ZARZĄDZENIE R-68/2014 Rektora Uniwersytetu Technologiczno-Humanistycznego im. Kazimierza Pułaskiego w Radomiu z dnia 22 grudnia 2014 r. w sprawie: 1) zmian w strukturze organizacyjnej administracji Uczelni, 2) zmiany regulaminu organizacyjnego Uczelni (zarządzenie R-1/95 z dnia 9 stycznia 1995 r. tekst jednolity ogłoszony zarządzeniem R-29/2012 z dnia 29 maja 2012 r. z późn. zm.). Na podstawie: - 18 ust. 5, 35 ust. 2 pkt 2), 99 ust. 2 i 100 statutu Uczelni (tekst jednolity - zarządzenie R -7/2012 z dnia 20 lutego 2012 r. z późn. zm.) w związku z wdrażaniem projektu Budowa zintegrowanego systemu informatycznego Uniwersytetu Technologiczno-Humanistycznego im. Kazimierza Pułaskiego w Radomiu, dla rozwoju społeczeństwa informacyjnego i technologii informacyjnych w sektorze nauki z a r z ą d z a m, co następuje: 1 1. Przekształcam poprzez zmianę nazwy Dział Rozwoju Kadry Naukowej w Sekcję Rozwoju Kadry Naukowej. 2. Włączam Archiwum w strukturę Kancelarii Głównej i podporządkowuję bezpośrednio Zastępcy Kanclerza. Wprowadzam następujące zmiany do regulaminu organizacyjnego Uczelni: 2 1. 8 ust. 3 i 7 otrzymują brzmienie: 8 3. Jednostki administracyjne podporządkowane prorektorowi ds. rozwoju kadry i współpracy z zagranicą: Dział Współpracy z Zagranicą, Sekcja Rozwoju Kadry Naukowej. 7. Jednostki administracyjne podporządkowane kanclerzowi: - Dział Infrastruktury, - Sekcja Zamówień Publicznych, - Dom Studenta 1, - Dom Studenta 2, - Dom Studenta 3, - Dom Studenta 4,
- Zastępca kanclerza, któremu bezpośrednio podlegają: -- Dział Aparatury, Zaopatrzenia i Transportu, -- Dział Ogólno-Administracyjny: -- Nr 1, -- Nr 2, -- Nr 3, -- Nr 4, -- Nr 5, -- Nr 6, -- Nr 7, -- Nr 8, -- Nr 9, -- Stanowisko ds. Inwentaryzacji Ciągłej, -- Stanowisko Pracy ds. BHP i P.Poż., -- Kancelaria Główna, - Kwestor (Z-ca kanclerza - Główny Księgowy), któremu bezpośrednio podlegają: -- Zastępca kwestora, -- Sekcja Księgowości Finansowej, Majątkowej i Kosztów, -- Sekcja Rachuby Płac, -- Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 1, -- Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 2, -- Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 3. 2. Dotychczasowy 31 oznacza się jako 30. 31 otrzymuje brzmienie: 31 Sekcja Rozwoju Kadry Naukowej Do zakresu działania Sekcji Rozwoju Kadry Naukowej należy w szczególności: 1) prowadzenie dokumentacji związanej z rozwojem i doskonaleniem kadry naukowej, 2) koordynacja okresowej oceny nauczycieli akademickich, 3) koordynacja prac związanych z przygotowywaniem wniosków o nagrody ministra i nagrody Rektora oraz inne nagrody i wyróżnienia dla nauczycieli akademickich, 4) koordynacja prac związanych z przygotowywaniem i rozliczaniem wniosków o stypendia i urlopy naukowe oraz inne formy doskonalenia i kształcenia zawodowego nauczycieli (staże, konferencje, sympozja itp.), 5) koordynacja prac w zakresie opracowywania pod względem formalnoprawnym wniosków o przyznanie wydziałom uprawnień do nadawania stopni naukowych, 2
