Co to jest INTRASTAT?

Tomasz Lisowski Co to jest INTRASTAT? Kraje Unii Europejskiej tworząc unię celną wcale nie straciły zainteresowania tym, jakie towary przekraczają ich granice państwowe. Dlatego też stworzono odpowiednie prawodawstwo określające zasady obserwowania tego ruchu. Dokumenty SAD służą do obserwowania obrotów towarowych z krajami spoza Unii Europejskiej tzw. krajami trzecimi. System obserwacji tych ruchów nosi nazwę EKSTRASTAT. Natomiast w odniesieniu do obrotów pomiędzy krajami Unii Europejskiej nie występują granice celne, a więc nie mają zastosowania dokumenty SAD. Trzeba więc było stworzyć jakąś inną metodę obserwowania obrotów, temu celowi służy system INTRASTAT. System ten wykorzystuje miesięczne deklaracje składane przez eksporterów i importerów. Na obroty towarowe danego kraju Unii Europejskiej składają się więc dane zarejestrowane w systemie statystycznym EKSTRASTAT opartym o dane z deklaracji celnych, weryfikowane przez funkcjonariuszy celnych oraz dane zarejestrowane w systemie statystycznym INTRASTAT skorelowanym z deklaracjami podatkowymi. Oba systemy mają wiele cech wspólnych, różni je jednak zarówno zakres gromadzonych danych jak też pewne zasady ich gromadzenia. Polska przystępując do Unii Europejskiej musi być gotowa do stosowania analogicznych, jak w innych krajach Unii, metod obserwowania ruchu towarów. Dlatego też Główny Urząd Statystyczny podjął szereg kroków przygotowawczych do opracowania systemu INTRASTAT, dostosowanego do potrzeb informacyjnych polskiej administracji. Formalnym krokiem związanym z przygotowaniami do wdrożenia systemu INTRASTAT było powołanie w czerwcu br. przez Prezesa Rady Ministrów międzyresortowego zespołu do spraw systemu INTRASTAT. Do zadań tego zespołu należy: 1

przygotowanie założeń merytorycznych oraz opracowanie i przetestowanie rozwiązań organizacyjnych i technicznych umożliwiających wdrożenie w Polsce systemu INTRASTAT, tj. systemu statystyki obrotu towarowego między państwami członkowskimi Unii Europejskiej; potwierdzenie skuteczności przyjętych rozwiązań organizacyjnych przez przeprowadzenie badania pilotażowego, potwierdzającego gotowość systemu INTRASTAT do sprawnego funkcjonowania w chwili przyjęcia Polski do Unii Europejskiej; pełne dostosowanie do rozwiązań zalecanych przez Unię Europejską w zakresie systemu informacyjnego na temat obrotów towarowych, obowiązującego między państwami członkowskimi Unii Europejskiej; przygotowanie harmonogramu zorganizowania i wdrożenia systemu INTRASTAT w Polsce. Jak widać z powyższych zapisów, kształt systemu INTRASTAT dostosowany do polskich potrzeb informacyjnych będzie wynikiem prac zespołu, jednak już bardzo wiele o tym systemie można powiedzieć w oparciu o ogólne przepisy Unii Europejskiej oraz doświadczenia poszczególnych krajów. Nim jednak przejdę do omawiania zasad i organizacji tego systemu, chciałbym pokazać, jaka część ogólnych obrotów handlowych z zagranicą będzie objęta tym systemem, przyjmując założenie, że wszystkie kraje z Grupy Luksemburskiej i Helsińskiej zostaną przyjęte do Unii. Obroty Polski z tymi krajami wynosiłyby: - w eksporcie według danych za 2001 rok - około 81% ogólnych eksportowych obrotów towarowych, zaś - w imporcie około 70% ogólnych importowych obrotów towarowych. Oznacza to, że prawdopodobnie tyle dokumentów SAD nie zostanie wystawionych, a więc bardzo wielu funkcjonariuszy celnych i pracowników agencji celnych stanie przed koniecznością zmiany zawodu, lub miejsca zamieszkania. Również eksporterzy i importerzy staną przed nowym 2

