priorytetowe traktowanie przesyłki w przypadku wytypowania do kontroli Niniejsza korzyść obowiązywać będzie od dnia 1 stycznia 2008 r. i ma zastosowanie do wszystkich kategorii AEO. Jeżeli po przeprowadzeniu analizy ryzyka urząd celny wybierze do dalszej kontroli przesyłkę objętą deklaracją skróconą lub zgłoszeniem celnym złożonym przez AEO, wówczas urząd taki przeprowadzi konieczne kontrole w pierwszej kolejności. Oznacza to, że przesyłka zostanie 13 Por. również art. 14b CCIP, zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1875/2006. 14
poddana kontroli w pierwszej kolejności, o ile pozostałe wybrane przesyłki nie pochodzą od AEO. III.3 Wybór miejsca przeprowadzenia kontroli Niniejsza korzyść obowiązywać będzie od dnia 1 stycznia 2008 r. i ma zastosowanie do wszystkich kategorii AEO. AEO może złożyć wniosek o przeniesienie kontroli do innego miejsca, o ile będzie to skutkować mniejszym opóźnieniem lub niższymi kosztami dla AEO. Ustalenia takie muszą jednak zostać podjęte w porozumieniu z właściwymi organami celnymi. III.4 Łatwiejszy dostęp do uproszczeń celnych Niniejsza korzyść obowiązywać będzie od dnia 1 stycznia 2008 r. i przysługuje posiadaczom świadectwa AEO uproszczenia celne lub świadectwa AEO uproszczenia celne / bezpieczeństwo i ochrona. Przedsiębiorcy nie potrzebują statusu AEO w celu uzyskania pozwolenia upraszczającego zapewnionego na mocy obowiązujących przepisów celnych. Jednak jeżeli składający wniosek o uproszczenia jest posiadaczem świadectwa AEO uproszczenia celne (lub świadectwa połączonego), wówczas organy celne nie będą ponownie rozpatrywać warunków, które już zostały zbadane podczas udzielania statusu AEO. Kryteria, które ma spełnić AEO można znaleźć w przepisach odpowiedniego artykułu, dotyczącego konkretnego uproszczenia; wykaz tych artykułów przedstawiono poniżej: Odprawa celna w miejscu art. 264 ust. 3 Procedura zgłoszenia uproszczonego Artykuły 261 ust. 4; 270 ust. 5 Regularna linia żeglugowa Artykuł 313b ust. 3a Potwierdzenie wspólnotowego statusu/ Artykuł 373 ust. 3 upoważniony nadawca Potwierdzenie wspólnotowego statusu/art. 324e Artykuł 373 ust. 3 Uproszczenia tranzytowe Artykuły 373 ust. 3 oraz 454a ust. 5 Egzemplarz kontrolny T5 /Art. 912g Nie wymieniony, ale wynikający z art. 912g ust. 4 III.5 Mniejsza ilość danych na potrzeby deklaracji skróconej Niniejsza korzyść obowiązywać będzie od dnia 1 lipca 2009 r. i przysługuje posiadaczom świadectwa AEO bezpieczeństwo i ochrona lub świadectwa AEO uproszczenia celne / bezpieczeństwo i ochrona. 15
Importerzy AEO oraz eksporterzy AEO są automatycznie uprawnieni do przedkładania deklaracji skróconych obejmujących ograniczony zakres danych. Ograniczony zakres danych przedstawiono w tabeli 5 w załączniku 30A do CCIP. Przewoźnicy AEO, spedytorzy AEO oraz agenci celni AEO mogą stosować tę korzyść wyłącznie na rzecz swoich klientów, będących posiadaczami świadectwa AEO bezpieczeństwo i ochrona lub świadectwa AEO uproszczenia celne / bezpieczeństwo i ochrona. III.6 Uprzednie powiadomienie Niniejsza korzyść obowiązywać będzie od dnia 1 lipca 2009 r. i przysługuje posiadaczom świadectwa AEO bezpieczeństwo i ochrona lub łącznego świadectwa. W wypadku złożenia przez AEO deklaracji skróconej właściwy urząd celny może przed przybyciem/wyjściem towarów do/z Wspólnoty powiadomić AEO, że w wyniku analizy ryzyka dla bezpieczeństwa i ochrony dana przesyłka została wytypowana do przeprowadzenia dalszej kontroli fizycznej. Powiadomienie takie zostanie zapewnione jedynie wtedy, gdy nie zagraża ono przeprowadzeniu kontroli. Organy celne mogą jednak przeprowadzić kontrolę fizyczną, nawet jeżeli AEO nie został powiadomiony. III.7 Dodatkowe korzyści Każdy przedsiębiorca, który spełni kryteria i uzyska status AEO może osiągać korzyści, które nie są bezpośrednio powiązane ze stroną celną jego działalności. Inwestycje dokonane przez przedsiębiorców w celu poprawy ich standardów bezpieczeństwa i ochrony mogą przynieść pozytywne efekty w następujących obszarach: kontrola przepływu towarów od producenta do konsumenta ( visibility and tracking ), bezpieczeństwo pracowników, opracowywanie norm, wybór dostawców i inwestycje, bezpieczeństwo transportu i przewozów, budowanie świadomości infrastruktury organizacyjnej i możliwości, współpraca między stronami łańcucha dostaw, aktywne inwestycje technologiczne oraz dobrowolne przestrzeganie wymogów bezpieczeństwa. Niektóre przykłady korzyści pośrednio wynikających z powyższych pozytywnych efektów to: ograniczenie kradzieży i strat; mniej opóźnionych wysyłek; usprawnienie planowania; poprawa lojalności klientów; większe zaangażowanie pracowników; spadek liczby wypadków związanych z bezpieczeństwem i ochroną; niższe koszty kontroli dostawców i wzrost współpracy; spadek przestępczości i wandalizmu; 16
