Wzór umowy na usługę Poczta Firmowa

CIOR4-65/2012 Załącznik nr 3 do siwz zawarta w dniu...pomiędzy : Wzór umowy na usługę Poczta Firmowa Pocztą Polską Spółką Akcyjną z siedzibą w Warszawie, ul. Rakowiecka 26, 00-940 Warszawa, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, Wydział XIII Gospodarczy pod Nr 0000334972, NIP 525-000-73-13, kapitał zakładowy: 774.140.000 zł, w całości wpłacony reprezentowaną przez: 1) Dyrektora Oddziału Regionalnego Centrum Infrastruktury w Krakowie Aleksander Grabowski 2) Dyrektora Centrum Logistyki Oddział Regionalny w Krakowie Tadeusz Gąsior odpowiadającego za realizację i nadzór nad zawartą umową zwaną dalej w treści niniejszej umowy Zamawiającym, a (nazwa lub imię i nazwisko kontrahenta; adres siedziby lub miejsca zamieszkania; NIP, nazwa organu rejestrującego oraz numer KRS lub wpisu do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku przedsiębiorcy, ewentualnie inne dane identyfikujące kontrahenta) zwaną/zwanym * w treści umowy Wykonawcą reprezentowaną/reprezentowanym* przez: 1)... 2)... Wykonawca oświadcza, Ŝe na dzień zawarcia niniejszej umowy nie uległy zmianie dane, które miałyby wpływ na waŝność niniejszej umowy i są zgodne z dokumentami przedstawionymi na okoliczność jej zawarcia. Niniejsza umowa zostaje zawarta w wyniku wyboru Wykonawcy w postępowaniu prowadzonym w trybie, realizowanego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2007r., Nr 223 poz. 1655 z późniejszymi zmianami). 1

PRZEDMIOT UMOWY 1 1. Przedmiotem umowy jest usługa Poczta Firmowa - poprzez usługę Poczta Firmowa naleŝy rozumieć odbiór przesyłek pocztowych z siedziby klienta oraz ich dostarczeniu do placówki pocztowej wskazanej przez właściwą jednostkę Regionu Sieci w Krakowie oraz Biura Operacji WER Kraków 2. Średnia odległość pomiędzy siedzibą klienta a placówką pocztową nie przekracza 8 km. 3. Miejsce podstawienia samochodów do realizacji usługi odbywać się będzie wg dyspozycji upowaŝnionego pracownika Regionu Sieci w Krakowie oraz Biura Operacji WER Kraków 4. Usługa będzie świadczona na rzecz Centrum Logistyki Oddział Regionalny w Krakowie w granicach administracyjnych miasta Kraków. 5. Zakres czynności wykonywanych podczas świadczenia usług wymienionych w pkt 1 określają następujące załączniki do umowy: Nr 1 Regulamin świadczenia usługi FIRMOWA POCZTA, Nr 2 Umowa licencyjna na korzystanie ze znaku towarowego logo Poczty Polskiej Nr 3 Wzór identyfikatora Nr 4 Oświadczenie Wykonawcy 6. Szacunkowa średnia ilość odbiorów w okresie trwania umowy wynosi 133 tysiące odbiorów. Zamawiający określa realizację przedmiotu umowy, na co najmniej 80%. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ograniczenia zakresu realizacji przedmiotu umowy do 20%. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługuje odszkodowanie 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo w kaŝdym czasie sprawdzania świadczonych usług w zakresie ich zgodności z wymaganiami ustalonymi w umowie. ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY 2 Wykonawca zobowiązuje się do: 1. Wykonywania usług zgodnie z organizacją pracy i procedurami obowiązującymi w Poczcie Polskiej. Osoby wykonujące usługę zostaną zapoznane z wymaganiami obowiązującymi w tym zakresie w trakcie organizowanych szkoleń. 2. Podstawiania samochodów w ilości i kategorii zapewniającej wykonanie usług w terminach obowiązujących w Poczcie Polskiej oraz spełniających wymagania określone w 6 umowy, do miejsc rozpoczęcia świadczenia usług, w godzinach i na czas umówiony z Zamawiającym. 3. Podstawiania samochodów zastępczych, w wypadku uszkodzenia samochodu lub innej jego niesprawności, przewidzianych do realizowania danego zakresu przedmiotu umowy, przy czym samochody te muszą spełniać wymogi określone w 6 umowy. 4. Skierowania do pracy kierowcy zastępczego w wypadku, gdy kierowca jest nieobecny lub w stanie uniemoŝliwiającym mu wykonywanie zadań, przy czym kierowca zastępczy musi spełniać wymagania dotyczące kierowców określone w 7 umowy. 5. Przeszkolenia osób wykonujących usługę, w ramach umowy, przed podjęciem świadczenia usług opisanych w 1 w zakresie sposobu wykonywania usługi, przy udziale pracowników Zamawiającego w czasie i miejscu ustalonym między Stronami. 6. Ponoszenia wszelkich kosztów wynikających z realizacji umowy, a w szczególności kosztów eksploatacyjnych (w tym kosztów paliwa, płynu do spryskiwaczy i tym podobnych) i części zamiennych, kosztów napraw, przeglądów i obsługi serwisowej pojazdów wykorzystywanych do świadczenia usług. 7. WyposaŜenia osób realizujących usługę Firmowa Poczta na swój koszt w identyfikator- wzór identyfikatora stanowi załącznik nr 3 do Umowy. 2

