WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV.1611.3.2014 Łódź, dnia 25 listopada 2014 r. Pan Jan Wroński Łódzki Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, 1 w okresie 7 11 lipca 2014 r. w Wojewódzkim Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Łodzi, 2 ul. Traugutta 25, 90-113 Łódź przeprowadzona została kontrola w trybie zwykłym w zakresie przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w okresie od 1 lipca 2013 r. do 15 czerwca 2014 r. Kontrolę, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 2 lipca 2014 r., wydanymi na podstawie art. 16 ust. 2 ustawy o kontroli w administracji rządowej, 3 przeprowadzili niżej wymienieni pracownicy Oddziału Kontroli i Skarg w Wydziale Prawnym, Nadzoru i Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi: 1) Przemysław Kościołek Inspektor Wojewódzki, pełniący funkcję Kierownika Zespołu Kontrolerów (upoważnienie Nr 51/2014); 2) Witold Majda Inspektor, Członek Zespołu Kontrolerów (upoważnienie Nr 52/2014). 1 Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm., dalej ustawa o wojewodzie 2 dalej "WINB w Łodzi" 3 Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092, dalej ustawa o kontroli ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) 42 664 10 00, fax: (+48) 42 664 10 40 Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka www.lodzkie.eu

Mając na uwadze przedstawione poniżej ustalenia, działalność jednostki kontrolowanej w przedmiocie kontroli należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. Przygotowanie organizacyjne 1. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Jan Wroński pełniący obowiązki Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego. 4 W regulaminie organizacyjnym WINB w Łodzi kwestie wewnętrzne związane z kontrolowaną działalnością nie zostały uregulowane w sposób wystarczający - nie określono komórki organizacyjnej (komórek) rozpatrującej skargi i wnioski. Wskazano natomiast, że prowadzenie rejestru skarg należy do zakresu działania Sekretariatu ( 16 pkt 8) oraz Kierownika Wydziału Orzeczniczo- Prawnego ( 13 ust. 2 pkt 2). Jak wynika z wyjaśnień ŁWINB wszystkie skargi są rejestrowane w sekretariacie (...) organu. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje ŁWINB ( 8 ust. 1 pkt 5). Zakresy czynności większości pracowników Wydziału Orzeczniczo- Prawnego oraz Wydziału Inspekcji i Kontroli obejmują realizację zadań w kontrolowanym obszarze np. prowadzenie postępowań skargowych lub rozpatrywanie skarg, jednak niektóre z nich zawierały nieaktualne nazwy komórek organizacyjnych WINB w Łodzi. Nadzór nad pracownikami sprawują kierownicy poszczególnych wydziałów. 2. Informacje dotyczące przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków oraz pracowników przyjmujących skargi i wnioski są wywieszone w WINB w Łodzi w widocznym miejscu. W ich treści wskazano, iż interesanci w sprawach skarg i wniosków przyjmowani są przez ŁWINB oraz Zastępcę ŁWINB we wtorki w godzinach 14.00 16.30, a przez pracowników WINB w Łodzi w godzinach pracy instytucji. Powyższe świadczy, że zostały spełnione wymogi określone w art. 253 1-4 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego 5. Natomiast w omawianej informacji nie określono komórki organizacyjnej lub wyznaczonych pracowników rozpatrujących skargi i wnioski, przez co nie został zrealizowany obowiązek wynikający z 3 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków 6. Powołana w wyjaśnieniach okoliczność sprecyzowania w zakresach czynności obowiązku rozpatrywania skarg przez pracowników nie może stanowić uzasadnienia odstąpienia od realizacji ww. przepisu. Zakres czynności to dokument o charakterze wewnętrznym, natomiast informacja skierowana jest na zewnątrz - wprost do obywatela. 4 dalej "ŁWINB" 5 j.t. Dz. U. z 2013 r/ Nr 267, dalej Kpa 6 Dz. U z 2002 r., Nr 5, poz. 46; akta kontroli str. 280-281.

