POLSKIE CENTRUM AKREDYTACJI PROGRAM AKREDYTACJI JEDNOSTEK CERTYFIKUJĄCYCH W ZAKRESIE SYSTEMU QAFP Wydanie 1 Warszawa, 30.11.2012 r.
Spis treści 1 Wprowadzenie...3 2 Definicje...3 3 Wymagania akredytacyjne...3 4 Specyficzne wymagania programu...3 4.1 Postanowienia ogólne... 3 4.2 Organizacja... 4 4.3 Działania... 4 4.4 Warunki i procedury udzielania, utrzymywania, rozszerzania, zawieszania i cofnięcia certyfikacji... 4 4.5 Audity wewnętrzne i przeglądy dokonywane przez kierownictwo... 4 4.6 Dokumentacja... 5 4.7 Zapisy... 5 4.8 Poufność... 5 4.9 Personel jednostki certyfikującej... 5 4.10 Zmiany w wymaganiach certyfikacyjnych... 5 4.11 Odwołania, skargi i sprawy sporne... 5 4.12 Wnioskowanie o certyfikację... 6 4.13 Przygotowanie oceny... 6 4.14 Ocena... 6 4.15 Raport z oceny... 6 4.16 Decyzja o certyfikacji... 7 4.17 Nadzór... 7 5 Zakres akredytacji...7 6 Szczegółowe zasady oceny...7 7 Postanowienia końcowe...7 8 Dokumenty związane...8 Wydanie 1 z 30.11.2012 r. str. 2/8
1 Wprowadzenie Tekst niniejszego dokumentu został opracowany przez PCA we współpracy z Komitetem Technicznym Specjalistycznym ds. QAFP. System Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP (Quality Assurance for Food Products), zwany dalej Systemem QAFP, jest dobrowolnym systemem jakości kulinarnego mięsa wieprzowego i kulinarnego mięsa drobiowego QAFP obejmującym certyfikację: kulinarnego mięsa wieprzowego, kulinarnego mięsa z piersi kurczaka i indyka oraz tuszki i elementy młodej, polskiej gęsi owsianej oraz wędliny. Właścicielem Systemu Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP i znaku QAFP jest Unia Producentów i Pracodawców Przemysłu Mięsnego (UPEMI). W niniejszym dokumencie podano szczegółowe wymagania, które powinna spełnić jednostka certyfikująca prowadząca działalność w ramach Systemu Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP, aby mogła być uznana za kompetentną i wiarygodną. 2 Definicje Dla potrzeb niniejszego dokumentu stosuje się definicje zawarte w normie PN-EN 45011:2000 i IAF GD5:2006 oraz poniższe definicje: Administrator Systemu QAFP (Właściciel Systemu QAFP) Unia Producentów i Pracodawców Przemysłu Mięsnego (UPEMI), sprawujące nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem, ciągłym doskonaleniem i promowaniem Systemu QAFP; podmiot podmiot gospodarczy prowadzący działalność w zakresie Systemu QAFP w rozumieniu zeszytów branżowych Systemu QAFP; jednostka certyfikująca każda upoważniona jednostka certyfikująca, zarządzająca programem certyfikacji podmiotów działających w zakresie Systemu QAFP; inspektor kompetentna osoba upoważniona przez jednostkę certyfikującą do przeprowadzania kontroli podmiotów. 3 Wymagania akredytacyjne Jednostka certyfikująca powinna spełniać wymagania akredytacyjne określone w: - PN-EN 45011:2000 Wymagania ogólne dotyczące jednostek prowadzących systemy certyfikacji wyrobów; - IAF GD 5:2006 Wytyczne IAF do stosowania przewodnika ISO/IEC Guide 65:1996 (idt. z PN-EN 45011:2000); - PKN-ISO/IEC Guide 67 Ocena zgodności. Podstawy certyfikacji wyrobów; - System Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP Wymagania dla systemu QAFP Część ogólna, aktualne wydanie; - niniejszym dokumencie (). 