ZOBOWIĄZANIA ZAMAWIAJĄCEGO 3 Zamawiający zobowiązuje się do przeszkolenia osób wykonujących usługę, w ramach umowy, przed podjęciem świadczenia usług opisanych w 1 w zakresie sposobu wykonywania usługi, w czasie i miejscu ustalonym między Stronami. 4 1. Uwzględniając fakt, iŝ logo Poczty Polskiej jest znakiem chronionym zgodnie z obowiązującymi przepisami Zamawiający daje Wykonawcy prawo umieszczania logo na pojazdach, którymi świadczone będą usługi wyłącznie w trakcie wykonywania czynności związanych z realizacją usług stanowiących przedmiot zamówienia. Sposób i miejsce umieszczania logo Poczty Polskiej zostanie uzgodniony miedzy Stronami. 2. W dniu zawarcia niniejszej umowy z Wykonawcą zostanie zawarta Umowa licencyjna na korzystanie ze znaku towarowego logo Poczty Polskiej stanowiący załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 5 Właściwa jednostka Regionu Sieci w Krakowie oraz Biura Operacji WER Kraków będzie dostarczała Wykonawcy druki pocztowe niezbędne do wykonywania przedmiotu umowy. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SAMOCHODÓW 6 Wszystkie pojazdy przeznaczone przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu zamówienia winny: zapewnić ładowność niezbędną do realizacji usługi, być sprawne technicznie, być dopuszczone do ruchu na drogach publicznych zgodnie z odrębnymi przepisami, być estetyczne zewnętrznie oraz pozbawione jakichkolwiek napisów, oznaczeń lub reklam, z wyłączeniem logo Poczty Polskiej oraz innych oznaczeń i reklam umieszczonych na Ŝądanie Zamawiającego. Logo oraz oznaczenia i reklamy dostarczane będą przez Zamawiającego na jego koszt. Umieszczanie logo i innych dodatkowych reklam przez Zamawiającego na samochodach Wykonawcy wkalkulowana jest w cenę usługi, pojazdy oznakowane logo Poczty Polskiej nie mogą być wykorzystywane do świadczenia usług na rzecz innych podmiotów. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WYKONAWCY USŁUGI 7 1. W kaŝdym wypadku przestoju spowodowanego niesprawnością samochodu, której nie moŝna usunąć w czasie krótszym niŝ 30 minut Wykonawca ma obowiązek natychmiastowego podstawienia na swój koszt, do miejsca awarii, samochodu zastępczego. 3

