OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU o wartości szacunkowej poniŝej 30 tys. euro - dostawa komputerowych materiałów eksploatacyjnych ZAMAWIAJĄCY: Zamek Królewski w Warszawie - Muzeum. Rezydencja Królów i Rzeczypospolitej, 00-277 Warszawa, Plac Zamkowy 4 TRYB ZAMÓWIENIA: przetarg otwarty, sygnatura sprawy w rejestrze zamawiającego: ZZ-212-33/2015 1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: 1.1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa do siedziby Zamawiającego fabrycznie nowych materiałów eksploatacyjnych do urządzeń komputerowych i drukarek zalecanych do użytku z danymi urządzeniami przez producentów tych urządzeń. Zamawiający dopuszcza możliwość dostawy materiałów równoważnych. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera formularz cenowy stanowiący załącznik nr 1 do ogłoszenia. 1.1.1. Pod pojęciem fabrycznie nowe należy rozumieć materiały eksploatacyjne wcześniej nie używane, bez śladów uszkodzenia, nie pochodzące z recyclingu, bez elementów regenerowanych lub pochodzących z demontażu i z terminem przydatności do użytku nie krótszym niż 6 miesięcy od daty dostawy. Wszystkie elementy wchodzące w skład oferowanych materiałów muszą być fabrycznie nowe, nie regenerowane, nie prefabrykowane, nie wchodzące wcześniej w całości ani w części w skład innych materiałów. 1.1.2. Pod pojęciem zalecane przez producenta danego urządzenia należy rozumieć te materiały eksploatacyjne (np. toner, atrament, bęben światłoczuły), które producent wymienił na swojej firmowej stronie internetowej przy opisie urządzenia (drukarki, itd.) bądź w instrukcji obsługi urządzenia. 1.1.3. Pod pojęciem równoważne należy rozumieć materiały eksploatacyjne o równoważnych parametrach technicznych, eksploatacyjnych, bezpieczeństwa i użytkowych, w pełni kompatybilne z urządzeniami pochodzącymi od firm wskazanych w formularzu cenowym. 1.2. Materiały eksploatacyjne muszą posiadać na opakowaniu znak firmowy producenta oraz datę ważności oraz muszą zostać dostarczone w oryginalnych opakowaniach producenta opatrzonych jego logo, symbolem produktu (typu tonera/tuszu/bębna) oraz listą modeli urządzeń, do których dany materiał jest przeznaczony (lista kompatybilności). 1.3. Ilości wskazane w załączniku nr 1 do ogłoszenia są wielkościami maksymalnymi. Wielkości te posłużą do porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Faktyczny zakres zamówienia może być mniejszy niż maksymalny i uzależniony będzie od zapotrzebowania i możliwości finansowych Zamawiającego. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie realizacji dostawy w wielkościach maksymalnych określonych w załączniku nr 1 do ogłoszenia. 1.4. W przypadku oferowania materiałów równoważnych Wykonawca: a. przy każdym towarze równoważnym wpisze kod producenta wraz z podaniem wydajności (np. 5 000 stron przy zadruku 5%); b. zobowiązany jest do pokrycia wszystkich kosztów naprawy urządzeń Zamawiającego (łącznie z kosztami ekspertyzy i transportu), w sytuacji gdy naprawa 1
spowodowana jest uszkodzeniami powstałymi w wyniku stosowania równoważnych materiałów eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę. Za podstawę żądania przez Zamawiającego naprawy urządzenia (łącznie z ewentualną wymianą bębna lub głowicy) uważa się pisemną opinię autoryzowanego serwisu producenta urządzenia lub innego serwisu, jeżeli autoryzowany serwis urządzenia jest niedostępny w Warszawie. Naprawa urządzenia zostanie wykonana w autoryzowanym serwisie producenta urządzenia bądź w innym serwisie, jeżeli autoryzowany serwis jest niedostępny w Warszawie; c. zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu na własny koszt urządzenia zamienne na czas naprawy urządzeń Zamawiającego w sytuacji, gdy naprawa spowodowana jest uszkodzeniami powstałymi w wyniku stosowania równoważnych materiałów eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę; urządzenia te będą nie gorsze i funkcjonalnie identyczne jak użytkowane przez Zamawiającego; d. w przypadku konieczności dokonania trzeciej naprawy urządzenia wynikłej z uszkodzeń spowodowanych stosowaniem równoważnych materiałów eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę, bądź też w sytuacji, w której naprawa, bez względu na jej numer porządkowy, będzie ekonomicznie nieopłacalna, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany na własny koszt urządzenia na nowe o takich samych lub lepszych parametrach i cechach; e. oświadcza, że w przypadku utraty przez Zamawiającego praw gwarancyjnych z powodu zamontowania i używania oferowanych przez Wykonawcę równoważnych materiałów eksploatacyjnych przejmuje wszystkie zobowiązania gwarancyjne producenta; pisemną opinię, czy materiał eksploatacyjny spowodował utratę praw gwarancyjnych, wyda serwis określony zgodnie z zasadami wskazanymi w pkt b. 1.5. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że dostarczone równoważne materiały eksploatacyjne nie odpowiadają pod względem jakości, trwałości, bezpieczeństwa oraz funkcjonalności produktom oryginalnym wskazanym przez Zamawiającego, Wykonawca, na własny koszt, wymieni je na materiały spełniające te cechy. 1.6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, ani wariantowych. Oferty niezawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone. 2. REALIZACJA ZAMÓWIENIA: 2.1. Dostawy będą realizowane sukcesywnie, w miarę potrzeb Zamawiającego, w terminie 12 miesięcy od daty podpisania umowy. Zamawiający zgłasza zamówienia telefonicznie lub e-mailem. Wielkość dostawy każdej partii materiałów eksploatacyjnych będzie wynikać z jednostronnej dyspozycji Zamawiającego. 2.2. Wykonawca zrealizuje każde zamówienie w terminie do dwóch dni roboczych od dnia przesłania zamówienia. Koszty dostawy do siedziby Zamawiającego obciążają Wykonawcę. Wykonawca dostarcza zamówienie w godzinach pracy Zamawiającego. 3. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW: 3.1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia w zakresie niezbędnym do wykonania zamówienia: wykonawca w okresie ostatnich trzech lat przed 2
upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał przynajmniej dwie dostawy materiałów eksploatacyjnych do urządzeń komputerowych i drukarek, przy czym wartość każdej z wykonanych dostaw będzie nie mniejsza niż 50.000,00 zł brutto; 3.2. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie złożonych dokumentów na zasadzie: spełnia lub nie spełnia. 4. WYKAZ OŚWIADCZEŃ ORAZ INNYCH WYMAGANYCH DOKUMENTÓW: 4.1. Dokumenty wymagane przez Zamawiającego: a. Wypełniony formularz cenowy zgodnie z załącznikiem nr 1 do ogłoszenia, b. Wypełniony formularz ofertowy zgodnie z załącznikiem nr 2 do ogłoszenia, c. Wykaz wykonanych dostaw zgodnie z załącznikiem nr 3 do ogłoszenia wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których zostały wykonane oraz z załączeniem dowodów określających, czy dostawy te zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami dotyczącymi wykonania dostaw są: a. Poświadczenie, b. oświadczenie Wykonawcy - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia. 4.2. W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego dostawy wskazane w wykazie zostały wcześniej wykonane, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, dotyczących ich wykonania. 4.3. Wykonawca, który oferuje rozwiązania równoważne, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego materiały eksploatacyjne spełniają wymagania określone przez Zamawiającego. W przypadku zaproponowania materiałów eksploatacyjnych równoważnych Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty: 4.3.1. oświadczenie potwierdzające równoważność oferowanych materiałów z oryginalnymi określonymi przez Zamawiającego, z którego w sposób nie budzący żadnej wątpliwości Zamawiającego będzie wynikać, że oferowany asortyment równoważny ma takie same lub lepsze parametry techniczne, eksploatacyjne, bezpieczeństwa i użytkowe jak materiały oryginalne (w szczególności parametry dotyczące pojemności tuszu/tonera, wydajności i jakości wydruku będą takie same lub lepsze w stosunku do oryginału wytwarzanego przez producenta urządzenia; parametry dotyczące działania urządzeń po zamontowaniu równoważnych materiałów będą nie gorsze niż w przypadku oryginalnych materiałów, np. urządzenie z równoważnym materiałem powinno zgłaszać prawidłowe komunikaty dotyczące stopnia zużycia materiału eksploatacyjnego). W szczególności z oświadczenia wykonawcy powinno wynikać, że równoważne materiały eksploatacyjne nie spowodują pogorszenia jakości działania urządzenia i są w pełni kompatybilne z urządzeniem, do którego je przeznaczono; 4.3.2. dokumenty potwierdzające równoważność z produktem oryginalnym, tj.: a. raporty z testów potwierdzające, że podana wydajność tonerów jest wynikiem przeprowadzenia testów zgodności z normami: ISO/IEC 19752 dla tonerów monochromatycznych, ISO/IEC 19798 dla wkładów do drukarek kolorowych, ISO/IEC 24712 dla kolorowych kartridży atramentowych, ISO/IEC 24711 dla wkładów z atramentem w kolorze czarnym (tuszy) wystawione przez niezależny 3