Na marginesie należy zauważyć, że stanowisko Zastępcy ŁWINB nie jest obsadzone, natomiast zgodnie z zakresem czynności zastępowanie ŁWINB w czasie nieobecności powierzono Pani Jolancie Rondio Ekspertowi ds. orzecznictwa prawnego. 3. Jak wynika z wyjaśnień ŁWINB rejestr skarg i wniosków prowadzony jest w wersji elektronicznej. Każde pismo rejestrowane jest w systemie elektronicznym, a następnie po dokonaniu dekretacji przez kierowników poszczególnych wydziałów sprawy są rejestrowane pod odpowiednimi numerami w sekretariacie WINB w Łodzi. Zauważyć należy, że w przedstawionym do kontroli wydruku rejestru, za wyjątkiem 43 pozycji 7, nie było adnotacji dotyczących charakteru zaewidencjonowanych pism. Wydruk nie zawierał również daty zakończenia postępowania oraz wpisów dotyczących jego przebiegu. ŁWINB wyjaśnił, co następuje: brak jest ogólnego wzoru, według którego prowadzony ma być rejestr skarg i wniosków. Nieuzasadnionym zatem jest zarzut naruszenia art 254 kpa ( ). Jakkolwiek podstawowe dane wyświetlone w rejestrze elektronicznym w oknie podstawowym nie zawierają takich informacji, to otwierając przyporządkowane do poszczególnych spraw karty, bez przeszkód można odczytać kiedy dana sprawa wpłynęła do inspektoratu oraz kiedy i w jaki sposób została zakończona. W zakładce kart sprawy dodatkowo zapisane są wszystkie dokumenty, a także sposób rozstrzygnięcia z powołaną podstawą prawną. 8 Odnosząc się do powyższych wyjaśnień zauważyć należy, że zgodnie z art. 254 Kpa skargi i wnioski składane i przekazywane do organów państwowych oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. W tym miejscu wskazać trzeba, że kontrolerzy nie posiadają dostępu do funkcjonującego w jednostce kontrolowanej systemu, zatem nie można uznać, że obecny sposób ewidencjonowania skarg ułatwia kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych spraw. Przeglądanie i drukowanie kart spraw (na potrzeby postępowania kontrolnego) znacznie wydłużyłoby czas trwania czynności kontrolnych, a także generowałoby inne nieuzasadnione koszty. Podsumowując, niezależnie od tego czy rejestr prowadzony jest tradycyjnie, czy w wersji elektronicznej, winien zawierać minimum elementów koniecznych do wypełnienia dyspozycji art. 254 Kpa. Skargi rejestrowane są z podziałem na dwa rodzaje spraw, wynikające z instrukcji kancelaryjnej (symbol 7640, 7641). Z tym, że w ramach klasy 7641, ewidencjonowano również zażalenia na bezczynność, składane w trybie art. 37 Kpa. Zdaniem ŁWINB zażalenie, o jakim mowa w art. 37 kpa nie dotyczy tylko i wyłącznie bezczynności organu 7 Spośród 404 wszystkich pism zarejestrowanych w klasie 7641 w okresie objętym kontrolą. 8 Akta kontroli str. 301-303.

