AGNIESZKA WOJCIECHOWSKA ŚRODKI EWIDENCYJNE W ARCHIWACH PAŃSTWOWYCH W POLSCE.



Podobne dokumenty
Janusz Pawelczyk Pomorskie Towarzystwo Genealogiczne

Zarządzenie nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 2 sierpnia 1999 r. w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego

Ewa Rosowska. Archiwalne bazy danych w warsztacie historyka

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 2017 CZĘŚĆ PRAKTYCZNA

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 2017 CZĘŚĆ PISEMNA

Standardy Międzynarodowej Rady Archiwów ISAD (G) i ISAAR (CPF)

z dnia 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 2018 CZĘŚĆ PRAKTYCZNA

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE

POMOCE EWIDENCYJNO-INFORMACYJNE W ARCHIWACH POLSKICH. Rodowód pomocy archiwalnych

Archiwum zakładowe - opis przedmiotu

Zasada przynależności zespołowej w praktyce archiwów państwowych Konferencja metodyczna archiwów państwowych Warszawa, 27 czerwca 2016 r.

Kolekcja Wiktora Woroszylskiego

Archiwa państwowe, zagraniczne, portal szukajwarchiwach.pl, inwentarz IPN

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 201 CZĘŚĆ PISEMNA

Bibliografia i jej rodzaje scenariusz zajęć dla uczniów gimnazjum i szkół ponadgimnazjalnych

Załącznik nr 1 do pisma okólnego nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 28 lutego 1961 r.

Wstęp do inwentarza. Zespołu/ zbioru: KOLEKCJA OSOBISTA STANISŁAWA OKOŃSKIEGO

PODSTAWA PROGRAMOWA KSZTAŁCENIA W ZAWODZIE TECHNIK ARCHIWISTA

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 2019 CZĘŚĆ PRAKTYCZNA

Ewidencjonowanie zbiorów archiwalnych. Szkolenie w ramach projektu Gdańskie historie. Dofinansowano ze środków Miasta Gdańska.

Komentarz Technik archiwista 348[02] Czerwiec [02] Strona 1 z 19

============================================================== ArchNet. Stowarzyszenie Archiwistów Polskich Naukowy Portal Archiwalny

ZARZĄDZENIE NR 42/2013 WÓJTA GMINY WIELGIE

Warszawa, dnia 29 maja 2019 r. Poz Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej. z dnia 27 maja 2019 r.

WYŻSZA SZKOŁA BEZPIECZEŃSTWA z siedzibą w Poznaniu INSTRUKCJA ARCHIWALNA

WYMOGI W ZAKRESIE ARCHIWIZACJI ZESPOŁÓW I ZBIORÓW

Kolekcja atlasów morskich w zbiorach Biblioteki Gdańskiej Polskiej Akademii Nauk opublikowanych w portalu Polska.pl

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 2018 CZĘŚĆ PISEMNA

Wejście w życie: 2 czerwca 2011 r.

Witamy w programie Otwarty System Archiwizacji (OSA)

ZARZĄDZENIE Nr NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH. z dnia r.

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt Miejskiego Oświatowego Zespołu Ekonomicznego w Tarnobrzegu

Kolekcja Michała Römera

INWENTARZ. Nr zespołu 59. z lat Zespołu (zbioru) akt Studenckie Stowarzyszenie Przyjaciół ONZ przy UMK

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI. z dnia 21 grudnia 2000 r.

============================================================== ArchNet. Stowarzyszenie Archiwistów Polskich Naukowy Portal Archiwalny

OTWARTY SYSTEM ARCHIWIZACJI narzędzie dla archiwów społecznych

SYSTEM BIBLIOTECZNO-INFORMACYJNY WYŻSZEJ SZKOŁY HUMANISTYCZNO-EKONOMICZNEJ W PABIANICACH:

Projekt Baltic Connections, 20 kwietnia 2010 Stanislaw Flis, SAP Oddział w Gdańsku

Wstęp do inwentarza. zespołu/ zbioru: KOLEKCJA OSOBISTA WŁADYSŁAWY I KAROLA SZMIDTÓW

Archiwistyka i zarządzanie dokumentacją. Kurs teorii i metodyki archiwalnej.

