Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do ZO Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja piątej edycji wydarzenia pn. Digital Dragons 2016, która odbędzie się w dniach 16-17 maja 2016 r. DD jest obecnie jedną z największych międzynarodowych konferencji dedykowanych branży cyfrowej rozrywki w Europie Środkowo-Wschodniej. Głównym celem Digital Dragons jest stworzenie platformy współpracy dla Business to Business (B2B) oraz Business do Academia (B2A) w ramach polskiego sektora gier, jednego z najbardziej intensywnie rozwijających się sektorów przemysłów kreatywnych. W ramach wydarzenia odbywają się targi wystawiennicze, część konferencyjna w 5 salach wykładowych oraz Gala rozdania nagród. Wydarzenie przyciąga przedstawicieli z różnych krajów. W zeszłorocznej edycji 25% uczestników stanowiły osoby z zagranicy. Wydarzenie wraz z całą towarzyszącą mu komunikacją odbywa się wyłącznie w języku angielskim. Wydarzenie nie ma charakteru imprezy masowej. Do zadań Wykonawcy należy: I. Przygotowanie i przeprowadzenie konferencji, warsztatów wydawców i developerów gier wideo Digital Dragons 2016 oraz organizacja przestrzeni targowej we wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji tj. Stara Zajezdnia Kraków by DeSilva, ul. Świętego Wawrzyńca 12, 31-060 Kraków, Muzeum Inżynierii Miejskiej w Krakowie, ul. św. Wawrzyńca 15 dla około 1500 osób. Koszt wynajmu pomieszczeń: Starej Zajezdni Kraków by DeSilva, ul. Świętego Wawrzyńca 12, 31-060 Kraków, Muzeum Inżynierii Miejskiej w Krakowie, ul. św. Wawrzyńca, Manggha, ul. Marii Konopnickiej 26, Kraków. leżą po stronie Zamawiającego. Konferencja i targi odbędą się w dniach 16-17 maja 2016 roku w godzinach od 8.00 do 20.00. Gala rozdanie nagród odbędzie się 16 maja w godzinach 19.00-3.00. Na realizację wydarzenia składają się: A. SALA EXPO 1. Przygotowanie strefy wystawienniczej partnerów konferencji w Starej Zajezdni zgodnie z floor planem zamieszczonym na stronie Zamawiającego http://www.digitaldragons.pl/en/exhibitsponsors/floor-plan składającej się maksymalnie z: 55 stoisk wystawienniczych, wykonanych z płyty laminowanej o grubości 18mm, laminat w kolorze szary grafit U1257, oznakowanych w kolorze tegorocznej edycji, bez elementów konstrukcyjnych niejednorodnych materiałowo (np. metalowych słupków czy podpór) widocznych na zewnątrz, 6 lóż business tables 70 stanowisk strefy Indie showcase (prezentacja gier niezależnych) 12 stołów meeting tables 1 press corner
10 meeting pointów VIP meeting area Realizacja strefy wystawienniczej obejmować będzie: a) Przygotowanie, montaż, transport i wyposażenie stoisk oraz ich oznakowanie logiem i nazwą firmy (dalej obrandowanie ). Zabudowa stoisk wraz z ladami są obecnie magazynowane przez Zamawiającego: 7 stoisk typu silver 6m 2, 2 stoiska typu gold 9 m 2, 1 stoisko typu international 15m 2, 14 stoisk typu bronze 4m 2 b) Wyposażenie w instalacje elektryczne, obrandowanie lóż (6 sztuk), które są elementem wyposażenia Starej Zajezdni Kraków by DeSilva. c) Montaż i wyposażenie w instalacje elektryczne oraz obrandowanie 12 meeting tables na scenie w Starej Zajezdni. Wykonawca umieści 12 stołów (które są w posiadaniu Starej Zajezdni) na scenie oraz wyposaży każdy stolik w co najmniej 4 krzesła (w dyspozycji Starej Zajezdni). Dodatkowo Wykonawca zobowiązany będzie do zbudowania schodów umożliwiających bezpieczne poruszanie się ze sceny, a także zabezpieczy krawędzie sceny. Projekt zabezpieczenia krawędzi sceny musi zostać przedstawiony Zamawiającemu najpóźniej do dnia 25 marca 2016, a następnie zatwierdzony przez