I instancji w postępowaniach administracyjnych, ale także znajduje zastosowanie w sytuacji, o jakiej mowa w art. 237 4 kpa. 9 Przyjmując powyższe stanowisko podnieść trzeba, że jak wcześniej wskazano, w rejestrze w większości pozycji nie było adnotacji o charakterze pisma, a w pozostałych rubrykach naniesione informacje były niewystarczające do odróżnienia zażaleń składanych na podstawie art. 37 Kpa od wystąpień wniesionych na podstawie art. 237 4 Kpa, odsyłającego do stosowania art. 37 Kpa. 4. Akta jednej z wybranych do badania spraw nie zostały przedstawione kontrolerom przez Kierownika Wydziału Inspekcji i Kontroli. Kierownik wyjaśnił, że osoba prowadząca sprawę przebywa na urlopie, a dotkliwe braki kadrowe i konieczność rozpatrzenia w ustawowym terminie wielu wniosków ( ) uniemożliwiły odnalezienie akt sprawy w trakcie trwania kontroli. ( ) również (...) kontrola kompleksowa GUNB ( ) nie zakończyła się do chwili obecnej, przez co kontrolowane akta spraw nie zostały właściwie uporządkowane. 10 W tym miejscu należy wskazać, że na podstawie załączonych do wyjaśnień wydruków projektów pism nie jest możliwe dokonanie ustaleń w zakresie objętym kontrolą. Podsumowując ustalenia opisane w pkt 3 i 4 stwierdzić należy, że nie wszystkie obowiązki wynikające z art. 254 Kpa zostały wypełnione, co należy zakwalifikować jako nieprawidłowości. Załatwianie skarg 5. W okresie objętym kontrolą w opisanym w pkt 3 rejestrze zaewidencjonowano 152 sprawy 11 dotyczące skarg 150 procedowanych było w Wydziale Orzeczniczo-Prawnym oraz 2 w Wydziale Inspekcji i Kontroli. Do badania zakwalifikowano 23 12 sprawy, co stanowi ponad 15% wszystkich postępowań. Kontrolowany organ rozpatrzył 8 skarg we własnym i zakresie udzielił na nie odpowiedzi, 7 skarg przekazał według właściwości, w odniesieniu do 1 skargi poinformował skarżącego o organach właściwych, a 3 pisma pozostawił bez rozpoznania. Ponadto 3 pisma 13 zakwalifikowane jako pisma procesowe zostały załatwiane w postępowaniu administracyjnym. Uwzględniając zakres kontroli, ustalenia dalszej części wystąpienia nie będą dotyczyły sposobu postępowania z tymi pismami. Jednej sprawy nie zbadano z uwagi na brak akt, o czym była mowa w pkt 4. 9 Akta kontroli str. 301-303. 10 Akta kontroli str. 294-297. 11 Na podstawie dokonanych przez pracowników w toku kontroli adnotacji ustalono, że pozostałe 254 pozycje dotyczyły m.in. zażaleń na bezczynność składanych do ŁWINB na podstawie art 37 Kpa. 12 Liczba obejmuje sprawę, której akt nie przedstawiono do kontroli z przyczyn wskazanych w pkt 4. 13 Jedno po uzupełnieniu żądania przez autora pisma.