Bibliografia Lubelszczyzny

ZARZĄDZENIE Nr 9/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z dnia 17 marca 2016 r.

Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Anna Domalanus

Archiwum zakładowe w świetle zmian prawnych. Andrzej Klubioski Polska Akademia Nauk Archiwum w Warszawie aklubinski@apan.waw.pl

Komentarz technik informacji naukowej 348[03]-01 Czerwiec 2009

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE

Zakład Archiwistyki Instytut Historii Uniwersytet Gdański. 1. Przedmiot: DZIEJE I WSPÓŁCZESNA ORGANIZACJA ARCHIWÓW POLSKICH

Przykłady wybranych fragmętów prac egzaminacyjnych z komentarzami Technik archiwista 348[02]

ARCHIWUM PAŃSTWOWE m.st. WARSZAWY

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO 1) z dnia 26 maja 2011 r.

KARTA KURSU. Kierunek Infobrokerstwo, zarządzanie dokumentacją i archiwistyka

Studia podyplomowe w zakresie archiwistyki i zarządzania dokumentacją dostarczają

I. Podsumowanie i ocena działalności Komendanta Powiatowego PSP w Goleniowie.

Pojęcie dokumentacji spraw kadrowych

Korzyści wynikające z elektronicznego wsparcia Archiwum Zakładowego. Justyna, Adam Drzeniek Urząd Miasta Radlin

UCHWAŁA Nr 121. Senatu Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. z dnia 26 czerwca 2018 r.

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 2018 CZĘŚĆ PISEMNA

Ewidencjonowanie materiałów ulotnych

1. Określa się harmonogram przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

AKTA ZESPOŁÓW JEDNOSTEK OCHRONY Z LAT Uwagi wstępne

z dnia 15 lipca 2015 r.

W przypadku kiedy szkoła nie posiada JRWA przyjmuje klasyfikację zawartą w poniższej tabeli.

Kolekcja Larysy Zajączkowskiej-Mitznerowej

ZARZĄDZENIE Nr 45 MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI. z dnia 20 maja 2008 r.

Wstęp do inwentarza zbioru/zespołu Kolekcja Sabiny Walczak Nr zbioru/zespołu PL_1001_OK_1612

Archiwa Przełomu projekt i jego realizacja. Wydarzenia okresu transformacji w źródłach archiwalnych

Maria Baran Archiwalia organów kontroli administracji wojskowej okresu międzywojennego.

Celem artykułu jest przypomnienie najważniejszych zasad i metod, składających TRADYCYJNY MODEL OPRACOWANIA. Wiesława Kwiatkowska

z dnia 30 października 2006 r. (Dz. U. z dnia 17 listopada 2006 r.)

Procedura przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie

Wstęp do inwentarza. zespołu/ zbioru: KOLEKCJA OSOBISTA HENRYKA EBERSA

INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Muzeum Regionalne w Siedlcach. Tytuł teczki

Uzasadnienie. Szczegółowe uzasadnienie w zakresie wprowadzanych zmian w zarządzeniach:

Ewidencjonowanie materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego

Archiwum Państwowe w Poznaniu

Ewidencjonowanie podręczników w bibliotece szkolnej. Wydział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów Biblioteka Pedagogiczna w Radomiu

ZARZĄ DZENIE NR 34/07 Wójta Gminy Przytuł y z dnia 5 listopada 2007 roku

POWIATOWEGO CENTRUM POMOCY RODZINIE W ŚRODZIE WIELKOPOLSKIEJ

CENTRALNE ARCHIWUM WOJSKOWE im. mjr. Bolesława Waligóry. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w jednostce organizacyjnej

Instrukcja Archiwalna. Postanowienia ogólne

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT POWIATOWEGO CENTRUM POMOCY RODZINIE W SOKOŁOWIE PODLASKIM

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI. z dnia 7 października 2011 r.