6) koordynacja prac pod względem formalno-prawnym w zakresie przeprowadzanych przewodów doktorskich, habilitacyjnych i postępowań o nadanie tytułu profesora na wydziałach posiadających odpowiednie uprawnienia, 7) bieżące informowanie jednostek o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie trybu przeprowadzania przewodów doktorskich i habilitacyjnych i postępowań o nadanie tytułu profesora, 8) bieżąca weryfikacja dokumentacji prowadzonych przewodów doktorskich, habilitacyjnych i postępowań o nadanie tytułu profesora pod względem kompletności i zgodności z obowiązującym stanem prawnym oraz przekazywanie dokumentacji do archiwum Uczelni, 9) prowadzenie dokumentacji finansowej dot. przewodów doktorskich, habilitacyjnych i postępowań o nadanie tytułu profesora przeprowadzanych w Uczelni: a) sporządzanie kalkulacji kosztów przeprowadzenia przewodów i postępowań, b) przygotowywanie umów z: kandydatami i jednostkami zatrudniającymi kandydatów do stopni i postępowań o nadanie tytułu niebędących pracownikami Uczelni, recenzentami, promotorami, członkami komisji habilitacyjnych, 10) negocjacje z innymi jednostkami przeprowadzającymi przewody doktorskie, habilitacyjne i postępowania o nadanie tytułu profesora dla pracowników Uczelni oraz koordynacja spraw związanych z realizacją zawartych umów, 11) prowadzenie dokumentacji finansowej w zakresie recenzowania dorobku naukowego nauczycieli akademickich, 12) zamawianie druków i przygotowywanie dyplomów doktorskich i habilitacyjnych oraz prowadzenie ewidencji wydanych dyplomów, 13) przygotowywanie dyplomów nagród rektorskich, 14) wprowadzanie i weryfikacja danych w systemie POLON w zakresie związanym z zadaniami sekcji, 15) przygotowywanie projektów aktów prawnych w zakresie rozwoju i doskonalenia kadry naukowej, 16) koordynacja weryfikacji materiałów do cyklicznych edycji Informatora Nauki Polskiej oraz bieżąca informacja o zmianach organizacyjnych i personalnych w Uczelni, celem zamieszczenia w bazie danych INP, 17) sporządzanie sprawozdań i przygotowywanie informacji dot. rozwoju i doskonalenia kadry naukowej dla potrzeb jednostek Uczelni, MNiSW, GUS itp., 18) obsługa administracyjna posiedzeń: Rektorskiego Zespołu ds. nagród dla nauczycieli akademickich, 3
Stałej Komisji Senackiej ds. Badań Naukowych i Rozwoju Kadry w zakresie rozwoju kadry naukowej, 19) aktualizacja strony internetowej Sekcji Rozwoju Kadry Naukowej. 3. 40 otrzymuje brzmienie: 40 Dział Ogólno Administracyjny 1. Do zakresu działania Działu Ogólno Administracyjnego należy w szczególności: 1) kontrola nad utrzymaniem porządku i czystości w obiektach i na terenach zielonych oraz organizowanie i nadzorowanie prac nad urządzeniem terenów zielonych, 2) prowadzenie ewidencji wydanych podległym pracownikom narzędzi i sprzętu gospodarczego oraz paliwa, 3) zaopatrywanie pracowników, na wniosek bezpośredniego przełożonego pracownika, w odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, a także środki higieny osobistej oraz ich ewidencja, 4) sporządzanie zestawień procentowych podziału kosztowego faktur za: usługi, energię elektryczną, wodę i ścieki, ścieki kanalizacji deszczowej, rozmowy telefoniczne, itp. związanych z administrowaniem obiektów, 5) zamawianie dla potrzeb Uczelni pieczątek oraz ich ewidencja, 6) zabezpieczenie w zakresie materiałowym i technicznym uroczystości organizowanych przez Uczelnię (np. inauguracja roku akademickiego), 7) przekazywanie najemcy przedmiotu najmu/dzierżawy oraz bieżące fakturowanie i protokólarny odbiór przedmiotu najmu/dzierżawy po zakończeniu umowy i prowadzenie spraw z tym związanych, 8) prowadzenie spraw związanych z najmem doraźnym pomieszczeń, powierzchni, sal dydaktycznych, hal sportowych Uczelni oraz bieżące fakturowanie, 9) zabezpieczenie obsługi central telefonicznych, 10) zaopatrywanie jednostek organizacyjnych Uczelni w druki w Centrali Wydawniczej Druków, druki