6. W 3 przypadkach ŁWINB był właściwy do rozpatrzenia skarg na działanie Powiatowych Inspektorów Nadzoru Budowlanego. Dwie skargi zawierały zarzuty związane z działalnością Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego, jednak ŁWINB nie przekazał ich Głównemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego, lecz rozpatrzył we własnym zakresie, naruszając przepisy dotyczące właściwości, co stanowi nieprawidłowość. Odnośnie skargi 0612/2014 ŁWINB wyjaśnił: (...) pismo ( ) zostało przekazane również do wiadomości Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego, który pismem z dnia 16 maja 2014 roku wystąpił do tutejszego organu z prośbą o przesłanie kopii odpowiedzi udzielonej Skarżącej ( ) nie było podstaw do przekazania ( ) do organu nadzoru budowlanego szczebla centralnego, gdyż postępowanie skargowe nie podlega kontroli instancyjnej ( ) organ nadzoru budowlanego szczebla centralnego pomimo przesłania tego podania również do jego wiadomości nie uznał się właściwym do jego załatwienia w części. Niezależnie od tego, że postępowanie skargowe jest jednoinstancyjne, osoba niezadowolona ze sposobu załatwienia skargi może wnieść skargę dotyczącą działalności organu, który ją rozpatrywał. Zgodnie z 2 rozporządzenia Rady Ministrów skargę lub wniosek adresowane do właściwego organu i przesłane w odpisie do innego organu rozpatruje i załatwia, w ramach swojej właściwości, organ, do którego były adresowane. Wobec powyższego to organ, który jest adresatem skargi, winien ustalić organ właściwy do jej rozpatrzenia i w razie stwierdzenia, że nie jest właściwy, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi. Skarga wpłynęła do ŁWINB 9 maja 2014 roku, a pismo GINB o przesłanie kopii udzielonej przez ŁWINB odpowiedzi 22 maja 2014 roku, to jest po upływie 13 dni od wpływu skargi. Odnośnie skargi 2022/2013 ŁWINB wyjaśnił: zarzuty zawarte w skardze z 15.11.2013 r. to zarzuty kierowane pod adresem pracownika tutejszego organu, a zatem organem właściwym do ich rozpatrzenia był Łódzki Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego, który po ich rozpatrzeniu (...) udzielił stosownych wyjaśnień Skarżącemu (...) Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego rozpatrywał skargę z 29.11.2013 r. - przekazaną przez Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi i nie dopatrzył się uchybień po stronie organu nadzoru budowlanego stopnia wojewódzkiego. ŁWINB w odpowiedzi z 11 grudnia 2013 roku stwierdził, że skarga dotyczy nierozpoznania przez Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego skarg z dnia 23.07.2012 r., z dnia 19.05.2013 r., z dnia 19.09.2013 r. Okoliczność, że GINB uznał się za organ właściwy do rozpatrzenia skargi z 29 listopada 2013 roku potwierdza, iż był właściwym również do rozpatrzenia skargi z 15 listopada 2013 roku. 14 14 Akta kontroli str. 140-276; 301-303.