4 Specyficzne wymagania programu Poniżej zamieszczono wytyczne do wymagań wybranych punktów normy PN-EN 45011:2000. Dla ułatwienia zastosowano następujący system identyfikacji wytycznych: W.X.Y.Z, gdzie: X.Y.Z oznacza numer punktu normy PN-EN 45011:2000. 4.1 Postanowienia ogólne W.4.1 Jednostka certyfikująca powinna posiadać podpisaną umowę z Administratorem Systemu QAFP na świadczenie usług w zakresie certyfikacji Systemu QAFP. W.4.1.2 Jednostka certyfikująca powinna opracować, utrzymywać i udostępniać na żądanie program certyfikacji odnoszący się do systemu QAFP, zawierający elementy przewidziane dla systemu 6 wg przewodnika PKN-ISO/IEC Guide 67:2007. Program ten powinien uwzględniać wymagania zawarte w aktualnym dokumencie System Wydanie 1 z 30.11.2012 r. str. 3/8
Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP Wymagania systemowe QAFP - Część ogólna oraz zeszytach branżowych Systemu QAFP: Kulinarne Mięso Wieprzowe, Wymagania Produkcyjne i Jakościowe; Kulinarne Mięso z Piersi Kurczaka i Indyka oraz Tuszki i Elementy Młodej Polskiej Gęsi Owsianej, Wymagania Produkcyjne i Jakościowe; Wędliny, Wymagania Produkcyjne i Jakościowe. Program certyfikacji jednostki certyfikującej powinien być zatwierdzony przez Administratora Systemu QAFP. 4.2 Organizacja W.4.2 Jednostka certyfikująca, jej pracownicy, stali i kontraktowi, powiązani z ocenianym podmiotem w sposób, który może wywołać konflikt interesów, nie mogą brać udziału w ocenie takich podmiotów. Za wystarczający dowód spełnienia tego wymagania uważa się odpowiednie pisemne oświadczenia pracowników. Jednostka certyfikująca powinna zapewnić mechanizm weryfikacji wiarygodności takich oświadczeń. Jednostka certyfikująca i jej pracownicy nie powinni prowadzić innej działalności, która mogłaby mieć wpływ na obiektywność i bezstronność kontroli, a zwłaszcza nie powinni: - prowadzić gospodarstw w Systemie QAFP, przetwórni i przedsiębiorstw handlowych, kontrolowanych przez daną jednostkę certyfikującą, jeśli mogłoby dochodzić do konfliktu interesów; - prowadzić działalności konsultacyjnej (doradczej) w zakresie objętym Systemem QAFP np.: w produkcji, przetwórstwie, transporcie i/lub obrocie, bez względu na status prawny takiej działalności. Jednostka certyfikująca powinna stale analizować i dokumentować wszystkie potencjalne konflikty interesu i podejmować stosowne działania. 4.3 Działania W.4.3 W przypadku pobierania próbek w procesie certyfikacji, jednostka certyfikująca powinna posiadać procedury zapewniające jednakowe postępowanie podczas pobierania próbek (łącznie z planami pobierania), identyfikowania oraz postępowania z próbkami. Jednostka certyfikująca powinna posiadać wykazy kompetentnych próbobiorców. Badania muszą być wykonywane w kompetentnych laboratoriach zaakceptowanych przez Administratora Systemu QAFP. W przypadku certyfikowania organizacji wielooddziałowej jednostka certyfikująca powinna określić zasady próbkowania zgodnie z dokumentem IAF MD1. 4.4 Warunki i procedury udzielania, utrzymywania, rozszerzania, zawieszania i cofnięcia certyfikacji W.4.6 Jednostka certyfikująca powinna określić sposób postępowania z wydanymi przez siebie certyfikatami, w przypadku cofnięcia akredytacji przez PCA i/lub cofnięcia upoważnienia przez Administratora Systemu QAFP. Jednostka certyfikująca jest zobowiązana do powiadomienia PCA w ciągu 7 dni o cofnięciu upoważnienia. 