wyzwaniem. Takiego zorganizowania ewidencji własnych obrotów handlowych, aby ich deklaracje podatkowe i deklaracje statystyczne dotyczące obrotów w ramach Unii Europejskiej korespondowały ze sobą. Ogólne zasady organizacji systemu wynikają z rozporządzenia Rady EWG z 1991 r. w sprawie statystyki obrotów towarowych między państwami członkowskimi oraz szeregu przepisów wykonawczych wydanych przez Komisję Europejską. W systemie INTRASTAT gromadzone są dane spełniające dwa warunki: rejestrowane towary są towarami wspólnotowymi, tj. zostały uzyskane lub wyprodukowane w UE albo pochodzą z kraju trzeciego, ale zostały dopuszczone do wolnego obrotu na terytorium UE, przepływ towarów następuje pomiędzy terytoriami państw członkowskich, wchodzących także w skład obszaru podatkowego UE (VAT). Np. gdyby Polska będąc członkiem UE handlowała z: Belgią, to obroty te byłyby objęte systemem INTRASTAT, gdyż Belgia należy do: - obszaru UE, - obszaru celnego UE, - obszaru podatkowego UE, - obszaru gromadzenia danych statystycznych UE, terytoriami zamorskimi Francji, to obroty te nie byłyby objęte systemem INTRASTAT, gdyż terytoria te: - należą do obszaru UE, - należą do obszaru celnego UE, - nie należą do obszaru podatkowego UE, - należą do obszaru gromadzenia danych statystycznych UE, wyspą Man, to obroty te byłyby objęte systemem INTRA- STAT, mimo że wyspa ta nie jest obszarem UE, gdyż należy do: - obszaru celnego UE, - obszaru podatkowego UE, 3

- obszaru gromadzenia danych statystycznych UE, Gibraltarem, to obroty te nie byłyby objęte systemem INTRA- STAT, gdyż terytoria te: - należą do obszaru UE, - nie należą do obszaru celnego UE, - nie należą do obszaru podatkowego UE, - nie należą do obszaru gromadzenia danych statystycznych UE, Wszelkie inne przemieszczenia towarów rejestrowane są w systemie celnym, to jest w oparciu o dokumenty SAD. Odpowiedzmy teraz na szereg pytań dotyczących zasad funkcjonowania tego systemu w oparciu o przepisy ogólne UE i szczegółowe rozwiązania przyjęte w Niemczech: 1. Kto jest zobowiązany do składania deklaracji INTRASTAT i jak będzie on identyfikowany? Do składania deklaracji INTRASTAT zobowiązani są wszyscy eksporterzy i importerzy, którzy dokonali obrotów towarowych z innymi krajami Unii Europejskiej, są płatnikami podatku VAT, a wielkość ich obrotów przekroczyła poziom progu asymilacji (omawiam go poniżej) ustalony na dany rok sprawozdawczy, w oparciu o dane ubiegłoroczne. Podstawowym numerem identyfikacyjnym firmy jest Numer Identyfikacji Podatkowej. Podstawą do ustalenia, czy firma wywiązała się ze swego obowiązku sprawozdawczego są jej deklaracje VAT, na których wydzielono cztery pola poświęcone obrotom firmy z firmami z krajów UE. Organa podatkowe są zobowiązane do przekazywania odpowiednich danych do systemu INTRASTAT prowadzonego przez Federalny Urząd Statystyczny. Warto wspomnieć, że nie we wszystkich krajach UE system INTRASTAT jest prowadzony przez organa statystyczne. Eksporter/importer ma prawo udzielić pełnomocnictwa osobie trzeciej do składania deklaracji INTRASTAT w jego imieniu, jednak odpowiedzialność za dane ciągle spoczywa na nim. Deklaracje INTRASTAT należy składać tylko w kraju członkowskim UE, z 4

