02-676 Warszawa ul. Postępu 9 tel. (22) 549 97 04; e-mail: certyfikacja@icimb.pl; www.icimb.pl PC-04 OCENA ZGODNOŚCI WYROBU Z KRYTERIAMI TECHNICZNYMI Certyfikacja dobrowolna PC-02 Zatwierdzam Dyrektor dr hab. inż. Adam Witek, prof.
Strona 2/12 Spis treści 1 INFORMACJE OGÓLNE 2 CEL I ZAKRES PROGRAMU 3 PODSTAWY PRAWNA I DOKUMENTY ZWIĄZANE 4 TERMINY I DEFINICJE 5 6 DOKUMENTY ODNIESIENIA 7 TRYB POSTĘPOWANIA W PROCESIE WYROBÓW 7.1 Wstępna informacja o procesie certyfikacji 7.2 ETAPY PROCESU 7.2.1 Złożenie wniosku o certyfikację 7.2.2 Przegląd i rejestracja wniosku 7.2.3 Umowa o świadczeniu usług certyfikacyjnych 7.2.4 Ocena dokumentacji 7.2.5 Badanie wyrobu 7.2.6 Przygotowanie inspekcji 7.2.7 Inspekcja ZKP 7.2.8 Kontrola WTO 7.2.9 Ocena realizacji działań korygujących 7.2.10 Raport z inspekcji ZKP lub kontroli WTO 7.2.11 Przegląd wyników procesu certyfikacji 7.2.12 decyzja w procesie certyfikacji 7.2.13 Przerwanie procesu certyfikacji 7.3 Czas procesu certyfikacji 8 NADZÓR 8.1 Zasady ogólne 8.2 DECYZJE W PROCESACH NADZORU 8.2.1 Utrzymanie certyfikacji 8.2.2 Zawieszenie certyfikacji 8.2.3 Ograniczenie zakresu certyfikacji 8.2.4 Cofnięcie certyfikacji 8.2.5 Rozszerzenie zakresu certyfikacji 8.2.7 Wznowienie certyfikacji po zawieszeniu 10 PRZENIESIENIE ORAZ WPROWADZANIE ZMIAN W CERTYFIKACIE 11 ZMIANY WYMAGAŃ CERTYFIKACYJNYCH 12 PONOWNA CERTYFIKACJA 13 ODWOŁANIA I SKARGI 13.1 Zasady ogólne 13.2 Odwołania 13.3 Skargi 14 OPŁATY ZA CERTYFIKACĘ I NADZÓR 15 BEZSTRONNOŚĆ IPOUFNOŚĆ 16 PUBLIKACJE 17 ZAŁĄCZNIKI
Strona 3/12 1. INFORMACJE OGÓLNE Program certyfikacji wyrobów PC-04 obejmuje dobrowolną certyfikację wyrobów ze szkła i ceramiki i dotyczy oceny zgodności wyrobów z wymaganiami określonymi w Kryteriach Technicznych wyszczególnionymi w zakresie akredytacji AC 008 udzielonym przez Polskie Centrum Akredytacji. Certyfikacja jest dostępna dla producentów i importerów, których działalność mieści się w zakresie akredytacji niezależnie od formy własności, wielkości a także przynależności do jakichkolwiek stowarzyszeń lub ugrupowań. Nie są stawiane nieuzasadnione wymagania finansowe ani proceduralne. Jednostka Certyfikująca ponosi pełną odpowiedzialność za podejmowane decyzje dotyczące certyfikacji. Jednostka nie przekazuje ani nie zleca uprawnień do przyjęcia i rozpatrzenia wniosku oraz do decyzji w sprawie udzielania, utrzymywania, przedłużania, rozszerzania, ograniczania, zawieszania i cofania certyfikacji. Jednostka Certyfikująca nie prowadzi certyfikacji przed złożeniem wniosku o certyfikację. Dla wszystkich wyrobów objętych niniejszym programem certyfikacji wydawane są certyfikaty uprawniające do znakowania wyrobów znakiem bezpieczeństwa. Przedmiotem certyfikacji może być jeden wyrób lub grupa wyrobów. Wykaz Kryteriów Technicznych dla wyrobów, dla których Jednostka Certyfikująca w Warszawie prowadzi certyfikację w ramach tego programu, zawarty jest w załączniku nr 1 do niniejszego Programu Certyfikacji. 2. CEL I ZAKRES PROGRAMU Celem programu jest określenie zasad przebiegu procesu certyfikacji wyrobów oraz nadzoru nad sposobem wykorzystania certyfikatu. Program ten obejmuje działania związane z udzieleniem certyfikacji, nadzorem nad sposobem wykorzystania certyfikatu, zmianami w wymaganiach certyfikacyjnych oraz zasadami dotyczącymi ograniczenia, zawieszenia, cofnięcia certyfikacji. Niniejszy program oferuje prowadzenie procesów certyfikacji w oparciu o typ 5 według PN-EN ISO/IEC 17067:2014.Właścicielem Programu jest Jednostka Certyfikująca w Warszawie. 