Regulamin Kongresu Open Eyes Economy Summit Kraków 2016

1 Regulamin Kongresu Open Eyes Economy Summit Kraków 2016 1. Postanowienia ogólne 1.1. Kongres Open Eyes Economy Summit, zwany w dalszej części Regulaminu Kongresem, odbywa się w dniach 15-16 listopada 2016 r. 1.2. Organizatorem Kongresu jest Fundacja Gospodarki i Administracji Publicznej, ul. Rakowicka 10b/10, 31-511 Kraków, NIP 676-22-93-050, tel. + 48 12 423 76 05, e-mail: biuro@oees.pl, zwana w dalszej części Organizatorem. 1.3. Oficjalny serwis internetowy Kongresu znajduje się pod adresem www.oees.pl. 1.4. Kongres odbywa się w Centrum Kongresowym ICE Kraków, ul. Marii Konopnickiej 17, 30-302 Kraków, zwany w dalszej części Obiektem. 1.5. Uczestnikami Kongresu są w szczególności: a) przedstawiciele biznesu, administracji publicznej i organizacji pozarządowych, b) przedstawiciele świata nauki, kultury i polityki, dziennikarze i publicyści, c) studenci i uczestnicy studiów doktoranckich, d) eksperci z różnych dziedzin z Polski i Świata. 1.6. Niniejszy Regulamin jest dostępny w siedzibie Organizatora oraz na stronie internetowej Kongresu. 2. Warunki uczestnictwa 2.1. Warunkiem udziału w Kongresie jest przejście dwuetapowego procesu rejestracyjnego uczestników Kongresu oraz dokonanie płatności, w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury pro forma, właściwej opłaty akredytacyjnej na konto wskazane na fakturze pro forma. 2.2. Proces rejestracyjny uczestników Kongresu odbywa się wyłącznie za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego on-line na stronie internetowej Kongresu, wskazanej w ust. 1.3. niniejszego Regulaminu. 2.3. Na pierwszy etap rejestracji (rejestracji wstępnej) składają się: a) zgłoszenie woli uczestnictwa w Kongresie, polegające na podaniu danych osobowych i kontaktowych Uczestnika, wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora oraz wybraniu właściwej opcji rodzaju uczestnictwa,

b) potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przez Organizatora oraz wygenerowanie kodu dostępu, który umożliwi udział w drugim etapie procesu rejestracyjnego. 2.4. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia chęci uczestnictwa w Kongresie bez podania przyczyny. 2.5. Organizator potwierdzi przyjęcie zgłoszenia lub poinformuje o odmowie w ciągu 14 dni roboczych od dnia zgłoszenia chęci uczestnictwa w Kongresie. 2.6. Kod dostępu nadany w ramach pierwszego etapu rejestracyjnego przez Organizatora umożliwia zalogowanie się w profilu uczestnika, który pozwala na edytowanie danych osobowych. 2.7. Osoba dokonująca rejestracji ma prawo, do dnia 30 września 2016 r. włącznie, do zmiany podanych danych za pośrednictwem utworzonego profilu uczestnika. Po upływie tej daty zmiana danych za pośrednictwem tego profilu uczestnika zostanie zablokowana i może się odbyć wyłącznie po uprzednim skontaktowaniu się Uczestnika z Organizatorem i wniesieniu opłaty w wysokości 250,00 PLN brutto. 2.8. Na drugi etap rejestracji (rejestracji szczegółowej) składają się: a) podanie numeru PESEL Uczestnika/w przypadku obcokrajowca numeru dokumentu tożsamości którym posługuje się Uczestnik, deklaracja udziału w programie merytorycznym i artystycznym, zgłoszenie Osoby towarzyszącej, podanie danych płatnika niezbędnych do wystawienia przez Organizatora stosownej faktury, b) załączenie fotografii twarzy Uczestnika (proporcje 3x4, maksymalny rozmiar pliku 50 kb) w celu przygotowania imiennego Identyfikatora oraz innych materiałów konferencyjnych (przesłanie zdjęcia przez Uczestnika jest równoważne z wyrażeniem zgody na nieodpłatne wykorzystanie jego wizerunku w materiałach konferencyjnych), c) wpisanie notki biograficznej Uczestnika o wielkości 300-400 znaków ze spacjami (przesłanie informacji przez Uczestnika jest równoważne z wyrażeniem zgody na nieodpłatne wykorzystanie jej w materiałach konferencyjnych). 2.9. Rejestracja szczegółowa następuje po zalogowaniu do indywidualnego formularza rejestracyjnego uczestnika przy wykorzystaniu loginu, którym jest adres e-mail podany w trakcie rejestracji wstępnej oraz kodu dostępu przesłanego przez Organizatora w komunikacie potwierdzającym przyjęcie zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie. 2

