LKR 4113-002-03/2014 D/14/509 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

LKR 4113-002-03/2014 D/14/509 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę D/14/509 Dostarczanie pism i przesyłek sądowych oraz prokuratorskich 1 Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Krakowie Kontrolerzy Stanisław Dziwisz, główny specjalista k.p., upoważnienie do kontroli nr 92144 z 18 września 2014 r. (dowód: akta kontroli str. 1-2) Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej Sąd Okręgowy w Krakowie, 31-547 Kraków, ul. Przy Rondzie 7 (Sąd) Barbara Baran, Prezes Sądu Okręgowego w Krakowie (Prezes Sądu) (dowód: akta kontroli str. 3) Ocena ogólna 2 II. Ocena kontrolowanej działalności Wprowadzona z dniem 1 stycznia 2014 r. zmiana operatora pocztowego nie spowodowała poważnych utrudnień w realizacji zadań Sądu. Przesyłki pocztowe nadawane przez Sąd były prawidłowo oznakowywane i przygotowywane do wysyłki. Wszystkie faktury były weryfikowane pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a stwierdzone rozbieżności co do ilości nadanej korespondencji niezwłocznie wyjaśniane. W okresie objętym kontrolą Sąd podejmował szereg czynności mających na celu poprawę realizacji przez Polską Grupę Pocztową S.A. (PGP) umowy, w tym również terminowości dostarczania przesyłek. Kontrola wykazała jednak, że Sąd nie posiada narzędzi informatycznych umożliwiających stały i pełny nadzór nad terminowością dostarczania przesyłek i zwrotnych potwierdzeń odbioru. Najwyższa Izba Kontroli stwierdziła, że w systemach informatycznych Sądu nie jest ewidencjonowana data odbioru przesyłki przez pracownika PGP, co uniemożliwia weryfikację terminowości doręczeń korespondencji sądowej, w tym weryfikację przekazywanych przez PGP danych dotyczących liczby przesyłek doręczonych w ciągu trzech i w ciągu pięciu dni roboczych od daty nadania. Brak ewidencjonowania daty odbioru korespondencji przez pracownika PGP utrudniał Sądowi monitorowanie przyjętych standardów doręczeń. Spowodował również, że informacja dotycząca nieprawidłowości związanych ze świadczeniem usług pocztowych przez PGP przekazana do Sądu Apelacyjnego w Krakowie zawierała liczbę niezwróconych do Sądu zwrotnych potwierdzeń odbioru (ZPO) mimo upływu 30 dni oraz liczbę zwróconych ZPO po 30 dniach od daty nadania ustaloną nie w oparciu o datę nadania rozumianą jako datę odbioru przesyłki przez pracownika PGP, ale jako datę umieszczenia jej przez Wydział w wykazie korespondencji wysłanej. 1 Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2014 r. do dnia zakończenia czynności kontrolnych. Badaniami objęto również stany faktyczne i działania podejmowane w 2013 r. 2 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. Jeżeli sformułowanie oceny ogólnej według proponowanej skali byłoby nadmiernie utrudnione, albo taka ocena nie dawałaby prawdziwego obrazu funkcjonowania kontrolowanej jednostki w zakresie objętym kontrolą, stosuje się ocenę opisową, bądź uzupełnia ocenę ogólną o dodatkowe objaśnienie. W niniejszym wystąpieniu zastosowano ocenę opisową. 2

III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Realizacja umowy na świadczenie usług pocztowych 1.1. Nadzór nad prawidłową realizacją przez PGP umowy Opis stanu faktycznego W okresie kontroli przesyłki sądowe doręczane były przez PGP 3. W okresie trzech kwartałów 2014 r. Sąd nadał łącznie 243 383 4 przesyłek pocztowych, tj. o 13 075 więcej niż w analogicznym okresie w 2013 r 5. (dowód: akta kontroli str. 4) Dyrektor Sądu Okręgowego w Krakowie skierował 3 stycznia 2014 r. do kierowników sekretariatów wydziałów Sądu pismo z prośbą o szczególną czujność w przypadkach pojawienia się nieprawidłowości ze strony PGP w sprawie doręczania korespondencji sądowej i każdorazowe dokumentowanie nieprawidłowości i informowanie o niej, a w pismach z 5 marca, 7 kwietnia, 23 kwietnia i 4 września 2014 r. polecił kierownikom sekretariatów wydziałów wzmożoną kontrolę prawidłowości doręczeń. Dyrektor Sądu 14 lutego 2014 r. skierował do Prezesów Sądów Rejonowych okręgu krakowskiego pismo z prośbą o rozważenie możliwości monitorowania działań