którego następuje fizyczna wysyłka towarów oraz w kraju, do którego towary te napływają. Na tę zasadę należy zwracać uwagę, w przypadku udziału w transakcji więcej niż dwóch krajów, są to tzw. transakcje trójstronne. Dodatkowym kryterium określającym podmiot zobowiązany do dostarczenia deklaracji INTRASTAT jest w wywozie wykonywanie przez podmiot w obrębie UE dostawy w rozumieniu ustawy o podatku VAT, a w przywozie wykonywanie w obrębie UE nabycia w rozumieniu ustawy o podatku VAT. 2. W jaki sposób są przekazywane dane do systemu INTRASTAT? Deklarant ma do wyboru: 1) złożenie deklaracji na formularzu (występuje więcej niż jeden typ formularza), 2) przekazanie deklaracji na nośniku magnetycznym, 3) przekazanie deklaracji on line. 3. Jaka jest zawartość informacyjna deklaracji INTRASTAT? W wersji podstawowej w przywozie zawiera ona: 1) NIP importera/odbiorcy (w Niemczech występują problemy z NIP, gdyż poszczególne kraje związkowe nadają ten numer według innych reguł). 2) Okres sprawozdawczy (miesiąc, rok). 3) NIP trzeciej strony (przedstawiciela). 4) Opis towaru (jeżeli zwyczajowa nazwa handlowa nie pozwala na jednoznaczne przypisanie kodu Nomenklatury Scalonej, to nazwę należy uzupełnić o informacje dotyczące rodzaju materiału, sposobu obróbki, celu wykorzystania lub innych kryteriów służących do oznaczenia rodzaju towaru). 5) Numer pozycji (jeżeli zgłoszenie wymaga wypełnienia kilku formularzy numerację należy kontynuować na następnych formularzach kolejno, bez przerw). 6) Kod kraju wywozu. 7) Kod rodzaju transakcji (podobne do stosowanych w SAD). 5

8) Kod towaru według nomenklatury scalonej (CN) 8 znaków. 9) Kod kraju pochodzenia (kraj, w którym nastąpiło całkowite pozyskanie lub wytworzenie; jeżeli w wytworzeniu danego towaru uczestniczy więcej niż jeden kraj, to za kraj pochodzenia uważa się kraj, w którym nastąpiła ostatnia istotna i uzasadniona ekonomicznie czynność obróbki lub przetworzenia, o ile czynność ta została wykonana w specjalnie do tego celu przygotowanej jednostce i skutkowała wytworzeniem nowego wyrobu, bądź stanowiła istotna fazę procesu produkcji; jeżeli kraj pochodzenia nie jest znany lub jeżeli towar jest pochodzenia niemieckiego, podaje się państwo UE wywozu). 10) Waga netto pozycji, w kg. 11) Ilość wyrażona w jednostce uzupełniającej (podaje się tylko dla pozycji CN, które opatrzono w nomenklaturze uzupełniającą jednostką miary). 12) Wartość faktury (kwotę faktury wpisuje się w pełnych euro, bez naliczonej zaliczki na podatek VAT i bez podatku akcyzowego należnego od kupującego; jeżeli faktura nadejdzie później niż w następnym miesiącu, to jako kwotę faktury podaje się podstawę podatku VAT od nabycia towaru; pole to pozostaje niewypełnione w przypadku niektórych transakcji wymiany towarowej realizowanych w ramach UE, np. przywóz do uszlachetniania czynnego, przywóz do naprawy, dostawa zastępcza, powrotny przywóz po uszlachetnianiu biernym za granicą, wysyłka zwrotna z notą uznaniową). 13) Wartość statystyczna. Wartość statystyczną wpisuje się w pełnych euro (pola można nie wypełniać jeśli w transakcji chodzi o kupno, np. kod rodzaju transakcji = 11). W pozostałych przypadkach należy postępować następująco: a) w przypadku przywozu po zakończeniu uszlachetniania biernego, jako wartość statystyczną wpisuje się zgłoszoną w momencie wywozu wartość statystyczną towarów nie przerobionych lub wymagających naprawy z doliczeniem wszystkich kosztów powstałych poza obszarem gromadzenia 6