7. W 7 przypadkach zrealizowano zasadę pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym, wyrażoną w art. 233-236 Kpa. W badanych sprawach skargi zostały przekazane Powiatowym Inspektorom Nadzoru Budowlanego na podstawie art. 231 w związku z art. 233 lub 234 Kpa, o czym poinformowano skarżących. W 1 sprawie skierowano zawiadomienie, o którym mowa w art. 238 Kpa, mimo że strona postępowania administracyjnego wniosła skargę na bezczynność organu nadzoru budowlanego stopnia powiatowego. W postanowieniu z 17 czerwca 2011 roku Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie (sygn. akt I OSK 1014/11) orzekł: Przepis art. 37 k.p.a. nie określa w jakiej formie organ administracji publicznej wyższego stopnia ma rozstrzygnąć zażalenie na niezałatwienie sprawy w terminie, jednakże przyjmuje się, iż stanowisko to przyjmuje formę postanowienia, na które nie służy zażalenie (art. 141 1 k.p.a.). Wydanie przez powiatowego inspektora nadzoru budowlanego decyzji kończącej postępowanie, co wynika z treści udzielonej odpowiedzi, nie zwalniała ŁWINB z obowiązku zbadania, czy postępowanie było prowadzone przewlekle. Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z 7 marca 2012 roku (sygn. akt II SAB/Łd 2/12) stwierdził: "Przepisy prawa nie definiują wprost na czym polega "przewlekłe prowadzenie postępowania", o którym mowa w art. 3 2 pkt 8 p.p.s.a. i art. 37 1 k.p.a., jednak pojęcie to ma inny zakres znaczeniowy niż "bezczynność organu". Przewlekłość w prowadzeniu postępowania wystąpi wówczas, gdy organ nie załatwia sprawy w terminie, nie pozostając jednocześnie w bezczynności, a podejmowane przez ten organ czynności procesowe nie charakteryzują się koncentracją niezbędną w świetle art. 12 k.p.a. ustanawiającego zasadę szybkości postępowania, względnie mają charakter czynności pozornych, nie istotnych dla merytorycznego załatwienia sprawy. Przewlekłe prowadzenie przez organ postępowania administracyjnego zaistnieje wówczas, gdy będzie mu można skutecznie przedstawić zarzut niedochowania należytej staranności w takim zorganizowaniu postępowania administracyjnego, by zakończyło się ono w rozsądnym terminie." W 1 sprawie ŁWINB nie zastosował zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym, a wyłącznie poinformował adwokata reprezentującego skarżących o braku kompetencji ŁWINB do ingerencji w czynności prowadzone przez organ stopnia podstawowego [I instancji] i kwestionowania dokonanych przez ten organ ustaleń faktycznych. W 1 sprawie ŁWINB rozpatrzył skargę, dotyczącą toczącego się przed organem nadzoru budowlanego stopnia powiatowego postępowania w sprawie indywidualnej, czym naruszono powołane wyżej przepisy. Kontrolowany organ wyjaśnił: Skarżąca kierowała już w tej

sprawie do organu nadzoru budowlanego szczebla wojewódzkiego skargi, które dotyczyły działań podejmowanych przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Wieluniu i zostały przekazane do rozpatrzenia organowi stopnia podstawowego pismem z dnia 18 października 2013 r. ( ) oraz pismem z dnia 28 października 2013 r. ( ) Ponieważ Pani wciąż podważała działania organu I instancji związane z prowadzeniem wskazanej sprawy, tutejszy organ uznał się właściwym do udzielenia odpowiedzi. Trzeba podkreślić, że przepisy art. 233-236 Kpa winny mieć zastosowanie niezależnie od tego, czy skarga jest ponawiana. Organ wyższego stopnia jest uprawniony do zajęcia merytorycznego stanowiska w sprawie indywidualnej jedynie w postępowaniu odwoławczym. Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 5 marca 1990 roku (sygn. akt IV SA 564/89) wskazał: Bezpośrednia ingerencja organu wyższego stopnia, w postaci zaleceń i poleceń co do sposobu załatwiania konkretnej sprawy indywidualnej, rozstrzyganej w drodze decyzji, nie znajduje uzasadnienia w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego. 15 W 1 sprawie, załatwianej w Wydziale Inspekcji i Kontroli, w kierowanej do skarżącego odpowiedzi zawarto elementy wskazujące że jest to zawiadomienie, o którym mowa w art. 238 Kpa, przede wszystkim pouczenie o treści art. 239 Kpa. Tymczasem jak potwierdzają wyjaśnienia Kierownika WIK skarga w istocie związana była z postępowaniem administracyjnym prowadzonym przez ŁWINB i dotyczyła odmowy dopuszczenia skarżącego do postępowania w charakterze strony. 16 W 1 sprawie nie przekazano skargi pochodzącej od osoby niebędącej stroną postępowania do organu, przed którym toczyło się postępowanie, a poinformowano o organie właściwym w sprawie. W piśmie kierowanym do zainteresowanego błędnie wskazano, że interwencja dotycząca dokonania przez sąsiadów samowoli budowlanej, złożona do organu nadzoru budowlanego stopnia powiatowego, wszczęła postępowanie skargowe. Jak wynika z akt sprawy w konsekwencji wniesienia przedmiotowego wystąpienia Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Rawie Mazowieckiej wszczął postępowanie administracyjne. Podkreślić należy, że skarga, o której mowa w Dziale VIII Kpa dotyczy działalności organów administracji publicznej lub ich pracowników, na co wskazuje treść art. 227 Kpa. W związku z tym omawianego pisma nie można uznać za skargę powszechną. 8. Termin na rozpatrzenie skargi określony w art. 237 1 Kpa lub wyznaczony zgodnie z art. 36 Kpa w związku z art. 237 4 Kpa został dochowany w 6 zbadanych sprawach. Cztery skargi przekazano według właściwości w ustawowo wymaganym terminie. 15 Akta kontroli str. 140-276, 301-303. 16 Akta kontroli str. 293.

