REJESTR zbiorów danych URZĄD GMINY SZEMUD Szemud 2015
Nr Nazwa zbioru SPIS TREŚCI 1 Ewidencja płatników opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi 1/2015 2 Rejestr mieszkańców 2/2015 3 Ewidencja podatników i płatników opłat lokalnych 3/2015 4 Ewidencja interesantów 4/2015 5 Ewidencja odbiorców wody 5/2015 6 System Informacji Oświatowej 6/2015 7 Ewidencja gruntów 7/2015 8 Dowody osobiste 8/2015 9 Akta stanu cywilnego 9/2015 10 Księgowość oświaty 10/2015 11 Umowy cywilno-prawne 11/2015 12 Bezpieczeństwo państwa 12/2015 13 Organizacje pozarządowe 13/2015 14 Organy władzy 14/2015 15 Oświadczenia majątkowe 15/2015
Nr kolejny wpisu 1/2015 Nr wersji 1 Data wpisu 9 lipiec 2015 Data zmiany treści wpisu Data wykreślenia Nazwa zbioru danych osobowych Ewidencja płatników opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi Nazwa administratora danych, adres siedziby Nazwa przedstawiciela administratora danych Nazwa podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie danych; adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania Urząd Gminy Szemud 84-217 Szemud, ul. Kartuska 13 Wójt Gminy Szemud Opieka serwisowa PROFEKO Sp. z o.o. z siedzibą w Radomiu 26-600 Radom, ul. Kelles-Krauza 36, KRS 0000320076 Podstawa prawna upoważniająca do prowadzenia zbioru danych osobowych Przetwarzanie jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa Cel przetwarzania danych w zbiorze Ustalenie wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz zaewidencjonowanie dokonanej wpłaty Opis kategorii osób, których dane dotyczą Właściciele, zarządcy oraz dzierżawcy nieruchomości zamieszkałych, położonych na obszarze Gminy Szemud Zakres danych osobowych przetwarzanych w zbiorze Imię (imiona), nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, imię ojca, imię matki, określenie własności posesji, lokalizacja posesji, liczba osób podlegających opłacie. Dobrowolne: nr telefonu, adres e-mail. Sposób zbierania danych do zbioru Obowiązek złożenia deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi Sposób udostępniania danych ze zbioru Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Odbiorcy lub kategorie odbiorców, którym dane mogą być przekazywane Informacja dotycząca ewentualnego przekazywania danych do państwa trzeciego Uwagi Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Nie przekazuje się Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze rozproszonej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)
2/2015 1 9 lipiec 2015 Rejestr mieszkańców Ministerstwo właściwe ds. administracji Minister właściwy ds. administracji Nie powierzono (System Rejestrów Państwowych) Przetwarzanie jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa Utrzymywanie bieżącej informacji o osobach zameldowanych lub zamieszkałych albo okresowo przebywających na terenie gminy Szemud oraz o posiadaniu prez nich praw wyborczych Osoby zameldowane lub zamieszkałe albo okresowo przebywające na terenie gminy Szemud Imię (imiona), nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania (siedziba) Wnioskodawcy, imiona rodziców, posiadanie prawa wyborczego Załatwianie spraw obywatelskich na wniosek zainteresowanego Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Urząd Gminy nie jest właścicielem danych Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze centralnej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)
3/2015 1 10 lipiec 2015 Ewidencja podatników i płatników opłat lokalnych Urząd Gminy Szemud 84-217 Szemud, ul. Kartuska 13 Wójt Gminy Szemud Brak opieki serwisowej Przetwarzanie jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa Ustalenie wysokości podatku lub opłaty lokalnej oraz zaewidencjonowanie dokonanej z tego tytułu wpłaty Właściciele oraz dzierżawcy gruntów rolnych lub leśnych, położonych na obszarze gminy Szemud, podlegających opodatkowaniu; Właściciele oraz dzierżawcy nieruchomości położonych na obszarze gminy Szemud, podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości Osoby fizyczne i prawne, posiadające siedzibę lub filię na obszarze gminy Szemud, podlegające opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych Inne osoby fizyczne i prawne, podlegające obowiązkowi uiszczenia na rzecz gminy Szemud wymaganych prawnie opłat lokalnych Imię (imiona), nazwisko, PESEL, adres zamieszkania (siedziba) Wnioskodawcy, NIP, REGON, określenie własności Obowiązek złożenia: deklaracji na podatek lub deklaracji na podatek leśny lub deklaracji na podatek od nieruchomości lub deklaracji na podatek od środków transportowych lub obowiązek uiszczenia opłaty lokalnej wynikającej z przepisów prawa Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Nie przekazuje się Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze rozproszonej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)