KARTA KURSU. Wstęp do archiwistyki. Koordynator Mgr Hubert Mazur Zespół dydaktyczny

Zarządzenie Nr 264/14. Wójta Gminy Narewka. z dnia 6 października 2014 r.

lub na

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych projektowana zmiana rozporządzenia MKiDN

Studia stacjonarne I stopnia Nowy interdyscyplinarny kierunek w ofercie edukacyjnej Wydziału Nauk Humanistycznych Katolickiego Uniwersytetu

ZARZĄDZENIE NR 2 BURMISTRZA MIROSŁAWCA. z dnia 8 stycznia 2014 r.

SPRAWY NADZORU NAD NARASTAJĄCYM ZASOBEM ARCHIWALNYM

KOMITET WOJEWÓDZKI POLSKIEJ ZJEDNOCZONEJ PARTII ROBOTNICZEJ W ELBLĄGU Z LAT [ ]

Opracowanie zasobu archiwalnego: - problemy, - kryteria monitorowania poziomu opracowania, - potrzeby kształtowania kompetencji

Instrukcja kancelaryjna Naczelnego Sądu Administracyjnego

SPIS ARTYKUŁÓW OGŁOSZONYCH W NUMERACH 1 5 BIULETYNU. Nr 1, 1969

Spis treści. Wyd /11. Nadzor_nad_dok_i_zapisami_Wyd.3.2_'150916

Transkrypt:

AGNIESZKA WOJCIECHOWSKA ŚRODKI EWIDENCYJNE W ARCHIWACH PAŃSTWOWYCH W POLSCE. PARYŻ, 9 MAJA 2005

Środki ewidencyjne znajdujące się w archiwach ułatwiają pracę naukową. W archiwach państwowych w Polsce sporządzane są według wskazówek metodycznych przygotowywanych przez archiwistów w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Mają one różną postać i różne zakresy informacji oraz funkcje. W Polsce można wyróżnić inwentarze, repertoria, przewodniki oraz środki ewidencyjne cyfrowe (elektroniczne bazy danych). Inwentarze Podstawową pomocą archiwalną w Polsce jest inwentarz. Ze względu na sposób tworzenia wyróżnia się dwa rodzaje: kartkowe i książkowe. Ze względu na opis dzieli się na inwentarze sumaryczne i analityczne. W Polsce bardziej popularny jest pierwszy z wyżej wymienionych. Tworzy się je według wzoru obowiązującego we wszystkich archiwach państwowych. Inwentarze kartkowe składają się z 9 rubryk: 1. Skrót nazwy archiwum; 2. Nazwa zespołu archiwalnego; 3. Sygnatura archiwalna; 4. Tytuł jednostki; 5. Daty skrajne jednostki; 6. Opis zewnętrzny jednostki; 7. Dawne sygnatury kancelaryjne i archiwalne; 8. Uwagi; 9. Słowa kluczowe/ hasła. Kiedy inwentarz kartkowy jest już gotowy, zawarte w nim informacje należy przenieść do inwentarza w formie książkowej. W tym ostatnim wyróżniamy 10 opisów na stronie, zawartych w 6 rubrykach: sygnatura archiwalna, tytuł jednostki, daty skrajne, sygnatury dawne, opis zewnętrzny i uwagi. Nazwę zespołu archiwalnego jak i daty skrajne oraz nazwę archiwum należy umieścić na stronie tytułowej inwentarza. Uzupełnieniem inwentarza jest wstęp oraz jeśli to konieczne indeksy. Model wstępu opracowano na podstawie doświadczeń Kazimierza Konarskiego, archiwisty polskiego. Wzór ten jest stosowany głównie w archiwach państwowych. Określa on strukturę wstępu, który należy uporządkować w pięciu rozdziałach: dzieje ustrojowe twórcy, dzieje zespołu, charakterystyka archiwalna akt (tytuł zespołu, daty skrajne, zakres terytorialny, wielkość zespołu w metrach bieżących i liczby jednostek archiwalnych, stan zachowania zespołu w stosunku do stanu pierwotnego w procentach, struktura zespołu, 2