3. PODSTAWY PRAWNE I DOKUMENTY ZWIĄZANE Jednostka Certyfikująca prowadzi certyfikację wyrobów objętych zakresem niniejszego programu certyfikacji na zasadach oceny wyrobów prowadzanej przez stronę trzecią w oparciu o wymagania ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. o systemie oceny zgodności (Dz. U. 2002 Nr 166 poz.1360 z późniejszymi zmianami) oraz poniższych dokumentów: o PN-EN ISO/IEC 17065 : 2013 - Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi. o PN-EN ISO/IEC 17067:2014 - Ocena zgodności - Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji wyrobów o PKN-ISO/IEC Guide 28:2006 Ocena zgodności Wytyczne dotyczące systemu certyfikacji wyrobów przez stronę trzecią o PN-ISO/IEC 17030:2005 Ocena zgodności Wymagania ogólne dotyczące znaków zgodności strony trzeciej o Umowa-licencja UF05017.00 z dnia 11.07.2005 o użyczeniu wspólnego znaku towarowego gwarancyjnego, zawarta pomiędzy a Polskim Stowarzyszeniem na rzecz Badan Technicznych i Atestacji. 4. TERMINY I DEFINICJE WG PN-EN ISO/IEC 17065:2013 4.1 Klient Organizacja lub osoba odpowiedzialna wobec Jednostki certyfikującej za zapewnienie, że wymagania certyfikacyjne łącznie z wymaganiami dotyczącymi wyrobu są spełnione.
Strona 4/12 4.2 Konsultacje Udział w: projektowaniu, wytwarzaniu, instalowaniu, utrzymaniu lub dystrybucji wyrobu, który jest certyfikowany lub który ma być certyfikowany 4.3 Ocena Połączenie funkcji wyboru i określenia działań związanych z oceną zgodności. 4.4 Wyrób Wynik procesu 4.5 Proces Zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziaływujących, które przekształcają wejścia w wyjścia. 4.6 Wymagania certyfikacyjne Wyspecyfikowane wymagania obejmujące wymagania dotyczące wyrobu, które jest spełnione przez klienta jako warunek ustanowienia lub utrzymania certyfikacji. 4.7 Wymagania dotyczące wyrobu Wymaganie, które odnosi się bezpośrednio do wyrobu, wyspecyfikowane w normach lub innych dokumentach normatywnych zidentyfikowanych w programie certyfikacji. 4.8 Program certyfikacji System certyfikacji odnoszący się do określonych wyrobów, do których mają zastosowanie te same wyspecyfikowane wymagania, określone zasady i procedury. 4.9 Zakres certyfikacji Zidentyfikowanie wyrobu/wyrobów, w odniesieniu do którego certyfikacja jest udzielona, mającego zastosowanie programu certyfikacji oraz norm, łącznie z datą ich publikacji, z którymi ocenia się zgodność wyrobu/wyrobów. 4.10 Właściciel programu Osoba lub organizacja odpowiedzialna za opracowanie i utrzymanie określonego programu certyfikacji. 4.11 Jednostka certyfikująca Jednostka oceniająca zgodność jako strona trzecia, działająca w programach certyfikacji. 4.12 Bezstronność Zachowanie obiektywności. 5. Dla przedmiotowej certyfikacji przyjęto 5 typ certyfikacji wg PN-EN ISO/IEC 17067:2014. Program ten obejmuje: o określenie przez Jednostkę Certyfikująca próbek do badania; o określenie właściwości przez badanie lub ocenę; o ocenę początkową systemu zakładowej kontroli produkcji lub kontrolę warunków organizacyjnotechnicznych do prowadzenia stabilnej jakości importu; o ocenę raportów z badania i oceny; o decyzję; o certyfikat; o nadzór nad systemem ZKP lub warunkami organizacyjno-technicznych dla prowadzenia stabilnej jakości importowanych wyrobów; o nadzór przez badanie albo inspekcję próbek z fabryki. 6. DOKUMENTY ODNIESIENIA Dokumentami odniesienia w procesie dobrowolnej certyfikacji na znak bezpieczeństwa są Kryteria Techniczne. 7. TRYB POSTĘPOWANIA W PROCESIE 7.1. Wstępna informacja o procesie certyfikacji
Strona 5/12 Wstępne informacje o trybie certyfikacji udzielane są przez Jednostkę Certyfikującą. Organizacja ubiegająca się o certyfikację informowana jest o: o możliwościach JC do przeprowadzenia procesu certyfikacji; o wymaganiach dotyczących złożenia wniosku; o dokumentacji, która powinna być dołączona do wniosku; o wymaganiach dotyczących wykonania badań wyrobu; o przebiegu procesu certyfikacji; o opłatach za certyfikację. Organizacja ubiegająca się o certyfikację może pobrać formularz wniosku ze strony internetowej (www.icimb.pl) lub otrzymać go z Jednostki Certyfikującej. 