Zamawiającego przed wykonaniem. d) Zabudowa ściany na scenie w Starej Zajezdni (szerokość całej sceny i na wysokość ) oraz jej obrandowanie logiem Organizatora i Sponsorów/Partnerów. Wysokość zadruków na scenie w Starej Zajezdni 420cm. e) Montaż i wyposażenie w instalacje elektryczne oraz obrandowanie 70 stanowisk dla przedstawicieli Indie (niezależnych twórców gier) w hali Starej Zajezdni, w tym celu Wykonawca zapewni każdemu wystawcy stół oraz 2 krzesła. W tym celu wykorzystane zostaną stoły i krzesła, które pozostają w posiadaniu Starej Zajezdni. f) Stworzenie zabudowy, montaż i wyposażenie oraz obrandowanie nowych stoisk. Liczba stoisk oraz poszczególne typy oraz logotypy podawane będą na bieżąco, w miarę podpisywanych umów przez Zamawiającego, ostateczna liczba stoisk podana zostanie do dnia 30 kwietnia 2016 r. g) Organizacja strefy VIP meeting area, ustawienie oraz obrandowanie 30 stołów, przy każdym stole 4 krzesła, (meble są w posiadaniu Starej Zajezdni), h) Wygląd, wymiary oraz wyposażenie stoisk musi uwzględniać przygotowaną i zamieszczoną na stronie Zamawiającego ofertę http://digitaldragons.pl/images/dd_oferta_sponsorska_2016_web.pdf oraz wymiary stoisk określone zostały w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego Każde stoisko musi zostać wyposażone w ladę/stoliki o wymiarach podanych w pkt.4, krzesła/ hokery (liczba zgodnie z ofertą: bronze 2 sztuki krzeseł; silver 2 szt. hokerów, gold 3 szt. hokerów, international 12 szt. hokerów ), podłogę (wykładzina), oświetlenie, instalacje elektryczne zapewniające swobodną pracę, obrandowanie w postaci tabliczki (PCV o powierzchni 0,5 m 2 ) z logo firmy. (Szczegółowe dane wraz z logotypami przedstawione
zostaną przez Zamawiającego do 30 kwietnia 2016 r). Dodatkowo stoisko international powinno zostać wyposażone w dwa wolnostojące standy na ulotki. 2. Montaż strefy wystawienniczej możliwy będzie w dniu 15 maja 2016 roku. od godziny 8.00. 3. Zapewnienie obsługi technicznej dedykowanej pomocy wystawcom w sali Expo przez cały okres konferencji (przynajmniej 2 osoby). 4. Zapewnienie maksymalnie 10 obrandowanych meeting pointów (stoliki koktajlowe wysokie (110cm) z białym blatem o wymiarach 50x50cm, Kolor: srebrny - nogi, biały blat, materiał: stal nierdzewna, drewno, płyta laminowana, wymiary (szer. x wys. x głęb. w cm: 50 x 110 x 50 cm). Miejsce ustawienia stolików zostanie określone na etapie późniejszym. 5. Przygotowanie press corner : składającego się z minimum 2 foteli (fotel biały, materiał: biała eco skóra, wymiary: 66/63/63, stoliki koktajlowe (opis j.w) z hokerami - tapicerowane w kolorze białym, ekoskóra, siedzisko kwadratowe 2 zestawy; przygotowanie ścianki z logotypem Digital Dragons o wymiarach min. 250x 300). Zamawiający wskaże miejsce umieszczenia punktu. 6. Dodatkowo Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do świadczenia usług dodatkowych dla sponsorów zgodnie z załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego. 7. Zorganizuje szatnię w Sali EXPO w Starej Zajezdni oraz jej sprawną obsługę. 