4.5 Audity wewnętrzne i przeglądy dokonywane przez kierownictwo W.4.7 Jednostka certyfikująca powinna objąć auditami wewnętrznymi również procedury związane z procesami certyfikacji wg Systemu QAFP. Dopuszcza się łączenie tych auditów z auditami wewnętrznymi w innych obszarach, pod warunkiem wyraźnego wyróżnienia w planach auditów i w sporządzanych raportach zagadnień związanych z certyfikacją wg Systemu QAFP. Jednostka certyfikująca powinna objąć auditami wewnętrznymi również działania inspektorów realizujących procedury jednostki certyfikującej u jej klientów. Wydanie 1 z 30.11.2012 r. str. 4/8
4.6 Dokumentacja W.4.8 Jednostka certyfikująca powinna udostępniać publicznie: a. procedury umożliwiające: - uczestnictwo podmiotów zainteresowanych certyfikacją w Systemie QAFP, - przyjmowanie uwag i skarg dotyczących programu certyfikacji w Systemie QAFP, b. zeszyty branżowe Systemu QAFP. 4.7 Zapisy W.4.9 Jednostka certyfikująca powinna prowadzić i utrzymywać zapisy z obserwacji działalności swoich inspektorów prowadzących ocenę podmiotów działających w systemie QAFP, a także wszystkich innych działań związanych z badaniami, kontrolą i certyfikacją. 4.8 Poufność W.4.10 Jednostka certyfikująca powinna informować organizację, będącą jej klientem, że jest zobowiązana do ujawniania pewnych informacji Administratorowi Systemu QAFP oraz jednostce akredytującej. Jednostka certyfikująca powinna zawierać ze swoim klientem stosowną pisemną umowę regulującą ujawnianie informacji stronie trzeciej. 4.9 Personel jednostki certyfikującej W.5.1 Jednostka certyfikująca powinna posiadać, personel o kompetencjach wystarczających do zarządzania programem certyfikacji w Systemie QAFP oraz prowadzonymi kontrolami i pracami certyfikacyjnymi. Inspektorzy i eksperci prowadzący ocenę w organizacjach w obszarze Systemu QAFP powinni spełniać wymagania systemu QAFP oraz : a. posiadać co najmniej pięcioletnie doświadczenie zawodowe oraz doświadczenie w kontrolach z zakresu ocen artykułów rolno-spożywczych, tj. udział co najmniej w 5 kontrolach w ostatnich 2 latach, b. ukończyć szkolenie z wymagań normy PN-EN 45011. Jednostka certyfikująca powinna posiadać dowody i udostępniać je na życzenie Administratorowi Systemu i PCA, wskazujące na to, że zatrudnia wystarczająco liczny personel o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu, umożliwiający prowadzenie ocen w odniesieniu do udzielonego lub wnioskowanego zakresu akredytacji. Jednostka certyfikująca, jeśli to ma zastosowanie, powinna posiadać odpowiednio wykwalifikowany personel oraz procedurę przeprowadzania ocen metodami organoleptycznymi przez jej pracowników, zapewniającą ich jednakowe i powtarzalne przeprowadzanie. 4.10 Zmiany w wymaganiach certyfikacyjnych W.6 Jednostka certyfikująca jest zobowiązana do weryfikowania swojego systemu zarządzania programem certyfikacji na zgodność z aktualnymi przepisami prawnymi i wymaganiami akredytacyjnymi. Jednostka certyfikująca powinna informować o zmianach w programie certyfikacji Administratora Systemu, jednostkę akredytującą oraz swoich klientów. 4.11 Odwołania, skargi i sprawy sporne W.7 Jednostka certyfikująca powinna posiadać i udostępniać klientom procedury postępowania z odwołaniami, skargami i sprawami spornymi wykazujące bezstronność jej postępowania zwłaszcza w procesie odwoławczym. Jednostka powinna na koniec roku informować Administratora Systemu o liczbie skarg i odwołań, a także ich przyczynach i wyniku rozpatrzenia przez jednostkę certyfikującą. Wydanie 1 z 30.11.2012 r. str. 5/8