związanych z doręczaniem przesyłek sądowych wskazując, że nieprawidłowy sposób doręczania przesyłek może skutkować zdjęciem z wokand rozpraw lub posiedzeń lub odroczeniem rozpraw, co w następstwie doprowadzi do pogorszenia sprawności postępowań sądowych. (dowód: akta kontroli str. 12-45) Sąd otrzymał od Sądu Apelacyjnego w Krakowie ustalone przez PGP wolumeny przesyłek doręczonych w terminie D+3 i D+5 za miesiące: maj, sierpień i wrzesień 6, zgodnie z którymi w miesiącach tych standardy dotyczące terminowości doręczeń określone w 1 ust. 2 lit. a Porozumienia w sprawie rozszerzenia gwarancji jakości usług z umowy nr 67-ZP-U/2013 z dnia 18 grudnia 2013 roku na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych (Porozumienie) zostały zachowane. (dowód: akta kontroli str. 365-398) Kontrola wykazała, że Sąd nie posiada narzędzi informatycznych pozwalających na dokonywanie weryfikacji terminowości doręczeń korespondencji sądowej, w tym weryfikacji przekazywanych przez PGP danych dotyczących liczby przesyłek doręczonych w ciągu trzech i w ciągu pięciu dni roboczych od daty nadania. Analiza danych zapisywanych w systemach informatycznych Sądu wykazała, że zarówno w przypadku przesyłek nadawanych ze zwrotką papierową, jak i ze zwrotką elektroniczną data nadania, rozumiana jako data odbioru przesyłki przez pracownika PGP, nie jest nigdzie ewidencjonowana (system nie przewiduje takiej możliwości). Data utworzenia książki nadawczej przez ekspedycję oraz data odbioru przesyłki przez pracownika PGP nie jest przekazywana do Wydziałów. (dowód: akta kontroli str. 361-365) 3 Zgodnie z umową nr 67-ZP-U/2013 z 18 grudnia 2013 r. w sprawie świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek sądowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych, zawartą pomiędzy Skarbem Państwa Sądem Apelacyjnym w Krakowie, a Polską Grupą Pocztową S.A., świadczenie usług pocztowych przez PGP realizowane jest od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2016 r. lub do wyczerpania środków finansowych stanowiących maksymalne zobowiązanie jednostek. 4 W I kwartale 88 334, w II kwartale 81 211 i w III kwartale 73 838. 5 W I kwartale 2013 r. 81 802, w II kwartale 75 984, w III kwartale 72 522. Łącznie w 2013 r. Sąd nadał 307 918 przesyłek. 6 Zgodnie z aneksem do porozumienia w sprawie rozszerzenia gwarancji jakości usług z umowy nr 67-ZP- U/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym w zakresie przyjmowania, przemieszczania o doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych gwarancje z 2 i 7 ustały z dniem 1 czerwca 2014 r. na okres dwóch miesięcy. 3

Pismem z 5 maja 2014 r. Sąd wystąpił do Currenda Sp. z o.o. z prośbą o określenie możliwości i terminu wykonania modyfikacji aplikacji Biuro Podawcze, polegającej na dokonaniu w oknie rejestracji zwrotki dwóch pól pozwalających na ręczne wpisywanie dat awizowania przesyłki sądowej. Spółka poinformowała Sąd, że do 29 maja 2014 r. przedstawi ofertę wykonania ww. modyfikacji. W dniu 3 listopada 2014 r., w związku z nieotrzymaniem oferty, Sąd ponownie wystąpił pisemnie do Spółki o jej przekazanie oferty. (dowód: akta kontroli str. 362-398) Analiza wybranych losowo 48 ZPO wykazała, że we wszystkich przypadkach zamieszczona na ZPO data odbioru przesyłki przez adresata oraz data wpływu do Sądu są tożsame z datami wprowadzonymi w systemie Currenda, przy czym w systemie tym widnieje data nadania przez Wydział (data przekazania do ekspedycji). W systemie Currenda nie jest odnotowywana natomiast data przekazania przesyłki pracownikowi PGP. (dowód: akta kontroli str. 333-334) 1.2. Oznakowanie i przygotowanie przesyłek przez Sąd W wyniku badania 100 losowo wybranych ZPO stwierdzono, że Sąd dokonywał, stosownie do 9 pkt. 1 Regulaminu świadczenia usług przez PGP (Regulaminu), oznakowania nadawanych przesyłek zamieszczając na stronie adresowej koperty: imię i nazwisko, bądź pełną nazwę adresata z dokładnym określeniem miejscowości, kodu pocztowego, ulicy, numeru domu i mieszkania lub lokalu, dokładny adres Sądu. Datę nadania przesyłki potwierdzał stempel PGP S.A. umieszczony na stronie adresowej koperty. Przesyłki zawierały ponadto informację o operatorze wykonującym usługę pocztową (w prawym górnym rogu koperty). (dowód: akta kontroli str. 37-353) Analizie poddano protokoły zdawczo-odbiorcze dla przesyłek nadanych 14 lutego, 14 maja i 15 września 2014 r. Stwierdzono, że: 1. Przesyłki nadane 14 lutego 2014 r. wykazano w protokołach zdawczo-odbiorczych z 14 lutego 2014 r. w liczbie 280 oraz 17 lutego 2014 r. w liczbie 5 923. Łączna liczba przesyłek nadanych 14 lutego 2014 r. wyniosła 6 203, z czego 1 034 nadanych przez Sąd Okręgowy i 5 169 przez sądy rejonowe. 