Natomiast w 3 przypadkach naruszono art. 231 Kpa. W 1 sprawie ŁWINB wskazał na swoją niewłaściwość oraz na organy właściwe w sprawie 21 dni od wpływu skargi, co narusza art. 231 Kpa. W 2 sprawach przekroczono termin na przekazanie skargi o 8 i 6 dni. ŁWINB wyjaśnił, że organ ( ) winny był w pierwszej kolejności ustalić, czy przed organem stopnia powiatowego prowadzone jest postępowanie w ww. sprawie co stanowiło przyczynę naruszenia ustawowego 7 dniowego terminu na przekazanie skargi. Odnosząc się do wyjaśnień stwierdzić trzeba, że w aktach badanych spraw brak było dokumentacji potwierdzającej wystąpienie o informację do PINB. Dla porównania można przywołać sprawę 131827/2013, w której ustawowy termin również został przekroczony, jednak przyczyny zwłoki znalazły odzwierciedlenie w zgromadzonym materiale dowodowym. W tej sprawie zakwestionować można jedynie okoliczność, iż przekazanie skargi nie nastąpiło niezwłocznie po otrzymaniu informacji pozwalających na ustalenie właściwości, lecz dopiero po upływie 21 dni od tego zdarzenia. Jak wyjaśnił ŁWINB powodem powyższej zwłoki była duża ilość spraw i ich rozpatrywanie według kolejności wpływu. ( ) na przełomie okresu objętego kontrolą do Wydziału Orzeczniczo-Prawnego wpłynęło około 1900 spraw, które uruchomiły postępowania administracyjne, liczba ta nie przedstawia jednakże wszystkich spraw, które wpłynęły do inspektoratu, a które rodziły konieczność udzielenia odpowiedzi. Na poszczególnych pracowników tegoż Wydziału przypadało około 190 spraw w kontrolowanym okresie. 17 Staranność w dążeniu do prawidłowego ustalenia właściwości należy uznać za działanie pozytywne. Jednak z uwagi na czas jaki upłynął od złożenia skargi i uzyskania informacji, do przekazania skargi, naruszenie terminu instrukcyjnego, określonego w art. 231 Kpa, zakwalifikowano jako nieprawidłowość. Pamiętać bowiem należy o stanowisku wyrażonym w wyroku sygn. akt II SAB/Gl 10/13, w którym Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach stwierdził: Wskazanie przez organ ( ), że ze względu na dużą liczbę prowadzonych postępowań wniosek strony nie może zostać rozpoznany w terminie, nie tylko nie wskazuje na to, że zwłoka nastąpiła z przyczyn niezależnych od organu ale wręcz jednoznacznie dowodzi naruszenia zasad rozpoznawania spraw administracyjnych. Ponadto wszystkie czynności podejmowane w sprawie winny znaleźć odzwierciedlenie w formie pisemnej. 9. Wszystkie zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi zawierały oznaczenie organu, uzasadnienie faktyczne i prawne oraz były podpisane przez uprawnioną osobę. W 2 sprawach nie wskazano czy skargę uznano za zasadną czy bezzasadną. W 3 sprawach zawiadomienia o odmownym sposobie załatwienia skargi nie zawierały pouczenia o treści art. 239 Kpa, 17 Akta kontroli str. 140-276, 301-303.

czym naruszono przepis art. 238 1 zd. 2 Kpa. ŁWINB w wyjaśnieniach potwierdził, że organ nie wywiązał się z [ciążącego na nim] obowiązku. Ponadto ŁWINB wyjaśnił: nadmienić jednakże należy, że na wszelkie pisma Skarżącego każdorazowo udzielana jest odpowiedź, a zatem nie doszło do podtrzymania stanowiska organu zawartego w poprzedniej odpowiedzi z odpowiednia adnotacją w aktach sprawy bez zawiadamiania o tym fakcie Skarżącego. ( ) okoliczność o jakiej mowa w art. 239 kpa nie zachodziła, a skarżący otrzymywał odpowiedzi na każdą złożoną skargę. Niezależnie od powyższego art. 238 Kpa nie dopuszcza wyjątków w zakresie pouczenia, wobec czego wskazany brak należy zakwalifikować jako nieprawidłowość. W 1 sprawie art. 239 1 Kpa został powołany w podstawie prawnej udzielonej skarżącemu odpowiedzi. Zdaniem ŁWINB tym samym organ pouczył o treści art. 239 1 kpa i wskazał, że może on mieć zastosowanie w przypadku ponowienia skargi. 