8. Po zakończeniu konferencji wykonawca zobowiązany jest do przywrócenia sali expo do stanu zastanego przed rozpoczęciem konferencji. B. SALE WYKŁADOWE 1. Aranżacja 5 sal wykładowych w tym trzech sal wykładowych w przestrzeni Muzeum Inżynierii Miejskiej i 2 sal wykładowych w przestrzeni Starej Zajezdni. a) Sala wykładowa A: zapewnienie miejsc siedzących w układzie kinowym dla min. 290 osób, przy użyciu krzeseł będących w posiadaniu Starej Zajezdni. Przygotowanie sceny o min. wysokości 50 cm, głębokość 400 cm, szerokość 1000 cm wraz ze scenografią i umożliwienie projekcji tylnej (obraz i dźwięk) na ekranie o wymiarach min 630 x 363 cm) i zapewnienie multimediów do projekcji tj. projektor multimedialny o jasności 600 ANSI lumenów, umożliwienie projekcji z urządzenia dostępnego na sali oraz możliwość przyłączenia własnego urządzenia z wejściem VGA, HDMI oraz marki Apple. Zapewnienie nagłośnienia oraz oświetlenia frontowego dla prelegentów na całej scenie, architektonicznego na całej sali, oraz zapewnienie światła ruchomego dla sceny. Zapewnienie mównicy, ekranu umożliwiającego podgląd prezentacji, pilota konferencyjnego, mikrofonu nagłownego lub mikro portu, miksera wizyjnego. Przygotowanie zestawu mebli (opis foteli został podany w pkt. 5, stoliki o wymiarach co najmniej 50 cm x 50 cm x 50 cm), umożliwiającego przeprowadzenie panelu dyskusyjnego z udziałem max. 6 uczestników, zapewnienie mikrofonów bezprzewodowych do ręki i osobnego mikrofonu bezprzewodowego dla prowadzącego. Przygotowanie sali musi uwzględniać uziemienie trakcji tramwajowej. b) Sala wykładowa C: zapewnienie miejsc siedzących w układzie kinowym dla min. 200 osób, przy użyciu przy użyciu krzeseł będących w posiadaniu Starej Zajezdni.
Przygotowanie podestu o wysokości 30 cm i szerokości 400 cm na 200 cm zapewnienie zabudowanego ekranu, o wymiarach 286 x 170 do tylnej projekcji (obraz i dźwięk) i zapewnienie multimediów do projekcji tj. projektor multimedialny o jasności 600 ANSI lumenów, umożliwienie projekcji z urządzenia dostępnego na sali oraz możliwość przyłączenia własnego urządzenia z wejściem VGA, HDMI oraz marki Apple. Zapewnienie nagłośnienia sali. Zapewnienie mównicy, pilota, mikrofonu nagłownego lub mikro portu oraz mikrofonu bezprzewodowego, miksera wizyjnego. Zapewnienie elementu identyfikacji wizualnej Digital Dragons 2016 za plecami prelegenta lub na mównicy. Zapewnienie światła frontowego dla prelegenta oraz światła architektonicznego. c) Sala wykładowa B: zapewnienie miejsc siedzących w układzie kinowym dla min. 150 osób, przy użyciu przy użyciu krzeseł konferencyjnych, prostych, nowoczesnych wykonanych w całości z polipropylenu w kolorze białym lub jasnoszarym. Wymiary: 81 /44 /50 cm. Przygotowanie podestu o wysokości 30 cm i szerokości 200 cm na 400 cm., zapewnienie ekranu plazmowego na stojaku, o przekątnej 80 cali, umożliwienie prelekcji z urządzenia dostępnego na sali oraz możliwość przyłączenia własnego urządzenia z wejściem VGA, HDMI oraz marki Apple. Zapewnienie nagłośnienia sali. Zapewnienie mównicy, pilota, mikrofonu nagłownego lub mikro portu oraz mikrofonu bezprzewodowego, miksera wizyjnego. Zapewnienie elementu identyfikacji wizualnej Digital Dragons 2016 za plecami prelegenta lub na mównicy. Zapewnienie światła frontowego dla prelegenta oraz światła architektonicznego. d) Sala wykładowa D: zapewnienie miejsc siedzących w układzie kinowym dla min. 80 osób, przy użyciu przy użyciu krzeseł wypożyczonych z przestrzeni Starej Zajezdni. Zapewnienie ekranu plazmowego na stojaku, o przekątnej 80 cali, umożliwienie prelekcji z urządzenia dostępnego na sali oraz możliwość przyłączenia własnego urządzenia z wejściem VGA, HDMI oraz marki Apple. Zapewnienie nagłośnienia sali. Zapewnienie mównicy, pilota, mikrofonu nagłownego lub mikro portu oraz mikrofonu bezprzewodowego. Zapewnienie elementu identyfikacji wizualnej Digital Dragons 2016 za plecami prelegenta lub na mównicy. e) Sala E: zapewnienie miejsc siedzących w układzie kinowym dla min. 30 osób, przy użyciu przy użyciu krzeseł wypożyczonych z przestrzeni Starej Zajezdni. Zapewnienie ekranu plazmowego na stojaku, o przekątnej 80 cali, umożliwienie prelekcji z urządzenia dostępnego na sali oraz możliwość przyłączenia własnego urządzenia z wejściem VGA, HDMI oraz marki Apple. Zapewnienie nagłośnienia sali. Zapewnienie mównicy, pilota, mikrofonu nagłownego lub mikro portu oraz mikrofonu bezprzewodowego. Zapewnienie elementu identyfikacji wizualnej Digital Dragons 2016 za plecami prelegenta lub na mównicy. Wykonawca przysłoni wejście do toalet w Sali E drewnianym parawanem. 