ścisłego zarachowania, kwitariusze przychodowe oraz ich ewidencja, 11) zlecanie wykonania naprawy mebli oraz sprzętu biurowego, 12) załatwianie spraw związanych z prenumeratą gazet i czasopism (z wyłączeniem Biblioteki Głównej), 13) przygotowywanie i składanie do Sekcji Zamówień Publicznych wniosków o udzielenie zamówienia w zakresie: wywozu nieczystości, utrzymania porządku i czystości, dozoru mienia, ubezpieczeń itp. oraz prowadzenie spraw z tym związanych, 14) przygotowywanie projektów umów na niektóre usługi związane z działalnością Uczelni np. konwojowanie wartości pieniężnych itp., 4
15) sporządzanie dla potrzeb GUS sprawozdań bilansowych nośników energii i infrastruktury ciepłowniczej, 16) sporządzanie zestawień w zakresie korzystania ze środowiska oraz wysokości należnych z tego tytułu opłat, 17) występowanie z wnioskiem do Rektora o zlecanie wykonania przeglądów okresowych, legalizacji, uzupełnienia, konserwacji i naprawy sprzętu gaśniczego zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zapewnianie pełnej sprawności i wyposażenia w sprzęt gaśniczy, 18) występowanie z wnioskiem do Rektora o zlecanie dokonania przeglądów kanałów spalinowych i wentylacyjnych oraz usuwanie zanieczyszczeń z przewodów dymowych, spalinowych i wentylacyjnych w obiektach Uczelni zgodnie z przepisami, 19) nadzorowanie pracy kierowników obiektów dydaktycznych, 20) terminowe wykonywanie zaleceń organów kontrolnych. Kierownikowi Działu Ogólno-Administracyjnego podlegają kierownicy obiektów dydaktycznych. Do zakresu działania kierowników obiektów dydaktycznych należy w szczególności: 1) kontrola nad utrzymaniem porządku i czystości we wszystkich administrowanych pomieszczeniach, a także na chodnikach i placach przylegających do obiektów, 2) prowadzenie ewidencji majątku trwałego i nietrwałego w obiektach powierzonych w administrowanie oraz wnioskowanie do komisji likwidacyjnej o likwidację środków trwałych oraz przedmiotów nietrwałych w uzgodnieniu z kwesturą, 3) wykonywanie zestawień procentowych podziału kosztowego przekazywanych do księgowości faktur związanych z administrowanymi obiektami, 4) sporządzanie informacji niezbędnych do przygotowania wniosków przetargowych, zestawień, wykazów, analiz, zapotrzebowań, itp. związanych z administrowaniem obiektów, 5) zgłaszanie do Działu Infrastruktury awarii i uszkodzeń w funkcjonowaniu urządzeń i instalacji technicznych celem ich usunięcia, 6) prawidłowe zabezpieczenie mienia i administrowanych obiektów oraz - po uzyskaniu akceptacji Kierownika Działu Ogólno-Administracyjnego - zgłaszanie szkody powstałej na skutek awarii, zdarzeń losowych itp. do firmy ubezpieczeniowej i koordynowanie prac związanych z likwidacją szkody, 7) występowanie z wnioskiem do kanclerza w zakresie potrzeb przeprowadzenia remontów i konserwacji administrowanych obiektów, 5
8) dbanie o należyty stan bhp oraz zabezpieczeń przeciwpożarowych w zakresie przewidzianym przepisami, 9) występowanie z wnioskiem do kanclerza o zakup sprzętu administracyjnobiurowego i gospodarczego, 10) sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem obowiązków służbowych podległych pracowników oraz rozliczanie ich czasu pracy i przedkładanie niezbędnych dokumentów do Działu Ogólno-Administracyjnego, 11) zapewnienie podległym pracownikom odzieży roboczej, ochronnej i sprzętu ochrony osobistej oraz środków czystości, 12) terminowe wykonywanie zaleceń organów kontrolnych. 