7.2 ETAPY PROCESU Proces certyfikacji prowadzone jest wg następujących etapów: o złożenie wniosku o certyfikację wraz z wymaganą dokumentacją; o przegląd wniosku o certyfikację; o umowa o świadczenie usług certyfikacyjnych; o badanie wyrobu; o przygotowanie inspekcji o wstępna inspekcja zakładowej kontroli produkcji lub w przypadku importera kontrola WTO; o przegląd wyników procesu certyfikacji; o decyzja w procesie certyfikacji; o przerwanie procesu certyfikacji o umowa o nadzór; o wydanie certyfikatu lub odmowa jego wydania; o nadzór nad certyfikowanym Klientem. 7.2.1 Złożenie wniosku o certyfikację Wnioskodawca ubiegający się o certyfikację wyrobu powinien złożyć w Jednostce Certyfikującej wypełniony formularz wniosku wraz z załącznikami wyszczególnionymi we wniosku : dokumenty umożliwiające identyfikację wyrobu (katalogi, dokumentacja techniczna), dokumentacja ZKP. 7.2.2 Przegląd i rejestracja wniosku Na podstawie otrzymanego wniosku o certyfikację Jednostka Certyfikująca dokonuje przeglądu wniosku w celu potwierdzenia, że: o informacja o kliencie i wyrobie jest wystarczająca do przeprowadzenia procesu certyfikacji, o wszystkie znane różnice w rozumieniu zagadnień pomiędzy JC, a Wnioskodawcą łącznie z uzgodnieniem dotyczącym dokumentu kryterialnego zostały rozwiązane, o zakres wnioskowanej certyfikacji został zdefiniowany, o zgłoszony zakres certyfikacji nie stwarza zagrożeń dla bezstronności Jednostki Certyfikującej o środki do prowadzenia wszystkich działań związanych z oceną są dostępne, o Jednostka Certyfikująca posiada kompetencje i możliwości do prowadzenia działalności certyfikacyjnej. Po pozytywnej ocenie wniosek jest zarejestrowany z datą wpływu. W przypadku zastrzeżeń do zapisów we wniosku i/lub braku kompletności załączonych dokumentów, po uzgodnieniach z Wnioskodawcą (telefonicznych lub pisemnych), następuje rejestracja wniosku w dniu uzupełnienia. Nie uzupełnienie wniosku w uzgodnionym terminie powoduje jego anulowanie.
Strona 6/12 W przypadku gdy wnioskodawca zwraca się o certyfikację wyrobu, z którym JC nie posiadała wcześniejszego doświadczenia, następuje odmowa realizacji zlecenia. 7.2.3 Umowa o świadczeniu usług certyfikacyjnych Warunkiem rozpoczęcia procesu certyfikacji jest podpisanie umowy o świadczeniu usług certyfikacyjnych. Umowa zawiera prawa i obowiązki obu stron oraz warunki realizacji zlecenia, a także wycenę kosztów certyfikacji. Uruchomienie kolejnych etapów procesu certyfikacji następuje po podpisaniu przez wnioskodawcę umowy o świadczeniu usług certyfikacyjnych. 7.2.4 Ocena dokumentacji Merytoryczna ocena dokumentacji systemowej wnioskodawcy odnosi się do wszystkich wymagań zawartych w dokumentach odniesienia. W przypadku stwierdzenia, że przedstawiona dokumentacja jest nie wystarczająca do przeprowadzenia inspekcji zakładowej kontroli produkcji (ZKP) lub kontroli WTO, wyniki oceny przekazywane są Organizacji wnioskującej, z prośbą o uzupełnienie. Po pozytywnej ocenie dokumentacji podejmuje się czynności związane z przygotowaniem inspekcji ZKP. 7.2.5 Badanie wyrobu Badanie wyrobu obejmuje cechy wyrobu wyspecyfikowane w Kryteriach technicznych. W przypadku rodzin (typoszeregów) wyrobów reprezentatywne próbki dla zgłaszanego do certyfikacji asortymentu wyrobów określa Jednostka Certyfikująca w dokumencie Zakres badań do certyfikacji ze wskazaniem laboratorium badawczego. Organizacja wnioskująca może przekazać raport z badań, wykonanych przed rozpoczęciem procesu certyfikacji, pod warunkiem, że w dniu złożenia wniosku nie upłynął rok od daty ich wykonania. Jednostka Certyfikująca może uznać wyniki badań wyrobów (w zakresie pełnym lub częściowym) wykonanych w laboratoriach badawczych akredytowanych we właściwym zakresie przez Polskie Centrum Akredytacji lub w laboratoriach, z którymi PCA zawarło umowę o wzajemnym uznawaniu wyników badań. W przypadku częściowego przyjęcia raportu Jednostka Certyfikująca informuje Organizację wnioskującą o zakresie wymaganych badań uzupełniających. 