4.12 Wnioskowanie o certyfikację W.8.1 Jednostka certyfikująca powinna udostępnić publicznie program certyfikacji w Systemie QAFP. W.8.1 Jednostka certyfikująca powinna wymagać złożenia formalnego wniosku o certyfikację, zawierającego co najmniej następujące informacje: a. nazwę, adres i status prawny wnioskodawcy; b. identyfikację wyrobów objętych Systemem QAFP; c. lokalizacje objęte Systemem QAFP, w przypadku certyfikacji organizacji wielooddziałowych. Jednostka certyfikująca powinna wymagać od organizacji ubiegającej się o certyfikację Systemu QAFP dostarczenia co najmniej następujących informacji dotyczących wyrobów objętych Systemem QAFP: a. opisu zasad produkcji, przetwarzania, obrotu produktów w zakresie Systemu QAFP, b. wyników badań wyrobów zgłoszonych do certyfikacji potwierdzających spełnienie wymagań Systemu QAFP, gdy wymaga tego program certyfikacji. 4.13 Przygotowanie oceny W.9.1 Jednostka certyfikująca przed przystąpieniem do oceny powinna przeprowadzić przegląd wniosku o certyfikację. Powinien on potwierdzić, że: a. wniosek jest kompletny lub wymagane jest uzupełnienie wniosku przez klienta, b. jednostka certyfikująca ma możliwość przeprowadzenia procesu certyfikacji zgodnie z programem certyfikacji w Systemie QAFP (w tym kontroli i analizy ryzyka). Jednostka certyfikująca powinna zachować zapisy z przeglądu wniosku. W.9.2 Jednostka certyfikująca powinna opracować plan działań związanych z oceną, uwzględniając przy tym wszystkie zapisane ustalenia z przeglądu wniosku z wykorzystaniem narzędzi (procedur) wspomagających proces oceny/kontroli i certyfikacji. W przypadku oceny organizacji wielooddziałowych plan oceny powinien obejmować wszystkie lokalizacje wybrane na zasadzie próbkowania. Każdy plan kontroli powinien uwzględnić planowanie działań w oparciu o ocenę ryzyka zgodnie z przyjętą i udokumentowaną przez jednostkę procedurą. 4.14 Ocena W.10 Ocenę przestrzegania wymagań określonych w standardach Systemu QAFP jednostka certyfikująca powinna przeprowadzać zgodnie z ustaloną procedurą uwzględniającą te wymagania. Ocena ta powinna być w pełni udokumentowana i zawierać wszystkie niezbędne informacje dotyczące działalności podmiotu w zakresie podlegającym certyfikacji. Jednostka certyfikująca powinna posiadać procedury postępowania w przypadku stwierdzenia niezgodności, które mogą prowadzić do: - odmowy udzielenia certyfikacji lub cofnięcia certyfikacji, - odebrania upoważnienia w Systemie QAFP, - zgłoszenia sprawy do właściwego organu administracji państwowej w przypadku niezgodności niosących za sobą zagrożenie dla ochrony zdrowia, - zgłoszenia niezgodności do Administratora Systemu QAFP. 4.15 Raport z oceny W.11 Raport z oceny powinien uwzględniać, wymagania zawarte w odpowiednich Standardach Systemu QAFP. Wydanie 1 z 30.11.2012 r. str. 6/8