3 2.10. Pomyślne zakończenie każdego z etapów procesu rejestracyjnego zostanie potwierdzone odpowiednim komunikatem przesłanym na adres e-mail podany w formularzu rejestracyjnym. W osobnym e-mailu po drugim etapie dołączona zostanie faktura pro forma. 2.11. Uczestnik Kongresu może zgłosić jedną Osobę towarzyszącą, której dane zostaną podane na etapie rejestracji (imię, nazwisko oraz PESEL/w przypadku obcokrajowca numer dokumentu tożsamości którym posługuje się Osoba towarzysząca). Osoba towarzysząca ma następujące prawa: a) otrzymanie imiennego Identyfikatora, b) korzystanie z lunchu oraz koncertów zgodnie z wykupionym pakietem, o którym mowa w ust. 3.5. oraz 3.6. niniejszego Regulaminu. 2.12. Termin zgłoszenia woli udziału w Kongresie upływa w dniu 31 października 2016 r. włącznie. 2.13. Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc Organizator zastrzega sobie prawo do zamknięcia listy zgłoszeń w dowolnym terminie w przypadku wyczerpania wolnych miejsc. 2.14. Warunkami uczestnictwa w koncertach w dniach 15 i 16 listopada 2016 r., są: a) oznaczenie w drugim etapie rejestracji chęci wzięcia udziału w koncercie/koncertach; b) ostateczne potwierdzenie swojej obecności za pośrednictwem linku, który zostanie nadesłany przez Organizatora między 2 a 7 listopada 2016 r. na podany przez Uczestnika podczas rejestracji adres e-mailowy. 3. Koszty uczestnictwa i płatności 3.1. Organizatorzy w zależności od kosztu uczestnictwa w Kongresie wyodrębniają trzy kategorie uczestników: a) przedstawiciele biznesu oraz inni uczestnicy niewymienieni w pkt. b) i c) poniżej, b) przedstawiciele administracji publicznej i organizacji pozarządowych, c) studenci i uczestnicy studiów doktoranckich. 3.2. Koszt uczestnictwa w Kongresie uzależniony jest od rodzaju uczestnika i jest w następującej wysokości: a) przedstawiciele biznesu oraz inni uczestnicy niewymienieni w pkt. b) i c) poniżej 900 PLN (731,71 PLN + VAT)/osoby,