7.2.6 Przygotowanie inspekcji Po pozytywnej ocenie dokumentacji oraz po dokonaniu uzgodnień dotyczących wykonania badań podejmuje się czynności związane z przygotowaniem inspekcji. Wybierany jest zespół inspektorów. W zależności od potrzeb do zespołu powoływani są eksperci techniczni. Wnioskodawca otrzymuje Plan inspekcji. Plan przekazany jest Organizacji z wyprzedzeniem wystarczającym do zgłoszenia sprzeciwu wobec udziału konkretnego członka zespołu inspektorów. Zgłoszenie sprzeciwu musi być pisemnie uzasadnione. 7.2.7 Wstępna inspekcja zakładowej kontroli produkcji (ZKP) Podczas inspekcji ZKP oceniane jest funkcjonowanie systemu ZKP. W ramach inspekcji ZKP prowadzi się następujące działania: o ocenia się dokumentację systemu zakładowej kontroli produkcji; o ocenia się zrozumienie przez Klienta wymagań jakie powinna spełniać ZKP; o zbiera się dowody zgodności wyrobów i ZKP z wymaganiami dokumentu odniesienia; W przypadku, gdy dokument odniesienia nie zawiera wymagań dla ZKP lub określa je w sposób ogólny, ocena ZKP prowadzona jest w oparciu o dokument Jednostki Certyfikującej WZKP Zakładowa Kontrola Produkcji. Wymagania.
Strona 7/12 7.2.8 Kontrola warunków organizacyjno-technicznych do prowadzenia stabilnego poziomu jakości importowanych wyrobów. W przypadku importera oceniana jest możliwość zapewnienia stabilnej jakości certyfikowanych wyrobów w procesie importu. Kontrola warunków organizacyjno-technicznych do prowadzenia stabilnego poziomu jakości importowanych wyrobów obejmuje: o przegląd systemu jakości importera (odpowiedzialność za system jakości, zakres ich uprawnień, szkolenia personelu); o przegląd formalnej umowy zawartej między importerem, a producentem precyzującej wymagania jakościowe wyrobu określone w dokumencie normatywnym, wymagania dot. sposobu pakowania, transportu oraz sposobu reklamowania wadliwych wyrobów; o realizację badań odbiorczych wg programu badań importera zgodnych z wymaganiami dokumentu odniesienia; o wyposażenie badawcze do prowadzenia badań odbiorczych; o nadzór nad urządzeniami badawczymi; o stosowane procedury dotyczące niezgodności wyrobu w stosunku do określonych w dokumencie odniesienia; o postępowanie z reklamacjami odbiorców. 7.2.9 Ocena realizacji działań korygujących Jeżeli podczas inspekcji ZKP lub kontroli WTO wystąpią niezgodności, oceniana Organizacja zobowiązana jest do przeprowadzenia działań korygujących w terminie uzgodnionym z Jednostką Certyfikującą. W zależności od rodzaju niezgodności ocena wykonania działań korygujących i ich skuteczności może być przeprowadzona na podstawie przeglądu dowodów dostarczonych przez Organizację (dokumentacja, zapisy) lub dodatkowej (specjalnej) inspekcji/kontroli. Przed zamknięciem niezgodności nie może być podjęta decyzja o udzieleniu certyfikacji. 7.2.10 Raport z inspekcji ZKP lub kontroli WTO Z przeprowadzonej inspekcji ZKP lub w przypadku importera kontroli WTO sporządzany jest pisemny raport zawierający wyniki z inspekcji lub kontroli. Raport wraz z pismem informującym o możliwości zgłoszenia uwag do przebiegu inspekcji lub kontroli i zapisów w raporcie, przekazywany jest przez Jednostkę do Organizacji. 7.2.11 Przegląd wyników procesu certyfikacji Jednostka Certyfikująca przeprowadza analizę zebranej dokumentacji w procesie certyfikacji i na tej podstawie formułuje wniosek w sprawie wyniku procesu certyfikacji. 7.2.12 Decyzja w procesie certyfikacji Na podstawie przeprowadzonej oceny dokumentacji (raport z inspekcji ZKP lub kontroli WTO, ocena wyników badań) podejmowana jest decyzja o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu. W przypadku decyzji o wydaniu certyfikatu, sporządzana i przesyłana jest do Organizacji umowa o nadzór nad certyfikowanym klientem. Umowa reguluje prawa i obowiązki Organizacji i Jednostki Certyfikującej, a w szczególności ustala: o zobowiązania stron związane z nadzorem; o zobowiązania finansowe związane z nadzorem; o zasady prowadzenia nadzoru nad wydanym certyfikatem; o zasady stosowania certyfikatu w środkach przekazu takich jak dokumenty, broszury lub w reklamie, a także zasady kopiowania dokumentów certyfikacyjnych; o zasady stosowania znaku B