2. Osoby wykonujące usługę muszą posiadać uprawnienia zawodowe wymagane ogólnie obowiązującymi przepisami. 3. Z Wykonawcą usługi oraz zatrudnionymi przez niego osobami, musi być zapewniona stała łączność ( telefon komórkowy lub inna forma łączności ). 4. Osoby świadczące usługę muszą charakteryzować się: - kulturą osobistą i schludnym wyglądem, - komunikatywnością i umiejętnością organizowania pracy, - samodzielnością i odpowiedzialnością, Osoby świadczące usługę muszą znać przebieg tras kursów, które obsługują. WARTOŚĆ UMOWY 8 1. Łączna szacunkowa wartość wynagrodzenia brutto Wykonawcy za czas trwania umowy w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia wynosi:... słownie:... Cena jednostkowa netto za jeden odbiór wynikająca z oferty przetargowej wynosi...zł. słownie:... ZASADY ROZLICZANIA 9 1. Wysokość wynagrodzenia Wykonawcy za prawidłowe wykonywanie przedmiotu umowy będzie liczona w następujący sposób: liczba obsłuŝonych firm x stawka netto za jeden odbiór 2. Do wyliczonego wynagrodzenia Wykonawca doliczał będzie podatek VAT w obowiązującej stawce. 3. Dla usług przyjmuje się miesięczny okres rozliczeniowy. 4. Podstawą do wystawienia faktury VAT jest zestawienie ilości obsłuŝonych firm zaakceptowane przez uprawnionych pracowników Regionu Sieci w Krakowie oraz Biura Operacji WER Kraków. Wykaz uprawnionych pracowników Wykonawca otrzyma po podpisaniu umowy. 5. Faktury VAT wystawiane będą w terminie nie później niŝ 7 dni od daty zakończenia kaŝdego okresu rozliczeniowego na adres: Poczta Polska S. A. Centrum Logistyki Oddział Regionalny w Krakowie ul. Cystersów 21 31 553 Kraków 6. Płatność następować będzie przelewem, w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury, na rachunek bankowy Wykonawcy... 7. Płatności dokonywane są wyłącznie w złotych polskich. 8. Za dzień zapłaty uwaŝa się datę obciąŝenia rachunku bankowego Poczty Polskiej 9. W razie opóźnienia w zapłacie naleŝności Wykonawcy przysługują na jego Ŝądanie odsetki ustawowe. 4

10 Zamawiający nie przewiduje moŝliwości zaliczkowania Wykonawcy. KARY UMOWNE 11 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w okolicznościach i wysokościach ustalonych poniŝej: 1. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn leŝących po stronie Wykonawcy w wysokości 10 % wartości brutto przedmiotu umowy, 2. W przypadku zwłoki w rozpoczęciu wykonywania przedmiotu umowy z przyczyn leŝących po stronie Wykonawcy w wysokości 0,3 % wartości brutto przedmiotu umowy za kaŝdy dzień zwłoki, liczony po upływie terminu rozpoczęcia wykonania przedmiotu umowy. 12 1. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn zawinionych przez Zamawiającego w wysokości 10 % wartości brutto przedmiotu umowy. 2. PowyŜsze nie dotyczy odstąpienia od umowy przez Zamawiającego w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, Ŝe wykonanie umowy nie leŝy w interesie publicznym, czego nie moŝna było przewidzieć w chwili zawierania umowy, o ile odstąpienie od umowy nastąpiło w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyŝszych okolicznościach. 13 Wykonawca z tytułu niewykonywania lub nienaleŝytego wykonywania usług określonych w 1, zapłaci Zamawiającemu kary umowne w przypadkach i wysokościach określonych poniŝej: 1. Za nie podstawienie samochodu oraz kaŝde podstawienie samochodu, niespełniającego wymogów określonych w umowie, o ile Zamawiający dopuścił go do świadczenia usług, karę umowną w wysokości 500,00 zł. 2. Za kaŝdy przypadek samowolnej i zawinionej zmiany w harmonogramie realizacji usługi, karę umowną w wysokości 500,00 zł. 3. Za kaŝdy przypadek zawinionej utraty przesyłki lub nieprawidłowego opracowania dokumentacji towarzyszącej przesyłce pocztowej, karę umowną w wysokości 100,00 zł. 14 1. Kary umowne będą płatne na podstawie not księgowych w terminie 14 dni od daty jej wystawienia. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo potrącania kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy przy jednoczesnym pisemnym poinformowaniu Wykonawcy o skorzystaniu z tego prawa. 5