2. Przesyłki nadane 14 maja 2014 r. wykazano w dwóch protokołach zdawczo-odbiorczych z 15 maja 2014 r. w liczbie 540 oraz 6 568. Łączna liczba przesyłek nadanych 14 maja 2014 r. wyniosła 7 108, z czego 1 473 nadanych przez Sąd Okręgowy i 5 635 przez sądy rejonowe. 3. Przesyłki nadane 15 września 2014 r. wykazano w protokołach zdawczo-odbiorczych z 15 września 2014 r. w liczbie 422 oraz 16 września 2014 r. w liczbie 6 568. Łączna liczba przesyłek nadanych 15 września 2014 r. wyniosła 6 990, z czego 1 364 nadanych przez Sąd Okręgowy i 5 626 przez sądy rejonowe. (dowód: akta kontroli str. 329) We wszystkich przypadkach przekazanie przesyłek do PGP potwierdzane było protokołami zdawczo-odbiorczymi dla Polskiej Grupy Pocztowej, wypełnianymi przez pracownika Sądu. W protokołach wykazywano sumarycznie ilość przekazanych przesyłek i w podziale na rodzaj usługi oraz wyróżniając obrót zagraniczny od obrotu krajowego. Liczba przekazywanych przesyłek ustalana była na podstawie książek nadania, w których wskazywano dla każdej przesyłki między innymi: datę utworzenia książki nadawczej (datą nadania dla przesyłek ekonomicznych jest kolejny dzień w którym kurier odbiera korespondencję. Priorytety, korespondencja zagraniczna i paczki powyżej 2 kg odbierane są tego samego dnia co data utworzenia książki nadawczej), nazwę i dokładny adres adresata, numer nadawczy i sygnaturę akt. Przyjęcie przesyłki przez PGP było każdorazowo, stosownie do 12 pkt 2 Regulaminu, potwierdzane podpisem osoby przyjmującej. Na protokole osoba odbierająca wskazywała również datę przyjęcia korespondencji i godzinę odbioru. Wszystkie protokoły zostały podpisane przez pracownika Sądu przekazującego przesyłki oraz opatrzone pieczątką ekspedycji poczty Sądu. 4

Zgodnie z książkami nadawczymi, każda przesyłka zgodnie z pkt 3 ww. Regulaminu oznaczona była Indywidualnym Kodem Przesyłki (numerem nadawczym). (dowód: akta kontroli str. 329) W wyniku badania 100 wybranych losowo ZPO oraz 100 zwróconych przesyłek stwierdzono, że ZPO były prawidłowo wypełniane przez doręczycieli. Zapisy na ZPO (daty, podpisy adresatów) oraz adnotacje i stemple na korespondencji były czytelne i kompletne. Nieliczne poprawki polegały na przekreśleniu daty doręczenia (awizacji) i zamieszczenia obok nowej, poprawnej daty, która była przez Sąd każdorazowo uznawana jako data doręczenia (awizacji). (dowód: akta kontroli str. 337-360) Prezes Sądu, zgodnie z poleceniem Prezesa Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 16 stycznia oraz 11 marca 2014 r., przekazywał do Sądu Apelacyjnego w Krakowie sprawozdania odnośnie skutków zmiany operatora pocztowego 7. Sprawozdania sporządzane były na podstawie informacji nadsyłanych przez Wydziały Sądu Okręgowego. Wraz ze sprawozdaniem Prezes Sądu przekazywał informacje dotyczące nieprawidłowości związanych ze świadczeniem usług pocztowych przez PGP stwierdzone przez Sąd Okręgowy w Krakowie, jak i przez Sądy Rejonowe. Najczęściej wykazywaną nieprawidłowością był brak lub późne dostarczenie zwrotnego potwierdzenia odbioru oraz opóźnienia w dostarczaniu do sądu zwrotów korespondencji. (dowód: akta kontroli str. 46-60) W dniach 24 stycznia, 4 marca i 2 kwietnia 2014 r. w Sądzie odbyły się spotkania z przedstawicielami PGP na których przedstawiono stwierdzone nieprawidłowości polegające między innymi na: dostarczaniu do Sądu uszkodzonej korespondencji oraz w dużym nieładzie; późnych godzinach dostarczania poczty, tj. 9 00 10 00 ; niezgodnych ze stanem faktycznym informacjach zbiorczych dot. ilości