b) przedstawiciele administracji publicznej i organizacji pozarządowych 450 PLN (365,85 PLN + VAT)/osoby, c) studenci i uczestnicy studiów doktoranckich 160 PLN (130,08 PLN + VAT)/osoby. 3.3. Przy dokonaniu opłaty za uczestnictwo w terminie do 30 czerwca 2016 r. włącznie przysługuje 20 % rabatu od kwoty, o której mowa w ust. 3.2. ppkt a), b), c) niniejszego Regulaminu. 3.4. Opłata obejmuje następujące świadczenia: a) udział we wszystkich częściach programowych Kongresu, b) imienny Identyfikator ze zdjęciem, c) pakiet materiałów konferencyjnych, d) wstęp na koncert w dniu 15 i 16 listopada 2016 r., e) wstęp na wydarzenia artystyczne towarzyszące Kongresowi, f) lunch w dniu 15 i 16 listopada 2016 r., g) przerwa kawowa w dniu 15 i 16 listopada 2016 r. 3.5. Koszt uczestnictwa w Kongresie Osoby towarzyszącej uzależniony jest od rodzaju pakietu: a) pakiet jednodniowy 150 PLN brutto, b) pakiet dwudniowy 300 PLN brutto. 3.6. Opłata za uczestnictwo Osoby towarzyszącej obejmuje: a) pakiet jednodniowy: jeden lunch w dniu 15 lub 16 listopada 2016 r. oraz udział w jednym z koncertów w dniu 15 lub 16 listopada 2016 r. b) pakiet dwudniowy: lunch w dniu 15 i 16 listopada 2016 r. oraz udział koncercie w dniu 15 i 16 listopada 2016 r. 3.7. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot wskazany przez Uczestnika w drugim etapie rejestracji w formularzu. 3.8. Uczestnik zobowiązany jest do wskazania płatnika faktury (adresata faktury) na którego dokument będzie wystawiony. Uczestnik może dokonać zmiany płatnika w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury. Informację z prośba o zmianę płatnika należy przekazana drogą e-mailową, na adres o którym mowa w ust. 1.2 niniejszego Regulaminu. W informacji musi być wskazany numer faktury, dotychczasowe oznaczenie płatnika, nazwa nowego płatnika, imię i nazwisko Uczestnika Kongresu. 3.9. Wraz z dokonaniem opłaty Uczestnik upoważnia Organizatora do wystawienia faktury VAT bez podpisu odbiorcy oraz wysłania jej na adres e-mail wskazany w formularzu rejestracyjnym. 4

5 3.10. Rozliczenie transakcji kartą kredytową i e-przelewem będą przeprowadzane za pośrednictwem systemu płatności on-line Payu.pl bądź przelewem na rachunek bankowy Organizatora nr 91 1050 1445 1000 0090 8000 690. 4. Organizacja i bezpieczeństwo 4.1. Wstęp do Obiektu, w którym odbywają się wydarzenia programowe Kongresu mają wyłącznie Akredytowani uczestnicy Kongresu. 4.2. Uczestnik staje się Akredytowanym uczestnikiem Kongresu po potwierdzeniu akredytacji w recepcji Kongresu oraz pobraniu imiennego Identyfikatora, o którym mowa w ust. 3.4. ppkt b) niniejszego Regulaminu. 4.3. Akredytowany uczestnik Kongresu zobowiązany jest do posiadania przekazanego mu Identyfikatora przez cały czas pobytu w Obiekcie, w którym mowa w ust 1.4 niniejszego Regulaminu i każdorazowo zobowiązany jest do jego okazania na prośbę przedstawiciela Organizatora. 4.4. Osoby, które nie są w stanie okazać swojego Identyfikatora nie będą wpuszczane do Obiektu. Osoby te są zobowiązane na żądanie przedstawiciela Organizatora do niezwłocznego opuszczenia Obiektu. 4.5. Organizator ma prawo odebrać Identyfikator, jeżeli posługuje się nim osoba inna niż Akredytowany uczestnik Kongresu uwidoczniony na Identyfikatorze. 4.6. Osoby, które zagubiły bądź w inny sposób utraciły swój Identyfikator mogą otrzymać duplikat Identyfikatora zgodnie z instrukcjami przekazanymi przez Organizatora oraz po dokonaniu opłaty w wysokości 65,00 PLN brutto. 4.7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypowiedzi i prezentacje przedstawiane w trakcie wydarzeń programowych Kongresu. 4.8. Akredytowany uczestnik Kongresu jest zobowiązany do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przepisów przeciwpożarowych, jakie obowiązują na terenie Obiektu. 4.9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Akredytowanych uczestników Kongresu, które zostały zgubione, zniszczone lub skradzione w trakcie trwania Kongresu. 4.10. Akredytowany uczestnik Kongresu ponosi pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia i szkody w trakcie trwania Kongresu.

