EMC Forum 13 Polska Warszawa 2013.11.14 1
Inteligentna platforma archiwizacji EMC Backup and Recovery Solution Piotr Nogaś Business Developer Manager Archiving Solutions Piotr.Nogas@emc.com +48 601 890 046 2
Wprowadzenie Cyfrowy Świat wciąż podwaja swoje zasoby co dwa lata. Organizacje to 80 procent wszystkich danych. Firmy które nie wdrożyły systemów zarządzania i ochrony swych danych są narażone na utratę przychodów, niską efektywność operacyjnej, utratę zaufania kontrahentów i klientów oraz koszty związane z brakiem zgodności z obowiązującym prawem. Rozwiązania budowane w oparciu o SourceOne adresują te problemy. Zarządzanie, kontrola i dostęp do informacji dane oferowane SourceOne pozwala na redukcję kosztów, ryzyka, upraszczają i standaryzują procesy ediscovery, zapewniają zgodność Prawidłowo implementacja SourceOne pozwala na znaczną redukuję ilości danych w systemach produkcyjnych oraz pracochłonność procesów utrzymania, zwiększa efektywność pracy, redukuje czs niezbędny na ediscovery oraz zapewnia zgodność z obowiązującym prawem 3
Ludzie listy piszą. From: VB To: Legal They want to pay just the way we have it set up, they will not pay all upfront. But if finance has to write it that way for rev rec then I can explain that.. All good. It will take some explaining to [customer] on why they need to keep the invoice notice for close to 4 years. :-) CIA Director David mortgage-backed Petraeus securities? email to mistress Forced resignation How about: of the top US Spy BP Autonomy Oil Spill Litigation Revenue Recognition Issues The Largest Contributed ever Morgan ediscovery to HP Stanley write-down case CDOs of $8.8B Emails $4B penalty; are centerpiece $8B Settlement of $240M lawsuit by purchaser, CDIB (Taiwanese Bank) To: Paula Fr: Dave Date: 2010... Great sex under [that] desktop... To: Morgan Stanley Team Fr: Phil Blumberg, VP Date: 3/16/07 What should we name these - Nuclear Holocaust? - Mike Tyson s Punchout? To: Bill Fr: George Geologist Date: February 2010 Thanks for the shitty cement job. 4
Regulacje Ustawa o podpisie elektronicznym Projekt Ministerstwa Gospodarki został 27 kwietnia 2010 r. Ustawa o ochronie danych osobowych. tekst ujednolicony z dnia 01.01.2012 Rozporządzenie w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. Prawo bankowe Ordynacja podatkowa Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Ustawa z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. Nr 113, poz. 657). Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca 1983 r. (tekst jednolity Dz.U. 2006 nr 97 poz. 672 i 673) Ustawa z dnia 2 marca 2007 r.o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy - Kodeks pracy (Dz.U. 2007 nr 64 poz. 426) Ustawa z dnia 18 października 2006 r. o zmianie i uchyleniu niektórych upoważnień do wydawania aktów wykonawczych, art. 9 (Dz.U. 2006 nr 220 poz. 1600) Ustawa z dnia 24 sierpnia 2006 r. o państwowym zasobie kadrowym i wysokich stanowiskach państwowych, art. 31 (Dz.U. 2006 nr 170 poz. 1217) Ustawa z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, art. 148 (Dz.U. 2006 nr 104, poz. 708) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. 2002 nr 167 poz. 1375) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. 2005 nr 32 poz. 284) SOX Basel III normy ISO (np. zarządzania 9001-2000 itp.) Regulacje wewnętrzne firmy 5