2. Nagłośnienie wszystkich sal musi umożliwiać każdorazowe nagranie prelekcji. Każda sala powinna zostać wyposażona w mikser, który umożliwi przepływ dźwięku z mikrofonu do głośników oraz umożliwi przepięcie sygnału z mikrofonów do kamery.
3. Wykonawca zapewni nadzór techniczny nad poszczególnymi salami przez cały okres trwania konferencji, tzn. sala A doświadczony realizator multimediów, a także realizator światła i realizator dźwięku, w sali B i C doświadczony realizator multimediów i realizator dźwięków, światła, przy czym jeden doświadczony realizator multimediów może opiekować się sala C i D. 4. Po zakończeniu konferencji wykonawca zobowiązany jest do przywrócenia sal wykładowych do stanu zastanego przed rozpoczęciem konferencji. C. RECEPCJA 1. Przedstawienie projektu i zapewnienie przestrzeni recepcyjnej. Przestrzeń recepcyjna powinna znajdować się za bramą, na placu przed budynkiem Starej Zajezdni lokalizacja musi uwzględniać duże natężenie ruchu w pierwszych godzinach rejestracji. Wykonawca powinien uwzględnić planowaną przez właściciela Starej Zajezdni aranżację przestrzeni przed budynkami. Recepcja powinna być zadaszona i wyposażona w 10 stanowisk do rejestracji. Każde stanowisko powinno zostać wyposażone w komputer (MS Windows) wraz z oprogramowaniem do rejestracji i skaner kodów kreskowych. Komputery zostaną dostarczone przez Zamawiającego, skanery dostarczone zostaną przez Wykonawcę. Rejestracja uczestników będzie możliwa: 15 maja: od godz. 18.00 do 21.00 - min. 5 stanowisk rejestracji 16 maja: od godz. 8.00 do 13.00 10 stanowisk 16 maja: od godz. 13.00-18.00 3 stanowiska 17 maja od godz. 8.00 do 12.00 3 stanowiska 17 maja od godz. 12 do 18.00 dwie osoby do obsługi gości wydarzenia (stanowiska informacyjne) 2. W dniu 16 maja dwa ze skrajnych punktów recepcyjnych będą wyposażone w drukarkę, zapewnioną przez Wykonawcę umożliwiającą wydruk biletu. 3. W dniu 17 maja jeden punkt będzie wyposażony w drukarkę umożliwiające wydruk biletu. 4. W dniu 16 i 17 maja 2016 r. Wykonawca zapewni info kiosk umożliwiający połączenie się z internetem i dokonanie zakupu biletu online, oraz jego wydruk. Info kiosk będzie znajdował się przed stanowiskami recepcyjnymi. 5. Wykonawca zapewnia przeszkolenie obsługi recepcji w zakresie obsługi systemu do rejestracji oraz podstawowych informacji dotyczących wydarzenia. 6. W dniu 16 maja w godz. 8.00-13.00 każde stanowisko recepcyjne będzie obsługiwane przez 2 osoby, w tym jedną osobę zapewnioną przez Wykonawcę oraz 1 wolontariusza. W pozostałych terminach stanowiska będą obsługiwane przez jedną osobę zapewnioną przez Wykonawcę. 7. Obsługa recepcji musi posługiwać się w sposób płynny językiem angielskim. 8. Rejestracja uczestników odbywa się na podstawie zakupionych i wydrukowanych biletów. Po każdorazowym zeskanowaniu i zweryfikowania biletu, goście konferencji otrzymają etui na bilet wraz ze smyczą oraz przygotowany wcześniej pakiet materiałów konferencyjnych. Wykonawca zapewni także stanowisko dla osób, które odebrały wcześniej swój identyfikator weryfikacja nastąpi na podstawie identyfikatora.