Jednostka certyfikująca powinna ustanowić procedury przekazywania wyników oceny, zapewniające, że: - personel wyznaczony do oceny dostarczy jednostce certyfikującej raport z wnioskami co do zgodności tych wyrobów z wymaganiami stawianymi przy certyfikacji, - jednostka certyfikująca przekaże do wnioskodawcy pełny raport z wynikami oceny, identyfikujący każdą niezgodność, określający w uzasadnionych przypadkach wymagany zakres dodatkowej oceny lub badań. 4.16 Decyzja o certyfikacji W.4.12 Decyzja o certyfikacji lub o odmowie udzielenia certyfikacji powinna być podejmowana na podstawie informacji zebranych podczas całego procesu, jak też wszelkich innych stosownych informacji. Osoba podejmująca decyzje: - nie bierze udziału w kontroli, - posiada odpowiednie kompetencje w obszarze technicznym udzielanych certyfikacji. Certyfikat powinien być wystawiony na okres nie dłuższy niż 18 miesięcy. 4.17 Nadzór W.4.13 Jednostka certyfikująca jest zobowiązana, poza rutynowym nadzorem nad wydanymi certyfikatami, wynikającym z programu certyfikacji, prowadzić kontrole u posiadaczy certyfikatów zgodnie z wymaganiami Systemu QAFP. 5 Zakres akredytacji Zakres akredytacji jednostki certyfikującej podmioty w zakresie Systemu QAFP określa się w następujący sposób: Rodzaj działalności: Certyfikacja Systemu QAFP 5. 6. Tuszki młodej polskiej gęsi owsianej Elementy młodej polskiej gęsi owsianej Dokument odniesienia: System Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP Wymagania Systemowe Część ogólna (aktulane wydanie) Nr Grupy działalności Zeszyty branżowe QAFP 1. Wędliny Wędliny. Wymagania Produkcyjne i Jakościowe (aktulane wydanie) 2. Kulinarne mięso wieprzowe Kulinarne Mięso Wieprzowe. Wymagania Produkcyjne i Jakościowe (aktulane wydanie) 3. Kulinarne mięso z piersi kurczaka Kulinarne Mięso z Piersi Kurczaka i Indyka oraz Tuszki i Elementy Młodej Polskiej Gęsi 4. Kulinarne mięso z indyka Owsianej. Wymagania Produkcyjne i Jakościowe (aktulane wydanie) 6 Szczegółowe zasady oceny PCA podczas prowadzenia ocen jednostek certyfikujących postępuje zgodnie z zasadami akredytacji, podanymi w dokumentach DA-01 i DACW-01. 7 Postanowienia końcowe Niniejszy dokument został wprowadzony Komunikatem nr 117 z dnia 30.11.2012 r. i obowiązuje od dnia ogłoszenia. Wydanie 1 z 30.11.2012 r. str. 7/8
8 Dokumenty związane System Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP - Wymagania dla Systemu QAFP - Część ogólna, aktulane wydanie; Zeszyty branżowe Systemu QAFP (aktulane wydania): Kulinarne Mięso Wieprzowe, Wymagania Produkcyjne i Jakościowe; Kulinarne Mięso z Piersi Kurczaka i Indyka oraz Tuszki i Elementy Młodej Polskiej Gęsi Owsianej, Wymagania Produkcyjne i Jakościowe; Wędliny, Wymagania Produkcyjne i Jakościowe. IAF MD 1:2007 Dokument obowiązkowy IAF dotyczący zasad próbkowania w procesach certyfikacji organizacji wielooddziałowych; IAF GD 5:2006 Wytyczne IAF do stosowania przewodnika ISO/IEC Guide 65:1996 (idt. z PN-EN 45011:2000); PKN-ISO/IEC Guide 67 Ocena zgodności. Podstawy certyfikacji wyrobów; DA-01 Opis systemu akredytacji; DACW-01 Akredytacja jednostek certyfikujących wyroby. Wymagania szczegółowe. Polskie Normy oraz Przewodniki ISO/IEC dostępne są w Polskim Komitecie Normalizacyjnym (www.pkn.pl). Dokumenty IAF w wersji oryginalnej dostępne są na stronach internetowych www.iaf.nu. Dokumenty PCA oraz tłumaczenia wybranych dokumentów IAF dostępne są na stronie internetowej PCA www.pca.gov.pl. Dostęp do tych dokumentów jest bezpłatny. Wydanie 1 z 30.11.2012 r. str. 8/8