15 Wykonawca oprócz ustalonych powyŝej kar umownych ponosi w stosunku do Zamawiającego odpowiedzialność odszkodowawczą z tytułu zawinionej: utraty, kradzieŝy, uszkodzenia, nieterminowego doręczenia lub odbioru przesyłek pocztowych wynikający ze świadczenia usług, równą odpowiedzialności odszkodowawczej Zamawiającego w stosunku do Jego klientów, wynikającą z ustawy Prawo pocztowe z 12.06.2004 r (Dz.U. z 2004 r., Nr 69 poz. 627, Dz.U. z 2004 r., Nr 96, poz. 959) oraz z aktualnie obowiązujących regulaminów i cenników. Zmiana wysokości odpowiedzialności odszkodowawczej wynikające ze zmiany tychŝe regulaminów i cenników nie stanowi zmiany treści umowy i nie wymaga sporządzenia stosownego aneksu. 16 Odpowiedzialność odszkodowawcza Wykonawcy usług za niewykonanie lub nienaleŝyte ich wykonanie kończy się z upływem terminów odpowiedzialności przewidzianych przepisami prawa lub regulaminami świadczenia poszczególnych usług przez Zamawiającego. WYMAGANIA DOTYCZĄCE OCHRONY TAJEMNICY HANDLOWEJ 17 1. Wykonawca realizując umowę ma obowiązek ochrony informacji stanowiących tajemnicę pocztową, określoną w art. 39 ustawy z dnia 12 czerwca 2003 Prawo Pocztowe (Dz. U z 2003 Nr.130, poz.1188 ze zmianami). Obowiązek zachowania tajemnicy pocztowej jest nieograniczony w czasie 2. Zamawiający zastrzega, iŝ informacje lub materiały przekazywane Wykonawcy lub wytworzone w trakcie realizacji umowy stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego w rozumieniu przepisów ustawy z 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. nr 47 poz. 211 z późn. zm.), niezaleŝnie od tego, czy naniesiono na nich stosowną klauzulę. 3. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji wymagań ochrony fizycznej i technicznej Zamawiającego. 4. Wykonawca nie moŝe bez zgody Zamawiającego udostępnić jego zasobów podmiotom trzecim. 5. Zamawiający moŝe monitorować działania Wykonawcy oraz zablokować ten dostęp w przypadku naruszenia bezpieczeństwa lub jego podejrzenia. 6. Przekazanie, ujawnienie, kopiowanie lub wykorzystanie informacji, o których mowa w ust. 1 i 2 w zakresie wykraczającym poza cel umowy łączącej Strony będzie stanowić naruszenie istotnych interesów Zamawiającego. 7. Wykonawca potwierdza, Ŝe jest świadomy odpowiedzialności wynikającej z przepisów art. 18 i art. 23 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. 8. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji, o których mowa w ust. 2 takŝe po wygaśnięciu niniejszej umowy. 9. Wykonawca niezwłocznie zwraca wszystkie informacje, dane, dokumenty, materiały i inne zasoby przekazane przez Zamawiającego lub wytworzone w trakcie realizacji umowy w kaŝdym przypadku, gdy ich posiadanie lub przetwarzanie przez Wykonawcę nie jest niezbędne do realizacji umowy. 10. W przypadku stwierdzenia incydentu w zakresie bezpieczeństwa zasobów Zamawiającego lub prawdopodobieństwa wystąpienia tego incydentu, Wykonawca niezwłocznie przekazuje informację o tym zdarzeniu do Dyrektora Biura Zarządzania Ryzykiem i Zgodnością Centrali Poczty Polskiej S.A. 11. Dyrektor Biura Zarządzania Ryzykiem i Zgodnością Centrali Poczty Polskiej S.A. lub osoby przez niego upowaŝnione mają prawo do przeprowadzenia kontroli realizacji wymagań bezpieczeństwa określonych w niniejszej umowie. 12. Wykonawca niezwłocznie realizuje wystąpienia pokontrolne Zamawiającego powstałe po kontroli, o których mowa w ust. 12. 6

13. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę wymagań bezpieczeństwa określonych w umowie lub we właściwych przepisach, Wykonawca zobowiązuje się do naprawienia szkody w pełnej wysokości. 14. NiezaleŜnie od powyŝszego Zamawiający ma prawo, w przypadkach, o których mowa w ust. 14, do natychmiastowego rozwiązania zawartej umowy, bez wyznaczenia terminu dodatkowego. 15. Ograniczenia odpowiedzialności odszkodowawczej nie mają zastosowania do wymagań bezpieczeństwa, o których mowa w niniejszej umowie, bądź we właściwych przepisach prawnych. 16. Strony powierzają na zasadzie wzajemności przetwarzanie danych osobowych na czas i w celu realizacji umowy, oraz w zakresie umoŝliwiającym naleŝytą realizację postanowień umowy. 17. Strony oświadczają, Ŝe dysponują środkami technicznymi i organizacyjnymi zapewniającymi ochronę przetwarzanych danych, w tym naleŝytymi zabezpieczeniami umoŝliwiającymi przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami art. 36-39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych ( Dz. U. Z 2002r. nr 101, poz. 926 z późn. Zm.) w zakresie przestrzegania tych przepisów Strony ponoszą odpowiedzialność jak administrator danych. 18. Strony oświadczają, Ŝe dopełnią obowiązku przyznawania stosownych upowaŝnień oraz zapewnienia świadomości przetwarzających powierzone dane osobowe, w zakresie o którym mowa w art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych 19. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy powierzonych danych, takŝe po wygaśnięciu umowy 20. Na wniosek Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego dostarczenia mu informacji koniecznych do stwierdzenia, Ŝe Wykonawca przetwarza oraz zabezpiecza powierzone mu dane osobowe w sposób zgodny z przepisami prawa oraz zapisami niniejszej umowy. 21. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy danych osobowych, o których mowa w ust. 2, takŝe po wygaśnięciu niniejszej umowy. 22. Wykonawca jako administrator danych powierza Zamawiającemu przetwarzanie danych osobowych swoich pracowników na czas i w celu realizacji niniejszej umowy (identyfikacji tych osób na terenie Zamawiającego), oraz w zakresie umoŝliwiającym Zamawiającemu naleŝytą realizację postanowień umowy. 23. Zamawiający oświadcza, iŝ dysponuje środkami technicznymi i organizacyjnymi zapewniającymi ochronę przetwarzanych danych, w tym naleŝytymi zabezpieczeniami umoŝliwiającymi przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami art. 36-39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), oraz spełnia wymagania określone w przepisach, o których mowa w art. 39a tej ustawy. W zakresie przestrzegania tych przepisów Zamawiający ponosi odpowiedzialność jak administrator danych. ODSTĄPIENIE OD UMOWY 18 Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w następujących sytuacjach: 1. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, Ŝe wykonanie umowy nie leŝy w interesie publicznym, czego nie moŝna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, 2. Zostanie ogłoszona upadłość lub rozwiązanie firmy Wykonawcy, 3. Zostanie wykonany nakaz zajęcia majątku Wykonawcy, 4. Wykonawca, bez uzasadnionej przyczyny, nie rozpoczął wykonywania przedmiotu umowy w wyznaczonym terminie, mimo wezwania Zamawiającego złoŝonego na piśmie, 5. Wykonawca, bez uzasadnionej przyczyny, przerwał świadczenie usług stanowiących przedmiot umowy na okres dłuŝszy niŝ jeden dzień. 7

19 Odstąpienie od umowy następuje w terminie jednego miesiąca liczonego od daty poinformowania drugiej Strony o zaistnieniu przesłanek stanowiących podstawę do odstąpienia. 20 Odstąpienie od umowy winno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem niewaŝności takiego oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie. ZABEZPIECZENIE NALEśYTEGO WYKONANIA UMOWY 21 1. Wykonawca wnosi w dacie zawarcia umowy, na okres jej trwania zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy w formie... w wysokości 1 % wartości brutto umowy tj. w kwocie...zł(słownie:...) 2. Zabezpieczenie słuŝyć będzie do pokrycia ewentualnych roszczeń Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienaleŝytego wykonania umowy. 3. Kwota zabezpieczenia, o której mowa w punkcie poprzedzającym jest zwracana nie później niŝ w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego zamówienia za naleŝycie wykonane. 4. Całość zabezpieczenia ma być wniesiona najpóźniej w dniu podpisania umowy. 22 Umowę zawiera się na okres 12 miesięcy od daty jej podpisania. 23 Strony zgodnie ustalają, iŝ zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy. 24 W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177), kodeksu cywilnego, oraz ustawy z dnia 12.06.2003 r. Prawo Pocztowe (Dz.U. Nr 130, poz 1188) wraz z przepisami wykonawczymi oraz obowiązującymi przepisami prawa. 8

25 Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z wykonaniem umowy będą rozstrzygane przez Sąd w Krakowie. 26 Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach dwa dla Zamawiającego jeden dla Wykonawcy. Zamawiający Wykonawca 9