ZPO przekazanych w danym dniu do Biura Podawczego; braku regularności w dostarczaniu ZPO; błędach w segregacji ZPO na poszczególne sądy; nieprawidłowym awizowaniu (brak drugiego awiza); opóźnieniach w dostarczaniu druków zwrotek i numerów nadawczych R dla przesyłek zagranicznych oraz częstych brakach w dostarczanych numerach nadawczych R. Zastępca Kierownika Oddziału Administracyjnego Sądu wyjaśniła, że w wyniku zgłaszania powyższych nieprawidłowości sytuacja ulegała systematycznej poprawie, a przedstawiane nieprawidłowości były eliminowane przez PGP. (dowód: akta kontroli str. 335-336) Dyrektor Sądu wyjaśnił, że: ( ) w chwili obecnej współpraca z Polską Grupą Pocztową S.A. układa się dobrze, a pojawiające się problemy z reguły eliminowane są na bieżąco. Zastrzeżenie budzi ciągle jeszcze niedostateczny poziom wiedzy doręczycieli PGP S.A. w zakresie przepisów normujących doręczenia przesyłek sądowych. (dowód: akta kontroli str. 12-14) 1.3. Zwroty przesyłek Zgodnie z protokołem ustaleń operacyjnych z 30 grudnia 2013 r., odbiór przesyłek przez PGP dokonywany jest dwa razy dziennie: o 8 00 i 14 00. (dowód: akta kontroli str.218-219) Badaniem szczegółowym objęto 100 losowo wybranych niedoręczonych przesyłek zwróconych przez PGP do Sądu w okresie od stycznia do października 2014 r., w tym 39 przesyłek nadanych przed 1 maja 2014 r., tj. przed wejściem w życie Porozumienia. Trzy przesyłki zostały zwrócone do adresata z informacją, że adresat pod wskazanym adresem jest nieznany. Stwierdzono, że średni czas: 7 Od 16 stycznia do 30 kwietnia sprawozdanie było przekazywane raz w tygodniu, od 30 kwietnia do 20 czerwca co dwa tygodnie, a od lipca przekazywane jest w terminie 1-go dnia każdego miesiąca. 5

Uwagi dotyczące badanej działalności doręczenia przesyłki (od daty odbioru przez pracownika PGP do daty pierwszej awizacji) wynosił 3 dni robocze (jedna w tym samym dniu, 90 przesyłek w terminie od 1 do 5 dni oraz dziewięć przesyłek w terminie od 6 do 15 dni) 8 ; od daty pierwszej awizacji do daty drugiej awizacji wynosił 8 dni (od 8 do 12 dni); od daty drugiej awizacji do stwierdzenia przez doręczyciela niepodjęcia przesyłki w terminie wynosił 8 dni (od 7 do 11 dni); zwrotu przesyłek przez PGP od daty stwierdzenia przez doręczyciela ich niepodjęcia w terminie wynosił 6 dni (96 przesyłki od 2 do 10 dni oraz po jednej przesyłce w terminie: 12, 16, 17 i 21 dni). PGP przekazał Sądowi, stosownie do 1 ust. 7 Porozumienia, wypełniony dokument potwierdzający odbiór przesyłki w terminie 25 dni roboczych od dnia nadania dla wszystkich przesyłek nadanych po 1 maja 2014 r. (dowód: akta kontroli str. 354-360) Prezes Sądu wyjaśniła, że Dziennik Podawczy Sądu, po dokonaniu niezbędnych czynności, przekazuje ZPO niezwłocznie do właściwych Wydziałów. Tam przeważnie sędzia podejmuje decyzje o konieczności reklamowania sposobu doręczenia przesyłki, w tym też np. braku zwrotki. Pani Prezes zaznaczyła, że często w trakcie postępowań reklamacyjnych zwrotki są dostarczane przez operatora do Sądu i to na tyle wcześnie, że nie powoduje to skutków procesowych. Pani Prezes wyjaśniła również, że w początkowym okresie obowiązywania umowy nr 67-ZP-U/2013 z 18 grudnia 2013 r. w sprawie świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagraniczny w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych (umowy), Dyrektor Sądu objął nadzorem przekazywanie ZPO do Sądu poprzez codzienne analizowanie terminowości ich wpływu do Biura Podawczego. W Sądzie wprowadzono obowiązek potwierdzania odbioru każdego ZPO przez pracowników Biura Podawczego przez ich skwitowaniem doręczycielom PGP. Do kierowników Sekretariatów kierowane są na bieżąco polecenia wzmożenia kontroli prawidłowości doręczeń, w tym terminowości oddawania przez PGP ZPO i wszczynania postępowań reklamacyjnych. (dowód: akta kontroli str. 245-258) W pięciu przypadkach (numer nadania: 116945285000, 116945296000, 116945557000, 116942078100, 116942587100) na przesyłce umieszczono datę stwierdzającą niepodjęcie jej w terminie siódmego dnia od drugiej awizacji. (dowód: akta kontroli str. 239-244, 354-360) Prezes