Załącznik nr 1 Do Zarządzenia 03/2011 Z dnia 27.01.2011r. Kierownika ZGC SUM INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZAKŁADU GOSPODARKI CIEPLNEJ 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Zakładzie Gospodarki Cieplnej Śląskiego Uniwersytetu Medycznego, zwanym dalej ZGC. 2. Określone w Instrukcji zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w ZGC. 3. Do postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne lub dane osobowe stosuje się przepisy o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie danych osobowych. 4. Instrukcja normuje obieg dokumentów i tryb postępowania z nimi od momentu ich wpływu do ZGC aŝ do chwili ich archiwizacji. 5. W ZGC obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt Załącznik nr 1. 2 1. W ZGC prowadzony jest ogólny dziennik korespondencyjny dla wszystkich pism wpływających oraz wychodzących Załącznik nr 2. 2. Czynności kancelaryjne w ZGC wykonuje pracownik zatrudniony w sekretariacie. 3. Czynności kancelaryjne obejmują: a) przyjmowanie codziennej wpływającej do ZGC, b) przyjmowanie wewnętrznej, c) rozdzielanie przyjętej według dekretacji i odnotowanie w dzienniku korespondencyjnym obiegu, d) rejestrowanie przyjmowanej i wychodzącej,
e) wysyłanie wychodzącej poza ZGC listy poufne, ekonomiczne (zwykłe, polecone, ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru), priorytetowe, f) nadawanie, przyjmowanie faksów, g) kompletowanie i przechowywanie akt. 3 1. Korespondencja przyjmowana jest przez Sekretariat. 4 1. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki za wyjątkiem ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, przesyłek kierowanych do osób indywidualnych, które przekazuje właściwej osobie. 2. W przypadku, gdy do przesyłki dołączona jest faktura, Sekretariat przekazuje ją do działu księgowości po uprzednim wpisaniu do dziennika kancelaryjnego i zatwierdzeniu przez Kierownika. 3. Sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania wpływających przesyłek pocztowych, a w razie stwierdzenia uszkodzenia, sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu i na potwierdzeniu odbioru oraz Ŝąda od pracownika poczty spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 4. Po otwarciu koperty Sekretariat sprawdza: a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego - korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca bezzwłocznie do urzędu pocztowego, b) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki; brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje na danym piśmie lub załączniku. 5 1. Paczki adresowane do konkretnych działów bez otwierania Sekretariat przekazuje tym działom. 6 1. Na wszystkich pismach wpływających do ZGC Sekretariat stawia pieczęć wpływu. 2. Potwierdzenie otrzymania pisma Sekretariat wydaje na Ŝądanie składającego pismo, stawiając na kopii pisma pieczęć firmową. 2
3. Na telegramach i faksach oraz na przesyłkach zawierających oferty składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oprócz pieczęci wpływu notuje się dokładną godzinę doręczenia. 7 1. Na przeglądanej przewidzianej do załatwienia przez stanowiska pracy Kierownik Zakładu umieszcza dyspozycje dotyczące (dekretacja): 1) sposobu załatwienia sprawy, 2) terminu załatwienia sprawy, 3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania pisma. 2. Do przekazywania dyspozycji, o której mowa w ust. 1 zastosowanie mają symbole literowe działów. 1. Nie podlegają rejestracji: a) publikacje (gazety, czasopisma, ksiąŝki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.), b) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, c) zaproszenia, Ŝyczenia i inne pisma o podobnym charakterze. 1. Obieg akt między działami odbywa się za pośrednictwem Sekretariatu. 8 9 10 1. Podstawową formą załatwiania spraw jest forma pisemna. 2. Ustne załatwianie spraw naleŝy stosować w przypadku, gdy sprawy przedstawiane są bezpośrednio lub telefonicznie przez interesanta. 3. W przypadku ustnego załatwienia sprawy, jeŝeli zachodzi taka konieczność sporządza się notatkę. 11 1. Przy załatwianiu pisemnym naleŝy przestrzegać następujących zasad: a) kaŝdą sprawę naleŝy załatwiać odrębnym pismem, chyba Ŝe z charakteru sprawy wynika, Ŝe jej rozstrzygnięcie powoduje jednocześnie załatwienie innych spraw, b) w odpowiedziach podaje się datę i znak pisma, którego odpowiedź dotyczy, 3
2. Dokument parafuje osoba, która go sporządzała, jej bezpośredni przełoŝony, a jeŝeli to wynika z odrębnych przepisów lub charakteru sprawy takŝe inne osoby. 3. Sprawy terminowe załatwiane są priorytetowo. 4. W przypadku nieobecności osoby uprawnionej do podpisania akt sprawy (dokumentów), jeŝeli zachodzi pilna konieczność ich podpisania, moŝe je podpisać w zastępstwie osoba do tego upowaŝniona. 5. W sprawach finansowych korespondencję, podpisuje równieŝ Główna Księgowa lub osoba przez niego upowaŝniona. 12 1. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje pracownik sekretariatu 2. Czynności w tym zakresie polegają na: a) sprawdzeniu czy pismo jest podpisane i oznakowane datą oraz czy dołączone są wszystkie załączniki, b) zaadresowaniu i zakopertowaniu przesyłek listowych z podaniem kodu pocztowego, c) odciśnięciu na kopercie pieczątki nagłówkowej d) wpisaniu do: pocztowej ksiąŝki nadawczej - w przypadku listów poleconych e) przekazaniu przesyłki do urzędu pocztowego 3. Pracownik Sekretariatu zobowiązany jest do prowadzenia rejestrów wychodzącej. 4. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. 13 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracownika sekretariatu czynności kancelaryjnych naleŝy do kompetencji Kierownika Zakładu. 4
Załącznik 2 do Instrukcji Kancelaryjnej dla Zakładu Gospodarki Cieplnej Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach WZÓR DZIENNIKA KORESPONDENCJI kolejny Data otrzymania Data otrzymanej Od kogo TREŚĆ otrzymanej Znak referenta Data wysłanej Do kogo TREŚĆ wysłanej uprzedniej odpowiedzi na korespondencję wysłaną aktu Uwagi