Regulacje Interpretacje prawa polskiego zagraniczne dokumenty urzędowe posiadają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi (art. 1138 k.p.c.). Może się zdarzyć, że zagraniczny ustawodawca dopuścił w szerszym zakresie niż polski, sporządzanie dokumentów urzędowych w formie elektronicznej. Na gruncie polskiego postępowania cywilnego takie dokumenty będą miały walor dokumentów. dokument elektroniczny jest pełnoprawnym środkiem dowodowym, bez względu na rodzaj związanego z nim podpisu. Regulacja polska jest koherentna z unormowaniami wspólnotowymi. Zgodnie z art. 5 ust. 1 (b) dyrektywy w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych Państwa Członkowskie mają zapewnić, żeby nie odmawiano podpisowi elektronicznemu skuteczności prawnej i dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym jedynie dlatego, że jest w formie elektronicznej lub nie wykorzystuje kwalifikowanego certyfikatu, lub nie wykorzystuje kwalifikowanego certyfikatu pochodzącego od akredytowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne, lub nie jest złożony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisu. http://nawokandzie.ms.gov.pl/dokument-i-e-dokument-w-prawie-prywatnym/news/191/e-dokument-dowodem-w-kpc-przeglad-obowiazujacych-przepisow 6
Przykłady wymagań prawnych Powstające dokumenty już w momencie ich powstania uzyskują status archiwalny. Dokumenty księgowe w większości przypadków należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku finansowego, ale wszystkie dokumenty płacowe, tak jak kadrowe należy przechowywać przez 50 lat. Kopie, próby stworzenia jakiegoś dokumentu, dokumentacji mającej znaczenie manipulacyjne (kategoria BC), zbędnie złożone dokumenty mogą podlegać natychmiastowemu niszczeniu jeśli szczegółowe regulacje nie mówią inaczej. 7
Podstawy Bezpieczeństwa Bezpieczeństwa należy rozumieć jako zapewnienie: Poufności informacji zapewnienie, że tylko osoby uprawnione mają dostęp do informacji, Integralności informacji zapewnienie dokładności i kompletności informacji oraz metod jej przetwarzania, Dostępności informacji zapewnienie, że osoby upoważnione mają dostęp do informacji i związanych z nią zasobów wtedy, gdy jest to potrzebne, Rozliczalności informacji zapewnienie możliwości przypisania w sposób jednoznaczny zrealizowanej czynności do określonego podmiotu. 8
Dostęp i uwierzytelniania użytkowników Wymogi prawa polskiego Hasła długość minimum 8 znaków, Hasło musi zawierać duże i małe litery, cyfry lub znaki specjalne, Zmiana hasła min. co 30 dni, Jednoznaczne przypisanie identyfikatora użytkownikowi, Identyfikator nie może być powtórnie przydzielony innej osobie, Identyfikator jest niezbędny do rozpoczęcia pracy w systemie, Dane uwierzytelniające przesyłane w sieci publicznej muszą być szyfrowane. 9
Przykłady zaleceń Zgodność z polskim prawem Twórz kopie zapasowe baz i systemów z danymi osobowymi na nośnikach zewnętrznych zgodnie z udokumentowanym harmonogramem Przechowuj nośniki kopii poza miejscem przechowywania danych produkcyjnych, Zabezpieczaj miejsca przechowywania nośników kopii danych, Weryfikuj jakość tworzonych kopii zapasowych poprzez testowe odtwarzanie danych. 10
Backup vs. Archiwum Backup Archiwum Dodatkowa kopia informacji (offline) Zastosowanie: operacje odtworzenia Zwiększa dostępność - umożliwia odtworzenie do PiT Okres przechowania: krótko-terminowy (tygodnie, miesiące) Podstawowa kopia informacji (online) Zastosowanie: do samodzielnego pozyskania Zwiększa operacyjną efektywność odchudzenie środowiska produkcyjnego, wyszukiwanie pełnokontektowe Okres przechowania długo-terminowy (Miesiące, lata, dekady, nieskończoność) Dane nadpisywane periodycznie(np. miesięcznie) Informacja zachowana zgodnie z wymaganiami (compliance) Brak narzędzi dla zgodności (compliance) Wspiera zgodność (compliance) 11