Sądu wyjaśniła, że kontrola sposobu awizowania przeprowadzana jest bezpośrednio w Wydziałach Sądu Okręgowego i tam podejmowana jest decyzja o dalszym działaniu w przypadku wadliwego oznaczania dat awizowania na ZPO. W wyszczególnionych sprawach prowadzonych w Wydziale III Karnym Sądu Okręgowego nie wszczęto postępowań reklamacyjnych, gdyż dowody doręczenia zostały zwrócone przed terminem rozpraw i nie spowodowały ich odroczeń. (dowód: akta kontroli str. 245-258) NIK zwraca uwagę na szczególną rolę bieżącej kontroli sposobu awizacji przesyłek sądowych, gdyż nieprawidłowa ich awizacja przez operatora pocztowego może skutkować stwierdzeniem wadliwości (nieskuteczności) takich doręczeń i pociągać za sobą konsekwencje procesowe oraz finansowe. Dlatego konieczne jest przekazywanie przez Sąd informacji do PGP o stwierdzonych nieprawidłowościach i domaganie się podjęcia niezbędnych działań w celu zapobiegania powstawaniu ich w przyszłości. (dowód: akta kontroli str. 239-244, 354-360) 8 Siedem przesyłek (numer nadania: 381746009200, 380747108100, 381747461400, 088247678300, 381748635400, 381245909100, 116948050200,), tj. 11,7% przesyłek nadanych po 1 maja 2014 r. nie zostało doręczonych w terminie 5 dni od daty nadania, a dwie przesyłki (numer nadania: 380747108100 i 381748635400), tj. 3,3% nie zostały doręczone w terminie 5 dni roboczych od daty nadania. 6

1.4. Zwrotne potwierdzenia odbioru przesyłek W wyniku badania 100 losowo wybranych ZPO, które zostały doręczone do Sądu w okresie od stycznia do października 2014 r. stwierdzono, że: średni czas od odbioru przesyłki przez adresata do daty nadania przez PGP podpisanego ZPO wynosił dwa dni (31 ZPO zostało nadanych w dniu odbioru przesyłki, a pozostałe 69 w terminie od 1 do 7 dni od daty odbioru); średni czas od daty nadania przez PGP podpisanego przez adresata ZPO do daty wpływu ZPO do Sądu wynosił 4 dni (1 przesyłka wpłynęła w dniu nadania, 95 przesyłek w terminie od 1 do 10 dni oraz po jednej przesyłce w terminach: 11, 13, 14 i 20 dni); średni czas od daty odbioru przesyłki przez adresata do daty wpływu ZPO do Sądu wynosił 5 dni roboczych (98 przesyłek w terminie od 1 do 10 dni oraz po jednej przesyłce w terminach: 13 i 15 dni). W badanej próbie wszystkie analizowane ZPO zostały zwrócone w terminie od 2 do 29 dni od daty nadania, w tym 63 w terminie od 2 do 10 dni. Wszystkie ZPO przesyłek nadanych po 1 maja 2014 r. zostały zwrócone w terminie 25 dni roboczych, tj. zgodnie z dodatkową gwarancją jakości świadczenia usług udzielonej przez PGP na mocy 1 pkt. 7 Porozumienia. (dowód: akta kontroli str. 337-353) Zgodnie z informacją dotyczącą nieprawidłowości związanych ze świadczeniem usług pocztowych przez PGP, przekazaną do Sądu Apelacyjnego w Krakowie 3 października 2014 r. liczba niezwróconych do Sądu ZPO mimo upływu 30 dni od dnia nadania korespondencji wyniosła 3 566, natomiast liczba zwróconych ZPO po 30 dniach od daty nadania wyniosła 13 633. Kontrola wykazała, że liczba ZPO ustalana była w oparciu o datę nadania rozumianą jako datę umieszczenia przesyłki przez Wydział w wykazie korespondencji wysłanej, a nie datę odbioru korespondencji przez pracownika PGP. (dowód: akta kontroli str. 58-61, 362) Dyrektor Sądu Okręgowego w Krakowie wystąpił 14 lutego 2014 r. do Przewodniczących Wydziałów Sądu o przesyłanie w terminach miesięcznych informacji dotyczących zdjęcia rozpraw i posiedzeń oraz odroczeń rozpraw z powodu niewłaściwych działań operatora pocztowego. W kolejnych pismach 9 Dyrektor Sądu zobowiązał kierowników sekretariatów wydziałów Sądu do przekazywania w formie tabelarycznej (według wskazanego wzoru) danych o rozprawach odroczonych z powodu niedoręczenia ZPO zawiadomień przed terminem rozprawy. (dowód: akta kontroli str. 18-19) W 2014 r. liczba odroczonych rozpraw z powodu opóźnienia w dostarczaniu zwrotnych potwierdzeń odbioru lub przesyłek niedoręczonych wyniosła 25 (19 w I kwartale, 3 w II kwartale i 2 w III kwartale). Dyrektor Sądu Okręgowego w Krakowie poinformował, że za 2013 r. nie jest możliwe podanie liczby odroczonych rozpraw z powodu wadliwego działania operatora pocztowego ponieważ, aby ustalić przyczynę odroczenia należałoby wnikliwie przeglądać akta każdej sprawy. (dowód: akta kontroli str. 12-14) 1.5. Wydatki z tytułu realizacji usług pocztowych Wydatki poniesione przez Sąd z tytułu realizacji usług pocztowych wyniosły w pierwszych trzech kwartałach 2014 r. 1 047,1 tys. zł i były o 0,2% niższe niż w analogicznym okresie w 2013 r. W trzech kwartałach 2014 r. Sąd nadał 243,4 tys. zł, tj. o 5,7% więcej niż w analogicznym okresie w 2013 r. (230,3 tys. zł). W Sądzie w badanym okresie nie ponoszono innych wydatków z tytułu realizacji usług pocztowych niż wynikające z umów zawartych z Pocztą Polską (2013 r.) i PGP (2014 r.). (dowód: akta kontroli str. 4) 9 Pismo z 4 marca 2013 r. o sygnaturze: Prez.Fin. 0164-02/14, Pismo z 5 marca 2014 r. o sygnaturze: Prez. Adm. 0210-1/14/SO. 7

Uwagi dotyczące badanej działalności Faktury VAT wystawiane przez PGP za wykonanie usługi w okresie od 1 stycznia do 10 października 2014 r. były weryfikowane pod względem merytorycznym przez Zastępcę Kierownika Oddziału Administracyjnego Sądu. Do wszystkich faktur wystawionych w badanym okresie PGP dołączał załącznik wskazujący na rodzaj, liczbę i wartość ujętych na fakturze przesyłek. W badanym okresie PGP wystawiło cztery faktury korygujące: Faktura VAT nr FS-863/14/SAD została wystawiona 7 kwietnia 2014 r. na kwotę 126 476,57 zł. Sąd dokonał 22 kwietnia 2014 r. płatności ww. faktury. W tym samym dniu została wystawiona korekta faktury zwiększająca wartość usługi o 7 291,07 zł. Powyższa należność została przez Sąd uregulowana 8 maja 2014 r.; Faktura VAT nr 268/14/SAD wystawiona 7 lutego 2014 r. na kwotę 127 707,52 zł została przez Sąd uregulowana 28 lutego 2014 r. Do powyższej faktury, PGP wystawiło faktury korygujące: w dniu 28 lutego na kwotę 461,90 zł i 10 marca na kwotę 37,30 zł, które zostały uregulowane odpowiednio 14 i 24 marca 2014 r. Do Faktury VAT nr 918/14/SAD z 7 maja 2014 r. wystawionej na kwotę 123 849,24 zł, PGP wystawiło fakturę korygującą FSK 544/14/KOR z 16 maja 2014 r. zmniejszającą należność o 1 011,80 zł. W dniu 23 maja 2014 r. Sąd dokonał zapłaty należności w wysokość 122 837,44 zł, tj. uwzględniającą dokonaną korektę. Podstawą dokonania korekt faktur były pisma Sądu skierowane do PGP informujące, że w załączonych do faktur zestawieniach nadanych przesyłek występują rozbieżności w stosunku do danych o nadanych przesyłkach posiadanych przez Sąd. (dowód: akta kontroli str. 269-327) W 2013 r. pracownicy Sądu dokonali doręczeń 17,5 tys. przesyłek. W pierwszych trzech kwartałach 2014 r. liczba przesyłek doręczonych przez pracowników sądu wyniosła 14 tys. W badanym okresie pracownicy Sądu doręczali przesyłki głównie do Zamiejscowych Sądów Rejonowych, Komorników, Prokuratur, Aresztów Śledczych i Urzędu Miasta Krakowa. (dowód: akta kontroli str. 4) Do dnia 6 listopada 2014 r. w Sądzie wystąpiły cztery przypadki, w których zwrotne potwierdzenie odbioru korespondencji nadanej przez PGP zwrócone zostało przez Pocztę Polską. Z tego tytułu Sąd nie poniósł żadnych kosztów. Prezes Sądu wyjaśniła, że wszystkie te przypadki były przedmiotem szczegółowej analizy, a wyjaśnienia zostały skierowane do Sądu Apelacyjnego. (dowód: akta kontroli str. 245-250) Prezes Sądu wyjaśniła, że kwestia doręczeń przesyłek sądowych nie była poddana wizytacji w ramach sprawowanego nadzoru. Wizytacje według przepisów mają inny przedmiot i cel. Prezes Sądu zwróciła się 14 lutego 2014 r. do Prezesów Sądów Rejonowych okręgu krakowskiego o monitorowanie działań związanych z doręczaniem przesyłek sądowych przez nowego operatora. Pani Prezes podkreśliła, że standard świadczenia usług, w stosunku do początkowego okresu obowiązywania umowy, radykalnie się poprawił. (dowód: akta kontroli str. 245-250) NIK zwraca uwagę, że dla rzetelnej weryfikacji terminowości doręczeń i spełnienia standardów określonych w 1 ust. 2 lit. a Porozumienia niezbędne jest ewidencjonowanie w systemie daty odbioru przesyłki przez pracownika PGP. Ewidencjonowanie tej daty pozwoli na wprowadzenie skutecznych narzędzi umożliwiających stały i pełny nadzór nad terminowością dostarczania przesyłek oraz zwrotnych potwierdzeń odbioru. 8

