MAZOWIECKI URZĄD WOJEWÓDZKI W WARSZAWIE

MAZOWIECKI URZĄD WOJEWÓDZKI W WARSZAWIE REGULAMIN WEWNĘTRZNY BIURA BUDŻETOWO-KSIĘGOWEGO Zatwierdzam Halina Stachura-Olejniczak dyrektor generalny Warszawa, 20 października 2014 r.

REGULAMIN WEWNĘTRZNY BIURA BUDŻETOWO-KSIĘGOWEGO Na podstawie 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 377 Wojewody Mazowieckiego z dnia 31 lipca 2014 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie ustala się Regulamin Wewnętrzny Biura Budżetowo-Księgowego. Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Regulamin Wewnętrzny Biura Budżetowo-Księgowego Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, określa w szczególności zadania i strukturę organizacyjną, zadania kierownictwa oraz zakres działania wewnętrznych komórek organizacyjnych Biura Budżetowo-Księgowego. Rozdział II Słownik terminów 2. Ilekroć w Regulaminie Wewnętrznym Biura Budżetowo-Księgowego jest mowa o: 1) Wojewodzie należy przez to rozumieć Wojewodę Mazowieckiego; 2) Urzędzie należy przez to rozumieć Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie; 3) Dyrektorze Generalnym należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie; 4) biurze należy przez to rozumieć Biuro Budżetowo-Księgowe; 5) Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Biura Budżetowo-Księgowego; 6) oddziale należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Biura Budżetowo-Księgowego; 7) kierowniku oddziału należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej Biura Budżetowo-Księgowego; 8) wykazie akt należy przez to rozumieć Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy. 2

Rozdział III Struktura biura 3. 1. W skład biura wchodzą następujące oddziały posługujące się przy znakowaniu prowadzonych spraw i akt symbolami: 1) Oddział Realizacji Dochodów......BBK-I; 2) Oddział Zamówień Publicznych...BBK-II; 3) Oddział Finansowo Księgowy....BBK-III. 2. Strukturę organizacyjną biura określa schemat, stanowiący załącznik do regulaminu wewnętrznego. Rozdział IV Kierowanie wydziałem i podporządkowanie 4. 1. Biurem kieruje Dyrektor. 2. Podczas nieobecności Dyrektora jego zadania wykonuje wyznaczony przez Dyrektora pracownik. 3. Podległość poszczególnych oddziałów przedstawia schemat stanowiący załącznik do regulaminu wewnętrznego. 5. 1. Oddziałami kierują kierownicy oddziałów. 2. Kierownik Oddziału Finansowo-Księgowego pełni jednocześnie funkcję Głównego Księgowego Urzędu. 3. Podczas nieobecności kierownika oddziału kierowanie oddziałem sprawuje zastępca kierownika oddziału lub inny wyznaczony przez kierownika oddziału pracownik. 4. Kierownicy oddziałów odpowiedzialni są przed Dyrektorem za należytą organizację pracy oraz prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań przez oddziały, a w szczególności za: 1) właściwy podział pracy; 3

2) porządek i dyscyplinę pracy; 3) merytoryczną i formalno-prawną poprawność załatwianych spraw; 4) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz ochronie danych osobowych; 5) prawidłową i terminową realizację zadań z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, a w szczególności: a) sporządzanie opisów stanowisk pracy oraz zakresów czynności, b) sporządzanie indywidualnych programów rozwoju zawodowego, c) planowanie rozwoju zawodowego podległych pracowników, d) dokonywanie ocen okresowych, e) motywowanie pracowników; 6) systematyczne archiwizowanie dokumentów przez pracowników. 5. Skargi na kierowników oddziałów rozpatruje Dyrektor. 6. 1. W celu zapewnienia spójności działań biura w miarę potrzeb, nie rzadziej niż raz w miesiącu, odbywają się spotkania Dyrektora z kierownikami oddziałów. 2. Termin spotkania ustala Dyrektor. 3. W spotkaniach, o których mowa w ust. 1 mogą uczestniczyć, w miarę potrzeb, pracownicy biura, dyrektorzy innych wydziałów, inni zainteresowani pracownicy Urzędu oraz zaproszeni goście. Rozdział V Zadania wspólne oddziałów 7. Do zadań wspólnych komórek organizacyjnych biura należy: 1) realizacja zadań, określonych w 14 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, zgodnie z zakresem działania; 2) planowanie podstawowych zadań biura; 4