4. Po 43 dodaje się 43a. 43a otrzymuje brzmienie: 43a Kancelaria Główna 1. Do zakresu działania Kancelarii Głównej należy w szczególności: 1) przyjmowanie oraz rozdzielanie korespondencji (wpływów) i przesyłek, 2) prowadzenie rejestru wpływów specjalnych i wartościowych, 3) wysyłanie i przyjmowanie pism i przesyłek. W ramach Kancelarii Głównej działa Archiwum, do zadań którego należy w szczególności: 1) przyjmowanie materiałów archiwalnych od jednostek organizacyjnych działalności podstawowej i administracyjnej, 2) przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych materiałów archiwalnych, prowadzenie ich ewidencji i udostępnianie, 3) brakowanie materiałów kategorii B, których okres przechowywania już upłynął, przekazywanie ich na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego Archiwum Państwowego w Radomiu, 4) coroczne sporządzanie wykazu akt kategorii A przyjętych do archiwum zakładowego w danym roku, 5) coroczne sporządzanie sprawozdania z działalności Archiwum obejmującego: ilość materiałów archiwalnych przyjętych, ilość materiałów udostępnionych i wypożyczonych, ilość materiałów archiwalnych wybrakowanych i przekazanych na makulaturę. Czynności wykonywane są zgodnie z obowiązującymi w Uczelni przepisami. 6
3 Zmienia się schemat struktury organizacyjnej administracji Uczelni stanowiący załącznik do regulaminu organizacyjnego w sposób uwzględniający zmiany wprowadzone niniejszym zarządzeniem. Aktualny schemat struktury organizacyjnej administracji stanowi załącznik do zarządzenia. 4 Traci moc zarządzenie R-61/2014 z dnia 25 listopada 2014 r. w sprawie: 1) podporządkowania Archiwum Kierownikowi Kancelarii Głównej, 2) zmiany regulaminu organizacyjnego Uczelni (zarządzenie R-1/95 z dnia 9 stycznia 1995 r. tekst jednolity ogłoszony zarządzeniem R-29/2012 z dnia 29 maja 2012 r. z późn. zm.). 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015 r. R E K T O R prof. dr hab. inż. Zbigniew Łukasik 7
Schemat struktury organizacyjnej administracji Uczelni wg stanu na dzień 1.01.2015 r. Załącznik do zarządzenia R-68/2014 z dnia 22.12.2014 r. REKTOR Biuro Rektora Radcy Prawni Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych Ośrodek Informatyki i Promocji Dział Kadr Dział Gospodarowania Nieruchomościami i Obsługi Remontów Stanowisko ds. Obronnych Wydawnictwo Stanowisko Pracy ds. Audytu Wewnętrznego Prorektor ds. ch i Studenckich Prorektor ds.rozwoju Kadry i Współpracy z Zagranicą Prorektor ds. Badań Naukowych K a n c l e r z Dział Nauczania Dział Spraw Studenckich Centrum Promocji Studentów i Absolwentów Biuro Obsługi Studenta 1 Biuro Obsługi Studenta 2 Biuro Obsługi Studenta 3 Dział Współpracy z Zagranicą Sekcja Rozwoju Kadry Naukowej Dział Obsługi Badań Naukowych i Projektów Unijnych Ośrodek Transferu Innowacji Stanowisko Pracy ds. Wynalazczości i Ochrony Patentowej Zastępca Kanclerza Dział Aparatury, Zaopatrzenia i Transportu Dział Ogólno- Administracyjny Stanowisko ds. Inwentaryzacji Ciągłej Stanowisko Pracy ds. BHP i P. Poż. Kancelaria Główna Dział Infrastruktury Sekcja Zamówień Publicznych DS. 1 DS. 2 DS. 3 DS. 4 Kwestor Główny Księgowy Zastępca Kanclerza Zastępca Kwestora Zastępca Głównego Księgowego Sekcja Księgowości Finansowej, Majątkowej i Kosztów Sekcja Rachuby Płac Nr1 Nr2 Nr3 Nr4 Nr5 Nr6 Nr7 Nr8 Nr9 Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 1 Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 2 8 Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 3