9. Po zakończeniu konferencji wykonawca zobowiązany jest do demontażu recepcji i przywrócenia stanu zastanego przed konferencją. ORGANIZACJA GALI WRĘCZENIA NAGRÓD ORAZ AFTERPARTY II. Organizacja w dniu 16 maja 2016 roku Gali Wręczenia nagród oraz afterparty zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego scenariuszem we wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji tj. Muzeum Sztuki i Techniki Japońskiej Manggha, ul Marii Konopnickiej 26, Kraków dla ok. 600 osób w godzinach od 19.00 do 3.00. Wydarzenie odbywać się będzie w foyer na parterze oraz sali konferencyjnej i foyer w podziemiu Do obowiązków Wykonawcy należy: Przedstawienie do dnia 30 kwietnia 2016 scenariusza Gali. FOYER a) organizacja szatni, zapewnienie obsługi szatni, b) organizacja cateringu (jedzenie + open bar), c) aranżacja powierzchni foyer i tarasu (oznakowanie logotypem Digital Dragons i KPT), d) oświetlenie i oznakowanie wejścia logotypem DD i KPT, e) zapewnienie czerwonego dywanu przed wejściem. SALA KONFERENCYJNA I FOYER (PODZIEMIE) a) aranżacja otwartej przestrzeni (sala konferencyjna + foyer), b) przygotowanie 10 stolików kabaretowych (każdy dla 5 osób) z krzesłami. Reszta przestrzeni dla osób stojących, c) przygotowanie projektu scenografii sceny wraz z profesjonalnym oświetleniem estradowym, d) przygotowanie oprawy wizualnej gali, e) oprawę i obsługę techniczną, w tym koordynację wyświetlania spotów, f) profesjonalną obsługę sprzętu nagłośnieniowo doświadczony realizator multimediów, dźwięku i oświetlenia, g) zapewnianie ekranu i projektora oraz odtwarzacza nośników multimedialnych, h) zapewnienie hostessy w czasie wręczania nagród i) profesjonalną obsługę DJ ską w godz. od 22.00 do 3.00, j) profesjonalną obsługę kelnerską i barmańską, k) postawienie i organizacja baru w foyer (tylko napoje). Ponadto: l) zapewnienie 8 stolików koktajlowych w foyer, m) zapewnienie open baru za kwotę nie wyższą niż 25 000 zł, n) zapewnienie cateringu (Wykonawca przedstawi proponowane menu do dn. 30 kwietnia do akceptacji Zamawiającego), kwota przeznaczona na jedną osobę 30 zł netto),
o) zapewnienie ochrony miejsca przeprowadzania Gali, w tym weryfikacja zaproszonych gości przy wejściu. Zapewnienie karetki z obsługą medyczną od godziny 20:00 do 03:00 9. Po zakończeniu Gali wykonawca zobowiązany jest do przywrócenia stanu zastanego przed rozpoczęciem Gali. III. SYSTEM IDENTYFIKACJI WIZUALNEJ 1. Projekty i wykonanie systemu identyfikacji wizualnej w oparciu o istniejącą linię graficzną, kolorystykę oraz z wykorzystaniem logotypu Digital Dragons i Krakowskiego Parku Technologicznego. Projekty muszą być funkcjonalne, spełniać rolę komunikacyjną, eksponować logotypy sponsorów, partnerów i patronów medialnych oraz wskazywać kierunki do poszczególnych miejsc związanych z konferencją. Projekty muszą uwzględniać następujące elementy: a) oznakowanie bram wejściowych na teren Starej Zajezdni i Muzeum Inżynierii, b) oznakowanie recepcji i poszczególnych hal zgodnie z floor planem (zamieszczonym na stronie www.digitaldragons.pl), c) przygotowanie ogólnodostępnych map z informacją o rozmieszczeniu