3) współdziałanie w zakresie sprawnego przepływu informacji niezbędnych do zapewnienia prawidłowej i terminowej realizacji zadań przez biuro; 4) prawidłowe dysponowanie składnikami majątkowymi będącymi własnością Urzędu i pozostającymi na stanie biura. Rozdział VI Zakresy działania 8. Do zakresu działania Oddziału Realizacji Dochodów należy: 1) ewidencjonowanie, wydawanie i rozliczanie druków mandatów karnych oraz przydzielanie i rozliczanie serii i numerów mandatów generowanych przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego jednostkom uprawnionym do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego; 2) przyjmowanie rozliczeń wykorzystanych bloczków mandatowych od jednostek uprawnionych do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego; 3) sprzedaż bloczków mandatów karnych podległym jednostkom samorządu terytorialnego uprawnionym do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego; 4) rozliczanie jednostek uprawnionych do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego z wystawionych mandatów karnych, w tym zliczanie oraz wyjaśnianie powstałych nieprawidłowości w zdawanych rejestrach odcinków mandatów karnych; 5) prowadzenie ewidencji należności oraz przygotowywanie danych do przypisu należności z tytułu grzywien nałożonych w drodze mandatu karnego w systemie informatycznym służącym do rozliczania mandatów; 6) ewidencja wpłat z tytułu nałożonych grzywien w systemie informatycznym służącym do rozliczania mandatów; 7) wystawianie tytułów wykonawczych oraz prowadzenie spraw związanych z windykacją należności powstałych w związku z nieuiszczeniem w terminie grzywien nałożonych w drodze mandatu karnego; 8) prowadzenie spraw o umorzenie w całości bądź w części, odroczenie lub rozłożenie na raty spłaty należności Skarbu Państwa z tytułu: grzywien nakładanych w drodze mandatów karnych kredytowanych, kar pieniężnych nałożonych przez Wojewodę Mazowieckiego, kosztów związanych z wydaleniem cudzoziemców z terytorium 5

Rzeczypospolitej Polskiej, zwrotu kosztów postępowania przed Wojewódzką Komisją do spraw Orzekania o Zdarzeniach Medycznych, kar i opłat nałożonych przez inspektorów nadzoru budowlanego oraz wydawanie decyzji Wojewody w tym zakresie; 9) dochodzenie należności wynikających z wydanych przez Wojewodę postanowień o ukaraniu grzywną za nieuzasadnione niestawiennictwo jako świadek lub biegły albo bezzasadne odmówienie złożenia zeznania, wydania opinii, okazania przedmiotu oględzin lub udziału w innej czynności urzędowej; 10) dochodzenie kosztów egzekucyjnych poniesionych przez Wojewodę będącego organem egzekucyjnym w egzekucji obowiązków o charakterze niepieniężnym; 11) prowadzenie windykacji należności budżetowych w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji powstałych z tytułu kar pieniężnych nałożonych przez Wojewodę Mazowieckiego, kosztów związanych z wydaleniem cudzoziemców z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, kar nałożonych przez inspektorów nadzoru budowlanego; 12) rozpatrywanie zarzutów wnoszonych na prowadzone postępowanie egzekucyjne; 13) prowadzenie kontroli w organach rządowej administracji zespolonej w zakresie dokumentacji i ewidencji grzywien nakładanych w drodze mandatów karnych oraz sposobu rozprowadzania i rozliczania bloczków mandatowych; 14) współpraca z właściwymi organami w zakresie prowadzonych postępowań oraz udzielanie informacji dotyczących prowadzonych spraw; 15) współdziałanie z Oddziałem Finansowo-Księgowym w celu zapewnienia zgodności systemu służącego do ewidencjonowania i rozliczania mandatów oraz systemu finansowo-księgowego. 9. Do zakresu działania Oddziału Zamówień Publicznych należy: 1) prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w Urzędzie; 2) nadzór nad prawidłową realizacją zadań wynikających z zarządzeń Wojewody i Dyrektora Generalnego w sprawie ustalenia zasad w zakresie udzielania zamówień publicznych w Urzędzie; 3) udział w komisjach przetargowych powoływanych do przeprowadzenia postępowań o zamówienie publiczne w Urzędzie; 6

4) weryfikacja dokumentacji dotyczącej wyboru oferty w postępowaniu o zamówienie publiczne w Urzędzie; 5) współpraca z Urzędem Zamówień Publicznych w zakresie: a) publikacji ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych, b) postępowań odwoławczych; 6) prowadzenie rejestrów udzielonych zamówień w Urzędzie; 7) weryfikacja faktur i rachunków pod kątem zgodności z przepisami Prawo zamówień publicznych oraz uregulowaniami wewnętrznymi; 8) monitorowanie zamówień publicznych udzielanych przez kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich oraz Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Rybackiej; 9) przygotowywanie informacji dla Wojewody dotyczących nieprawidłowości w planach i informacjach w zakresie zamówień publicznych przedkładanych przez kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich oraz Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Rybackiej; 10) opracowywanie i aktualizowanie, w porozumieniu z wydziałami Urzędu, informacji zbiorczych z zakresu zamówień publicznych w ramach środków przewidzianych w budżecie na dostawy, usługi, roboty budowlane, których wydatkowanie podlega rygorom ustawy Prawo Zamówień Publicznych; 11) współpraca z wydziałami Urzędu w zakresie zamówień publicznych. 10. Do zakresu działań Oddziału Finansowo Księgowego należy: 1) prowadzenie spraw finansowych Urzędu w ramach środków dysponenta III stopnia, w tym: a) realizacja wydatków oraz pobór i odprowadzanie dochodów w zakresie określonym planem finansowym, b) opracowywanie projektu planu budżetu na rok następny w zakresie wydatków i dochodów, c) opracowywanie planu finansowego według szczegółowej klasyfikacji budżetowej, przy współudziale komórek merytorycznych Urzędu, d) opracowywanie wystąpień w sprawie korekt budżetu na rok bieżący, e) sporządzanie zapotrzebowań na środki w zakresie realizowanych wydatków budżetowych, 7