4/2015 1 14 lipiec 2015 Ewidencja interesantów Urząd Gminy Szemud 84-217 Szemud, ul. Kartuska 13 Wójt Gminy Szemud Brak opieki serwisowej Przetwarzanie jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa Rejestracja wszelkich pism i faktur wpływających do Urzędu i wypływających z Urzędu Interesanci Imię (imiona), nazwisko, PESEL, adres zamieszkania (siedziba) Wnioskodawcy, NIP, REGON Rejestracja spraw i pism na wniosek zainteresowanego Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Nie przekazuje się Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze rozproszonej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)
5/2015 1 14 lipiec 2015 Ewidencja odbiorców wody Urząd Gminy Szemud 84-217 Szemud, ul. Kartuska 13 Wójt Gminy Szemud Brak opieki serwisowej Przetwarzanie jest konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą Ustalenie wysokości opłaty za wodę i ścieki oraz zaewidencjonowanie dokonanej z tego tytułu wpłaty Właściciele lub dzierżawcy lub zarządcy nieruchomości korzystających z gminnej sieci wodociągowej i kanalizacyjnej Imię (imiona), nazwisko, PESEL, adres zamieszkania (siedziba) Wnioskodawcy, NIP, REGON Rejestracja spraw i pism na wniosek zainteresowanego Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Nie przekazuje się Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze rozproszonej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem) Opieka serwisowa: ALTI Andrzej Olszewski ul. Rzeczypospolitej 4, 80-369 Gdańsk REGON: 190241354
6/2015 1 14 lipiec 2015 System Informacji Oświatowej Ministerstwo właściwe ds. oświaty Minister właściwy ds. oświaty Nie powierzono Przetwarzanie jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa Utrzymywanie bieżącej informacji o szkolnictwie gminnym szkolnym i przedszkolnym, o uczniach szkół podstawowych i gimnazjalnych oraz o kadrze nauczycielskiej Mieszkańcy gminy w wieku przedszkolnym i szkolnym, w tym uczniowie i nauczyciele szkół podstawowych i gimnazjów Imię (imiona), nazwisko, PESEL, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, imię ojca, imię matki Określony przepisami prawa (zbieranie danych obowiązkowe) Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Nie przekazuje się Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze centralnej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)
7/2015 1 15 lipiec 2015 Ewidencja gruntów Starostwo Powiatowe w Wejherowie 84-200 Wejherowo, ul. 3 Maja 4 Wójt Gminy Szemud Nie powierzono Przetwarzanie jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa Ustalenie wysokości podatku lub opłaty lokalnej oraz zaewidencjonowanie dokonanej z tego tytułu wpłaty Właściciele oraz dzierżawcy lub zarządcy gruntów i nieruchomości, położonych na obszarze gminy Szemud Imię (imiona), nazwisko, PESEL, adres zamieszkania (siedziba) Wnioskodawcy, NIP, REGON, imię ojca, imię matki, imiona dzeci, określenie własności gruntu lub nieruchomości Określony przepisami prawa (zbieranie danych obowiązkowe) Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Nie przekazuje się Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze rozproszonej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)
8/2015 1 16 lipiec 2015 Dowody osobiste Ministerstwo właściwe ds. administracji Minister właściwy ds. administracji Nie powierzono (System Rejestrów Państwowych) Przetwarzanie jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa Utrzymywanie bieżącej informacji o wydawanych i unieważnianych dowodach osobistych Właściciele dowodów osobistych Imię (imiona), nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania (siedziba) Wnioskodawcy, imiona rodziców, seria i numer dowodu osobistego, widok twarzy, znaki szczególne Załatwianie spraw obywatelskich na wniosek zainteresowanego Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Urząd Gminy nie jest właścicielem danych Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze centralnej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)
9/2015 1 16 lipiec 2015 Akta stanu cywilnego Ministerstwo właściwe ds. administracji Minister właściwy ds. administracji Nie powierzono (System Rejestrów Państwowych) Przetwarzanie jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa Utrzymywanie bieżącej informacji o narodzinach, ślubach cywilnych i konkordatowych oraz zgonach Mieszkańcy gminy Szemud Imię (imiona), nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania Wnioskodawcy, imiona rodziców, dane współmałżonka, data ślubu, data zgonu Załatwianie spraw obywatelskich na wniosek zainteresowanego Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Urząd Gminy nie jest właścicielem danych Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze centralnej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)