poszczególnych salach, d) umieszczenie przed salą EXPO tablicy z informacją o poszczególnych stoiskach (loga sponsorów lub nazwy sponsorów ). e) ekspozycja logotypów sponsorów i partnerów konferencji przy wejściach do poszczególnych sal. f) ekspozycja logotypów sponsorów i partnerów konferencji na terenie sal, ze szczególnym uwzględnieniem scen na sali EXPO i głównej sali wykładowej (A), g) oznakowanie poszczególnych stref: sponsorów, Indie Showcase, VIP, Meeting Points, press corner, meeting tables, h) oznakowanie stref użytkowych (WC, lunch, rejestracja, szatnia), i) oznakowanie poszczególnych stolików w ramach prezentacji: Indie, stolików na scenie, stolików VC, VIP (dla sponsorów) logo sponsora i loga DD i KPT, j) oznakowanie lóż - logo sponsorów i logo DD oraz KPT (osłonięcie kranów piwnych), k) ekspozycja logotypu Digital Dragons na barierce antresoli w sali Expo oraz na barierce antresoli w sali Muzeum Inżynierii Miejskiej (B) - banery l) ekspozycja logotypu Digital Dragons i KPT na sali głównej (A), m) wyraźne i widoczne oznakowanie recepcji, punktów drukowania i zakupu biletów (osobne w stosunku do rejestracji), n) oznakowanie dróg dojścia do poszczególnych sal (np. strzałki/stopy kierunkowe na podłożu). 2. Ekspozycja logotypów sponsorów, partnerów i organizatorów na monitorach znajdujących się na terenie Starej Zajezdni przez okres trwania konferencji. Zamawiający zastrzega sobie prawo przekazania dodatkowych materiałów przekazanych przez Partnerów/sponsorów konferencji.
3. Zamawiający dostarczy informację i logotypy sponsorów (80%) do dn. 30 kwietnia 2016 r. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostarczenia informacji i logotypów sponsorów do 20% w terminie późniejszym. Wszystkie elementy wolnostojące lub powyżej formatu A3 powinny być pokryte zadrukowanym pcv. Elementy nie zawierające logotypów sponsorów/ partnerów mogą zostać wyprodukowane w terminie wcześniejszym. 4. Dodatkowo Wykonawca przygotuje projekt oraz wykona specjalną bramę na terenie Starej Zajezdni, wzorem projektu z roku 2015, na której wyeksponowane zostaną logotypy DD i KPT oraz sponsorów/ partnerów. Brama ma być widoczna z daleka (wymiary 6x5 x2 m) i wykonana z płyt pcv (dół) lub siatki banerowej (góra) z uwzględnieniem warunków pogodowych i bezpieczeństwa gości DD. IV. DODATKOWE ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY: 1. Wykonanie do dnia 13 maja 2016 r. slajdów tytułowych poszczególnych elementów konferencji dla każdej z sal wykładowych, zawierających motywy przewodnie (treści zostaną uzgodnione z Zamawiającym do dnia 10 maja 2016 r.). 2. Wydruk programu w formie plakatu (format B1, ful kolor, PCV) i ekspozycja przed każdą salą na każdy dzień. Projekt programu wykonawca przedstawi Zamawiającemu do 30 kwietnia 2016 r. do akceptacji. Dane do programu Zamawiający dostarczy do 13 maja 2016 r. 3. Wykonanie do dnia 30 kwietnia 2015 r. 20 szt. koszulek w kolorze niebieskim (zgodnym z kolorystyką tegorocznej konferencji), w rozmiarze L (10 sztuk), M (10 sztuk) dla wolontariuszy z umieszczonym na plecach napisem oraz logotypem Digital Dragons. Koszulki zostaną wykonane zgodnie z szatą graficzną przekazaną przez Zamawiającego. Każdy egzemplarz koszulki powinien być opakowany w folię. Koszulki muszą być dostarczane do Starej Zajezdni najpóźniej do dnia 15 maja 2016 roku. 4. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sprawnego przebiegu wydarzenia, w tym celu: a. Znalezienie i przeszkolenie 20 wolontariuszy w zakresie logistyki, planu konferencji, obsługi uczestników oraz zarządzania grupą podczas wydarzenia. Szczególny nacisk położony zostanie na przeszkolenie w zakresie reagowania na nagłe zdarzenia. Lista wolontariuszy zostanie dostarczona do Zamawiającego do dnia 6 maja 2016 roku. b. Zapewni przeszkolenie osobom z recepcji. c. Zapewni ochronę na terenie całego obiektu w celu zabezpieczenia sprzętu i obiektu w dniach 15, 16 i 17 maja 2016 roku. Zadaniem ochrony jest między innymi weryfikacja uczestników wydarzenia przed wejściami do poszczególnych sal. Weryfikacja uczestników jest elementem kluczowym podczas obsługi konferencji. d. Dostarczenia z siedziby Zamawiającego oraz z siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego (ul. Racławicka 56) na miejsce konferencji banerów, publikacji, materiałów konferencyjnych oraz innych materiałów dla uczestników
konferencji, a po zakończeniu przewiezienie niezwłocznie banerów i niewykorzystanych materiałów do siedziby Zamawiającego oraz Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego (ul. Racławicka 56) - wykonanie materiałów w tym zakresie zapewnia Zamawiający. Transport zabudowy wystawienniczej z magazynu na miejsce konferencji i z powrotem. e. Zapewnienie Internetu bezprzewodowego na terenie całego obiektu: i. Usługa budowy i obsługi sieci LAN z wifi dla prelegentów/wystawców oraz gości (do ok. 1500 użytkowników). ii. Wykonawca zapewni: Sieć kablową łącząca punkt dystrybucyjny sieci LAN z 3 przełącznikami na wyspach wystawienniczych na środku hali. Na każdej wyspie wystawienniczej powinno zostać rozprowadzone okablowanie typu skrętka do wszystkich stanowisk wystawców. Za pomocą łączy radiowych zostaną zestawione linki radiowe z Muzeum pod adresem św. Wawrzyńca 15 oraz z lokalem naprzeciwko Starej Zajezdni, gdzie będą kolejne sale konferencyjne. Zostanie zestawiona wysokowydajna i centralnie zarządzana sieć wifi (dwuzakresowa: 2,4 i 5 GHz) mogąca obsłużyć do 1000 użytkowników w jednym czasie. Sieć musi pozwoli na utworzenie odseparowanych sieci wifi dla wystawców, prelegentów oraz gości i innych użytkowników. Wykonawca zapewni oddelegowanego pracownika technicznego na oba dni trwania konferencji. Pracownik będzie wyposażony w zapasowy sprzęt sieciowy, kable i inne akcesoria niezbędne do pomocy w razie problemów z komputerami i siecią podczas trwania konferencji. f. Wykonawca zapewni przygotowanie pakietów konferencyjnych dla uczestników wydarzenia. Elementy pakietu zostaną dostarczone do dn. 13.05.2016 r, z wyjątkiem folderu konferencyjnego, który zostanie dostarczony najpóźniej 15.05.2016 r. Wykonawca zapewni 500 pakietów na niedzielę, 15.05.2016 r o godz. 18.00 do dystrybucji w czasie rejestracji. Pozostałe pakiety będą dostępne w dn. 16.05.2016 r. od godz. 8.00.