ROZDZIAŁ I Zatrudnianie pracowników 1. Zgłoszenie pracodawcy Zgodnie z art. 209 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy na pracodawcy ciąży obowiązek powiadamiania na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy i państwowego inspektora sanitarnego o rozpoczęciu działalności. W ciągu 30 dni od dnia jej rozpoczęcia pracodawca w formie pisemnej zawiadamia o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Obowiązek ten został nałożony na pracodawców, a więc osoby fizyczne i jednostki organizacyjne, które zatrudniają osoby świadczące pracę w ramach stosunków pracy. Pod pojęciem rozpoczęcia działalności należy rozumieć moment zatrudnienia choćby jednego pracownika. Zgłoszenia do Państwowej Inspekcji Pracy i Państwowej Inspekcji Sanitarnej dokonujemy na odpowiednich formularzach. (Załącznik nr 1, str. 192, Załącznik nr 2, str. 194) 2. Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów: wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy, świadectwa ukończenia gimnazjum w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz 7
Wynagrodzenia dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Pracodawca sporządza umowę o pracę w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, a w przypadku określonym w art. 29 3 Kodeksu pracy z informacją, o której mowa w tym przepisie, oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także z obwieszczeniem, o którym mowa w art. 150 Kodeksu pracy. Jeżeli świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (art. 884 3 Kodeksu postępowania cywilnego). 3. Akta osobowe Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Akta osobowe pracowników składają się z trzech części A, B i C i obejmują: w części A dokumenty gromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B dokumenty gromadzone w trakcie zatrudnienia, w części C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Dokumenty zgromadzone w każdej z części powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Od przedstawionych zasad nie ma wyjątku, dlatego nie można np. do części C przenosić dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia danej osoby w danym okresie, np. umowy o pracę, zaświadczenia o ukończeniu szkolenia, itp., bo tam powinny znaleźć się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, czyli np. kopia świadectwa pracy. Jeżeli nawiązano z tym samym pracownikiem dwa stosunki pracy, to dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, dwie umowy o pracę, itp. należy umieścić w części B akt osobowych. 4. Umowy o pracę Podstawową formą prawną, w ramach której wykonywana jest praca jest stosunek pracy. Pracownik może wykonywać pracę na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania i spółdzielczej umowy o pracę. Najczęściej stosowaną pod- 8
ROZDZIAŁ I. Zatrudnianie pracowników stawą nawiązania stosunku pracy jest umowa o pracę. Przedmiot i treść tej umowy regulują przepisy Kodeksu pracy. Każda z umów, o których mowa wyżej, może być poprzedzona zawarciem umowy o pracę na okres próbny, który nie może trwać dłużej niż 3 miesiące. Najczęściej ma to miejsce wtedy, gdy pracodawca chce sprawdzić kwalifikacje zawodowe przyjmowanego pracownika. Umowa na okres próbny jest umową terminową, która rozwiązuje się z ostatnim dniem okresu, na który była zawarta i jak każda umowa, powinna być zawarta na piśmie. Nie jest ona umową na czas określony. Jeżeli po okresie próbnym pracownik nadal będzie wykonywał pracę, należy spisać z nim nową umowę o pracę, określając jej rodzaj. 4.1. Umowa o pracę na czas określony Umowa o pracę określa prawa i obowiązki pracownika oraz pracodawcy w wyraźnie określonym czasie. Umowa taka ulega rozwiązaniu z upływem okresu, na który została zawarta, bez potrzeby składania dodatkowych oświadczeń woli przez strony. Przepisy prawa pracy nie zabraniają zawierania kilku po sobie następujących umów o pracę na czas określony. Należy jednak pamiętać, iż z dniem wejścia Polski do Unii Europejskiej znowu zaczął obowiązywać art. 25 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, jeżeli poprzednio strony dwukrotnie zawarły umowę o pracę na czas określony na następujące po sobie okresy, o ile przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę nie przekroczyła jednego miesiąca. Liczenie umów na użytek powyższego przepisu rozpoczniemy jednak od umowy zawartej już po wejściu w życie przepisu. Innymi słowy, pierwszą umową na czas określony, którą weźmiemy pod uwagę stosując art. 25 1 K.p., będzie umowa zawarta po l maja 2004 r. Warto też zwrócić uwagę, iż prze pis ten został wzbogacony o 2, według którego uzgodnienie między stronami w trakcie trwania umowy o pracę na czas określony dłuższego okresu wykonywania pracy na podstawie tej umo wy uważa się za zawarcie, od dnia następującego po jej rozwiązaniu, kolejnej umowy o pracę na czas określony. Ta regulacja również zaczęła obowiązywać po wejściu Polski do Unii. Zatem do l maja 2004 r. możemy niejako bezkarnie aneksować umowy w tym zakresie, aneksy zawarte przed tą datą nie mogą bowiem zostać potraktowane jako nowe umowy na czas określony. Kontynuowanie zatrudnienia bezpośrednio po zakończeniu umowy na czas określony powinno na stąpić na podstawie nowo zawartej umowy o pracę. Należy również zwrócić uwagę, iż umowy zawarte na czas określony z reguły nie podlegają rozwiązaniu w drodze wypowiedzenia. Jedynie w przypadku umowy zawartej na czas dłuższy niż 6 miesięcy strony mogą wprowadzić do jej treści możliwość jej wcześniejszego rozwiązania z zachowaniem dwutygodniowego 9