Ocena cząstkowa Opis stanu faktycznego Zmiana operatora pocztowego nie spowodowała poważnych utrudnień w realizacji zadań Sądu. Przesyłki pocztowe nadawane przez Sąd były prawidłowo oznakowywane i przygotowywane do wysyłki. Wszystkie faktury były weryfikowane pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a stwierdzone rozbieżności co do ilości nadanej korespondencji niezwłocznie wyjaśniane. Dyrektor Sądu Okręgowego wielokrotnie występował do kierowników sekretariatów wydziałów Sądu o dokumentowanie każdej stwierdzonej nieprawidłowości ze strony PGP i informowanie o niej oraz polecił im wzmożoną kontrolę prawidłowości doręczeń. Dyrektor Sądu występował również do Prezesów Sądów Rejonowych okręgu krakowskiego z prośbą o rozważenie możliwości monitorowania działań związanych z doręczaniem przesyłek sądowych. W Sądzie nie monitorowano jednak w sposób należyty prawidłowości realizacji umowy. Brak dokładnej wiedzy na temat terminowości doręczeń przesyłek, utrudniał Sądowi egzekwowanie przyjętych standardów doręczeń. 2. Sposób rozpatrywania skarg i reklamacji 2.1. Skargi na sposób dostarczania przesyłek W okresie od 1 stycznia do 6 października 2014 r. do Sądu wpłynęło 29 skarg (pisemnych i elektronicznych) na sposób doręczania przesyłek sądowych przez PGP. Skargi te dotyczyły w szczególności: braku systematycznego doręczania przesyłek sądowych, braku ponownego awizowania po upływie siedmiu dni od daty pierwszej próby doręczenia, trudności w odbiorze awizowanych przesyłek wynikających w szczególności z nieczytelnego wypełniania awizo, nieprawidłowości w doręczaniu awizo oraz zbyt małej ilości punktów odbioru korespondencji. Jedna skarga, ze względu na brak wskazania konkretnych nieprawidłowości została pozostawiona bez rozpatrzenia. W pozostałych przypadkach Dyrektor Sądu zwracał się do Dyrektora Operacyjnego PGP z prośbą o szczegółowe wyjaśnienie zaistniałej sytuacji i poinformowanie o podjętych czynnościach naprawczych. W czterech przypadkach PGP nie udzieliło wyjaśnień. W pozostałych przypadkach otrzymane od PGP wyjaśnienia Sąd przekazał skarżącym. (dowód: akta kontroli str. 62-72) 2.2. Reklamacje i roszczenia finansowe W 2014 r. (według stanu na dzień 3 października) Sąd złożył do PGP 479 reklamacji, z czego 119 zostało uwzględnionych, 65 oczekuje na rozpoznanie, 20 pozostało bez odpowiedzi, a 36 nie zostało uwzględnionych 10. W 239 przypadkach zwrot potwierdzenia odbioru nastąpił po dokonaniu reklamacji. Według stanu na dzień 16 października Sąd wystąpił do PGP z roszczeniem finansowym na łączną kwotę 3 286,84 zł, w tym 2 726,90 zł stanowiły roszczenia w związku z zagubieniem przesyłki. We wskazanym okresie wyegzekwowano roszczenia w łącznej wysokości 1 855,23 zł. Podstawą występowania z roszczeniem finansowym były nieprawidłowości polegające na: zagubieniu przesyłki (żądanie odszkodowania w wysokości 145 zł), odbiorze przesyłki przez osobę nieuprawnioną, nieprawidłowym awizowaniu przesyłki lub niedostarczeniu przesyłki pod prawidłowo wskazany adres (w wysokości 8,18 zł) oraz odesłaniu ZPO po upływie 25 dni roboczych od nadania przesyłki (w wysokości 4,09 zł). Sąd nie posiada danych dotyczących liczby złożonych reklamacji i wysokości zgłoszonych roszczeń finansowych w 2013 r. (dowód: akta kontroli str. 73-120) Sąd stosuje regulamin będący załącznikiem do umowy nr 67-ZP-U/2013 z 18 grudnia 2013 r. w sprawie świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym 10 Łącznie sądy okręgu krakowskiego złożyły 6 337 reklamacji, z czego 2 132 zostały uwzględnione, 1 241 oczekuje na rozpoznanie, 729 pozostało bez odpowiedzi, a 1 939 nie zostało uwzględnionych. W 296 przypadkach zwrot potwierdzenia odbioru nastąpił po dokonaniu reklamacji. Łączna wysokość zgłoszonych roszczeń finansowych wyniosła 3 655,18 zł. 9