Projekty Enterprise Records Management Podaj 2 kluczowe wyzwania dla ERM których rozwiązanie ma najwyższy priorytet 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Managing emails as records Dealing with the content chaos in our file-share Implementing a dedicated ERM system Agreeing on a corp. classification scheme/fileplan E-Discovery Setting agreed corporate retention policies Long term archive Enterprise search Back-conversion of existing paper records Implementing records management in SharePoint Managing high-volume application-created records Integration of multiple repositories Implementing Manage-in-Place Managing social media content Moving to a SaaS or Cloud model Outsourcing email management Outsourcing electronic records management AIIM Survey, N = 550 12
Podstawowe definicje Dokument elektroniczny (inaczej dokument cyfrowy, dokument binarny) w informatyce dokument w postaci pliku tekstowego, graficznego, muzycznego, filmowego lub mieszanego będącego wynikiem pracy z danym programem komputerowym, dający się zapisać, a następnie odczytać. Jeśli posiada cechy dokumentu, czyli potwierdza prawdziwość zaistnienia danego wydarzenia, okoliczności, zjawiska oraz cechy pliku, może być dowodem w procedurach prawnych. Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne z roku 2005, zawiera następujące definicje: "dokument elektroniczny - stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych", oraz: "informatyczny nośnik danych materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej". http://pl.wikipedia.org/wiki/dokument_elektroniczny#definicja_ustawowa 13
Archiwizacja wyzwalacze Archiwizacja kluczowy temat na całym świecie Tylko 35% klientów ma dedykowane platformy archiwizacji spełniające wymagania biznesowe i oferujące zgodność of Większość z pozostałych klientów rozważa zakup rozwiązania archiwizacyjnego w najbliższej przyszłości ( do jednego roku) Wzrost rozwiązań typu BIG Data wymaga rozwoju rozwiązań archiwizacyjnych i ediscovery Trzy kluczowe trigery zakupu rozwiązań arciwizacyjnych Efektywność operacyjna, ediscovery Compliance/bezpieczeństwo. Główny gracz na rynku EMC 14
Zgodność z regulacjami zarządzania informacjami SourceOne Archiwum dla każdego Zarządzanie cyklem życia informacji Optymalizacja procesów Wiele źródeł: poczta, SharePoint, dane nieustukturyzowane 15
EMC SourceOne Platforma archiwizacji Atmos Centera Data Domain Urządzenia EMC dla archiwów Archiwizacja ediscovery EMC SourceOne Email Management Archiwizacja poczty i wiadomości błyskawicznych w celu zapewnienia jakości usług oraz zarządzania cyklem życia inf. EMC SourceOne for Microsoft SharePoint Zarzadzanie informacją oraz zapewnienie efektywnego wykorzystania pamięci masowych i serwisów infrastrukturalnych EMC SourceOne for File Systems & CTA Zarzadzanie informacją oraz zapewnienie efektywnego wykorzystania pamięci masowych i serwisów infrastrukturalnych EMC SourceOne Discovery Manager ediscovery, tzw. legal hold dla archiwów EMC SourceOne EMC SourceOne Supervisor Proaktywny monitoring dla archiwów EMC SourceOne Email w celu zapewnienia zgodności z regulacjami i politykami EMC SourceOne ediscovery Kazeon Automatyzuje identyfikację, zbieranie, ochronę i zarządzanie (polityki) nieustrukturalizowanych informacji w miejscu występowania Usługi profesjonalne EMC SourceOne Portfolio produktów 16
ONE EMC rozwiązania z SourceOne Data Domain, Centera, Atmos VNX, Isilon, VCE, VSPEX etc SourceOne + Data Domain SourceOne + Centera SourceOne + Atmos Kompletne Rozwiązania 17
Jak działa SourceOne? Proces archiwizacji Pobranie Real-time Zadanie z kalendarza Unikalne ID Deduplikacja Klasyfikacja informacji Czy informacja podlega archiwizacji Określenie czasu retencji i polityki przechowywania SourceOne serwer EMC SourceOne Indeksacja Zawartości plików, poczty i załączniki Wsparcie dla skompresowanych archiwów Przeniesienie kontenerów do archiwum EMC ATMOS/Centera Przechowywanie zgodnie z określoną polityką Zapewnia autentyczność informacji LAN Serwer pocztowy MS SharePoint Systemy plików Kontenery Obiekty zapisywane w plikach.exm (kontenery) Archiwizacja Bezpieczeństwo i szyfrowanie Kompresja EMC Centera/ATMOS Content Addressing oblicza CA i odsyła go do SourceOne 10001010 Content Address algorithm Cyfrowa pieczęć Unikalny adres Niezależny ad serwera 18