Strona 8/12 o zasady utrzymywania, zawieszania i cofania certyfikatu oraz ponownej oceny; o pozostałe obowiązki i uprawnienia stron, w tym zasady wnoszenia odwołań i/lub skarg, o wzajemnego informowania o istotnych dla stron zmianach, o publikacji, zachowania poufności. Formalnym potwierdzeniem dokonanej certyfikacji jest certyfikat uprawniający Organizację do oznaczania wyrobu znakiem B. Przekazanie certyfikatu organizacji następuje po zwrocie podpisanej umowy o nadzór oraz po uregulowaniu zobowiązań finansowych wobec Jednostki Certyfikującej. Certyfikaty uprawniające do znakowania wyrobów znakiem bezpieczeństwa B wydawane są na okres: 3 lat w przypadku gdy wyrób certyfikowany jest po raz pierwszy 5 lat w przypadku ponownej certyfikacji. W przypadku odmowy udzielenia certyfikacji, decyzja wraz z uzasadnieniem przekazywana jest wnioskodawcy w formie pisemnej. 7.2.13 Przerwanie procesu certyfikacji o o Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić na wniosek Organizacji lub w przypadku niespełnienia przez Organizację warunków umowy o świadczeniu usług certyfikacyjnych. Decyzję o przerwaniu procesu certyfikacji przekazywana jest Organizacji na piśmie. Przerwanie procesu certyfikacji powoduje unieważnienie rejestracji wniosku i anulowanie umowy o świadczeniu usług certyfikacyjnych. Wznowienie certyfikacji wymaga ponownego złożenia wniosku. 7.3 Czas procesu certyfikacji Zakład przeprowadza proces certyfikacji w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty dostarczenia przez Klienta kompletnej dokumentacji, potrzebnej do przeprowadzenia procesu certyfikacji oraz pod warunkiem, że Klient: o wniósł opłatę wstępną, o podpisał i przekazał do Zakładu umowę o przeprowadzenie procesu certyfikacji, o dokonał wpłaty stanowiącej 45% kosztów certyfikacji o wyraził zgodę na przeprowadzenie inspekcji certyfikacyjnej w terminie zaproponowanym przez Zakład Certyfikacji, W przypadku stwierdzenia niezgodności w czasie inspekcji, okres ten przedłuża się o czas, w którym Klient dokona usunięcia niezgodności oraz przedstawi Zakładowi dowody ich wykonania. W uzasadnionych przypadkach, takich jak: przesuwanie przez Klienta ustalonego terminu przeprowadzenia inspekcji lub nie opłacenie należności za proces certyfikacji Zakład może przedłużyć termin zakończenia procesu certyfikacji. 8 NADZÓR 8.1 Zasady ogólne Jednostka Certyfikująca sprawuje nadzór nad certyfikowanym klientem w celu upewnienia się, że Klient umieszcza na rynku wyroby spełniające wymagania dokumentów odniesienia będących podstawą certyfikacji oraz prawidłowo stosuje certyfikat. Jeżeli Klient oprócz certyfikatu na znak B posiada certyfikat zgodności wyrobu z normą i/lub certyfikat ZKP to nadzór będzie obejmował ocenę spełnienia dokumentów, które stanowiły podstawę wydania tych certyfikatów. Nadzór sprawowany jest poprzez: o planowane inspekcje ZKP lub planowane kontrole warunków organizacyjno-technicznych dla zapewnienia stabilnej jakości importowanych wyrobów, przeprowadzane co 12 miesięcy o pozaplanowe (specjalne) inspekcje ZKP lub kontrole WTO przeprowadzane w przypadku: 1) powstania uzasadnionych wątpliwości co do spełniania przez klienta warunków umowy; 2) otrzymania informacji o reklamacjach dotyczących certyfikowanych wyrobów;
Strona 9/12 3) w celu sprawdzenia skuteczności podjętych przez klienta działań korygujących; 4) wprowadzenia znaczących zmian: w systemie Organizacji, w procesach lub w wyrobie; 5) zmiany praw własnościowych i przeniesienie certyfikacji; 6) weryfikacji działań warunkujących przywrócenie ważności po zawieszeniu; o badanie lub inspekcję próbek wyrobów podczas inspekcji ZKP lub kontroli WTO w fabryce, co najmniej raz w ciągu trzech lat. 8.2.1 Zakres programu inspekcji ZKP Zakres programu inspekcji ZKP w nadzorze obejmuje sprawdzenie i ocenę: o zmian wprowadzonych w systemie ZKP; o nadzoru nad procesem produkcji; o zgodności wyrobu z wymaganiami dokumentów odniesienia; o prawidłowości oznakowanie wyrobów; o prawidłowości postępowania z reklamacjami; o prawidłowości stosowania dokumentów certyfikacyjnych -powoływanie się na certyfikację; o prawidłowości sporządzania deklaracji stałości właściwości użytkowych. 