w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych. (dowód: akta kontroli str. 121-217) Reklamacje przesyłek zagranicznych były składane wyłącznie w formie elektronicznej. Analiza 23 reklamacji zagranicznych złożonych w okresie od 1 maja do 13 października 2014 r. wykazała, że jedna reklamacja 11 została rozpatrzona w terminie, w jednym przypadku termin rozpatrzenia reklamacji nie minął do dnia badania 12, a w pozostałych 21 sprawach, pomimo upływu terminu rozpatrzenia reklamacji, Sąd nie wystąpił o odszkodowanie do PGP. Zgodnie z 14 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej 13 nieudzielenie przez operatora pocztowego odpowiedzi w terminie 30 dni od daty otrzymania reklamacji lub odwołania od reklamacji, skutkuje jej uznaniem. Tym samym Sąd po upływie wskazanego terminu, w przypadku nieotrzymania odpowiedzi na reklamacje mógł wystąpić do PGP o odszkodowanie. (dowód: akta kontroli str. 74-120) Prezes Sądu wyjaśniła, że specyfikacja doręczeń korespondencji zagranicznej w postępowaniu sądowym wskazuje, że priorytetem jest doręczenie przesyłki, nie zaś uzyskanie odszkodowania w najszybszym z możliwych terminów. Wystąpienie o odszkodowanie oznacza, że przesyłkę należy uznać za zaginioną (lub utraconą), a tym samym zwalnia doręczyciela od innych czynności, mających na celu jej doręczenie i dostarczenie zwrotki. Jednocześnie Pani Prezes poinformowała, że zgodnie z Konwencją Pocztową droga sądowa do dochodzenia takich roszczeń jest nadal otwarta. Mając na uwadze termin przedawnienia informuję, że rozważone zostanie wystąpienie do PGP z wezwaniem do dobrowolnej zapłaty. W przypadku braku zapłaty rozważone zostanie wystąpienie na drogę sądową ze stosownym powództwem, jednak nie w pojedynczych przypadkach, lecz w odniesieniu do większej ich liczby. (dowód: akta kontroli str. 245-268) Stosownie do postanowień załącznika nr 2 do umowy, najpóźniej do dnia 1 lipca 2015 r. formularz potwierdzenia odbioru przesyłek doręczanych na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej ma mieć postać elektroniczną (EPO). Z Raportu z wdrożenia funkcjonalności EPO w sądach apelacji krakowskiej wynika, że w Sądzie EPO jest wdrażane stopniowo w poszczególnych wydziałach, przykładowo: 10 lipca 2014 r. została uruchomiona w I Cywilnym, XI Cywilnym Rodzinnym (tylko I instancja), 8 sierpnia w IX Gospodarczym, 14 sierpnia 2014 r. w XII Gospodarczym Odwoławczym, 8 września w VII Pracy i Ubezpieczeń Społecznych oraz VIII Ubezpieczeń Społecznych. Liczba kodów pocztowych EPO w apelacji krakowskiej wynosiła na 4 listopada 2014 r. 1529, a łączna liczba przesyłek 14 184. (dowód: akta kontroli str. 245-250, 261-268) W piśmie z 3 października 2014 r. Prezes Sądu Okręgowego w Krakowie poinformowała Prezesa Sądu Apelacyjnego o zgłoszonych przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Nowej Huty w Krakowie problemach z EPO. W uwagach wskazano, że w żadnej z przesyłek doręczanych tą metodą nie odebrano elektronicznego podpisu adresata, często brakuje również sygnatury sprawy, daty nadania, informacji co przesyłka zawierała, czy określenia wydziału sądu. Wskazano również, że brak kodu kreskowego uniemożliwia odnotowanie przez Dziennik Podawczy informacji o doręczonej przesyłce. (dowód: akta kontroli str. 58-61) 11 Sygnatura sprawy: II Ca 1114/14. 12 Sygnatura sprawy: XI C 2489/13. 13 Dz. U. z 2013 r., poz. 1468. 10

Ustalone nieprawidłowości Ocena cząstkowa W działalności kontrolowanej jednostki, w zakresie rozpatrywani skarg i wnoszenia reklamacji, nie stwierdzono nieprawidłowości. Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Sądu w zbadanym zakresie. IV. Wnioski Wnioski pokontrolne Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków Przedstawiając powyższe oceny wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 14 wnosi o ewidencjonowanie daty odbioru przesyłki przez pracownika PGP, co w ocenie NIK umożliwi Sądowi stałą weryfikację terminów dostarczania przesyłek oraz podejmowanie odpowiednich działań w przypadku niedochowania przyjętych terminów i standardów. V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Krakowie. Zgodnie art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwagi i wykonania wniosku pokontrolnego oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Kraków, Stanisław Dziwisz główny specjalista k.p. 14 Dz. U. z 2012 r., poz.82 ze zm. 11