Architektura SourceOne Zakres odpowiedzialności Master (Clustered) Komponenty Serwisy Master Zarzadzanie Job ami Monitoring Worker ów Synchronizacja zasad Activity DB Native Archive DB Search DB Secure RPC 1. Pobiera zadanie z activity db 2. Pobiera informacje ze źródła 3. Naliczanie identyfikatora inf. 4. Sprawdzenie czy identyfikator już jest w bazie 5. Zastosowanie polityk 6. Komunikacja z serwisami archive Przestrzeń Temp/(MCL ) Źródła informacji Exchange Sharepoint Systemy pllików Workers Komponenty Serwisy Worker Serwisy Provider Centera, Celerra, NAS, SAN Archive Servers Komponenty Serwisy Archive 4 roles 1. Archiwizacja 2. Indeks 3. Wyszukiwanie 4. Odzyskiwania 19
Typowa Implementacja HA/DR 20
Punkt widzenia uczestnika Przed archiwizacją z wycięciem załącznika 21
Punkt widzenia uczestnika Po archiwizacji i wycięciu załącznika 22
Punkt widzenia uczestnika Wspacie dla Outlook Web Acces 23
Bezpośredni dostęp do archiwum - Interfejs Web search użytkowników pozwalający na przeszukiwanie archiwów SourceOne - Wyszukiwanie po słowach kluczowych lub metadanych - Wsparcie dla współdzielonych i delegowanych skrzynek - Interfejs w języku Polskim 24
SourceOne Interfejs zarządzania 25
Efektywność procesów oraz standaryzacja procesu ediscovery SourceOne ediscovery Powtarzalny zgodny z EDRM proces biznesowy minimalizujący koszty ediscovery oraz zapewnieniający zgodności z regulacjami Wprowadzenie odpowiedniego i zgodnego z prawem procesu ediscovery z pełnym audytem łańcucha przetwarzania 26
SourceOne ediscovery Electronic Discovery Reference Model (EDRM) Wolumin Preservation Processing Czas wyszukani a Information Management Identification Review Production Presentation Collection Analysis www.edrm.net 27
SourceOne ediscovery Inteligentna identyfikacja i przetwarzanie Analiza zawartości ESI Operacje w trybie w miejscu składowania Bezpieczeństwo repozytorium. Proaktywny Audyt: Analiza i wgląd Zarządzanie blokadą Legal Hold Identyfikacja uprzywilejowanych, (nie) istotnych ESI Zabezpieczenie i audyt ESI na potrzeby audytu zgodności lub przetwarzania Analizy Audyty jednoprzebiegowe Centralne repozytorium informacji archiwalnych 28
SourceOne ediscovery dla przedsiębiorstw MS Exchange 2003 / 2007 / 2010 Lotus Notes / Domino Archiwa SourceOne SourceOne ediscovery Konektory do : S1 archiwa email Symantec Enterprise Vault SharePoint Udziałyu sieciowe Dyski laptopów/desktopów In-place Legal Hold Target Legal Hold Desktopy, Zdalne biura, Laptopy Udziały sieciowes Repozytorium dokumentó SharePoint Documentum Collect Legal Store Serwery przechowywania Server Legal Hold / Legal Store lub Preservation Store Celerra, Centera, Data Domain i inne 29
Co przekonało moich klientów do SourceOne Eliminacja limitów w poczcie i systemach plików (gmail daje 10+GB per skrzynka za darmo) Eliminacja plików pst files (w szczególności w śr. VDI) Eliminacja zgłoszeń serwisowych w zakresie odtworzenia pojedynczngo pliku, obiektu, wiadomości Archiwizacja folderów publicznych używanych biznesowo Backup zasobów plikowych zajmuje więcej niż 24h Informacje z różnych źródeł musza być dostępne przez 1-12 lat Zgodność (Compliance) prawo lokalne/eu/usa regulacje sektorowe Monitorowanie treści wiadomości wchodzących/wychodzących Współpraca z dep. bezpieczeństwa/prawnego proc. Wewnętrzne Kilkunastokrotna redukcja czasu i kosztów ediscovery 30