podmiot posiadający stosowną akredytację w zakresie badania produktów pod kątem spełniania powyższych norm lub zaświadczenie wystawione przez niezależny podmiot posiadający stosowną akredytację w zakresie badania produktów potwierdzające spełnianie powyższych norm; b. certyfikat ISO 14001 lub równoważny na proces produkcji materiałów eksploatacyjnych, pozwalający zweryfikować, czy producent spełnia przepisy związane z ochroną środowiska oraz potwierdzający, że materiały są produkowane w sposób bezpieczny i nie wpływający negatywnie na środowisko; c. certyfikat ISO 9001 lub równoważny, potwierdzający że proces produkcji przebiega zgodnie z przywołaną normą. 5. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY: 5.1. Cenę oferty stanowić będzie cena brutto za dostawę materiałów eksploatacyjnych wskazana w formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 2 do ogłoszenia, stanowiącą sumę pozycji zawartych w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 1 do ogłoszenia. W przypadku rozbieżności między ceną za dostawę zawartą w formularzu oferty a kwotą zawartą w formularzu cenowym, za wiążącą uznana zostanie kwota zawarta w formularzu cenowym. 5.2. Cenę oferty oraz wartości w formularzu cenowym należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Stosownie do przepisu art. 106e ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j. t. Dz. U. 2011 Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), cenę zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 gr pomija się, a końcówki 0,5 gr i wyższe zaokrągla się do 1 gr. 5.3. Cena proponowana przez wykonawcę winna obejmować całość dostawy oraz uwzględniać wszelkie inne koszty niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia. 5.4. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia i określenia wartości we wszystkich pozycjach występujących w formularzu cenowym. W przypadku wstawienia zera jako wartości ceny jednostkowej lub braku wypełnienia ceny jednostkowej w danej pozycji Wykonawca wskaże pozycję, w której uwzględnił wartość wyzerowanej lub pominiętej pozycji. 5.5. Upusty oferowane przez Wykonawcę muszą być zawarte w cenach jednostkowych. Podane ceny jednostkowe po zastosowaniu upustu nie mogą być niższe niż koszty własne lub koszty wytworzenia. 5.6. Ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym będą stałe i będą obowiązywać w czasie realizacji całego przedmiotu zamówienia. 5.7. Zastosowanie przez Wykonawcę stawki podatku VAT od towarów i usług niezgodnego z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego spowoduje odrzucenie oferty. W przypadku zmiany ustawy o podatku od towarów i usług, (stawki podatku VAT) wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie. 5.8. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia. 6 OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT 4
Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty: najniższa cena. Waga kryterium: 100 %. Każdej ofercie zostaną przyznane punkty według następującego wzoru: najniższa oferowana cena brutto Wartość punktowa oferty = ----------------------------------------------- x 100 cena badanej oferty brutto Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma 100 punktów. 7. SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA OFERT: 7.1. Ofertę należy złożyć jednym z poniższych sposobów: a. pocztą elektroniczną na adres: k.zaborska@zamek-krolewski.pl, b. faksem na nr: (22) 35 55 219, c. na adres: Zamek Królewski w Warszawie Muzeum. Rezydencja Królów i Rzeczypospolitej, Kancelaria Główna - Plac Zamkowy 4, 00-277 Warszawa 7.2. Termin składania ofert upływa dnia 14 października 2015 r. o godz. 10.30 8. POZOSTAŁE INFORMACJE: 8.1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. 8.2. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 8.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści ogłoszenia lub odwołania przetargu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia przetargu bez wyboru najkorzystniejszej oferty. Załącznikami do niniejszego dokumentu są: 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia/formularz cenowy (wzór załącznik nr 1); 2. Formularz ofertowy (wzór załącznik nr 2); 3. Wykaz dostaw (wzór załącznik nr 3); 4. Oświadczenie wykonawcy oferującego materiały równoważne (wzór załącznik nr 4); 5. Projekt umowy (załącznik nr 5). Warszawa, dnia 08.10.2015 r. ZATWIERDZAM I ZASTĘPCA DYREKTORA ds. Zarządzania Zamku Królewskiego w Warszawie Muzeum / / Irena Zalewska 5