danych i związanych z przeprowadzeniem przerobu lub naprawy tych towarów wraz z ich przewozem, wlicza się także koszt pojemników i pakowania, b) w przypadku przywozu towarów w ramach transakcji najmu lub leasingu operacyjnego jako wartość statystyczną wpisuje się cenę towaru, którą kupujący i sprzedający działając jako niezależne od siebie podmioty, prawdopodobnie uzgodniliby w przypadku kupna w warunkach wolnej konkurencji; podobnie postępuje się w przypadku przywozu towarów z przeznaczeniem do przerobu lub naprawy w ramach uszlachetniania czynnego, c) w przypadku wysyłek zwrotnych towarów z innych państw UE jako wartość statystyczną wpisuje się wartość (procentową) zgłoszoną w momencie ich wywozu. W wersji podstawowej w wywozie zawiera ona: 1) NIP eksportera/nadawcy (w Niemczech występują problemy z NIP, gdyż poszczególne kraje związkowe nadają ten numer według innych reguł). 2) Okres sprawozdawczy (miesiąc, rok). 3) NIP trzeciej strony (przedstawiciela). 4) Opis towaru (wyjaśnienia jak w przywozie). 5) Numer pozycji. 6) Kod kraju przeznaczenia (kraj UE, w którym towary mają być użyte lub zużyte, poddane obróbce lub przetworzeniu, jeżeli kraj UE przeznaczenia nie jest znany, to uważa się, że takim krajem jest ostatni znany kraj UE, na którego terytorium mają zostać wprowadzone towary). 7) Kod rodzaju transakcji. 8) Kod towaru według nomenklatury scalonej (CN) 8 znaków. 9) Waga netto pozycji, w kg. 10) Ilość wyrażona w jednostce uzupełniającej. 11) Wartość faktury (kwotę faktury wpisuje się w pełnych euro, 7

bez podatku VAT i bez podatku akcyzowego. Jeżeli faktura opiewa na inną walutę, należy ją przeliczyć na euro, kierując się publikowanymi kursami walut. Jeżeli w odniesieniu do wywozu realizowanego w obrębie UE faktura zostaje wystawiona później niż w następnym miesiącu, jako kwotę faktury wpisuje się uzgodnione wynagrodzenie. Pole to pozostaje niewypełnione w przypadku niektórych transakcji wymiany towarowej realizowanych w ramach UE, np. wywóz do uszlachetniania biernego, nieodpłatna dostawa pomocnicza, dostawa zastępcza, powrotny wywóz po uszlachetnianiu czynnym, wysyłka zwrotna z notą uznaniową). 12) Wartość statystyczna. Wartość statystyczną wpisuje się w pełnych euro (pola można nie wypełniać jeśli w transakcji chodzi o sprzedaż, np. kod rodzaju transakcji = 11). W pozostałych przypadkach należy postępować następująco: a) w przypadku wywozu po zakończeniu uszlachetniania czynnego, jako wartość statystyczną wpisuje się zgłoszoną w momencie przywozu wartość statystyczną towarów nie przerobionych lub wymagających naprawy z doliczeniem wszystkich kosztów powstałych na obszarze gromadzenia danych i związanych z przeprowadzeniem przerobu lub naprawy tych towarów wraz z ich przewozem, wlicza się także koszt pojemników i pakowania, b) w przypadku wywozu towarów w ramach transakcji najmu lub leasingu operacyjnego, jako wartość statystyczną wpisuje się cenę towaru, którą kupujący i sprzedający działając jako niezależne od siebie podmioty, prawdopodobnie uzgodniliby w przypadku sprzedaży w warunkach wolnej konkurencji. Podobnie postępuje się w przypadku wywozu towarów z przeznaczeniem do przerobu lub naprawy w ramach uszlachetniania biernego, c) w przypadku wysyłek zwrotnych towarów do innych państw UE, jako wartość statystyczną wpisuje się wartość (procentową) zgłoszoną w momencie ich przywozu. 8