6 4.11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone Uczestnikowi będące następstwem działań siły wyższej. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie bądź połączenie zdarzeń lub okoliczności, niezależnych od Organizatora, które zasadniczo utrudniają lub uniemożliwiają wykonywanie zobowiązań Organizatora, a których Organizator nie mógł przewidzieć ani im zapobiec lub przezwyciężyć poprzez działanie z dochowaniem należytej staranności. 5. Rezygnacja z uczestnictwa 5.1. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Kongresie może nastąpić wyłącznie w drodze oświadczenia przesłanego drogą elektroniczną, faksem lub listem poleconym na adres Organizatora o którym mowa w ust. 1.2. niniejszego Regulaminu. 5.2. Wysokość zwrotu opłaty w przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Kongresie dokonywana jest zgodnie z poniższymi zasadami (decyduje data wpływu): a) rezygnacja złożona w terminie do 30 czerwca 2016 r. zwrot pełnej opłaty na konto bankowe, z którego płatność została dokonana, b) rezygnacja złożona w terminie do 30 września 2016 r. zwrot 50 % opłaty na konto bankowe, z którego płatność została dokonana, c) rezygnacja złożona w terminie po 30 września 2016 r. Uczestnikowi nie przysługuje prawo zwrotu opłaty. 6. Reklamacje 6.1. Wszelkie reklamacje należy kierować w formie pisemnej listem poleconym na adres Organizatora o którym mowa w ust. 1.2. niniejszego Regulaminu, w terminie 7 dni od dnia zakończenia Kongresu. 6.2. Reklamacje będą rozpatrywane przez Organizatora w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania, a odpowiedź na nie zostanie przesłana w formie pisemnej na adres wskazany przez reklamującego. 7. Oświadczenie i zgody 7.1. Uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalenie i wykorzystanie swojego wizerunku przez Organizatora w całości i fragmentach zgodnie z ustawą z dnia 04.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.)

7 na potrzeby dokumentacji fotograficznej i filmowej z wydarzenia dla celów działań promocyjno-informacyjnych związanych z działalnością Organizatora. 7.2. Uczestnik Kongresu wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji Kongresu (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 ze zm.). Zgodnie z przepisami z Ustawy o ochronie danych osobowych, dane osobowe uczestników są gromadzone i przetwarzane wyłącznie dla potrzeb organizacji Kongresu. Administratorem danych osobowych jest Fundacja Gospodarki i Administracji Publicznej. 7.3. Uczestnik Kongresu oświadcza, że dane i informacje zawarte w formularzu zgłoszeniowym są zgodne z prawdą. 7.4. Zarejestrowanie się jako Uczestnik Kongresu jest potwierdzeniem zapoznania się i akceptacji postanowień niniejszego Regulaminu. 8. Postanowienia końcowe 8.1. Organizator ustala program Kongresu oraz ma prawo dokonywania w nim zmian także w dniach, w których odbywa się Kongres, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego, kolejności wystąpień i zmiany prelegentów. 8.2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu lub odwołania Kongresu z przyczyn od siebie niezależnych. W przypadku odwołania Kongresu Organizator dokona zwrotu całości opłaty wniesionej przez Uczestnika na konto bankowe, z którego płatność została dokonana. 8.3. Organizator nie pokrywa kosztów transportu oraz noclegu uczestników Kongresu. 8.4. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Kongresie będą w pierwszej kolejności rozpatrywane na drodze polubownej. 8.5. Organizatorowi przysługuje wyłączne prawo do wiążącej interpretacji Regulaminu. 8.6. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie internetowej Kongresu. 8.7. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z dniem opublikowania zaktualizowanej treści Regulaminu na stronie internetowej Kongresu. Kraków, 29 kwietnia 2016 r.