Wynagrodzenia okresu wypowiedzenia. Takiej klauzuli nie można wprowadzić do umowy zawartej na okres 6 miesięcy i krótszy. 4.2. Umowa na czas wykonywania określonej pracy Umowa o pracę na czas wykonywania określonej pracy zawierana jest w celu świadczenia przez pracownika pracy wchodzącej w zakres z góry oznaczonego zadania. Umowa na czas wykonywania określonej pracy dochodzi do skutku, jeżeli strony zgodnie określą rodzaj pracy i stwierdzą, że zawierają umowę na czas wykonywania tej właśnie pracy. Umowa taka rozwiązuje się z dniem ukończenia pracy, dla której była zawarta. Umowa ta może być też rozwiązana w każdym czasie w drodze porozumienia stron oraz bez wypowiedzenia. 4.3. Umowa o pracę na zastępstwo Z dniem 29 listopada 2002 r. wprowadzono do kodeksu pracy nowy typ umowy o pracę, tzw. umowę na zastępstwo. Jest to umowa na czas określony. Zawarcie tego typu umowy uzasadnia nie tylko choroba, ale każda usprawiedliwiona nieobecność pracownika. Ten typ umowy, w przeciwieństwie do umowy o pracę na czas określony, nie gwarantuje jednak ochrony stosunku pracy kobiecie w ciąży. Zgodnie bowiem z art. 177 3 K.p., umowa o pracę zawarta na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy, albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Ten ochronny przepis nie ma zastosowania do umowy na zastępstwo. Od 2004 r. okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo wynosi 3 dni robocze. 4.4. Umowa o pracę na czas nieokreślony Umowa o pracę na czas nieokreślony jest umową bezterminową, gwarantującą trwałość stosunku pracy. Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie (art. 29 1). Brak formy pisemnej nie czyni umowy o pracę nieważną. Jednakże ze względów dowodowych zalecane jest sporządzenie jej na piśmie. Wzór umowy o pracę zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286). Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia, co do rodzaju umowy oraz jej warunków. Umowy na czas nieokreślony nie można przekształcić w umowę na czas określony w drodze wypowie dzenia warunków pracy i płacy. Ponadto zgodnie z nowym brzmieniem art. 29 3 K.p., pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o obowiązującej dobowej i tygodniowej nor- 10
ROZDZIAŁ I. Zatrudnianie pracowników mie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym oraz długości okresu wypowiedzenia umowy, a jeżeli pracodaw ca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Od 5 sierpnia 2006 r. pracodawca może poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia które powinny się znaleźć w informacji określonych w punktach 1-4 art. 29 3 K.p. przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Mowa tutaj o obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę. Pracodawca powinien ponadto informować pracownika na piśmie o zmianie warunków zatrudnienia (tych, o których mowa powyżej), o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty. Informacja powinna zostać przekazana pracownikowi niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku, gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu nie później niż do dnia rozwiązania umowy. Poinformowanie pracownika o zmianie jego warunków zatrudnienia, o których mowa w art. 29 3 pkt. 1-4 K.p. może również nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. 4.5. Uwagi końcowe Na koniec warto dodać parę uwag na temat formalności związanych z zatrudnieniem pracownika na kolejną umowę o pracę. Do 29 listopada 2002 r. każde rozwiązanie stosunku pracy rodziło po stronie pracodawcy obowiązek wystawienia świadectwa pracy oraz wypłaty pracownikowi ekwiwalentu urlopowego. Było to dla praco dawców dość uciążliwe, wiązało się bowiem z koniecznością wypełnienia dużej ilości dokumentów czy z wypłatą pieniędzy, a często pracownik wolałby wykorzystać urlop w naturze niż otrzymywać z tego ty tułu ekwiwalent. Tymczasem nowelizacja zwalnia pracodawcę z obowiązku wydawania świadectwa pracy temu, kogo znów zatrudnia na kolejną umowę, na przykład na czas określony po umowie na okres próbny. Jeżeli jednak pracownik zażąda wydania świadectwa pracy, wówczas pracodawca musi mu świadectwo wydać. Co do wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, to art. 171 3 K.p. stanowi, iż pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzy staniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. 11