informacje o stanie technicznym, stan fizyczny zachowania zespołu, stan zmikrofilmowania, informacje dotyczące selekcji przed przekazaniem do archiwum państwowego, jeśli była przeprowadzona), metody opracowania. Sporadycznie w Polsce tworzy się i n w e n t a r z e a n a l i t y c z n e, które zawierają szczegółowy opis, będący streszczeniem jednostki, lub słowa kluczowe. Inną formą pomocy archiwalnych są k a t a l o g i. Składają się on z opisu jednostek ułożonych rzeczowo, alfabetycznie bądź chronologicznie. Katalogi mogą składać się z różnych zespołów archiwalnych. Skorowidze archiwalne: 1. I n d e k s y prosta forma skorowidza. Wyróżnia się indeksy tematyczne, osobowe, geograficzne. Słowa kluczowe indeksów osobowych i geograficznych układa się alfabetycznie. Te ostatnie mogą być ułożone według podziału terytorialnego, a następnie alfabetycznego. Indeksy tematyczne układamy również na dwa sposoby: tematycznie bądź alfabetycznie. 2. R e p e r t o r i a są bardziej szczegółowymi skorowidzami. Są to opisy dotyczące zawartości źródła. Można spotkać repertoria zawierające wszystkie zespoły archiwalne, które ze względu na szczegółowy opis są podobne do inwentarzy archiwalnych. Porządek opisu jest zwykle systematyczny, ale może być także alfabetyczny. Repertoria można podzielić na kartkowe i częściej książkowe. W archiwach państwowych w Polsce spotyka się także repertoria wytworzone w kancelarii i służące obecnie jako pomoc archiwalna. 3. S u m a r i u s z e są bardziej dokładną formą skorowidza, ze względu na opis. Dotyczą szczegółów dokumentów, więc zawierają bardzo dużo informacji. Sumariusze mogą dotyczyć części zespołu, np. serii, która wymaga opisu bardziej szczegółowego lub całego zespołu. Układ sumariuszy jest zwykle rzeczowy, rzadko chronologiczny lub geograficzny. Sumariusze mogą występować w postaci kartkowej lub książkowej. Opisywane środki ewidencyjne mogą być publikowane. Najczęściej publikuje się inwentarze, katalogi i sumariusze. Reprodukcje pomocy archiwalnych mogą być powielane poprzez miniaturyzację, zwykle w postaci mikrofisz. Przewodniki archiwalne 3

Jest to inny rodzaj środków ewidencyjnych. Nie dotyczy on zawartości jednostki, lecz grupy dokumentów archiwalnych. Przewodniki archiwalne mają duże znaczenie przy udostępnianiu. Dzieli się je na cztery grupy: 1. Przewodniki po archiwach; 2. Przewodniki po zespołach archiwalnych; 3. Przewodniki tematyczne; 4. Przewodniki historyczne. P r z e w o d n i k i p o a r c h i w a c h opisują stan zasobu określonego archiwum lub wszystkich archiwów w kraju bądź w regionie. Przewodnik po sieci Archiwów Państwowych w Polsce ma porządek alfabetyczny według nazw miejscowych. Opis archiwum złożony jest z nazwy i adresu, informacji dotyczących liczby źródeł archiwalnych, dat skrajnych, charakterystyki źródeł archiwalnych. Najważniejszych danych dotyczących zasobu oraz bibliografii publikowanych opisów i pomocy archiwalnych dotyczących tych archiwów. P r z e w o d n i k i p o z e s p o ł a c h a r c h i w a l n y c h są pomocami, które ułatwiają poszukiwania. Opisują treść dokumentów według grup rzeczowych lub serii. Opis musi zawierać numer, tytuł grupy rzeczowej lub serii, daty skrajne, opis treści dokumentu i sygnatury jednostki. Najważniejszy jest tutaj właściwy opis dokumentów. P r z e w o d n i k i tematyczne są bardzo różne. Spotyka się takie, które są bardzo szczegółowe jak i takie, które wskazują tylko nazwy zespołu i ewentualnie serii. P r z e w o d n i k i h i s t o r y c z n e opisują strukturę władzy i służb oraz wszystkich zespołów, które były wytworzone. Opisy zespołów muszą zawierać obok nazwy daty skrajne i rozmiar, szkic historyczny i ustrój twórcy zespołu, a także charakterystykę zawartości i miejsce przechowywania. We współczesnym świecie bardzo ważne są cyfrowe pomoce archiwalne. Tworzy się bazy danych ułatwiające poszukiwania. W archiwach państwowych w Polsce istnieją bazy danych udostępniane w Internecie, ale również i takie, z których można skorzystać tylko w archiwach. Do pierwszej grupy zaliczmy SEZAM (System Ewidencji Zasobu Archiwalnego), IZA (Inwentarze Zespołów Archiwalnych), PRADZIAD (Program Rejestracji Akt Metrykalnych i Stanu Cywilnego). Do drugiej grupy należą ELA (Ewidencja Ludności Archiwalnej) MIKROFILM, AFISZ, KITA (Komputerowa Informacja Techniczna). 4