Specjalny wzór formularza, o innej zawartości informacyjnej obowiązuje dla zaopatrzenia statków. 4. Jakie są typy progów i czemu służą? W systemie INTRASTAT mogą wystąpić następujące typy progów: 1. próg asymilacji ustalany ustawowo na podstawie obrotów ubiegłorocznych, na cały następny rok sprawozdawczy, może być ustalony na innym poziomie dla przywozu, a na innym dla wywozu, może też być różnicowany według grup towarowych kto go przekroczy musi składać od tego momentu deklaracje INTRASTAT, 2. próg uproszczenia zwalnia firmę z przekazywania szczegółowych danych (np. wystarczy podać kod towaru, kod kraju wywozu/przywozu i wartość towaru), 3. próg wyłączenia zwalnia firmę z przekazywania danych do systemu INTRASTAT, 4. próg transakcyjny pozwala na grupowanie w jednej pozycji towarowej, lub w ramach jednego kraju, obrotów różnymi towarami, z różnymi krajami jeśli wartość łączna danej transakcji nie przekracza poziomu progu, 5. ponadto mogą wystąpić inne szczegółowe uproszczenia nazywane potocznie progami statystycznymi progi te mają na celu ułatwienia w składaniu deklaracji i są ustalane przez organa statystyczne, np. w Niemczech w nomenklaturze scalonej utworzono specjalny dział 99, w którym wymienione są kody CN rozpoczynające się cyframi 99 i opatrzone komentarzem na czym uproszczenie polega, kody te pozwalają grupować towary należące do różnych działów CN. 5. Jak jest określany okres sprawozdawczy? Jak wspomniałem na wstępie, generalną zasadą jest składanie sprawozdania co miesiąc, w stosunku do obrotów dokonanych w tym okresie, wyjątkowo zgłoszenia dostaw można dokonać w następnym miesiącu, o ile przedłuża się wystawienie faktury lub jej wpływ, ale to opóźnienie może 9

wynosić tylko miesiąc. Np. wysyłka towaru z Niemiec następuje w kwietniu, ale faktura zostaje wystawiona w maju, wtedy miesiącem sprawozdawczym będzie maj. Jeżeli wysyłka z Niemiec następuje we wrześniu, faktura zostaje wystawiona w grudniu, w tym przypadku ostatnim okresem sprawozdawczym musi być październik. Dopuszczalne jest także składanie deklaracji w postaci cząstkowej, np. co tydzień lub co dekadę. Ostatnia deklaracja cząstkowa lub deklaracja zbiorcza musi być złożona w Niemczech najpóźniej do 10 dnia roboczego po upływie miesiąca sprawozdawczego. Nie ma możliwości przedłużenia terminu, nawet wówczas, gdy urząd skarbowy przedłużył termin składania deklaracji na zaliczkę na podatek VAT. 6. Czy do deklaracji należy dołączać jakieś dokumenty? Do deklaracji INTRASTAT nie należy dołączać dokumentów handlowych, ani innych. W swojej dokumentacji firma powinna przechowywać zarówno kopie deklaracji INTRASTAT, jak też dokumenty handlowe, które były jej podstawą, okres ich przechowywania jest określony w przepisach INTRASTAT. 7. W jaki sposób dane są kontrolowane? 1) pierwszą czynnością kontrolną jest sprawdzanie, czy dana firma powinna, czy też nie, składać deklaracje INTRASTAT ta kontrola oparta jest o dane z systemu VAT, firmy te są rejestrowane w centralnym rejestrze systemu INTRASTAT prowadzonym przez Federalny Urząd Statystyczny, 2) następną kontrolą jest kontrola automatyczna prowadzona w momencie rejestracji deklaracji INTRASTAT, 3) następną kontrolą jest kontrola merytoryczna, zarówno poprzez porównanie z danymi systemu VAT, jak też własne analizy zespołu badającego strukturę towarową i geograficzną obrotów. Wychwycone błędy muszą być przedmiotem korekt sporządzanych przez deklaranta, o ile ich wartość przekracza 5000 euro. 8. Czy deklarant może zastrzec sobie poufność własnych danych? 10