f) sporządzanie sprawozdań opisowych z wykonania planu, przy współudziale komórek merytorycznych, g) przygotowywanie danych, dokumentów i zestawień do wniosków o płatność w ramach realizowanych projektów współfinansowanych za środków Unii Europejskiej; 2) prowadzenie rachunkowości Urzędu, w szczególności: a) prowadzenie ksiąg rachunkowych, b) sporządzanie sprawozdań budżetowych miesięcznych, kwartalnych i rocznych, c) sporządzanie sprawozdania rocznego bilansu; 3) sprawdzanie, pod względem formalnym i rachunkowym, dokumentów księgowych; 4) wystawianie faktur VAT, prowadzenie rejestru VAT i sporządzanie deklaracji VAT-7; 5) kompleksowa obsługa bankowości elektronicznej rachunków będących w dyspozycji biura; 6) obsługa Informatycznego Systemu Obsługi Budżetu Państwa (TREZOR) w zakresie realizowanych zadań; 7) prowadzenie rachunków działalności pozabudżetowej Urzędu w banku komercyjnym; 8) prowadzenie rejestru zawartych umów finansowanych ze środków będących w dyspozycji biura; 9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń ze stosunku pracy i umów cywilnoprawnych; 10) prowadzenie kasy Urzędu; 11) przygotowywanie zestawień danych finansowych w ramach projektu Kultura Przejrzystości i Skrzętności Kosztów ; 12) prowadzenie obsługi finansowo-księgowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 13) obsługa finansowo-księgowa Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej. Rozdział VII Zasady podpisywania pism i decyzji 11. 1. Dyrektor uprawniony jest do podpisywania korespondencji w zakresie realizowanych przez biuro zadań oraz pism i decyzji wynikających z udzielonych przez Wojewodę lub Dyrektora Generalnego upoważnień. 8

2. W czasie nieobecności Dyrektora do podpisywania korespondencji w zakresie zadań realizowanych przez biuro uprawniony jest wyznaczony przez Dyrektora pracownik, posiadający stosowne upoważnienia Wojewody lub Dyrektora Generalnego. 3. Kierownicy oddziałów oraz pracownicy wykonujący zadania na stanowiskach pracy uprawnieni są do podpisywania pism i decyzji w zakresie posiadanych upoważnień. Rozdział VIII Znakowanie spraw 12. 1. Znakowanie spraw dokonywane jest w ramach oddziałów na podstawie wykazu akt, zawierającego symbole liczbowe podzielone na klasy pierwszego, drugiego, trzeciego i czwartego rzędu, hasła i kategorię archiwalną. 2. Znak sprawy zawiera następujące elementy: 1) oznaczenie oddziału; 2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw; 4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 3. Oznaczając pismo znakiem sprawy można po znaku sprawy umieścić inicjały prowadzącego sprawę, które dodawane są po oznaczeniu roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 4. Poszczególne elementy znaku sprawy oraz inicjały prowadzącego sprawę umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 2 i ust. 3. W oznaczeniu komórki organizacyjnej stosuje się znak rozdzielający minus, a pozostałe elementy znaku sprawy oddziela się kropką, w następujący sposób: BBK-I.002.3.2014.TS, gdzie: 1) BBK-I to oznaczenie komórki organizacyjnej oddziału; 2) 002 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 3) 3 to liczba określająca trzecią sprawę rozpoczętą w danym roku w komórce organizacyjnej oznaczonej BBK-I, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 002; 4) 2014 to oznaczenie roku, w którym się sprawa rozpoczęła; 5) TS to inicjały prowadzącego sprawę. 9

Załącznik do Regulaminu Wewnętrznego Biura Budżetowo-Księgowego MUW Schemat Organizacyjnej Biura Budżetowo-Księgowego DYREKTOR BIURA Oddział Realizacji Dochodów Oddział Zamówień Publicznych Oddział Finansowo-Księgowy 10