ograniczenie problemów poprzez uznanie pracowników; poprawa bezpieczeństwa i komunikacji pomiędzy partnerami w łańcuchu dostaw. III.8 Poprawa stosunków z organami celnymi W celu wprowadzenia dobrej współpracy pomiędzy organami celnymi a AEO zaleca się, by AEO posiadało dostęp do centrum obsługi lub osoby kontaktowej w urzędzie celnym, do których może zwrócić się z pytaniami. Centrum obsługi może nie być w stanie zapewnić wszystkie odpowiedzi na wszystkie pytania, będzie jednak działać jako pierwszy punkt kontaktu z organami celnymi oraz zapewni AEO wytyczne odnośnie najlepszego sposobu działania oraz z kim należy się skontaktować. III.9 Uznanie za bezpiecznego i zapewniającego ochronę partnera handlowego Podmiot AEO, który spełnia kryteria bezpieczeństwa i ochrony, zostaje uznany za bezpiecznego i zapewniającego ochronę partnera w łańcuchu dostaw. Oznacza to, że AEO podejmuje wszelkie leżące w jego mocy działania w celu ograniczenia zagrożeń dla łańcucha dostaw, w którym bierze udział. Status AEO poprawia jego reputację. Ponadto posiadanie statusu bezpiecznego i zapewniającego ochronę partnera w łańcuchu dostaw umożliwia ułatwienie kontroli bezpieczeństwa. Przedsiębiorca posiadający status AEO może więc zostać wybrany jako partner handlowy zamiast przedsiębiorcy nie posiadającego statusu AEO, gdy inny podmiot gospodarczy poszukuje nowych partnerów handlowych. III.10 Wzajemne uznanie Celem Wspólnoty jest osiągnięcie wzajemnego uznania świadectwa AEO bezpieczeństwo i ochrona we wszystkich krajach, które wdrażają program AEO lub jego odpowiednik. Z tej przyczyny przedsiębiorca posiadający wspólnotowe świadectwo AEO bezpieczeństwo i ochrona będzie odnosić te same korzyści w krajach trzecich, jak podmioty AEO działające w tych krajach. W skali globalnej zapewni to większą przewidywalność w prowadzonej przez niego międzynarodowej działalności handlowej. Z zastrzeżeniem postanowień właściwych umów międzynarodowych, zawartych pomiędzy WE a krajami trzecimi, w wypadku posiadacza wspólnotowego świadectwa AEO bezpieczeństwo i ochrona wystąpienie przez taki podmiot o odpowiedni status AEO w danym kraju trzecim może nie być konieczne, bowiem świadectwo WE może być honorowany przez taki kraj trzeci. Kluczowe znaczenia ma wzajemne uznanie nie tylko AEO, ale także standardów kontroli oraz środków kontroli. Ponieważ wielu członków Światowej Organizacji Ceł (WCO) zobowiązało się 17
do wdrożenia ram WCO SAFE, zatem w niektórych częściach świata osiągnięte zostanie wdrożenie porównywalnych środków w skali międzynarodowej i wzajemne uznanie. 18
CZĘŚĆ 1, SEKCJA IV Międzynarodowy łańcuch dostaw oraz koncepcja bezpieczeństwa Niniejszy rozdział dotyczy wnioskodawców o świadectwo AEO bezpieczeństwo i ochrona lub o świadectwo połączone. Z punktu widzenia organów celnych międzynarodowy łańcuch dostaw od początku do końca stanowi proces od produkcji towarów przeznaczonych na wywóz po dostawę towarów do strony, do której te towary są faktycznie wysyłane z innego obszaru celnego (będącego obszarem celnym WE lub innym obszarem celnym). Międzynarodowy łańcuch dostaw nie jest podmiotem możliwym do zidentyfikowania. Składa się on z szeregu elementów powstających ad hoc, które tworzą podmioty reprezentujące różne segmenty sektora handlu. W niektórych wypadkach wszystkie takie podmioty są znane i mogą między nimi istnieć długotrwałe stosunku, podczas gdy w innych wypadkach podmioty takie mogą się często zmieniać, lub mogą nawiązywać wzajemne stosunku w wypadku tylko jednej wysyłki. IV.1 Partnerzy handlowi Z punktu widzenia organów celnych partnerzy handlowi, o których mowa w art. 14k ust. 1 lit. e) CCIP mogą posiadać możliwość złożenia wniosku o status AEO 14, aczkolwiek jeżeli postanowią nie wykorzystywać tej możliwości, wówczas powinni zapewnić innym członkom łańcucha dostaw gwarancje bezpieczeństwa i ochrony. Wszystkie podmioty wchodzące w skład łańcucha pomiędzy eksporterem lub producentem a odbiorcą mogą zostać uznane za partnerów handlowych. IV.2 Wymogi bezpieczeństwa dla partnerów handlowych Art. 14k ust. 1 lit. e) CCIP stanowi, że standardy bezpieczeństwa i ochrony odnoszące się do partnerów handlowych należy uznać za właściwe, jeżeli wnioskodawca wdrożył środki umożliwiające jednoznaczną identyfikację jego partnerów handlowych, w celu zabezpieczenia międzynarodowego łańcucha dostaw.. Upoważnieni przedsiębiorcy mogą odpowiadać wyłącznie za swoją część łańcucha dostaw, towary znajdujące się pod ich pieczą oraz instalacje, którymi dysponują. Jednakże są oni także uzależnieni od standardów bezpieczeństwa stosowanych przez ich partnerów handlowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa towarów znajdujących się pod ich pieczą. 14 Generalnie jeżeli posiadają siedzibę we Wspólnocie 19
20