W większości krajów unijnych stosowana jest zasada poufności biernej, tj. poufność danych określa się tylko na wniosek strony, jednak zgoda na wyłączenie dostępu do danych jest przedmiotem wnikliwych analiz i wcale nie tak łatwo ją uzyskać. Różne kraje stosują różne okresy ochronne, sprawa ta nie jest jednoznacznie uregulowana w prawodawstwie unijnym. 9. Czy rejestracja całości obrotów z krajami UE podlega tym samym zasadom, czy też dla jakichś typów obrotów są stosowane szczególne zasady? W krajach UE występują oprócz regulacji podstawowych szczególne regulacje dotyczące pewnych typów obrotów. Mogą to być np.: kompletne obiekty przemysłowe, statki i samoloty, produkty morskie, zaopatrzenie statków, przesyłki dzielone, towary wojskowe, instalacje morskie (platformy), statki kosmiczne, odpady, przesyłki pocztowe, paliwa i prąd elektryczny, składy za granicą, programy komputerowe i licencje, materiały budowlane według kontraktu zwroty towarów i noty uznaniowe. 10. Czy jakieś towary są zwolnione z obowiązku deklarowania? Jako załącznik do instrukcji sporządzania deklaracji INTRASTAT występuje w Niemczech dosyć długa lista zwolnień, np. prawne środki płatnicze, towary wykorzystywane przy udzielaniu pierwszej pomocy w przypadku katastrof, towary przeznaczone do celów dyplomatycznych, wymiana czasowa, o ile towary wracają w ciągu 24 miesięcy itd. 11

A teraz kilka słów o problemach, które wystąpiły w początkowym okresie wdrażania systemu INTRASTAT w Niemczech: w przypadku dużych struktur organizacyjnych, w których występuje centrala firmy i oddziały, powstawały nieporozumienia interpretacyjne, kto i w jakim zakresie powinien składać deklaracje INTRASTAT; występowały różne interpretacje wartości progowych, wiele firm zapominało, że wartości progowe są ustalane na podstawie ubiegłorocznego wolumenu obrotów z krajami UE, zapominały też, że struktura UE co jakiś czas się zmienia i obroty z nowo przyjmowanymi członkami UE muszą być włączane do wolumenu obrotów; inne z kolei nie przyjmowały do wiadomości faktu, że jeżeli w ubiegłym roku nie został przekroczony przez firmę próg wysokości obrotów, to obowiązek zgłaszania może powstać w przypadku przekroczenia progu w roku bieżącym; Federalny Urząd Statystyczny nie nadążał z kontrolą zgodności deklaracji INTRASTAT z deklaracjami VAT, stąd powstały poważne zaległości w kompletności danych, wymagało to zmian organizacyjnych i wzmocnienia kadrowego, bardzo często powodem przekłamań był nieprawidłowo podany NIP; sprawą, która do dzisiaj spędza sen z powiek urzędnikom Federalnego Urzędu Statystycznego jest prawidłowe przyporządkowanie towarów będących przedmiotem obrotu do kodów CN; powodem tych błędów jest nagminne posługiwanie się nomenklaturą CN wczytaną do komputera, w której brak jest wszelkich komentarzy i przypisów występujących w wydaniu książkowym; podejmowane były próby namawiania firm do przekazywania do weryfikacji do Federalnego Urzędu Statystycznego swoich katalogów towarów z przypisanymi kodami CN, jednak jest to bardzo czaso- i pracochłonne; poważne problemy powstają też przy określaniu wartości statystycznej, wiele firm lekceważy zapisy znajdujące się w instrukcji i powiela w tym polu wartość faktury niezależnie od faktycznej sytuacji; 12

stałym problemem jest konflikt interesów deklaranta i użytkowników danych, stąd projekt EUROSTAT, aby tę sprawę przerzucić na administracje poszczególnych krajów, pozostawiając w przepisach unijnych tylko pola obligatoryjnie wymagane od wszystkich krajów UE; problemem też są niezgodności w terminie składania deklaracji VAT i deklaracji INTRASTAT (urzędy skarbowe mogą odraczać termin składania deklaracji VAT, deklaracje INTASTAT mają sztywny termin), a także problemy z ustalaniem wartości towaru w przypadku braku faktury. 13