SEZAM zawiera informacje o zespołach archiwalnych przechowywanych w archiwach państwowych oraz w Archiwum Polskiej Akademii Nauk w Warszawie, Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu, Instytucie Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku, Muzeum Pierwszych Piastów na Lednicy i Stowarzyszenia Archiwum Solidarności. Opis zespołów archiwalnych jest zgodny z normami polskimi dotyczącymi archiwów oraz ze standardami międzynarodowymi opis archiwalny ISAD. IZA prezentuje inwentarze zespołów z 65 archiwów państwowych i ich Oddziałów oraz z Archiwum Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, Instytutu Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku, Muzeum Pierwszych Piastów na Lednicy, Stowarzyszenia Archiwum Solidarności, Polskiego Instytutu Naukowego w Nowym Jorku. Ponadto IZA zawiera: - rejestry dokumentów wytworzonych do XVIII w. (SCRINIUM). Są to dane trzech archiwów państwowych w Krakowie, w Toruniu oraz we Wrocławiu z Oddziałami w Kamieńcu Ząbkowickim i Lubaniu. - KITA, którą posiadają trzy archiwa: Archiwum Państwowe w Bydgoszczy, Archiwum Państwowe w Siedlcach oraz Muzeum Pierwszych Piastów na Lednicy. PRADZIAD, w którym można znaleźć informacje o księgach i rejestrach stanu cywilnego, które są przechowywane we wszystkich archiwach państwowych. (dziś według stanu na dzień 31.12.2003 r.) oraz w Książnicy Pomorskiej im. Stanisława Staszica w Szczecinie, Archiwum Archidiecezjalnym w Łodzi i w Poznaniu, Archiwum Diecezjalnym w Drohiczynie i we Włocławku, a także w Urzędzie Stanu Cywilnego m. st. Warszawy, które przechowuje księgi metrykalne wyznania mojżeszowego. Innymi środkami ewidencyjnymi w archiwach państwowych w Polsce są s p i s y z d a w c z o o d b i o r c z e oraz karty zespołów. Te ostatnie sporządza się dla każdego zespołu. Początkowo oznaczane są literą B, co oznacza, że zespół nie jest opracowany, zaś po opracowaniu nadaje się literę A. Karty A składają się z 14 rubryk naniesionych dwustronnie. Pierwsza strona zawiera 13 rubryk, mających formę spisu. Druga, stanowiąca 14 rubrykę, ma charakter informacyjny. Pomoce archiwalne są niezbędne, aby łatwo i szybko korzystać ze źródeł, które znajdują się w archiwach państwowych. 5

BIBLIOGRAFIA 1. H. Robótka, B. Ryszewski, A. Tomczak, Archiwistyka, Warszawa 1989 r. 2. strona: www.archiwa.gov.pl (stan z kwietnia 2005 r.) Słowo uzupełniające Powyższy referat został napisany na przełomie kwietnia i maja 2005 roku podczas Międzynarodowego Stażu Technicznego w Paryżu. Miał on na celu przybliżenie archiwistom z innych krajów różnych form pomocy archiwalnych, z których korzystają w archiwach państwowych w Polsce zarówno archiwiści, naukowcy jak i inne osoby poszukujące informacji źródłowych. W związku z powyższym zagadnienie to zostało przedstawione syntetycznie. W dniu dzisiejszym większość danych liczbowych, dotyczących w szczególności komputerowych baz danych, jest już nieaktualna ze względu na coroczną aktualizację danych. W związku z powyższym wszystkich zainteresowanych obecnym stanem odsyłam na ww. stronę archiwów państwowych. Płock, 01.06.2006 r. 6