10/2015 1 17 lipiec 2015 Księgowość oświaty Urząd Gminy Szemud 84-217 Szemud, ul. Kartuska 13 Wójt Gminy Szemud Brak opieki serwisowej Przetwarzanie jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa Rejestracja wszelkich operacji księgowych na podstawie dokumentów księgowych wpływających do Urzędu i wypływających z Urzędu, dot. bieżącego funkcjonowania gminnych placówek oświatowych Pracownicy placówek oświatowych, interesanci i kooperanci tych placówek Imię (imiona), nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania (siedziba), NIP, REGON, miejsce pracy, zajmowane stanowisko, informacja o płacach Rejestracja spraw i pism na wniosek zainteresowanego Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Nie przekazuje się Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze rozproszonej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)
11/2015 1 17 lipiec 2015 Umowy cywilno-prawne Urząd Gminy Szemud 84-217 Szemud, ul. Kartuska 13 Wójt Gminy Szemud Nie dotyczy Przetwarzanie jest konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą Rejestracja wszelkich czynności związanych ze świadczeniem dostaw lub usług na rzecz gminy Szemud, zlecanych przez Urząd Gminy Szemud, dla których zawarto umowy cywilnoprawne Dostawcy i usługodawcy Imię (imiona), nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania (siedziba), NIP, REGON Określony przepisami prawa dla umów cywilno-prawnych Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Nie przekazuje się Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze rozproszonej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)
12/2015 1 17 lipiec 2015 Bezpieczeństwo państwa Urząd Gminy Szemud 84-217 Szemud, ul. Kartuska 13 Wójt Gminy Szemud Nie dotyczy Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Zabezpieczenie żywotnych interesów państwa w zakresie obronności Kurierzy w akcjach kurierskich Właściciele pojazdów i urządzeń potencjalnie przydatnych na wypadek "W" Osoby z dostępem do informacji niejawnych Poborowi Imię (imiona), nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania (siedziba), imię ojca Określony przepisami prawa (zbieranie danych obowiązkowe) Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Nie przekazuje się Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze centralnej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)
13/2015 1 17 lipiec 2015 Organizacje pozarządowe Urząd Gminy Szemud 84-217 Szemud, ul. Kartuska 13 Wójt Gminy Szemud Nie dotyczy Przetwarzanie jest konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą Rejestracja wszelkich operacji księgowych w oparciu o dokumenty księgowe - na potrzeby realizacji umów dotacyjnych Przedstawiciele organizacji pozarządowych oraz osoby związane bezpośrednio lub pośrednio z bieżącą działalnością organizacji (członkowie i beneficjenci) Imię (imiona), nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania (siedziba) Załatwianie spraw na wniosek zainteresowanego Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Nie przekazuje się Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze centralnej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)
14/2015 1 17 lipiec 2015 Organy władzy Urząd Gminy Szemud 84-217 Szemud, ul. Kartuska 13 Wójt Gminy Szemud Nie dotyczy Zgoda osoby, której dane dotyczą, na przetwarzanie danych jej dotyczących Informacje teleadresowe Przedstawiciele organów władz gminnych: radni gminni, sołtysi i radni sołeccy, wójt, kierownicy jednostek organizacyjnych gminy Imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, telefon Dobrowolne przekazanie przez osobę zainteresowaną Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Nie przekazuje się Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze rozproszonej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)
15/2015 1 17 lipiec 2015 Oświadczenia majątkowe Urząd Gminy Szemud 84-217 Szemud, ul. Kartuska 13 Wójt Gminy Szemud Nie dotyczy Przetwarzanie jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa Utrzymywanie bieżącej informacji o stanie majątkowym przedstawicieli władzy samorządowej oraz gminnej kadry kierowniczej Radni gminni, wójt, kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych, pracownicy samorządowi (zobowiązani prawnie do składania oświadczenia majątkowego) oraz przedstawiciele władz związków międzygminnych Imię (imiona), nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania (siedziba), miejsce pracy, zajmowane stanowisko, sytuacja materialna, wysokość uzyskiwanych w danym roku dochodów, dane współmałżonka Określony przepisami prawa (zbieranie danych obowiązkowe) Udostępnianie na wniosek osoby, której dane dotyczą oraz na wniosek uprawnionych organów państwowych lub samorządowych w związku z prowadzonym postępowaniem
Osoba, której dane dotyczą oraz uprawnione organy państwowe lub samorządowe w związku z prowadzonym postępowaniem Nie przekazuje się Dokumentacja papierowa i elektroniczna Zbiór danych w architekturze centralnej z użyciem co najmniej jednego urządzenia systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych połączonego z siecią publiczną (np. Internetem)