8.2.2 Zakres programu kontroli WTO Zakres programu kontroli WTO w nadzorze obejmuje sprawdzenie i ocenę: o zmian w umowie zawartej między importerem, a producentem wyrobu; o zgodności wyrobu z wymaganiami dokumentów odniesienia; o prawidłowości oznakowanie wyrobów; o prawidłowości stosowania dokumentów certyfikacyjnych - powoływanie się na certyfikację; 9 DECYZJE W PROCESACH NADZORU W wyniku prowadzonego nadzoru Jednostka Certyfikująca może podjąć decyzję o: o utrzymaniu certyfikacji o zawieszeniu certyfikacji o ograniczeniu certyfikacji o cofnięciu certyfikatu o rozszerzeniu zakresu certyfikatu o wznowieniu certyfikacji po zawieszeniu 9.1 Utrzymanie certyfikacji Decyzja dotycząca utrzymania ważności certyfikacji podejmowana jest na podstawie: o wyników oceny zakładowej kontroli produkcji lub kontroli WTO; o wyników oceny badań wyrobu; o stwierdzenia spełniania warunków umowy o nadzór. Jeżeli w czasie inspekcji stwierdzono niezgodności powinny być one skutecznie usunięte w terminie określonym przez jednostkę Certyfikującą. 9.2 Zawieszenie certyfikacji Zawieszenie certyfikacji może nastąpić w przypadku: o zgłoszenia Organizacji o czasowej rezygnacji z certyfikacji; o stwierdzenia w czasie nadzoru istotnych niezgodności świadczących o braku działań systemowych; o niespełnienia wymagań certyfikacyjnych; o nie usunięcia w uzgodnionym terminie niezgodności stwierdzonych w czasie nadzoru; o uniemożliwienia przeprowadzenia inspekcji/kontroli; o przerwy w produkcji dłuższej niż 6 miesięcy; o naruszania przez Organizację zasad powoływania się na certyfikację;
Strona 10/12 o nie spełnienia zobowiązań finansowych wobec Jednostki Certyfikującej. Decyzja o zawieszeniu uzależniona jest od: o stopnia zagrożenia wynikającego ze stwierdzonej niezgodności dla funkcjonowania systemu zgodności wyrobu z dokumentem odniesienia; o stanowiska Organizacji o czasu potrzebnego do usunięcia niezgodności. Decyzja o zawieszeniu certyfikatu z podaniem przyczyny zawieszenia i okresu zawieszenia przekazywana jest do Producenta. W okresie zawieszenia Producent nie ma prawa posługiwać się certyfikatem. Okres zawieszenia nie może przekroczyć 6 miesięcy. W przypadku zawieszenia certyfikacji z uwagi na modernizację zakładu lub brak produkcji wyrobów, termin może zostać przedłużony o kolejne 3 miesiące. Jeżeli przyczyna zawieszenia certyfikatu nie zostanie w tym czasie usunięta, po upływie okresu zawieszenia certyfikat zostaje cofnięty. 9.3 Ograniczenie zakresu certyfikacji Ograniczenie może nastąpić na wniosek Organizacji lub w wyniku działań kontrolnych Jednostki Certyfikującej stwierdzającej brak możliwości producenta dla prowadzenia działalności w pełnym zakresie wydanego certyfikatu. Ograniczenie zakresu certyfikacji potwierdzone jest wystawieniem nowego certyfikatu z okresem ważności od daty podjęcia decyzji o ograniczeniu zakresu certyfikacji do końca ważności certyfikatu dotychczasowego. W przypadku ograniczenia zakresu udzielonej certyfikacji Organizacja zobowiązana jest do uaktualnienia wszystkich materiałów reklamowych. 9.4 Cofnięcie certyfikacji Cofnięcie certyfikacji może nastąpić w przypadku: o wniosku Organizacji; o nie spełnienia w ustalonym terminie warunków określonych przy zawieszeniu; o braku wdrożenia zmian w przypadku zmiany dokumentu normatywnego stanowiącego podstawę certyfikacji; o nadużycia przez Organizację uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu. Decyzja o cofnięciu certyfikacji wraz z uzasadnieniem przekazywana jest Organizacji w formie pisemnej. Po cofnięciu certyfikacji umowa o nadzór zostaje rozwiązana i Organizacja traci prawo do posługiwania się dokumentami certyfikacyjnymi. Informacja o cofnięciu certyfikatu zamieszczona jest na stronie internetowej Jednostki Certyfikującej www.icimb.pl. Jednostka Certyfikująca może zażądać zwrotu certyfikatu. 9.5 Rozszerzenie zakresu certyfikacji Organizacja może wystąpić o rozszerzenie zakresu certyfikacji o nowe odmiany wyrobów lub nowe wyroby w ramach tej samej grupy. Rozszerzenie prowadzone jest w trybie procesu certyfikacji. Przeprowadzenie inspekcji ZKP lub inspekcji WTO rozpatrywane jest indywidualnie. Rozszerzenie zakresu certyfikacji następuje po podpisaniu przez Klienta aneksu do właściwej umowy o nadzór i ma formę nowego certyfikatu lub załącznika do certyfikatu. 9.6 Wznowienie certyfikacji po zawieszeniu Decyzja o przywróceniu ważności certyfikacji podejmowana jest po spełnieniu przez Organizację warunków określonych w decyzji o zawieszeniu certyfikacji.
Strona 11/12 10 PRZENIESIENIE ORAZ DOKONYWANIE ZMIAN W CERTYFIKACIE W przypadku zmiany statusu prawnego Organizacji, przeniesienie praw wynikających z umowy o nadzór i przepisanie certyfikatu następuje na podstawie złożonego pisma Organizacji oraz wypisu wydanego przez właściwy organ (KRS). W przypadku przejęcia firmy przeprowadzana jest inspekcja specjalna. Zmiany w certyfikatach mogą dotyczyć: o zmian nazwy wyrobu w dokumencie odniesienia; o zmiany dokumentu odniesienia przywołanego w certyfikacie; o wprowadzenia lub zmiany nazwy handlowej wyrobu. Zmiany wprowadzane są na wniosek Organizacji. 11 ZMIANY WYMAGAŃ CERTYFIKACYJNYCH W przypadku zmian dokumentu odniesienia będącego podstawą certyfikacji lub zmian niniejszego program certyfikacji informacje te umieszczane są na stronie internetowej www.icimb.pl oraz przekazywane Klientom w formie pisemnej. Klienci zobowiązani są do dostosowania zmienionych wymagań oraz umożliwienia Jednostce Certyfikującej w terminie i na warunkach przez nią określonych, dokonanie weryfikacji podjętych działań dostosowawczych. Jeśli wynik weryfikacji wdrożenia nowych wymagań wpływających na udzieloną certyfikację okaże się niezadowalający to certyfikat zostanie zawieszony. 12 PONOWNA CERTYFIKACJA Ponowna certyfikacja następuje na podstawie zgłoszenia Organizacji. Warunkiem zachowania ciągłości jest złożenie wniosku (w terminie 3 miesięcy przed upływem ważności certyfikatu) oraz zamknięcie ewentualnych niezgodności przed upływem ważności poprzedniego certyfikatu. Decyzję w sprawie odnowienia certyfikacji podejmowana jest na podstawie wyników inspekcji oraz wszystkich informacji zebranych w czasie prowadzonego wcześniej nadzoru. W uzasadnionych przypadkach decyzja przedłużenia certyfikacji może być podjęta na podstawie wcześniejszych wyników działań kontrolnych w nadzorze, pod warunkiem zachowania dziesięciomiesięcznego okresu. 13. ODWOŁANIA I SKARGI 13.1 Zasady ogólne Organizacja posiadająca certyfikat wystawiony przez Jednostkę Certyfikującą ma prawo odwołania się od każdej decyzji wydanej w wyniku procesu certyfikacji i nadzoru, a także prawo wnoszenia skarg dotyczących przebiegu postępowania w procesie certyfikacji. Informacja o przysługującym Organizacji prawie do złożenia odwołania zawarta jest w umowie o świadczeniu usług certyfikacyjnych, w umowie o nadzór nad certyfikowanym Klientem oraz w każdej decyzji przekazywanej Organizacji przez Jednostkę Certyfikującą. Złożenie odwołania lub skargi nie skutkuje żadnymi działaniami dyskryminującymi przeciwko składającemu odwołania. Odwołanie powinno być składane na piśmie w terminie 14 dni od doręczenia decyzji. 13.2 Odwołania Złożone odwołanie kierowane jest do Jednostki Certyfikującej. Po odnotowaniu w Rejestrze komplet dokumentów dotyczących przedmiotowej sprawy przekazywany jest do rozpatrzenia przez Pełnomocnika Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem, który może podjąć decyzję samodzielnie lub zasięgnąć opinii właściwego Komitetu. Ostateczną decyzję, obowiązującą Jednostkę Certyfikującą, podejmuje Pełnomocnik Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem. Jednostka w ciągu 14 dni przekazuje Organizacji informację o sposobie załatwienia sprawy.
Strona 12/12 13.3 Skargi Skargi rozpatrywane są przez Pełnomocnik Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem przy współudziale Kierownika ZC (lub Z-cy Kierownika w przypadku zaangażowania Kierownika w sprawie), który ustala powody złożenia skargi. W uzasadnionych przypadkach sprawa może być skierowana do rozpatrzenia przez Komitet ds. Bezstronności. W przypadku uznania zasadności złożonej skargi-reklamacji, w Jednostce podejmowane są stosowne działania. Odpowiedź na skargę powinna być udzielona w ciągu 14 dni od daty jej wpłynięcia. Jeżeli odpowiedź nie może być udzielona w tym terminie, w ciągu 14 dni przekazywana jest informacja o podjętych działaniach wraz z określeniem przybliżonego terminu przesłania pełnej odpowiedzi. 14 OPŁATY ZA CERTYFIKACĘ I NADZÓR Koszty procesu certyfikacji i nadzoru ustalane są na podstawiecennikajednostkicertyfikującej (udostępnianym Organizacji do wglądu) oraz rzeczywistych kosztów delegacji inspektorów. 15 BEZSTRONNOŚĆ i POUFNOŚĆ Jednostka Certyfikująca działa jako niezależna strona trzecia i zapewnia obiektywność prowadzonych działań poprzez identyfikowanie oraz analizę potencjalnych konfliktów interesów. Dla zachowania bezstronności procesów oceny wyrobów objętych niniejszym programem certyfikacji Jednostka Certyfikująca nie udziela konsultacji w projektowaniu, produkowaniu, instalowaniu lub w dystrybucji wyrobu, który jest certyfikowany lub który ma być certyfikowany. Jednostka Certyfikująca zobowiązuje się do zachowania poufności w odniesieniu do wszystkich informacji uzyskanych w procesie certyfikacji i nadzoru, z wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem. Wszelkie informacje uzyskane w trakcie inspekcji będą chronione i wykorzystane tylko do oceny Organizacji. Ujawnienie informacji chronionych może nastąpić wyłącznie w przypadkach uregulowanych odrębnymi przepisami. W przypadku konieczności ujawniania informacji wymaganych prawem, Organizacja jest powiadamiana o treści ujawnionej informacji. Cały personel Jednostki Certyfikującej, w tym personel zewnętrzny, jest zobowiązany do zachowania poufności w odniesieniu do wszystkich informacji uzyskanych w procesie certyfikacji i nadzoru oraz zobowiązany jest do ujawniania każdej sytuacji, która może stanowić potencjalny konflikt interesów w przypadku prowadzenia procesów certyfikacji wyrobów objętych niniejszym programem certyfikacji. 16 PUBLIKACJE Na żądanie każdej z zainteresowanych stron podawane są informacje dotyczące statusu wydanego certyfikatu. Jednostka Certyfikująca publikuje wykaz zawieszonych i cofniętych certyfikatów na stronie internetowej www.icimb.pl. W przypadku skargi na Klienta Jednostki zakres informacji udostępnionej publicznie uzgadniany jest pomiędzy Organizacją a wnoszącym skargę 17 Załączniki Załącznik Nr 1 Wykaz wyrobów i Kryteriów Technicznych objętych niniejszym Programem Certyfikacji. KONIEC