18 Organ kontroli nie podziela tego stanowiska, bowiem podobnie jak w odniesieniu do instytucji uzasadnienia prawnego (zob. wyrok WSA w Białymstoku sygn. akt II SA/Bk 753/11), także w przypadku pouczenia niewystarczające jest przytoczenie wyłącznie numeracji artykułów (paragrafów, ustępów). Organ winien dążyć do pełnego, rzetelnego informowania skarżących, o konsekwencjach wynikających z ponowienia skargi bez jednoczesnego wskazania nowych okoliczności. 10. W 2 postępowaniach skargowych, w zawiadomieniach o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia sprawy powoływano art. 35 5 Kpa. ŁWINB wyjaśnił, że przepis art. 237 1 Kpa odsyła organy administracji publicznej do stosowania przepisów art. 36-38 Kpa. Ustawodawca nie zawarł w nim wskazania, że przepisy te należy stosować odpowiednio, a zatem należy je stosować na wprost. Artykuł 36 1 Kpa odsyła z kolei do przepisu art. 35 Kpa, w którego 5 wskazano, że do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu. Do terminu zakreślonego na załatwienie skargi określonego w art. 237 1 albo 2 Kpa nie powinno wliczać się okresu opóźnienia wynikającego z przyczyn niezależnych od organu. ( ) Z tego względu, okres niezbędny na dostarczenie do tutejszego organu dokumentacji sprawy przez organ stopnia powiatowego nie jest wliczany do terminu przysługującego na rozpoznanie skargi, stosownie do art. 35 5 Kpa w związku z art. 36 1 Kpa oraz art. 237 4 Kpa. 19 Wyjaśnienia uznane zostały za bezzasadne. Nie ulega wątpliwości, że przepisy art. 36-38 Kpa należy stosować w razie niezałatwienia skargi w terminie określonym w przepisie szczególnym, tj. art. 237 1 18 Akta kontroli str. 140-276, 301-303. 19 Akta kontroli str. 140-276, 301-303.

Kpa. Należy podkreślić, że przepis art. 37 1 Kpa został zmieniony w 2011 r. i aktualnie brzmi następująco: Na niezałatwienie sprawy w terminie określonym w art. 35, w przepisach szczególnych, ustalonym w myśl art. 36 lub na przewlekłe prowadzenie postępowania stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia, a jeżeli nie ma takiego organu - wezwanie do usunięcia naruszenia prawa. Skoro terminy załatwiania skarg i wniosków zostały określone w przepisach szczególnych Działu VIII Kpa to przepis art. 35 Kpa nie może mieć zastosowania. 11. W 3 sprawach, w których pozostawiono skargi bez rozpoznania wskazując jako podstawę prawną w kierowanych pismach informujących lub w notatkach służbowych art. 64 2 Kpa, (w 2 przypadkach jednocześnie z 8 rozporządzenia). ŁWINB wyjaśnił, że w przypadku braku możliwości ustalenia treści żądania organ administracji publicznej, nie może autorytatywnie przesądzać, że wniesione pismo stanowi faktycznie skargę, a nie podanie, o jakim mowa w art. 63 1 kpa (żądanie, wyjaśnienie, odwołanie, zażalenie albo wniosek). Uwzględniając zasadę pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym powyższe wyjaśnienia zostały uznane za uzasadnione. 12. W 1 sprawie w wyniku oczywistej omyłki pisarskiej wskazano niewłaściwą datę podpisania pisma. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) przestrzeganie właściwości do rozpatrywania oraz załatwiania skarg, 2) poszanowanie zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym, 3) przestrzeganie terminu określonego w art. 231 Kpa, 4) stosowanie przepisów ogólnych Kpa w odniesieniu do postępowań skargowych wyłącznie w przypadkach, w których ustawodawca odsyła do stosowania tych przepisów, 5) zapewnienie formalnej poprawności zawiadomień o sposobie załatwienia skargi (art. 238 Kpa), 6) zamieszczenie w widocznym miejscu informacji o komórce organizacyjnej lub wyznaczonych pracownikach rozpatrujących skargi i wnioski oraz dostosowanie regulaminu organizacyjnego WINB w Łodzi w powyższym zakresie, 7) prowadzenie rejestru skarg i wniosków w sposób zapewniający wypełnienie dyspozycji art. 254 Kpa, 8) wzmożenie nadzoru nad przechowywaniem dokumentacji w sprawach skarg i wniosków.

Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Od przedmiotowego wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Elżbieta Stępczyńska - Gortat Zastępca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli