INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZAKŁADU GOSPODARKI CIEPLNEJ



Podobne dokumenty
Plik do pobrania : PZU wkładka NNW

UCHWAŁA nr 11/2012 Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej im. B. Prusa we Wrocławiu z dnia 4 stycznia 2012 roku

Załącznik do Zarządzenia Rektora nr 55/R/10 INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO. I. Postanowienia ogólne

INSTRUKCJA KANCELARYJNA PRZEDSZKOLA NR 352 W WARSZAWIE

ZARZĄDZENIE Or.I STAROSTY OSTROWIECKIEGO z dnia r. w sprawie zasad i trybu obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym

Uchwała nr O III 2011 Krajowej Rady Izby Architektów RP z dnia 11 maja 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej

ZARZĄDZENIE NR 25/2011 BURMISTRZA MIASTA PODKOWY LEŚNEJ z dnia 1 sierpnia 2011 roku

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO

ROZDZIAŁ I. ZASADY PODPISYWANIA PISM.

Zarządzenie nr 708/2016. Burmistrza Nysy. z dnia 29 kwietnia 2016r. w sprawie obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Nysie

Instrukcja kancelaryjna w Zespole Publicznego Gimnazjum i Szkoły Podstawowej im. Jana Pawła II w Leźnie

Instrukcja kancelaryjna w Szkole Podstawowej. im. Tadeusza Kościuszki w Krojczynie

ZARZĄDZENIE NR WÓJTA GMINY WIĄZOWNA. z dnia 28 czerwca 2016 r.

Notatka dotycząca obiegu pism w przedsiębiorstwie

ZARZĄDZENIE Nr 0151/W/164/2006 Wójta Gminy Łyski z dnia 27 grudnia 2006 r.

Zarządzenie Nr 68 /2015 Wójta Gminy Wolanów z dnia 19 sierpnia 2015r.

Wprowadzam Instrukcję archiwizacyjną Zarządu Dróg Miejskich w Koninie stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. w Milanowie

Zarządzenie Nr 3/KZ/2010/11. Dyrektora Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 4 w Łodzi z dnia 3 stycznia 2011r. w

Instrukcja kancelaryjna Gimnazjum im. Jana Pawła II w Dobczycach

Zarządzenie Nr 19/2011 Wójta Gminy Małkinia Górna z dnia 1 marca 2011 roku

Zarządzenie Nr 583 Burmistrza Nowego Dworu Gdańskiego z dnia 16 listopada 2009 roku

ZARZĄDZENIE NR 27/2013 Wójta Gminy Chojnice z dnia 13 lutego 2013 r.

ZARZADZENIE NR 84/08 BURMISTRZA OZIMKA z dnia 30 grudnia 2008 roku

Instrukcja Kancelaryjna Ośrodka Pomocy Społecznej w Tucholi

ZARZĄDZENIE NR 92/2014 BURMISTRZA KSIĄŻA WLKP.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

PROCEDURY POSTĘPOWANIA NAUCZYCIELI I PRACOWNIKÓW SZKOŁY PODNOSZĄCE POZIOM BEZPIECZEŃSTWA DZIECI I MŁODZIEŻY NA TERENIE PUBLICZNEGO GIMNAZJUM

Zarządzenie Nr 21/2013 Kierownika Urzędu - Wójta Gminy Sorkwity z dnia 13 czerwca 2013r.

ZARZĄDZENIE NR W WÓJTA GMINY LYSKI. z dnia 31 lipca 2013 r. w sprawie Instrukcji Obiegu Korespondencji w Urzędzie Gminy Lyski

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

INSTRUKCJA KANCELARYJNA MIEJSKIEGO OŚWIATOWEGO ZESPOŁU EKONOMICZNEGO W TARNOBRZEGU

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WG NORMY PN EN ISO 9001:2009 PROCEDURA SYSTEMOWA PS 2. Postępowanie z dokumentami ZAWARTOŚĆ PROCEDURY

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 56/2013 PREZYDENTA MIASTA KOŁOBRZEG. z dnia 10 maja 2013 r.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr.230/2012 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 5 września 2012r.

Instrukcja kancelaryjna

ZARZĄDZENIE NR 27/2016 STAROSTY WRZESIŃSKIEGO z dnia 7 czerwca 2016 roku. w sprawie zasad i trybu obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym we Wrześni

INSTRUKCJA KANCELARYJNA W ZESPOLE OBSŁUGI EKONOMICZNO ADMINISTRACYJNEJ SZKÓŁ GMINY MICHAŁOWICE

ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW. z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych.

Na podstawie Pełnomocnictwa Ogólnego Dyrektora Generalnego Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 31 maja 2008r., zarządza się co następuje:

Instrukcja kancelaryjna. Zespół Szkół Nr 1 w Działdowie ul. Grunwaldzka 4 (nazwa szkoły) Rozdział I Postanowienia ogólne

Zarządzenie Nr 2/2008 Dyrektora Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z dnia 20 lutego 2008 r.

Z A R Z Ą D Z E N I E NR 43 / Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki. z dnia 26 lutego 2015 r.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZWIĄZKU HARCERSTWA POLSKIEGO

Stowarzyszenie Po pierwsze rodzina

Załącznik nr 8 do Regulaminu Kontroli Zarządczej INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZESPOŁU SZKÓŁ W TUCHLINIE

Zarządzenie Nr 139/2015 Burmistrza Sulejowa z dnia 30 września 2015 roku

Specjalny Ośrodek Szkolno Wychowawczy w Dębowej Łące

ZARZĄDZENIE NR 120/ 5 /13 PREZYDENTA MIASTA TYCHY z dnia 10 stycznia 2013 r.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

INSTRUKCJA TWORZENIA I GROMADZENIA DOKUMENTACJI W SZKOLE

Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne w Urzędzie Miejskim w Łomży

INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZWIĄZKU ŻOŁNIERZY WOJSKA POLSKIEGO

Załącznik Nr 1 do zarządzenia nr 20/15 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Toruniu z dnia 30 grudnia 2015 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Publiczna Szkoła Podstawowa nr 7 im. Jana Pawła II w Bochni

Instrukcja kancelaryjna Zespołu Szkół Samorządowych nr 1 im. Marii Skłodowskiej Curie w Opocznie. Rozdział I Postanowienia ogólne

ZARZĄDZENIE Nr S Burmistrza Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki z dnia 27 czerwca 2011r.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Instrukcja kancelaryjna Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZESPOŁU SZKÓŁ PONADGIMNAZJALNYCH W SOMONINIE IM. JÓZEFA WYBICKIEGO

Zarządzenie nr ORo Prezydenta Miasta Piekary Śląskie. z dnia 1 lutego 2011r.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA SZKOŁY PODSTAWOWEJ IM. JANA PAWŁA II W LUBATOWEJ

Wstęp ROZDZIAŁ I KLASYFIKOWANIE INFORMACJI NIEJAWNYCH

INSTRUKCJA KANCELARYJNA Szkoły Podstawowej im. Stanisława Staszica w Jankowicach

ZARZĄDZENIE NR 250/16 PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN z dnia 24 czerwca 2016 r.

Zarządzenie wewnętrzne Nr OR Wójta Gminy Dubicze Cerkiewne z dnia 17 sierpnia 2015r.

Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli poufne w Urzędzie Miasta Jelenia Góra

Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "poufne" w Urzędzie Miasta Piekary Śląskie

ROZDZIAŁ I. Postanowienia ogólne

ZARZĄDZENIE NR 29/2012 WÓJTA GMINY SECEMIN. z dnia 29 czerwca 2012 r.

ZARZĄDZENIE NR 38/11 STAROSTY OSTROWSKIEGO. z dnia 4 października 2011 r. w sprawie wytycznych do wykonywania czynności kancelaryjnych.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA URZĘDU GMINY PARCHOWO

Instrukcja kancelaryjna Centrum Edukacji Nauczycieli w Suwałkach

INSTRUKCJA OKREŚLAJĄCA CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W MIĘDZYRZECZU

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

ZARZĄDZENIE NR 83/14 PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN z dnia 28 lutego 2014 r.

Zarządzenie Nr 8/11 Wójta Gminy Olszewo-Borki z dnia 31 stycznia 2011 r.

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 261/06/2015. Prezydenta Miasta Starogard Gdański z dnia 30 czerwca 2015 r. ZATWIERDZAM ...

DECYZJA Nr 12/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ. z dnia 6 lutego 2013 r.

ZARZĄDZENIE Nr 1/2016. WÓJTA GMINY Rogowo. z dnia 02 stycznia 2016 r.

Zarządzenie Nr 1/2012. Starosty Gołdapskiego. z dnia 10 stycznia w sprawie instrukcji obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Gołdapi

Zarządzenie Nr 38/15 Głównego Inspektora Pracy. z dnia 24 listopada 2015 r.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA SZKOŁY PODSTAWOWEJ, ZESPOŁÓW SZKÓŁ I GIMNAZJUM GMINY ŁĘKA OPATOWSKA

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZESPOŁU SZKÓŁ NR 13 W GORZOWIE WLKP.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU PRACY W BIAŁYMSTOKU. Rozdział I Postanowienia ogólne

INSTRUKCJA KANCELARYJNA CENTRUM EDUKACJI NAUCZYCIELI W SUWAŁKACH

Zarządzenie Nr 12/14. Dyrektora Zarządu Cmentarzy Komunalnych w Warszawie z dnia 20 lutego 2014 roku

ZARZĄDZENIE Nr 78/2018 STAROSTY POZNAŃSKIEGO. z dnia 3 września 2018 roku

ZESPÓŁ SZKÓŁ W KANDYTACH INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZESPOŁU SZKÓŁ W KANDYTACH

ZARZĄDZENIE NR 71/2011 BURMISTRZA DRAWSKA POMORSKIEGO z dnia 10maia2011 r.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA. Spis treści

Na podstawie art. 20 ust.2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz z późn. zm.

PROCEDURA PRZYZNAWANIA DODATKÓW ENERGETYCZNYCH

Zarządzenie Nr 25/2011 Wójta Gminy Łapsze Niżne z dnia 31 maja 2011 roku

ZARZĄDZENIE Nr Burmistrza Tłuszcza z dnia 4 kwietnia 2012 r.

ZARZĄDZENIE NR 7/2011 WÓJTA GMINY SIEMIATYCZE. z dnia 7 lutego 2011 r.

Transkrypt:

Załącznik nr 1 Do Zarządzenia 03/2011 Z dnia 27.01.2011r. Kierownika ZGC SUM INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZAKŁADU GOSPODARKI CIEPLNEJ 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Zakładzie Gospodarki Cieplnej Śląskiego Uniwersytetu Medycznego, zwanym dalej ZGC. 2. Określone w Instrukcji zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w ZGC. 3. Do postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne lub dane osobowe stosuje się przepisy o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie danych osobowych. 4. Instrukcja normuje obieg dokumentów i tryb postępowania z nimi od momentu ich wpływu do ZGC aŝ do chwili ich archiwizacji. 5. W ZGC obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt Załącznik nr 1. 2 1. W ZGC prowadzony jest ogólny dziennik korespondencyjny dla wszystkich pism wpływających oraz wychodzących Załącznik nr 2. 2. Czynności kancelaryjne w ZGC wykonuje pracownik zatrudniony w sekretariacie. 3. Czynności kancelaryjne obejmują: a) przyjmowanie codziennej wpływającej do ZGC, b) przyjmowanie wewnętrznej, c) rozdzielanie przyjętej według dekretacji i odnotowanie w dzienniku korespondencyjnym obiegu, d) rejestrowanie przyjmowanej i wychodzącej,

e) wysyłanie wychodzącej poza ZGC listy poufne, ekonomiczne (zwykłe, polecone, ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru), priorytetowe, f) nadawanie, przyjmowanie faksów, g) kompletowanie i przechowywanie akt. 3 1. Korespondencja przyjmowana jest przez Sekretariat. 4 1. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki za wyjątkiem ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, przesyłek kierowanych do osób indywidualnych, które przekazuje właściwej osobie. 2. W przypadku, gdy do przesyłki dołączona jest faktura, Sekretariat przekazuje ją do działu księgowości po uprzednim wpisaniu do dziennika kancelaryjnego i zatwierdzeniu przez Kierownika. 3. Sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania wpływających przesyłek pocztowych, a w razie stwierdzenia uszkodzenia, sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu i na potwierdzeniu odbioru oraz Ŝąda od pracownika poczty spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 4. Po otwarciu koperty Sekretariat sprawdza: a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego - korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca bezzwłocznie do urzędu pocztowego, b) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki; brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje na danym piśmie lub załączniku. 5 1. Paczki adresowane do konkretnych działów bez otwierania Sekretariat przekazuje tym działom. 6 1. Na wszystkich pismach wpływających do ZGC Sekretariat stawia pieczęć wpływu. 2. Potwierdzenie otrzymania pisma Sekretariat wydaje na Ŝądanie składającego pismo, stawiając na kopii pisma pieczęć firmową. 2

3. Na telegramach i faksach oraz na przesyłkach zawierających oferty składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oprócz pieczęci wpływu notuje się dokładną godzinę doręczenia. 7 1. Na przeglądanej przewidzianej do załatwienia przez stanowiska pracy Kierownik Zakładu umieszcza dyspozycje dotyczące (dekretacja): 1) sposobu załatwienia sprawy, 2) terminu załatwienia sprawy, 3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania pisma. 2. Do przekazywania dyspozycji, o której mowa w ust. 1 zastosowanie mają symbole literowe działów. 1. Nie podlegają rejestracji: a) publikacje (gazety, czasopisma, ksiąŝki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.), b) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, c) zaproszenia, Ŝyczenia i inne pisma o podobnym charakterze. 1. Obieg akt między działami odbywa się za pośrednictwem Sekretariatu. 8 9 10 1. Podstawową formą załatwiania spraw jest forma pisemna. 2. Ustne załatwianie spraw naleŝy stosować w przypadku, gdy sprawy przedstawiane są bezpośrednio lub telefonicznie przez interesanta. 3. W przypadku ustnego załatwienia sprawy, jeŝeli zachodzi taka konieczność sporządza się notatkę. 11 1. Przy załatwianiu pisemnym naleŝy przestrzegać następujących zasad: a) kaŝdą sprawę naleŝy załatwiać odrębnym pismem, chyba Ŝe z charakteru sprawy wynika, Ŝe jej rozstrzygnięcie powoduje jednocześnie załatwienie innych spraw, b) w odpowiedziach podaje się datę i znak pisma, którego odpowiedź dotyczy, 3

2. Dokument parafuje osoba, która go sporządzała, jej bezpośredni przełoŝony, a jeŝeli to wynika z odrębnych przepisów lub charakteru sprawy takŝe inne osoby. 3. Sprawy terminowe załatwiane są priorytetowo. 4. W przypadku nieobecności osoby uprawnionej do podpisania akt sprawy (dokumentów), jeŝeli zachodzi pilna konieczność ich podpisania, moŝe je podpisać w zastępstwie osoba do tego upowaŝniona. 5. W sprawach finansowych korespondencję, podpisuje równieŝ Główna Księgowa lub osoba przez niego upowaŝniona. 12 1. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje pracownik sekretariatu 2. Czynności w tym zakresie polegają na: a) sprawdzeniu czy pismo jest podpisane i oznakowane datą oraz czy dołączone są wszystkie załączniki, b) zaadresowaniu i zakopertowaniu przesyłek listowych z podaniem kodu pocztowego, c) odciśnięciu na kopercie pieczątki nagłówkowej d) wpisaniu do: pocztowej ksiąŝki nadawczej - w przypadku listów poleconych e) przekazaniu przesyłki do urzędu pocztowego 3. Pracownik Sekretariatu zobowiązany jest do prowadzenia rejestrów wychodzącej. 4. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. 13 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracownika sekretariatu czynności kancelaryjnych naleŝy do kompetencji Kierownika Zakładu. 4

Załącznik 2 do Instrukcji Kancelaryjnej dla Zakładu Gospodarki Cieplnej Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach WZÓR DZIENNIKA KORESPONDENCJI kolejny Data otrzymania Data otrzymanej Od kogo TREŚĆ otrzymanej Znak referenta Data wysłanej Do kogo TREŚĆ wysłanej uprzedniej odpowiedzi na korespondencję wysłaną aktu Uwagi